AsanaとZendeskを連携して、AsanaからZendeskへチケットを自動追加する方法

カスタマーサポートは企業の窓口であり、日々、様々な問い合わせを受けます。問い合わせ内容の事実確認のため、カスタマー部門から他部署へ連絡をすることも日常茶飯事でしょう。
では、今回はこのような<span class="mark-yellow">部署間の連携をスムーズにし、顧客対応を向上するために、AsanaとZendeskを連携してみました！</span>
部署間の連携が素早くとれるようになると、問い合わせに対する対応も早くなるでしょう。ステイしたままの問い合わせが減る可能性もあるため、ぜひ試してみませんか？

AsanaとZendeskを連携するメリット

1.問い合わせ対応の効率化

この2つのアプリを連携すると、Asanaにタスクを追加したら、Zendeskのチケットにも自動的に追加されます。これにより、部署間の情報共有がスムーズに行えるでしょう。
例えば、会社全体や一部の部署で起こったトラブルや変更点に対し、Asanaでタスクを作成している場合などが当てはまります。お客様にも影響がありそうな内容をAsanaのタスクとして管理すれば、Zendeskのチケットにも追加されるため、カスタマー部門へ素早く伝わるでしょう。
結果として、その内容についての問い合わせがあった場合、他部署へ確認を取らずとも、現在どういった状況なのかという説明がしやすくなります。

2.利便性の向上

Asanaに追加したタスクをZendeskのチケットにも追加する作業は二度手間であり、効率的とは言えません。しかし、アプリ連携をして自動化を導入すれば、手入力の必要はなくなります。
これにより、入力作業にかかる時間を節約でき、タスク管理における利便性が向上するはずです。
また、転記の際に起こりえる記入漏れやミスなどのエラーも発生にくくなるでしょう。

[Yoomとは]

では、実際に「Asanaにタスクが追加されたらZendeskへ追加する」という業務フローを自動化してみましょう！
Yoomに登録後、業務フローを自動化するフローボットの作成を行います。
連携方法について画像付きで詳しく解説しているので、ぜひお試しください！

<span class="mark-yellow">【ご確認ください】</span>

※Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

上記のフローボットテンプレートは、下記よりコピー可能です。

1.上記バナーの「詳細を見る」を押す
2.ページが移行します。下部にある「このテンプレートを試してみる」を押す
3.Yoomの登録をする

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

AsanaとZendeskの連携フローの作り方

ステップ1：AsanaとZendeskをマイアプリ連携

テンプレートがコピーされ、上記のような画面になります。
Yoomの「マイプロジェクト」というページに移行しているため、画面の左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

まずは、Yoomと各ツールの連携を行います。右上の「新規接続」をクリックしましょう。

Asanaの連携

1.検索する
‍表示されたボックスにAsanaと入力し、Asanaのアイコンを選択してください。

2.ログインする

Asanaのログイン画面が表示されるため、ログインをしましょう。

上記の表示がされれば、連携完了です。

ZendeskとYoomの連携

1.検索する
‍検索ボックスにZendeskと入力し、Zendeskのアイコンをクリックします。

2.必須項目の入力

Zendeskのマイアプリ連携は、管理者権限でのログインが必須となります。
管理者権限でログインし、設定を行ってください。

管理者権限でログイン後、Base64エンコードを用いて必須項目の入力を行います。
詳しくは、Zendeskのマイアプリ登録方法をご確認ください。
また、Base64エンコードにつきましてはこちらをご確認ください。

3.追加する
‍必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。

上記の表示がされれば連携完了です。

‍

以上でAsanaとZendeskのマイアプリ連携が完了しました。
次は、マイプロジェクトにコピーされたテンプレートを利用し、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

ステップ2：Asanaのトリガーを設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Asanaにタスクが追加されたらZendeskへ追加する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択
‍Asanaのアイコンの「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」を選択してください。
次へを押します。‍

4.トリガー起動間隔の設定

プルダウンから起動間隔を設定しましょう。トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.ワークスペースIDなどの設定

上記画像の必須項目を設定していきます。

ボックスをクリックすることで、IDが一覧表示されます。
Zendeskと連携したいIDを選択してください。

6.タスクを完了する
‍別タブでAsanaを開き、テスト用のタスクを作成してください。
その後、タスクを完了させます。

7.テストの実行
‍Yoomに戻り、テストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、トリガーの設定は完了です。保存をしましょう。

ステップ3：Zendeskのアクションを設定

1.アプリトリガーを選択
‍Zendeskのアイコンの「チケットを作成」を選択してください。
次へを押します。‍

2.サブドメインの設定

ボックス下部の補足に従い設定しましょう。

5.必須項目の確認

件名と詳細の確認をします。初期設定では画像のようになっています。
他に追加したい内容がある場合は、ボックスをクリックしましょう。

赤枠の部分を選択します。

Asanaのデータが一覧表示されるので、追加したい内容をクリックしましょう。

今回は担当者を追加してみました。記号を用いて見やすくするのがおすすめです。

3.テストの実行
‍テストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

4.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

‍

今回使用したフローボットテンプレート
Asanaにタスクが追加されたらZendeskへ追加する

Asana・Zendeskを使ったその他の自動化例

Yoomには、Asana・Zendeskを使ったテンプレートが多数用意してあります。その中から少しだけ紹介しましょう！

1.Asanaでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する
‍Asanaのタスクが完了した旨が素早く把握できるようになります。今回のフローボットとの併用もおすすめです。

2. Zendeskでチケットが作成されたらAsanaに追加する
‍ZendeskからAsanaへの連携も可能です。カスタマーが直接タスクを作成でき、お客様の要望を伝えやすくなります。

3.Asanaのタスク情報をGoogleスプレッドシートに同期する
‍AsanaのタスクをGoogle スプレッドシートに同期することで、チーム間の共同管理も容易に行えます。

まとめ

タスク管理は業務をスムーズに行うために必要不可欠です。しかし、タスクの追加や入力そのものに時間をかけるのは効率的ではありません。
そのため、今回のような自動化は、タスク管理が効率的に行えるようになり、大変有益ではないでしょうか。
チーム間の情報共有をスムーズに行うためにも、この機会にぜひお試しください。