英文メールを自動翻訳してMicrosoft Teamsへ通知する方法

はじめる前に

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。

Yoomのアカウント発行ページ

初めてのYoom

それでは、一緒に始めましょう！

ステップ1：Microsoft Teamsをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックします。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Microsoft Teamsをクリックします。
(3)Microsoft Teamsにサインインします。
※注意※
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

連携が完了するとYoomのマイアプリにMicrosoft Teamsが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：メールトリガーの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

メールトリガーの「メールが届いたら」をクリックします。

(2)「メールトリガーの条件設定」画面から、タイトルは「メールが届いたら」のままで、受信用アドレスの作成にメールアドレスを入力します。
トリガーの条件を追加したい場合は「＋トリガー条件を追加」をクリックすることで条件を追加できます。

入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「メールトリガーをテスト」画面から、先ほどの受信用アドレスにメールが送信されるかテストを行います。
「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3：翻訳の設定

(1)次に、翻訳する際の設定を行います。
「翻訳する」をクリックします。

※注意事項※
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

(2)「アクションを選択」画面から、タイトルは「翻訳する」のままにします。
アクションはプルダウンから選択をしてください。
選択が完了したら、「次へ」をクリックします。

(3)「詳細を設定」画面から、翻訳対象のテキストをアウトプットから選択します。

下へ進み、翻訳先言語に翻訳したい言語を入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：Microsoft Teamsと連携してメッセージを送る

(1)次に、Microsoft Teamsと連携してメッセージを送る設定を行います。
「メッセージを送る」をクリックします。

(2)Microsoft Teamsの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チャネルにメッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、チームID、チャネルIDを候補から選択します。

下へ進み、Microsoft Teamsに通知する内容をメッセージに入力します。

それ以外の項目は必須項目ではありません。必要な項目に入力を行ってください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「英文メールを自動で翻訳してMicrosoft Teamsに通知する」フローボットの完成です。

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Microsoft Teamsと翻訳機能を使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもMicrosoft Teamsと翻訳機能を使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Microsoft Teamsで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をSlackに投稿する

Microsoft Teamsに投稿されたメッセージを自動で翻訳し、その内容をSlackに投稿できます。これにより、言語の壁を越えてチームメンバー全員の円滑なコミュニケーションに役立つでしょう。

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2.Google スプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でMicrosoft Teamsに通知する

Google スプレッドシートに入力しておくことで、当日の情報を自動で抽出し、Microsoft Teamsに通知されます。これにより、手動アナウンスの手間を省き、通知漏れや内容の誤りを防ぐことが期待できます。

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3.Google Meetで会議が終了したらMicrosoft Teamsに通知する

Google Meetの会議終了時に、Microsoft Teamsへ自動通知されます。会議に参加していないメンバーでも会議の状況をスピーディーに把握できるため、会議参加者へ用件がある場合、スムーズな伝達に役立つでしょう。

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さらに、Microsoft Teamsと翻訳機能を使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Microsoft Teamsを使用したフローボットテンプレート一覧

翻訳機能を使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

英文メールを自動で翻訳し、Microsoft Teamsに通知する仕組みは、業務効率の向上、コミュニケーションの円滑化、多様な働き方への柔軟な対応を実現するでしょう。
特に、素早い意思決定を支援し、言語の壁を越えたシームレスな情報共有が可能になる点が大きなメリットです。また、情報の一元管理により、セキュリティや業務の透明性の向上が期待できます。
これらの利点を活かすことで、企業はグローバルな競争力を高め、変化するビジネス環境に適応しやすくなるでしょう。

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