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本記事では、SalesforceとGMOサインを連携し、指定の商談フェーズに進んだ時に、自動で契約書を作成しGMOサインで送付する方法をお伝えします。連携と自動化により、契約手続きの迅速化、ミスの減少、一貫性の確保などの利点が得られます。Yoomを使えば簡単に連携できるので、スムーズな取引開始のためにぜひお試しください。
指定の商談フェーズに進むと自動的に契約書が送付されるため、手作業を省略し、契約手続きを迅速化できます。顧客への対応がスピーディーになることで、商機を逃すリスクが減少するでしょう。また、手動での入力や送付作業が不要になるため、契約書作成時の転記ミスや送付先誤りなどの人的エラーの発生を抑えられます。これにより、顧客満足度や取引の信頼性の向上も期待できるでしょう。
業務フローの自動化により、全ての商談に対して同じ契約プロセスが適用されます。これにより、担当する部門や人にかかわらず、契約書のフォーマットや用語、送付のタイミングを統一することができるため、契約プロセスの透明性が向上します。一貫したプロセスと文書管理により、新たに営業を始める社員への教育や監査時の対応も容易になるでしょう。
[Yoomとは]
これから、Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらGMOサインで契約書を送付するというフローボットの作成方法をご紹介します。
それでは、SalesforceとGMOサインの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使って、「Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらGMOサインで契約書を送付する」業務フローの作成手順を紹介します。
なお、Salesforceとの連携設定はチームプランまたはサクセスプランでご利用いただけます。2週間の無料トライアルも提供中です。
1. 契約書の雛形をGoogle ドキュメントで作成しておいてください。
※Google スプレッドシートやMicrosoft Excelで作成している場合は、連携アプリを置き換えて設定できます。
※作成は、こちらの記事の「雛形書類を準備する」項目をご覧ください。
2. Yoomにログインしてください。
3. 以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
※書類の雛形をGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelで作成している場合は、連携アプリをGoogle ドキュメントと置き換えてください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧から、Salesforce、Google ドキュメント、GMOサインをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※参考：Salesforceのマイアプリ登録方法
※参考：GMOサインとの連携について
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー：アウトバウンドメッセージを受信したら」をクリックします。
3. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
4. アプリトリガーのWebhookイベント受信設定を行います。
指示手順と注意事項を参考に、指定の商談フェーズに進んだ際に起動するよう設定してください。
※設定方法の詳細については右記の記事をご覧ください。【Salesforceのアウトバウンドメッセージの設定方法】
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「データベースを操作する：指定の商談情報を取得」をクリックします。
2. データベースを連携します。
・タイトル：必要に応じて変更できます。
・データベース連携：任意の値を入力・選択してください。
※下図は記入例です。
※下図は「オブジェクトのAPI参照名」を候補から選択する場合の一例です。商談情報の取得を行うため、「商談」のキーワードで検索しています。
3. 「次へ」をクリックします。
4. データベース操作の詳細設定を行います。
ステップ2で取得した商談IDのアウトプットを使い、「取得したいレコードの条件」を設定してください。
※下図はアウトプットの参照例です。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「データベースを操作する：取引先責任者を取得」をクリックします。
2. データベースを連携します。
・タイトル：必要に応じて変更できます。
・データベース連携：任意の値を入力・選択してください。
※下図は記入例です。
3. 「次へ」をクリックします。
4. データベース操作の詳細設定を行います。
ステップ3で取得した取引先責任者IDのアウトプットを使い、「取得したいレコードの条件」を設定してください。
※下図はアウトプットの参照例です。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「データベースを操作する：取引先情報を取得」をクリックします。
2. データベースを連携します。
・タイトル：必要に応じて変更できます。
・データベース連携：任意の値を入力・選択してください。
※下図は記入例です。
3. 「次へ」をクリックします。
4. データベース操作の詳細設定を行います。
ステップ3で取得した取引先IDのアウトプットを使い、「取得したいレコードの条件」を設定してください。
※下図はアウトプットの参照例です。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
※契約書の雛形をGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelで作成している場合は、作成した雛形のアプリで設定してください。
1. フローボットの「アプリと連携する：書類を発行する」をクリックします。
2. 書類の連携設定を行います。
・タイトル：必要に応じて変更できます。
・雛形書類の連携：雛形ファイルのIDを入力または選択してください。
・発行書類：発行する契約書類の保存先のフォルダIDと出力ファイル名を設定してください。出力ファイル名には、これまでに取得したアウトプット情報を参照できます。
3. 「次へ」をクリックします。
4. 置換条件を設定します。
設定方法を参考に、これまでに取得したアウトプット情報を活用して各項目の設定を行ってください。
※雛形の作成がまだの場合、こちらの記事の「雛形書類を準備する」項目をご確認ください。
5. 「保存する」をクリックします。
1. フローボットの「アプリと連携する：アクセストークンの生成」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
シークレットキーと顧客IDを入力してください。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「アプリと連携する：封筒用文書の登録」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
各項目の入力・選択をしてください。
・アクセストークン：ステップ7で生成したトークンのアウトプットを参照してください。
・ファイルの添付方法：ステップ6で発行した書類のアウトプットを選択してください。
※下図はアクセストークンのアウトプットの参照例です。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「アプリと連携する：封筒への署名依頼」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
これまでに取得したアウトプット情報を活用して、各項目に入力してください。
※下図は項目の一部であり、入力内容は一例です。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。
以上で、「Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらGMOサインで契約書を送付する」フローの完成です。
他にもSalesforceとGMOサインを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになった際、Google Chatに通知するフローです。Salesforceとチャットツールの連携により、商談の進捗や詳細情報を自動共有できます。また、契約書を自動作成・送付するフローと組み合わせると、契約書に関する情報も通知内容に含めることができます。
■概要
Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceをマーケティングで活用している方
・Salesforceを使用している営業担当者
・Salesforceを導入している企業
2.Google Chatを日常的に使用している方
・Google Chatを使用しているチームメンバー
・Google Chatで通知を受け取り、Salesforceの情報を確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceの商談フェーズが特定のフェーズになった際、都度Google Chatで通知を出すのは非常に手間です。
また、通知漏れのリスクや進行中の作業を一旦止めて対応することもあり、作業効率も悪くなります。
このテンプレートは、Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになるとGoogle Chatへの通知を自動的に行ってくれます。
Google Chatにおける通知の手間や対応漏れの防止を期待できます。
■注意事項
・Salesforce、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Salesforceのアウトバウンドメッセージでは任意のオブジェクトや項目をトリガーとして設定することが可能です。
・Salesforceでアウトバウンドメッセージを設定する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9546117
2. Salesforceの商談オブジェクトから対象レコードを選択し、SMSLINKでSMSを送信するフローです。Salesforceの画面上でSMS送信が可能なため、商談後すぐに、情報登録と合わせてお礼連絡などのフォローアップを行うことができます。
■概要
Salesforceの商談オブジェクトから対象レコードを選択して、SMSLINKでSMSを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを業務で使用している方
・Salesforceの商談を商談オブジェクトを使用して管理している方
・Salesforceの情報を元に顧客へSMSを送信している方
2.SMSLINKを使用して顧客とコミュニケーションを取っている方
・顧客への連絡手段としてSMSLINKを使用している方
・Salesforceから自動的にSMSを送信したい方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceの商談オブジェクトを起点として顧客へSMSを送信する場合、宛先誤りや送信漏れが懸念されます。
宛先誤りや送信漏れは顧客との信頼関係が崩れるきっかけとなる可能性があるため、未然に防止したいところです。
このテンプレートは、SMSLINKでSMSを送信したい対象レコードを選択することで自動的にSMSを送信することができます。
SMSLINKにログインする必要が無くなり、効率的に業務を進めることができます。
SMSLINKは電話番号とメッセージ内容を任意で設定することで、顧客別に使い分けることが可能です。
■注意事項
・Salesforce、SMSLINKのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
3. GMOサインで書類の締結が完了した際、ファイルをGoogle Driveに格納するフローです。締結済み書類の保存を自動化することで、保存先の誤りや保存忘れなどのヒューマンエラーを防止できます。書類の作成から締結後の保存までを自動化すれば、契約書管理全体の効率化を図れます。
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・GMOサインを使用して契約業務を担当している方
2.Google Driveでファイル管理を担当している方
・GMOサインで作成されたファイルをGoogle Driveに都度蓄積している方
・バックオフィス業務でGoogle Driveを使用している企業
3.手動によるGoogle Driveへのファイルの格納を自動化したいと考えている方
・日常的にGoogle Driveへのファイルの格納を担当している方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・GMOサインとGoogle Driveを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
・GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルを自動的にGoogle Driveへ格納できるため、業務の効率化を図ることができます。
・ファイル格納を自動化することで、格納先の誤り、格納漏れといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Google Driveへファイル格納後にコミュニケーションツールから通知を出すことで、締結された書類の確認を特定のメンバーへ依頼することもできます。
■注意事項
・GMOサインとGoogle Driveを連携させてください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
SalesforceとGMOサインの連携により、契約手続きの迅速化、エラーの削減、一貫性の確保が可能になります。自社の取引チャンスを逃さず、顧客の満足度向上につなげるために、本記事で紹介した連携方法をぜひお試しください。Yoomを利用すれば、連携設定は簡単です。営業活動や契約書管理を効率化するため、周辺業務の自動化をおすすめします。
