【Salesforce×GMOサイン】特定のフェーズで契約書を自動送付する方法

SalesforceとGMOサインの連携フローの作り方

それでは、SalesforceとGMOサインの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。

テンプレートを使って、「Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらGMOサインで契約書を送付する」業務フローの作成手順を紹介します。

なお、Salesforceとの連携設定はチームプランまたはサクセスプランでご利用いただけます。2週間の無料トライアルも提供中です。

はじめる前に

1. 契約書の雛形をGoogle ドキュメントで作成しておいてください。
　※Google スプレッドシートやMicrosoft Excelで作成している場合は、連携アプリを置き換えて設定できます。
　※作成は、こちらの記事の「雛形書類を準備する」項目をご覧ください。

2. Yoomにログインしてください。

3. 以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。

ステップ1: Salesforce、Google ドキュメント、GMOサインのマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。

※書類の雛形をGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelで作成している場合は、連携アプリをGoogle ドキュメントと置き換えてください。

1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。

2. マイアプリの新規接続一覧から、Salesforce、Google ドキュメント、GMOサインをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
　※参考：Salesforceのマイアプリ登録方法
　※参考：GMOサインとの連携について

‍‍‍‍‍ステップ2: Salesforceで指定の商談フェーズに進んだ時に起動するトリガーの設定

1. コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分から任意のタイトルに変更できます。

2. フローボットの「アプリトリガー：アウトバウンドメッセージを受信したら」をクリックします。

3. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

4. アプリトリガーのWebhookイベント受信設定を行います。
　指示手順と注意事項を参考に、指定の商談フェーズに進んだ際に起動するよう設定してください。
　※設定方法の詳細については右記の記事をご覧ください。【Salesforceのアウトバウンドメッセージの設定方法】

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3: Salesforceの指定した商談情報を取得するアクションの設定

1. フローボットの「データベースを操作する：指定の商談情報を取得」をクリックします。

2. データベースを連携します。
　・タイトル：必要に応じて変更できます。
　・データベース連携：任意の値を入力・選択してください。
　※下図は記入例です。

　※下図は「オブジェクトのAPI参照名」を候補から選択する場合の一例です。商談情報の取得を行うため、「商談」のキーワードで検索しています。

3. 「次へ」をクリックします。

4. データベース操作の詳細設定を行います。
　ステップ2で取得した商談IDのアウトプットを使い、「取得したいレコードの条件」を設定してください。

　※下図はアウトプットの参照例です。

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4: Salesforceから取引先責任者の情報を取得するアクションの設定

1. フローボットの「データベースを操作する：取引先責任者を取得」をクリックします。

2. データベースを連携します。
　・タイトル：必要に応じて変更できます。
　・データベース連携：任意の値を入力・選択してください。
　※下図は記入例です。

3. 「次へ」をクリックします。

4. データベース操作の詳細設定を行います。
　ステップ3で取得した取引先責任者IDのアウトプットを使い、「取得したいレコードの条件」を設定してください。

　※下図はアウトプットの参照例です。

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5: Salesforceから取引先情報を取得するアクションの設定

1. フローボットの「データベースを操作する：取引先情報を取得」をクリックします。

2. データベースを連携します。
　・タイトル：必要に応じて変更できます。
　・データベース連携：任意の値を入力・選択してください。
　※下図は記入例です。

3. 「次へ」をクリックします。

4. データベース操作の詳細設定を行います。
　ステップ3で取得した取引先IDのアウトプットを使い、「取得したいレコードの条件」を設定してください。

　※下図はアウトプットの参照例です。

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ6: Google ドキュメントで契約書類を発行するアクションの設定

※契約書の雛形をGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelで作成している場合は、作成した雛形のアプリで設定してください。

1. フローボットの「アプリと連携する：書類を発行する」をクリックします。

2. 書類の連携設定を行います。
　・タイトル：必要に応じて変更できます。
　・雛形書類の連携：雛形ファイルのIDを入力または選択してください。
　・発行書類：発行する契約書類の保存先のフォルダIDと出力ファイル名を設定してください。出力ファイル名には、これまでに取得したアウトプット情報を参照できます。

3. 「次へ」をクリックします。

4. 置換条件を設定します。
　設定方法を参考に、これまでに取得したアウトプット情報を活用して各項目の設定を行ってください。
　※雛形の作成がまだの場合、こちらの記事の「雛形書類を準備する」項目をご確認ください。

5. 「保存する」をクリックします。

ステップ7: GMOサインでアクセストークンを生成するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：アクセストークンの生成」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　シークレットキーと顧客IDを入力してください。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ8: GMOサインで封筒用文書を登録するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：封筒用文書の登録」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　各項目の入力・選択をしてください。
　・アクセストークン：ステップ7で生成したトークンのアウトプットを参照してください。
　・ファイルの添付方法：ステップ6で発行した書類のアウトプットを選択してください。

　※下図はアクセストークンのアウトプットの参照例です。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ9: GMOサインで封筒への署名依頼をするアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：封筒への署名依頼」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　これまでに取得したアウトプット情報を活用して、各項目に入力してください。
　※下図は項目の一部であり、入力内容は一例です。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。

以上で、「Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらGMOサインで契約書を送付する」フローの完成です。

Salesforce・GMOサインを使ったその他の自動化例

他にもSalesforceとGMOサインを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになった際、Google Chatに通知するフローです。Salesforceとチャットツールの連携により、商談の進捗や詳細情報を自動共有できます。また、契約書を自動作成・送付するフローと組み合わせると、契約書に関する情報も通知内容に含めることができます。

2. Salesforceの商談オブジェクトから対象レコードを選択し、SMSLINKでSMSを送信するフローです。Salesforceの画面上でSMS送信が可能なため、商談後すぐに、情報登録と合わせてお礼連絡などのフォローアップを行うことができます。

3. GMOサインで書類の締結が完了した際、ファイルをGoogle Driveに格納するフローです。締結済み書類の保存を自動化することで、保存先の誤りや保存忘れなどのヒューマンエラーを防止できます。書類の作成から締結後の保存までを自動化すれば、契約書管理全体の効率化を図れます。

まとめ

SalesforceとGMOサインの連携により、契約手続きの迅速化、エラーの削減、一貫性の確保が可能になります。自社の取引チャンスを逃さず、顧客の満足度向上につなげるために、本記事で紹介した連携方法をぜひお試しください。Yoomを利用すれば、連携設定は簡単です。営業活動や契約書管理を効率化するため、周辺業務の自動化をおすすめします。