Googleフォームに回答されたらBacklogに課題を自動追加する方法

Googleフォームに回答された内容をBacklogに転記させる作業って地味に面倒くさいですよね…。
2つのアプリを開かないといけないし、手作業でデータを入力すると作業も必然的に増えます。

Yoomを利用すれば、ツールにその都度アクセスしたり、情報を入力するといった煩雑な作業を自動化することができます！
難しいコード入力もないので、誰でも簡単にアプリ連携と自動化の実現が可能です。
本記事では「Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加する方法」をご紹介します。

課題・タスク管理業務の効率化を目指す方は、最後までチェックしてくださいね！

こんな方におすすめ

GoogleフォームとBacklogを活用している方
GoogleフォームとBacklogを連携して、業務効率化を考えている方
GoogleフォームとBacklogを連携して、日常的にタスク管理を行なっている方
GoogleフォームとBacklogを連携して、課題解決までのスピードを向上したい方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

[Yoomとは]

GoogleフォームとBacklogの連携フローの作り方

今回は「Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加する」以下のテンプレートの設定を行います。

たったの2つしか工程がないので、簡単です。

Googleフォームに回答があったら起動するフローボットの設定
Backlogに課題を追加するアクションの設定

GoogleフォームとBacklogをYoomと接続する方法

YoomにGoogleフォームとBacklogを連携させるマイアプリ登録を行います。

まずはGoogleフォームのマイアプリ登録からしましょう。
左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
アプリ一覧が表示されるので、そこからGoogleフォームを探すか、「アプリ名で検索」から検索してください。

以下の画面が表示されたら、サインインしましょう。

次にBacklogのマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にBacklogを選択します。
以下の画面が表示されたら、緑ボタンの「許可する」をクリックしましょう。

マイアプリ登録が完了したら、マイアプリの欄にGoogleフォームとBacklogが表示されます。

Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加する方法

以下のテンプレートを利用するので、「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を変更したい場合は変更しましょう。
Googleフォームの設定に移るので、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。

以下の画面が表示されたら、下記の設定を確認してください。

「アプリトリガーのタイトル」→お好みで変更可
「Googleフォームと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
「トリガーアクション」→フォームに回答が送信されたら

この画面で、下記を設定していきましょう。

「トリガーの起動間隔」→任意で設定
「フォームID」→該当のフォームURL内から取得が可能
※「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDです。

設定が完了したら「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

取得したいアウトプットを増やしたい場合、『JsonPath』で取得するのがおすすめです。
JsonPathによるアウトプットの取得方法については、こちらのページをご確認ください。
JsonPathの記載方法については、こちらを確認しましょう。

また、アプリトリガーのGoogleフォームを活用することで、Googleフォームの回答内容を起点にフローボットを起動させることができます。
詳しくはこちらのヘルプページをご確認の上、事前に設定を行なってください。

続いて、Backlogの設定を行うので、「課題の追加」をクリックします。
下記の設定を確認していきましょう。

「タイトル」→お好みで変更可
「Backlogと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
「アクション」→課題の追加

次の画面で、下記の設定を必ず行ってくださいね。

「ドメイン」→URL内の「https://●●●●●/」部分
「課題を登録するプロジェクトID」→URL内の「projectId=●●●●」部分
※課題一覧ページのURL内から取得が可能
「課題の件名」→適切な件名を記載
「課題の種別ID」→「種別の一覧を取得」アクションから確認した種別IDを記載
「課題の優先度」→高、中、低を選択

以下は必要であれば設定してください。

「課題の詳細」→Googleフォームのアウトプットを使用
※{{会社名}}←こちらがアウトプットです。
「課題の開始日」、「課題の期限日」、「課題の担当者ID」→任意で設定

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしましょう。

アプリトリガーを「ON」にして、自動化設定を完了させてください。

‍設定、お疲れ様でした！

GoogleフォームとBacklogを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogleフォームとBacklogのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

GoogleフォームとBacklogのその他の自動化例

Backlogに課題を追加したことをSlackに通知できたり、Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取って課題を追加することも可能です。

Googleフォームを活用した自動化例

Googleフォームで回答が送信されたら情報を連携する‍

Googleフォームで送信された回答情報を自動的に連携するので、転記ミスや登録漏れを抑制できるはずです。

Googleフォームの情報をもとに作成・登録する

Googleフォームの回答内容を自動で登録するため、手作業による入力の手間が省ける可能性があります。

Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加し通知する

受信した契約書を自動でデータ化し、kintoneに追加することで、手動での入力作業が不要になるかもしれません。

Backlogを活用した自動化例

Backlogで課題が更新されたら通知する

通知されることで、メールや別ツールを介さずに必要な情報にアクセスでき、コミュニケーションがスムーズになるでしょう。

メッセージが投稿されたら、Backlogに課題を追加する

メッセージの内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogに課題が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができるはずです。

GoogleフォームとBacklogを連携させるメリットと自動化例

1.データの収集や整理の手間をなくせる

GoogleフォームとBacklogを連携させると、データの収集や整理が容易になると予想されます。
例えば、開発ツールに関する質問をGoogleフォームに回答したとします。
回答されたデータは自動反映されるので、転記や入力にかかる手間をなくせるはずです。
Googleフォームの内容を確認しなくても、Backlog上でタスク内容の確認ができるようになるでしょう。

2.対応状況を把握しやすくなる

GoogleフォームとBacklogを連携させることで、対応状況の把握が簡単になるかもしれません。
例えば、アンケート内容をGoogleフォームに入力後、Backlogでタスク化する運用を実現できるでしょう。
対応状況を把握できるようになるため、優先順位が分かりやすくなります。
作業の自動化によって、顧客に対して、適切かつ迅速にフィードバックできるようになるはずです。

3.データを素早く更新できる

GoogleフォームとBacklogを連携させると、タスクが迅速に更新されるので必要な時にすぐにデータにアクセスできるようになるでしょう。
例えば、フォームに回答後、Backlogに素早く情報が反映されるので、関係者は最新のデータをすぐにキャッチできるはずです。
課題に着手するスピードが上がり、業務全体のスピードアップを促します。

まとめ

BacklogとGoogleフォームを連携させると、データの収集や整理が容易になり、リアルタイムでデータの更新が行えます。
業務の進捗状況も把握できるため、チーム内の作業もスムーズに行えるはずです！
また、データ入力の作業が1回で済むので、入力ミスや登録漏れも防げるかもしれません。

Yoomを利用するだけで、さまざまな自動化が可能になるため、作業効率が高いです。
ノーコードで簡単に設定が完了するという点も、忙しい方にピッタリですね。
豊富にあるYoomのテンプレートを利用して、どんどん自動化に頼っていきましょう！