・
Googleフォームに回答された内容をBacklogに転記させる作業って地味に面倒くさいですよね…。
2つのアプリを開かないといけないし、手作業でデータを入力すると作業も必然的に増えます。
Yoomを利用すれば、ツールにその都度アクセスしたり、情報を入力するといった煩雑な作業を自動化することができます！
難しいコード入力もないので、誰でも簡単にアプリ連携と自動化の実現が可能です。
本記事では「Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加する方法」をご紹介します。
課題・タスク管理業務の効率化を目指す方は、最後までチェックしてくださいね！
GoogleフォームとBacklogを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
今回は「Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加する」以下のテンプレートの設定を行います。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
最初にYoomと各アプリを連携することで、スムーズにフローボットの作成が進められます。これをマイアプリ連携といいます。
まずはGoogleフォームをマイアプリに接続していきましょう。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogleフォームを検索してください。
Googleフォームのアプリアイコンを検索し、クリックします。
「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogleフォームの接続が完了しました。
次にBacklogのマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にBacklogを検索・選択します。
以下の画面が表示されたら、緑ボタンの「許可する」をクリックしましょう。
マイアプリ登録が完了したら、マイアプリの欄にGoogleフォームとBacklogが表示されます。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
なお、今回は事前に以下の画像のような回答フォームをGoogleフォームで作成し、ダミーの回答を行なっています。
テストを行う上で必要な操作となるので、フォームでの回答を忘れずに！
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
まずは、トリガーとなる「フォームに回答が送信されたら」をクリックして、連携するアカウント情報が入力されていることを確認してください。
確認後、[次へ]をクリックします。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「フォームID」に、注釈に沿って情報を入力します。
事前に作成したフォームにテスト回答を行っているので、項目設定後、[テスト]をクリックします。
テスト成功後は、以下のように表示されます。
このステップで回答内容をアウトプットとして取得できます。取得したアウトプットを次の設定で活用することで、Backlogにここの情報をそのまま自動追加することが可能です。
取得したいアウトプットを増やしたい場合、『JsonPath』で取得するのがおすすめです。JsonPathは、HTMLで用いるXPATHと近しいものとなります。
Yoomではアプリと連携するオペレーションで実行したAPIリクエストの結果はJSON形式のテキストで確認できるようになっており、特定のフォーマットでパスを記載することで、リクエスト結果のJSONテキストから任意の値を抽出することが可能です。
JsonPathによるアウトプットの取得方法については、こちらのページをご確認ください。
JsonPathの記載方法については、こちらを確認しましょう。
なお、以下の画像は値を追加する操作の一例です。
取得したいデータが表示されていることを確認して、『保存する』をクリックしましょう。
アプリトリガーのGoogleフォームを活用することで、Googleフォームの回答内容を起点にフローボットを起動させることができます。
詳しくは、こちらのヘルプページをご確認の上、事前に設定を行なってください。
最後に、「課題の追加」をクリックします。
連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、[次へ]をクリックしましょう。
次の画面で、下記の設定を必ず行ってくださいね。
「課題の詳細」は、以下のようにアウトプットを引用します。
アウトプットを活用することで、フォームから回答を受け取る毎に異なる値を毎回読み取り、Backlogに反映することが可能です。
「課題の開始日」や「課題の期限日」は任意設定です。「2021-01-01」という形式で記載してください。
「課題のカテゴリー」、「添付ファイル」についても、必要であれば運用に合わせたものを設定してくださいね。
情報を入力した後、[テスト]を押して、課題の登録状態を確認してみます。すると、以下のように設定した内容が反映されていました。
内容に問題がなければ、『保存する』をクリックします。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！作成お疲れ様でした。
今回ご紹介したフロー以外にもGoogleフォームとBacklogのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
フォームでの回答をトリガーに予定を作成したり、データベースツールに情報を集約することができるようになります。
他にも、OCR（データ読み取り機能）を活用することで、必要な情報を迅速かつ正確性の高い状態で処理可能となるでしょう。
追加した課題情報を別ツールと同期できるため、情報の誤転記や登録漏れといったヒューマンエラーを最小限に抑えられそうです。
また、コミュニケーションツールとの連携によって担当者への情報共有も素早く行えるため、作業の停滞をなくすこともできるかもしれません。
BacklogとGoogleフォームを連携させると、データの収集や整理が容易になり、素早くデータの更新が行えます。
業務の進捗状況も把握できるため、チーム内の作業もスムーズに行えるはずです！
また、データ入力の作業が1回で済むので、入力ミスや登録漏れも防げるかもしれません。
Yoomを利用するだけで、さまざまな自動化が可能になるため、作業効率が高いです。
ノーコードで簡単に設定が完了するという点も、忙しい方にピッタリですね。
豊富にあるYoomのテンプレートを利用して、どんどん自動化に頼っていきましょう！
.png)
.webp)
.webp)
