Googleフォームに回答された内容をBacklogに転記させる作業って地味に面倒くさいですよね…。
2つのアプリを開かないといけないし、手作業でデータを入力すると作業も必然的に増えます。
Yoomを利用すれば、ツールにその都度アクセスしたり、情報を入力するといった煩雑な作業を自動化することができます！
難しいコード入力もないので、誰でも簡単にアプリ連携と自動化の実現が可能です。
本記事では「Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加する方法」をご紹介します。
課題・タスク管理業務の効率化を目指す方は、最後までチェックしてくださいね！
GoogleフォームとBacklogを活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら
GoogleフォームとBacklogを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
通知を自動化する便利なテンプレート
Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加しSlackに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームに新しく回答があったら、Backlogに回答内容から課題を追加してSlackに通知するフローです。
フォームの回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogに課題の追加とSlackに通知もされるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、Backlog、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
OCR（データ読み取り機能）と連携した便利な自動化テンプレート
Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
イベントや商談で受け取った名刺情報を、手作業でデータ化しタスク管理ツールへ入力する作業は、時間がかかる上に転記ミスも発生しがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像を添付して送信するだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、Backlogに課題として追加します。
面倒な入力作業から解放され、迅速で正確な情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとBacklogを使い、名刺情報の管理を手作業で行っている方
- イベントなどで獲得した名刺情報を迅速にデータ化し、営業活動を効率化したい方
- 手入力による情報登録のミスや漏れをなくし、データ精度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺情報の読み取りからBacklogへの課題登録までが自動化され、手作業での入力に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による転記がなくなるため、会社名や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を選択し、フォームに添付された名刺画像をダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードした画像からテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」を選択し、抽出した情報を基に新しい課題を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定で、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- OCR機能で名刺画像を読み取る際に、会社名や氏名、メールアドレスなど、追加で抽出したい項目があれば任意で設定してください。
- Backlogに課題を追加するアクションで、ご利用のドメインやプロジェクトID、課題の件名、優先度などを運用に合わせて任意で設定してください。
■注意事項
- GoogleフォームとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
Googleフォームに新しく回答があったら、Backlogに回答内容を使って課題を追加するフローです。
フォームの回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogに課題が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Backlogに登録する内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Googleフォーム、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
[Yoomとは]
GoogleフォームとBacklogの連携フローの作り方
今回は「Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加する」以下のテンプレートの設定を行います。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleフォームとBacklogのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定とBacklogのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1：GoogleフォームとBacklogをマイアプリ連携
最初にYoomと各アプリを連携することで、スムーズにフローボットの作成が進められます。これをマイアプリ連携といいます。
まずはGoogleフォームをマイアプリに接続していきましょう。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogleフォームを検索してください。
Googleフォームのアプリアイコンを検索し、クリックします。
「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogleフォームの接続が完了しました。
次にBacklogのマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にBacklogを検索・選択します。
以下の画面が表示されたら、緑ボタンの「許可する」をクリックしましょう。
マイアプリ登録が完了したら、マイアプリの欄にGoogleフォームとBacklogが表示されます。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
Googleフォームに新しく回答があったら、Backlogに回答内容を使って課題を追加するフローです。
フォームの回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogに課題が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Backlogに登録する内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Googleフォーム、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
なお、今回は事前に以下の画像のような回答フォームをGoogleフォームで作成し、ダミーの回答を行なっています。
テストを行う上で必要な操作となるので、フォームでの回答を忘れずに！
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
まずは、トリガーとなる「フォームに回答が送信されたら」をクリックして、連携するアカウント情報が入力されていることを確認してください。
確認後、[次へ]をクリックします。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「フォームID」に、注釈に沿って情報を入力します。
事前に作成したフォームにテスト回答を行っているので、項目設定後、[テスト]をクリックします。
テスト成功後は、以下のように表示されます。
このステップで回答内容をアウトプットとして取得できます。取得したアウトプットを次の設定で活用することで、Backlogにここの情報をそのまま自動追加することが可能です。
取得したいアウトプットを増やしたい場合、『JsonPath』で取得するのがおすすめです。JsonPathは、HTMLで用いるXPATHと近しいものとなります。
Yoomではアプリと連携するオペレーションで実行したAPIリクエストの結果はJSON形式のテキストで確認できるようになっており、特定のフォーマットでパスを記載することで、リクエスト結果のJSONテキストから任意の値を抽出することが可能です。
JsonPathによるアウトプットの取得方法については、こちらのページをご確認ください。
JsonPathの記載方法については、こちらを確認しましょう。
なお、以下の画像は値を追加する操作の一例です。
取得したいデータが表示されていることを確認して、『保存する』をクリックしましょう。
アプリトリガーのGoogleフォームを活用することで、Googleフォームの回答内容を起点にフローボットを起動させることができます。
詳しくは、こちらのヘルプページをご確認の上、事前に設定を行なってください。
ステップ4：Backlogに課題を追加する設定
最後に、「課題の追加」をクリックします。
連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、[次へ]をクリックしましょう。
次の画面で、下記の設定を必ず行ってくださいね。
- 「ドメイン」→URL内の「https://●●●●●/」部分
- 「プロジェクトID」→URL内の「projectId=●●●●」部分から取得するか、『候補』から選択
- 「課題の件名」→適切な件名を記載（今回は会社名のアウトプットを引用）
- 「課題の種別ID」→『候補』から選択するか、Backlogで確認した種別IDを記載してください。
- 「課題の優先度」→高、中、低を選択
「課題の詳細」は、以下のようにアウトプットを引用します。
アウトプットを活用することで、フォームから回答を受け取る毎に異なる値を毎回読み取り、Backlogに反映することが可能です。
「課題の開始日」や「課題の期限日」は任意設定です。「2021-01-01」という形式で記載してください。
「課題のカテゴリー」、「添付ファイル」についても、必要であれば運用に合わせたものを設定してくださいね。
情報を入力した後、[テスト]を押して、課題の登録状態を確認してみます。すると、以下のように設定した内容が反映されていました。
内容に問題がなければ、『保存する』をクリックします。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！作成お疲れ様でした。
Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
Googleフォームに新しく回答があったら、Backlogに回答内容を使って課題を追加するフローです。
フォームの回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogに課題が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Backlogに登録する内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Googleフォーム、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
GoogleフォームとBacklogを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもGoogleフォームとBacklogのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Googleフォームを活用した自動化例
フォームでの回答をトリガーに予定を作成したり、データベースツールに情報を集約することができるようになります。
他にも、OCR（データ読み取り機能）を活用することで、必要な情報を迅速かつ正確性の高い状態で処理可能となるでしょう。
GoogleフォームでPDFが送信されたら、OCRでテキストのみを抽出しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取った申込書や請求書などのPDFファイル。その内容を確認し、手作業で転記する業務は手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、添付されたPDFからテキストのみを抽出し、指定のGoogle スプレッドシートへ自動で追加することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取ったPDFの内容を手作業で転記している担当者の方
- PDFからテキストを抽出してデータ化する定型業務を効率化したい方
- OCR機能を活用し、PDF内の情報をGoogle スプレッドシートで一元管理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームにPDFが添付されると自動でテキストを抽出し転記するため、手作業によるデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogleフォームをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたPDFファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- OCRのオペレーション設定では、PDFファイル内のどの項目のテキストを抽出するかを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、テキスト情報を追加したいスプレッドシートのIDとシート名を任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Googleフォームの回答内容をもとにSendGridでメールを送信する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したお問い合わせやアンケートの回答。一件ずつ確認し、手動でメールを作成・送信する作業は、時間と手間がかかるものです。
また、対応漏れや遅れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーとして、SendGridから自動でメールを送信することが可能になり、このような定型業務の負担を軽減し、顧客対応の迅速化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームの回答に基づき、SendGridを用いて手動でメールを送信しているご担当者の方
- フォーム回答後のフォローアップメール送信を効率化し、顧客への対応速度を向上させたい方
- イベントの案内や定期的なお知らせなどを、フォーム回答者へ自動で効率的に届けたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答があるたびに自動でメールが送信されるため、手作業でのメール作成・送信業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるメールの送信漏れや、宛先・内容の入力間違いといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomのアカウントとGoogleフォームおよびSendGridを連携させます。これにより、Yoomが各アプリケーションの情報を安全に利用できるようになります。
- 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。このステップで、自動化の起点となるGoogleフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションとしてSendGridを選択し、「メールを送信する」アクションを設定します。ここでは、Googleフォームから受け取った回答内容（例：メールアドレス、氏名など）を動的に利用して、送信先やメールの件名、本文などを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定において、自動化の対象とするフォームのIDを、ご利用の環境に合わせて任意で指定してください。これにより、特定のフォームからの回答のみを処理対象とすることができます。
- SendGridのメール送信オペレーションでは、送信するメールの宛先（To）、件名、本文のMIMEタイプ（例：text/plainやtext/html）、そしてメール本文の内容を、Googleフォームの回答データを活用しながら任意で設定してください。これにより、パーソナライズされたメールを自動送信できます。
■注意事項
- Googleフォーム、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームから回答が送信されたら、Googleカレンダーを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームからミーティング予約の回答が送信されたら、Googleカレンダーを作成するフローです。
Googleフォームはミーティングや様々な種類のイベントのスケジュール設定などの情報を取得するために便利な方法です。
Googleカレンダーと連携することで、新しいGoogleフォームの回答を用いてGoogleカレンダー上に予定を作成することができます。
■注意事項
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りホットプロファイルに登録する
試してみる
■概要
展示会や商談で交換した名刺の情報を、手作業でSFAやCRMに入力する業務は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、Googleフォームに名刺画像をアップロードするだけで、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、ホットプロファイルに顧客情報として登録します。名刺情報のデータ化と登録作業を自動化し、営業活動の迅速化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームとホットプロファイルで顧客管理をしており、名刺情報の入力に手間を感じている方
- 展示会などで獲得した大量の名刺のデータ化と登録を効率化したい営業・マーケティング担当者の方
- 手作業による顧客情報の入力ミスを防止し、データ精度を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺情報の読み取りからホットプロファイルへの登録までが自動化されるため、手作業での入力時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手動でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、ホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームにアップロードされた名刺画像ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像のテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「リードを登録」アクションを設定し、OCR機能で取得した情報を各項目に紐づけて登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ホットプロファイルにリードを登録する際、会社名、氏名、メールアドレスなどの各項目に、前段のOCR機能で読み取った値を紐付ける設定を行ってください。これにより、名刺情報のどの部分をホットプロファイルのどの項目に登録するかを自由に指定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
フォームに回答があったら、kintoneにレコードを格納しOutlookに送信する
試してみる
■概要
フォームからの問い合わせや申し込み後、手作業でkintoneにデータを転記し、関係者にOutlookで通知を送る業務に手間を感じていませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームが送信された際にkintoneへのレコード追加とOutlookでのメール送信が自動で実行されるため、一連の業務を正確かつ効率的に処理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた内容をkintoneやOutlookを用いて手動で管理している担当者の方
- データ転記や関係者への通知連絡における、入力ミスや対応漏れなどの課題を解消したい方
- 問い合わせ対応の初動を自動化し、リード管理を効率化したいと考えているチームの責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答を起点にkintoneへのレコード追加とOutlookでの通知が自動実行され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てられます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや通知漏れなどのヒューマンエラーを防止し、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容をkintoneのレコードとして追加します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、実際の運用に合わせて質問項目を自由に追加・修正することが可能です。
- kintoneにレコードを追加するオペレーションでは、対象となるアプリのIDを指定し、フォームの回答内容をどのフィールドに格納するかを任意で設定してください。
- Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に編集可能です。フォームの回答内容を本文に差し込み、具体的な情報を関係者に通知することもできます。
■注意事項
- kintone、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Backlogを活用した自動化例
追加した課題情報を別ツールと同期できるため、情報の誤転記や登録漏れといったヒューマンエラーを最小限に抑えられそうです。
また、コミュニケーションツールとの連携によって担当者への情報共有も素早く行えるため、作業の停滞をなくすこともできるかもしれません。
Backlogの課題ステータスが変更されたらGitLabのIssueも更新する
試してみる
■概要
Backlogで管理している課題と、GitLab上のIssue。二つのツール間でステータスの同期を手作業で行っていませんか？この手作業による更新は、反映の遅れやヒューマンエラーの原因となり、プロジェクトの進行に影響を与えることもあります。このワークフローを活用すれば、Backlogで課題のステータスが変更されると、自動で関連するGitLabのIssueも更新されるため、常に最新の状態を保ち、開発プロセスの連携をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- BacklogとGitLabを併用し、ステータス同期の手間に課題を感じている開発担当者の方
- 複数ツール間の情報更新漏れを防ぎ、プロジェクト管理を効率化したいマネージャーの方
- 開発チームの定型的な報告作業を自動化し、コア業務への集中を促したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Backlogの課題ステータス更新に連動してGitLabのIssueが自動で更新されるため、手作業での情報同期にかかる時間を短縮できます。
- 手動での更新作業がなくなることで、ステータスの更新漏れや設定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BacklogとGitLabをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBacklogを選択し、「課題の更新(Webhook)」アクションを設定して、ステータス変更を検知するようにします。
- 最後に、オペレーションでGitLabの「イシューを更新」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに対応するIssueのステータスを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GitLabでIssueを更新するオペレーションでは、更新対象のプロジェクトやIssueを任意で指定してください。
- 更新するIssueのステータスやラベル、担当者などの各項目には、固定の値を設定するだけでなく、Backlogから取得した情報を変数として設定することも可能です。
■注意事項
- Backlog、GitLabのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Backlogの課題のコメントで自身がメンションされたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Backlogの課題のコメントで自身がメンションされた場合のみ、Slackの特定チャネルに通知するフローボットです。
通知先のチャンネルや通知内容を自由に変更してご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとSlackを活用されている方
2.Backlogの情報追加や更新をSlackに自動連携したい方
3.Slackへの通知連携を高度に行いたい方
4.BacklogやSlackで業務効率化をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
・Backlogの課題追加を起点にSlackに情報通知できるので、最新情報を漏れなく共有することができます。
・分岐を用いることで、メンションされた方だけに通知するという高度な設定もできるため複雑な業務フローを組むことができます。
■注意事項
・Backlog、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・コメントに特定のメンション（@田中優夢など）が含まれた場合のみSlackに通知します。
・Slackのプライベートチャンネルに通知を行う場合、YoomのSlackアプリを該当のチャンネルにインストールしてご利用ください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Asanaにタスクが追加されたらBacklogへ追加する
試してみる
■概要
Asanaにタスクが追加されたらBacklogへ追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaを業務に活用している方
・タスクの進捗管理を行なっている方
・情報の一元管理を行う方
2.Backlogを使用してプロジェクト管理を行う企業
・タスクの細分化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaはチーム内のタスクを視覚的に管理できるツールです。
さらにBacklogでもタスクの管理を行うことで、タスク内容を詳細に管理することができます。
しかし、Asanaで登録されたタスクの情報を手入力でBacklogに追加するのは、長期的に見て大きな時間の損失につながります。
このフローを活用すると、Asanaのタスク情報を引用してBacklogに自動でタスクを登録し、手作業を省くことができます。
手作業を省くことで、他の業務に時間を使うことができ業務進行をスムーズにします。
またこのフローに続けてチャットツールを連携させ、チームへの情報共有を自動化することもできます。
■注意事項
・Asana、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Backlogで課題が追加されたらMicrosoft Excelに連携する
試してみる
■概要
BacklogとMicrosoft Excelを連携し、Backlogで課題が追加されたら、自動的にエクセルにも課題の内容を記載するフローボットです。
Backlogの課題をMicrosoft Excelでも管理する際などにご利用ください。連携するMicrosoft Excelの情報や設定内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Backlog、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・エクセルオンラインにてご利用いただけます。ローカルのエクセルファイルでは使用できませんのでご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Notionにレコードが作成されたら、任意の項目を要約し、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
Notionで管理しているタスクや議事録の内容を、開発チームが利用するBacklogに課題として起票する際、手作業での転記や要約に手間を感じていませんか。このワークフローは、Notionのデータソースに新しいページが作成されると、AIがその内容を自動で要約し、Backlogに課題として追加する処理を自動化します。BacklogとNotion間の面倒な情報連携をスムーズにし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとBacklogを併用しており、情報連携の二度手間を解消したいプロジェクトマネージャーの方
- Notionの情報を基に、Backlogの課題を手作業で起票している開発担当者の方
- チーム内のツール間連携を自動化し、タスク管理の生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの情報追加を起点に、AIによる要約からBacklogへの課題起票までが自動で実行されるため、手作業での転記や要約にかかる時間を削減できます
- 手動での情報転記に伴うコピー＆ペーストのミスや、要約内容のブレといったヒューマンエラーを防ぎ、BacklogとNotion間の情報の正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとBacklogをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たす場合のみ後続の処理に進むようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、課題化に必要な詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、取得したNotionより任意の項目を要約します
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、要約した内容などを基に課題を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の対象としたいデータソースIDを任意で設定してください
- 分岐機能では、Notionから取得した情報に基づき、後続のオペレーションに進むための条件を任意で設定できます
- Notionのレコードを取得するオペレーションでは、検索対象のレコードを固定値や前段のトリガーで取得した情報を変数として利用し、柔軟に設定可能です
- AIによる要約では、Notionから取得した特定の情報を要約対象として指定したり、要約の形式や長さを任意で設定したりすることが可能です
- Backlogに課題を追加する際、件名や詳細にNotionの情報やAIの要約結果を変数として埋め込むなど、アウトプットを柔軟にカスタマイズできます
■注意事項
- Notion、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
BacklogとGoogleフォームを連携させると、データの収集や整理が容易になり、素早くデータの更新が行えます。
業務の進捗状況も把握できるため、チーム内の作業もスムーズに行えるはずです！
また、データ入力の作業が1回で済むので、入力ミスや登録漏れも防げるかもしれません。
Yoomを利用するだけで、さまざまな自動化が可能になるため、作業効率が高いです。
ノーコードで簡単に設定が完了するという点も、忙しい方にピッタリですね。
豊富にあるYoomのテンプレートを利用して、どんどん自動化に頼っていきましょう！
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