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「Google フォームで受け付けた問い合わせを、Asanaでタスク管理したい」
「フォームの回答があるたびに、Asanaのプロジェクトに手動でメンバーを追加するのが面倒…」
このように、二つのツール間の情報連携を手作業で行うことに手間を感じてはいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google フォームに回答が送信されたタイミングで、その内容をAsanaに自動でタスクとして追加したり、プロジェクトメンバーを招待する仕組み</span>があれば、日々の定型業務から解放され、ほかの業務に集中できる時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、これまで自動化ツールに触れたことがない方でもすぐに実践できます。ぜひこの記事を参考に、面倒な手作業をなくし、業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google フォームとAsanaを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google フォームとAsanaのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報登録や更新作業を自動化できます。
例えば、Google フォームで受け付けた申請内容をもとに、Asanaにタスクを自動で作成したり、特定のプロジェクトにメンバーを追加したりといったことが可能になり、業務の効率を向上させます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google フォームで受け付けた申請内容をもとに、Asanaの特定のプロジェクトへメンバーを自動で追加する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">手作業によるメンバーの招待漏れやメールアドレスの入力ミスを防ぎ、プロジェクトのスムーズな開始をサポート</span>します。
イベントなどで獲得した名刺の画像をGoogle フォームにアップロードするだけで、OCR機能が氏名や会社名、連絡先などの情報を自動で読み取り、Asanaにフォローアップのタスクを作成する連携です。
<span class="mark-yellow">名刺情報を手入力する手間を排除し、即座に営業活動のタスク化を実現</span>します。
それでは、さっそく実際にGoogle フォームとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle フォームとAsanaの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Google フォームから回答が送信されたら、Asanaのプロジェクトにメンバーを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずは、Yoomと各アプリの連携からはじめます。画面左側にある「マイアプリ」から、「+新規接続」をクリックしてください。
右上の検索窓から、Google フォームを検索しましょう。
Google フォームを選択したら、「Sign in with Google」をクリックします。
次に、アカウントを選択してください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録の完了です。
次は、Asanaとの連携です。Google フォームと同様、左上のマイアプリを選択後、「+新規接続」をクリックし、Asanaを検索・選択してください。
Asanaを選択したら、メールアドレス、パスワードの順に入力し、「ログイン」をクリックするとマイアプリ登録の完了です。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「フォームID」にGoogle フォームのIDを入力します。
【要確認】トリガーの起動間隔について
【要確認】テストを行う際の注意点
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
※回答項目の値を取得するには、JSONPathを用いてアウトプットに格納する必要があります。取得方法については、JSON PATHによる「取得した値」の追加をご覧ください。
内容を確認し、「保存する」をクリックしましょう。
Asanaのプロジェクトに、メンバーを追加するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「プロジェクトにメンバーを追加」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、API接続設定です。
以下の画像を参考に、候補から「プロジェクトID」を選択します。
「追加するメンバーのメールアドレス」は、取得した値から選択してください。
テストを実行し、Asanaにメンバーが追加されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
GoogleフォームやAsanaを活用すれば、日々の入力作業や進捗管理の手間を大幅に減らすことができます。通知や記録も自動化できるので、情報共有がスムーズになり、業務の抜け漏れも防げます。
Googleフォームを使った自動化は、入力された情報をすぐに他のツールに連携できるのが魅力です。
OCR機能と組み合わせれば、画像やファイルの内容も自動でデータ化でき、作業の効率化や情報整理に役立ちます。通知や予定の登録も自動で行えるので、対応漏れも防げます。
Asanaはタスク管理に便利なツールですが、他のアプリと連携させることでさらに活用の幅が広がります。
タスクの作成や完了をきっかけに、SlackやOutlookなどとリアルタイムに情報共有ができるため、進捗管理のスピードが格段に向上します。通知や二重登録の手間も省けて、業務がスムーズに進みます。
Google フォームとAsanaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はより迅速に正確な情報に基づいてタスク管理やプロジェクト進行ができ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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