当日入社予定の人の情報をGoogle スプレッドシートから毎日自動で取得し、Google Workspaceのアカウントを発行する方法

ステップ1：Google スプレッドシートとGoogle Workspaceをマイアプリ連携

はじめに、使用するアプリをマイアプリ登録します。
事前にマイアプリ登録を行うことで、その後の自動化フローの設定がスムーズに進みます。

マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「+新規接続」をクリックします。

【Google スプレッドシートのマイアプリ登録】

検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in with Google」をクリックすると、Googleアカウント選択画面に遷移するので、連携したいアカウントでログインしましょう。
※認証時にGoogle スプレッドシートへの権限を全て許可してください。

【Google Workspaceのマイアプリ登録】

検索窓にGoogle Workspaceと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in with Google」をクリックすると、先ほどと同様にGoogleアカウント選択画面に遷移するので、連携したいアカウントでログインしましょう。
※認証時にGoogle Workspaceへの権限を全て許可してください。

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マイアプリにGoogle スプレッドシートとGoogle Workspaceが表示されていれば、登録完了です！

下記のバナーの「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーし、早速自動化フローの設定を進めましょう。

ステップ2：スケジュールトリガーの設定

まずは、フローボットを決まった時間に起動させるための設定を行います。
コピーしたテンプレートから「指定したスケジュールになったら」をクリックします。

ここでは、Google スプレッドシートの情報をGoogle Workspaceへ自動送信するスケジュールを指定します。
「日付指定」「曜日指定」「Cronの設定」から選択できるので、フローボットを起動させたいスケジュールを設定し、「保存する」をクリックします。
※スケジュールトリガーの設定について、詳しい設定方法はこちらをご参照ください

今回は「毎日10時にフローボットを起動する」ように設定してみました！

ステップ3：Google スプレッドシートとGoogle Workspaceのアクション設定

続いて、Google Workspaceへ自動送信する情報の基となる、Google スプレッドシートの指定について、設定を行います。
「複数のレコードを取得する（最大300件）」をクリックします。

遷移した画面で以下のように設定を行い、「次へ」をクリックしてください。
・タイトル：必要に応じて変更してください
・アプリ：Google スプレッドシートが選択されていることを確認します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・実行アクション：「複数のレコードを取得する（最大300件）」が選択されていることを確認します

「データベースの連携」欄で、自動送信する情報の基となるGoogle スプレッドシートを指定します。
連携しているアカウントから候補が表示されるので、「スプレッドシートID」「スプレッドシートのタブ名」を候補から選択するか、注釈を参照して手入力しましょう。

Google スプレッドシートから取得するデータの範囲を「テーブル範囲」で指定します。

今回は下図のようなGoogle スプレッドシートを用意してみました！

下の行に入社予定の人を順次追加し、運用していく想定です。
この場合取得したい情報はA列〜F列の情報なので、テーブル範囲に「A:F」と入力します。

次に、取得したいレコードの条件について、設定を行います。
まずは「今日入社」の人を抽出するために、「入社日が今日」となっている人の情報を取得する条件を設定します。
「取得したいレコードの条件」欄で、下図のように「入社日＝今日」となるように、日付のアウトプットを引用して設定してください。
※日付の表記（○○/○○/○○や○年○月○日など）は、Google スプレッドシートの表記に合わせて選択してください

次に、自動送信する情報をすべて取得するための条件を設定します。
「＋トリガー条件を追加」をクリックして、設定欄を追加しましょう。

「姓・名」など、全員必ず入力される値を選択し、「空でない」と設定します。

こうすることで、先ほど「テーブル範囲」で指定した範囲の情報をすべて取得することができます。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存」しましょう。

続いて、繰り返し処理の設定を行います。
「コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

ここでは、繰り返しでGoogle Workspaceにユーザー追加を行うための設定を行います。
繰り返し処理の設定を行うことで、Google スプレッドシートから複数人の情報を得た際に、複数人全てのユーザー追加を「繰り返し対象で取得したアウトプット」で設定した値に応じて、順番に自動でできるようになります。
※繰り返し処理の詳しい設定方法については、こちらをご参照ください

Google スプレッドシートから取得する情報を、「繰り返し対象のアウトプット」に設定します。
下図のように、Google スプレッドシートから取得した情報で、Google Workspaceのユーザー追加に使用する項目を、全て「アウトプット」欄に設定してください。
※「＋アウトプットを追加」をクリックすると設定欄が追加されます

全て設定したら、「保存」しましょう。

続いて、Google Workspaceへ情報を自動送信する設定を行います。
「新規ユーザーを追加」をクリックします。

遷移した画面で以下のように設定を行い、「次へ」をクリックしてください。
・タイトル：必要に応じて変更してください
・アプリ：Google Workspaceが選択されていることを確認します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・実行アクション：「新規ユーザーを追加」が選択されていることを確認します

次に、新規ユーザー追加を自動で行うための詳細情報を設定します。
ここでは先ほど繰り返し処理で設定した「繰り返し対象のアウトプット」を引用して設定を行います。
そうすることで、複数人のユーザー追加が繰り返し順番に自動で行われるようになります。

同様に他の項目も設定を行い、全ての設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存」しましょう。

ステップ4：トリガーをONにして動作確認

これで全ての設定が完了しました！トリガーを「ON」にして、動作確認をしましょう。

今回使用したテンプレートは、下記のバナーの「試してみる」からコピーしてご活用いただけます。
ぜひ実際に業務に取り入れて、設定の簡単さや業務効率の改善を体感してみてくださいね！

Google スプレッドシート・Google Workspaceを使ったその他の自動化例

他にも、Google スプレッドシートやGoogle Workspaceを使った自動化の例が、Yoomにはたくさんあります！いくつかご紹介するので、ぜひ、活用してみてください。

1.Dropboxで現場の作業報告書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートの作業管理表にデータを登録する

Dropboxに現場の作業報告書がアップロードされたら、OCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートの作業管理表にデータを自動登録するフローです。
現場で作成された作業報告書を、手作業でGoogle スプレッドシートに1つ1つ入力していくのは非効率的です。
自動化することでデータ入力の手間を省くとともに作業管理表が日々自動更新され、最新の状態を保つことができ、円滑な進捗管理に寄与できるでしょう。

‍2.毎日、Meta広告（Facebook）のアカウントレポートとGoogle Adsのキャンペーンレポートから最新の情報を取得しGoogle スプレッドシートに追加する

毎日決まった時間に、Meta広告（Facebook）のアカウントレポートとGoogle Adsのキャンペーンレポートから最新の情報を自動的に取得し、Google スプレッドシートに自動追加するフローです。
レポートを作成する際に、手作業で1つ1つの情報を確認しながらGoogle スプレッドシートに転記していく作業は、運用する広告が多ければ多いほど時間と労力がかかり、ミスも発生しやすくなります。
情報の転記を自動化することで、最新の正確な情報を基にデータの分析ができ、作成するレポートの精度向上にも期待できます。

3.Google Workspaceで従業員が登録されたら、マネーフォワード クラウド債務支払にも登録する

Google Workspaceに新たなユーザーが登録されると、マネーフォワード クラウド債務支払への従業員情報の登録と招待メールの送信を自動で行うフローです。
この自動化により、特にシステムや人事担当者の負担軽減が期待できます。
登録作業時間が短縮されることで、新入社員や異動者は業務をスムーズに進められ、社内全体の業務効率改善にも寄与できそうです。

Google スプレッドシートとGoogle Workspaceを連携するメリット

1. 時間と労力の節約

手作業で入社予定者の情報を確認し、その情報に基づいてGoogle Workspaceのアカウントを発行するのは、多くの時間と労力を消費します。この一連のプロセスを自動化することで、毎日決まった時間にフローボットが起動し、Google スプレッドシートから必要な情報を自動で取得して、Google Workspaceのアカウントが自動的に発行されるため、手作業の手間が省け、担当者はその空いたリソースを他の業務に充てることができます。
たとえば、担当者が手動で入社予定者のリストを確認し、氏名、部署、役職といったそれぞれの詳細情報を確認しながら1人1人のアカウントを個別に発行していく場合、1人のアカウント発行だけでも非常に時間がかかります。もし複数の人が入社予定の場合、その人数分だけ作業が増えて、さらに多くの時間を要し、アカウント発行だけでも数時間かかることもあるでしょう。このプロセスを自動化することで、手作業の時間を削減し、空いたリソースで他の業務を進められます。
Google スプレッドシートの情報取得からGoogle Workspaceのアカウント発行までのプロセスを一貫して自動的に行うことで、特に人事担当者の負担軽減が期待できそうです。

2. ヒューマンエラーの削減

手動でのデータ入力や確認作業には、どうしてもヒューマンエラーのリスクが生じるものです。
たとえば、入社予定者の情報を見落としたり、名前や役職を間違えたり、誤った部署にアカウントを割り当てたりといったミスが考えられます。また、複数の担当者で同じ作業を行う場合、作業の進捗や認識違いによって、重複して作業を行ってしまう可能性もあります。
そんな人的ミスの削減には、一連のプロセスを自動化することが効果的かもしれません。
フローボットは設定しておいたスケジュールに従って起動し、一貫してGoogle スプレッドシートの情報を取得して、取得した情報に基づいて漏れなくGoogle Workspaceのアカウントを自動発行します。これにより、毎回一貫したフローで処理されるため、入社予定者の見落としといった人的ミスの削減に貢献できるでしょう。
また、一連のプロセスが自動化されることで、アカウント発行に複数人の担当者をあてる必要がなく、重複作業によるタイムロスや修正作業といった二度手間の減少に期待できます。

3.業務の質の向上と管理の簡素化

手動で作業を行う場合、その日の担当者の集中力などによって処理の質が変わる可能性がありますが、自動化されたフローは常に同じルーチンに従って作業を行うため、一貫性のある処理が毎回正確に行われます。入社予定者が1人でも、100人でも、自動化されたフローは決まった方法で同じ処理を繰り返すため、アカウント発行業務の質の向上と安定性が期待できます。
このように自動化されたフローでは、入社予定者の数が増えても決まったプロセスを一定のパフォーマンスで処理されるため、組織が成長して対応数が増えても、人的リソースを増やすことなく対応できそうです。
また、アカウント発行の進行状況をタイムリーにトラッキングできる点もポイントです。作業が完了したかどうか、エラーが発生していないかなどをタイムリーに管理画面で確認できるとともに、連携しているメールアドレス宛てにも通知が届くため、担当者は進捗を一目で把握でき、アカウント発行管理の簡素化が期待できます。

まとめ

入社予定の人数が多ければ多いほど、Google Workspaceのアカウント発行には膨大な時間がかかります。
入社人数が多いか少ないかに左右されることなく、毎回同じ精度でスムーズにアカウント発行が行えるのが自動化の利点でしょう。
自動化を取り入れることで、担当者は他の業務に集中する時間を確保できるため、社内全体の業務効率の改善にも寄与できるかもしれません。
今回ご紹介したGoogle スプレッドシートとGoogle Workspaceの連携は、Yoomを活用することで、プログラミング知識不要で簡単に設定できます。
ぜひ、本記事を参考に自動化フローを取り入れ、どれだけ業務が効率化されるのか、どれだけミスが削減されるのか、体験してみてくださいね！