GoogleスプレッドシートとZAICOで仕入れ管理を自動化する方法

事前に準備するもの：スプレッドシート
スプレッドシートに「在庫ID」と今回のフローで作成する「仕入データID」を記載する項目を用意してください。
以下、例のスプレッドシートです。

Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを作成してください。

ステップ1: Yoomにログイン

(1)下記のバナー先にアクセスし、「このテンプレートを試してみる」をクリックしましょう！

(2)次に、ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
コピーしたテンプレートはプロジェクト一覧の「マイプロジェクト」に格納されていますので、そちらを確認してください。
(3)以下の画面が表示されたら、ステップ2に進んでください。

ステップ2: Googleスプレッドシートの設定

次に、Googleスプレッドシートの設定を行います。
(1)画面左側にある「マイアプリ」をクリック
(2)次に、画面右側に表示される「+新規接続」をクリック

(3)アプリの一覧からGoogleスプレッドシートを選択し、「Sign in with Google」をクリック

(4)アカウントの選択画面で連携したいアカウントを選択し、クリック
(5)Yoomにログイン画面で連携するアカウント情報が正しいかを確認し、「次へ」をクリック
(6)最後に「YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています」画面で「続行」をクリックすれば、Googleスプレッドシートの設定は完了です！

ステップ3: ZAICOの設定

次に、ZAICOの設定を行います。これも「マイアプリ」に登録する必要があります。
(1)アプリの一覧からZAICOを選択
(2) アカウント名とアクセストークンを任意で設定

(3)最後に「追加」をクリックすれば、設定は完了です。
(4)プロジェクト一覧から「マイプロジェクト」をクリック

(5)コピーしたテンプレートをクリック
(6)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリックし、ステップ4に進みましょう。

ステップ4: トリガーとアクションの設定

(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリック

(2)アプリトリガーのタイトルを設定
※既に設定されているタイトルをそのまま使用しても大丈夫です。
(3)Googleスプレッドシートと連携するアカウント情報が正しいかを確認
(4)トリガーアクションは「行が追加されたら」を選択

(5)「次へ」をクリック
■アプリトリガーのAPI接続設定で、必須項目を設定します。
(6)今回は既存設定のままで、トリガーの起動間隔は5分に設定
※プランによって設定できる起動間隔が異なります。
(7)スプレッドシートIDを候補から任意で選択

(8)シートIDも候補から任意で選択

次に、仕入れ管理表のシートのテーブルの範囲を決めていきます。
(9)テーブルの範囲(始まり)と(終わり)を任意で指定
(10)一意の値が入った列には、スプレッドシート上でユニークな値の列を設定(今回は、品名が記載されている列を指定)

(11)「テスト」でエラーが出なければ、「保存」をクリック
(12)続いてアプリトリガー下に表示される「アプリと連携する」をクリック

(13)タイトルを設定
(14)ZAICOと連携するアカウント情報が正しいかを確認
(15)アクションは「仕入データを作成」を選択

(16)「次へ」をクリック
■API接続設定で、必須項目を設定します。
(17)仕入れデータの状態は、プルダウンメニューから任意で選択

(18)仕入対象となる在庫データは、アウトプット情報や必要に応じて入力をし、各項目を設定

※必須項目以外の「仕入データ番号」や「取引先名」など対象となる項目がある場合は、任意で設定をお願いします。
スプレッドシートにこれらの項目を設けることで、アウトプットから情報を取得することができます。
(19)「テスト」でエラーが出なければ、「保存する」をクリック
(20)一番下にある「データベースを操作する」をクリック

(21)タイトルを設定
(22)実行アクションは「レコードを更新する」を選択

(23)データベースの連携で、各項目を設定
➀アプリトリガーで設定したスプレッドシートID・タブ名を候補から任意で選択
➁テーブル範囲を指定

(24)「次へ」をクリック
■データベース操作の詳細設定画面で、各項目を設定します。
(25)更新したいレコードの条件を任意で設定
今回は、記載日と今日の日付が等しくなるようプルダウンメニューから選択(日付の形式「yyyy/mm/dd」に合わせて選択)

(26)更新後のレコードの値をアウトプットの「仕入データを作成」から作成した仕入データIDを設定します

(27)「テスト」をクリックしエラーが出なければ、「保存する」をクリック
※正しく設定出来ていても、更新したいレコードの条件が当てはまらない場合はエラーになるので注意
(28)以下の画面が表示されたら「トリガーをON」をクリック

これで、GoogleスプレッドシートとZAICOの連携設定が完了しました。
トリガーをONにしたことで、従業員情報が追加されるたびにこのテンプレートが起動するようになります。
テンプレートは以下からYoomに登録することで利用可能です。

その他のGoogleスプレッドシートとZAICOを使った自動化例

GoogleスプレッドシートとZAICOの連携を使った自動化フローを3つご紹介します。詳細は以下のリンクからご確認ください。
1.Googleスプレッドシートで行が追加されたらzaicoに在庫データを作成するフローです。このフローは、連携の前提条件としてぜひ取り入れて欲しいです。

2.Googleスプレッドシートで在庫データが更新されたらzaicoも更新するフローです。在庫データID作成フローと組み合わせて使用することで、在庫管理の精度が向上し、作業の一貫性が保たれます。

3.Googleスプレッドシートで行が追加されたらZAICOに納品データを作成するフローです。仕入データIDと同様に、この自動化で作業負担の軽減が期待できます。

まとめ

今回は、Yoomを使ったGoogleスプレッドシートとZAICOの連携について紹介しました。
Yoomを使用して連携することで、仕入データIDの作成作業を効率化し、発注や在庫管理の負担を軽減することが可能です。
他の管理プロセスと併用することで、購買や在庫管理をより効果的に行うことができるでしょう。
この自動化は、発注や在庫管理の業務に携わる担当者にとって、業務の正確性を高め、作業負担を軽減する効果が期待できます。
もし発注情報の管理に課題を感じているのであれば、この連携をぜひご検討ください。