Google スプレッドシートの在庫数が不足時にSlackに自動通知する方法

まずは、フローボットの右上の「編集する」をクリックしてください。

ステップ2:スケジュールトリガーの設定

一番上の「毎週月曜日の８時００分に起動」をクリックします。
ここでは、フローボットの起動日時を設定していきます！
スケジュールトリガーのタイトル：実際に起動したい日時を入力してください。
スケジュール設定：日付設定、曜日設定、Cron設定から選択して設定できます。
※補足）Cron設定では、実行頻度を細かく調整することが可能です。Cronの記述方法は、こちらを参考にしてください。
設定できたら、保存してください。

‍ステップ3:Google スプレッドシートでレコードを一件ずつ取得する

次は、「レコードを一件ずつ取得する」をクリックします。
タイトルと実行アクションは、変更しないでOKです。
Google スプレッドシートと連携する必要があるため、連携アカウントを追加を押して、連携するアカウントを選択してください。

データベースの連携を下記画像のように設定します。
※補足）商品管理のGoogle スプレッドシートはこちらを参考にしてください。必要に応じてアレンジしてご使用ください。
※補足）テーブル範囲の設定方法はこちらをご覧ください。

次へをクリックし、取得したいレコードの条件を選択します。

上記画像のように「要発注」「等しい」「1」と設定されてているので、変更しないでください。
このままテストをし、成功したら保存してください。

‍ステップ4:対象商品がなかったらフローボットを停止する

次に、「対象商品がなかったらフローボット停止」をクリックします。

上記画像のように、設定されているので何も変更せずに「保存する」をクリックします。
※解説）上記のように設定することで、対象商品が「０」の場合はフローボットが起動されないように設定することができます。

‍ステップ5:チャンネルにメッセージを送る

最後に「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。

タイトルと実行アクションは、変更しないでOKです。
Slackと連携する必要があるため、連携アカウントを追加を押して、連携する必要があります。
また、Slackは外部アプリのためYoomと連携する必要があります。
Slackのマイアプリ登録方法に沿って連携してください。
設定完了後、次へをクリックしてください。

投稿先のチャンネルID：候補より任意で選択してください。
メッセージ：デフォルトで、上記画像のように在庫発注の文章が入力されているので、必要に応じてアレンジして使用してください。
※補足）アウトプットの中から、「商品名」や「在庫数」などのタグをクリックすると、メッセージ内で{{商品名}}{{在庫数}}と入力されます。
実際にメッセージを送ると、この括弧内のワードがGoogle スプレッドシートの情報から自動で引用されます。
設定後、テストを行い成功したたら保存してください。

最後にトリガーボタンをONにしてください。

これで、「Google スプレッドシートで在庫数を管理し、不足時に自動でSlackに通知する」フローボットの完成です！

Google スプレッドシートやSlackを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle スプレッドシートやSlackのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

Google スプレッドシートとSlackを連携した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたらSlackに通知したり、毎日、Google スプレッドシートで日付が今日に該当するレコードを取得してSlackに通知したりすることもできます。
また、Slackに投稿された内容をGoogle スプレッドシートに追加する連携も可能です。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで行を追加したらデータベースにも追加する

Google スプレッドシートで行を追加したらNotionやAirtableなどに自動で登録します。

Google スプレッドシートで行が追加されたらクラウドストレージにフォルダを作成する

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。

メールで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに登録する

GmailやOutlookで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに自動で登録します。

Slackを活用した自動化例

フォームで送信された内容をSlackに通知する

GoogleフォームやHubSpotのフォームで回答された内容をSlackに自動で通知します。

プロジェクト管理アプリでタスクが完了したらSlackに通知する

AsanaやTrelloなどでタスクが完了したことをSlackに自動で通知します。

Web会議の終了後に会議内容を要約してSlackへ投稿する

Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、内容を文字起こしして要約し、Slackに自動で通知します。

Google スプレッドシートとSlackを連携するメリットと自動化例

Google スプレッドシートとSlackを連携することで得られるメリットと自動化例をご紹介します。

メリット1: 在庫管理が簡単に！

Google スプレッドシートとSlackを連携すると、在庫管理を効率化することができます。在庫が一定の個数を下回ると、Slackにその情報が自動的に通知することができるため、スムーズな在庫管理が可能になり、在庫不足になることなく、迅速に対応することができますよ。

●商品在庫をGoogle スプレッドシートで管理している会社の自動化例‍

商品在庫の数が設定した個数を下回ると、自動でSlackに通知を送ることができるフローを作成することで、担当者の確認漏れが無くなり、在庫不足になる前に追加発注を行うことができるはずです。これにより、在庫切れによるクレームや販売機会の損失を防ぎ、顧客満足度を上げることにつながるのではないでしょうか。

メリット2: コミュニケーションが効率的に！

在庫状況の情報をGoogle スプレッドシートに追加すると、自動でSlackの任意のチャンネルに通知することもできるので、全員が同じ情報をスムーズに知ることができ、チームのミュニケーションが効率化されるはずです。

● 複数の店舗があり、各店舗の在庫状況を一元管理している企業の場合の自動化例‍

在庫に関する情報がGoogle スプレッドシートに追加されると、自動的にSlackの任意のチャンネルに共有することもできます。これにより、各店舗の状況が分かるため、店舗間の情報伝達が円滑になり、在庫の過不足を防げるのではないでしょうか。

メリット3: 手動作業の大幅な削減が可能に！

上記のように、在庫状況の確認や通知作業を自動化することにより、手動作業を大幅に削減できるはずです。今まで、在庫管理で使っていた多くの時間を、違う重要な業務に使用することができます！

●在庫管理のシステムの保守と運用をてい行っているIT部門の自動化例‍

Google スプレッドシートとSlackを連携することによって在庫状況の確認や通知作業を自動化することができます。IT部門の担当者は、多くの手動作業が削減され、全体の業務効率の向上につながるのではないでしょうか。

まとめ

今回は、Yoomを使用しGoogle スプレッドシートとSlackを連携することで「Google スプレッドシートで在庫数を管理し、不足時に自動でSlackに通知する」フローをご紹介しました。
このフローを活用することで、在庫数の確認からSlackへの通知まで全て自動で行うことができるので、在庫数の確認漏れを防ぐことができますよ。また、確実な在庫管理を行うことができるので、発注漏れも防げてとても便利です！
本記事をご覧いただいた通り、アプリ同士の連携はYoomを利用することで誰でも簡単に実現できます。
まずは、2週間の無料体験からお試しいただき、ぜひGoogle スプレッドシートとSlackの連携を試してみてください！