【ノーコードで完了】CalendlyとHubSpotの連携で予定登録を自動化！

上記のフローを自動化するには、プログラミングコードの入力が必要で、誰でもできるものじゃないと思っていませんか？
Yoomを利用すれば、ノーコードで簡単に自動化を実現できます。
10~15分くらいで自動化の設定が完了するので、業務に追われている方でも安心です。
今回は上記のテンプレートを使用するので、少し設定を変更するだけでできます。

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてみましょう。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。

今回作成するフローは以下の通りです。

1. 予定が登録されたら
2. チケットを作成

CalendlyとHubSpotをYoomと接続する方法

YoomにCalendlyとHubSpotを連携するマイアプリ登録を行います。
マイアプリ登録をしていれば、次回以降からスムーズに自動化を利用できます。

まずはCalendlyのマイアプリ登録からしていきましょう。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるのでCalendlyを探すか、「アプリ名で検索」から検索します。

以下の画面に移行するので、Calendlyのアカウントにログインしてください。

次にHubSpotのアプリ連携を行いますが、Yoomのヘルプページに掲載されているので、そちらを参考に登録をしましょう。

両方のマイアプリ登録が完了して、自身のマイアプリの欄に表示されていればOKです。

Calendlyに予定が登録されたら、HubSpotにチケットを作成する方法

自動化設定を行うので、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面に移行するので、「タイトル」と「説明」を確認し、変更したい場合は以下のページで変更します。
最初はCalendlyの設定から行うので、「予定が登録されたら」をクリックしましょう。

下記の設定を確認してください。

• 「アプリトリガーのタイトル」→任意で設定
• 「Calendlyと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「トリガーアクション」→予定が登録されたら(Webhook起動)
  

以下の画面に移行するので、「組織uri」を候補から選択しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

以下の画面に移行するので、Webhookイベントを送信するか、イベントを実行しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。

次にHubSpotの設定を行うので、「チケットを作成」をクリックしてください。
以下の画面に移行したら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「HubSpotと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→チケットを作成
  

下記の設定をしてください。

• 「チケット名」→任意で設定
• 「パイプラインステージ」→適用するパイプラインの内部値を指定　例)1

「チケットの説明」については、Calendlyのアウトプットを記入することで、Calendlyの予定内容が表示されます。
アウトプットは赤枠部分をクリックすると利用できます。
以下に例を記載したので、参考にしてみてください。

他にも必要な項目があれば、入力をしましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

アプリトリガーを「ON」にしたら、自動化の設定が完了です。

CalendlyとHubSpotの連携フロー応用編

今回は「Calendlyに予定を登録」→「HubSpotにチケットを作成」というフローの解説を行いました。
CalendlyやHubSpotを利用したテンプレートは他にもあるので、2つご紹介します。

1つ目は「Calendlyの予定がキャンセルされたら、HubSpotのチケットを更新する」というテンプレートです。

こちらのフローは以下のようになっています。

1. 予定がキャンセルされたら(Webhook起動)
2. チケットを更新

上記のテンプレートはメリット2でもご紹介した内容です。
この自動化によって、データを手動で入力する手間を省くことができるので、効率的に業務を行えます。
また、キャンセルになった予定の分析を行い、改善策を考えたいマーケティングチームなどにオススメです。

2つ目のテンプレートは「添付ファイル付きのメールが届いたらDropboxにファイルをアップロードし、HubSpotに連携してコンタクトにメモを残す」という内容です。

こちらのフローは以下のようになっています。

1. メールが届いたら
2. ファイルをアップロード
3. コンタクトにメモを追加

このテンプレートを利用することで、重要なファイルデータを見逃すことがありません。
また、ファイルの保存先が決まるので、データの紛失も防げます。

まとめ

今回は「Calendlyに予定が登録されたら、HubSpotにチケットを作成する」というテンプレートの解説を行いました。
CalendlyとHubSpotを連携するメリットは、常に最新の情報を得られることや突然の予定変更にも対応できるということが挙げられます。
このワークフローにより、迅速に情報の共有や対応をすることが可能です。
応用編にあるテンプレートも利用して、スケジュールの管理を効率化してくださいね。
Yoomは無料登録ができるので、自動化に触れたことがない方や気になっている方はご利用ください。