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Calendlyの予定をHubSpotに登録する作業は地味に面倒くさいですよね。
その時間があれば、他の作業を進められるし、HubSpotに予定を登録するときのミスもなくなります。
この作業を自動化するのにオススメなツールがYoomです。
Yoomはノーコードで簡単に自動化ができるので、導入したその日から使用することができます。
今回は「Calendlyに予定が登録されたら、HubSpotにチケットを作成する」というテンプレートの解説をします。
CalendlyとHubSpotを連携するメリットは、常に最新の情報を得られることや突然の予定変更にも対応できるということが挙げられます。
アプリを連携することでできる自動化例やメリットについて、以下に詳しくまとめてみました。
CalendlyとHubSpotを連携すると、常に最新の情報を得られるというメリットがあります。
たとえば、Calendlyに予定が登録されたら、HubSpotでチケットの作成が可能です。
この自動化により、Calendlyで予定が登録されてもHubSpotでチケットを作成する必要がありません。
チームで作業をしている方は、常に最新の予定とチケットの情報を得られます。
CalendlyとHubSpotを連携すると、突然の予定変更にも対応できるというメリットがあります。
たとえば、Calendlyの予定がキャンセルされたら、HubSpotのチケットを更新することが可能です。
これにより、キャンセルされた予定に対して迅速に対応ができます。
また、顧客対応を行うカスタマーサポートチームなどは、履歴としてHubSpotで管理できるのでオススメです。
CalendlyとHubSpotを連携すると、というメリットがあります。
指定のスケジュールになったら、Calendlyに予定を作成しHubSpotと連携してメモを作成することが可能です。
この自動化により、ミーティングの作成を忘れることがありません。
また、ミーティング作成を自動化してくれるので、スムーズにスケジュール管理をすることができます。
HubSpotのメモ機能を用いることで、ミーティング日程や開始時刻を把握することが可能です。
今回は以下の「Calendlyに予定が登録されたら、HubSpotにチケットを作成する」というテンプレートの設定をお伝えします。
■概要
Calendlyに予定が登録されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・Calendlyでの予定登録をトリガーにして、HubSpotにチケットを自動作成し、商談やミーティングのフォローアップを効率化したいチーム
・予定の内容を基に迅速な営業活動を進めたいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・Calendlyでのサポート予約が入った際に、HubSpotにチケットを作成し、迅速にサポート対応を開始したいチーム
3.マーケティング部門
・Calendlyのイベント登録をトリガーにして、HubSpotにチケットを作成し、イベントのフォローアップやアクションアイテムを管理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・Calendlyのプロジェクト関連ミーティングが登録された際に、HubSpotにチケットを作成し、プロジェクトの進行管理を効率化したいチーム
5.データ管理チーム
・Calendlyの予定情報をHubSpotに反映させ、情報管理を効率化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・Calendlyで予定が登録されるたびに手動でHubSpotにチケットを作成する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。
・チーム全員が最新の予定情報とチケット情報をCalendlyとHubSpotで共有することで、より効果的なコラボレーションが実現できます。
■注意事項
・Calendly、HubSpotのそれぞれとYoomを連携させてください。
上記のフローを自動化するには、プログラミングコードの入力が必要で、誰でもできるものじゃないと思っていませんか？
Yoomを利用すれば、ノーコードで簡単に自動化を実現できます。
10~15分くらいで自動化の設定が完了するので、業務に追われている方でも安心です。
今回は上記のテンプレートを使用するので、少し設定を変更するだけでできます。
Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてみましょう。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
今回作成するフローは以下の通りです。
YoomにCalendlyとHubSpotを連携するマイアプリ登録を行います。
マイアプリ登録をしていれば、次回以降からスムーズに自動化を利用できます。
まずはCalendlyのマイアプリ登録からしていきましょう。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるのでCalendlyを探すか、「アプリ名で検索」から検索します。
以下の画面に移行するので、Calendlyのアカウントにログインしてください。
次にHubSpotのアプリ連携を行いますが、Yoomのヘルプページに掲載されているので、そちらを参考に登録をしましょう。
両方のマイアプリ登録が完了して、自身のマイアプリの欄に表示されていればOKです。
自動化設定を行うので、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Calendlyに予定が登録されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・Calendlyでの予定登録をトリガーにして、HubSpotにチケットを自動作成し、商談やミーティングのフォローアップを効率化したいチーム
・予定の内容を基に迅速な営業活動を進めたいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・Calendlyでのサポート予約が入った際に、HubSpotにチケットを作成し、迅速にサポート対応を開始したいチーム
3.マーケティング部門
・Calendlyのイベント登録をトリガーにして、HubSpotにチケットを作成し、イベントのフォローアップやアクションアイテムを管理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・Calendlyのプロジェクト関連ミーティングが登録された際に、HubSpotにチケットを作成し、プロジェクトの進行管理を効率化したいチーム
5.データ管理チーム
・Calendlyの予定情報をHubSpotに反映させ、情報管理を効率化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・Calendlyで予定が登録されるたびに手動でHubSpotにチケットを作成する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。
・チーム全員が最新の予定情報とチケット情報をCalendlyとHubSpotで共有することで、より効果的なコラボレーションが実現できます。
■注意事項
・Calendly、HubSpotのそれぞれとYoomを連携させてください。
以下の画面に移行するので、「タイトル」と「説明」を確認し、変更したい場合は以下のページで変更します。
最初はCalendlyの設定から行うので、「予定が登録されたら」をクリックしましょう。
下記の設定を確認してください。
以下の画面に移行するので、「組織uri」を候補から選択しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
以下の画面に移行するので、Webhookイベントを送信するか、イベントを実行しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。
次にHubSpotの設定を行うので、「チケットを作成」をクリックしてください。
以下の画面に移行したら、設定を確認しましょう。
下記の設定をしてください。
「チケットの説明」については、Calendlyのアウトプットを記入することで、Calendlyの予定内容が表示されます。
アウトプットは赤枠部分をクリックすると利用できます。
以下に例を記載したので、参考にしてみてください。
他にも必要な項目があれば、入力をしましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
アプリトリガーを「ON」にしたら、自動化の設定が完了です。
■概要
Calendlyに予定が登録されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・Calendlyでの予定登録をトリガーにして、HubSpotにチケットを自動作成し、商談やミーティングのフォローアップを効率化したいチーム
・予定の内容を基に迅速な営業活動を進めたいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・Calendlyでのサポート予約が入った際に、HubSpotにチケットを作成し、迅速にサポート対応を開始したいチーム
3.マーケティング部門
・Calendlyのイベント登録をトリガーにして、HubSpotにチケットを作成し、イベントのフォローアップやアクションアイテムを管理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・Calendlyのプロジェクト関連ミーティングが登録された際に、HubSpotにチケットを作成し、プロジェクトの進行管理を効率化したいチーム
5.データ管理チーム
・Calendlyの予定情報をHubSpotに反映させ、情報管理を効率化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・Calendlyで予定が登録されるたびに手動でHubSpotにチケットを作成する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。
・チーム全員が最新の予定情報とチケット情報をCalendlyとHubSpotで共有することで、より効果的なコラボレーションが実現できます。
■注意事項
・Calendly、HubSpotのそれぞれとYoomを連携させてください。
今回は「Calendlyに予定を登録」→「HubSpotにチケットを作成」というフローの解説を行いました。
CalendlyやHubSpotを利用したテンプレートは他にもあるので、2つご紹介します。
1つ目は「Googleカレンダーで予定が作成されたらHubSpotにメモを追加する」というテンプレートです。
■概要
Googleカレンダーで管理している顧客との予定情報を、都度Hubspotに手入力で転記していませんか。この作業は重要な情報共有の一方で、入力の手間がかかったり、転記漏れが発生したりと業務上の課題になりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が作成されるだけで、Hubspotの関連するコンタクトにメモが自動で追加されるため、こうした課題をスムーズに解消し、顧客情報の一元管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
HubSpotを使用したフローで、構成は以下のようになっています。
この自動化によって、予定情報を手動で入力する手間を省くことができるので、効率的に業務を行えます。
正確なスケジュール管理を目指す方におすすめです。
2つ目のテンプレートは「添付ファイル付きのメールが届いたらDropboxにファイルをアップロードし、HubSpotに連携してコンタクトにメモを残す」という内容です。
■概要
添付ファイル付きのメールが届いたらDropboxにファイルをアップロードし、HubSpotに連携してコンタクトにメモを残すフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.画像やPDFデータの管理を任されているか方
・営業アシスタントや部門長
・帳票類を管理している経理担当や総務担当者
2.企業データをHubSpotで管理しているの方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・マーケティング業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・自動でフローボットが起動する為、定型業務の漏れの改善に繋がります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
こちらのフローは以下のようになっています。
このテンプレートを利用することで、重要なファイルデータを見逃すことがありません。
また、ファイルの保存先が決まるので、データの紛失も防げます。
今回は「Calendlyに予定が登録されたら、HubSpotにチケットを作成する」というテンプレートの解説を行いました。
CalendlyとHubSpotを連携するメリットは、常に最新の情報を得られることや突然の予定変更にも対応できるということが挙げられます。
このワークフローにより、迅速に情報の共有や対応をすることが可能です。
応用編にあるテンプレートも利用して、スケジュールの管理を効率化してくださいね。
Yoomは無料登録ができるので、自動化に触れたことがない方や気になっている方はご利用ください。
