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Calendlyの予定をHubSpotに登録する作業は地味に面倒くさいですよね。
その時間があれば、他の作業を進められるし、HubSpotに予定を登録するときのミスもなくなります。
この作業を自動化するのにオススメなツールがYoomです。
Yoomはノーコードで簡単に自動化ができるので、導入したその日から使用することができます。
今回は「Calendlyに予定が登録されたら、HubSpotにチケットを作成する」というテンプレートの解説をします。
CalendlyとHubSpotを連携するメリットは、常に最新の情報を得られることや突然の予定変更にも対応できるということが挙げられます。
アプリを連携することでできる自動化例やメリットについて、以下に詳しくまとめてみました。
CalendlyとHubSpotを連携すると、常に最新の情報を得られるというメリットがあります。
たとえば、Calendlyに予定が登録されたら、HubSpotでチケットの作成が可能です。
この自動化により、Calendlyで予定が登録されてもHubSpotでチケットを作成する必要がありません。
チームで作業をしている方は、常に最新の予定とチケットの情報を得られます。
CalendlyとHubSpotを連携すると、突然の予定変更にも対応できるというメリットがあります。
たとえば、Calendlyの予定がキャンセルされたら、HubSpotのチケットを更新することが可能です。
これにより、キャンセルされた予定に対して迅速に対応ができます。
また、顧客対応を行うカスタマーサポートチームなどは、履歴としてHubSpotで管理できるのでオススメです。
CalendlyとHubSpotを連携すると、というメリットがあります。
指定のスケジュールになったら、Calendlyに予定を作成しHubSpotと連携してメモを作成することが可能です。
この自動化により、ミーティングの作成を忘れることがありません。
また、ミーティング作成を自動化してくれるので、スムーズにスケジュール管理をすることができます。
HubSpotのメモ機能を用いることで、ミーティング日程や開始時刻を把握することが可能です。
今回は以下の「Calendlyに予定が登録されたら、HubSpotにチケットを作成する」というテンプレートの設定をお伝えします。
上記のフローを自動化するには、プログラミングコードの入力が必要で、誰でもできるものじゃないと思っていませんか？
Yoomを利用すれば、ノーコードで簡単に自動化を実現できます。
10~15分くらいで自動化の設定が完了するので、業務に追われている方でも安心です。
今回は上記のテンプレートを使用するので、少し設定を変更するだけでできます。
Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてみましょう。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
今回作成するフローは以下の通りです。
YoomにCalendlyとHubSpotを連携するマイアプリ登録を行います。
マイアプリ登録をしていれば、次回以降からスムーズに自動化を利用できます。
まずはCalendlyのマイアプリ登録からしていきましょう。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるのでCalendlyを探すか、「アプリ名で検索」から検索します。
以下の画面に移行するので、Calendlyのアカウントにログインしてください。
次にHubSpotのアプリ連携を行いますが、Yoomのヘルプページに掲載されているので、そちらを参考に登録をしましょう。
両方のマイアプリ登録が完了して、自身のマイアプリの欄に表示されていればOKです。
自動化設定を行うので、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面に移行するので、「タイトル」と「説明」を確認し、変更したい場合は以下のページで変更します。
最初はCalendlyの設定から行うので、「予定が登録されたら」をクリックしましょう。
下記の設定を確認してください。
以下の画面に移行するので、「組織uri」を候補から選択しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
以下の画面に移行するので、Webhookイベントを送信するか、イベントを実行しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。
次にHubSpotの設定を行うので、「チケットを作成」をクリックしてください。
以下の画面に移行したら、設定を確認しましょう。
下記の設定をしてください。
「チケットの説明」については、Calendlyのアウトプットを記入することで、Calendlyの予定内容が表示されます。
アウトプットは赤枠部分をクリックすると利用できます。
以下に例を記載したので、参考にしてみてください。
他にも必要な項目があれば、入力をしましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
アプリトリガーを「ON」にしたら、自動化の設定が完了です。
今回は「Calendlyに予定を登録」→「HubSpotにチケットを作成」というフローの解説を行いました。
CalendlyやHubSpotを利用したテンプレートは他にもあるので、2つご紹介します。
1つ目は「Googleカレンダーで予定が作成されたらHubSpotにメモを追加する」というテンプレートです。
HubSpotを使用したフローで、構成は以下のようになっています。
この自動化によって、予定情報を手動で入力する手間を省くことができるので、効率的に業務を行えます。
正確なスケジュール管理を目指す方におすすめです。
2つ目のテンプレートは「添付ファイル付きのメールが届いたらDropboxにファイルをアップロードし、HubSpotに連携してコンタクトにメモを残す」という内容です。
こちらのフローは以下のようになっています。
このテンプレートを利用することで、重要なファイルデータを見逃すことがありません。
また、ファイルの保存先が決まるので、データの紛失も防げます。
今回は「Calendlyに予定が登録されたら、HubSpotにチケットを作成する」というテンプレートの解説を行いました。
CalendlyとHubSpotを連携するメリットは、常に最新の情報を得られることや突然の予定変更にも対応できるということが挙げられます。
このワークフローにより、迅速に情報の共有や対応をすることが可能です。
応用編にあるテンプレートも利用して、スケジュールの管理を効率化してくださいね。
Yoomは無料登録ができるので、自動化に触れたことがない方や気になっている方はご利用ください。
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