添付ファイル付きのメールが届いたらDropboxにファイルをアップロードし、HubSpotに連携してコンタクトにメモを残す
添付ファイル付きのメールが届いたらDropboxにファイルをアップロードし、HubSpotに連携してコンタクトにメモを残す
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
HubSpot
と
Dropbox
を自動連携できます。
■概要
お客様から届く添付ファイル付きメールの管理は、意外と手間がかかる業務ではないでしょうか。ファイルをダウンロードしてフォルダに格納し、さらに顧客管理ツールに履歴を残すといった一連の作業は、積み重なると大きな負担になります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードし、その情報をHubSpotのコンタ-クトにメモとして追加する流れを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールでのやり取りが多く、添付ファイルの管理に手間を感じている営業やCS担当者の方
- DropboxとHubSpotを併用し、顧客ごとのファイルや情報の管理を手作業で行っている方
- 顧客とのコミュニケーション履歴を一元管理し、対応の抜け漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からファイル保存、顧客情報へのメモ追加までを自動化できるため、手作業の時間を削減します。
- ファイルの保存ミスや顧客情報への記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応履歴の正確な一元管理が可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで受信した添付ファイルを保存します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトにメモを追加」アクションでファイルの保存履歴などを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガーでは、特定のメールアドレスで受信した場合のみ起動するよう設定したり、件名や本文に特定の文字列が含まれる場合といった条件を任意で設定できます。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名にメールの受信日時や送信元アドレスを付与したり、保存先のフォルダを指定したりすることが可能です。
- HubSpotのメモには、メールの件名や本文、Dropboxに保存したファイルのURLなど、前段のフローで取得した情報を自由に引用して記録できます。
■注意事項
- Dropbox、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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