Googleカレンダーで予定が作成されたらHubSpotにメモを追加する

■概要

Googleカレンダーで管理している顧客との予定情報を、都度Hubspotに手入力で転記していませんか。この作業は重要な情報共有の一方で、入力の手間がかかったり、転記漏れが発生したりと業務上の課題になりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が作成されるだけで、Hubspotの関連するコンタクトにメモが自動で追加されるため、こうした課題をスムーズに解消し、顧客情報の一元管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleカレンダーとHubspotを併用し、顧客情報管理を手作業で行っている方
• 予定作成後のHubspotへの情報転記に、手間や漏れを感じている営業担当者の方
• チーム内の顧客との活動履歴を、より正確かつ効率的に管理したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーへの予定登録後、自動でHubspotにメモが追加されるため、手作業での転記にかかっていた時間を短縮することができます。
• 手入力による情報の転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客情報の正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとHubspotをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでHubspotの「コンタクトを検索（キーワード検索）」アクションを設定し、予定の参加者情報などをもとにメモを追加したいコンタクトを特定します。
4. 最後に、同じくHubspotの「コンタクトにメモを追加」アクションを設定し、前のステップで特定したコンタクトに対して予定の詳細などを自動で記録します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのトリガー設定では、連携の対象としたいカレンダーのIDを任意で設定してください。これにより、個人のカレンダーやチーム用のカレンダーなど、特定の予定のみを自動化の対象とすることが可能です。
• Hubspotでコンタクトにメモを追加する際には、前のオペレーションで検索した結果から取得したコンタクトIDを指定してください。これにより、意図したコンタクトに活動履歴が正しく紐付けられます。