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フローボット活用術

2025-05-26

Googleフォームに回答があったらZoomのミーティングを作成する方法

Shoko Ougitani
Shoko Ougitani

オンライン会議が一般的になっている現在、会議設定の作業は日常業務になっている企業も多いかと思います。

しかし、手動でツールにアクセスして会議を作成するのはログイン操作や情報の転記作業があって時間がかかりますよね。

GoogleフォームとZoomを連携できれば、これまで手動で行っていた事務作業を自動化できるので、本来の仕事に集中できる環境を整えられます。

手作業で Zoomのミーティングを発行していた方やミーティング終了時にGoogleフォームを活用してアンケートを手動で実施していた方には是非、参考にしてもらえたら嬉しいです!

‍この作業を自動化できれば、簡単にセミナーやミーティングの満足度を確認でき、他の作業に時間を回す事ができるはずです!

とにかく早く試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。

難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。

下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください!


■概要

Googleフォームの送信内容をもとにZoomにミーティングを作成するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.採用担当者・人事担当者

・面接や面談のスケジュール調整を効率化したい方

・Googleフォームで応募者や候補者から面談希望日時を収集している方

・Zoomミーティングの手動作成の手間を省きたい方

2.セミナー・イベント主催者

・個別相談会や説明会などのオンラインイベントの予約をGoogleフォームで受け付けている方

・予約情報に基づいてZoomミーティングを自動作成し、参加者にスムーズな参加体験を提供したい方

■このテンプレートを使うメリット

・GoogleフォームとZoomの連携により、予約受付からミーティング作成までを自動化し、予約管理業務を効率化します。

・手作業によるミーティング作成時のミスを防ぎ、正確な情報に基づいたミーティングを開催することができます。

■注意事項

・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。

・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

[Yoomとは]

こんな方におすすめ

  • GoogleフォームとZoomを活用している方
  • GoogleフォームとZoomを連携して、業務効率化を考えている方
  • GoogleフォームとZoomを連携して、会議作成の手間を削減したい方
  • GoogleフォームとZoomを連携して、会議予定の管理を簡略化したい方

GoogleフォームとZoomを連携するメリット

1.セミナーやミーティングなどの予約を自動化

GoogleフォームとZoomを連携すれば、セミナーやミーティングなどの予定がGoogleフォームに回答があったら、自動的にZoomミーティングを登録することができるようになります。

例えばGoogleフォームに届いた情報をもとに、ミーティング作成を手動で行っていた場合、事務作業の削減につながります!

また、発行漏れなどのミスや手動で行っていた作業の手間を省く事ができるので一石二鳥ですね。

2.セミナーやイベントの資料を事前に配布

Zoomのセミナーやミーティング前に、Googleフォームで参加資料を配布することが可能です。

参加者は事前に資料を確認できるので、ミーティングの内容を初めからある程度理解した状態で始められるかもしれません。

理解が深まっていれば、ミーティング内容に対しての質問などがあがりやすく、問題解決も早くなるので質の良いミーティングができるでしょう。

3.アンケートの実施

Zoomミーティング終了後、Googleフォームでアンケートを実施する作業を自動化できます。

参加者の満足度や意見を収集できれば、イベントやミーティングのサービス改善にもつながるでしょう。

例えば、Zoomでのセミナーが終了したら、参加者にGoogleフォームを使ってアンケートを行い、セミナーの内容や進め方についての意見を収集します。

その結果を元に、次回のセミナー改善につなげ参加者の満足度を上げられるかもしれません。

Google フォームとZoomを連携してできること

Google フォームとZoomのAPIを連携すれば、Google フォームのデータをZoomに自動的に連携することが可能です!

例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。

Googleフォームの送信内容をもとにZoomにミーティングを作成する

Google フォームで受信した回答を基に、Zoomミーティングを自動作成するフローです。

たとえば、フォームで面談や面接の申込を受信し、Zoomで面談や面接を行っている人事や採用担当者などにおすすめです。


■概要

Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomのウェビナーに自動で登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.業務でGoogleフォームを活用している方

・Googleフォームを情報収集のツールとして利用している方

・イベント後のアンケート収集としてGoogleフォームを活用している方

2.ウェビナーを開催している方

・Zoomのウェビナーの登録者を自動で追加したい方

・手動によるZoomへの操作を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

Zoomのウェビナーは参加者を対象にセミナーや研修をオンライン上で開催できる機能です。
しかし、ウェビナーの参加者の情報は手動で登録する必要があり、Googleフォームで収集した情報を元に入力している場合、時間がかかり手間だと感じているかもしれません。

このテンプレートは、Googleフォームでウェビナーの登録者の情報が送信されるとZoomのウェビナーに自動で登録することができ、手動による入力作業を効率化します。
ウェビナーへの参加者の登録漏れや入力誤りを防止できるため、管理工数を削減することが可能です。

また、Zoomへの登録を自動化することで、ウェビナー開催前の準備に注力することができます。

■注意事項

・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。

・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

Google フォームで情報が送信されたら、Zoomのウェビナーに自動で登録する

Google フォームで受信したウェビナー参加希望者を、Zoomのウェビナーに自動登録することが可能です。

手動での登録作業を省き、ウェビナーの参加者管理を効率化できるでしょう。


■概要

Zoomライセンスの利用申請をGoogleフォームで受け付けているものの、承認者への連絡やライセンスの付与は手作業で行っており、対応の遅れや付与漏れが発生していませんか?また、申請が増えるほど担当者の負担が大きくなることも課題です。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの申請を起点に、承認プロセスからZoomのライセンス付与までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • GoogleフォームとZoomを利用し、手作業でライセンスの申請・付与業務を行っている方
  • 手作業による対応で時間がかかり、申請者へのライセンス付与が遅れがちな担当者の方
  • ツールの利用申請から権限付与までの一連の業務フローを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Googleフォームへの申請から承認、Zoomのライセンス付与までの一連の流れが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
  • 手作業によるライセンスの付与漏れや、誤ったユーザーへの付与といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なアカウント管理を実現します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GoogleフォームとZoomをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションで承認依頼機能の「承認を依頼する」を設定し、申請内容の承認フローを組み込みます。
  4. 承認後、オペレーションでZoomの「ユーザー情報を取得」を設定し、Googleフォームの回答内容をもとに申請者の情報を特定します。
  5. 最後に、オペレーションでZoomの「ユーザーにライセンスを付与または削除する」を設定し、対象のユーザーにライセンスを自動で付与します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 承認依頼機能の「承認を依頼する」アクションでは、承認を依頼する担当者や、通知メッセージの内容などを任意に設定してください。
  • Zoomの「ユーザーにライセンスを付与または削除する」アクションでは、付与するライセンスの種類を固定値で設定したり、前段のフローで取得した情報を動的な値として設定したりすることが可能です。

■注意事項

  • GoogleフォームとZoomをYoomと連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

Google フォームとZoomの連携フローを作ってみよう!

それでは、さっそくGoogle フォームとZoomを連携したフローを作成してみましょう!

まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、以下の登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

Yoom会員登録フォーム

※今回連携するアプリの公式サイト:Google フォームZoom

今回は、「Googleフォームの送信内容をもとに、Zoomミーティングを自動作成する」フローボットを作成していきます!

作成の流れは大きく分けて以下です。

  • Google フォームとZoomをマイアプリ連携
  • テンプレートをコピーする
  • Google フォームのトリガー設定とZoomのアクション設定
  • トリガーをONに設定して動作確認


■概要

Googleフォームの送信内容をもとにZoomにミーティングを作成するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.採用担当者・人事担当者

・面接や面談のスケジュール調整を効率化したい方

・Googleフォームで応募者や候補者から面談希望日時を収集している方

・Zoomミーティングの手動作成の手間を省きたい方

2.セミナー・イベント主催者

・個別相談会や説明会などのオンラインイベントの予約をGoogleフォームで受け付けている方

・予約情報に基づいてZoomミーティングを自動作成し、参加者にスムーズな参加体験を提供したい方

■このテンプレートを使うメリット

・GoogleフォームとZoomの連携により、予約受付からミーティング作成までを自動化し、予約管理業務を効率化します。

・手作業によるミーティング作成時のミスを防ぎ、正確な情報に基づいたミーティングを開催することができます。

■注意事項

・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。

・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

ステップ1:マイアプリ登録

はじめに、Yoomと各アプリを連携して、操作が行えるように設定します。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください!

1.Google フォームを連携する

Yoomの画面左にある「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」をクリックしてください。

クリック後、検索窓でGoogle フォームを検索し、表示される候補から選択します。
選択すると以下の画面が表示されるので、赤枠をクリックして次に進みましょう。



アカウント選択画面が表示されます。Yoomと連携するGoogleアカウントを選択してください。

以上でGoogle フォームのマイアプリ登録完了です!

2.Zoomを連携する

以下をご参照いただき、連携をお試しください。

以上で今回使うアプリのマイアプリ登録が完了します。

ステップ2:Googleフォームのトリガー設定

下準備が終わったらさっそく下のバナーをクリックしてテンプレートをコピーしましょう!
コピーが完了したら「マイプロジェクト」へテンプレートがコピーされます。


■概要

Googleフォームの送信内容をもとにZoomにミーティングを作成するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.採用担当者・人事担当者

・面接や面談のスケジュール調整を効率化したい方

・Googleフォームで応募者や候補者から面談希望日時を収集している方

・Zoomミーティングの手動作成の手間を省きたい方

2.セミナー・イベント主催者

・個別相談会や説明会などのオンラインイベントの予約をGoogleフォームで受け付けている方

・予約情報に基づいてZoomミーティングを自動作成し、参加者にスムーズな参加体験を提供したい方

■このテンプレートを使うメリット

・GoogleフォームとZoomの連携により、予約受付からミーティング作成までを自動化し、予約管理業務を効率化します。

・手作業によるミーティング作成時のミスを防ぎ、正確な情報に基づいたミーティングを開催することができます。

■注意事項

・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。

・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

テンプレートがコピーされたら、編集するをクリックして実際にフローボットの設定を行っていきましょう。

1.アプリトリガーの設定

  • アプリトリガーのタイトルには、自分で設定したGoogleフォームのタイトルを入力してください。
  • トリガーアクションには「フォームに回答がされたら」を選択しましょう。
  • Googleフォームを作成する際には、次のZoomの設定時に開始時間の入力が必要になりますので質問内容に時間の項目を作成しておきましょう。

2.アプリトリガーのAPI接続設定

  • トリガー起動間隔を設定します。
  • ここではトリガーの起動間隔を「5分」と設定しています。
    ※起動間隔で選択できる時間はプランによって異なります。
  • フォームIDを入力してください。
  • テストして問題なければ保存します。
  • Googleフォームのアウトプットについて、詳しい内容はこちらを参考にしてください。

ステップ3:Zoomのアクションを設定する

1.連携アカウントとアクションを選択

アクションは「ミーティングを作成」を選択しましょう。

2.API接続設定

  • 必須項目の入力をしましょう。
  • メールアドレスとトピックには設定したい値を入力してください。

  • 日付と開始時間には先程Googleフォームから取得してきた日時をアウトプットから埋め込みます。
  • 会議の時間を設定してください。

以上でフローボットの設定が完了しました!お疲れさまでした!

GoogleフォームやZoomのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogleフォームやZoomのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください!

Googleフォームを使った便利な自動化例 

Google フォームのデータを基に予定を作成したり、チャットツールに通知したり、他のデータベースの情報を更新することが可能です。また、Google フォームで受け取った情報を基に、契約書や請求書を作成することもできます。


◼️概要

Googleフォームで回答が送信されたら、LINE WORKSの任意のトークルームに通知します。

投稿先のトークルームやメッセージ内容は任意の内容にカスタマイズ可能です。

◼️設定方法

1.GoogleフォームとLINE WORKSをYoomと連携してください。(マイアプリ連携)

2.「フォームに回答が送信されたら」というトリガーでフォームのIDを設定し、テストを実行してください。

3.テストが成功すると、フォームの回答情報が取得できるため、回答情報の中から取得したい情報を[+]マークのボタンで選択し、アウトプットに格納してください。

4.「トークルームにメッセージを送信」というオペレーションで、Googleフォームから取得した回答内容をもとに、対象のトークルームやメッセージ内容を設定してください。

◼️注意事項

・Googleフォーム、LINE WORKSそれぞれとのアカウント連携が必要です。

・Googleフォームの質問内容の設定を適宜変更してご利用ください。


■概要

Googleフォームに新しく面接予約の情報が送信されたら、Googleカレンダーに予約を作成するフローです。

Googleフォームの回答情報をわざわざ確認しなくても、自動的にGoogleカレンダーに面接の予約が追加されるので、予定作成の抜けや漏れをなくすことができます。

■注意事項

・Googleフォーム、GoogleカレンダーそれぞれとYoomの連携が必要です。

・連携するGoogleカレンダーの設定やGoogleフォームの内容は自由に変更してご利用ください。

・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133


■概要

Googleフォームで動画ファイルの提出を受ける際、内容を確認するために動画を再生し、手作業で文字起こしをするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、アップロードされた動画ファイルから自動で音声を抽出し文字起こしを行い、そのテキストをNotionのデータベースに保存できます。一連の作業を自動化し、業務の手間を削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • GoogleフォームとNotionを用いて、動画コンテンツの管理を手作業で行っている方
  • 動画の文字起こしや内容の転記作業に多くの時間を費やしているチームの方
  • 採用面接やユーザーインタビューの記録・共有プロセスを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Googleフォームへのファイル送信からNotionへの記録までが自動化され、これまで手作業で行っていた動画のダウンロードや文字起こしの時間を削減できます。
  • 手作業による文字起こし内容の転記ミスや、対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、動画コンテンツの管理精度を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、NotionをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
  3. 続いて、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から動画ファイルを特定してダウンロードします。
  4. 次に、YoomのAI機能である「音声データを文字起こしする」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキストを生成します。
  5. 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、文字起こししたテキストやフォームの回答内容を指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • トリガーとなるGoogleフォームの質問項目は、収集したい情報に応じて任意の内容で作成、設定してください。
  • AIによる音声データの文字起こしでは、特定のキーワードを強調するような指示や、要約を含めるなどのプロンプトを任意で設定できます。

■注意事項

  • Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
  • 音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
  • ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  • トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
     https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

海外の方と交換した名刺の管理に、手間や時間を取られていないでしょうか。手作業での翻訳やデータ入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローは、Googleフォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCRによるテキストの読み取り、AIによる翻訳、Google スプレッドシートへの情報追加までの一連の作業を自動化し、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • 海外の展示会などで受け取った外国語の名刺管理に手間を感じている方
  • GoogleフォームやGoogle スプレッドシートで顧客情報を手作業で管理している方
  • 手作業によるデータ入力のミスをなくし、リード管理を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • 名刺画像の読み取りから翻訳、データ転記までを自動化することで、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業による文字の読み間違いや入力ミス、翻訳ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像をダウンロードします。
  4. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を読み取ります。
  5. 次に、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、読み取ったテキストを指定の言語へ翻訳します。
  6. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、翻訳後のテキストから氏名や会社名などを抽出します。
  7. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • AI機能による翻訳では、日本語から英語、英語から日本語など、翻訳元と翻訳先の言語を自由に設定することが可能です。
  • AI機能でテキストからデータを抽出する際に、会社名、氏名、部署、役職など、抽出したい項目を任意でカスタマイズできます。

注意事項

  • Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
  • OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要
「Googleフォームの送信内容を元に請求書の発行を行い、DropboxにCSVとしてアップロードする」ワークフローは、請求業務の手間を軽減し、データ管理を効率化する業務ワークフローです。
Googleフォームで収集した情報を自動で請求書に変換し、DropboxにCSV形式で保存するため、手動でのデータ入力やファイル管理の負担を減らすことができます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Googleフォームを利用して顧客情報を収集している営業担当者の方
  • 請求書の作成やデータ管理に時間を取られている経理担当者の方
  • Dropboxを活用してファイルを一元管理したい中小企業の方
  • 業務の自動化に興味があり、効率化を図りたいビジネスオーナーの方
  • 手作業によるデータ入力ミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • 請求書作成の自動化で業務効率アップ
  • DropboxへのCSVアップロードによりデータ管理が簡単に
  • 手動作業の削減でヒューマンエラーを防止

■概要

Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を、関係者に都度共有するのは手間ではありませんか?手作業での共有は、対応の遅れや情報共有の漏れにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できるため、情報の共有を迅速かつ確実に行い、対応の質を向上させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Googleフォームで受け付けた回答を、Slackで迅速にチームへ共有したい方
  • 手作業での情報共有に手間を感じており、通知の漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
  • フォームの回答内容をもとにした、次のアクションへの移行を迅速化したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • フォームに回答があると自動でSlackに通知が飛ぶため、手動で確認・共有する手間と時間を削減できます。
  • 手作業による共有漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GoogleフォームとSlackをYoomに連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームの回答が送信されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、フォームの回答内容を任意のチャンネルに通知するようにします。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Slackへの通知先は、任意のチャンネルやダイレクトメッセージに設定することが可能です。
  • 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したGoogleフォームの回答内容を変数として埋め込むなど、自由にカスタマイズできます。

■注意事項

  • Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

■概要

Googleフォームで収集した回答をもとにWordPressで記事を作成する際、内容を考えたり、手作業でコピー&ペーストしたりする作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、AIが自動で投稿内容を作成しWordPressへ下書き保存まで実行します。コンテンツ作成に関わる一連の作業を自動化し、業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Googleフォームで集めた情報をもとにWordPressで記事を作成しているメディア担当者の方
  • AIを活用してコンテンツ作成の工数を削減し、より効率的な運用を目指しているマーケターの方
  • 手作業による情報整理やコピー&ペーストに課題を感じているコンテンツ制作チームの方

■このテンプレートを使うメリット

  • フォーム回答からAIでの文章生成、WordPressへの下書き保存までが自動化され、コンテンツ作成にかかる時間を短縮できます。
  • 手作業での情報転記がなくなるため、コピー&ペーストのミスや内容の誤りを防ぎ、コンテンツの品質維持に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GoogleフォームとWordPressをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
  3. 次に、オペレーションでAIの「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに投稿を作成するよう指示します。
  4. 最後に、オペレーションでWordPressの「新規投稿を作成」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文として下書き保存します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Googleフォームのトリガー設定で、フローボットを起動させたい対象のフォームを任意で選択することが可能です。
  • AIでテキストを生成するオペレーションでは、記事の構成や文量、表現のトーンなどをプロンプトで自由にカスタムできます。

■注意事項

  • Googleフォーム、WordPressのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

■概要

Googleフォームに新しい回答が送信されたら、Googleスプレッドシートとkintoneに情報を連携するフローです。

フォームの回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にGoogleスプレッドシートとkintoneに情報が追加・更新されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

■注意事項

・Googleフォーム、Googleスプレッドシート、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。


■概要

Googleフォームで受け取った複数のPDFファイルを、一つひとつ手作業で結合し管理する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、ファイルの取り違えや格納漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたPDFファイルを自動で結合し、Google Driveの指定フォルダへ格納までの一連の作業を自動化し、ファイル管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Googleフォームで受け取った複数のPDFファイルを手作業で結合している方
  • ファイル管理の工数を削減し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
  • GoogleフォームとGoogle Driveを活用した業務フローの自動化に関心がある方

■このテンプレートを使うメリット

  • フォーム送信後のPDFダウンロードから結合、格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業によるファイルのダウンロード漏れや結合ミス、格納場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
  3. 続いて、オペレーションでGoogleフォームの「フォームトリガー」アクションを設定し、トリガーとなったフォームの回答情報を取得します。
  4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたPDFファイルを個別にダウンロードします。
  5. 続いて、オペレーションで変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを一つにまとめます。
  6. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Googleフォームから送信された回答データの中から、後続のオペレーションで利用したい値(添付されたファイルのIDなど)を指定する必要があります。
  • 値の指定にはJSONPathという記述方法を用い、取得した値をアウトプットとして設定することで、ファイルのダウンロードなどのアクションで利用できます。

■概要

Googleフォームで集めた問い合わせやアンケートの回答文を目視で確認し、手作業で修正・共有するのは時間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、AIが文章を自動で校正し、その結果をSlackへ通知する一連の流れを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Googleフォームで受け付けた文章の校正や修正を手作業で行っている方
  • AIを活用して、文章の品質チェックや整形作業を効率化したいと考えている方
  • フォームからの通知内容をSlackで迅速かつ正確に共有したいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

  • フォーム送信から校正、通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた文章チェックや共有にかかる時間を短縮することができます。
  • AIが客観的な基準で校正を行うため、目視による確認漏れや修正ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GoogleフォームとSlackをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
  3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を選択し、フォームから取得した文章を校正するよう指示を設定します。
  4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を選択し、AIが校正したテキストを指定したチャンネルに送信するよう設定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Googleフォームで作成するフォームの質問項目や内容は、用途に応じて自由に設定することが可能です。
  • AI機能のオペレーションでは、校正のルールや文章のトーンなど、AIへの指示(プロンプト)を自由にカスタマイズできます。
  • Slackへの通知メッセージは、送信先のチャンネルを任意で指定できます。また、本文には固定テキストだけでなく、フォームの回答内容やAIの校正結果などを自由に組み込んで送信できます。

■注意事項

  • Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

Zoomを使った便利な自動化例 

Zoomのミーティング終了後、会議情報や議事録をコミュニケーションツールに送付したり、自動で文字起こしデータを作成してデータベースに保存することも可能です。また、参加者情報を他のデータベースに自動追加することもできます。


◼️概要

Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしデータをNotionに保存します。

各アクションの設定内容を変更してご利用ください。

◼️注意事項

・Zoom、NotionそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。

・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。


■概要

Gmailで日程調整を受信したら、Zoomに会議を自動登録しSlackに通知するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailで日程調整のメールを受け取り、Zoom会議を手作業で作成している方
  • 社内外のオンライン会議を開催する機会が多く、スムーズなスケジュール管理を求めるチームリーダーやマネージャー
  • サービスや商品の案内のため、個別説明会を開催する頻度が高い方
  • 予約受付や顧客対応を行っているサポートや営業の担当者
  • Slackの自動通知によって情報共有を迅速化し、チームメンバーの対応漏れや遅れを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

このフローにより、Gmailで受信した日程情報をもとに、Zoomミーティングの予定を自動作成し、その内容をSlackで通知できます。

ツール間の手動転記が不要なため、担当者の作業時間が削減されます。

また、日時や参加者情報の入力ミス、会議の設定漏れといったヒューマンエラー防止のほか、スムーズな情報共有が可能です。

クライアントや顧客との打ち合わせ、社内会議、研修、リードに対する個別説明会などをオンラインで頻繁に実施する場合でも、スケジュール管理を効率化できます。


■概要

「HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細をメール送信する」フローは、営業やマーケティング業務の効率化を図る業務ワークフローです。新しいコンタクトがHubSpotに登録されると、Yoomが自動的にZoomミーティングを設定し、その詳細を関連担当者やコンタクトにメールで通知します。
これにより、手動でのミーティング設定や情報共有の手間が省け、迅速なコミュニケーションが可能になります。
HubSpotとZoomの連携を活用することで、営業プロセス全体のスムーズな進行をサポートし、チームの生産性向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • HubSpotを活用して顧客管理を行っている営業担当者の方
  • Zoomを頻繁に利用してオンラインミーティングを実施しているチームリーダーの方
  • 新規コンタクトのフォローアッププロセスを自動化したいマーケティング担当者の方
  • 手動でのミーティング設定が煩雑で時間を取られている中小企業の経営者の方
  • HubSpotとZoomの連携を通じて業務効率化を図りたいIT担当者の方

■このテンプレートを使うメリット
HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細がメール送信されるため、手作業の手間を大幅に削減できます。
また、自動的にミーティング詳細をメールで送信するため、情報の漏れや誤りを防ぎ、確実なコミュニケーションを実現します。
自動化によって、営業活動全体の流れを一元管理し、効率的な業務進行が可能になります。


◼️概要

Jicooに面談予定が入ったらzoomを作成するフローです。

面談予約が入ったら自動的にzoomのミーティング予約ができる為、作業フローを一元化できます。

◼️注意事項

・JicooとZoomそれぞれとYoomを連携してください。

・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。


■概要

Zoomでミーティングが終了したら、Google Chatの任意の送付先にミーティングのレコーディングURLを通知するフローです。

このフローにより、チーム全体宛てのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行うことができます。

Google Chatの通知先や通知文は自由にアレンジいただけます。

■注意事項

・Zoom、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。


◼️概要

Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしデータをGoogleドキュメントに保存します。

各アクションの設定内容を変更してご利用ください。

◼️注意事項

・Zoom、GoogleドキュメントそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。

・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。


■概要

Zoom会議後の議事録作成は、録画の視聴や文字起こし、要約、ファイル管理など多くの手間がかかる業務ではないでしょうか?
このワークフローを活用すれば、Zoomでの会議が終了するだけで、録画データから自動で文字起こしと要約を行い、議事録としてPDF化した上でGoogle Driveに保存します。
一連の作業を自動化することで、議事録作成にかかる負担を解消し、より重要な業務に時間を活用できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Zoom会議のたびに発生する録画の文字起こしや議事録作成に手間を感じている方
  • 会議内容の共有を迅速化し、チームの生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
  • 手作業による議事録作成を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Zoom会議終了後の文字起こしから要約、PDFでのファイル保存までを自動化し、議事録作成にかかる時間を短縮します。
  • 手作業による文字の聞き間違いや転記ミス、要約の抜け漏れ、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Zoom、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
  2. トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定して、自動化を開始するきっかけを作ります。
  3. 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
  4. さらに、取得した情報をもとにZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションで音声ファイルを取得します。
  5. オペレーションでYoomの文字起こし機能を選択し、ダウンロードした音声ファイルを文字起こしします。
  6. 次に、要約機能で文字起こししたテキストを指定し、会議内容を要約します。
  7. 続いて、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションで、要約テキストを反映した議事録を作成します。
  8. 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、作成した議事録を指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Zoomのトリガー設定で、フローボットの起動対象としたいユーザーのメールアドレスを任意で設定してください。
  • 文字起こし機能や要約機能では、文字数に応じた設定や、処理対象となる音声ファイルやテキストを任意で指定してください。
  • 要約機能では、出力したい文字数や箇条書きなどの要約条件を任意で設定できます。
  • Googleドキュメントのアクションでは、あらかじめ用意した議事録の雛形や、要約を反映させる箇所などを任意で設定してください。
  • Google Driveのアクションでは、作成した議事録を格納するフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。

■注意事項

  • Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
  • 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
    • ミーティングが終了したら
    • ミーティングのレコーディング情報を取得する(クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため)
  • 詳細は下記をご参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  • トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
  • OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
  • 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。

■概要

定期的に開催されるZoomミーティングの設定を、毎回手作業で行うことに手間を感じていませんか。特にフォームで依頼を受け付けている場合、その都度ZoomのURLを発行して共有する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、指定した条件でZoomの週次定例ミーティングを自動で作成し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • 定期的なZoomミーティングの設定を手作業で行っており、負担を感じている方
  • フォームで受け付けた依頼内容をもとに、Zoomでのミーティング作成を自動化したい方
  • Zoomを活用したコミュニケーションをより効率化し、生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • フォームが送信されると、Zoomの定例ミーティングが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた設定業務の時間を短縮できます。
  • 手動での情報転記や設定作業が不要になるため、Zoomミーティングの日時や議題などの設定間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、ZoomをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「定期ミーティングを作成(週ごと)」のアクションを設定し、フォームで受け取った情報をもとにミーティングを作成するよう設定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • トリガーとなるフォームでは、ミーティングの議題や参加者のメールアドレスなど、Zoomミーティング作成に必要な情報を取得するための項目を自由にカスタマイズしてください。
  • Zoomのオペレーションでは、ミーティングのトピックやアジェンダ、開始時間などの各項目に、フォームで取得した情報を変数として設定したり、固定の値を入力したりすることが可能です。

■注意事項

  • ZoomとYoomを連携してください。
  • Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
  • 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
    • ミーティングが終了したら
    • ミーティングのレコーディング情報を取得する(クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため)
  • 詳細は下記をご参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398

■概要

入力フォームにアップロードされた会議データの内容から音声を文字起こしして、Discordに通知するフローです。

Microsoft TeamsやZoomなどのレコーディングデータなどの会議データをアップロードしてご利用ください。

Discordの通知先や通知内容など自由に設定することができます。

■注意事項

・DiscordとYoomのアカウント連携が必要です。

・MP4、M4Aなどのファイル形式のファイルをアップロードしてください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。


◼️概要

入力フォームにアップロードした会議データの内容から音声を文字起こしし、Notionの特定のデータベースに自動的に格納するフローボットです。

ZoomやMeetなどのレコーディングデータなどの会議データをアップロードしてご利用ください。

◼️注意事項

・NotionとYoomのアカウント連携が必要です。

・MP4、M4Aなどのファイル形式のファイルをアップロードしてください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。

まとめ

Google フォームで集めた情報をZoomに自動連携することで、手作業による時間と手間を削減できます。自動化を取り入れることで、よりコアな業務に集中できるようになり、業務全体の効率化が期待できるでしょう。

Yoomなら、プログラミング不要で、誰でも簡単にGoogle フォームとZoomの連携を実現できます。

「本当に簡単にできる...?」「他にどんなことが自動化できるの?」と思った方!ぜひ、まずは無料アカウントを作成してみてください。

登録はたったの30秒で完了!登録後はすぐにGoogle フォームとZoomの自動連携を体験できます。

今すぐ無料でアカウントを発行する

フローはカスタマイズできるので、ぜひ自社の業務に合った連携フローを作ってみてください!

よくあるご質問

Q:作成したZoomのURLを回答者に自動で送れますか?

A:

はい、可能です。面談予約フォームでメールアドレスを回答いただき、「ミーティングを作成」の後にメール配信のフローを付け足すとできますので、お試しください。 

Q:フォーム回答からZoom作成までの時間はどのくらいですか?

A:

トリガーの起動間隔が最短5分ですので、フォーム回答から最短でZoomミーティングが5分で作成されます。起動間隔で選択できる時間はプランによって異なりますので、以下よりご確認ください。

利用プランについて

Q:連携が失敗した場合、どこで原因を確認できますか?

A:

連携が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。

また、自動での再実行(リトライ)は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。

エラー時の対応方法について

もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。

Yoomお問い合わせ窓口

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
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この記事を書いた人
Shoko Ougitani
Shoko Ougitani
人材会社で営業とCAを約5年担当した後、エンジニアの採用を行っている会社で求人広告やスカウト文章の作成などのお仕事に携わってきました。 Yoomの「事務作業を自動化する」という画期的なサービスに魅力を感じています。 少しでも皆様のお役に立てる情報を発信できるように執筆していきたいです。
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