Googleフォームに回答があったらZoomのミーティングを作成する方法

[Yoomとは]

ではさっそく、プログラミングの知識は一切不要！YoomでGoogleフォームとZoomを連携させていきたいと思います。
今回は「Googleフォームに回答があったら、Zoomのミーティングを作成する」フローボットのテンプレートについて解説します。

まずは下準備からです。

ステップ1:マイアプリ登録

1.Googleフォームを連携する

・Yoomのワークスペースへログインできたら、画面左に表示されたマイアプリをクリックしましょう。
・次に新規接続→Googleフォームを選択します。
・YoomとGoogleフォームを連携しますという画面で「sign in with Google」を選びます。
・アカウントの選択では接続したいアカウントをクリックしましょう。
・Yoomにログインする際に「次へ」を選択してください。
・Yoom が Google アカウントへの追加アクセスを求めていますという画面で「続行」を選びます。

以上でGoogleフォームの連携が完了しました。

2.Zoomを連携する

・先程と同様にマイアプリ→新規接続→Zoomを選択してください。
・Client ID、Client Secretを入力します。
・Zoomの詳しいマイアプリ登録の方法はこちらを参考にしてください。

これでZoomの連携が完了しました。

ステップ2:Googleフォームのトリガー設定

下準備が終わったらさっそく下のバナーをクリックしてテンプレートをコピーしましょう！

コピーが完了したら「マイプロジェクト」へテンプレートがコピーされます。

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テンプレートがコピーされたら、編集するをクリックして実際にフローボットの設定を行っていきましょう。

1.アプリトリガーの設定

・アプリトリガーのタイトルには、自分で設定したGoogleフォームのタイトルを入力してください。
・トリガーアクションには「フォームに回答がされたら」を選択しましょう。
・Googleフォームを作成する際には、次のZoomの設定時に開始時間の入力が必要になりますので質問内容に時間の項目を作成しておきましょう。

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2.アプリトリガーのAPI接続設定

・トリガー起動間隔を設定します。
・ここではトリガーの起動間隔を「5分」と設定しています。
※起動間隔で選択できる時間はプランによって異なります。
・フォームIDを入力してください。
・テストして問題なければ保存します。
・Googleフォームのアウトプットについて、詳しい内容はこちらを参考にしてください。

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ステップ3:Zoomのアクションを設定する

1.連携アカウントとアクションを選択

・アクションは「ミーティングを作成」を選択しましょう。

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2.API接続設定

・必須項目の入力をしましょう。
・メールアドレスとトピックには設定したい値を入力してください。

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・日付と開始時間には先程Googleフォームから取得してきた日時をアウトプットから埋め込みます。
・会議の時間を設定してください。

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以上でフローボットの設定が完了しました！お疲れさまでした！

GoogleフォームやZoomのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogleフォームやZoomのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

GoogleフォームとZoomのその他の自動化例

Googleフォームの申請内容が承認されたらZoomのライセンスを自動で付与したり、情報送信後にZoomのウェビナーに自動で登録できます。
さらに、Googleフォームの情報をGoogleカレンダーに追加してzoomのミーティングを作成することもできます。

Googleフォームを活用した自動化例

Googleフォームの回答を登録する

‍Googleフォームで回答が送信されたら、その回答内容を自動的にデータベースツールに登録するフローボットです。

Googleフォームの情報をもとに作成・登録する

Googleフォームの回答内容を自動で登録するため、手作業による入力の手間が省ける可能性があります。

Zoomを活用した自動化例

Zoomでミーティングが終了したら、レコーディングURLを通知

Zoomでミーティングが終了したら、チャットツールにレコーディングURLを通知するフローです。
チーム全体宛てのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行えるようになるかもしれません。

Zoomが終了したら要約・文字起こしして追加する

Zoomミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で要約・文字起こしして異なるビジネスツールに格納するフローです。

GoogleフォームとZoomを連携するメリット

1.セミナーやミーティングなどの予約を自動化

GoogleフォームとZoomを連携すれば、セミナーやミーティングなどの予定がGoogleフォームに回答があったら、自動的にZoomミーティングを登録することができるようになります。

例えばGoogleフォームに届いた情報をもとに、ミーティング作成を手動で行っていた場合、事務作業の削減につながります！
また、発行漏れなどのミスや手動で行っていた作業の手間を省く事ができるので一石二鳥ですね。

2.セミナーやイベントの資料を事前に配布

Zoomのセミナーやミーティング前に、Googleフォームで参加資料を配布することが可能です。
参加者は事前に資料を確認できるので、ミーティングの内容を初めからある程度理解した状態で始められるかもしれません。

理解が深まっていれば、ミーティング内容に対しての質問などがあがりやすく、問題解決も早くなるので質の良いミーティングができるでしょう。

3.アンケートの実施

Zoomミーティング終了後、Googleフォームでアンケートを実施する作業を自動化できます。
参加者の満足度や意見を収集できれば、イベントやミーティングのサービス改善にもつながるでしょう。

例えば、Zoomでのセミナーが終了したら、参加者にGoogleフォームを使ってアンケートを行い、セミナーの内容や進め方についての意見を収集します。
その結果を元に、次回のセミナー改善につなげ参加者の満足度を上げられるかもしれません。

まとめ

ZoomとGoogleフォームを連携していれば、ミーティングの設定など自動化する事ができました。
ミーティング設定や参加者管理を自動化することで、ミーティングやセミナーの準備をスピーディーに行う事ができ、ミスや漏れを減らせるはずです。
またYoomを活用することで、ノーコードで簡単にフローボットの作成ができます。
初心者でも気軽にチャレンジできるので、これを機にZoomとGoogleフォームを連携して、事務作業の効率を最大化してみませんか？