「WordやExcelファイルを一つひとつPDFに変換してからGoogle Driveにアップロードするのが面倒…」
「ファイル形式の変換漏れや、保存先のフォルダを間違えてしまうことがある…」
このように、様々なファイル形式をPDFに変換し、Google Driveへ手作業で格納する業務に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、受け取った様々な形式のファイルを自動でPDFに変換し、指定したGoogle Driveのフォルダへ自動的に格納できる仕組みがあれば、こうした日々の繰り返し作業から解放され、ヒューマンエラーの心配もなくなり、より重要な業務に集中するための貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、特別な知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能であり、ファイル管理の効率を大きく向上させることができるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはファイルを自動でPDFに変換し、 Google Driveへ格納する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取った添付ファイルの管理に手間を感じていませんか？ファイル形式をPDFに統一し、特定のフォルダに格納する一連の作業は、手動では見落としやミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付ファイルをRPAでPDFへ自動変換し、Google Driveへ格納する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイルを受け付け、手作業でPDF変換や格納をしている方
- 様々な形式で送られてくるファイルをPDFに統一して管理したいと考えている方
- RPAを活用して、Web上のツールを使った定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームから送信されたファイルを都度ダウンロードし、PDFへ変換して格納する作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換漏れや、Google Driveへの格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から添付ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインツールなどでファイルをPDFに変換します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDFへの変換で利用したいWEBサイトのURLや、変換手順に応じた操作内容を任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、ファイル名を任意で設定でき、Googleフォームの回答内容を変数としてファイル名に含めることも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
ファイルを自動でPDF変換しGoogle Driveへ格納する連携パターン
日常業務で利用する様々なツールで受け取ったファイルを、自動でPDF形式に変換し、Google Driveの指定フォルダへ格納する自動化について、具体的なテンプレートを交えて紹介します！
これにより、ファイル形式の統一や保管場所の一元化が容易になり、ファイル管理の手間を大幅に削減できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームからファイルをPDF変換しGoogle Driveへ格納する
Googleフォームなどを通じて送信された添付ファイルを自動でPDF形式に変換し、直接Google Driveの指定フォルダに格納できるので、申請書や報告書など、フォームでファイルを収集する際に発生する変換・整理作業を自動化し、受付業務の効率を大幅に向上させられます！
Googleフォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取った添付ファイルの管理に手間を感じていませんか？ファイル形式をPDFに統一し、特定のフォルダに格納する一連の作業は、手動では見落としやミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付ファイルをRPAでPDFへ自動変換し、Google Driveへ格納する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイルを受け付け、手作業でPDF変換や格納をしている方
- 様々な形式で送られてくるファイルをPDFに統一して管理したいと考えている方
- RPAを活用して、Web上のツールを使った定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームから送信されたファイルを都度ダウンロードし、PDFへ変換して格納する作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換漏れや、Google Driveへの格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から添付ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインツールなどでファイルをPDFに変換します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDFへの変換で利用したいWEBサイトのURLや、変換手順に応じた操作内容を任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、ファイル名を任意で設定でき、Googleフォームの回答内容を変数としてファイル名に含めることも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
フォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
フォームで受け取ったファイルを都度ダウンロードし、手作業でPDFに変換してから特定のフォルダに格納する、といった定型業務に時間を取られていませんか。このワークフローは、フォーム送信を起点として、RPAが自動でファイルをPDFに変換し、Google Driveの指定フォルダへ格納します。手作業による手間やミスをなくし、ファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取ったファイルのPDF化と格納作業を手作業で行っている方
- RPAを活用して、ファイル形式の変換といった定型業務を自動化したい方
- Google Driveでのファイル管理を徹底し、格納漏れなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からPDF変換、Google Driveへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、格納先の指定ミスや変換漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定することで、添付ファイルを受け取ります。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受け取ったファイルをPDFへ変換するブラウザ上の操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDF変換に利用するWebサイトのURLを任意で設定してください。この設定により、どのサイトを使ってファイルを変換するかをフローボットに指示できます。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、変換後のPDFファイルを保存するフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
メールツールからファイルをPDF変換しGoogle Driveへ格納する
GmailやOutlookで受信したメールに添付されたファイルを自動でPDFに変換し、Google Driveへ保存することが可能になるため、メール経由で受け取る様々な形式の添付ファイルを都度手作業で変換・保存する手間がなくなり、重要なファイルの見落としや管理漏れを防ぐのに役立ちます！
Gmailで受信したファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や発注書などのファイルを、都度PDF形式に変換してGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか。手作業によるファイル変換や保存は時間がかかるだけでなく、変換漏れや保存先の間違いといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、添付されたファイルのPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したファイルを日常的にPDF変換し、手作業で管理している方
- ファイルの変換や格納といった定型業務でのヒューマンエラーを防止したい方
- ノンコア業務を自動化し、より付加価値の高い業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信からPDF変換、Google Driveへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル処理の時間を短縮できます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換忘れや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定して、自動化したいメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、受信したファイルをオンラインの変換ツールなどでPDF化する操作を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を選択し、RPAでPDFに変換したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDF変換に利用するWebサイトのURLや、具体的な操作内容を任意で設定できます。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルの保存先となるフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
Outlookで受信したファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書や発注書などの添付ファイル、一つひとつ手作業でPDFに変換してGoogle Driveに保存していませんか。この定型的ながらも重要な作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用することで、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルのPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化し、面倒なファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する添付ファイルの管理に、日常的に時間を費やしている方
- ファイル形式をPDFに統一し、Google Driveで一元管理したいと考えている方
- RPAを活用して、手作業によるPC操作の自動化や効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信からファイルの変換、保存までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや格納先の指定間違い、変換ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の差出人や件名などの条件を指定します。
- オペレーションで、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションで、ダウンロードしたファイルを開きPDF形式で保存するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションで、PDFに変換されたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダは任意のものを指定できます。例えば、取引先ごとや年月ごとのフォルダに自動で振り分ける設定が可能です。
- ファイル名には、トリガーで取得したメールの件名や受信日時といった情報を含めることができます。「（受信日）_（件名）」のようにファイル名を自動生成することで、後の検索や管理が容易になります。
■注意事項
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
チャットツールからファイルをPDF変換しGoogle Driveへ格納する
SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールに投稿されたファイルを自動で検知し、PDF形式に変換してからGoogle Driveに格納することができるので、チャットでのファイル共有が多い場合に、形式変換や整理の手間を省き、効率的なファイル管理を実現しましょう！
Slackに投稿されたファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackで共有されるファイルを都度PDFに変換し、Google Driveに保存する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特にファイル形式がバラバラだと管理も煩雑になりがちで、手作業による変換ミスや保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Slackにファイルが投稿されるだけで、RPAがPDFへ変換しGoogle Driveへ格納するまでを自動化するため、ファイル管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SlackとGoogle Driveでファイル管理をしており、手作業でのファイル変換に手間を感じている方
- 様々な形式のファイルをPDFに統一し、ドキュメント管理の標準化を図りたいと考えている方
- RPAを活用して、ブラウザ上で行う定型的なファイル変換作業の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのファイル投稿を起点にPDF変換から格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」を設定して、対象のチャンネルを指定します。
- 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。
- 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをPDF形式に変換する操作を記録します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダを任意で設定することが可能です。
- ファイル名や格納先のフォルダ名に、Slackの投稿チャンネル名や投稿者名といった前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込み、動的に設定することもできます。
■注意事項
- Slack、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Microsoft Teamsに投稿されたファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsに投稿されたファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する」ワークフローを利用すると、Microsoft Teamsに投稿されたファイルの自動的なPDF変換が可能です。
これにより、Google Driveへの保存がスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsを利用してファイル共有やコミュニケーションを行っている方
- Microsoft Teamsに投稿されたファイルを迅速に処理したいと考えている方
- 多くのファイルを手動で処理する手間を減らしたい方
- PDF形式での保存が求められる業務に従事している方
- ファイルを一元管理するためにGoogle Driveを活用している方
- ファイルの保存漏れや管理漏れを防ぎ、スムーズな業務遂行を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsに投稿されたファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納するフローを利用することで、業務効率が向上するでしょう。
特に、手動での変換作業とファイル管理を自動化するため、時間の節約と労力の削減が期待できます。
また、このフローを導入することで、ファイルの変換と格納がスムーズに行えるようになり、プロジェクトの進行がよりスピーディになります。
さらに、ファイル管理の一環として、データの一元管理が実現し、メンバー間の情報共有も円滑に行えるようになります。
Googleフォームの添付ファイルをPDF変換しGoogle Driveへ格納するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームで受け取った添付ファイルをRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）機能を利用してPDF形式に変換し、Google Driveの指定フォルダに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォーム、Google Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定
- RPAによるファイルダウンロードとPDF変換のアクション設定
- Google Driveへのファイル格納アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取った添付ファイルの管理に手間を感じていませんか？ファイル形式をPDFに統一し、特定のフォルダに格納する一連の作業は、手動では見落としやミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付ファイルをRPAでPDFへ自動変換し、Google Driveへ格納する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイルを受け付け、手作業でPDF変換や格納をしている方
- 様々な形式で送られてくるファイルをPDFに統一して管理したいと考えている方
- RPAを活用して、Web上のツールを使った定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームから送信されたファイルを都度ダウンロードし、PDFへ変換して格納する作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換漏れや、Google Driveへの格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から添付ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインツールなどでファイルをPDFに変換します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDFへの変換で利用したいWEBサイトのURLや、変換手順に応じた操作内容を任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、ファイル名を任意で設定でき、Googleフォームの回答内容を変数としてファイル名に含めることも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
ステップ1：Googleフォーム、Google Driveのマイアプリ連携
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGoogleフォームを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogleフォームのマイアプリ連携が完了します。
同様にGoogle Driveを検索してください。Googleフォームと同じ手順で連携できます。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取った添付ファイルの管理に手間を感じていませんか？ファイル形式をPDFに統一し、特定のフォルダに格納する一連の作業は、手動では見落としやミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付ファイルをRPAでPDFへ自動変換し、Google Driveへ格納する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイルを受け付け、手作業でPDF変換や格納をしている方
- 様々な形式で送られてくるファイルをPDFに統一して管理したいと考えている方
- RPAを活用して、Web上のツールを使った定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームから送信されたファイルを都度ダウンロードし、PDFへ変換して格納する作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換漏れや、Google Driveへの格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から添付ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインツールなどでファイルをPDFに変換します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDFへの変換で利用したいWEBサイトのURLや、変換手順に応じた操作内容を任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、ファイル名を任意で設定でき、Googleフォームの回答内容を変数としてファイル名に含めることも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
「フォームに回答が送信されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので必要事項を入力していきます。
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法についてはこちらを参考にしてみてくださいね！
まずテストする準備として、フォームを作成して回答したものをご用意ください。
今回は以下のような添付ファイル付きのフォームを作り、自分で回答しておきました。
Googleフォームの用意ができたらYoomの設定画面に戻り、トリガーの起動間隔とフォームIDを入力してテストしてください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※フォームIDは赤枠内を参考に入力してください。
成功したら保存してください。
ステップ4：Google Driveのアクション設定
「ファイルをダウンロードする」をクリック。
ステップ3と同様、アクションはテンプレート通りに「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定という画面が表示されるのでダウンロードのテストをします。
※ダウンロード可能なファイルサイズについてはこちら
ファイルIDを入力しテストしてください。※URLリンク内の「/d/●●●●●/」部分がファイルIDです。
成功したら保存しましょう。ダウンロードして書類を確認することもできます。
ステップ5：ブラウザ操作の設定
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
「ブラウザを操作する」をクリック。
ブラウザ操作の詳細設定をしていきます。まずChrome拡張機能を追加しましょう。
各アクションは、テンプレートを使っているので予め設定されています。そのままテストしてください。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。
設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてみてくださいね。
1から順番にテストが実行されていきます。4.待機のアクションは少し時間がかかりますがそのまま待ちましょう。
全て成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
ステップ6：Google Driveのアクション設定 (2)
あともう少しです！「ファイルをアップロードする」をクリックしましょう。
ステップ3・4と同様、アクションはテンプレート通りに「ファイルをアップロードする」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定という画面が表示されるので必要事項を入力していきます。
まず格納先のフォルダIDを候補のプルダウンから選択します。
次に、ファイル名の欄にステップ5で取得したアウトプットを入力します。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」はそのままでテストしてください。
成功したら保存してください。
先ほど選択したフォルダにファイルが格納されました！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Googleフォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する方法でした！
Google Driveに関するその他の自動化例
Yoomには、今回ご紹介したもの以外にも、Google Driveにアップロードされたファイルを自動で整理・管理したり、他のツールとの連携でワークフローを自動化するテンプレートが豊富にあります！
以下を参考に、「これも使ってみたい」と思ったらバナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納する
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■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁に契約書を締結し、管理する必要がある方
- 法務部の担当者
- セールス担当者や営業アシスタント
- プロジェクトマネージャー
2.手動での契約書管理を減らし、自動化したいと考えている方
- 業務の効率化を目指している中小企業の経営者
- 契約書の管理を効率的に行いたい法務アシスタントや管理者
3.DocuSignとGoogle Driveを日常的に活用している方
- DocuSignを使用して契約書の締結を行っているユーザー
- Google Driveを利用してファイル管理を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでエンベロープが完了した後、自動的にGoogle Driveにファイルが格納されるため、手動でのファイル保存作業が不要になります。
・ドキュメントの保存プロセスが自動化されるため、管理負担が軽減されます。
■注意事項
・DocuSign、GoogleDriveそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてGoogle Driveでファイルの権限を付与する
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■概要
従業員の入社や異動に伴うGoogle Driveのファイル権限設定は、手作業で行うと時間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、部署ごとにアクセスできるフォルダが異なると、管理はさらに複雑になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じた適切なファイル権限を自動で付与できるため、こうした管理業務を効率化し、セキュリティを保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで従業員情報を管理している人事・総務担当者の方
- 部署異動や入社の度にGoogle Driveの権限を手動で設定している情報システム担当者の方
- 従業員のアクセス権限管理を自動化し、セキュリティを強化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートへの追加を起点に権限付与が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での権限設定による付与ミスや漏れを防ぎ、意図しない情報漏洩のリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、従業員情報が追加されたことを検知します。
- 次に、オペレーションで「進行先切り替え機能」を設定し、スプレッドシートから取得した部署情報をもとに、後続の処理を分岐させます。
- 最後に、分岐した各進行先でGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定し、部署に応じた権限を付与します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートIDやシートID、監視したいテーブルの範囲などを任意で指定してください。
- 進行先切り替え機能では、スプレッドシートから取得した部署名などの情報をもとに、条件を設定して後続の処理を分岐させることができます。
- Google Driveのアクションでは、付与する権限の種類（閲覧者、編集者など）や対象のファイル・フォルダID、権限を付与するユーザーのメールアドレスを指定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
GoogleDrive内のファイルを取得し、メールで送付
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◼️概要
Yoomデータベースからフローボットを起動すると、GoogleDrive内に保存されている指定のファイルを取得し、メールで送付します。
◼️設定方法
1.Google DriveとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.データベーストリガーで任意のデータベース情報を設定してください。
3.Google Driveの「Google Driveから資料をダウンロード」で、取得するファイルの内容を設定してください。
4.「メールで資料を送付」オペレーションで、送信先メールアドレス、件名、本文などの設定を行い、ファイルの内容を添付ファイルとして追加してください。
5.データベースからチェックボックスなどで対象のレコードを選択し、フローボットを起動すると、指定したファイルが取得され、メールで送付されます。
◼️注意事項
・Google Driveのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・メールアドレスやメール文面、Google Driveの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存する
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■概要
Googleフォームで受け付けた依頼内容を、手作業で請求書に転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基にGoogle スプレッドシートのテンプレートから請求書を自動で発行し、Google Driveに保存できます。定型的な請求書発行業務を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームからの依頼に基づき、手作業で請求書を作成・管理している方
- 請求書発行時の転記ミスや、Google Driveへの保存漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型的な請求書発行業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から請求書発行、Google Driveへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションを設定し、請求書の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に請求書を発行し、指定したGoogle Driveのフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象となるフォームのIDや、フローボットが起動する間隔を任意で設定してください。
- Google Driveのファイル検索アクションでは、請求書の雛形となるファイルが保存されているフォルダのIDとファイル名を指定してください。
- Google スプレッドシートの書類発行アクションでは、使用する雛形のスプレッドシートID、発行した書類の格納先フォルダID、出力するファイル名を任意で設定できます。また、フォームのどの回答を書類のどこに反映させるか、といった置換条件も設定してください。
■注意事項
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
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■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
様々なツールで受け取るファイルをPDFに変換し、Google Driveへ格納する作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル形式の変換やアップロードの手間を大幅に削減し、変換漏れや保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、ファイル管理が効率化され、必要な情報へ素早くアクセスできる環境が整い、他のコア業務に集中できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もしファイル管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
