・
【ノーコードで実現】ファイルを自動でPDF変換しGoogle Driveへ格納する方法
「WordやExcelファイルを一つひとつPDFに変換してからGoogle Driveにアップロードするのが面倒…」
「ファイル形式の変換漏れや、保存先のフォルダを間違えてしまうことがある…」
このように、様々なファイル形式をPDFに変換し、Google Driveへ手作業で格納する業務に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、受け取った様々な形式のファイルを自動でPDFに変換し、指定したGoogle Driveのフォルダへ自動的に格納できる仕組みがあれば、こうした日々の繰り返し作業から解放され、ヒューマンエラーの心配もなくなり、より重要な業務に集中するための貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、特別な知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能であり、ファイル管理の効率を向上させることができるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはファイルを自動でPDFに変換し、 Google Driveへ格納する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Googleフォームで受け取った添付ファイルの管理に手間を感じていませんか？ファイル形式をPDFに統一し、特定のフォルダに格納する一連の作業は、手動では見落としやミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付ファイルをRPAでPDFへ自動変換し、Google Driveへ格納する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイルを受け付け、手作業でPDF変換や格納をしている方
- 様々な形式で送られてくるファイルをPDFに統一して管理したいと考えている方
- RPAを活用して、Web上のツールを使った定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームから送信されたファイルを都度ダウンロードし、PDFへ変換して格納する作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換漏れや、Google Driveへの格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から添付ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインツールなどでファイルをPDFに変換します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDFへの変換で利用したいWEBサイトのURLや、変換手順に応じた操作内容を任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、ファイル名を任意で設定でき、Googleフォームの回答内容を変数としてファイル名に含めることも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
■概要
Googleフォームで受け取った添付ファイルの管理に手間を感じていませんか？ファイル形式をPDFに統一し、特定のフォルダに格納する一連の作業は、手動では見落としやミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付ファイルをRPAでPDFへ自動変換し、Google Driveへ格納する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイルを受け付け、手作業でPDF変換や格納をしている方
- 様々な形式で送られてくるファイルをPDFに統一して管理したいと考えている方
- RPAを活用して、Web上のツールを使った定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームから送信されたファイルを都度ダウンロードし、PDFへ変換して格納する作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換漏れや、Google Driveへの格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から添付ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインツールなどでファイルをPDFに変換します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDFへの変換で利用したいWEBサイトのURLや、変換手順に応じた操作内容を任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、ファイル名を任意で設定でき、Googleフォームの回答内容を変数としてファイル名に含めることも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
ファイルを自動でPDF変換しGoogle Driveへ格納するメリット
ファイルを手動で変換するのは手間ですが、自動で変換してGoogle Driveへ格納すると以下のようなメリットがあります。
1. 手動のファイル変換や保存の手間をなくし作業効率を向上させる
ファイルを作成・受信するたびに、手動でPDF形式へ変換してGoogle Driveの指定フォルダへアップロードする作業は、想像以上に時間と工数を圧迫します。
ファイル変換からフォルダ格納までのプロセスを自動化することで、日々のルーティンワークにかかる時間を削減し、よりコアな業務に集中できる環境を整えられます。
2. ヒューマンエラーを未然に防ぐ
人の手による手動管理では、「ファイルの保存を忘れる」「誤ったフォルダにアップロードしてしまう」といったミスがどうしても発生しがちです。
システムによる自動処理を導入すれば、ルールに基づいた正確な形式・場所へ保管されるため、ファイル保存の漏れや管理の乱れを確実に防止できます。
3. ファイル形式の標準化により共有・確認作業をスムーズにする
編集用ファイル（WordやExcel等）のまま共有すると、端末や閲覧環境によってレイアウトが崩れたり、誤って内容を書き換えられたりするリスクがあります。
Google Driveへ格納する段階で統一的にPDF化しておくことで、どの端末からでも正しく表示・閲覧でき、安全かつ円滑な情報共有が可能になります。
ファイルを自動でPDF変換しGoogle Driveへ格納する連携パターン
日常業務で利用する様々なツールで受け取ったファイルを、自動でPDF形式に変換し、Google Driveの指定フォルダへ格納する自動化について、具体的なテンプレートを交えて紹介します！
これにより、ファイル形式の統一や保管場所の一元化が容易になり、ファイル管理の手間を削減できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームからファイルをPDF変換しGoogle Driveへ格納する
Googleフォームなどを通じて送信された添付ファイルを自動でPDF形式に変換し、直接Google Driveの指定フォルダに格納できます。
申請書や報告書など、フォームでファイルを収集する際に発生する変換・整理作業を自動化し、受付業務の効率を向上させられます！
■概要
Googleフォームで受け取った添付ファイルの管理に手間を感じていませんか？ファイル形式をPDFに統一し、特定のフォルダに格納する一連の作業は、手動では見落としやミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付ファイルをRPAでPDFへ自動変換し、Google Driveへ格納する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイルを受け付け、手作業でPDF変換や格納をしている方
- 様々な形式で送られてくるファイルをPDFに統一して管理したいと考えている方
- RPAを活用して、Web上のツールを使った定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームから送信されたファイルを都度ダウンロードし、PDFへ変換して格納する作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換漏れや、Google Driveへの格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から添付ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインツールなどでファイルをPDFに変換します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDFへの変換で利用したいWEBサイトのURLや、変換手順に応じた操作内容を任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、ファイル名を任意で設定でき、Googleフォームの回答内容を変数としてファイル名に含めることも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
■概要
フォームで受け取ったファイルを都度ダウンロードし、手作業でPDFに変換してから特定のフォルダに格納する、といった定型業務に時間を取られていませんか。このワークフローは、フォーム送信を起点として、RPAが自動でファイルをPDFに変換し、Google Driveの指定フォルダへ格納します。手作業による手間やミスをなくし、ファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取ったファイルのPDF化と格納作業を手作業で行っている方
- RPAを活用して、ファイル形式の変換といった定型業務を自動化したい方
- Google Driveでのファイル管理を徹底し、格納漏れなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からPDF変換、Google Driveへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、格納先の指定ミスや変換漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定することで、添付ファイルを受け取ります。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受け取ったファイルをPDFへ変換するブラウザ上の操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDF変換に利用するWebサイトのURLを任意で設定してください。この設定により、どのサイトを使ってファイルを変換するかをフローボットに指示できます。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、変換後のPDFファイルを保存するフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Googleフォームで受け取った添付ファイルの管理に手間を感じていませんか？ファイル形式をPDFに統一し、特定のフォルダに格納する一連の作業は、手動では見落としやミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付ファイルをRPAでPDFへ自動変換し、Google Driveへ格納する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイルを受け付け、手作業でPDF変換や格納をしている方
- 様々な形式で送られてくるファイルをPDFに統一して管理したいと考えている方
- RPAを活用して、Web上のツールを使った定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームから送信されたファイルを都度ダウンロードし、PDFへ変換して格納する作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換漏れや、Google Driveへの格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から添付ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインツールなどでファイルをPDFに変換します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDFへの変換で利用したいWEBサイトのURLや、変換手順に応じた操作内容を任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、ファイル名を任意で設定でき、Googleフォームの回答内容を変数としてファイル名に含めることも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
■概要
フォームで受け取ったファイルを都度ダウンロードし、手作業でPDFに変換してから特定のフォルダに格納する、といった定型業務に時間を取られていませんか。このワークフローは、フォーム送信を起点として、RPAが自動でファイルをPDFに変換し、Google Driveの指定フォルダへ格納します。手作業による手間やミスをなくし、ファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取ったファイルのPDF化と格納作業を手作業で行っている方
- RPAを活用して、ファイル形式の変換といった定型業務を自動化したい方
- Google Driveでのファイル管理を徹底し、格納漏れなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からPDF変換、Google Driveへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、格納先の指定ミスや変換漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定することで、添付ファイルを受け取ります。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受け取ったファイルをPDFへ変換するブラウザ上の操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDF変換に利用するWebサイトのURLを任意で設定してください。この設定により、どのサイトを使ってファイルを変換するかをフローボットに指示できます。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、変換後のPDFファイルを保存するフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
メールツールからファイルをPDF変換しGoogle Driveへ格納する
GmailやOutlookで受信したメールに添付されたファイルを自動でPDFに変換し、Google Driveへ保存することが可能です。
メール経由で受け取る様々な形式の添付ファイルを都度手作業で変換・保存する手間がなくなり、重要なファイルの見落としや管理漏れを防ぐのに役立ちます！
■概要
Gmailで受信した請求書や発注書などのファイルを、都度PDF形式に変換してGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか。手作業によるファイル変換や保存は時間がかかるだけでなく、変換漏れや保存先の間違いといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、添付されたファイルのPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したファイルを日常的にPDF変換し、手作業で管理している方
- ファイルの変換や格納といった定型業務でのヒューマンエラーを防止したい方
- ノンコア業務を自動化し、より付加価値の高い業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信からPDF変換、Google Driveへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル処理の時間を短縮できます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換忘れや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定して、自動化したいメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、受信したファイルをオンラインの変換ツールなどでPDF化する操作を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を選択し、RPAでPDFに変換したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDF変換に利用するWebサイトのURLや、具体的な操作内容を任意で設定できます。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルの保存先となるフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Outlookで受信する請求書や発注書などの添付ファイル、一つひとつ手作業でPDFに変換してGoogle Driveに保存していませんか。この定型的ながらも重要な作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用することで、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルのPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化し、面倒なファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する添付ファイルの管理に、日常的に時間を費やしている方
- ファイル形式をPDFに統一し、Google Driveで一元管理したいと考えている方
- RPAを活用して、手作業によるPC操作の自動化や効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信からファイルの変換、保存までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや格納先の指定間違い、変換ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の差出人や件名などの条件を指定します。
- オペレーションで、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションで、ダウンロードしたファイルを開きPDF形式で保存するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションで、PDFに変換されたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダは任意のものを指定できます。例えば、取引先ごとや年月ごとのフォルダに自動で振り分ける設定が可能です。
- ファイル名には、トリガーで取得したメールの件名や受信日時といった情報を含めることができます。「（受信日）_（件名）」のようにファイル名を自動生成することで、後の検索や管理が容易になります。
■注意事項
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
■概要
Gmailで受信した請求書や発注書などのファイルを、都度PDF形式に変換してGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか。手作業によるファイル変換や保存は時間がかかるだけでなく、変換漏れや保存先の間違いといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、添付されたファイルのPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したファイルを日常的にPDF変換し、手作業で管理している方
- ファイルの変換や格納といった定型業務でのヒューマンエラーを防止したい方
- ノンコア業務を自動化し、より付加価値の高い業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信からPDF変換、Google Driveへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル処理の時間を短縮できます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換忘れや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定して、自動化したいメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、受信したファイルをオンラインの変換ツールなどでPDF化する操作を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を選択し、RPAでPDFに変換したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDF変換に利用するWebサイトのURLや、具体的な操作内容を任意で設定できます。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルの保存先となるフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Outlookで受信する請求書や発注書などの添付ファイル、一つひとつ手作業でPDFに変換してGoogle Driveに保存していませんか。この定型的ながらも重要な作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用することで、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルのPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化し、面倒なファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する添付ファイルの管理に、日常的に時間を費やしている方
- ファイル形式をPDFに統一し、Google Driveで一元管理したいと考えている方
- RPAを活用して、手作業によるPC操作の自動化や効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信からファイルの変換、保存までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや格納先の指定間違い、変換ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の差出人や件名などの条件を指定します。
- オペレーションで、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションで、ダウンロードしたファイルを開きPDF形式で保存するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションで、PDFに変換されたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダは任意のものを指定できます。例えば、取引先ごとや年月ごとのフォルダに自動で振り分ける設定が可能です。
- ファイル名には、トリガーで取得したメールの件名や受信日時といった情報を含めることができます。「（受信日）_（件名）」のようにファイル名を自動生成することで、後の検索や管理が容易になります。
■注意事項
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
チャットツールからファイルをPDF変換しGoogle Driveへ格納する
SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールに投稿されたファイルを自動で検知し、PDF形式に変換してからGoogle Driveに格納することができます。
チャットでのファイル共有が多い場合に、形式変換や整理の手間を省き、効率的なファイル管理を実現しましょう！
■概要
「Microsoft Teamsに投稿されたファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する」ワークフローを利用すると、Microsoft Teamsに投稿されたファイルの自動的なPDF変換が可能です。
これにより、Google Driveへの保存がスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsを利用してファイル共有やコミュニケーションを行っている方
- Microsoft Teamsに投稿されたファイルを迅速に処理したいと考えている方
- 多くのファイルを手動で処理する手間を減らしたい方
- PDF形式での保存が求められる業務に従事している方
- ファイルを一元管理するためにGoogle Driveを活用している方
- ファイルの保存漏れや管理漏れを防ぎ、スムーズな業務遂行を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsに投稿されたファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納するフローを利用することで、業務効率が向上するでしょう。
特に、手動での変換作業とファイル管理を自動化するため、時間の節約と労力の削減が期待できます。
また、このフローを導入することで、ファイルの変換と格納がスムーズに行えるようになり、プロジェクトの進行がよりスピーディになります。
さらに、ファイル管理の一環として、データの一元管理が実現し、メンバー間の情報共有も円滑に行えるようになります。
■概要
「Microsoft Teamsに投稿されたファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する」ワークフローを利用すると、Microsoft Teamsに投稿されたファイルの自動的なPDF変換が可能です。
これにより、Google Driveへの保存がスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsを利用してファイル共有やコミュニケーションを行っている方
- Microsoft Teamsに投稿されたファイルを迅速に処理したいと考えている方
- 多くのファイルを手動で処理する手間を減らしたい方
- PDF形式での保存が求められる業務に従事している方
- ファイルを一元管理するためにGoogle Driveを活用している方
- ファイルの保存漏れや管理漏れを防ぎ、スムーズな業務遂行を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsに投稿されたファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納するフローを利用することで、業務効率が向上するでしょう。
特に、手動での変換作業とファイル管理を自動化するため、時間の節約と労力の削減が期待できます。
また、このフローを導入することで、ファイルの変換と格納がスムーズに行えるようになり、プロジェクトの進行がよりスピーディになります。
さらに、ファイル管理の一環として、データの一元管理が実現し、メンバー間の情報共有も円滑に行えるようになります。
Googleフォームの添付ファイルをPDF変換しGoogle Driveへ格納するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームで受け取った添付ファイルをRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）機能を利用してPDF形式に変換し、Google Driveの指定フォルダに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォーム、Google Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー・ブラウザ操作によるファイルダウンロードとPDF変換・Google Driveへのファイル格納アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
Googleフォームで受け取った添付ファイルの管理に手間を感じていませんか？ファイル形式をPDFに統一し、特定のフォルダに格納する一連の作業は、手動では見落としやミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付ファイルをRPAでPDFへ自動変換し、Google Driveへ格納する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイルを受け付け、手作業でPDF変換や格納をしている方
- 様々な形式で送られてくるファイルをPDFに統一して管理したいと考えている方
- RPAを活用して、Web上のツールを使った定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームから送信されたファイルを都度ダウンロードし、PDFへ変換して格納する作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換漏れや、Google Driveへの格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から添付ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインツールなどでファイルをPDFに変換します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDFへの変換で利用したいWEBサイトのURLや、変換手順に応じた操作内容を任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、ファイル名を任意で設定でき、Googleフォームの回答内容を変数としてファイル名に含めることも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
■概要
Googleフォームで受け取った添付ファイルの管理に手間を感じていませんか？ファイル形式をPDFに統一し、特定のフォルダに格納する一連の作業は、手動では見落としやミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付ファイルをRPAでPDFへ自動変換し、Google Driveへ格納する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイルを受け付け、手作業でPDF変換や格納をしている方
- 様々な形式で送られてくるファイルをPDFに統一して管理したいと考えている方
- RPAを活用して、Web上のツールを使った定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームから送信されたファイルを都度ダウンロードし、PDFへ変換して格納する作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換漏れや、Google Driveへの格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から添付ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインツールなどでファイルをPDFに変換します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDFへの変換で利用したいWEBサイトのURLや、変換手順に応じた操作内容を任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、ファイル名を任意で設定でき、Googleフォームの回答内容を変数としてファイル名に含めることも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
ステップ1：Googleフォーム、Google Driveのマイアプリ連携
ここから、フローで使うアプリと連携していきます。
GoogleフォームとGoogle DriveはGoogle スプレッドシートと同様の手順で連携できます。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Googleフォームで受け取った添付ファイルの管理に手間を感じていませんか？ファイル形式をPDFに統一し、特定のフォルダに格納する一連の作業は、手動では見落としやミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付ファイルをRPAでPDFへ自動変換し、Google Driveへ格納する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイルを受け付け、手作業でPDF変換や格納をしている方
- 様々な形式で送られてくるファイルをPDFに統一して管理したいと考えている方
- RPAを活用して、Web上のツールを使った定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームから送信されたファイルを都度ダウンロードし、PDFへ変換して格納する作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換漏れや、Google Driveへの格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から添付ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインツールなどでファイルをPDFに変換します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDFへの変換で利用したいWEBサイトのURLや、変換手順に応じた操作内容を任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、ファイル名を任意で設定でき、Googleフォームの回答内容を変数としてファイル名に含めることも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
■概要
Googleフォームで受け取った添付ファイルの管理に手間を感じていませんか？ファイル形式をPDFに統一し、特定のフォルダに格納する一連の作業は、手動では見落としやミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付ファイルをRPAでPDFへ自動変換し、Google Driveへ格納する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイルを受け付け、手作業でPDF変換や格納をしている方
- 様々な形式で送られてくるファイルをPDFに統一して管理したいと考えている方
- RPAを活用して、Web上のツールを使った定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームから送信されたファイルを都度ダウンロードし、PDFへ変換して格納する作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換漏れや、Google Driveへの格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から添付ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインツールなどでファイルをPDFに変換します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDFへの変換で利用したいWEBサイトのURLや、変換手順に応じた操作内容を任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、ファイル名を任意で設定でき、Googleフォームの回答内容を変数としてファイル名に含めることも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
「フォームに回答が送信されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので必要事項を入力していきます。
まずテストの準備として、フォームを作成してください。
今回は以下のような添付ファイルをアップロードできるフォームを作り、自分で回答しておきました。
Googleフォームの用意ができたらYoomの設定画面に戻り、トリガーの起動間隔とフォームIDを入力してテストしてください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
フォームIDは赤枠内を参考に入力してください。
成功したら、下記のページを参考に回答を取得してください。
赤枠の部分が手動で取得した回答です。
完了をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Google Driveでファイルをダウンロードする設定
「ファイルをダウンロードする」をクリック。
ステップ3と同様、アクションはテンプレート通りに「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定という画面が表示されるのでダウンロードのテストをします。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ファイルIDはトリガーで取得した値から選択しましょう。
テストし、成功したら「完了」をクリックしましょう。
ダウンロードして書類を確認することもできます。
ステップ5：ブラウザ操作の設定
「ブラウザを操作する」をクリック。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
ブラウザ操作の詳細設定をしていきます。
まず、下記を参考にChrome拡張機能を追加しましょう。
各アクションは、テンプレートを使っているので予め設定されています。
そのままテストしてください。
※今回は操作例として、iLovePDFを使用しています。
用途や社内ルールなどに応じて、URLをカスタマイズして使ってください。
【免責事項】
ご利用の際は、各サイト・ツールの利用規約や注意事項をご確認のうえ、ご自身の判断のもとでご活用ください。外部サービスの利用に伴うサポートやトラブル等につきましては対応いたしかねますので、あらかじめご了承ください。
1から順番にテストが実行されていきます。
4.待機のアクションは少し時間がかかりますがそのまま待ちましょう。
全て成功したら保存してください。
ここで取得した値は次のステップで活用できます。
ステップ6：Google Driveにファイルをアップロードする設定
「ファイルをアップロードする」をクリックしましょう。
ステップ3・4と同様、アクションはテンプレート通りに「ファイルをアップロードする」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定という画面が表示されるので必要事項を入力していきます。
まず格納先のフォルダIDを候補から選択します。
次に、ファイル名は任意で設定してください。。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」はそのままでテストしてください。
成功したら「完了」をクリックしてください。
先ほど選択したフォルダにファイルが格納されました！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Googleフォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する方法でした！
Google Driveに関するその他の自動化例
Yoomには、今回ご紹介したもの以外にも、Google Driveにアップロードされたファイルを自動で整理・管理したり、他のツールとの連携でワークフローを自動化するテンプレートが豊富にあります！
以下を参考に、「これも使ってみたい」と思ったらバナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要Googleフォームで受け付けた依頼や注文内容をもとに、手作業で請求書を作成・管理する業務に手間を感じていませんか？転記作業には時間がかかるうえ、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、内容を反映した請求書を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までを完結させることができ、請求書発行業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方・Googleフォームで受けた注文を元に、手動で請求書を発行している担当者の方・請求書作成時の転記ミスや確認作業に多くの時間を費やしている経理担当の方・Google Drive上での請求書管理をよりスムーズに行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームが送信されると請求書の発行から保存までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- フォームの回答内容が直接反映されるので、金額や宛名などの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションで請求書の雛形となるファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容と雛形を元に請求書を発行し、Google Driveに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Google Driveのアクション設定では、請求書の雛形が格納されているフォルダのIDや、発行した請求書を保存するフォルダのID、ファイル名を任意で設定可能です。
- 書類を発行するオペレーションでは、使用する雛形書類や、発行後の書類のタイトルなどを任意で設定できます。
■注意事項- Google スプレッドシート、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■概要DocuSignで電子契約が完了した後、締結済みの書類や証明書を手動でダウンロードし、Google Driveへ格納する作業に手間を感じていないでしょうか。この一連の作業は定型的でありながらも、対応漏れが許されない重要な業務です。このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープのステータスが完了になったことをトリガーに、証明書を自動でダウンロードし、指定のGoogle Driveフォルダに格納までを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約締結後のファイル管理を効率化したい法務や営業担当者の方
- Google Driveを契約書の保管庫として利用しており、手動での格納作業をなくしたい方
- 契約管理におけるファイル保存漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約締結後に発生する、証明書のダウンロードとGoogle Driveへのアップロード作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、格納漏れや誤ったフォルダへの保存といった人為的ミスを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象となるアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- DocuSign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要従業員の入社や異動に伴うGoogle Driveのファイル権限設定は、手作業で行うと時間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、部署ごとにアクセスできるフォルダが異なると、管理はさらに複雑になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じた適切なファイル権限を自動で付与できるため、こうした管理業務を効率化し、セキュリティを保つことができます。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートで従業員情報を管理している人事・総務担当者の方
- 部署異動や入社の度にGoogle Driveの権限を手動で設定している情報システム担当者の方
- 従業員のアクセス権限管理を自動化し、セキュリティを強化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- スプレッドシートへの追加を起点に権限付与が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での権限設定による付与ミスや漏れを防ぎ、意図しない情報漏洩のリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、従業員情報が追加されたことを検知します。
- 次に、オペレーションで「進行先切り替え機能」を設定し、スプレッドシートから取得した部署情報をもとに、後続の処理を分岐させます。
- 最後に、分岐した各進行先でGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定し、部署に応じた権限を付与します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートIDやシートID、監視したいテーブルの範囲などを任意で指定してください。
- 進行先切り替え機能では、スプレッドシートから取得した部署名などの情報をもとに、条件を設定して後続の処理を分岐させることができます。
- Google Driveのアクションでは、付与する権限の種類（閲覧者、編集者など）や対象のファイル・フォルダID、権限を付与するユーザーのメールアドレスを指定してください。
■注意事項- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「進行先を切り替える」はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■概要Google Driveに保管している特定のファイルを、都度手作業でメールに添付して送付する作業に手間を感じていませんか？ 単純な作業ですが、頻度が高いと大きな負担になり、添付ミスなどの懸念も生じます。 このワークフローを活用すれば、指定したGoogle Driveのファイルを取得し、特定の宛先へメールで自動送付する一連のプロセスを自動化できます。定型的なファイル共有業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveを利用したファイル共有で、手動でのメール送付に手間を感じている方
- 報告書や資料など、定期的に決まったファイルを関係者へメールで送付している方
- ファイルの共有プロセスを自動化し、添付ミスや送信漏れを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 手動でファイルをダウンロードしメールを作成する一連の作業が自動化されるため、定型業務にかかる時間を短縮できます。
- ファイルの添付間違いや宛先の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでデータベーストリガーを選択し、送付先のメールアドレスなどを格納したデータベースを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「GoogleDriveから資料をダウンロード」アクションを設定し、送付したいファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで指定した宛先情報やダウンロードしたファイルを活用してメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- データベーストリガーでは、送付先のリストとして、Yoomで作成した任意のデータベースを選択することが可能です。
- Google Driveからダウンロードするファイルは、対象のファイルIDを任意で設定することで、送付したい特定のファイルを選択できます。
- 「メールを送る」オペレーションでは、宛先、件名、本文を自由に設定できるため、送付内容に応じたメールを作成できます。
■注意事項- Google DriveとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームが送信されると請求書の発行から保存までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- フォームの回答内容が直接反映されるので、金額や宛名などの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションで請求書の雛形となるファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容と雛形を元に請求書を発行し、Google Driveに保存します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Google Driveのアクション設定では、請求書の雛形が格納されているフォルダのIDや、発行した請求書を保存するフォルダのID、ファイル名を任意で設定可能です。
- 書類を発行するオペレーションでは、使用する雛形書類や、発行後の書類のタイトルなどを任意で設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約締結後のファイル管理を効率化したい法務や営業担当者の方
- Google Driveを契約書の保管庫として利用しており、手動での格納作業をなくしたい方
- 契約管理におけるファイル保存漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約締結後に発生する、証明書のダウンロードとGoogle Driveへのアップロード作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、格納漏れや誤ったフォルダへの保存といった人為的ミスを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象となるアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- DocuSign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Google スプレッドシートで従業員情報を管理している人事・総務担当者の方
- 部署異動や入社の度にGoogle Driveの権限を手動で設定している情報システム担当者の方
- 従業員のアクセス権限管理を自動化し、セキュリティを強化したいと考えている方
- スプレッドシートへの追加を起点に権限付与が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での権限設定による付与ミスや漏れを防ぎ、意図しない情報漏洩のリスクを軽減することに繋がります。
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、従業員情報が追加されたことを検知します。
- 次に、オペレーションで「進行先切り替え機能」を設定し、スプレッドシートから取得した部署情報をもとに、後続の処理を分岐させます。
- 最後に、分岐した各進行先でGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定し、部署に応じた権限を付与します。
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートIDやシートID、監視したいテーブルの範囲などを任意で指定してください。
- 進行先切り替え機能では、スプレッドシートから取得した部署名などの情報をもとに、条件を設定して後続の処理を分岐させることができます。
- Google Driveのアクションでは、付与する権限の種類（閲覧者、編集者など）や対象のファイル・フォルダID、権限を付与するユーザーのメールアドレスを指定してください。
- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「進行先を切り替える」はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Google Driveを利用したファイル共有で、手動でのメール送付に手間を感じている方
- 報告書や資料など、定期的に決まったファイルを関係者へメールで送付している方
- ファイルの共有プロセスを自動化し、添付ミスや送信漏れを減らしたいと考えている方
- 手動でファイルをダウンロードしメールを作成する一連の作業が自動化されるため、定型業務にかかる時間を短縮できます。
- ファイルの添付間違いや宛先の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル共有を実現します。
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでデータベーストリガーを選択し、送付先のメールアドレスなどを格納したデータベースを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「GoogleDriveから資料をダウンロード」アクションを設定し、送付したいファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで指定した宛先情報やダウンロードしたファイルを活用してメールを送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- データベーストリガーでは、送付先のリストとして、Yoomで作成した任意のデータベースを選択することが可能です。
- Google Driveからダウンロードするファイルは、対象のファイルIDを任意で設定することで、送付したい特定のファイルを選択できます。
- 「メールを送る」オペレーションでは、宛先、件名、本文を自由に設定できるため、送付内容に応じたメールを作成できます。
- Google DriveとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
まとめ
様々なツールで受け取るファイルをPDFに変換し、Google Driveへ格納する作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル形式の変換やアップロードの手間を削減し、変換漏れや保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、ファイル管理が効率化され、必要な情報へ素早くアクセスできる環境が整い、他のコア業務に集中できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしファイル管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：PDF化と同時にチャット通知は可能ですか？
A：
はい、可能です。
「ファイルをダウンロード」直下にある+マークをクリックし、チャットツールのアクションを追加して必要項目を設定してください。
Q：フォームの回答者宛にも自動でメール通知できますか？
A：
はい、できます。
この場合も「ファイルをダウンロード」直下にある+マークをクリックし、メール送信のアクションを追加して必要項目を設定してください。
その際、Toにフォーム回答で取得したメールアドレスを選択しましょう。
Q：変換やアップロードが失敗した場合は通知されますか？
A：
はい、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知には、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
