【ノーコードで実現】ファイルを自動でPDF変換しGoogle Driveへ格納する方法

メールツールからファイルをPDF変換しGoogle Driveへ格納する

<span class="mark-yellow">GmailやOutlookで受信したメールに添付されたファイルを自動でPDFに変換し、Google Driveへ保存する</span>ことが可能になるため、メール経由で受け取る様々な形式の添付ファイルを都度手作業で変換・保存する手間がなくなり、重要なファイルの見落としや管理漏れを防ぐのに役立ちます！

チャットツールからファイルをPDF変換しGoogle Driveへ格納する

<span class="mark-yellow">SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールに投稿されたファイルを自動で検知し、PDF形式に変換してからGoogle Driveに格納する</span>ことができるので、チャットでのファイル共有が多い場合に、形式変換や整理の手間を省き、効率的なファイル管理を実現しましょう！

Googleフォームの添付ファイルをPDF変換しGoogle Driveへ格納するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Googleフォームで受け取った添付ファイルをRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）機能を利用してPDF形式に変換し、Google Driveの指定フォルダに自動で格納するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Googleフォーム、Google Driveのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Googleフォームのトリガー設定
• RPAによるファイルダウンロードとPDF変換のアクション設定
• Google Driveへのファイル格納アクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：Googleフォーム、Google Driveのマイアプリ連携

Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。

右上の検索窓からGoogleフォームを検索してください。

この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。

メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。

パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。

「続行」をクリックするとGoogleフォームのマイアプリ連携が完了します。

同様にGoogle Driveを検索してください。Googleフォームと同じ手順で連携できます。

ステップ2：テンプレートをコピー

Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

‍ステップ3：Googleフォームのトリガー設定

「フォームに回答が送信されたら」をクリック。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので必要事項を入力していきます。
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法についてはこちらを参考にしてみてくださいね！

まずテストする準備として、フォームを作成して回答したものをご用意ください。
今回は以下のような添付ファイル付きのフォームを作り、自分で回答しておきました。

Googleフォームの用意ができたらYoomの設定画面に戻り、トリガーの起動間隔とフォームIDを入力してテストしてください。

※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
‍ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※フォームIDは赤枠内を参考に入力してください。

成功したら保存してください。

ステップ4：Google Driveのアクション設定

「ファイルをダウンロードする」をクリック。

ステップ3と同様、アクションはテンプレート通りに「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

API接続設定という画面が表示されるのでダウンロードのテストをします。
※ダウンロード可能なファイルサイズについてはこちら

ファイルIDを入力しテストしてください。※URLリンク内の「/d/●●●●●/」部分がファイルIDです。

成功したら保存しましょう。ダウンロードして書類を確認することもできます。

ステップ5：ブラウザ操作の設定

※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。

「ブラウザを操作する」をクリック。

ブラウザ操作の詳細設定をしていきます。まずChrome拡張機能を追加しましょう。
各アクションは、テンプレートを使っているので予め設定されています。そのままテストしてください。

※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。
設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてみてくださいね。 

1から順番にテストが実行されていきます。4.待機のアクションは少し時間がかかりますがそのまま待ちましょう。

全て成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。

ステップ6：Google Driveのアクション設定 (2)

あともう少しです！「ファイルをアップロードする」をクリックしましょう。

ステップ3・4と同様、アクションはテンプレート通りに「ファイルをアップロードする」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

API接続設定という画面が表示されるので必要事項を入力していきます。

まず格納先のフォルダIDを候補のプルダウンから選択します。

次に、ファイル名の欄にステップ5で取得したアウトプットを入力します。

「ファイルの添付方法」と「ファイル」はそのままでテストしてください。

成功したら保存してください。

先ほど選択したフォルダにファイルが格納されました！

ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。

以上が、Googleフォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する方法でした！

Google Driveに関するその他の自動化例

Yoomには、今回ご紹介したもの以外にも、Google Driveにアップロードされたファイルを自動で整理・管理したり、他のツールとの連携でワークフローを自動化するテンプレートが豊富にあります！
以下を参考に、「これも使ってみたい」と思ったらバナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。

まとめ

様々なツールで受け取るファイルをPDFに変換し、Google Driveへ格納する作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル形式の変換やアップロードの手間を大幅に削減し、変換漏れや保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>これにより、ファイル管理が効率化され、必要な情報へ素早くアクセスできる環境が整い、他のコア業務に集中できるようになります！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もしファイル管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！