【簡単設定】Google DriveのデータをClickUpに自動転記する方法

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogle DriveとClickUpを連携して、アップロードされたデータをもとにタスクを自動作成するためのテンプレートが用意されています。

今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックするだけで早速スタートできますよ！

「Google DriveにアップロードしたファイルをClickUpのタスクに紐づけるのは手間がかかるし、URLの転記ミスも起こりがち…」
「Google DriveとClickUpのデータを、もっとスムーズに連携したい！」
このように、複数のツールを跨いだ手作業でのデータ連携に非効率や限界を感じていませんか？

もし、Google Driveにファイルが追加されたら、その情報を基に自動でClickUpのタスクを作成する仕組みがあれば、こうした日々の繰り返し作業から解放され、より創造的で重要な業務に集中できる時間を生み出せるでしょう！

今回ご紹介する自動化の方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
導入に面倒な手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に日々の作業をもっと楽にしましょう！

ファイルデータを二つのツール間で連携するには？

一般的な方法として、ClickUp上で「Personal connection」や「Workspace connection」を設定することで、Google Driveのリンクをメンションとして貼り付けたり、管理しているタスクにファイルを添付できるようになります。
ただ、新規タスクの作成も一連のプロセスに組み込まれている場合、これだけでは最も良い連携方法とはいえないかもしれません。
より自由度の高く、かつシームレスな情報連携を実現するためには、自動化プラットフォームの活用が推奨されます。
導入にあたり複数のツールを検討されているのなら、ノーコード自動化ツールYoomを候補に入れてみるのもおすすめです。

Google DriveとClickUpを連携してできること

Google DriveとClickUpのAPIを連携させれば、手動で行っていた多くの作業を自動化し、業務効率を向上させることができます。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、ご自身の業務に近いものや、解決したい課題に合った内容があれば、ぜひお試しください！

Google Driveにファイルが格納されたら、ClickUpにタスクを追加する

Google Driveに新しいファイルが格納されるたびに、ClickUpを開いてタスクを作成し、ファイルのリンクを貼り付ける作業は、時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。

この連携を使えば、ファイルが格納されたことをトリガーに、ファイル名やリンク情報を含んだタスクをClickUpに自動で作成できるため、タスク作成の手間を減らし、迅速かつ正確な情報共有を実現できますよ。

Google Driveで特定条件に合うファイルが格納されたら、ClickUpにタスクを追加する

特定のプロジェクトやクライアントに関するファイルが格納された時だけタスクを作成することも可能です。

格納先やファイル名でフィルタリングすることで、不要なタスクの作成を防ぎ、優先すべき情報だけをチームに共有できます。

Google DriveとClickUpの連携フローを作ってみよう

それでは実際に、Google DriveとClickUpを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

この記事では、先程ご紹介した「Google Driveにファイルが格納されたら、ClickUpにタスクを追加する」テンプレートを使ってフローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• Google DriveとClickUpのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• Google Driveのトリガー設定とClickUpのタスク作成設定
• フロー稼働の準備

ステップ1：Google DriveとClickUpのマイアプリ連携

Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
 

 

それでは、今回のフローで使用するGoogle DriveとClickUpのマイアプリ登録方法を解説していきます。

Google Driveのマイアプリ登録

右上の検索バーでアプリ名（ここではGoogle Drive）を検索して選択します。

「Sign in with Google」をクリック。

Googleのログイン画面に移ります。
連携させるアカウントを選択してください。

内容を確認し、「次へ」をクリック。

YoomからGoogleへのアクセス権限の内容を確認し、「続行」をクリック。
「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。

マイアプリ画面に戻ります。

Google Driveが追加されていることを確認してください。

ClickUpのマイアプリ登録

以下のナビをご参照ください。

 

 

ClickUpも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。

ステップ3：Google Driveのトリガー設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。Google Driveの「特定のフォルダ内にファイル・フォルダが作成されたら」をクリック。

「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。連携アカウントにはマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されています。
複数のアカウントと連携している場合には、このフローで用いるアカウントをプルダウンから選択してください。アクションを確認して、「次へ」をクリック。

「トリガーの起動間隔」をプルダウンの「5分・10分・15分・30分・60分」から選択。
そのプランの最短の起動間隔にすることでファイルアップロード時に、より早くClickUpでのタスク作成が行えるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うのでご注意ください。
起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

「フォルダID」にトリガーとなるフォルダのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているGoogle Driveアカウントから候補が表示されるので、対象となるフォルダを選択してください。
検索欄にフォルダ名を入れることで候補が絞られます。
※ フォルダIDは対象フォルダのURL（/folders/ID部分）でも確認できます。

Google Driveの指定したフォルダにテスト用のファイルをアップロードしてください。
※ テスト用ファイルの例

「テスト」をクリック。

テストに成功すると、最終更新日時が最新であるファイルの情報が「取得した値」に追加されます。

• 取得した値とは？

テスト用にアップロードしたファイルの情報が取得できていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
トリガーアクションの設定が完了し、フロー画面に戻ります。

ステップ4：タスクの作成

それでは、Google Driveから取得したファイル情報を用いてタスクを作成しましょう。ClickUpの「タスクを作成」をクリック。

適宜「タイトル」を変更。連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。

タスクを作成するチーム・スペース・フォルダ・リストを順に設定していきます。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されるため、対象となるチームを選択してください。
※ 検索欄にチーム名を入れることで候補が絞られます。

以降も順に設定していくことで候補が表示されます。

「name」にタスク名を設定しましょう。
入力欄クリック時に表示されるトリガーアクションメニューから、取得したファイル名などを選択してください。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。

取得した値は「description（タスク説明）」にも用いることができます。

その他にも任意でタスクの設定を追加できます。
固定値やプルダウンで選択するものは、ファイル毎に変えられない点に気を付けてください。

設定を終えたら、「テスト」をクリック。

テストに成功すると、ClickUpの指定したリストにタスクが作成されます。
※ 作成されたタスク

期待通りにタスクが作成できていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ5：フロー稼働の準備

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Google Driveの指定したフォルダにファイルをアップロードし、その情報を用いたタスクがClickUpに自動で作成されていれば成功です。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

ClickUpのデータをGoogle Driveに連携したい場合

今回はGoogle DriveからClickUpへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にClickUpからGoogle Driveへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

ClickUpでタスクが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する

ClickUpで作成されたタスクを基に、関連資料を保管するためのフォルダをGoogle Driveに自動で作成するフローです。

タスク名などの情報に基づいたフォルダを自動生成することで、手作業の手間は減って命名規則も守られるため、誰が見ても分かりやすい体系的なファイル管理を実現できます。

ClickUpで特定条件に合うタスクが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する

特定のプロジェクトや特定の担当者に割り当てられたタスクの場合にのみ、Google Driveに専用フォルダを作成したいというケースもあるでしょう。

この連携では、「特定のリスト」や「担当者」といった条件で絞り込み、条件に合うタスクが作成された時にだけフォルダを自動生成することが可能です。不要なフォルダの作成を防ぎ、ストレージ内を整理された状態に保ちましょう。

Google Drive・ClickUpを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、Google Drive・ClickUpのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。

もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！

Google Driveを使った自動化例

ファイルが作成されたら、チャットで通知したり、アップロードされたファイルをOCRで読み取り、データベースに追加したりします。
また、OCRで読み取った内容をメールで通知する連携も可能です。
手動でのデータ入力やファイル整理の手間を削減し、業務効率を向上させましょう。

ClickUpを使った自動化例

新しいタスクが作成されたら、メールツールで自動的にメールを送信したり、別のドキュメントツールにページを作成したりすることが可能です。
また、顧客管理ツールやフォーム、別のタスク管理ツールといった外部サービスからタスクを自動登録することもできます。これにより、チーム内の情報共有を円滑にし、タスク管理の一元化と業務効率の向上を実現します。

まとめ

Google DriveとClickUpの連携を自動化することで、ファイル格納からタスク作成までの一連の作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

担当者は正確な情報に基づいて迅速に業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整えられるでしょう！

今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツールYoomを活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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