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本記事では、指定したスケジュールに従って、Google Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダへ自動で移動する方法をお伝えします。
使用頻度の低いファイルがメインのストレージに残っていると、すぐに使うファイルの検索や起動に時間がかかってしまうおそれがあります。そのため、月度の実績表や定例ミーティングの資料など、一定期間が経過して使用頻度が下がったファイル類は、フォルダごとアーカイブフォルダへ移動するのがおすすめです。さらに、この操作を自動化すれば、ファイル管理のさらなる効率化が図れるでしょう。
今回紹介する自動化の方法は、Yoomを使えば簡単に設定できます。
[Yoomとは]
YoomとGoogle Driveを連携することで、ファイル管理において次のようなメリットが得られます。
手動でファイルを整理する必要がなくなり、従業員の時間と労力を節約できます。例えば、定期的なアーカイブ作業を自動化することで、営業担当者は資料作成や商談といった業務に集中でき、人的リソースのより効果的な活用が可能になります。また、ファイルの移動先を間違えたり、移動させるのを忘れたりする人為的ミスのリスクも軽減されるため、データ管理の信頼性向上が期待できるでしょう。
指定されたスケジュールに従ってアーカイブが行われることで、情報の整理と保存の方法が統一されます。この自動化されたプロセスにより、一貫性のあるデータ管理が実現します。古い情報であっても、必要なファイルへのアクセスが容易になり、チームや会社全体におけるデータの可視性の向上が見込まれるでしょう。
それでは、YoomにGoogle Driveを連携して業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使って、「指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動する」業務フローの作成手順を紹介します。
なお、こちらのフローでは、フォルダでなくファイル単体を移動させることも可能です。
1. Yoomにログインしてください。
2. 以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
※ファイル・フォルダの移動権限のあるアカウントと連携してください。権限のないアカウントの場合、エラーが発生し、フォルダの移動が完了しません。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧からGoogle Driveを選択し、アプリを連携してください。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「スケジュールトリガー：指定したスケジュールになったら」をクリックします。
3. 実行時間の指定を行います。
タイトル：任意の名称に変更できます。起動する日程を入力しておくと、確認が簡単になります。
スケジュール設定：起動したい日程に合わせ、内容を変更してください。
※デフォルトは、毎月1日9時に設定されています。
※日付指定・曜日指定・Cron設定から指定方法を選べます。詳細はこちらの説明をご覧ください。なお、Cron設定を使えば、隔月や四半期に一度などでの起動も可能です。
4. 「保存する」をクリックします。
1. フローボットの「アプリと連携する：特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
・フォルダID：移動前のフォルダが保存されている親フォルダのIDを選択または入力してください。
・ファイル名：移動するフォルダの名称について、特定できる語句を入力してください。
※部分一致検索で複数の該当フォルダ(またはファイル)が見つかった場合、1件のみの情報取得となるためご注意ください。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
※アウトプット項目は、検索結果がフォルダの場合でも「ファイルID」の名称になっています。
1. フローボットの「アプリと連携する：ファイルの格納先フォルダを変更」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
・対象のファイルID：ステップ3で取得したファイルIDのアウトプットを使用してください。
・現在のフォルダID：移動前のフォルダが保存されている親フォルダのIDを選択または入力してください。
・移動先のフォルダID：フォルダの移動先となる親フォルダのIDを選択または入力してください。
※下図はファイルIDのアウトプットの参照例です。入力欄をクリックして候補を表示し、「アウトプット」、ステップ3のアクション名、「ファイルID」の順で選択してください。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。
以上で、「指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動する」フローの完成です。
今回使用したフローボットテンプレート
指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動する
他にもGoogle Driveを使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。
1. Google Driveにファイルやフォルダが作成された際に、Google Chatで通知するフローです。チャットツールと連携することで、ファイル・フォルダの名称やIDを共有できるため、アクセスが容易になります。アップロードの把握漏れを防ぐのにも役立ちます。
2. Google Driveにファイルが格納された際に、Google スプレッドシートに情報を追加するフローです。ファイルと保存先の情報が自動で同期されるため、転記の手間を減らせます。アップロードの漏れや誤りがないかを一覧で確認できます。
3. kintoneにレコードが登録された際に、Google Driveにフォルダを作成するフローです。データベースと連携することで、リード、顧客、案件、従業員などの情報登録に合わせて、自動で個別フォルダを作成できます。フォルダ名をそれぞれの情報に紐づけると、個別の資料管理がスムーズになります。
YoomとGoogle Driveを連携して、指定したスケジュールに従って特定フォルダをアーカイブフォルダへ自動で移動する方法を紹介しました。この自動化により、ファイル整理の時間の短縮やヒューマンエラーの防止、一貫性のあるデータ管理が可能になります。ファイル管理を効率化し、どの情報にもスムーズにアクセスできるようにしましょう。Yoomでの設定は簡単ですので、ぜひ導入してみてください。
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