定期的に、Google Driveのフォルダをアーカイブするのは面倒ではないですか？
そこで、Google Driveのフォルダを指定のスケジュールで自動的にアーカイブする方法をご紹介します。
Google DriveとYoomのスケジュールトリガー機能を活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら
Google DriveとYoomのスケジュールトリガー機能を活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
登録を自動化する便利なテンプレート
指定日時にDropboxに格納された複数ファイルをGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
定期的にDropboxへ格納されるファイルを、手作業でGoogle Driveに移動させる作業に手間を感じていませんか。ファイルの数が多かったり、定期的に発生する定型業務の場合、移動漏れや重複などのミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にDropbox内の複数ファイルを自動でGoogle Driveに格納するため、手作業によるファイル管理の手間を省き、正確なバックアップ運用を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
DropboxとGoogle Driveを併用し、定期的なファイル移動に手間を感じている方 複数のクラウドストレージをまたいだファイル管理を自動化し、効率化したいと考えている方 手作業による定期的なファイルバックアップの工数を削減し、ヒューマンエラーをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
指定した日時に自動でファイル移動が実行されるため、これまで手作業で行っていた定期的なバックアップ作業の時間を短縮できます。 人の手による作業を介さないので、ファイルの移動漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、ファイル移動を実行したい日時を設定します。 次に、オペレーションでDropboxの「フォルダ内のファイル一覧を取得」アクションを設定し、移動元のフォルダを指定します。 続いて、コマンドオペレーションの「繰り返し処理」を設定し、取得したファイルに対して一つずつ後続の処理を実行するようにします。 繰り返し処理の中で、まずDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxの「フォルダ内のファイル一覧を取得」アクションで、ファイル移動の対象としたいフォルダのパスを任意で設定してください。 Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、ファイルの格納先としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
指定の日時になったら、OneDriveの特定のフォルダのファイルをGoogle Driveにバックアップする
試してみる
■概要
OneDriveに保存している重要なファイルを、もしもの時のためにGoogle Driveへもバックアップしておきたいけれど、毎回手作業で行うのは手間がかかり、忘れてしまうこともあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定した日時になると、OneDriveの特定フォルダ内にあるファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダへバックアップするため、手作業による手間やバックアップ漏れといった課題を解消し、データの安全性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveとGoogle Driveを併用し、定期的なファイルバックアップを手作業で行っている方 手作業によるバックアップ漏れや、作業の非効率性に課題を感じている担当者の方 重要なファイルのバックアップを自動化し、データ保全の確実性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
指定したスケジュールでOneDriveからGoogle Driveへのファイルバックアップが自動的に実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業によるファイルの選択ミスやバックアップの実行忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なデータの確実な保全に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、マイアプリ連携画面でOneDriveとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで、このワークフローを起動したい日時や繰り返し周期を設定します。 次に、オペレーションでOneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションを設定し、バックアップ対象のファイルが保存されているOneDrive上のフォルダを指定します。 次に、オペレーションで繰り返し処理機能の「繰り返し処理する」アクションを設定し、前段階で取得したファイル一覧に対して、後続の処理をファイルごとに行うようにします。 繰り返し処理の中で、オペレーションとしてOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、個別のファイルをダウンロードします。 最後に、繰り返し処理の中で、オペレーションとしてGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをGoogle Driveの指定したフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能の設定では、バックアップを実行したい任意の日時（例：毎日の深夜、毎週特定の曜日など）や繰り返し間隔を自由に指定してください。 OneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションでは、バックアップ元のフォルダIDを、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、バックアップ先のフォルダIDを、それぞれご利用の環境に合わせて任意で設定してください。 繰り返し処理機能の設定では、OneDriveから取得したファイル一覧データをもとに、例えばファイル名を対象とするなど、繰り返し処理を行う条件を必要に応じて指定できます。 ■注意事項
OneDrive、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
定期的にGoogle Driveの指定フォルダ内のファイル一覧を取得し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Google Driveに日々蓄積される大量のファイルを管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、ファイル一覧をGoogle スプレッドシートに手作業でまとめる場合、時間と労力がかかるだけでなく、転記ミスや登録漏れも発生しがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveのファイルを手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、管理している方 定期的なファイルの棚卸作業に多くの時間を費やしている情報システムや総務担当の方 チームで共有しているGoogle Driveのファイル管理を効率化し、整理したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
スケジュールに沿ってGoogle Driveのファイル一覧が自動でリスト化されるため、これまで手作業で行っていた棚卸しや管理業務の時間を削減できます。 手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Google スプレッドシート上で正確なファイルリストを維持できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得する」アクションを設定します。 続いて、取得したファイル一覧を一つずつ処理するため、「繰り返し処理」を設定します。 繰り返し処理の中で、Google Driveの「ファイル・フォルダ情報を取得する」アクションを設定し、各ファイルの詳細情報を取得します。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したファイル情報を指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい曜日や時間などを任意で設定できます。 Google Driveでファイル一覧を取得するアクションでは、対象としたいフォルダを任意で指定してください。 Google スプレッドシートにファイル情報を追加する際、連携先のシートを自由に指定できます。また、どの情報をどの列に追加するかも、固定値や変数を用いて柔軟に設定可能です。 ■注意事項
Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
通知を自動化する便利なテンプレート
指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する
試してみる
■概要
定期的なレポート業務などで、Google Driveから特定のCSVデータをダウンロードし、関係者にメールで共有する作業を手動で行っていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google Drive上のCSVデータを定期的にダウンロードし、Gmailで共有している方 手作業でのファイルダウンロードやメール送信に手間を感じ、効率化したいと考えている方 レポートの送信漏れや誤送信といったヒューマンエラーを防ぎたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
指定した日時にCSVのダウンロードとGmailでの送信が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動での作業で起こりがちなファイルのダウンロード忘れや、メールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGoogle Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルをダウンロードします 次に、データを操作・変換機能の「ファイル名の変換」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの名前を任意のものに変更します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ファイル名を変更したデータを添付して指定の宛先にメールを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、ワークフローを起動させたい日時（毎時、毎日、毎週、毎月など）を任意で設定してください。 Google Driveからダウンロードするアクションでは、対象となるGoogle スプレッドシートのファイルIDや、ダウンロードするファイルタイプ（CSVなど）を任意で設定します。 ファイル名の変換アクションでは、ファイル名変換対象の値や変更後のファイル名、ファイル名変換後の取得した値の項目名を任意で設定できます。 Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレス（To, CC, BCC）、件名、本文の内容などを任意で設定してください。 ■注意事項
Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
指定日時になったら、Google Driveでファイル情報を取得してMicrosoft Teamsで共有する
試してみる
■概要
定期的なファイル共有、例えば週次レポートや月次報告などを、都度手作業で行うことに手間を感じていませんか。あるいは、共有忘れによる業務遅延や、毎回同じ情報を手動で通知することに非効率を感じているかもしれません。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でGoogle Driveからファイル情報を取得し、Microsoft Teamsへ共有でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとMicrosoft Teamsを利用し、定期的なファイル共有を手作業で行っている方 ファイル共有の漏れや遅延を防ぎ、情報伝達の確実性を高めたいと考えているチームの担当者の方 定型的な情報共有作業を自動化し、より創造的な業務に時間を活用したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
指定した日時に自動でファイル情報がMicrosoft Teamsに共有されるため、手作業による情報伝達や確認作業の時間を削減できます。 手動でのファイル検索や共有作業が不要になることで、共有忘れや誤った情報伝達といったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、「スケジュールトリガー」アクションでこのワークフローを実行したい日時や頻度を指定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイル・フォルダ情報を取得」アクションで共有したいファイルやフォルダの情報を取得するように設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、前のステップで取得したファイル情報を指定したチャネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能では、情報を共有したい任意の日時（例：毎日午前9時、毎週月曜日午前10時、毎月1日の午後1時など）や繰り返し頻度をユーザーの運用に合わせて設定してください。 Google Driveの「ファイル・フォルダ情報を取得」アクションでは、情報を取得対象としたいフォルダを任意で指定してください。特定のファイル情報のみを取得したい場合は、ファイルIDを直接指定することもできます。 Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信するチームやチャネルを任意で選択してください。通知メッセージの本文には、固定のテキストだけでなく、Google Driveから取得したファイル名や更新日時などの情報を変数として挿入し、より具体的な通知内容にすることも可能です。 ■注意事項
Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する
試してみる
■概要
指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveを業務に活用している方
・ファイル管理を行なっている方
・受信した資料などを仕分けする業務の方
2.定期的に新規フォルダを作成する方
・決められた期間ごとにフォルダをアーカイブにいれ、資料整理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveは業務に関連する資料の作成から、保管まで、あらゆる資料の一元管理に適したツールです。
古いフォルダやファイルを自動で移動させたいと考える方にこのフローは適しています。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携させてください。
[Yoomとは]
Google Driveの自動化フローの作り方 それでは、YoomとGoogle Driveを連携して業務フローの自動化設定を行っていきましょう。指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動する 」業務フローの作成手順を紹介します。
ステップ1: Google Driveのマイアプリ連携
最初にYoomと各アプリを連携することで、スムーズにフローボットの作成が進められます。これをマイアプリ連携 といいます。
※ファイル・フォルダの移動権限のあるアカウントと連携してください。権限のないアカウントの場合、エラーが発生し、フォルダの移動が完了しません。
2. マイアプリの新規接続一覧からGoogle Driveを選択し、「Sing in with Google」をクリックしてください。
3.「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
ステップ2:テンプレートのコピー Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する
試してみる
■概要
指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveを業務に活用している方
・ファイル管理を行なっている方
・受信した資料などを仕分けする業務の方
2.定期的に新規フォルダを作成する方
・決められた期間ごとにフォルダをアーカイブにいれ、資料整理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveは業務に関連する資料の作成から、保管まで、あらゆる資料の一元管理に適したツールです。
古いフォルダやファイルを自動で移動させたいと考える方にこのフローは適しています。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携させてください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
コピーされたテンプレートは、Yoomアカウントの「マイプロジェクト」に格納されています。
ステップ3: 指定したスケジュールに起動するトリガーの設定
1. コピーしたテンプレートを開きます。
2. フローボットの「スケジュールトリガー：指定したスケジュールになったら 」をクリックします。
3. 実行時間の指定を行います。タイトル：任意の名称に変更できます。起動する日程を入力しておくと、確認が簡単になります。
スケジュール設定：起動したい日程に合わせ、内容を変更してください。
より詳細に指定したい際には、実行頻度を細かく調整できるCron設定がおすすめです。こちら を参考にしましょう。
4. 「保存する」をクリックします。
ステップ4: Google Driveの特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索するアクションの設定
1. フローボットの「アプリと連携する：特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索 」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
3. API接続設定を行います。
フォルダID：移動前のフォルダが保存されている親フォルダのIDを選択または入力してください。
ファイル名：移動するフォルダの名称について、特定できる語句を入力してください。
検索条件：プルダウンから選択します。部分一致検索で複数の該当フォルダ(またはファイル)が見つかった場合、1件のみの情報取得となるためご注意ください。
4. トリガーとなるアクション（今回は特定のフォルダへのファイル格納（検索条件に一致する名前を含む））を行って[テスト]を押します。
5. テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。アウトプット として取得することが可能です。
ステップ4: Google Driveの格納先フォルダを変更するアクションの設定
1. フローボットの「アプリと連携する：ファイルの格納先フォルダを変更 」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
3. API接続設定を行います。
対象のファイルID：ステップ3で取得したファイルIDのアウトプットを使用してください。このようにアウトプットを引用することで、フローボット起動ごとに異なるID情報を参照できます。
現在のフォルダID：移動前のフォルダが保存されている親フォルダのIDを『候補』から選択または入力してください。
移動先のフォルダID：フォルダの移動先となる親フォルダのIDを『候補』から選択または入力してください。
4. 情報を入力した後、［テスト］をクリックしましょう。
5. テストが成功したら、『保存する』をクリックします。
ステップ5:トリガーをONにして起動準備完了
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動する 」フローの完成です。
指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する
試してみる
■概要
指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveを業務に活用している方
・ファイル管理を行なっている方
・受信した資料などを仕分けする業務の方
2.定期的に新規フォルダを作成する方
・決められた期間ごとにフォルダをアーカイブにいれ、資料整理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveは業務に関連する資料の作成から、保管まで、あらゆる資料の一元管理に適したツールです。
古いフォルダやファイルを自動で移動させたいと考える方にこのフローは適しています。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携させてください。
Google Driveを使ったその他の自動化例 本日ご紹介した連携以外にもGoogle DriveのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
例えば、一方のツールで登録された情報や受け取ったデータを反映して新規にフォルダやファイルを作成・アップロードすることが可能です。
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを業務で活用している企業
・顧客情報をAirtableで一元管理している方
・取引先ごとフォルダを作成し、情報管理を行う方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやくすまとめたい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
このテンプレートを使用することで、Airtable上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成します。
■注意事項
・Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Google Driveでフォルダが作成されたら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
■概要
プロジェクトや案件ごとにGoogle Driveでフォルダを作成し、その管理状況をGoogle スプレッドシートに手入力でまとめる作業は、手間がかかる上に更新漏れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveで新しいフォルダが作成された際に、その情報を自動でGoogle スプレッドシートに追記できます。手作業による二重入力や転記ミスを防ぎ、フォルダ管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとGoogle スプレッドシートで案件やプロジェクトを管理している方 フォルダ作成後のスプレッドシートへの手入力作業に手間や時間を要している方 手作業による情報更新の漏れやミスをなくし、管理体制を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveでフォルダを作成すると、自動でGoogle スプレッドシートに情報が記録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による情報の転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、管理データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内にフォルダが作成されたら」といったアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「データベースを操作する」アクションを設定し、トリガーで取得したフォルダ名などの情報を指定のスプレッドシートに追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、対象のフォルダのIDを選択してください。 Google スプレッドシートのオペレーションでは、データを追加したいスプレッドシートのIDやテーブルの範囲を指定してください。 ■注意事項
Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。 Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
Google Driveに特定条件のフォルダが作成されたら、OneDriveにもフォルダを作成する
試してみる
■概要
Google DriveとOneDriveを併用していると、フォルダ構造の同期やファイルのバックアップに手間がかかっていませんか。片方でフォルダを作成した後、もう片方で同じものを作成する作業は、時間もかかり更新漏れの原因にもなりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとOneDriveを併用し、フォルダの手動同期に課題を感じている方 複数のクラウドストレージのデータを連携させ、バックアップ作業を効率化したい方 チームでの共同作業において、ストレージ間のフォルダ作成漏れを防ぎたい管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveにフォルダが作成されると、自動でOneDriveにもフォルダが複製されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、両ストレージにおけるデータ管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとOneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、作成されたのが「フォルダ」だった場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。 最後に、オペレーションでOneDriveを選択し、「フォルダを作成」アクションでGoogle Driveで作成されたものと同じ名前のフォルダを作成するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveでフォルダを作成する際、フォルダ名は柔軟に設定が可能です。前段のトリガーで取得したGoogle Driveのフォルダ名を変数として利用し、そのまま同じ名称で作成することができます。 また、「【バックアップ】」といった任意のテキスト（固定値）と、取得したフォルダ名（変数）を組み合わせることで、目的に応じたフォルダ名を自動で設定することも可能です。 ■注意事項
Google Drive、OneDrivveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Jotformの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
Jotformで集めたデータを効率的に書類化したい方 GoogleドキュメントとGoogle Driveを日常的に利用している方 書類作成やファイル保存にかかる時間を削減したい事務担当者の方 データ管理を自動化し、業務プロセスを最適化したいビジネスオーナーの方 繰り返し行う書類作成業務を簡略化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
作業時間の短縮：Jotformの回答を元に自動で書類が作成されるため、手動の入力作業が不要になります。 データ管理の一元化：Google Driveに自動保存されるため、書類の整理や共有が容易になります。 ヒューマンエラーの防止：自動化により、手動入力時のミスを減らし、正確なデータ管理が可能です。
まとめ YoomとGoogle Driveを連携して、指定したスケジュールに従って特定フォルダをアーカイブフォルダへ自動で移動する方法を紹介しました。
