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ステップ1: Google Driveのマイアプリ連携
※ファイル・フォルダの移動権限のあるアカウントと連携してください。権限のないアカウントの場合、エラーが発生し、フォルダの移動が完了しません。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧からGoogle Driveを選択し、アプリを連携してください。
ステップ2: 指定したスケジュールに起動するトリガーの設定
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「スケジュールトリガー：指定したスケジュールになったら」をクリックします。
3. 実行時間の指定を行います。
タイトル：任意の名称に変更できます。起動する日程を入力しておくと、確認が簡単になります。
スケジュール設定：起動したい日程に合わせ、内容を変更してください。
※デフォルトは、毎月1日9時に設定されています。
※日付指定・曜日指定・Cron設定から指定方法を選べます。詳細はこちらの説明をご覧ください。なお、Cron設定を使えば、隔月や四半期に一度などでの起動も可能です。
4. 「保存する」をクリックします。
ステップ3: Google Driveの特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索するアクションの設定
1. フローボットの「アプリと連携する：特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
・フォルダID：移動前のフォルダが保存されている親フォルダのIDを選択または入力してください。
・ファイル名：移動するフォルダの名称について、特定できる語句を入力してください。
※部分一致検索で複数の該当フォルダ(またはファイル)が見つかった場合、1件のみの情報取得となるためご注意ください。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
※アウトプット項目は、検索結果がフォルダの場合でも「ファイルID」の名称になっています。
ステップ4: Google Driveの格納先フォルダを変更するアクションの設定
1. フローボットの「アプリと連携する：ファイルの格納先フォルダを変更」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
・対象のファイルID：ステップ3で取得したファイルIDのアウトプットを使用してください。
・現在のフォルダID：移動前のフォルダが保存されている親フォルダのIDを選択または入力してください。
・移動先のフォルダID：フォルダの移動先となる親フォルダのIDを選択または入力してください。
※下図はファイルIDのアウトプットの参照例です。入力欄をクリックして候補を表示し、「アウトプット」、ステップ3のアクション名、「ファイルID」の順で選択してください。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。
以上で、「指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動する」フローの完成です。
Google Driveを使ったその他の自動化例
他にもGoogle Driveを使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。
1. Google Driveにファイルやフォルダが作成された際に、Google Chatで通知するフローです。チャットツールと連携することで、ファイル・フォルダの名称やIDを共有できるため、アクセスが容易になります。アップロードの把握漏れを防ぐのにも役立ちます。
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