Google Driveと定期起動機能を連携して、指定したスケジュールになったらGoogle Driveの特定フォルダをアーカイブフォルダに移動する方法 ​

ステップ1: Google Driveのマイアプリ連携

※ファイル・フォルダの移動権限のあるアカウントと連携してください。権限のないアカウントの場合、エラーが発生し、フォルダの移動が完了しません。

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。

1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。

2. マイアプリの新規接続一覧からGoogle Driveを選択し、アプリを連携してください。

次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

‍

ステップ2: 指定したスケジュールに起動するトリガーの設定

1. コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。

2. フローボットの「スケジュールトリガー：指定したスケジュールになったら」をクリックします。

3. 実行時間の指定を行います。
　タイトル：任意の名称に変更できます。起動する日程を入力しておくと、確認が簡単になります。
　スケジュール設定：起動したい日程に合わせ、内容を変更してください。
　※デフォルトは、毎月1日9時に設定されています。
　※日付指定・曜日指定・Cron設定から指定方法を選べます。詳細はこちらの説明をご覧ください。なお、Cron設定を使えば、隔月や四半期に一度などでの起動も可能です。

4. 「保存する」をクリックします。

ステップ3: Google Driveの特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　・フォルダID：移動前のフォルダが保存されている親フォルダのIDを選択または入力してください。
　・ファイル名：移動するフォルダの名称について、特定できる語句を入力してください。
　　※部分一致検索で複数の該当フォルダ(またはファイル)が見つかった場合、1件のみの情報取得となるためご注意ください。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
　※アウトプット項目は、検索結果がフォルダの場合でも「ファイルID」の名称になっています。

ステップ4: Google Driveの格納先フォルダを変更するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：ファイルの格納先フォルダを変更」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　・対象のファイルID：ステップ3で取得したファイルIDのアウトプットを使用してください。
　・現在のフォルダID：移動前のフォルダが保存されている親フォルダのIDを選択または入力してください。
　・移動先のフォルダID：フォルダの移動先となる親フォルダのIDを選択または入力してください。

　※下図はファイルIDのアウトプットの参照例です。入力欄をクリックして候補を表示し、「アウトプット」、ステップ3のアクション名、「ファイルID」の順で選択してください。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。

以上で、「指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動する」フローの完成です。

今回使用したフローボットテンプレート
指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動する

Google Driveを使ったその他の自動化例

他にもGoogle Driveを使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。

1. Google Driveにファイルやフォルダが作成された際に、Google Chatで通知するフローです。チャットツールと連携することで、ファイル・フォルダの名称やIDを共有できるため、アクセスが容易になります。アップロードの把握漏れを防ぐのにも役立ちます。

2. Google Driveにファイルが格納された際に、Google スプレッドシートに情報を追加するフローです。ファイルと保存先の情報が自動で同期されるため、転記の手間を減らせます。アップロードの漏れや誤りがないかを一覧で確認できます。

3. kintoneにレコードが登録された際に、Google Driveにフォルダを作成するフローです。データベースと連携することで、リード、顧客、案件、従業員などの情報登録に合わせて、自動で個別フォルダを作成できます。フォルダ名をそれぞれの情報に紐づけると、個別の資料管理がスムーズになります。

まとめ

YoomとGoogle Driveを連携して、指定したスケジュールに従って特定フォルダをアーカイブフォルダへ自動で移動する方法を紹介しました。この自動化により、ファイル整理の時間の短縮やヒューマンエラーの防止、一貫性のあるデータ管理が可能になります。ファイル管理を効率化し、どの情報にもスムーズにアクセスできるようにしましょう。Yoomでの設定は簡単ですので、ぜひ導入してみてください。