指定したスケジュールになったらGoogle Driveの特定フォルダをアーカイブフォルダに移動する方法 ​

1.バナーを開いて「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

ステップ2: 指定したスケジュールに起動するトリガーの設定

1. コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。

2. フローボットの「スケジュールトリガー：指定したスケジュールになったら」をクリックします。

3. 実行時間の指定を行います。
　タイトル：任意の名称に変更できます。起動する日程を入力しておくと、確認が簡単になります。
　スケジュール設定：起動したい日程に合わせ、内容を変更してください。
　※デフォルトは、毎月1日9時に設定されています。
　※日付指定・曜日指定・Cron設定から指定方法を選べます。詳細はこちらの説明をご覧ください。なお、Cron設定を使えば、隔月や四半期に一度などでの起動も可能です。

4. 「保存する」をクリックします。

ステップ3: Google Driveの特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　・フォルダID：移動前のフォルダが保存されている親フォルダのIDを選択または入力してください。
　・ファイル名：移動するフォルダの名称について、特定できる語句を入力してください。
　　※部分一致検索で複数の該当フォルダ(またはファイル)が見つかった場合、1件のみの情報取得となるためご注意ください。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
　※アウトプット項目は、検索結果がフォルダの場合でも「ファイルID」の名称になっています。

ステップ4: Google Driveの格納先フォルダを変更するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：ファイルの格納先フォルダを変更」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　・対象のファイルID：ステップ3で取得したファイルIDのアウトプットを使用してください。
　・現在のフォルダID：移動前のフォルダが保存されている親フォルダのIDを選択または入力してください。
　・移動先のフォルダID：フォルダの移動先となる親フォルダのIDを選択または入力してください。

　※下図はファイルIDのアウトプットの参照例です。入力欄をクリックして候補を表示し、「アウトプット」、ステップ3のアクション名、「ファイルID」の順で選択してください。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。

以上で、「指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動する」フローの完成です。

今回使用したフローボットテンプレート
指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動する

Google DriveやYoomトリガー機能を使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle DriveのAPIやYoomトリガー機能を活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍Google Driveとスケジュールトリガーを連携した自動化例

指定したスケジュールでGoogle Driveにフォルダの作成・複製・削除する連携も可能です。

Google Driveを活用した自動化例

Google Driveでファイルやフォルダが作成されたらチャットツールに通知する

Google Driveにファイルやフォルダが作成されたら、SlackやDiscordなどに自動で通知します。

データベースにレコードが追加されたらフォルダを作成する

Google スプレッドシートやNotionなどにレコードが追加されたら、Google Driveにフォルダを自動で作成します。

ワークフローで申請が承認されたファイルをGoogle Driveにアップロードする

ジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたファイルをGoogle Driveに自動でアップロードします。

Yoomトリガー機能を活用した自動化例

フォームに送信された内容やファイルの内容をデータベースに追加する

フォームトリガーを使って、送信された内容やファイルの内容をGoogle スプレッドシートなどに自動で追加します。

メールで受信したファイルをクラウドストレージに保存する

メールトリガーを使って、受信した添付ファイルを自動でクラウドストレージに保存します。

指定のアプリから手動でフローボットを起動する

Chrome拡張機能を使って、SalesforceやNotionなどの個別ページから手動でフローボットを起動します。

YoomとGoogle Driveを連携するメリット

YoomとGoogle Driveを連携することで、ファイル管理において次のようなメリットが得られます。

業務効率の向上

手動でファイルを整理する必要がなくなり、従業員の時間と労力を節約できます。
例えば、定期的なアーカイブ作業を自動化することで、営業担当者は資料作成や商談といった業務に集中でき、人的リソースをより効果的に活用できるはずです。
また、ファイルの移動先を間違えたり、移動させるのを忘れたりする人為的ミスも防げれば、データ管理の精度が向上しますよね。
これにより、余計な修正作業で業務が妨げられることも減るのではないでしょうか。

一貫性のあるデータ管理

指定されたスケジュールに従ってアーカイブが行われることで、情報の整理と保存の方法が統一されます。
この自動化されたプロセスにより、一貫性のあるデータ管理ができるはずです。
例えば、古い情報であっても、必要なファイルへのアクセスが容易になり、チームや会社全体におけるデータの検索性が向上しそうですね。

まとめ

YoomとGoogle Driveを連携して、指定したスケジュールに従って特定フォルダをアーカイブフォルダへ自動で移動する方法を紹介しました。
この自動化により、ファイル整理にかかる時間の短縮やヒューマンエラーの防止、一貫性のあるデータ管理が可能になるはずです！
ファイル管理を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えませんか？
Yoomでの設定は簡単なので、ぜひ試してみてくださいね！