定期的に、Google Driveのフォルダをアーカイブするのは面倒ではないですか？
忙しさに追われて、つい忘れてしまうこともありますよね。
そこで、Google Driveのフォルダを指定のスケジュールで自動的にアーカイブする方法をご紹介します。
これにより、重要な業務により集中しやすくなり、業務もはかどるはずです！
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひ試してみてくださいね。
Google DriveとYoomのスケジュールトリガー機能を活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら
Google DriveとYoomのスケジュールトリガー機能を活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
登録を自動化する便利なテンプレート
指定日時にDropboxに格納された複数ファイルをGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
「指定日時にDropboxに格納された複数ファイルをGoogle Driveに格納する」フローは、ファイル管理の手間を軽減し、効率的なデータ移動を実現する業務ワークフローです。
このフローを活用すれば指定した日時に自動でDropboxからGoogle Driveにファイルを移動させることができ、手動での作業を省略できます。
これにより、時間の節約と作業ミスの防止が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
DropboxとGoogle Driveを日常的に利用しており、ファイルの移動作業に時間を取られている方
定期的にDropboxのデータをGoogle Driveにバックアップしたいと考えているビジネスユーザー
手動でのファイル移動によるヒューマンエラーを防ぎたいと考えているIT担当者
業務フローの自動化を進め、効率化を図りたいと考えているチームリーダー
定められたスケジュールでファイル管理を自動化し、業務のスムーズな進行を目指す経営者
■注意事項
・Dropbox、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
指定の日時になったら、OneDriveの特定のフォルダのファイルをGoogle Driveにバックアップする
試してみる
■概要
「指定の日時になったら、OneDriveの特定のフォルダのファイルをGoogle Driveにバックアップする」ワークフローは、ファイルのバックアップ作業を効率的に自動化する業務ワークフローです。
この自動化により、バックアップ作業の手間を省き、データの安全性を確保しながら業務の効率化を実現します。
定期的なバックアップが自動で行われるため、安心して業務に集中できる環境を整えましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveとGoogle Driveを日常的に使用しており、定期的なバックアップを手動で行っている方
・ファイルのバックアップ作業に時間を割かれ、他の業務に集中したいビジネスユーザーの方
・データの安全性を高めるために、バックアッププロセスを自動化したいIT担当者の方
・複数のフォルダを効率的に管理し、バックアップを確実に行いたいチームリーダーの方
・バックアップの自動化によって人的ミスを減らし、データ管理をよりスムーズにしたい経営者の方
■注意事項
・OneDrive、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
定期的にGoogle Driveの指定フォルダ内のファイル一覧を取得し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Google Driveに日々蓄積される大量のファイルを管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、ファイル一覧をGoogle スプレッドシートに手作業でまとめる場合、時間と労力がかかるだけでなく、転記ミスや登録漏れも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダ内にあるファイル一覧を定期的に自動で取得し、Google スプレッドシートへリストとして追加できます。これにより、面倒なファイル管理業務から解放され、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveのファイルを手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、管理している方
・定期的なファイルの棚卸作業に多くの時間を費やしている情報システムや総務担当の方
・チームで共有しているGoogle Driveのファイル管理を効率化し、整理したいと考えている方
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
通知を自動化する便利なテンプレート
指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する
試してみる
■概要
「指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する」ワークフローは、定期的なデータ共有をスムーズに自動化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にGoogle DriveからCSVデータを取得し、関係者へメールで送信する必要がある方
・週次や月次でレポートを共有する営業やマーケティングチームの方
・手動でのCSVダウンロードやGmail送信に多くの時間を費やしているビジネスパーソン
・データの変換やダウンロード、送信作業を自動化し、より戦略的な業務に集中したい方
・業務ワークフローの自動化を検討しているIT担当者やシステム管理者の方
・繰り返しの作業を自動化することで、チーム全体の生産性向上を目指す方
■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
指定日時になったら、Google Driveでファイル情報を取得してMicrosoft Teamsで共有する
試してみる
■概要
「指定日時になったら、Google Driveでファイル情報を取得してMicrosoft Teamsで共有する」フローは、定期的なファイル共有作業を自動化する業務ワークフローです。
このフローを活用すれば、指定した日時に自動的にGoogle Driveから最新のファイル情報を取得し、Microsoft Teamsに共有することができます。
これにより、情報共有のタイミングを逃さず、チーム全体の連携をスムーズに保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとMicrosoft Teamsを日常的に活用しているチームリーダーの方
・定期的にファイル共有を行う業務プロセスを効率化したい事務担当者の方
・情報共有のタイミングを自動化し、ミスを減らしたいプロジェクトマネージャーの方
・チーム全体の連携を強化し、最新情報を迅速に伝達したい企業の管理職の方
■注意事項
・Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する
試してみる
指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動するフローです。
[Yoomとは]
Google Driveの自動化フローの作り方
それでは、YoomとGoogle Driveを連携して業務フローの自動化設定を行っていきましょう。
テンプレートを使って、「指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動する」業務フローの作成手順を紹介します。
なお、こちらのフローでは、フォルダでなくファイル単体を移動させることも可能です。
ステップ1: Google Driveのマイアプリ連携
最初にYoomと各アプリを連携することで、スムーズにフローボットの作成が進められます。これをマイアプリ連携といいます。
1.まずはGoogle Driveをマイアプリに接続していきましょう。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle Driveを検索してください。
※ファイル・フォルダの移動権限のあるアカウントと連携してください。権限のないアカウントの場合、エラーが発生し、フォルダの移動が完了しません。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
2. マイアプリの新規接続一覧からGoogle Driveを選択し、「Sing in with Google」をクリックしてください。
3.「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
ステップ2:テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する
試してみる
指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動するフローです。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
コピーされたテンプレートは、Yoomアカウントの「マイプロジェクト」に格納されています。
ステップ3: 指定したスケジュールに起動するトリガーの設定
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「スケジュールトリガー：指定したスケジュールになったら」をクリックします。
3. 実行時間の指定を行います。タイトル：任意の名称に変更できます。起動する日程を入力しておくと、確認が簡単になります。
スケジュール設定：起動したい日程に合わせ、内容を変更してください。
※デフォルトは、毎月1日9時に設定されています。
※日付指定・曜日指定・Cron設定から指定方法を選べます。
より詳細に指定したい際には、実行頻度を細かく調整できるCron設定がおすすめです。
Cronの記述ルールにしたがって入力することで、「05:12に実行」や「10分おきに実行」と設定することもできます。Cronの記述方法はこちらを参考にしましょう。
4. 「保存する」をクリックします。
ステップ4: Google Driveの特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索するアクションの設定
1. フローボットの「アプリと連携する：特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
- フォルダID：移動前のフォルダが保存されている親フォルダのIDを選択または入力してください。
- ファイル名：移動するフォルダの名称について、特定できる語句を入力してください。
- 検索条件：プルダウンから選択します。部分一致検索で複数の該当フォルダ(またはファイル)が見つかった場合、1件のみの情報取得となるためご注意ください。
4. トリガーとなるアクション（今回は特定のフォルダへのファイル格納（検索条件に一致する名前を含む））を行って[テスト]を押します。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
5. テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報はこの後のステップで活用できます。
そのため、この後のアクションを設定する際、ここで取得した値をそのまま引用可能です。
※アウトプット項目は、検索結果がフォルダの場合でも「ファイルID」の名称になっています。
ステップ4: Google Driveの格納先フォルダを変更するアクションの設定
1. フローボットの「アプリと連携する：ファイルの格納先フォルダを変更」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
- 対象のファイルID：ステップ3で取得したファイルIDのアウトプットを使用してください。このようにアウトプットを引用することで、フローボット起動ごとに異なるID情報を参照できます。
- 現在のフォルダID：移動前のフォルダが保存されている親フォルダのIDを『候補』から選択または入力してください。
- 移動先のフォルダID：フォルダの移動先となる親フォルダのIDを『候補』から選択または入力してください。
4. 情報を入力した後、［テスト］をクリックしましょう。
ここで、移動先として設定したフォルダに実際にファイルが移動されているかを確認してください。
5. テストが成功したら、『保存する』をクリックします。
ステップ5:トリガーをONにして起動準備完了
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
以上で、「指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動する」フローの完成です。
今回使用したフローボットテンプレート
指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する
試してみる
指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動するフローです。
Google Driveを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGoogle DriveのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
例えば、一方のツールで登録された情報や受け取ったデータを反映して新規にフォルダやファイルを作成・アップロードすることが可能です。
また、フォルダ作成後、速やかにデータベースツール内の該当するデータを更新できるので、対応忘れや更新遅れといったミスが低減するかもしれません。
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
Google Driveでフォルダが作成されたら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
■概要
「Google Driveでフォルダが作成されたら、Google スプレッドシートを更新する」フローは、フォルダ管理とデータ集計の手間を削減する業務ワークフローです。
データの一元管理がスムーズに行え、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveでのフォルダ管理を行っており、情報の手動更新に時間を取られている方
・共有フォルダの状況をGoogle スプレッドシートで一括管理したい方
・Google スプレッドシートの自動更新を導入して業務効率化を図りたい企業のIT担当者の方
・プロジェクト管理ツールとしてGoogle DriveとGoogle スプレッドシートを連携させたい方
・データ管理の正確性を高めたいと考えているビジネスパーソン
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveに特定条件のフォルダが作成されたら、OneDriveにもフォルダを作成する
試してみる
■概要
Google DriveとOneDriveを併用していると、フォルダ構造の同期やファイルのバックアップに手間がかかっていませんか。
片方でフォルダを作成した後、もう片方で同じものを作成する作業は、時間もかかり更新漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Driveで特定のフォルダが作成されると、自動でOneDriveにも同じフォルダが作成されるため、手作業による二重管理から解放され、よりスムーズなデータ連携が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとOneDriveを併用し、フォルダの手動同期に課題を感じている方
・複数のクラウドストレージのデータを連携させ、バックアップ作業を効率化したい方
・チームでの共同作業において、ストレージ間のフォルダ作成漏れを防ぎたい管理者の方
■注意事項
・Google Drive、OneDrivveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Jotformの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
「Jotformの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローは、Jotformで収集したデータを活用して自動的に書類を作成し、Google Driveに整理して保存します。
このプロセスにより手動での書類作成やファイル管理の手間が省け、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformで集めたデータを効率的に書類化したい方
・GoogleドキュメントとGoogle Driveを日常的に利用している方
・書類作成やファイル保存にかかる時間を削減したい事務担当者の方
・データ管理を自動化し、業務プロセスを最適化したいビジネスオーナーの方
・繰り返し行う書類作成業務を簡略化したい方
■注意事項
・Jotform、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
YoomとGoogle Driveを連携して、指定したスケジュールに従って特定フォルダをアーカイブフォルダへ自動で移動する方法を紹介しました。
この自動化により、ファイル整理にかかる時間の短縮やヒューマンエラーの防止、一貫性のあるデータ管理が可能になるはずです！
ファイル管理を効率化し、コア業務に集中できる環境を整えませんか？
Yoomでの設定は簡単なので、ぜひ試してみてくださいね！
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