定期的に、Google Driveのフォルダをアーカイブするのは面倒ではないですか？
忙しさに追われて、つい忘れてしまうこともありますよね。

そこで、Google Driveのフォルダを指定のスケジュールで自動的にアーカイブする方法をご紹介します。
これにより、重要な業務により集中しやすくなり、業務もはかどるはずです！
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひ試してみてくださいね。

Google DriveとYoomのスケジュールトリガー機能を活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら

Google DriveとYoomのスケジュールトリガー機能を活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！

登録を自動化する便利なテンプレート

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通知を自動化する便利なテンプレート

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今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！

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[Yoomとは]

Google Driveの自動化フローの作り方

それでは、YoomとGoogle Driveを連携して業務フローの自動化設定を行っていきましょう。
テンプレートを使って、「指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動する」業務フローの作成手順を紹介します。
なお、こちらのフローでは、フォルダでなくファイル単体を移動させることも可能です。

ステップ1: Google Driveのマイアプリ連携

最初にYoomと各アプリを連携することで、スムーズにフローボットの作成が進められます。これをマイアプリ連携といいます。
1.まずはGoogle Driveをマイアプリに接続していきましょう。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle Driveを検索してください。

※ファイル・フォルダの移動権限のあるアカウントと連携してください。権限のないアカウントの場合、エラーが発生し、フォルダの移動が完了しません。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。

2. マイアプリの新規接続一覧からGoogle Driveを選択し、「Sing in with Google」をクリックしてください。

3.「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

ステップ2:テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

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‍テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。

コピーされたテンプレートは、Yoomアカウントの「マイプロジェクト」に格納されています。

ステップ3: 指定したスケジュールに起動するトリガーの設定

1. コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。

2. フローボットの「スケジュールトリガー：指定したスケジュールになったら」をクリックします。

3. 実行時間の指定を行います。タイトル：任意の名称に変更できます。起動する日程を入力しておくと、確認が簡単になります。

スケジュール設定：起動したい日程に合わせ、内容を変更してください。
※デフォルトは、毎月1日9時に設定されています。
※日付指定・曜日指定・Cron設定から指定方法を選べます。

より詳細に指定したい際には、実行頻度を細かく調整できるCron設定がおすすめです。
Cronの記述ルールにしたがって入力することで、「05:12に実行」や「10分おきに実行」と設定することもできます。Cronの記述方法はこちらを参考にしましょう。

4. 「保存する」をクリックします。

ステップ4: Google Driveの特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。

• フォルダID：移動前のフォルダが保存されている親フォルダのIDを選択または入力してください。

• ファイル名：移動するフォルダの名称について、特定できる語句を入力してください。
• 検索条件：プルダウンから選択します。部分一致検索で複数の該当フォルダ(またはファイル)が見つかった場合、1件のみの情報取得となるためご注意ください。

4. トリガーとなるアクション（今回は特定のフォルダへのファイル格納（検索条件に一致する名前を含む））を行って[テスト]を押します。
テストが成功すると、以下のように表示されます。

5. テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報はこの後のステップで活用できます。
そのため、この後のアクションを設定する際、ここで取得した値をそのまま引用可能です。
※アウトプット項目は、検索結果がフォルダの場合でも「ファイルID」の名称になっています。

ステップ4: Google Driveの格納先フォルダを変更するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：ファイルの格納先フォルダを変更」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。

• 対象のファイルID：ステップ3で取得したファイルIDのアウトプットを使用してください。このようにアウトプットを引用することで、フローボット起動ごとに異なるID情報を参照できます。

• 現在のフォルダID：移動前のフォルダが保存されている親フォルダのIDを『候補』から選択または入力してください。
• 移動先のフォルダID：フォルダの移動先となる親フォルダのIDを『候補』から選択または入力してください。

4. 情報を入力した後、［テスト］をクリックしましょう。
ここで、移動先として設定したフォルダに実際にファイルが移動されているかを確認してください。

5. テストが成功したら、『保存する』をクリックします。

ステップ5:トリガーをONにして起動準備完了

‍以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
以上で、「指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動する」フローの完成です。

今回使用したフローボットテンプレート

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Google Driveを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle DriveのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

例えば、一方のツールで登録された情報や受け取ったデータを反映して新規にフォルダやファイルを作成・アップロードすることが可能です。
また、フォルダ作成後、速やかにデータベースツール内の該当するデータを更新できるので、対応忘れや更新遅れといったミスが低減するかもしれません。

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まとめ

YoomとGoogle Driveを連携して、指定したスケジュールに従って特定フォルダをアーカイブフォルダへ自動で移動する方法を紹介しました。
この自動化により、ファイル整理にかかる時間の短縮やヒューマンエラーの防止、一貫性のあるデータ管理が可能になるはずです！
ファイル管理を効率化し、コア業務に集中できる環境を整えませんか？
Yoomでの設定は簡単なので、ぜひ試してみてくださいね！