・
商談や会議、顧客対応の録音データを文字に起こす作業は、手間がかかり、多くの担当者にとって大きな負担となっているのではないでしょうか。
特に、内容を要約する作業は難しいこともありますよね。
こうした課題を解決するために、今回ご紹介するのが「フォームで音声ファイルがアップロードされたら文字起こしと要約をし、ホットプロファイルの報告管理に登録する」フローです。
それでは、自動化のメリットと設定方法を詳しく見ていきましょう。
長時間の商談や会議、顧客とのやり取り後、録音した音声の手動での文字起こしは時間と労力を要します。
この自動化フローを使えば、音声ファイルをアップロードするだけで文字起こしと要約が自動で行われ、ホットプロファイルに登録されます。
これにより、特に商談や会議が長引いた場合でも、報告管理作成にかかる時間を短縮できるでしょう。
手作業での文字起こしや要約は、聞き漏らしや打ち間違いなどのヒューマンエラーが発生しやすいですが、自動化を導入することでこうしたリスクを抑えることができます。
また、ホットプロファイルに一元管理されたデータは、情報整理や管理をより効率的に行えるため、マーケティング分析や顧客サポート履歴の確認、チーム間での情報共有にも役立つでしょう。
[Yoomとは]
ここでは「フォームで音声ファイルがアップロードされたら文字起こしと要約をし、ホットプロファイルの報告管理に登録する」フローの設定についてご紹介します。
このフローテンプレートには「音声データを文字起こしする」「要約する」というAIオペレーションが含まれており、チームプラン以上で利用可能です。
詳細は「音声データを文字起こしする」の設定方法と「要約する」の設定方法をご確認ください。
Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを作成してください。
(1)下記のバナーの「詳細を見る」から、「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください。
(2)ワークスペースの一覧から、任意のプロジェクトを選択します。
コピーしたテンプレートはプロジェクト一覧の「マイプロジェクト」に格納されていますので、そちらをご確認ください。
(3)以下の画面が表示されたら、ステップ2に進んでください。
(1)画面左側にある「マイアプリ」をクリック
(2)次に、画面右側に表示される「+新規接続」をクリック
(3)アプリの一覧からホットプロファイルを選択
(4)新規登録画面の指示に従って、下記を設定
(5)「追加」をクリックし、マイアプリ登録が完了です。
(6)プロジェクト一覧から「マイプロジェクト」をクリック
(7)コピーしたテンプレートをクリック
(8)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリックし、ステップ3に進んでください。
(1)フローの一覧画面から「フォームトリガー」をクリック
(2)フォームを作成画面の指示にしたがって、フォームを作成してください
(3)作成が完了したら画面をスクロールし、「次へ」をクリック
■フォームの表示確認と詳細設定画面
入力フォームの回答サンプル値を設定するために、音声データをアップロードしてください。
(4)赤枠で囲った範囲を一度クリックし、名刺画像を任意で選択
(5)「保存する」をクリック
(6)続いて「音声データを文字起こしする」をクリック※詳細は「音声データを文字起こしする」の設定方法をご確認ください。
このAIオペレーション(音声データを文字起こしする,要約する)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。
(7)タイトルを設定し、アクションは「最大30分の日本語音声文字起こし(25タスク)」が選択されていることを確認
(8)「次へ」をクリック
■詳細を設定
(9)ファイルの添付方法を、各プルダウンメニューから任意で選択してください。
(10)「テスト」をクリック
(11)テストが成功したので、「保存する」をクリック
(12)続いて「要約する」をクリック※詳細は「要約する」の設定方法をご確認ください。
(13)タイトルを設定し、アクションは「GPT4o-mini｜15,000文字以内の文章から議事録を作成(7タスク)」が選択されていることを確認
(14)「次へ」をクリック
■詳細を設定
(15)対象のテキストを「音声データを文字起こしする」のアウトプットから解析結果を指定
(16)今回、フォーマットと条件は既存設定のまま進めていきます
(17)「テスト」をクリック
(18)テスト結果を確認し、「保存する」をクリック
(19)一番下にある「アプリと連携する」をクリック
(20)タイトルを設定し、アクションは「報告管理を登録」が選択されていることを確認
(21)「次へ」をクリック
■API接続設定画面で、必須項目を設定します
(22)レポートの題名を任意で設定
(23)営業担当者ユーザーIDを任意で設定
(24)必須項目の設定が完了したら画面を一番下までスクロールし、「テスト」をクリック
(25)エラーが出なければ、「保存する」をクリック
(26)最後にこの画面が表示されたら、「トリガーをON」をクリック
お疲れ様でした、設定は以上です。
今回紹介したフローボットのテンプレートは、Yoomに登録することで利用可能です。
今回ご紹介した連携フロー以外にもホットプロファイルの自動化フローを2つ紹介します。
1. メールの署名情報をAIで抽出してホットプロファイルのリードに登録するフローです。
メールのやり取りが多い方に特に適しており、手動で連絡先を登録する手間を省き、リード情報の一元管理が可能です。
2. Zoomでミーティングが終了したら、内容を文字起こしし、要約してホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。
参加者の発言や重要なポイントを確実に記録し、報告作成の手間を軽減します。オンライン会議が多い方にとって、業務効率化に役立つ機能です。
音声データの文字起こしや要約、報告管理の登録を自動化することで作業効率の向上が期待できます。
商談後の報告作成や顧客対応の記録をスムーズに進めたい方にとって、今回紹介した自動化フローは大いに役立つでしょう。
音声データを効果的に活用し、情報整理を円滑に行うためにも、Yoomを活用して自動化の導入を検討してみてはいかがでしょうか？
