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「ホットプロファイルとSansanを使っていて、それぞれのデータを連携したいけど、どうすれば効率的にできるのだろう…」
「ホットプロファイルに登録された営業情報をSansanにも手作業で入力していて、時間がかかるし、入力ミスも心配…」
日々の業務で、このように複数のSaaS間でのデータ入力や確認作業に手間を感じ、非効率だとお悩みではありませんか？
もし、<span class="mark-yellow">ホットプロファイルに新しい情報が登録された際に、そのデータを自動的にSansanにも反映させる仕組み</span>があれば、面倒な手作業から解放され、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーも防ぐことができ、結果としてより創造的で重要なコア業務に集中できる貴重な時間を確保することに繋がります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に操作できるノーコードツールで簡単に構築でき、日々の繰り返し作業にかかる時間や手間を大幅に削減できるので、ぜひこの機会に業務自動化を取り入れて、作業の効率化と質の向上を目指しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ホットプロファイルとSansanを連携するためのテンプレート</span>が用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ホットプロファイルとSansanのAPIを連携させることで、例えばホットプロファイルに登録された顧客情報や名刺情報を、自動的にSansanにも登録・更新するといった作業の自動化が可能になります！
これにより、手作業によるデータ入力の時間を大幅に削減し、入力ミスを防ぎ、常に最新の情報を両システム間で同期させることができるため、営業活動の効率化や顧客管理の精度向上に大きく貢献します。
Yoomにはこれらの連携をすぐに試せるテンプレートが用意されており、アカウント登録後、気になる自動化例の「試してみる」をクリックするだけで、ホットプロファイルとSansanの連携を実際に体験できます。
登録はわずか30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ホットプロファイルに新しい名刺情報が登録されたタイミングで、その情報を自動的にSansanにも新規名刺として登録することができます。
この自動化により、<span class="mark-yellow">二重入力の手間を完全に排除し、名刺情報の即時共有を実現する</span>ため、営業担当者は迅速にアプローチを開始でき、機会損失を防ぎます。この連携は、AIや正規表現による抽出処理を含むパターンで、特定の情報を正確に取り出して連携します。
ホットプロファイルに新たなリード情報（例えば、ウェブフォームからの問い合わせなど）が登録された際に、そのリードに関連する名刺データをSansanに自動で登録します。
これにより、<span class="mark-yellow">リード獲得から名刺情報管理までを一気通貫で自動化し、手作業によるタイムラグや入力漏れを解消</span>し、営業活動の初動を早めることができます。この連携も、AIや正規表現による抽出処理を活用し、必要な情報だけを効率的に連携するパターンです。
それでは、さっそく実際にホットプロファイルとSansanを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでホットプロファイルとSansanの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はホットプロファイルで名刺情報が登録されたら、Sansanにも登録するフローを作成していきます！
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、ホットプロファイルとSansanをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「ホットプロファイル」と入力し、検索結果からホットプロファイルのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
3.続いてSansanをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からSansanを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※Sansanは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
※有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSansanも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
マイアプリにホットプロファイルとSansanが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】ホットプロファイルで名刺情報が登録されたら、Sansanにも登録する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するホットプロファイルに、名刺情報を登録しておきましょう！
※後続のホットプロファイルのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のような名刺情報を登録してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「名刺が登録されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.続いて、AI技術を使って、テキストからデータを抽出する設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
ここで抽出したテキストデータを用いて、Sansanにデータを追加するため、Sansanに追加したい項目を全て設定するようにしましょう。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくデータが抽出されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「名刺データを登録」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
表示されている各項目は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
※今回は、テンプレートを使用して設定しています。
「郵便番号」「都道府県」は、先ほどのステップで取得した値を選択しましょう。
取得した値の「テキストからデータを抽出する」から選択してください。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にSansanに名刺情報が登録されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回はホットプロファイルからSansanへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSansanからホットプロファイルへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。例えば、Sansanで新しい名刺情報が登録・更新された際に、その情報をホットプロファイルのリード情報として自動的に登録・更新するといった業務フローもYoomで簡単に自動化できますので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Sansanに新しい名刺情報がスキャン・登録されたタイミングで、その情報を基にホットプロファイルに新しいリードとして自動登録します。この自動化によって、<span class="mark-yellow">名刺交換後のデータ入力作業を効率化し、リード情報を迅速にホットプロファイルへ集約できる</span>ため、営業チームはタイムリーにフォローアップ活動を開始できます。この連携は、アプリ間のデータを直接連携するシンプルなパターンです。
Sansanで既存の名刺情報（役職変更や連絡先の更新など）が更新された場合に、その変更内容をホットプロファイルの該当リード情報に自動で反映させます。これにより、<span class="mark-yellow">常に最新の顧客情報をホットプロファイルで維持管理できるようになり、誤った情報に基づくアプローチを防ぎ、顧客対応の質を高める</span>ことができます。この連携も、アプリ間のデータを直接連携するパターンで、スムーズな情報同期を実現します。
Sansanとの連携以外でも、ホットプロファイルのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
フォームからの音声文字起こし・要約をホットプロファイルの報告管理に登録したり、Googleスプレッドシートや入力フォーム、HubSpotからリードや名刺情報を連携・登録します。これにより、営業活動における情報収集と管理の手間を大幅に削減し、名刺管理・営業支援ツールホットプロファイルを中心とした情報連携を効率化します。
Sansanに登録された名刺情報をGoogleスプレッドシート、Notion、kintoneへ自動登録するほか、HubSpotフォームからの顧客情報をSansanに追加したり、Sansanの情報を基幹システムに連携したりします。これにより、データ入力の手間を省き、情報の一元管理を促進し、名刺管理ツールのSansanをハブとしたデータ連携を効率化します。
ホットプロファイルとSansanの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたホットプロファイルとSansan間のデータ転記や同期作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーの発生リスクを最小限に抑えることができます。
</span>これにより、営業担当者やマーケティング担当者は、面倒な繰り返し作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて戦略的な業務を進められるようになり、本来注力すべき顧客との関係構築や新しい施策の立案といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード業務自動化ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの専門知識がない方でも、まるでブロックを組み合わせるかのように直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし日々の業務でホットプロファイルやSansanの操作に少しでも手間を感じている、あるいは自動化による効率アップに興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の可能性を体験してみてください！
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