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フローボット活用術

2025-10-23

【簡単設定】Sansanのデータをホットプロファイルに自動的に連携する方法

Kanade Nohara
Kanade Nohara

■概要

Sansanで新しい名刺情報が登録されるたびにその情報を手作業でホットプロファイルに転記していると、多くの時間と手間がかかり、時には入力ミスも発生してしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Sansanに名刺情報が登録されると自動でホットプロファイルにリード情報が登録されるようになり、こうした日々の繰り返し作業の負担を軽減し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Sansanとホットプロファイル間でリード情報を手動で連携し、非効率を感じている営業担当者の方
  • 名刺情報の入力漏れや登録ミスを減らし、データの精度を高めたいマーケティング部門の方
  • 営業活動におけるデータ連携の自動化を進め、生産性を向上させたいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • Sansanへの名刺登録後、ホットプロファイルへのリード情報が自動で登録されるため、これまで手作業で行っていた情報入力の時間を短縮できます。
  • 手作業によるデータ転記の際に起こり得る、入力間違いや情報の登録漏れといったヒューマンエラーの発生を抑えることに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、SansanとホットプロファイルをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーとしてSansanを選択し、「名刺情報が登録されたら」というアクションを設定し、フローボットが起動するきっかけを定義します。
  3. 最後に、オペレーションとしてホットプロファイルを選択し、「名刺情報を登録」アクションを設定し、Sansanから取得した名刺情報をホットプロファイルに自動で登録するように設定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • ホットプロファイルの「名刺情報を登録」オペレーションにおいて、登録する各項目に対して、Sansanのトリガーから取得したどの情報を割り当てるかを細かく設定できます。
  • また、特定の項目には固定の値を入力したり、Yoomの関数を利用して取得したデータを加工した上で登録するなど、より柔軟なカスタマイズが可能です。例えば、リード獲得経路を示す情報を固定値として付与することもできます。

注意事項

  • Sansan、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

「Sansanとホットプロファイルを使っていて、それぞれのデータをスムーズに連携したい!」
「Sansanに登録された名刺情報をホットプロファイルに手作業で入力していて、時間もかかるしミスも心配…」
このように、Sansanとホットプロファイル間での手作業によるデータ連携に、手間や非効率さを感じていませんか?

もし、Sansanに新しい名刺情報が登録された際に、そのデータを自動的にホットプロファイルにリードとして登録したり、既存の情報を更新する仕組みを構築できれば、これらの日々の煩わしさから解放され、入力ミスや確認作業に費やしていた時間を、より戦略的な顧客アプローチや他の重要な業務に振り向けることが可能になります。

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に設定でき、導入にかかる手間や時間も最小限に抑えられるので、ぜひこの機会にデータ連携の自動化を実現し、日々の業務をもっと効率的に進めましょう!

とにかく早く試したい方へ

YoomにはSansanとホットプロファイルを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!


■概要

Sansanで新しい名刺情報が登録されるたびにその情報を手作業でホットプロファイルに転記していると、多くの時間と手間がかかり、時には入力ミスも発生してしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Sansanに名刺情報が登録されると自動でホットプロファイルにリード情報が登録されるようになり、こうした日々の繰り返し作業の負担を軽減し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Sansanとホットプロファイル間でリード情報を手動で連携し、非効率を感じている営業担当者の方
  • 名刺情報の入力漏れや登録ミスを減らし、データの精度を高めたいマーケティング部門の方
  • 営業活動におけるデータ連携の自動化を進め、生産性を向上させたいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • Sansanへの名刺登録後、ホットプロファイルへのリード情報が自動で登録されるため、これまで手作業で行っていた情報入力の時間を短縮できます。
  • 手作業によるデータ転記の際に起こり得る、入力間違いや情報の登録漏れといったヒューマンエラーの発生を抑えることに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、SansanとホットプロファイルをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーとしてSansanを選択し、「名刺情報が登録されたら」というアクションを設定し、フローボットが起動するきっかけを定義します。
  3. 最後に、オペレーションとしてホットプロファイルを選択し、「名刺情報を登録」アクションを設定し、Sansanから取得した名刺情報をホットプロファイルに自動で登録するように設定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • ホットプロファイルの「名刺情報を登録」オペレーションにおいて、登録する各項目に対して、Sansanのトリガーから取得したどの情報を割り当てるかを細かく設定できます。
  • また、特定の項目には固定の値を入力したり、Yoomの関数を利用して取得したデータを加工した上で登録するなど、より柔軟なカスタマイズが可能です。例えば、リード獲得経路を示す情報を固定値として付与することもできます。

注意事項

  • Sansan、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

Sansanとホットプロファイルを連携してできること

SansanとホットプロファイルのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたデータ入力を自動化し、業務効率の向上やヒューマンエラーの削減を実現できます。

例えば、Sansanに新しい名刺が登録された情報をトリガーとして、ホットプロファイルに自動でリード情報を作成したり、既存の情報を更新したりすることが可能です。
これにより、営業担当者は常に最新の顧客情報を両方のシステムで共有でき、より迅速で的確な営業活動を展開できるようになるでしょう。

ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!

Sansanで名刺情報が登録されたら、ホットプロファイルにリードを登録する

Sansanに新しい名刺情報が登録されるたびに、その情報を手動でホットプロファイルにコピー&ペーストする作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです…

この自動連携を設定することで、Sansanへの名刺登録をトリガーに、関連情報がホットプロファイルへ自動的にリードとして登録されるため、データ入力の手間を削減し、常に最新のリード情報を維持できます。

この連携は、Sansanのデータを直接ホットプロファイルに連携するシンプルなパターンです。


■概要

Sansanで新しい名刺情報が登録されるたびにその情報を手作業でホットプロファイルに転記していると、多くの時間と手間がかかり、時には入力ミスも発生してしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Sansanに名刺情報が登録されると自動でホットプロファイルにリード情報が登録されるようになり、こうした日々の繰り返し作業の負担を軽減し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Sansanとホットプロファイル間でリード情報を手動で連携し、非効率を感じている営業担当者の方
  • 名刺情報の入力漏れや登録ミスを減らし、データの精度を高めたいマーケティング部門の方
  • 営業活動におけるデータ連携の自動化を進め、生産性を向上させたいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • Sansanへの名刺登録後、ホットプロファイルへのリード情報が自動で登録されるため、これまで手作業で行っていた情報入力の時間を短縮できます。
  • 手作業によるデータ転記の際に起こり得る、入力間違いや情報の登録漏れといったヒューマンエラーの発生を抑えることに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、SansanとホットプロファイルをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーとしてSansanを選択し、「名刺情報が登録されたら」というアクションを設定し、フローボットが起動するきっかけを定義します。
  3. 最後に、オペレーションとしてホットプロファイルを選択し、「名刺情報を登録」アクションを設定し、Sansanから取得した名刺情報をホットプロファイルに自動で登録するように設定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • ホットプロファイルの「名刺情報を登録」オペレーションにおいて、登録する各項目に対して、Sansanのトリガーから取得したどの情報を割り当てるかを細かく設定できます。
  • また、特定の項目には固定の値を入力したり、Yoomの関数を利用して取得したデータを加工した上で登録するなど、より柔軟なカスタマイズが可能です。例えば、リード獲得経路を示す情報を固定値として付与することもできます。

注意事項

  • Sansan、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

Sansanで名刺情報が更新されたら、ホットプロファイルにリードを登録する

既にホットプロファイルに登録されているリード情報でも、Sansan側で役職変更や連絡先の更新があった場合に、その都度手動で情報を修正するのは手間がかかり、対応漏れのリスクも伴います。

この自動化により、Sansanで名刺情報が更新された際に、その変更内容をホットプロファイルの該当リード情報へ自動的に反映させることができ、常に両システムの情報を最新かつ正確な状態に保ち、機会損失を防ぎます。

この連携も、Sansanのデータ更新を基にホットプロファイルへ直接情報を連携するパターンとなります。


■概要

Sansanに登録された名刺情報が更新されるたびに、手作業でホットプロファイルに情報を転記していませんか?
このようなルーティンワークは手間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすく、営業活動の効率を妨げる要因になりかねません。
このワークフローを活用すれば、Sansanでの名刺情報更新をトリガーにして、ホットプロファイルへリード情報を自動登録します。
手動作業を抑えることで、その他の業務にリソースを充てられるようになるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Sansanとホットプロファイル間での情報連携に手間を感じている方
  • リード情報の入力漏れやミスを減らし、データ精度を向上させたい方
  • 顧客情報管理の効率化を図り、その他の業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Sansanの名刺情報が更新されると、自動でホットプロファイルへリード情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、SansanとホットプロファイルをYoomと連携する
  2. 次に、トリガーでSansanを選択し、「名刺情報が更新されたら」というアクションを設定する
  3. 最後に、オペレーションでホットプロファイルを選択し、「リードを登録」アクションを設定し、Sansanから取得した情報を登録する

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • ホットプロファイルにリードを登録する際、Sansanから取得した情報を、変数を用いて柔軟に設定することが可能です。
  • 例えば、特定のキャンペーンで獲得した名刺情報のみを対象とする場合、Sansan側で設定したタグ情報を基に処理を分岐させることや、ホットプロファイル登録時に特定のリードソースを自動で付与することもできます。

注意事項

  • Sansan、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

Sansanとホットプロファイルの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にSansanとホットプロファイルを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでSansanとホットプロファイルの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回はSansanで名刺情報が登録されたら、ホットプロファイルにリードを登録するフローを作成していきます!

フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

  • Sansanとホットプロファイルをマイアプリ連携
  • テンプレートをコピーする
  • Sansanのトリガー設定と各アクション設定
  • トリガーをONにして、フローの動作確認をする

■概要

Sansanで新しい名刺情報が登録されるたびにその情報を手作業でホットプロファイルに転記していると、多くの時間と手間がかかり、時には入力ミスも発生してしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Sansanに名刺情報が登録されると自動でホットプロファイルにリード情報が登録されるようになり、こうした日々の繰り返し作業の負担を軽減し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Sansanとホットプロファイル間でリード情報を手動で連携し、非効率を感じている営業担当者の方
  • 名刺情報の入力漏れや登録ミスを減らし、データの精度を高めたいマーケティング部門の方
  • 営業活動におけるデータ連携の自動化を進め、生産性を向上させたいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • Sansanへの名刺登録後、ホットプロファイルへのリード情報が自動で登録されるため、これまで手作業で行っていた情報入力の時間を短縮できます。
  • 手作業によるデータ転記の際に起こり得る、入力間違いや情報の登録漏れといったヒューマンエラーの発生を抑えることに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、SansanとホットプロファイルをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーとしてSansanを選択し、「名刺情報が登録されたら」というアクションを設定し、フローボットが起動するきっかけを定義します。
  3. 最後に、オペレーションとしてホットプロファイルを選択し、「名刺情報を登録」アクションを設定し、Sansanから取得した名刺情報をホットプロファイルに自動で登録するように設定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • ホットプロファイルの「名刺情報を登録」オペレーションにおいて、登録する各項目に対して、Sansanのトリガーから取得したどの情報を割り当てるかを細かく設定できます。
  • また、特定の項目には固定の値を入力したり、Yoomの関数を利用して取得したデータを加工した上で登録するなど、より柔軟なカスタマイズが可能です。例えば、リード獲得経路を示す情報を固定値として付与することもできます。

注意事項

  • Sansan、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

ステップ1:Sansanとホットプロファイルをマイアプリ連携

はじめに、SansanとホットプロファイルをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ!

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Sansan」と入力し、検索結果からSansanのアイコンを選択します。

※Sansanは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン(チームプラン・サクセスプラン)には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSansanも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。

2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。

3.続いてホットプロファイルをマイアプリ登録します。

先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からホットプロファイルを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。

マイアプリにSansanとホットプロファイルが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピーする

ここから、実際にフローを作っていきましょう!

簡単に設定できるようテンプレートを利用します。
以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。


■概要

Sansanで新しい名刺情報が登録されるたびにその情報を手作業でホットプロファイルに転記していると、多くの時間と手間がかかり、時には入力ミスも発生してしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Sansanに名刺情報が登録されると自動でホットプロファイルにリード情報が登録されるようになり、こうした日々の繰り返し作業の負担を軽減し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Sansanとホットプロファイル間でリード情報を手動で連携し、非効率を感じている営業担当者の方
  • 名刺情報の入力漏れや登録ミスを減らし、データの精度を高めたいマーケティング部門の方
  • 営業活動におけるデータ連携の自動化を進め、生産性を向上させたいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • Sansanへの名刺登録後、ホットプロファイルへのリード情報が自動で登録されるため、これまで手作業で行っていた情報入力の時間を短縮できます。
  • 手作業によるデータ転記の際に起こり得る、入力間違いや情報の登録漏れといったヒューマンエラーの発生を抑えることに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、SansanとホットプロファイルをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーとしてSansanを選択し、「名刺情報が登録されたら」というアクションを設定し、フローボットが起動するきっかけを定義します。
  3. 最後に、オペレーションとしてホットプロファイルを選択し、「名刺情報を登録」アクションを設定し、Sansanから取得した名刺情報をホットプロファイルに自動で登録するように設定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • ホットプロファイルの「名刺情報を登録」オペレーションにおいて、登録する各項目に対して、Sansanのトリガーから取得したどの情報を割り当てるかを細かく設定できます。
  • また、特定の項目には固定の値を入力したり、Yoomの関数を利用して取得したデータを加工した上で登録するなど、より柔軟なカスタマイズが可能です。例えば、リード獲得経路を示す情報を固定値として付与することもできます。

注意事項

  • Sansan、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう!

※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Sansanで名刺情報が登録されたら、ホットプロファイルにリードを登録する」という名前で格納されています。

「あれ?テンプレートどこいった?」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね!

ステップ3:Sansanのトリガー設定

フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するSansanに、名刺情報を登録しておきましょう!
※後続のSansanのトリガー設定時のテストで必要になります。
テスト用のため、内容は架空の情報(「株式会社test」や「テスト太郎」など)でOKです!

1.まずは、アプリトリガー設定です。

先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「名刺情報が登録されたら」をクリックしましょう。

2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。

連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。

3.表示された画面で、詳細を設定します。

「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。

4.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます!

※取得した値とは?
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。

ステップ4:ホットプロファイルの設定

1.アプリと連携する「名刺情報を登録」をクリックしましょう。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。

「会社ID」「姓・名(姓・名カナ)」「電話番号」「FAX」「メールアドレス」「携帯電話番号」「住所(郵便番号と都道府県ID)」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。

「ステータス」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。

「公開ステータス」は、プルダウンから選択してください。

設定完了後は「テスト」を行い、実際にホットプロファイルにリードが登録されることを確認してください
確認後、保存しましょう。

ステップ5:トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする

全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。
赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう!

ホットプロファイルのデータをSansanに連携したい場合

今回はSansanからホットプロファイルへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にホットプロファイルからSansanへのデータ連携を実施したい場合もあるかもしれません。
例えば、ホットプロファイル上で新規に獲得したリード情報や、既存リードの重要な更新情報をSansanの名刺情報として一元管理したいケースなどが考えられます。
そのようなニーズにも対応できるよう、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

ホットプロファイルで名刺情報が登録されたら、Sansanにも登録する

ホットプロファイルで新たに名刺情報が登録されたり、重要な情報が更新されたりした際に、その内容をSansanにも手動で反映させるのは二度手間であり、情報の同期漏れも発生しかねません…

しかし、この連携を活用すれば、ホットプロファイルでの名刺情報登録をきっかけに、AIや正規表現による抽出処理を含む形で、Sansanへ自動的に名刺データを登録することが可能なため、データの整合性を保ちながら入力作業の負担を軽減します。

この連携は、ホットプロファイルの特定のデータを抽出してSansanに自動で連携するパターンです。


■概要

ホットプロファイルに新しい名刺情報が登録されるたび、手作業でSansanにも同じ情報を入力するのは手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルへの名刺登録をトリガーとして、AIが情報を抽出しSansanへ自動で名刺データを登録できます。
二重入力の手間やヒューマンエラーの課題を解消し、効率的な顧客情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • ホットプロファイルとSansanの両方を利用し、名刺情報管理を行っている方
  • 手作業でのデータ入力に時間を取られ、本来の業務に集中できていないと感じる方
  • 顧客情報の入力ミスを減らし、データ精度を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • ホットプロファイルへの名刺登録後、Sansanへの情報登録が自動化されるため、データ入力にかかっていた時間を他の業務に充てることが可能です。
  • 手作業によるデータ転記がなくなることで、情報の入力漏れや誤りを防ぎ、顧客データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、ホットプロファイルとSansanをYoomと連携させます。
  2. トリガーでホットプロファイルを選択し、「名刺が登録されたら」というアクションを設定することで、新しい名刺情報が登録された際にフローが起動するようにします。
  3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを選択し、ホットプロファイルから取得した名刺情報から必要なデータを抽出します。
  4. 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを選択し、抽出したデータをSansanに登録します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 抽出対象とするテキストは、ホットプロファイルから取得した名刺情報全体を指定したり、特定の項目のみを変数として埋め込んだりするなど、柔軟に設定が可能です。
  • Sansanの「名刺データを登録」アクションでは、前段のAI機能で抽出したデータを、変数を用いてマッピングできます。

注意事項

  • ホットプロファイル、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

ホットプロファイルでリードが登録されたら、Sansanに名刺データを登録する

ホットプロファイルに新しいリード情報が登録された際、その情報をSansanにも反映させて社内の顧客情報をリッチ化したいというニーズに応えるのがこの自動化です。

手動でのデータ移管は時間と手間がかかりますが、このテンプレートを利用することで、ホットプロファイルへのリード登録をトリガーとして、AIや正規表現を用いたデータ抽出・加工処理を経て、Sansanに名刺データとして自動登録されます。

これにより、効率的に顧客データベースを拡充し、常に最新の情報を全社で共有することが可能です。

この連携も、AIや正規表現による抽出処理を含むパターンです。


■概要

営業活動においてホットプロファイルに新しいリード情報を登録した後、Sansanにも手作業で名刺情報を入力する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか?
また、手入力による情報の二重登録や入力ミスは、データの正確性を損なう可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルへのリード登録をトリガーとして、Sansanへの名刺データ登録が自動化され、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • ホットプロファイルとSansanを併用し、データ入力の重複作業に手間を感じている営業担当者の方
  • リード情報と名刺情報の一元管理を目指し、データ入力のミスを減らしたいと考えている方
  • SaaS間のデータ連携を自動化し、営業チームの業務効率を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • ホットプロファイルにリード情報が登録されると、自動でSansanに名刺データが登録されるため、データ入力の時間を短縮し、コア業務に集中できます。
  • 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの精度を高めます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、ホットプロファイルとSansanをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。これにより、ホットプロファイルに新しいリードが作成されるとフローが起動します。
  3. その後、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、ホットプロファイルのリード情報からSansanへの登録に必要な情報(会社名、氏名、連絡先など)を抽出します。
  4. 最後に、オペレーションでSansanを選択し、「名刺データを登録」アクションを設定し、抽出した情報をSansanの名刺データとして登録します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • データ抽出機能のアクションでは、ホットプロファイルのリード情報から具体的にどのテキストデータを抽出し、Sansanのどの項目に対応させるかを任意で設定してください。抽出したい項目や指示内容を細かく指定することで、より正確なデータ連携が可能です。
  • Sansanで名刺データを登録するアクションでは、名刺交換日をリード作成日としたり、ホットプロファイルから抽出した氏名、部署名、役職、メールアドレスなどの情報を、Sansanの適切な項目にマッピングするように任意で設定してください。

■注意事項

  • ホットプロファイル、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

SansanとホットプロファイルのAPIを使ったその他の自動化例

Sansanやホットプロファイルは、フォーム・Google スプレッドシート・CRMなどと連携し、名刺・顧客情報の登録や更新業務を自動化できます。
日々の登録・転記作業を効率化し、営業活動に集中できる仕組みを構築できますよ!

Sansanを使った便利な自動化例

Sansanに取り込まれた名刺情報を、自動でGoogle スプレッドシート・kintone・Notionなどへ登録することが可能です。
基幹システムやHubSpotとの連携も簡単に行えるため、顧客情報の一元管理がスムーズになります。


■概要

Sansanに新しい名刺の情報が登録されたら、Googleスプレッドシートに登録するフローです。

SansanとGoogleスプレッドシートを連携することで、新しい名刺情報が自動的にGoogleスプレッドシートに追加されるので、手作業による入力の手間が省けたり、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

■注意事項

・Sansan、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。

・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。

・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

・無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。


■概要

Sansanに新しい名刺の情報が登録されたら、Notionのデータベースにレコードを追加するフローです。

SansanとNotionを連携することで、新しい名刺情報が自動的にNotionに追加されるので、手作業による入力の手間が省けたり、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

■このテンプレートをおすすめする方

・SansanとNotionを普段から業務で利用しており、2つのアプリケーション間での転記や操作日常的に発生している方。
・Sansan上の顧客情報とNotion上の顧客情報を連携することで、営業効率を向上したい方。

■このテンプレートを使うメリット

連絡先などの顧客情報はSansan上で管理しているが、議事録や共有物などの情報はNotionで管理をしているといった
方にはSansan上二登録された顧客情報を瞬時にNotionに連携が可能なため業務に自動化・効率化が期待できます。また転記作業による転記ミスを防止することも期待できます。

■注意事項

・Sansan、NotionそれぞれとYoomを連携してください。

・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。


■概要

Sansanに新しい名刺の情報が登録されたら、kintoneに登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Sansanとkintoneをそれぞれ利用されている方
2.名刺情報をkintoneに連携している方
3.Sansanとkintoneでなにか効率化を図ってみたい方

■このテンプレートを使うメリット

・新しい名刺情報が自動的にKintoneに追加されるので、手作業による入力の手間が省けたり、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
・Sansanに名刺が登録されたら自動でkintoneにも情報が連携しれるので、スピーディな情報連携が可能になります。

■注意事項

・Sansan、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。

・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。

・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。


■概要

Sansanで管理している名刺情報を、基幹システムへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。一つ一つの作業は単純でも、件数が増えると大きな負担になり、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Sansanの名刺情報ページからワンクリックで情報を取得し、お使いの基幹システムへ自動で登録できるため、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Sansanの情報を基幹システムへ登録する業務を効率化したいと考えている営業担当者の方
  • 顧客データの入力作業を自動化し、ヒューマンエラーの削減を目指す管理部門の方
  • 営業部門全体のデータ入力作業を標準化し、生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • Sansanの名刺情報ページから直接データを取得し基幹システムへ自動登録するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
  • 人の手によるデータ転記作業がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、SansanをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、「名刺情報ページから起動」するように設定します。
  3. 続いて、オペレーションで再度Chrome拡張機能のアクションを設定し、Sansanの名刺ページから必要な情報を取得します。
  4. 最後に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、取得した情報を基幹システムに自動で入力します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、情報を登録したい基幹システムのページURLや、入力したいテキスト項目、クリックするボタンなどを任意で設定してください。

注意事項

  • Chrome拡張機能を使用し、アプリのWebページを開いた状態で拡張機能からYoomのフローボットを起動します。

■概要

HubSpotのフォームで獲得したリード情報を、手作業でSansanに登録する際に手間がかかったり、入力ミスが発生したりしていませんか?このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォームが送信されると、その情報が自動でSansanに顧客データとして登録されるため、リード管理の効率化とデータ精度の向上を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • HubSpotフォームで獲得したリード情報をSansanで管理しているマーケティング担当者の方
  • フォームからの問い合わせ内容を手作業でSansanへ登録している営業担当者の方
  • SaaS間のデータ連携を手作業で行っており、業務の効率化を目指している情報システム担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • HubSpotのフォームが送信されると自動でSansanにデータが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
  • 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ管理を正確に行えます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、HubSpotとSansanをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの情報を紐付けます。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Sansan連携はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能のため、フリープラン・ミニプランではエラーとなりますのでご注意ください。
  • Sansanのチームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能であり、トライアル期間中は連携機能をご利用いただけます。

ホットプロファイルを使った便利な自動化例

ホットプロファイルでは、フォーム送信やGoogle スプレッドシート入力をトリガーに、名刺・リード情報を自動登録できます。
HubSpotとの連携やAI文字起こしテンプレートもあり、報告管理・顧客管理の効率化に役立つはずです!


■概要

展示会や商談で獲得した名刺情報を、都度Google スプレッドシートからホットプロファイルへ手作業で転記するのは手間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちですよね。このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートに新しい行が追加された際に名刺情報がホットプロファイルに自動で登録されるため、データ入力の手間を省いて迅速かつ正確な顧客情報管理を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Google スプレッドシートで管理しているリード情報をホットプロファイルへ手入力している方
  • 名刺情報のデータ入力作業を効率化し、営業活動に集中したいと考えている営業担当者の方
  • データ転記作業における入力ミスをなくし、顧客情報管理の精度を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Google スプレッドシートに行を追加するだけで、ホットプロファイルへの名刺情報登録が自動化されるため、手作業によるデータ入力の時間を削減できます。
  • 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客データの正確性を担保します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google スプレッドシートとホットプロファイルをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します。
  3. 続いて、オペレーションでホットプロファイルの「名刺情報を登録」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をマッピングします。
  4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定して、処理が完了した行にステータスなどを追記します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Google スプレッドシートのトリガー設定で、自動化の対象とするファイルやシート名、監視する範囲などを設定してください。
  • ホットプロファイルへの名刺情報登録オペレーションでは、スプレッドシートのどの列の情報をホットプロファイルのどの項目に登録するか任意でマッピングできます。
  • Google スプレッドシートの更新オペレーションでは、対象のシートや更新したい行を特定する条件、更新内容を自由に設定可能です。

注意事項

  • Google スプレッドシート、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

HubSpotでコンタクトが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.リードナーチャリングを強化したいマーケティング・営業担当者

・見込み顧客へのアプローチを効率化して成約率向上につなげたい方

2.HubSpotとホットプロファイルを連携させて顧客管理を効率化したい方

・手動でホットプロファイルに登録する手間を省いて業務効率化を図りたい方


■このテンプレートを使うメリット

HubSpotは顧客管理と営業活動を効率化するツールです。
しかし、HubSpotとホットプロファイルを別々に運用している際に、HubSpotに登録されたコンタクト情報を手入力でホットプロファイルに転記する必要があり手間がかかるだけでなく、転記ミスや入力忘れの可能性があります。

[HubSpotとホットプロファイルを連携する]フローを活用することで、担当者は手入力による転記が不要になり業務の効率が大幅に向上して人的なミスのリスクを軽減することができます。


■注意事項

・ホットプロファイル、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。


■概要

フォームで音声ファイルがアップロードされたら文字起こしと要約をし、ホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.顧客の声を収集・分析する業務を担当している方

・顧客インタビューやアンケートなどで音声データを収集している方

・音声データを手作業で文字起こし・要約する手間を省きたい方

2.営業・マーケティング担当者

・顧客との商談や打ち合わせの内容を記録・分析したい方

・音声データから重要な情報を抽出して営業活動やマーケティング戦略に活かしたい方

3.コールセンター・カスタマーサポート担当者

・顧客との通話内容を記録・分析してサービス品質向上に役立てたい方


■このテンプレートを使うメリット

フォームから音声ファイルを収集することは、顧客の声やフィードバックを効率的に集めるための優れた方法ですが、音声ファイルを聞き取って文字起こしを行い、さらに要約してホットプロファイルに手動で登録するのは、非常に時間と手間がかかる作業です。

このフローを導入すると、フォームに音声ファイルがアップロードされた音声データを自動的に文字起こししてAIが内容を要約も行いホットプロファイルの報告管理へ登録され、担当者は音声ファイルの内容確認や手入力の手間がなくなり、より多くの時間を分析やアクションに充てることができます。


■注意事項

・ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。


■概要

ホットプロファイルでリードが作成されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.リードナーチャリングを強化したいマーケティング・営業担当者

・見込み顧客へのアプローチを効率化して成約率向上につなげたい方

2.HubSpotとホットプロファイルを連携させて顧客管理を効率化したい方

・手動でHubSpotに登録する手間を省いて業務効率化を図りたい方


■このテンプレートを使うメリット

HubSpotは顧客管理と営業活動を効率化するツールですがHubSpotとホットプロファイルを別々に運用している際に、同じ情報を重複して入力するのは手間と時間がかかってしまい、転記ミスや入力忘れの懸念もあります。

このフローを使用することで、手入力による転記が不要になりヒューマンエラーの軽減ができ、より効果的な営業活動やマーケティング活動を行うことが可能になります。


■注意事項

・ホットプロファイル、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。


■概要

展示会や商談で交換した名刺の管理は、営業活動の重要な第一歩ですが、手作業でのデータ入力は時間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、専用フォームに名刺画像をアップロードするだけで、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、ホットプロファイルに顧客情報として登録します。面倒なデータ入力作業を自動化し、迅速かつ正確な顧客管理を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • ホットプロファイルで顧客管理を行っており、名刺のデータ入力に手間を感じている方
  • 展示会やイベントで獲得した大量の名刺情報を効率的にデータ化したいと考えている方
  • 手作業による顧客情報の入力ミスをなくし、営業活動の生産性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • フォームに名刺画像を送信するだけでホットプロファイルへの登録が完了するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
  • AI OCRが情報を自動で読み取り登録するため、手入力による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、ホットプロファイルをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「名刺送信フォーム」が送信されたらフローが起動するように設定します。
  3. 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから送信された名刺画像の情報を抽出します。
  4. 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「名刺情報を登録」アクションを設定し、抽出した文字情報を基に顧客データを登録します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • AI OCR機能で名刺情報を読み取る際、使用するAIエンジンを任意で選択することが可能です。これにより、読み取り精度を重視するか、処理速度を優先するかなど、要件に応じて最適なエンジンに設定を調整できます。

■注意事項

  • ホットプロファイルとYoomを連携してください。
  • OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

まとめ

Sansanとホットプロファイルの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたSansanとホットプロファイル間のデータ転記作業の手間を削減し、入力ミスや情報の同期漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、営業担当者やマーケティング担当者は、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、データ入力や確認作業に追われることなく、顧客とのコミュニケーションや戦略立案といった、本来注力すべきコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことが可能になります!

今回ご紹介したような、日々の定型業務を効率化する自動化の仕組みは、専門的なプログラミング知識がない方でも、ノーコード連携ツール「Yoom」をご利用いただくことで、直感的な操作のみで簡単に構築できます。
もしSansanやホットプロファイルをはじめとする様々なSaaS間の連携や業務自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の可能性を実際に体験してみてください!

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
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この記事を書いた人
Kanade Nohara
Kanade Nohara
SE・プログラマー、新卒採用アシスタントやテーマパークアクターなど、多種多様な業務の経験があります。 その中でもSE・プログラマーでは、企業のシステムを構築し業務効率化に取り組んでいました。 Yoomを使い、業務の負担を軽減するための実践的なアプローチ方法を、丁寧にわかりやすく発信していきます。
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