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企画部や開発部などで複数のプロジェクトを同時進行している場合、どのように情報管理を行っていますか。
例えば、Backlogに課題を追加し、手作業でBoxにファイルを作成して情報管理していると、手間がかかります。
そのような方に、BacklogとBoxの連携をおすすめします。
この記事では「Backlogに課題が追加されたらBoxにフォルダを作成する」方法をご紹介します。
アプリの連携はプログラミング不要でできるYoomを使用します。
連携方法やフローボット作成手順についても詳しく解説します。
ぜひ、この記事を参考にしてみてください。
以下の方はBacklogとBoxを連携してみましょう！
Backlogに課題が追加されると、自動でBoxにフォルダが作成されます。
これにより、手間と時間を省くことができます。
例えば、開発チームで多数のプロジェクトを並行して進めているとしましょう。
課題が追加されるたびに、手作業でファイルを作成していると、本来の業務に集中できないかもしれません。
BacklogとBoxを連携により、事務作業の負担が減るため、業務を効率的に行うことが期待できそうです。
Boxフォルダの自動作成により、ファイルの作成ミスや漏れを防止できるでしょう。
例えば、求人広告会社の営業担当が課題をBacklogに追加して、Boxからコンテンツチームが情報を確認しているとしましょう。
手作業でBoxに追加している場合、営業担当の追加漏れが発生して、求人広告の作成が遅延してしまうことがあるかもしれません。
BacklogとBoxを連携すれば、ヒューマンエラーを防止できます。
これにより、課題へのアクションもスムーズに行うことができるため、業務の生産性向上に繋がるかもしれません。
BacklogとBoxを連携すると、チーム間での情報共有がしやすくなります。
例えば、営業部と開発部で新しいアプリ開発を行うとしましょう。
課題を追加するとすぐに、Boxにファイルが作成されるため、異なる部署との情報共有しやすくなります。
さらに、情報追加のタイムラグも削減できます。
これにより、コミュニケーションミスの軽減が期待でき、作業の効率化を図れるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Backlogに課題が追加されたらBoxにフォルダを作成する」方法をご紹介します。
[Yoomとは]
クラウドサインで雇用契約が完了したことをクラウドサインのAPIを利用して受け取り、Boxの提供するAPIを用いてBoxにファイルを作成することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは大きくわけて以下のプロセスで構成されています。
Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう！
まずYoomとアプリを連携していきましょう。
Yoomのワークスペースにログインしたら、マイアプリを選択後、新規接続をクリックしてください。
アプリの検索でBacklogをクリックしましょう。
ドメインを入力して設定してください。
以上で、Backlogのマイアプリ登録ができました。
次に、Boxを連携しましょう。
先ほどと同じ手順で、マイアプリ→新規接続をクリックしましょう。
アプリの検索一覧でBoxを選択してください。
メールアドレスとパスワードを入力して「承認」をクリックします。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
以上で、Boxのマイアプリ登録ができました。
使用するテンプレートをコピーします。
下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
すると、Yoomのワークスペースに移動します。以下のように表示されたら「OK」をクリックしましょう。
以上でテンプレートのコピーが完了しました。
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの一つ目、「課題の追加（Webhook）」をクリックしてください。
タイトルは事前に入力されていますが、必要に応じて変更できます。
Backlogと連携するアカウント情報を確認します。
トリガーアクションは「新しい課題が追加されたら」を選択しましょう。
設定できたら、「次へ」をクリックしてください。
移行後の画面で表示されているWebhookURLをコピーして、Backlogの管理画面で必要な設定を行なっていきましょう。赤枠部分をクリックすると、URLがコピーできます。
コピー後、注意事項に記載してある内容に沿って、操作を進めてくださいね。
なお、Webhook設定時には、Backlog側でプロジェクトを予め作成しておく必要があります。今回のフローの対象となるプロジェクトが作成されている状態で、設定操作を行なってくださいね。
Webhookが登録されると、以下のように表示されます。
ここまで進めたら、トリガーとなるアクション（今回は新規課題の追加）を行い、[テスト]をクリックしてみましょう。
テストに成功すると、以下のように表示されました。登録した課題の内容を取得できているようです！
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は後続のアクションで利用できます。
つまり、この後のデータ格納アクションに対して、ここで得た情報をそのまま引用することが可能となります！
ついに最後のステップとなりました！
「フォルダを作成」をクリックして設定を完成させましょう。
タイトルは入力済みですが、変更できますので、必要に応じて入力してください。
Boxと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
アクションは「フォルダを作成」を選択します。
設定したら、「次へ」をクリックして進みましょう。
次の画面で「フォルダ名」の部分を、以下の画面のように、アウトプットを活用して設定していきます。
このようにアウトプットを活用することで、新規課題登録ごとに、異なる値を自動で反映できるようになります。
「親フォルダのコンテンツID」は、注釈に沿って情報を入力しましょう。
設定後、[テスト]をクリックします。
テストに成功すると、実際にBox側でフォルダが作成されました！
結果に問題がなければ『保存する』をクリックしましょう。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
以上でフローボットの作成が完了しました！
Yoomでは、日々多数のテンプレートを作成しています。
その中からBacklogを活用したテンプレートを3つご紹介します。
1.Backlogで課題が登録されたら、Discordに通知するテンプレートです。
Backlogの課題情報をチャットツールに自動通知することで、確認漏れを防ぐことができそうです。
また、チームで状況を把握しやすくなるため、課題に対して素早い対応が行えるでしょう。
2.Backlogで登録されたタスクの期日Googleカレンダーに登録するテンプレートです。
手動でタスクの期日をGoogleカレンダーに追加する作業を削減できます。
手作業では、追加する手間と労力がかかります。
さらに入力ミスや漏れなどが発生するかもしれません。
このテンプレートを活用すれば、事務作業やヒューマンエラーを軽減できるため、業務の生産性が向上するでしょう。
3.Asanaにタスクが追加されたら、Backlogへ追加するテンプレートです。
チーム間で異なるツールでタスク管理を行っている場合、タイミングによって情報にズレが生じるかもしれません。
タスク追加を自動化すれば、一貫性のあるタスク情報を管理することができ、スムーズに業務を進められるでしょう。
BacklogとBoxを連携することで、手作業でファイルを作成する手間や人的エラーを軽減できます。
また、情報共有がスムーズになることで、コミュニケーションが円滑になり、作業効率も向上するでしょう。
さらに、ノーコードツールYoomを使えば、誰でも簡単にアプリの連携やフローボットを作成できます。
この機会にBacklogとBoxを連携して、ファイルの作成業務を自動化しましょう！
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