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「毎日メールに届く大量のファイルを、Boxの適切なフォルダに移動させるのが面倒…」
「手作業でのファイル整理は時間がかかるし、うっかりミスも起こりがちで困っている…」
このように、Boxのファイルを手作業で仕分けするのに手間やストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">受信したメールの添付ファイルをファイル名に応じて自動でBoxの適切なフォルダに保存・整理できる仕組み</span>があれば、日々の仕分け作業を減らし、より重要な業務に時間を使えるかもしれません。
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。
ぜひこの機会に自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomでは、<span class="mark-yellow">Boxのファイルを自動で仕分けするテンプレート</span>をご用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
ここから代表的な例として、Gmailで添付ファイルを受信したら、ファイル名に応じてBoxのフォルダに自動で仕分けるフローの作り方を解説していきます！
今回はYoomを使用してノーコードで設定します。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
フローを作成する前に、仕分け後のファイルを保存するためのフォルダをBox上に用意しておきましょう。
すでにフォルダを作成済みの場合は、このステップはスキップしてOKです！
今回作成するフローでは、取引先から届く請求書ファイルを、請求月ごとに自動でフォルダ分けする想定で設定を行います。
そのため、ここでは例として「2025-10」「2025-11」「その他」の3つのフォルダを準備しました。
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
以下の手順をご確認ください。
以下の手順をご確認ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからは、Gmailで添付ファイルを受信したら、ファイル名に応じてBoxのフォルダに自動で仕分けるフローを作成します。
下記のバナーから、「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ここでは、フロー起動のきっかけとなるトリガーを設定します。
マイプロジェクトから、「【コピー】Gmailで添付ファイルを受信したら、ファイル名に基づいて自動的にBoxのフォルダに仕分けを行う」を選んでください。
テンプレートを開いたら、最初に表示される「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックします。
まず、連携するアカウントとアクションを確認します。
設定内容を確認したら、次へ進みます！
次は、アプリトリガーのAPI接続設定です。
まず、トリガーアクションの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかから選べます。
ただし、料金プランによって設定できるトリガーの最短間隔が異なるので、注意してください。
基本的には、そのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、Boxへ自動振り分けする対象メールを指定するためのキーワードを設定します。
このキーワードによって、Gmailでどのメールを処理するかを絞り込むことが可能です。
Gmailの検索演算子を使用すると、送信元や件名に含まれる語句など、より細かく条件を設定できます。
検索演算子の詳細は、以下の公式サイトをご参照ください。
今回の例では、「請求書」と設定しました。
ここで、ステップ1で連携したGmailアカウント宛に、ファイルを添付したテストメールを送信しましょう。
今回は例として、以下のようなメールを送信しました。
準備が整ったら、テストを実施しましょう！
直近1時間以内にトリガーとなるアクションが実行されていない場合、テスト時にエラーが発生します。
その際は、設定したキーワードを含むメールを送信したうえで、再度テストを実行してください。
テストに成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します。
取得した値の中にある「添付ファイル1」項目に、Gmailで受信したファイルが出力されているか確認してください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
なお、ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。
アプリの仕様によっては、300MB未満になることがあるため、ご注意ください。
各トリガーやオペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下のヘルプページをご参照ください。
確認ができたら、必要に応じて詳細設定を行い、保存して次のステップへ進みましょう！
このステップでは、ステップ1で取得したファイルを仕分けるための分類設定を行います。
フロー内の「テキストを生成」をクリックしてください。
まずは、アクションの設定を行います。
ここで選択するアクションによって、入力できるプロンプト（AIへの指示文）の長さが変わります。
例えば、「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」を選んだ場合、最大500文字までプロンプトを入力可能です。
画面上部の「変更」をクリックすると選択肢が表示されるので、用途に合ったものを選択してください。
今回はテンプレート通り、「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」のまま進めます！
次は、プロンプトに分類方法の指示文を設定します。
入力欄には、あらかじめステップ1で取得したファイル名が入力されています。
分類方法は、自社の運用方針に合わせて設定してください。
今回は毎月取引先から届く請求書を月別に仕分けるため、ファイル名から年月を抽出するプロンプトを設定しました。
最後に出力したい言語を設定したら、テストを実行します。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
必要に応じて詳細設定を行い、「完了」をクリックしましょう。
このステップでは、ファイル名に応じてBoxの保存先を切り替える設定を行います。
フロー内の「切り替え」をクリックしてください。
※「進行先を切り替える」機能（オペレーション）は、ミニプラン以上の有料プランでのみご利用可能です。フリープランで使用するとエラーが発生するため、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルをご利用いただけます。無料トライアル期間中は、フリープランでは制限されている「進行先を切り替える」などの機能やアプリも試せるので、ぜひ活用してみてください。
はじめに、切り替え対象となる取得した値を設定します。
テンプレートでは、あらかじめ以下のように設定されています。
今回は、「テキストを生成」で出力された分類を切り替え条件として使用するため、テンプレートの設定のままでOKです。
次に、切り替え条件を設定します。
運用フローに応じて、各入力欄に条件を設定しましょう。
今回の例では、年月別にファイルの保存先を分けるため、年月を条件として指定しました。
すべての設定が完了したら、「完了」をクリックして次のステップに進みましょう！
このステップでは、Boxの指定したフォルダへアップロードする設定を行います。
フロー内の「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
まずは、連携するアカウントとアクションを設定します。
設定内容を確認したら、次へ進みましょう。
API接続設定画面が開いたら、アップロードするファイルや格納先フォルダを設定します。
ファイル名には、あらかじめステップ3で取得したファイルが入力されています。
空欄の場合は、入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」の中から「添付ファイル1」を選びましょう。
格納先フォルダのコンテンツIDは、Boxで対象フォルダを開いた際のURLから取得できます。
以下の画像の赤枠で囲まれた数字部分がコンテンツIDです。
コピーして、入力欄に貼り付けてください。
ファイルの添付方法とファイルは、あらかじめステップ3で取得した値が設定されています。
設定が完了したら、テストを実行しましょう。
テストに成功したら、以下の画面が表示されます。
Boxの指定したフォルダを開き、Gmailで受信したファイルが保存されているか確認しましょう。
必要に応じて詳細設定を行い、保存しましょう。
ここまで完了したら、すべての切り替え先に対して同じ手順で「ファイルをアップロード」アクションの設定を行ってくださいね。
以上で、フローの設定は完了です！
設定完了の画面が表示されたら、トリガーをONにします。
これでフローの作成は完了です。
あとは、実際にGmailで添付ファイルを受信したら、指定したルールに従ってファイルが自動で仕分けられるかを確認してみましょう！
ファイルアップロードをトリガーに、データベースやプロジェクト管理ツールへ連携したり、チャットへ通知します。
また、OCR、文字起こし、AI要約などの高度な処理と連携し、ドキュメントやサポートツールへ自動記録も可能。
外部ツールからストレージへのフォルダ作成やファイル保存にも対応し、手動でのデータ処理や転記の手間を削減します。
Boxへのファイル保存と仕分け作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル整理の手間を削減し、効率的なファイル管理が可能です。</span>
これにより、必要な情報を探す時間が短縮され、マーケティング施策やキャンペーンの企画といった、より創造的な業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。
自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Gmail以外のメールアプリでも自動化できますか？
A：はい、できます。
その他のメールアプリは、下記のページをご確認ください。
Q：連携に失敗した場合、エラーに気づけますか？
A：Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：フリープランではどこまで自動化できますか？
A：GmailやAIによるテキスト生成、Boxはフリープランでもご利用いただけます。
しかし、「進行先を切り替える」機能は、ミニプラン以上の有料プランでのみ使用可能です。
そのため、本連携を行うにはミニプラン以上のご加入が必要です。
詳しい料金体系については、料金プランをご確認ください。
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