Gmailで添付ファイルを受信したら、ファイル名に基づいて自動的にBoxのフォルダに仕分けを行う
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを、都度手作業でダウンロードし、Boxの適切なフォルダへ仕分ける作業は手間がかかる上に、格納ミスが発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをBoxの指定フォルダへ自動で仕分けすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する添付ファイルの管理やBoxへの自動仕分けを実現したいと考えている方 手作業によるファイルのダウンロードやフォルダへの格納作業を効率化したい経理・総務担当者の方 Boxを活用したファイル管理の属人化を防ぎ、業務を標準化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの添付ファイル受信からBoxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル仕分けの時間を短縮できます。 手動でのファイル操作が不要になることで、格納先のフォルダ間違いやファイルの見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定して、添付ファイルを取得します。 次に、オペレーションでAI機能を設定し、ファイル名から後続の進行先切り替え機能で用いる分類名を生成します。 次に、進行先切り替え機能を設定し、生成されたフォルダ名などの情報に応じて後続の処理を分岐させます。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、分岐した条件に合致するフォルダにファイルを格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください。 AI機能のプロンプトは自由にカスタマイズでき、定型文の挿入やファイル名などの前段で取得した情報を変数として設定し、任意の項目を生成できます。 進行先切り替え機能では、前段で取得した情報をもとに、後続のオペレーションを切り替えるための条件を任意で設定可能です。 Boxへのファイルアップロード設定では、アップロード先のフォルダなどを、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます。 ■注意事項
Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「毎日メールに届く大量のファイルを、Boxの適切なフォルダに移動させるのが面倒…」
もし、受信したメールの添付ファイルをファイル名に応じて自動でBoxの適切なフォルダに保存・整理できる仕組み があれば、日々の仕分け作業を減らし、より重要な業務に時間を使えるかもしれません。
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。
とにかく早く試したい方へ
Yoomでは、Boxのファイルを自動で仕分けするテンプレート をご用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
Gmailで添付ファイルを受信したら、ファイル名に基づいて自動的にBoxのフォルダに仕分けを行う
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを、都度手作業でダウンロードし、Boxの適切なフォルダへ仕分ける作業は手間がかかる上に、格納ミスが発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをBoxの指定フォルダへ自動で仕分けすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する添付ファイルの管理やBoxへの自動仕分けを実現したいと考えている方 手作業によるファイルのダウンロードやフォルダへの格納作業を効率化したい経理・総務担当者の方 Boxを活用したファイル管理の属人化を防ぎ、業務を標準化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの添付ファイル受信からBoxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル仕分けの時間を短縮できます。 手動でのファイル操作が不要になることで、格納先のフォルダ間違いやファイルの見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定して、添付ファイルを取得します。 次に、オペレーションでAI機能を設定し、ファイル名から後続の進行先切り替え機能で用いる分類名を生成します。 次に、進行先切り替え機能を設定し、生成されたフォルダ名などの情報に応じて後続の処理を分岐させます。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、分岐した条件に合致するフォルダにファイルを格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください。 AI機能のプロンプトは自由にカスタマイズでき、定型文の挿入やファイル名などの前段で取得した情報を変数として設定し、任意の項目を生成できます。 進行先切り替え機能では、前段で取得した情報をもとに、後続のオペレーションを切り替えるための条件を任意で設定可能です。 Boxへのファイルアップロード設定では、アップロード先のフォルダなどを、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます。 ■注意事項
Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Gmailからの添付ファイルをBoxに自動で仕分けるフローを作ってみよう
ここから代表的な例として、Gmailで添付ファイルを受信したら、ファイル名に応じてBoxのフォルダに自動で仕分けるフローの作り方を解説していきます！
今回はYoomを使用してノーコードで設定します。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Box Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
BoxとGmailのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定とBoxのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで添付ファイルを受信したら、ファイル名に基づいて自動的にBoxのフォルダに仕分けを行う
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを、都度手作業でダウンロードし、Boxの適切なフォルダへ仕分ける作業は手間がかかる上に、格納ミスが発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをBoxの指定フォルダへ自動で仕分けすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する添付ファイルの管理やBoxへの自動仕分けを実現したいと考えている方 手作業によるファイルのダウンロードやフォルダへの格納作業を効率化したい経理・総務担当者の方 Boxを活用したファイル管理の属人化を防ぎ、業務を標準化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの添付ファイル受信からBoxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル仕分けの時間を短縮できます。 手動でのファイル操作が不要になることで、格納先のフォルダ間違いやファイルの見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定して、添付ファイルを取得します。 次に、オペレーションでAI機能を設定し、ファイル名から後続の進行先切り替え機能で用いる分類名を生成します。 次に、進行先切り替え機能を設定し、生成されたフォルダ名などの情報に応じて後続の処理を分岐させます。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、分岐した条件に合致するフォルダにファイルを格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください。 AI機能のプロンプトは自由にカスタマイズでき、定型文の挿入やファイル名などの前段で取得した情報を変数として設定し、任意の項目を生成できます。 進行先切り替え機能では、前段で取得した情報をもとに、後続のオペレーションを切り替えるための条件を任意で設定可能です。 Boxへのファイルアップロード設定では、アップロード先のフォルダなどを、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます。 ■注意事項
Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
前準備：Boxにフォルダを用意する
フローを作成する前に、仕分け後のファイルを保存するためのフォルダをBox上に用意しておきましょう。
今回作成するフローでは、取引先から届く請求書ファイルを、請求月ごとに自動でフォルダ分けする想定で設定を行います。
ステップ1：BoxとGmailのマイアプリ連携
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
Boxの場合
以下の手順をご確認ください。
Gmailの場合
以下の手順をご確認ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからは、Gmailで添付ファイルを受信したら、ファイル名に応じてBoxのフォルダに自動で仕分けるフローを作成します。
Gmailで添付ファイルを受信したら、ファイル名に基づいて自動的にBoxのフォルダに仕分けを行う
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを、都度手作業でダウンロードし、Boxの適切なフォルダへ仕分ける作業は手間がかかる上に、格納ミスが発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをBoxの指定フォルダへ自動で仕分けすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する添付ファイルの管理やBoxへの自動仕分けを実現したいと考えている方 手作業によるファイルのダウンロードやフォルダへの格納作業を効率化したい経理・総務担当者の方 Boxを活用したファイル管理の属人化を防ぎ、業務を標準化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの添付ファイル受信からBoxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル仕分けの時間を短縮できます。 手動でのファイル操作が不要になることで、格納先のフォルダ間違いやファイルの見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定して、添付ファイルを取得します。 次に、オペレーションでAI機能を設定し、ファイル名から後続の進行先切り替え機能で用いる分類名を生成します。 次に、進行先切り替え機能を設定し、生成されたフォルダ名などの情報に応じて後続の処理を分岐させます。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、分岐した条件に合致するフォルダにファイルを格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください。 AI機能のプロンプトは自由にカスタマイズでき、定型文の挿入やファイル名などの前段で取得した情報を変数として設定し、任意の項目を生成できます。 進行先切り替え機能では、前段で取得した情報をもとに、後続のオペレーションを切り替えるための条件を任意で設定可能です。 Boxへのファイルアップロード設定では、アップロード先のフォルダなどを、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます。 ■注意事項
Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
ここでは、フロー起動のきっかけとなるトリガーを設定します。
マイプロジェクトから、「【コピー】Gmailで添付ファイルを受信したら、ファイル名に基づいて自動的にBoxのフォルダに仕分けを行う」を選んでください。
テンプレートを開いたら、最初に表示される「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックします。
まず、連携するアカウントとアクションを確認します。
アクション：テンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択します。
アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。
設定内容を確認したら、次へ進みます！
次は、アプリトリガーのAPI接続設定です。
まず、トリガーアクションの起動間隔を設定します。料金プラン
基本的には、そのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、Boxへ自動振り分けする対象メールを指定するためのキーワードを設定します。
Gmailの検索演算子を使用すると、送信元や件名に含まれる語句など、より細かく条件を設定できます。
今回の例では、「請求書」と設定しました。
ここで、ステップ1で連携したGmailアカウント宛に、ファイルを添付したテストメールを送信しましょう。
準備が整ったら、テストを実施しましょう！
直近1時間以内にトリガーとなるアクションが実行されていない場合、テスト時にエラーが発生します。
テストに成功すると、以下のように「取得した値 」が表示されます。
※取得した値
なお、ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。
確認ができたら、必要に応じて詳細設定を行い、保存して次のステップへ進みましょう！
ステップ4：AIによるテキスト生成の設定
このステップでは、ステップ1で取得したファイルを仕分けるための分類設定を行います。
フロー内の「テキストを生成」をクリックしてください。
まずは、アクションの設定を行います。
画面上部の「変更」をクリックすると選択肢が表示されるので、用途に合ったものを選択してください。
今回はテンプレート通り、「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」のまま進めます！
次は、プロンプトに分類方法の指示文を設定します。
今回は毎月取引先から届く請求書を月別に仕分けるため、ファイル名から年月を抽出するプロンプトを設定しました。
最後に出力したい言語を設定したら、テストを実行します。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
必要に応じて詳細設定を行い、「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：切り替えの設定
このステップでは、ファイル名に応じてBoxの保存先を切り替える設定を行います。
※「進行先を切り替える」機能（オペレーション）は、ミニプラン以上の有料プランでのみご利用可能です。フリープランで使用するとエラーが発生するため、ご注意ください。
はじめに、切り替え対象となる取得した値を設定します。
オペレーション：テキストを生成
取得した値：生成結果
今回は、「テキストを生成」で出力された分類を切り替え条件として使用するため、テンプレートの設定のままでOKです。
次に、切り替え条件を設定します。
すべての設定が完了したら、「完了」をクリックして次のステップに進みましょう！
ステップ6：Boxのアクション設定
このステップでは、Boxの指定したフォルダへアップロードする設定を行います。
フロー内の「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
まずは、連携するアカウントとアクションを設定します。
アクション：テンプレート通りに「ファイルをアップロード」を選択します。
アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。必要に応じて、他のアカウントに切り替えることも可能です。
設定内容を確認したら、次へ進みましょう。
API接続設定画面が開いたら、アップロードするファイルや格納先フォルダを設定します。
ファイル名には、あらかじめステップ3で取得したファイルが入力されています。
格納先フォルダのコンテンツIDは、Boxで対象フォルダを開いた際のURLから取得できます。
ファイルの添付方法とファイルは、あらかじめステップ3で取得した値が設定されています。
設定が完了したら、テストを実行しましょう。
テストに成功したら、以下の画面が表示されます。
Boxの指定したフォルダを開き、Gmailで受信したファイルが保存されているか確認しましょう。
必要に応じて詳細設定を行い、保存しましょう。
ここまで完了したら、すべての切り替え先に対して同じ手順で「ファイルをアップロード」アクションの設定を行ってくださいね。
以上で、フローの設定は完了です！
ステップ7：フローをONにしてテスト実行する
設定完了の画面が表示されたら、トリガーをONにします。
これでフローの作成は完了です。
Boxを使った自動化例
ファイルアップロードをトリガーに、データベースやプロジェクト管理ツールへ連携したり、チャットへ通知します。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた申込書や請求書の内容を、都度確認してZendeskへ手入力する作業に手間を感じていませんか。このような繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、AI-OCRがファイル内容を自動で読み取り、その情報をもとにZendeskのチケットを自動で作成するため、手作業によるチケット起票業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxで受け取った書類をもとに、手作業でZendeskのチケットを作成している方 書類の情報を転記する際の入力ミスや、対応漏れなどの課題を解消したいと考えている方 顧客からの問い合わせ対応の初動を迅速化し、サポート品質を向上させたいチームの方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxへのファイルアップロードからZendeskのチケット作成までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 AI-OCRが自動で文字情報を転記するため、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとZendeskをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、AIで読み取った情報を件名や本文に含めて起票します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のOCR設定では、読み取る書類の種類に応じて、読み取りたい項目（例：会社名、担当者名、問い合わせ内容など）を任意で設定できます。 Zendeskでチケットを作成する際に、件名や本文、カスタムフィールドなどに、AI-OCRで読み取った情報を変数として自由に埋め込むことが可能です。 ■注意事項
Box、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。 Zendeskとの連携およびOCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Boxで管理しているファイルについて、関係者への共有はどのように行っていますか？手動での通知は手間がかかる上に、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信できます。これにより、重要な情報の共有を迅速かつ確実に行い、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有の効率化を図りたいと考えている方 Boxへのファイルアップロードを手動で通知しており、手間や連絡漏れに課題を感じている方 チーム内での迅速かつ確実な情報伝達体制を構築し、業務の円滑化を目指す方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxにファイルがアップロードされると自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。 通知作業が自動化されることで、連絡漏れや共有先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知内容を定義します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、どのフォルダへのアップロードを監視するか、対象のフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。 Microsoft Teamsのオペレーション設定では、通知を送りたいチームIDとチャネルIDを任意で指定し、送信するメッセージ内容も自由にカスタマイズが可能です。 ■注意事項
BoxとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Boxにファイルがアップロードされたら、Airtableでレコードを作成する
試してみる
■概要
オンラインストレージのBoxにファイルをアップロードした後、その情報を管理するためにAirtableへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや記録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、BoxとAirtableを連携させることで、ファイルアップロードをトリガーにAirtableへレコードを自動で作成し、ファイル管理とデータベースの情報追加のプロセスを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとAirtableを連携させ、手作業によるデータ入力の手間を解消したい方 ファイル管理のプロセスを自動化し、チームの生産性向上を目指すマネージャーの方 複数のSaaSをまたぐ定型業務の自動化によって、ヒューマンエラーを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxにファイルがアップロードされると自動でAirtableにレコードが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手動でのデータ転記作業が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとAirtableをYoomと連携する 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定する 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、Boxから取得したファイル情報などを基にレコードを作成するように設定する ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダを任意で指定してください Airtableのオペレーションでは、レコードを作成するテーブルを任意で選択できます。また、各フィールドに設定する値は、固定のテキストだけでなく、前段のトリガーで取得したファイル名などの動的な情報を変数として埋め込むことが可能です ■注意事項
・Box、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxにファイルがアップロードされたら、Canvaでフォルダを作成する
試してみる
■概要
Boxにファイルをアップロードするたびに、関連するデザインアセットを管理するためCanvaで手動でフォルダを作成するのは手間がかかります。また、ファイル名や顧客名に基づいたフォルダ命名規則も、手作業ではミスが発生しがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxで管理している素材を基に、Canvaでデザインを作成する機会が多い方 CanvaとBox間での手作業によるフォルダ作成やファイル管理に手間を感じている方 チームのデザイン制作プロセスを標準化し、属人化を防ぎたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxにファイルをアップロードするだけでCanvaに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていたフォルダ作成の時間を短縮できます 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の精度を高めることに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとCanvaをYoomと連携します 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、アップロードされたファイル名からフォルダ名にしたい情報を抽出します 最後に、オペレーションでCanvaの「フォルダを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を基にフォルダを作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のテキスト抽出では、ファイル名のどの部分をデータとして抽出するかを任意で設定できます Canvaのフォルダ作成アクションでは、フォルダ名に固定のテキストを追加したり、前段のステップで取得した値を埋め込んだりするなど、柔軟な設定が可能です ■注意事項
Box、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Boxに音声ファイルが追加されたら、文字起こししPerplexityで要約してNotionに追加する
試してみる
■概要
会議の議事録作成やインタビューの記録など、音声ファイルの扱いは手間がかかる業務の一つではないでしょうか。ファイルを手動で文字起こしツールにかけ、さらに要約を作成してNotionにまとめる作業は、時間も集中力も必要とします。このワークフローを活用すれば、Boxに音声ファイルがアップロードされるだけで、文字起こしからPerplexityによる要約、そしてNotionへの記録までが自動で完結するため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに保存した会議録音から、手作業で議事録を作成しているマーケターや営業担当者の方 インタビュー音声の文字起こしと要約、Notionへの情報集約を効率化したいメディア担当者の方 Perplexityを活用して、音声コンテンツの要約作成プロセスを自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイル追加を起点に、文字起こしから要約、Notionへの追加までが自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮することができます。 手動でのコピー＆ペースト作業が不要になるため、転記ミスや要約の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Box、Perplexity、NotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。 次に、オペレーションでYoomの「音声データを文字起こしする」機能を選択し、ダウンロードした音声ファイルをテキスト化します。 その後、オペレーションでPerplexityの「テキストを生成」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを要約します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成された要約などを指定のデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、音声ファイルをアップロードする特定のフォルダを任意で指定してください。 Perplexityでの要約生成では、プロンプトを自由にカスタマイズできるため、「以下のテキストを箇条書きで要約してください」のように、出力形式の指定も可能です。 Notionへの追加アクションでは、どのデータベースに追加するかを選択し、タイトルや本文などの各プロパティに、Perplexityで生成した要約などを割り当てることができます。 ■注意事項
Notion、Perplexity、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 文字起こしオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたら、OCRを行い結果をBoxに追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointとBoxを併用する中で、一方にアップロードしたファイルをもう一方へ手作業で移動したり、内容を転記したりする業務に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間的なコストだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、Microsoft SharePointに特定のファイルが作成されると、自動でOCR処理を行い、その結果をテキストデータとしてBoxへ保存します。BoxとMicrosoft SharePoint間のファイル連携と内容のテキスト化を自動化し、日々の定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとBoxを併用し、ファイルの手動連携に手間を感じている方 Microsoft SharePointに保存された請求書などの内容確認と、Boxへのデータ保管業務を効率化したい方 BoxやMicrosoft SharePointを活用したファイル管理業務全体の自動化を推進している担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル追加を起点に、OCR処理、Boxへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのファイル移動や内容の転記が不要になるため、入力ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 次に、「分岐機能」を使い、ファイルの拡張子などの条件に応じて後続の処理を分岐させます。 次に、オペレーションで「OCR機能」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 次に、「書類発行機能」で、OCRで読み取った情報をGoogle スプレッドシートの雛形に反映させ、書類を発行します。 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成された書類を指定のフォルダに保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。 分岐機能では、前のステップで取得したファイル名や拡張子などの情報に基づき、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。 Microsoft SharePointのファイルダウンロードやBoxへのファイルアップロードのオペレーションでは、ファイル名や保存先のフォルダなどを、固定値や前のステップで取得した情報を組み合わせて動的に設定できます。 OCR機能では、読み取りたいファイルのどの部分からテキストを抽出するか、抽出項目を任意で設定可能です。 書類発行機能では、元となるGoogle スプレッドシートのテンプレートを指定し、どのセルに抽出した情報を反映させるかを自由に設定できます。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Shopifyで商品情報が作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Shopifyで新しい商品情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手動で作成していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Shopifyで商品情報を登録後、手作業でBoxにフォルダを作成しているEC担当者の方 商品ごとの資料管理をBoxで行っており、フォルダ作成の効率化を図りたい方 手作業によるフォルダ作成時のミスや、作成漏れを防ぎたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Shopifyでの商品情報作成とBoxでのフォルダ作成が自動連携されるため、手作業の時間を削減できます。 手動でのフォルダ作成時に起こりうる、フォルダ名の入力ミスや作成忘れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ShopifyとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーとしてShopifyを選択し、「注文情報が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。この設定により、Shopifyで新しい注文情報が作成されるとフローが起動します。 最後に、オペレーションとしてBoxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。これにより、指定した場所に新しいフォルダが自動で作成されます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxでフォルダを作成するアクションを設定する際に、作成するフォルダの名称を任意の値やShopifyから取得した商品名などで設定してください。 Boxでフォルダを作成するアクションを設定する際に、フォルダを作成する親フォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。これにより、特定の親フォルダ配下に新しいフォルダが作成されます。 ■注意事項
Shopify、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Slackで契約書が送信されたら、AIで分類してBoxに管理する
試してみる
■概要
Slackで日々やり取りされる契約書ファイルを手作業で確認しフォルダ分け、そしてBoxへのアップロードは手間がかかる上に、見落としや分類ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Slackに契約書が投稿されるとAIが内容を理解し自動で分類、指定したBoxのフォルダへ整理・保存までの一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで受け取った契約書を、手作業でBoxにアップロード・管理している法務や営業担当の方 契約書の分類や管理業務の効率化を目指し、AIの活用を検討している情報システム部門の方 契約書の管理プロセスにおけるヒューマンエラーを減らし、業務品質を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへのファイル投稿をトリガーに、AIによる分類からBoxへの保存までが自動化されるため、手作業による契約書管理の時間を短縮できます。 手作業によるファイルの移動や分類に伴う、保存先の誤りや対応漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackおよびBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーとしてSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。特定のチャンネルやファイル形式を指定することも可能です。 続いて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した契約書ファイルをYoom内に取得します。 次に、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをGeminiに読み込ませます。 さらに、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションを設定し、アップロードしたファイルの内容に基づいて契約書の種類などをAIに判断させます。 次に、オペレーションで分岐機能の「コマンドオペレーション」を設定し、AIによる分類結果に応じて後続の処理を分岐させます。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、分類結果に応じた適切なフォルダへ契約書ファイルを自動で保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションでは、Geminiに対してどのようなプロンプト（指示）を出すかによって、契約書をどのように分類するか（例：契約種別、取引先名、日付など）を詳細に設定できます。 分岐機能の「コマンドオペレーション」では、Geminiによる分類結果（例えば「NDA」「業務委託契約書」など）に応じて、Box内のどのフォルダにファイルをアップロードするかを細かく設定することが可能です。これにより、契約書の種類に応じたフォルダへ自動的に整理できます。 ■注意事項
Gmail、Gemini、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionで特定条件に合うページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Notionでドキュメントを管理し、関連ファイルをBoxに保存しているものの、手作業でのフォルダ作成に手間を感じてはいないでしょうか。特に、Notionで新規ページを作成するたびにBoxで手動でフォルダを作成する作業は、抜け漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Notionで特定の条件に合うページが作成されると、自動でBoxにフォルダが作成されます。`box notion`間の連携を自動化し、ファイル管理を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionでの情報管理と連携して、Boxでファイル管理を行っている方 `box notion`間の手作業によるフォルダ作成の手間やミスをなくしたいと考えている方 ドキュメントとファイルの管理体制を統一し、業務を標準化したいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionのページ作成をトリガーにBoxへフォルダが自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎ、`box notion`を利用したファイル管理の標準化とヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとBoxをYoomと連携します 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します 続いて、オペレーションの分岐機能で、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーとなったページの詳細情報を取得します 再度、オペレーションで分岐機能を設定し、取得した情報をもとにフォルダ作成の要否を判断します 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意の場所にフォルダを自動で作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Notionのページがどのような条件になった際に処理を起動させるか、分岐の条件を任意で設定してください Boxに作成するフォルダの名称と、格納先となる親フォルダを任意で指定してください ■注意事項
NotionとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Boxへのファイル保存と仕分け作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル整理の手間を削減し、効率的なファイル管理が可能です。
これにより、必要な情報を探す時間が短縮され、マーケティング施策やキャンペーンの企画といった、より創造的な業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。こちら
よくあるご質問
Q：Gmail以外のメールアプリでも自動化できますか？
A：はい、できます。
Q：連携に失敗した場合、エラーに気づけますか？
A：Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
Q：フリープランではどこまで自動化できますか？
A：GmailやAIによるテキスト生成、Boxはフリープランでもご利用いただけます。料金プラン
