フローボット活用術

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2025-10-30

【ノーコードで実現】Boxに保存したファイルへ自動でタグ付けする方法

Koharu Seto

とにかく早く試したい方へ
Boxのファイルに自動でタグ付けし通知するフローを作ってみよう
ステップ2：テンプレートをコピーする
まとめ
よくあるご質問

「Boxにアップロードしたファイルへのタグ付け、いつも手作業で面倒…」
「タグの付け忘れや表記ゆれが多くて、結局ファイルが探しにくい…」

このように、Boxのファイル管理におけるタグ付け作業に手間や課題を感じていませんか？

もし、Boxにファイルがアップロードされたら、ファイル名などの情報をもとに自動でタグが付けられる仕組みがあれば、手作業による手間や付け忘れといったミスが減り、ファイル検索の精度を向上させることができるので、これまでファイルを探すのに費やしていた時間をコア業務に充てられます！

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して日々の業務をより効率的に進めましょう。

とにかく早く試したい方へ

YoomにはBoxにアップロードされたファイルにタグを自動で設定する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Boxにファイルがアップロードされたら、ファイル名を元にタグを追加しSlackに通知する

試してみる

■概要
Boxでのファイル管理、特に手作業でのタグ付けは手間がかかり、検索性が属人化してしまうことはないでしょうか。また、タグの付け忘れや表記ゆれが発生すると、せっかくのルールも形骸化してしまいます。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされるだけで、ファイル名を元にAIが適切なタグを自動で付与し、管理業務を効率化できます。Boxでのタグ付けを自動化し、ファイル検索性を向上させましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxを利用しており、手作業によるファイルへのタグ付けに手間を感じている方
Boxのファイル管理ルールを統一し、タグ付けの作業を自動化したいと考えているチームリーダーの方
ファイルの検索性を高め、チーム全体の業務効率を改善したい情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxにファイルがアップロードされると、タグ付けから関係者への通知までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を削減できます
AIがファイル名に基づいてタグを付与するため、人的な付け忘れや表記のゆれといったミスを防ぎ、ファイル管理の品質を均一に保つことに繋がります
■フローボットの流れ
はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します
次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のファイル情報を取得します
次に、オペレーションでAI機能を設定し、取得したファイル名を元に適切なタグを生成させます
続いて、オペレーションでBoxの「ファイルのタグを追加、更新する」アクションを設定し、AIが生成したタグを対象のファイルに付与します
最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、タグ付けが完了した旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で指定してください
AI機能のオペレーションでは、ファイル名からどのようなタグを生成させたいか、プロンプトを自由にカスタマイズできます
Boxにタグを追加するオペレーションでは、AIが生成したタグだけでなく、固定のタグを組み合わせるなど、任意の項目に設定することが可能です
Slackへの通知オペレーションでは、通知先のチャンネルやメッセージ本文を自由に設定でき、ファイル名や追加したタグを変数として本文に埋め込めます
■注意事項
Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る  試してみる

Boxのファイルに自動でタグ付けし通知するフローを作ってみよう

それでは例として、Boxにファイルがアップロードされたら、ファイル名を元にタグを自動で追加し、その結果をSlackに通知するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：[Box]／[Slack]

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

BoxとSlackのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Boxのトリガー設定とSlackのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Boxにファイルがアップロードされたら、ファイル名を元にタグを追加しSlackに通知する

試してみる

■概要
Boxでのファイル管理、特に手作業でのタグ付けは手間がかかり、検索性が属人化してしまうことはないでしょうか。また、タグの付け忘れや表記ゆれが発生すると、せっかくのルールも形骸化してしまいます。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされるだけで、ファイル名を元にAIが適切なタグを自動で付与し、管理業務を効率化できます。Boxでのタグ付けを自動化し、ファイル検索性を向上させましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxを利用しており、手作業によるファイルへのタグ付けに手間を感じている方
Boxのファイル管理ルールを統一し、タグ付けの作業を自動化したいと考えているチームリーダーの方
ファイルの検索性を高め、チーム全体の業務効率を改善したい情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxにファイルがアップロードされると、タグ付けから関係者への通知までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を削減できます
AIがファイル名に基づいてタグを付与するため、人的な付け忘れや表記のゆれといったミスを防ぎ、ファイル管理の品質を均一に保つことに繋がります
■フローボットの流れ
はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します
次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のファイル情報を取得します
次に、オペレーションでAI機能を設定し、取得したファイル名を元に適切なタグを生成させます
続いて、オペレーションでBoxの「ファイルのタグを追加、更新する」アクションを設定し、AIが生成したタグを対象のファイルに付与します
最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、タグ付けが完了した旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で指定してください
AI機能のオペレーションでは、ファイル名からどのようなタグを生成させたいか、プロンプトを自由にカスタマイズできます
Boxにタグを追加するオペレーションでは、AIが生成したタグだけでなく、固定のタグを組み合わせるなど、任意の項目に設定することが可能です
Slackへの通知オペレーションでは、通知先のチャンネルやメッセージ本文を自由に設定でき、ファイル名や追加したタグを変数として本文に埋め込めます
■注意事項
Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る  試してみる

ステップ1：BoxとSlackをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

BoxとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

SlackとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。

Boxにファイルがアップロードされたら、ファイル名を元にタグを追加しSlackに通知する

試してみる

■概要
Boxでのファイル管理、特に手作業でのタグ付けは手間がかかり、検索性が属人化してしまうことはないでしょうか。また、タグの付け忘れや表記ゆれが発生すると、せっかくのルールも形骸化してしまいます。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされるだけで、ファイル名を元にAIが適切なタグを自動で付与し、管理業務を効率化できます。Boxでのタグ付けを自動化し、ファイル検索性を向上させましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxを利用しており、手作業によるファイルへのタグ付けに手間を感じている方
Boxのファイル管理ルールを統一し、タグ付けの作業を自動化したいと考えているチームリーダーの方
ファイルの検索性を高め、チーム全体の業務効率を改善したい情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxにファイルがアップロードされると、タグ付けから関係者への通知までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を削減できます
AIがファイル名に基づいてタグを付与するため、人的な付け忘れや表記のゆれといったミスを防ぎ、ファイル管理の品質を均一に保つことに繋がります
■フローボットの流れ
はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します
次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のファイル情報を取得します
次に、オペレーションでAI機能を設定し、取得したファイル名を元に適切なタグを生成させます
続いて、オペレーションでBoxの「ファイルのタグを追加、更新する」アクションを設定し、AIが生成したタグを対象のファイルに付与します
最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、タグ付けが完了した旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で指定してください
AI機能のオペレーションでは、ファイル名からどのようなタグを生成させたいか、プロンプトを自由にカスタマイズできます
Boxにタグを追加するオペレーションでは、AIが生成したタグだけでなく、固定のタグを組み合わせるなど、任意の項目に設定することが可能です
Slackへの通知オペレーションでは、通知先のチャンネルやメッセージ本文を自由に設定でき、ファイル名や追加したタグを変数として本文に埋め込めます
■注意事項
Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る  試してみる

以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！

コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。

ステップ3：Boxのトリガー設定

Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここではBoxにファイルがアップロードされたらフローボットが起動する設定をしていきましょう。

この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。

タイトル：任意で変更可能です。
アプリ：Box
Boxと連携するアカウント情報：マイアプリ連携したアカウントが記載されています。
トリガーアクション：Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら起動します。

フォルダのコンテンツIDを注釈に従って入力してください。
入力したら「テスト」をクリックします。

テストに成功したら、「次へ」をクリックしてください。

以下の画面で、「テスト」をクリックする前に、Webhookイベントを実行します。

テスト用に以下のPDFをアップロードしました。
次のステップから、こちらのPDFに自動でラベルを追加する設定をしていきます。

Yoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：テキストを生成する

次に2つ目の工程をクリックします。
ここでは前項で取得した値からAIでテキストを生成する設定を行います。

タイトル：任意で変更可能です。
アクション：指示可能なプロンプトの文字数によって消費するタスク数が異なります。
適切なものを選択してください。

選択したら「次へ」をクリックしましょう。

プロンプトに、指示文と前項で取得した値から「ファイル名」を入力します。
前項で取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されますよ！
この時、「←Boxのアウトプットを設定してください」というテキストは削除しましょう。

入力したら「テスト」をクリックします。

テストに成功すると以下のように表示され、テキストが生成されていますね！
確認し「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：ファイルのタグを追加、更新する

次に3つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、Boxのファイルのタグを作成する設定を行いますよ。

先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックしましょう。

コンテンツIDを前項で取得した値から選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しいコンテンツIDの情報が反映されます。

同様に、タグも前項で取得した値の「生成結果」を選択しましょう。
注釈のとおり、"〇〇"のようにダブルクオーテーションをつけるのを忘れないようにしてくださいね。
入力したら「テスト」をクリックします。

テストに成功すると以下のように表示され、Boxのファイルにはタグが追加されていますね！
確認し「保存する」をクリックしてください。

ステップ6：チャンネルにメッセージを送る

次に4つ目の工程をクリックします。
Slackにメッセージを送信する設定をしましょう。

先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。

投稿先のチャンネルIDを選択します。
フィールドをクリックし、候補の中からチャンネルを選択してください。
なお、事前に該当のチャンネルの「インテグレーション」からでYoomを追加しておいてくださいね！
SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法 | Yoomヘルプセンター

送信するメッセージを設定します。
定型文と、今回は前項で取得した値から「ファイル名」「生成結果」を選択しました。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。

その他の取得した値などを自由に設定可能ですのでお試しください。
入力したら「テスト」をクリックしましょう。

テストに成功すると以下のように表示され、Slackにもメッセージが送信されていますね！
確認し「保存する」をクリックしてください。

ステップ7（最終）：アプリトリガーをONにする

すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。

これですべての設定が完了しました！
Boxにファイルがアップロードされたら、ファイル名を元にタグを自動で追加し、その結果をSlackに通知する方法は以上です。

Boxを活用したその他の自動化例

Yoomでは、Boxを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Boxに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。

外部システムのアクションをトリガーにBoxにプロジェクトや案件ごとのフォルダを自動作成します。

また、Boxにファイルがアップロードされたら、OCRやRPAで文書内容を自動で読み取り、SalesforceやExcel、Google スプレッドシートといったシステムにデータを記録・連携します。

これにより、文書管理のルール徹底とデータ入力の手間を解消し、関連業務の効率化を実現できます。

Backlogに課題が追加されたら、Boxのフォルダを作成する

試してみる

■概要
Backlogで新しいタスクが発生するたびに、関連ファイルを格納するためのBoxフォルダを手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、案件が増えると手間がかかり、フォルダ名の付け間違いや作成漏れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Backlogに新しい課題が追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、こうした手作業から解放され、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
BacklogとBoxを連携させ、プロジェクト管理の効率化を目指している方
Backlogの課題ごとにBoxフォルダを手作業で作成し、手間を感じている方
手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則のミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogに課題が追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
手作業によるフォルダの作成漏れや、課題名と異なる名称でフォルダを作成してしまうといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
はじめに、BacklogとBoxをYoomと連携します。
次に、トリガーでBacklogを選択し、「課題の追加（Webhook）」というアクションを設定することで、フローが起動する条件を定めます。
最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したBacklogの課題情報をもとにフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxでフォルダを作成する設定では、フォルダの作成場所やフォルダ名を任意に指定できます。Backlogから取得した課題の件名などを変数としてフォルダ名に設定することで、管理がしやすくなります。
■注意事項
Backlog、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。

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BoxにアップロードされたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

試してみる

■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書などのPDFファイル。その内容を確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなり得ます。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がPDFの文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ転記する一連のタスクを自動化します。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxにアップロードしたPDFの内容を手作業で転記している方
請求書や申込書などの書類処理にかかる時間を削減したいと考えている方
OCRを活用して、紙媒体やPDFのデータ化を効率的に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxにPDFファイルが追加されると、自動で内容が転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションで、監視対象のフォルダを設定します。
オペレーションで、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内にダウンロードします。
続いて、オペレーションのOCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルから必要な文字情報を抽出します。
最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクションでは、読み取りたいPDFのフォーマットに合わせて、抽出する項目を任意で設定してください。
Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションでは、データを記録したいシートや列の範囲を任意で指定することが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Boxに格納された契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

試してみる

■概要
Boxに保管している契約書の内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する作業は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、Boxに新しい契約書ファイルが格納されると、YoomのOCR機能が自動でファイル内の文字情報を読み取り、指定のGoogle スプレッドシートにデータを追加します。定型的な転記作業から解放され、より正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxで契約書を管理しており、手作業での情報転記に課題を感じている方
Google スプレッドシートで契約台帳を作成しており、入力ミスを減らしたい方
契約書の管理業務を自動化し、業務全体の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイル格納をきっかけに、文字の読み取りから転記までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
次に、トリガーでBoxを選択し、特定のフォルダに新しいファイルが追加されたらフローが起動するように設定します。
オペレーションでBoxのファイルダウンロードアクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「データベースを操作する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
Boxからファイルをダウンロードするアクションでは、トリガーで取得したファイルのコンテンツIDを任意で指定してください。
OCR機能のアクションでは、契約書の中から会社名や契約金額など、抽出したい項目を自由に設定することが可能です。
Google スプレッドシートへのデータ追加では、対象のスプレッドシートIDやテーブル範囲などを任意で指定することが可能です。
■注意事項
Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する

試してみる

■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容確認・テキスト入力・関係者への共有に手間を感じていませんか？手作業による転記では、時間もかかりミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされた際にOCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Teamsへ通知するまでの一連のプロセスを自動化できるためこれらの課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxにアップロードした請求書などの内容確認と転記を手作業で行っている方
BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
OCR処理を含む一連の業務フローを自動化し、人的ミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードから内容のテキスト化、Microsoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業によるテキストの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というトリガーアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
オペレーションでOCR機能を選択し「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを読み取ります。
オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、OCRで抽出したテキストをメッセージ本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。
OCR機能では、ファイルの中からどの部分のテキストを抽出するか詳細に設定可能です。
Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチャネルやチーム・メッセージ本文を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る  試してみる

Boxに特定条件のファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Salesforceにレコードを作成する

試してみる

■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容を、都度Salesforceに手入力していませんか？この作業は時間と手間がかかるだけでなく、転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、BoxとSalesforceの連携を自動化し、特定のファイルがアップロードされるとOCR機能で内容を読み取り、Salesforceへ自動でレコードを作成します。定型的なデータ入力業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
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■このテンプレートをおすすめする方
BoxとSalesforceを併用しており、ファイル内容の手入力に手間を感じている方
BoxからSalesforceへのデータ転記で発生する入力ミスや情報漏れを防ぎたい方
ファイル管理から顧客情報への登録まで、一連の業務フローを自動化したい方
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■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点にSalesforceへのレコード作成までが自動で完結するため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
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■フローボットの流れ
はじめに、BoxとSalesforceをYoomと連携します
次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
次に、オペレーションで「OCR機能」を選択し、ダウンロードしたファイルから文字情報を読み取ります
最後に、オペレーションでSalesforceの「カスタムオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を各項目にマッピングします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
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■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、任意の条件を設定できます。例えば「ファイル名に"請求書"が含まれる場合のみ処理を実行する」といった設定が可能です。
Salesforceへのレコード作成では、ご利用の環境に合わせたマイドメインURLや、連携したいカスタムオブジェクトのAPI参照名を任意で設定してください。
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■注意事項
Box、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

詳細を見る  試してみる

Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する

試してみる

■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する」フローは、BoxとOCRを活用した業務ワークフローです。
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、OCR機能で内容を自動的に読み取り、必要な情報をSlackに通知します。
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■このテンプレートをおすすめする方
Boxを日常的に利用しており、ファイル内容の迅速な共有が必要なチームの方
手動でファイルの内容確認や情報共有に時間を取られているビジネスパーソン
Slackを活用してリアルタイムに情報通知を行いたい企業の方
OCRを用いて紙ベースの情報をデジタル化し、自動で管理したい事務担当者の方
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■このテンプレートを使うメリット
情報共有のスピード向上：Boxへのファイル追加と同時ファイルのOCRとOCRで読み取った内容がSlackに通知されるため、チーム全体の情報共有が迅速になります。
手作業の削減：OCR機能で内容を自動読み取りし、通知することで、手動でのデータ入力や確認作業が不要になります。
エラーの防止：自動化されたプロセスにより、ヒューマンエラーのリスクを低減し、正確な情報共有が可能になります。

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Gmailの特定ラベルのメールに添付されたファイルをBoxに保存して、Google スプレッドシートにレコードを追加する

試してみる

■概要
Gmailで受信する特定のメールに添付されたファイルを手作業でBoxに保存し、さらにその情報をGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間がかかってミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailの特定ラベルのメール受信をトリガーに、Boxへ添付ファイルが自動保存されます。
さらに、Google スプレッドシートへのレコード追加も自動化されるため、ツールの行き来などの日々の煩雑な業務から解放されるかもしれません。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailの添付ファイルをBoxへ手動で保存している方
Boxに保存したファイル情報をGoogle スプレッドシートへ手動転記している方
メールからの情報集約とファイル管理の効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailのメール確認からBoxへの保存、Google スプレッドシートへの記録までの一連の作業を自動化し、手作業にかかる時間削減が期待できます。
ファイルの保存漏れやスプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることにもつながります。
■フローボットの流れ
はじめに、Gmail、Box、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
続いて、オペレーションでBoxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで受信メールの添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
次に、オペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、アップロードしたファイルに関する情報を取得します。
最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、取得したファイル情報などを指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxへの「ファイルをアップロード」するオペレーションでは、ファイル名やコンテンツIDを任意に設定することが可能です。
Boxの「ファイル情報の取得」をするオペレーションでは、前のステップでアップロードしたファイルのIDなど、取得した値を埋め込むなどのカスタム設定が可能です。
Google スプレッドシートへの「レコードを追加する」オペレーションでは、データを追加する先のGoogle スプレッドシートのIDやシート名、具体的なセルに書き込む情報を固定値で設定できます。また、前段のオペレーションで取得したファイル名や共有リンクといった値を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
Gmail、Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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HubSpotで新規取引が作成されたら、Boxにフォルダを自動で作成する

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■概要
HubSpotで新しい取引が作成されるたびに、手作業でBoxにフォルダを作成する業務は、手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の不統一といったミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotでの新規取引作成をきっかけに、Boxへ関連フォルダを自動で作成するため、これらの課題を解消し、営業活動における情報管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotとBoxを利用し、取引ごとのフォルダ作成を手作業で行っている営業担当の方
顧客情報や案件資料の整理・管理に多くの時間を費やしている営業事務の方
営業部門の業務効率化とデータ管理の標準化を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotで新規取引が作成されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
手作業によるフォルダの作成漏れや命名の不統一といったヒューマンエラーを防ぎ、一貫性のある情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとBoxをYoomと連携させます。
次に、トリガーとしてHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します。
最後に、オペレーションとしてBoxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。この際、作成するフォルダ名や格納先の親フォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxでフォルダを作成するオペレーションにおいて、作成するフォルダの名称を任意の値やHubSpotの取引情報（取引名など）を動的に利用して設定してください。
同じくBoxのオペレーションで、フォルダを作成する先の親フォルダのコンテンツIDを指定することで、適切な場所にフォルダが作成されるように設定してください。
■注意事項
HubSpot、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Salesforceに新規レコードが登録されたらBoxにフォルダを作成

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◼️概要‍
SalesforceとBoxをAPIで連携し、Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載するフ
ローボットです。
フォルダ名は取引先名で作成されるため、わざわざフォルダを手動で作成する必要がありません。
Boxで新たにフォルダを作成する親フォルダのIDを変更してご利用ください。‍
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◼️注意事項‍
・Box、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Slackで特定の投稿が送信されたら、Boxのフォルダ名を更新する

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■概要
Slackで特定の連絡を受けた後、Boxのフォルダ名を手作業で一つひとつ変更していませんか？
こうした作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、変更ミスや対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへの投稿をきっかけに、Boxのフォルダ名を自動で更新する処理を自動化できます。
情報管理の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackでの報告を基に、Boxのフォルダ名を手作業で変更している方
手動でのフォルダ名変更による、入力ミスや対応漏れを防ぎたいと考えている方
SlackとBoxを連携させ、情報管理の効率化を図りたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
Slackへの投稿後、自動でBoxのフォルダ名が更新されるため、同期に費やしていた時間を短縮することができます。
システムが自動で処理を行うため、フォルダ名の入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します。
次にトリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
続いてオペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した投稿の場合のみ、以降の処理を実行するようにします。
同じくオペレーションでAI機能を設定し、Slackの投稿内容からフォルダ名の変更に必要な情報を抽出します。
最後に、オペレーションでBoxの「フォルダ名を変更」アクションを設定し、AIで抽出した情報を用いてフォルダ名を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackのトリガー設定では、監視対象としたいチャンネルを指定してください。
分岐機能では「Slackの投稿に特定のキーワードが含まれていた場合」など、以降の処理を実行する条件を自由に設定できます。
AI機能では、Slackの投稿から抽出したい項目を設定してください。
抽出を指示するプロンプトも任意で設定可能です。
Boxのフォルダ名変更アクションでは、AI機能で抽出した値などを組み合わせて、動的なフォルダ名を自由に設定できます。
■注意事項
Slack、NotionとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやオペレーションを使用することができます。

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Notionでステータスが更新されたら、Boxにフォルダを作成する

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■概要
Notionで管理しているタスクやプロジェクトのステータスが進むたびに、Boxに手作業でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかる上に、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Notionのステータス更新をトリガーとして、Boxに自動でフォルダが作成されるため、これらの課題を解消し、よりスムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとBoxを連携させて、プロジェクトや案件管理を効率化したい方
手作業によるフォルダ作成の手間や、それに伴うヒューマンエラーをなくしたい方
複数のSaaSを連携させ、業務の自動化を推進したいと考えている情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
Notionのステータス更新に連動してBoxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手動でのフォルダ作成時に起こりやすい、命名ルールの間違いや作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、NotionとBoxをYoomと連携します
次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定し、監視対象のデータベースを指定します
オペレーションで、Notionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで取得したオブジェクトIDを元にページの詳細情報を取得します
次に、分岐機能を設定し、特定のステータス（例：ステータスが「契約済み」）になった場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します
最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成する」を設定し、任意の場所にフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、Notionから取得したページのステータス情報などをもとに、「ステータスが完了になったら」といった後続の処理を分岐させる任意の条件を設定できます。
Boxで作成するフォルダの保存場所やフォルダ名は自由に設定可能です。フォルダ名には、Notionのページタイトルなど、前段のオペレーションで取得した情報を活用できます。
■注意事項
NotionとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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まとめ

Boxへのファイルアップロードをトリガーにタグ付けを自動化することで、これまで手作業で行っていたタグ付けの手間をまるごと削減し、付け忘れや表記ゆれといったヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、チーム全体のファイル検索性が向上し、必要な情報へ素早くアクセスできる環境が整うため、より創造的なコア業務に集中することが可能になります！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：ファイル名から複数のタグを自動で付けることは可能ですか？

A：可能です。複数のタグをつける場合,（カンマ）で区切ってください。
　例）"請求済み","支払済み"　

Q：特定のファイル形式（PDFなど）のみを対象にできますか？

A：可能です。その場合はBoxの「ファイルがアップロードされたら」のアクションの後に「分岐」アクションを追加して、特定の条件に当てはまる場合のみ次のアクションに進む設定ができます。
例えば、ファイル名に「.pdf」を含む場合のみ、次のアクションに進めることなどが可能です。
「分岐」についてはこちらのヘルプページもご参照ください。

Q：この自動化で消費するYoomのタスク数の目安は？

A：今回紹介した連携は最低でも1回あたり5タスク消費します。
Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、フリープランでは毎月100タスクまで利用可能です。
月100タスク以上消費する場合は、有料プランのご利用がおすすめですよ。