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「Boxにアップロードしたファイルへのタグ付け、いつも手作業で面倒…」
「タグの付け忘れや表記ゆれが多くて、結局ファイルが探しにくい…」
このように、Boxのファイル管理におけるタグ付け作業に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Boxにファイルがアップロードされたら、ファイル名などの情報をもとに自動でタグが付けられる仕組み</span>があれば、手作業による手間や付け忘れといったミスが減り、ファイル検索の精度を向上させることができるので、これまでファイルを探すのに費やしていた時間をコア業務に充てられます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して日々の業務をより効率的に進めましょう。
Yoomには<span class="mark-yellow">Boxにアップロードされたファイルにタグを自動で設定する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それでは例として、Boxにファイルがアップロードされたら、ファイル名を元にタグを自動で追加し、その結果をSlackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Box]／[Slack]
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
BoxとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
SlackとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここではBoxにファイルがアップロードされたらフローボットが起動する設定をしていきましょう。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
フォルダのコンテンツIDを注釈に従って入力してください。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功したら、「次へ」をクリックしてください。
以下の画面で、「テスト」をクリックする前に、Webhookイベントを実行します。
テスト用に以下のPDFをアップロードしました。
次のステップから、こちらのPDFに自動でラベルを追加する設定をしていきます。
Yoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
ここでは前項で取得した値からAIでテキストを生成する設定を行います。
選択したら「次へ」をクリックしましょう。
プロンプトに、指示文と前項で取得した値から「ファイル名」を入力します。
前項で取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されますよ！
この時、「←Boxのアウトプットを設定してください」というテキストは削除しましょう。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、テキストが生成されていますね！
確認し「保存する」をクリックしてください。
次に3つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、Boxのファイルのタグを作成する設定を行いますよ。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックしましょう。
コンテンツIDを前項で取得した値から選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しいコンテンツIDの情報が反映されます。
同様に、タグも前項で取得した値の「生成結果」を選択しましょう。
注釈のとおり、"〇〇"のようにダブルクオーテーションをつけるのを忘れないようにしてくださいね。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、Boxのファイルにはタグが追加されていますね！
確認し「保存する」をクリックしてください。
次に4つ目の工程をクリックします。
Slackにメッセージを送信する設定をしましょう。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
投稿先のチャンネルIDを選択します。
フィールドをクリックし、候補の中からチャンネルを選択してください。
なお、事前に該当のチャンネルの「インテグレーション」からでYoomを追加しておいてくださいね！
SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法 | Yoomヘルプセンター
送信するメッセージを設定します。
定型文と、今回は前項で取得した値から「ファイル名」「生成結果」を選択しました。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
その他の取得した値などを自由に設定可能ですのでお試しください。
入力したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、Slackにもメッセージが送信されていますね！
確認し「保存する」をクリックしてください。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Boxにファイルがアップロードされたら、ファイル名を元にタグを自動で追加し、その結果をSlackに通知する方法は以上です。
Yoomでは、Boxを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Boxに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
外部システムのアクションをトリガーにBoxにプロジェクトや案件ごとのフォルダを自動作成します。
また、Boxにファイルがアップロードされたら、OCRやRPAで文書内容を自動で読み取り、SalesforceやExcel、Google スプレッドシートといったシステムにデータを記録・連携します。
これにより、文書管理のルール徹底とデータ入力の手間を解消し、関連業務の効率化を実現できます。
Boxへのファイルアップロードをトリガーにタグ付けを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタグ付けの手間をまるごと削減し、付け忘れや表記ゆれといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、チーム全体のファイル検索性が向上し、必要な情報へ素早くアクセスできる環境が整うため、より創造的なコア業務に集中することが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
Q：ファイル名から複数のタグを自動で付けることは可能ですか？
A：可能です。複数のタグをつける場合,（カンマ）で区切ってください。
例）"請求済み","支払済み"
Q：特定のファイル形式（PDFなど）のみを対象にできますか？
A：可能です。その場合はBoxの「ファイルがアップロードされたら」のアクションの後に「分岐」アクションを追加して、特定の条件に当てはまる場合のみ次のアクションに進む設定ができます。
例えば、ファイル名に「.pdf」を含む場合のみ、次のアクションに進めることなどが可能です。
「分岐」についてはこちらのヘルプページもご参照ください。
Q：この自動化で消費するYoomのタスク数の目安は？
A：今回紹介した連携は最低でも1回あたり5タスク消費します。
Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、フリープランでは毎月100タスクまで利用可能です。
月100タスク以上消費する場合は、有料プランのご利用がおすすめですよ。
テキストを生成するアクションでは、指示可能なプロンプトの文字数によって消費するタスク数が異なります。
詳しくは以下のヘルプページもご参照ください。
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