Backlogで作成した課題をGoogle スプレッドシートに追加する方法

Backlogの課題を追加するGoogle スプレッドシートの準備

Backlogの課題を追加するGoogle スプレッドシートを作成しておきます。
追加できる課題の内容は画像を参考にしてください。

マイアプリ連携

画像のような表示がされたら、画面の左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
これからBacklogとGoogle スプレッドシートをYoomと連携させます。これを「マイアプリ連携」と呼びます。

BacklogをYoomと連携しましょう。
右上の「新規作成」をクリックして、検索窓に「Backlog」と入力します。

上記のような画面に移行します。
赤枠の「許可する」を押クリックすることで、YoomとBacklogのマイアプリ連携が完了します。
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続けてGoogle スプレッドシートとYoomの連携に移ります。
先ほどに同じく検索窓に「Google スプレッドシート」と入力すると、Google スプレッドシートのアイコンが表示されるので、選択してください。

1.アカウントを選択
Yoomと連携するGmailアドレスのGoogleアカウントを押しましょう。‍

2.Yoomにログイン
画像のページに移行するので、規約を読み次へをクリックします。‍

3.YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています
続行を押しましょう。
認証画面に移行したら、<span class="mark-yellow">権限を全て許可する</span>を選択してください。

BacklogとGoogle スプレッドシートマイアプリ連携は以上となります。
次からは先ほどコピーしたテンプレートを活用し、フローボットの設定を行います。

Backlogトリガー設定

1.Backlogで課題を作成
‍設定の途中でテスト送信するために使用します。

2.マイプロジェクトを開く
‍Yoomの画面に戻り、左側のメニューから「【コピー】Backlogで課題が登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加する」を選択します。

3.Backlogのアイコンの「新しい課題が追加されたら」を開く
‍タイトルやトリガーアクションの設定は完了しているため、次へをクリックします。

4.ドメインを入力する

ドメインの入力をします。BacklogのURLからコピーしましょう。

5.プロジェクトIDを入力する

ボックスの中にカーソルを合わせクリックしましょう。
画像のように作成済みのプロジェクトが表示されます。この中から、Google スプレッドシートに転記する課題を追加してあるプロジェクトを選んでください。

6.テストの実行

画面を下へスクロールすると、画像のようにテストボタンがあります。クリックすることでデータのテスト送信が粉われるので、押しましょう。
テストが成功したらさらに下へスクロールし、保存ボタンを押しましょう。

Google スプレッドシートの設定

1.Google スプレッドシートのアイコンの「レコードを追加する」を開く
‍タイトルやトリガーアクションの設定は完了しているため、次へをクリックします。

2.データベースを連携する

画像の項目を入力していきます。

先ほどと同じように、ボックスの中をクリックすることで連携済みのGoogle スプレッドシートが一覧表示されます。
Backlogの課題を追加するGoogle スプレッドシートを選択しましょう。

スプレッドシートのタブ名も同じように設定してください。

テーブル範囲に関してはGoogle スプレッドシートに依存するため、Google スプレッドシートに合わせて設定しましょう。
今回は画像のように設定しました。

3.詳細設定
‍次へを押すと、データベースの詳細設定ページに移行します。

追加する値を入力していきましょう。
ここで表示される各項目は作成したGoogle スプレッドシートに依存しているため、画像の通りではない可能性がありますが、設定方法は同じとなります。

これまでと同じようにボックスの中にカーソルを合わせ、クリックします。
Backlogのアイコンの項目を選択してください。

ボックスの項目名と、一覧表示されたBacklogの課題データが連動するものを選択しましょう。
画像の場合ボックスの名前が「件名」のため、選択するのは同じく「件名」となります。

4.テストの実行

このように各項目を埋めていきましょう。空の項目があっても問題ありません。必要な部分のみで大丈夫です。
その後テストを実行し、保存を押します。‍

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

以上でBacklogとGoogle スプレッドシートを使用したフローボットの作成は完了です。

今回使用したフローボットテンプレート
Backlogで課題が登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加する

BacklogやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもBacklogやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍BacklogとGoogle スプレッドシートを連携した自動化例

指定のスケジュールになったら、Backlogで課題を取得しGoogle スプレッドシートに追加したり、Backlogで課題が更新されたらGoogle スプレッドシートの情報も更新したりする連携も可能です。
また、Google スプレッドシートに課題が登録されたらBacklogに追加することもできます。

Backlogを活用した自動化例

Backlogに課題が登録されたことをチャットツールに通知する

Backlogに課題が追加されたことをSlackやChatworkなどに自動で通知します。

お問い合わせ内容をBacklogの課題に追加する

Googleフォームやチャットツール、メールで送信されたお問い合わせ内容をBacklogに自動で登録します。

Backlogに課題が登録されたら課題の期限をカレンダーに登録する

Backlogに課題が登録されたら、課題の期限をGoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに自動で登録します。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで期限が今日に該当するタスクを取得して毎日一括でチャットツールに通知する

Google スプレッドシートで期限が今日のタスクを取得して毎日一括でSlackやChatworkなどに自動で通知します。

クラウドストレージに保存された書類をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

Google DriveやDropboxなどにファイルがアップロードされたら、OCR機能で内容を読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加します。

従業員管理アプリに新しい従業員が登録されたら、Google スプレッドシートにも追加する

Google WorkspaceやSmartHRなどに従業員情報が登録されたら、Google スプレッドシートに自動で追加します。

BacklogとGoogle スプレッドシートを連携するメリット

1.作業の効率向上が期待できる

BacklogとGoogle スプレッドシートを連携すると、課題の転記が自動化され、手動で入力する手間が省けます。
また、入力が自動化されることで、データ移行時のミスが解消されるでしょう。今まで課題を転記するために使用していた時間が無くなり、コア業務に集中できます。
さらに、自動化することで、Backlogの課題をGoogle スプレッドシートに素早く転記できるようになります。
手動の場合、課題を追加してからGoogle スプレッドシートへ転記するまでに時間を要することがありますが、このようなラグが発生しなくなるため、オンタイムで課題をチェックできるようになり、結果として効率の向上が見込めます。

2. レポートが作成しやすくなる

Backlogの課題をGoogle スプレッドシートに転記することで、課題を集約して蓄積できます。Google スプレッドシートは共同での編集も行えるため、課題に対し詳細を付け加えることも簡単です。
そのため、チームメンバーやリーダーなどへの報告としても活用できるでしょう。
これにより、チームのコミュニケーション力のアップにも繋がると言えます。

まとめ

BacklogとGoogle スプレッドシートの連携は、チームでの課題の処理に威力を発揮します。
連携することで手動での課題転記の必要がなくなり、課題管理の時間の短縮となるでしょう。
Yoomはノーコードでアプリ連携が可能なため、簡単に業務フローが実現できます。これにより、チームの生産性アップが期待できるでしょう！