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Google スプレッドシートで注文情報を管理していると手作業が面倒…もっと簡単にできたらいいなと思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか？
そして複数のサイトで商品を販売している場合は、サイトの管理に手間もかかり、入力作業が増え、ミスや漏れが発生する可能性も出てきます。
そのような作業をBASEとGoogle スプレッドシートを連携するだけで、自動化することができるようになります。
自動化することができれば、他の業務に時間を使うことができるので、業務の生産性もアップできるきっかけになりますね！
今回はプログラミング不要でアプリ連携できるYoomを活用して、BASEとGoogle スプレッドシートを連携させて業務フローを作成する方法をご紹介します。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要 BASEで新規の注文が発生したら、Google スプレッドシートのデータベースへ注文情報を格納するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Baseを利用するECサイト運営者 ・Baseで受けた注文情報をGoogle スプレッドシートで一元管理したい方 ・注文情報の二重入力を避けて作業効率を向上させたい方 ・BASEの注文情報とGoogle スプレッドシートのデータを自動で同期させたい方 2.BASEの注文情報を分析する担当者 ・BASEの注文情報をGoogle スプレッドシートに取り込んで詳細な分析を行いたい方 ・注文データをグラフ化したりピボットテーブルで集計したりしたい方 BASEはオンラインショップの運営を効率化するための便利なツールですが、注文情報を他のシステムで活用したいというニーズは多くあります。 このフローはBASEから取得した注文情報を自動的にGoogle スプレッドシートに転送するため手作業によるデータ入力などの作業が不要になり、業務効率が大幅に向上して人的ミスの軽減にも繋がります。 また、Google スプレッドシート上で注文情報が一元管理されることで、データ分析や顧客管理などの販売戦略をスムーズに実行することもできます。 ■注意事項 ・BASE、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートを使うメリット
注文情報をGoogle スプレッドシートに自動的に追加する仕組みなどがあれば、手作業によるデータ入力の手間を省いてより効率的な販売管理が可能になります。
BASEとGoogle スプレッドシートの連携フローの作り方
それでは実際に、BASEとGoogle スプレッドシートの連携をやってみましょう！
今回使用するテンプレートは「BASEで新規の注文が発生したら、Google スプレッドシートのデータベースへ注文情報を格納する」フローです。
※今回連携するアプリの公式サイト：BASE／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
はじめる前に
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。
ステップ1:BASEとGoogle スプレッドシートをマイアプリに登録して連携しよう！
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google スプレッドシートについては上のナビで解説されているので、ここからBASEのマイアプリ登録方法を解説します。
BASEとYoomのマイアプリ登録
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、BASEをクリックします。
(3)以下の画面が出てくるので、お持ちのアカウントでメールアドレス、パスワードを入力し、「アプリを認証する」をクリックします。
ステップ2:トリガーを設定しよう！
前述で紹介しましたテンプレートを使用していきます。(1)下のバナーをクリックして「試してみる」をクリックします。
■概要 BASEで新規の注文が発生したら、Google スプレッドシートのデータベースへ注文情報を格納するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Baseを利用するECサイト運営者 ・Baseで受けた注文情報をGoogle スプレッドシートで一元管理したい方 ・注文情報の二重入力を避けて作業効率を向上させたい方 ・BASEの注文情報とGoogle スプレッドシートのデータを自動で同期させたい方 2.BASEの注文情報を分析する担当者 ・BASEの注文情報をGoogle スプレッドシートに取り込んで詳細な分析を行いたい方 ・注文データをグラフ化したりピボットテーブルで集計したりしたい方 BASEはオンラインショップの運営を効率化するための便利なツールですが、注文情報を他のシステムで活用したいというニーズは多くあります。 このフローはBASEから取得した注文情報を自動的にGoogle スプレッドシートに転送するため手作業によるデータ入力などの作業が不要になり、業務効率が大幅に向上して人的ミスの軽減にも繋がります。 また、Google スプレッドシート上で注文情報が一元管理されることで、データ分析や顧客管理などの販売戦略をスムーズに実行することもできます。 ■注意事項 ・BASE、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートを使うメリット
注文情報をGoogle スプレッドシートに自動的に追加する仕組みなどがあれば、手作業によるデータ入力の手間を省いてより効率的な販売管理が可能になります。
(2)マイプロジェクトにコピーが作成されます。
(3)アプリトリガーの、「注文が発生したら」をクリックします。
(4)BASEと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「注文が発生したら」のままで、「次へ」をクリックします。
(5)アプリトリガーのAPI接続設定画面が出てくるので、トリガーの起動間隔を選択し、「テスト」をクリックします。
※トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※トリガーの起動間隔はプランによって選択内容が変わります。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
エラーとならなければ、「保存する」をクリックしましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ3:アクションを設定しよう！
(1)次は「レコードを追加する」をクリックします。
(2)Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままにします。データベース連携のスプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力し、「次へ」をクリックします。
※スプレッドシートIDはGoogle スプレッドシートのURL内の「/spreadsheets/d/●●●●●/edit」部分がスプレッドシートIDとなります。候補から選択してください。
※Google スプレッドシートのタブ名は候補から選択し、「シート1」などのタブ名を記載してください。
※テーブル範囲は「A1:G30」という形式でテーブル範囲を指定してください。
(3)データベース操作の詳細設定画面にて追加するレコードの値を入力し、下部にある「テスト」をクリックします。エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後にメールトリガーをオンにします。これで完成です！
Google スプレッドシートのデータをBASEに連携したい場合
今回はBASEからGoogle スプレッドシートへデータ連携する方法をご紹介しました。逆にGoogle スプレッドシートからBASEへデータ連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
■概要 Google スプレッドシートで行が追加されたらBASEに商品情報を登録するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.ECサイト運営者 ・BASE上で商品情報を管理しておりGoogle スプレッドシートで商品情報を一括で編集・管理したい方 ・新商品追加など商品情報の登録作業を効率化したい方 ・手作業による商品情報登録のミスを減らしたい方 2.商品管理担当者 ・Google スプレッドシートで商品マスタを管理して、その情報をBASEに反映させたい方 ・Google スプレッドシートの使い慣れた操作で商品情報を追加してBASEへの反映を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット Google スプレッドシートは商品情報管理に便利なツールですが、Google スプレッドシートで管理している商品情報をBASEなどのECプラットフォームに連携させる作業は、しばしば手作業となり時間と労力を要し商品点数が多い場合などで手作業での登録作業は非効率的です。 このフローを使用することで、Google スプレッドシートの新規行をトリガーに商品情報を自動的にBASEへ登録することができるため、手作業による入力作業が不要になります。これにより業務効率が大幅に改善され人的ミスの軽減にも繋がります。 またBASE上で商品情報が一元管理されるため、在庫管理や受注処理などの販売業務をスムーズに実行できます。 ■注意事項 ・Google スプレッドシート、BASEのそれぞれとYoomを連携してください。
バナーをクリックしたら、マイプロジェクトへテンプレートがコピーされました！
それでは編集するをクリックして、上の項目から順番に設定していきましょう。
ステップ1:Googleスプレッドシートのトリガー設定
1.連携アカウントとアクションを選択
2.アプリトリガーのAPI接続設定
ステップ2:BASEのアクション設定
1.連携アカウントとアクションを選択
2.API接続設定
以上でフローボットの設定が全て完了しました！
BASEやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもBASEやGoogle スプレッドシートのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用できますので、もし気になるものがあればぜひお試しください！
BASEを使ったその他の便利な自動化例
BASEで注文が発生した際にチャットツールへ通知したり、他ツールへ情報を登録したりといった連携が可能です。
■概要
BASEで注文が発生したら会員情報をHubSpotに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BASEを業務に利用している方
・円滑なECサイト運営に活用している方
・注文に連動する情報を業務に活用している方
2.HubSpotを使用したメール配信を行う方
・マーケティングツールとして活用している方
■このテンプレートを使うメリット
BASEはECサイトに関連する業務の効率化に活用できるツールです。
同時にHubSpotを活用したマーケティング活動を行うことで、生産性向上へと繋げていくことができます。
しかしBASEの注文が発生するごとに手作業でHubSpotへ登録するのは、従業員の負担を増やし、モチベーション低下につながる可能性があります。
このフローを活用すると、BASEの注文情報をHubSpotに自動で登録し、手作業を省くことができます。
今まで入力のためにかかっていた手作業の時間を大幅に削減し、チーム全体の業務効率の向上に繋げることができます。
また引用した情報で登録を行うことで、手入力によるミスを回避し、精度の高い情報を登録することができます。
■注意事項
・BASE、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
BASEで注文が発生したら会員情報をSendGridに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BASEを業務に利用している方
・円滑なECサイト運営に活用している方
・注文に連動する情報を業務に活用している方
2.SendGridを使用したメール配信を行う方
・マーケティングツールとして活用している方
・商品購入者へのDM送付を行う方
■このテンプレートを使うメリット
BASEはECサイトの開設から販売に関連する情報管理まで、円滑なECサイト運営に活用できるプラットフォームです。
同時にSendGridを活用することで、ニュースレターやキャンペーン情報の送付などを効率的に行うことができます。
しかしBASEの注文情報を毎回手作業でSendGridに登録するのは、人的ミスの発生率を高める可能性があります。
このフローを活用すると、BASEの注文情報を自動でSendGridに登録することができます。
手入力を省くことで、手作業で起こっていたヒューマンエラーを回避し、情報の精度を高く保つことができます。
正確な情報を使用することで確実なマーケティング活動につながり、生産性向上に繋げることができます。
■注意事項
・BASE、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
BASEで注文が発生したら楽楽販売に追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BASEを業務に活用している方
・ECサイトの運営に活用している方
・顧客や在庫情報を登録、管理する方
2.楽楽販売を業務に活用している方
・販売管理に関する情報を集約している方
・情報をグラフや表で可視化し業務改善に繋げている方
■このテンプレートを使うメリット
BASEは円滑なECサイトの運営に適したプラットフォームです。
併せて柔軟なカスタマイズが可能な楽楽販売を使用することで情報分析の精度を上げ、生産性向上に繋げることができます。
しかしBASEの注文情報を手作業で楽楽販売に入力するのは、長期的に見て大きな時間の損失につながります。
このフローを活用するとBASEの情報を自動で楽楽販売に追加でき、手作業の手間やかかっていた時間を省くことができます。
また自動化により手入力を待たずに情報がチーム内に共有されるため、スピーディーな業務進行を行うことができます。
■注意事項
・BASE、楽楽販売のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
BASEで注文が発生したらChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BASEを利用している事業主・ECサイト運営者
・BASEで注文が発生後すぐにChatworkに通知を受け取りたい方
・注文内容をChatworkで共有して迅速な発送や顧客対応を行いたい方
・注文状況を迅速に把握して業務効率を向上させたい方
2.BASEの注文情報を把握したいチームメンバー
・受注状況を把握して在庫管理や顧客対応などに役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
BASEは誰でも簡単にネットショップを開設できる便利なプラットフォームです。
ですが、注文情報や顧客対応の管理は別のシステムで行っている場合も多いのではないでしょうか。
このフローを導入することで、BASEで注文が発生するとChatworkへ自動的に通知されます。
これによって注文に関する問い合わせや顧客対応をスムーズに行うことが可能になります。
Chatworkへの通知内容や通知先などを自由にカスタマイズすることができます。
例えば、特定のチームメンバーにのみ通知を送信したりすることができます。
■注意事項
・BASE、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
BASEで注文が発生したらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BASEを利用している事業主・ECサイト運営者
・BASEで注文が発生後すぐにMicrosoft Teamsに通知を受け取りたい方
・注文内容をMicrosoft Teamsで共有して迅速な発送や顧客対応を行いたい方
・注文状況を迅速に把握して業務効率を向上させたい方
2.BASEの注文情報を把握したいチームメンバー
・受注状況を把握して在庫管理や顧客対応などに役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
BASEはネットショップを簡単に作成・運営できる便利なプラットフォームです。
しかし注文が発生するたびにMicrosoft Teamsに手動で通知するのは通知漏れや対応の遅れに繋がる可能性があります。
このフローを活用すればBASEで注文が発生すると自動的にMicrosoft Teamsに通知されます。
これによってショップ運営者は注文情報を直ぐに把握して迅速な対応が可能になります。
■注意事項
・BASE、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
BASEで注文が発生したらSPIRALに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BASEを業務に活用している方
・ECサイトの運営に活用している方
・顧客情報や在庫情報を管理する方
2.SPIRALを使用してデータ管理を行う方
・データを集計・分析に使用している方
・リードに関連する情報の蓄積を行う方
■このテンプレートを使うメリット
BASEはECサイト運営のプラットフォームとして活用できるツールです。
しかし注文情報をSPIRALにも追加する際に毎回手入力するのは手間がかかり、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
手作業による入力ミスを防ぐ方法を考えている方にこのフローは適しています。
注文が発生したら自動でその情報をSPIRALに追加することで手入力を省きます。
また追加するデータは引用した情報を使用するため、ヒューマンエラーのリスクを回避することができます。
これまで手入力にかけていた時間をコア業務に充てることで、チーム全体の生産性向上に繋げることができます。
■注意事項
・BASE、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
GitHubでのIssue更新と、それに応じたBASEの商品情報の更新作業は、手動で行うと時間もかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特にECサイト運営において、最新情報を迅速かつ正確に反映させることは非常に重要です。このワークフローを活用すれば、GitHubでIssueが更新されると、その内容を元にBASEの商品情報が自動で更新され、こうした課題の解決に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答やお申込み情報を、BASEへ手作業で商品登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
特に件数が増えてくると、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、自動的にBASEへ商品情報を登録し、これらの課題を解消し業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceのカスタムオブジェクトに新しい情報が追加されるたび、手作業でBASEに商品情報を登録するのは手間がかかり、入力ミスも気になります。このワークフローを活用すれば、Salesforceのカスタムオブジェクトへのレコード追加をトリガーとして、BASEへ商品情報を自動で登録することができ、これらの課題をスムーズに解消し、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
ShopifyとBASE、複数のECプラットフォームで商品を展開していると、それぞれの情報更新作業が煩雑になりがちではないでしょうか？特に商品情報が頻繁に変わる場合、手作業での更新は時間もかかり、入力ミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Shopifyで商品情報が更新された際に、BASEの商品情報も自動で更新され、こうしたEC運営の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google スプレッドシートを使ったその他の便利な自動化例
Google スプレッドシートで行が追加・更新されたことをトリガーに他ツールの情報を更新したり、逆に他ツールの情報をGoogle スプレッドシートに記録したりできます。Google スプレッドシートの雛形を使って書類を発行することも可能です。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらスマレジに会員情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで顧客情報を管理している方
・Googleスプレッドシートに入力した顧客情報をスマレジに手動で登録する手間を省きたい方
・顧客情報の入力ミスを減らして正確な顧客管理を行いたい方
・Googleスプレッドシートとスマレジの顧客情報を自動で同期させたい方
2.スマレジを利用している店舗運営者
・スプレッドシートで管理している顧客情報をスマレジの会員情報として活用したい方
・新規顧客獲得キャンペーンなどで大量の顧客情報を効率的にスマレジに登録したい方
・顧客情報を一元管理してマーケティング施策や顧客分析に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは顧客情報管理に便利なツールですが、その情報を手作業で他のアプリなどに転記するのは、労力がかかりミスも発生しやすいです。
このフローを活用すれば、スプレッドシートに入力された顧客情報はリアルタイムでスマレジに反映されて、手作業によるデータ入力の手間が省かれ業務効率を大幅に向上させることができます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、スマレジのそれぞれとYoomを連携してください。
・スマレジのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
◼️概要
kintoneのステータスが更新された際に、そのレコードに関連するサブテーブルの情報とスプレッドシートの雛形から見積書を自動的に発行し、承認後にGmailで送付します。見積
書の内容や送付先、件名などを自由に変更してご使用いただけます。
◼️設定方法
1.kintone、Google スプレッドシート、GmailそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.kintoneの「ステータスが更新されたら（即時起動）」というトリガーで取得できるWebhook URLをkintoneの該当のアプリのWebhook送信先URLに設定してください。
3.kintoneの「サブテーブルの複数行を取得する」というオペレーションでサブテーブルの情報を取得します。
4.「書類を発行する」オペレーションでGoogle スプレッドシートの雛形と指定してサブテーブルから取得した情報を対応させて見積書を作成します。
5.「承認を依頼する」オペレーションで承認依頼文を設定します。
6.Gmailの「メールで送付」というオペレーション内で、作成した見積書の内容を取得添付し、指定のアドレスに送付する設定を行ってください。
◼️注意事項
・kintone、Google スプレッドシート、GmailそれぞれでYoomとの連携が必要です。
・サブテーブルの情報やスプレッドシートの雛形、送付先情報を任意のものに設定してご利用ください。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Asanaのタスクも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで情報管理を行なっている方
・チーム全体でシートの編集をして情報の蓄積や更新を行う方
・情報を管理し最新のものへの更新作業を行う方
2.Asanaを活用したプロジェクト管理を行う方
・タスクの登録を行い進捗管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaはタスクの進捗管理によってプロジェクトの進行をスムーズにすることが期待できるツールです。
しかし、Google スプレッドシートに登録される内容が更新されたらAsanaのタスクも更新を行うのは、共有する情報を正確に保つことを難しくするかもしれません。
異なるアプリ間での共通の情報を正確に管理したいと考えている方にこのフローは有効的です。
このフローを使用すると、Google スプレッドシートで更新された情報を自動でAsanaに登録されているタスクにも反映させ、共有する情報の整合性を保ちます。
また情報更新の自動化によって手作業の手間や時間を省き、業務の効率化を行います。
タスク解決にかける時間を十分に確保し業務を進行することで、生産性向上へと繋げることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計の取引先情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを活用して情報管理を行っている企業
・取引先の情報をGoogle スプレッドシートで行っている方
・Google スプレッドシートとfreee会計を利用している経理部門の管理者
2.freee会計を利用して会計業務を行っている経理担当者
・手動でのデータ入力ミスや漏れを減らしたい方
・取引先情報の更新作業を効率よく行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
「Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計の取引先情報も更新する」フローを導入することで、いくつかのメリットを享受できます。
このフローの利点は、手動でのデータ入力や更新作業を減らし、業務の効率化を図ることができる点です。
これまで手動でGoogle スプレッドシートからfreee会計へ情報を転記して更新作業をしていた方は、この作業が不要になるため、作業時間が短縮されます。
また、Google スプレッドシートとfreee会計の連携により、データの一貫性と正確性が保たれ、人的ミスが減少します。
Google スプレッドシートの情報は最新だが、freee会計の情報は古いままといった事態も未然に防ぐことができるでしょう。
■注意事項
・Google スプレッドシートとfreee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を更新するたびに、手作業でSlackへ通知をしていませんか？このような定型的な報告業務は、手間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行追加をトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信し、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、メールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商品情報を登録している方
・取引先企業に提出する帳票類作成の詳細情報を管理している方
2.Google スプレッドシートを業務に活用している企業
・見積書の雛形を作成し、業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはデータベースにあらゆる情報を一元登録を行うことで情報が可視化され、視覚的に把握することのできるツールです。
しかし、見積書を作成し送付するたびにNotionに登録された情報を手入力するのは、本来注力すべきコア業務への時間を奪うことになります。
このフローを活用することで、見積書の雛形に自動でNotionの情報を追加して見積書を作成し、作成したデータをメールで送付することができるため、手作業を大幅に削減できます。
Notionの登録情報を引用して見積書の作成を行うため、手入力によるミスや漏れを未然に防ぎます。
また今まで手作業にかかっていた時間を他の業務に活用できるため、チーム全体の業務進行を加速させることにつながります。
■概要
Stripeで新たにサブスクリプションが申し込まれたら、サブスクリプションの情報をGoogle スプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
サブスクリプションに申し込んだ顧客名や、サブスクリプション期間などの詳細情報を取得し、指定のGoogle スプレッドシートに自動的に情報を格納します。
対象のGoogle スプレッドシートや格納する情報は自由に変更してご利用ください。
こちらのフローボットと合わせて利用することで、Stripeのサブスクリプション情報をGoogle スプレッドシートと同期することが可能です。
■注意事項
・Stripe、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・Stripeの情報を格納するスプレッドシートを用意して活用ください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
マネーフォワード クラウド経費で経費が申請されたらGoogle スプレッドシートの指定のシートに申請内容を連携するフローボットです。
Google スプレッドシート上で経費申請内容を管理する場合などに便利なフローボットです。
■注意事項
・Google スプレッドシート、マネーフォワード クラウド経費それぞれとYoomを連携してください。
・Google スプレッドシートで経費申請情報を管理するテーブル（表）を作成してご利用ください。
・マネーフォワード クラウド経費で申請されてから5~15分後にGoogle スプレッドシートにも情報が連携されます。
■概要
入力フォームに領収書をアップロードすると、領収書の内容をOCRで読み取り、読み取った内容をGoogleスプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
スマホなどからもファイルをアップロードすることが可能ですので、スマホで領収書画像を撮影し、そのままファイルをアップロードすることも可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
・格納先のスプレッドシートやフォームの設定内容を自由に変更してご活用ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
毎日指定の時間に前日のGoogle Adsからレポート情報を取得して、Google スプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
Google Adsの情報をGoogle スプレッドシート上で管理したり、広告レポート作成を自動化する際にご利用ください。
起動タイミングは任意の時間を指定可能です。
■注意事項
・Google Ads、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レポート情報を格納するスプレッドシートを作成してご利用ください。
こんな方におすすめ
BASEとGoogle スプレッドシートを連携するメリット
メリット1:自動で注文情報を管理してくれる！
多くのECサイト運営者にとって、注文情報の管理は重要な業務の一部です。
セール期間中は大量の注文が発生し、手動でデータを入力す必要があり、とっても手間ですよね…。
しかしながら、BASEとGoogle スプレッドシートを連携すると、BASEで新規注文が発生した際に、Google スプレッドシートに自動で注文情報が格納される仕組みを構築することができます。
この連携によって、手作業による入力ミスを減らすだけでなく、注文内容がリアルタイムで更新され、スピーディーに在庫管理や発送準備を進めることができます。
メリット2:注文情報の長期保存をすることで戦略をたてられる！
ECサイトの運営者にとって顧客のニーズを理解することは売上に直結する大切なことです。
そんな時はBASEとGoogle スプレッドシートを連携すると分析がしやすくなります。
例えば、Google スプレッドシートは、各種フィルターや関数を活用したり、大量のデータをクラウド上で安全に保管することができるため、過去の注文情報や顧客データを集積することに優れています。
このデータは後々、販売戦略の見直しやマーケティング活動にも活用でき、顧客の購買パターンを分析するなどの活用方法があります。
この情報を今後長く活用するためにも、BASEと連携をして間違いのない情報を残しておくことでマーケティング戦略を立てやすくなるでしょう。
まとめ
いかがだったでしょうか？
BASEはオンラインショッピングの運営を効率化するためのとても便利なツールですが、注文情報を他のシステムで活用したいという要望は多くあります。
今回ご紹介したテンプレートを使用すれば、BASEから取得した注文情報を自動的にGoogle スプレッドシートに転送されるため、手動によるデータ入力が不要となり、データ分析にも役に立ちそうです。
API連携って難しそうと思っていた方も、テンプレートを使用すれば、簡単にできますよ！
Yoomは様々なアプリを使用したテンプレートが豊富にあるので、BASEを使ってECサイトを運営している方におすすめのテンプレートがまだまだあります！
下記サイトから覗いてみてくださいね！
Q：注文発生以外のイベントも連携できますか？
A：
可能です。連携アカウントとアクションを選択する画面で「商品が作成・更新されたら」というトリガーも選択できます。
Q：「対応状況」など、手動で書き込むメモ列を連携先のシートに追加しても大丈夫？
A：
大丈夫です。自動で追記したくない列は空欄でOKなので、手動で追記する列と共存させることができます。
Q：Google スプレッドシートではなくMicrosoft Excelに連携できますか？
A：
可能です。Google スプレッドシートのアクションを削除し、代わりにMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを追加してください。
