Google スプレッドシートで注文情報を管理していると手作業が面倒…もっと簡単にできたらいいなと思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか？
そして複数のサイトで商品を販売している場合は、サイトの管理に手間もかかり、入力作業が増え、ミスや漏れが発生する可能性も出てきます。
そのような作業をBASEとGoogle スプレッドシートを連携するだけで、自動化することができるようになります。
自動化することができれば、他の業務に時間を使うことができるので、業務の生産性もアップできるきっかけになりますね！
今回はプログラミング不要でアプリ連携できるYoomを活用して、BASEとGoogle スプレッドシートを連携させて業務フローを作成する方法をご紹介します。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
BASEで注文が発生したら、Google スプレッドシートへ注文情報を追加する
試してみる
BASEで新規の注文が発生したら、Googleスプレッドシートのデータベースへ注文情報を格納するフローです。
BASEとGoogle スプレッドシートの連携フローの作り方
それでは実際に、BASEとGoogle スプレッドシートの連携をやってみましょう！
今回使用するテンプレートは「BASEで新規の注文が発生したら、Google スプレッドシートのデータベースへ注文情報を格納する」フローです。
※今回連携するアプリの公式サイト：BASE／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
はじめる前に
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。
ステップ1:BASEとGoogle スプレッドシートをマイアプリに登録して連携しよう！
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google スプレッドシートについては上のナビで解説されているので、ここからBASEのマイアプリ登録方法を解説します。
BASEとYoomのマイアプリ登録
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、BASEをクリックします。
(3)以下の画面が出てくるので、お持ちのアカウントでメールアドレス、パスワードを入力し、「アプリを認証する」をクリックします。
ステップ2:トリガーを設定しよう！
前述で紹介しましたテンプレートを使用していきます。(1)下のバナーをクリックして「試してみる」をクリックします。
BASEで注文が発生したら、Google スプレッドシートへ注文情報を追加する
試してみる
BASEで新規の注文が発生したら、Googleスプレッドシートのデータベースへ注文情報を格納するフローです。
(2)マイプロジェクトにコピーが作成されます。
(3)アプリトリガーの、「注文が発生したら」をクリックします。
(4)BASEと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「注文が発生したら」のままで、「次へ」をクリックします。
(5)アプリトリガーのAPI接続設定画面が出てくるので、トリガーの起動間隔を選択し、「テスト」をクリックします。
※トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※トリガーの起動間隔はプランによって選択内容が変わります。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
エラーとならなければ、「保存する」をクリックしましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ3:アクションを設定しよう！
(1)次は「レコードを追加する」をクリックします。
(2)Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままにします。データベース連携のスプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力し、「次へ」をクリックします。
※スプレッドシートIDはGoogle スプレッドシートのURL内の「/spreadsheets/d/●●●●●/edit」部分がスプレッドシートIDとなります。候補から選択してください。
※Google スプレッドシートのタブ名は候補から選択し、「シート1」などのタブ名を記載してください。
※テーブル範囲は「A1:G30」という形式でテーブル範囲を指定してください。
(3)データベース操作の詳細設定画面にて追加するレコードの値を入力し、下部にある「テスト」をクリックします。エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後にメールトリガーをオンにします。これで完成です！
Google スプレッドシートのデータをBASEに連携したい場合
今回はBASEからGoogle スプレッドシートへデータ連携する方法をご紹介しました。逆にGoogle スプレッドシートからBASEへデータ連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたらBASEに商品情報を登録する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらBASEに商品情報を登録するフローです。
バナーをクリックしたら、マイプロジェクトへテンプレートがコピーされました！
それでは編集するをクリックして、上の項目から順番に設定していきましょう。
ステップ1:Googleスプレッドシートのトリガー設定
1.連携アカウントとアクションを選択
- アプリトリガーのタイトルは任意ですので、変更したい場合は入力してください。
- トリガーアクションは「行が追加されたら」を選択しましょう。
2.アプリトリガーのAPI接続設定
- 必須項目を入力します。
- トリガーの起動間隔を選択してください。
- スプレッドシートIDは候補から選択orスプレッドシートIDを指定しましょう。
- シートIDは候補から選択してください。
- テーブルの範囲(始まり)はテーブルの範囲をAからHとしたい場合は、「A」を指定します。
- テーブルの範囲(終わり)はテーブルの範囲をAからHとしたい場合は、「H」を指定してください。
- 一意の値が入った列はメールアドレスやIDなど、列内で値が重複しない列（ユニークキーとなる列）の列名を選択しましょう。
- 入力が終わったら、テストして保存します。
ステップ2:BASEのアクション設定
1.連携アカウントとアクションを選択
- タイトルは先程と同様に、変更したい場合は入力してください。
- アクションは「商品情報の登録」を選択しましょう。
2.API接続設定
- 必須項目を入力しましょう。
- 先程Googleスプレッドシートで取得した情報を選択して埋め込みながら入力します。
- 入力が終わったら、テストして保存しましょう。
以上でフローボットの設定が全て完了しました！
BASEやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもBASEやGoogle スプレッドシートのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用できますので、もし気になるものがあればぜひお試しください！
BASEを使ったその他の便利な自動化例
BASEで注文が発生した際にチャットツールへ通知したり、他ツールへ情報を登録したりといった連携が可能です。
BASEで注文が発生したら会員情報をHubSpotに登録する
試してみる
BASEで注文が発生したら会員情報をHubSpotに登録するフローです。
BASEで注文が発生したら会員情報をSendGridに登録する
試してみる
BASEで注文が発生したら会員情報をSendGridに登録するフローです。
BASEで注文が発生したら楽楽販売に追加するフローです。
BASEで注文が発生したらChatworkに通知する
試してみる
BASEで注文が発生したらChatworkに通知するフローです。
BASEで注文が発生したらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
BASEで注文が発生したらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
BASEで注文が発生したらSPIRALに追加するフローです。
GitHubでIssueが更新されたら、BASEで商品情報を更新する
試してみる
■概要
「GitHubでIssueが更新されたら、BASEで商品情報を更新する」業務ワークフローは、Yoomを活用してGitHubのIssue更新をトリガーにBASEの商品データを自動反映する仕組みです。
手作業の煩わしさやミスを減らし、スムーズな運用を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubで管理しているIssueをもとに、BASEの商品情報を手入力で更新しているEC担当者の方
・作業効率化を検討している開発チームやIT部門の方
・商品のステータスや在庫情報をリアルタイムに同期したいショップ運営者の方
・Yoomの業務ワークフローを活用し、自動化を手軽に試してみたい方
■注意事項
・BASE、GithubのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで送信された情報でBASEに商品情報を登録する
試してみる
■概要
「Googleフォームで送信された情報でBASEに商品情報を登録する」ワークフローは、商品登録の手間を自動化する仕組みです。
Googleフォームに入力した内容が、BASEの商品情報として自動反映されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して商品の情報収集や注文受付を行っている方
・BASEを活用してネットショップの商品登録・運営に取り組んでいる方
・商品情報を手作業でBASEに入力しており、作業工数やミスが気になる方
・多くの商品の情報を入力する必要があり、作業効率化を図りたい方
・ネットショップ運営をスピーディに進めたい、作業時間を短縮したいと考える方
■注意事項
・Googleフォーム、BASEのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Salesforceのカスタムオブジェクトにレコードが追加されたら、BASEに商品情報を登録する
試してみる
■概要
「Salesforceのカスタムオブジェクトにレコードが追加されたら、BASEに商品情報を登録する」ワークフローは、Salesforceの新規レコード追加時に自動で商品情報を管理ツールへ登録します。
手動でデータ入力する手間が省け、事務作業の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを利用して商品や顧客情報を管理している方
・商品情報をBASEでも登録・管理しているものの、二重入力の手間に課題を感じている方
・スピーディにSalesforceで追加した商品をBASEへ反映したい方
・商品登録の作業ミスや登録漏れを減らしたいと考えている方
・日々の業務で効率化や自動化を取り入れたいと考えている方
・複数サービス間での商品情報の連携を強化したい方
■注意事項
・Salesforce、BASEのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Shopifyで商品情報が更新されたら、BASEの商品情報も更新する
試してみる
■概要
「Shopifyで商品情報が更新されたら、BASEの商品情報も更新する」ワークフローは、Shopify上の変更を自動でBASEに反映する自動化です。
base shopifyの二重入力ミスや更新漏れを防ぎ、価格や在庫データをスムーズに同期。
店舗運営の手間をぐっと軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Shopifyで商品情報を管理していて、BASEへの手動更新に時間を取られているEC担当者の方
・base shopifyの在庫数や価格差で販売機会ロスが心配なショップオーナーの方
・複数の販路を運営し、商品データの一元化を図って効率化したい方
・商品情報が頻繁に更新されるセールやイベント時の作業負担を減らしたい方
・Yoomのワークフローを使って簡単に自動化を始めたい方
■注意事項
・Shopify、BASEのそれぞれとYoomを連携してください。
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google スプレッドシートを使ったその他の便利な自動化例
Google スプレッドシートで行が追加・更新されたことをトリガーに他ツールの情報を更新したり、逆に他ツールの情報をGoogle スプレッドシートに記録したりできます。Google スプレッドシートの雛形を使って書類を発行することも可能です。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらスマレジに会員情報を登録する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらスマレジに会員情報を登録するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Asanaのタスクも更新する
試してみる
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Asanaのタスクも更新するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計の取引先情報も更新する
試してみる
Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計に取引先情報も更新するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を更新するたびに、手作業でSlackへ通知をしていませんか？
このような定型的な報告業務は、手間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れといったミスに繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行追加をトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信し、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでの情報更新を、都度Slackでチームに報告している方
・手作業による通知のタイムラグや、報告漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
・チームや部署内の情報共有プロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、メールを送信する
試してみる
■概要
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、メールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商品情報を登録している方
・取引先企業に提出する帳票類作成の詳細情報を管理している方
2.Google スプレッドシートを業務に活用している企業
・見積書の雛形を作成し、業務に活用している方
■注意事項
・Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
Stripeでサブスクリプションが申し込まれたらGoogle スプレッドシートに情報を格納する
試してみる
Stripeでサブスクリプションが申し込まれたら、サブスクリプションの情報をスプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
マネーフォワード クラウド経費で経費が申請されたらGoogle スプレッドシートに連携する
試してみる
マネーフォワードクラウド経費で経費が申請されたらGoogleスプレッドシートに申請内容を連携するフローボットです。
kintoneステータスが更新されたら見積書を発行して送付
試してみる
kintoneステータスが更新されたらサブテーブルの情報とスプレッドシートの雛形を利用して見積書を発行し承認後にGmailで送付します。
領収書をOCRで読み取り、スプレッドシートへ記載する
試してみる
入力フォームにアップロードした領収書画像をOCRで読み取り、指定のスプレッドシートへ記載するフローボットです。
毎日Google Adsから前日のレポートを取得してGoogle スプレッドシートに記載する
試してみる
毎日指定の時間に前日のGoogle Adsからレポート情報を取得して、Google スプレッドシートに自動的に記載するフローボットです。
こんな方におすすめ
- BaseとGoogle スプレッドシートを活用している方
- BaseとGoogle スプレッドシートを連携して、業務効率化を考えている方
- BaseとGoogle スプレッドシートを連携して、自社商品の情報を管理されている方
- BaseとGoogle スプレッドシートを連携して、情報追加作業の負担を軽減したい方
BASEとGoogle スプレッドシートを連携するメリット
メリット1:自動で注文情報を管理してくれる！
多くのECサイト運営者にとって、注文情報の管理は重要な業務の一部です。
セール期間中は大量の注文が発生し、手動でデータを入力す必要があり、とっても手間ですよね…。
しかしながら、BASEとGoogle スプレッドシートを連携すると、BASEで新規注文が発生した際に、Google スプレッドシートに自動で注文情報が格納される仕組みを構築することができます。
この連携によって、手作業による入力ミスを減らすだけでなく、注文内容がリアルタイムで更新され、スピーディーに在庫管理や発送準備を進めることができます。
メリット2:注文情報の長期保存をすることで戦略をたてられる！
ECサイトの運営者にとって顧客のニーズを理解することは売上に直結する大切なことです。
そんな時はBASEとGoogle スプレッドシートを連携すると分析がしやすくなります。
例えば、Google スプレッドシートは、各種フィルターや関数を活用したり、大量のデータをクラウド上で安全に保管することができるため、過去の注文情報や顧客データを集積することに優れています。
このデータは後々、販売戦略の見直しやマーケティング活動にも活用でき、顧客の購買パターンを分析するなどの活用方法があります。
この情報を今後長く活用するためにも、BASEと連携をして間違いのない情報を残しておくことでマーケティング戦略を立てやすくなるでしょう。
まとめ
いかがだったでしょうか？
BASEはオンラインショッピングの運営を効率化するためのとても便利なツールですが、注文情報を他のシステムで活用したいという要望は多くあります。
今回ご紹介したテンプレートを使用すれば、BASEから取得した注文情報を自動的にGoogle スプレッドシートに転送されるため、手動によるデータ入力が不要となり、データ分析にも役に立ちそうです。
API連携って難しそうと思っていた方も、テンプレートを使用すれば、簡単にできますよ！
Yoomは様々なアプリを使用したテンプレートが豊富にあるので、BASEを使ってECサイトを運営している方におすすめのテンプレートがまだまだあります！
下記サイトから覗いてみてくださいね！
よくあるご質問
Q：注文発生以外のイベントも連携できますか？
A：
可能です。連携アカウントとアクションを選択する画面で「商品が作成・更新されたら」というトリガーも選択できます。
Q：「対応状況」など、手動で書き込むメモ列を連携先のシートに追加しても大丈夫？
A：
大丈夫です。自動で追記したくない列は空欄でOKなので、手動で追記する列と共存させることができます。
Q：Google スプレッドシートではなくMicrosoft Excelに連携できますか？
A：
可能です。Google スプレッドシートのアクションを削除し、代わりにMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを追加してください。
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