Baseで注文が発生したら、Google スプレッドシートへ注文情報を追加する方法

[Yoomとは]

それでは実際に、BASEとGoogle スプレッドシートの連携をやってみましょう！

BASEとGoogle スプレッドシートの連携フローの作り方

今回使用するテンプレートは「BASEで新規の注文が発生したら、Google スプレッドシートのデータベースへ注文情報を格納する」フローです。

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:BASEとGoogle スプレッドシートをマイアプリに登録して連携しよう！

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、BASEをクリックします。
(3)以下の画面が出てくるので、お持ちのアカウントでメールアドレス、パスワードを入力し、「アプリを認証する」をクリックします。

(4)次はGoogle スプレッドシートの連携を行います。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からGoogle スプレッドシートをクリックします。
(5)「Sign in with Google」をクリックします。

これでBASEとGoogle スプレッドシートのマイアプリの登録が完了しました！

ステップ2:トリガーを設定しよう！

前述で紹介しましたテンプレートを使用していきます。(1)下のバナーをクリックして「試してみる」をクリックします。

(2)マイプロジェクトにコピーが作成されます。
(3)アプリトリガーの、「注文が発生したら」をクリックします。

(4)BASEと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「注文が発生したら」のままで、「次へ」をクリックします。
(5)アプリトリガーのAPI接続設定画面が出てくるので、トリガーの起動間隔を選択し、「テスト」をクリックします。エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。
※トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※トリガーの起動間隔はプランによって選択内容が変わります。

ステップ3:アクションを設定しよう！

(1)次は「レコードを追加する」をクリックします。
(2)Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままにします。データベース連携のスプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力し、「次へ」をクリックします。
※スプレッドシートIDはGoogle スプレッドシートのURL内の「/spreadsheets/d/●●●●●/edit」部分がスプレッドシートIDとなります。候補から選択してください。
※Google スプレッドシートのタブ名は候補から選択し、「シート1」などのタブ名を記載してください。
※テーブル範囲は「A1:G30」という形式でテーブル範囲を指定してください。
(3)データベース操作の詳細設定画面にて追加するレコードの値を入力し、下部にある「テスト」をクリックします。エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。

(4)最後にメールトリガーをオンにします。これで完成です！

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BASEやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもBASEやGoogle スプレッドシートのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

BASEとGoogle スプレッドシートのその他の自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたらBASEに商品情報を登録する

Google スプレッドシートの新規行をトリガーに商品情報を自動的にBASEへ登録することができるため、手作業による入力作業をなくせるかもしれません。

BASEで注文が発生したら通知する

BASEで注文が発生した際に自動的に通知され、メッセージ上で注文情報を確認できるようになります。

BASEで注文が発生したら追加する

注文が発生後に、その情報を自動追加することで手入力を省きます。

BASEで注文が発生したら会員情報を登録する

登録作業の手間を省くことで、手作業で起こっていたヒューマンエラーを回避し、情報の精度を高く保つことができます。

Google スプレッドシートに行が追加されたら取引先を登録する

自動化により、手動作業で生じるミスを防ぐことができ、ツール間のデータの整合性を保つことができるでしょう。

指定のスケジュールになったら、情報を取得しGoogle スプレッドシートに追加する

指定のスケジュールになると情報を取得してGoogle スプレッドシートに自動で追加するフローボットです。
Google スプレッドシートへの追加作業が自動化されることで、手動による転記ミスや転記漏れを防止できるはずです。

BASEとGoogle スプレッドシートを連携するメリット

メリット1:自動で注文情報を管理してくれる！

多くのECサイト運営者にとって、注文情報の管理は重要な業務の一部です。
セール期間中は大量の注文が発生し、手動でデータを入力す必要があり、とっても手間ですよね…。
しかしながら、BASEとGoogle スプレッドシートを連携すると、BASEで新規注文が発生した際に、Google スプレッドシートに自動で注文情報が格納される仕組みを構築することができます。
この連携によって、手作業による入力ミスを減らすだけでなく、注文内容がリアルタイムで更新され、スピーディーに在庫管理や発送準備を進めることができます。

メリット2:注文情報の長期保存をすることで戦略をたてられる！

ECサイトの運営者にとって顧客のニーズを理解することは売上に直結する大切なことです。
そんな時はBASEとGoogle スプレッドシートを連携すると分析がしやすくなります。

例えば、Google スプレッドシートは、各種フィルターや関数を活用したり、大量のデータをクラウド上で安全に保管することができるため、過去の注文情報や顧客データを集積することに優れています。
このデータは後々、販売戦略の見直しやマーケティング活動にも活用でき、顧客の購買パターンを分析するなどの活用方法があります。

この情報を今後長く活用するためにも、BASEと連携をして間違いのない情報を残しておくことでマーケティング戦略を立てやすくなるでしょう。

まとめ

いかがだったでしょうか？
BASEはオンラインショッピングの運営を効率化するためのとても便利なツールですが、注文情報を他のシステムで活用したいという要望は多くあります。
今回ご紹介したテンプレートを使用すれば、BASEから取得した注文情報を自動的にGoogle スプレッドシートに転送されるため、手動によるデータ入力が不要となり、データ分析にも役に立ちそうです。
API連携って難しそうと思っていた方も、テンプレートを使用すれば、簡単にできますよ！
Yoomは様々なアプリを使用したテンプレートが豊富にあるので、BASEを使ってECサイトを運営している方におすすめのテンプレートがまだまだあります！
下記サイトから覗いてみてくださいね！

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