・
「大量の請求書や領収書・アンケート用紙などを一枚ずつ確認しながら、手作業でデータ入力するのが大変…」
「目視での確認や手入力では、どうしてもミスが発生してしまう…」
このように、紙媒体や画像ファイルからの文字起こしとデータ入力作業に多くの時間と手間をかけていませんか？
もし<span class="mark-yellow">指定したフォルダにある複数のファイルを一括でOCR処理し、抽出したテキスト情報をGoogle スプレッドシートに自動で記録できる仕組み</span>があればこれらの面倒な手作業から解放されますね。その結果、より生産性の高い業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
手間や時間もかからないので、このようなお悩みを抱えている方はぜひ導入して、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ストレージサービス上のファイルを一括でOCR処理する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
ファイルを一括でOCR処理し、その結果を別のアプリに記録する自動化の方法を具体的なテンプレートで紹介します。
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google Driveなどのストレージサービスに保存された複数のファイルを一括でOCR処理し、抽出したテキスト情報をGoogle スプレッドシートなどに自動で記録する</span>フローです。これまで時間のかかっていたデータ入力作業を効率化し、入力ミスも防ぐことができます。
それではここから代表的な例として、毎日、Google Driveの特定フォルダに格納されたファイルを一括でOCRし、結果をGoogle スプレッドシートに追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Google Drive
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
連携の手順は以下のナビをご参照ください。
こちらはGoogle スプレッドシートの例ですが、同様にGoogle Driveも検索を行いアイコンをクリックすることで同じ手順で連携できます。
まずはテンプレートをコピーしましょう。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフロー完成するため、初心者の方にもおすすめです！
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
「指定したスケジュールになったら」をクリック。
今回は指定の日時や曜日になった際に一括OCRを行うフローのため、まずはいつフローを起動させるのかスケジューリングを行います。
なお、スケジュール設定は日付指定・曜日指定・Cron設定の3種類あります。ご自身の業務に合わせていずれかで設定し保存しましょう。
下記を参考に設定してみてくださいね。
1) 日付指定の場合：フローボットを起動したい日付と時刻を入力
2) 曜日指定の場合：フローボットを起動したい曜日にチェックを入れ、時刻を入力
3) Cron設定の場合：毎時何分にフローボットを起動したいかを入力
※詳しくはこちらをご参照ください。
設定できたら最後に保存するをクリックしましょう、
Google Driveの特定フォルダ内から、ファイル情報の一覧を取得します。
はじめに、特定フォルダ内にテスト用のファイルを複数アップロードしておきましょう。
今回は例として名刺のサンプル画像を2枚格納しました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」のまま「次へ」をクリックします。
API接続設定という画面に移るので、先ほどファイルをアップロードしたフォルダIDを候補から選択してください。
このようなAPI接続設定をするとアプリ同士が自動で連携し、データのやり取りを行えるようになります。
設定ができたら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功するとテスト成功画面と取得した値が表示され、Google Driveのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！
取得した値について、詳しくは以下をご参照ください。なお、この取得した値をこの後の設定で活用していきます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひ試してみましょう！
※「同じ処理を繰り返す」の設定方法も併せてご参照ください。
複数のファイルを順番に処理するために、繰り返し設定を行います。
「同じ処理を繰り返す」をクリック。
オペレーション・取得した値ともに予め設定されているのでそのままで大丈夫です。
この設定により、複数あるファイルを一つ一つ読み取りながら処理を進められるようになります。
※繰り返し実行可能な回数は1000回が上限です。
取得した値が「ファイルIDの一覧」と「ファイル名の一覧」であることを確認して保存しましょう。
ステップ4で取得したファイル情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
ステップ4と同様、アクションは「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリック。
ファイルIDの欄に、繰り返し設定をもとにした「ファイルIDの一覧のループ変数」の取得した値を設定してテストしましょう。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
※ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはこちらをご参照ください。
成功したら保存しましょう。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただしアプリの仕様によっては300MB未満になることがあるのでご注意ください。ファイルの容量制限について
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
先ほどダウンロードしたファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。
「OCRで文字を抽出」をクリック。
上記2記事も併せてご参照ください。
ステップ4・6と同様、アクションは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」のまま「次へ」をクリックします。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択しましょう。料金プランについて
詳細設定に入ります。「ファイルの添付方法」は予め設定されている通りでOKです。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
抽出したい項目は今回「全文」としていますが、一部だけ読み取りたい場合は必要事項をカンマ区切りで入力しましょう。
あとは任意で使用するAIと言語をそれぞれ選択してテストします。
成功したら保存してください。AIがファイルの内容をテキストとして抽出してくれました！
ファイル情報とそのOCR結果を、Google スプレッドシートに1つずつ追記する設定をします。
まず準備として、ファイル情報を追記するためのシートを用意しましょう。
上記2記事も併せてご参照ください。
用意したらYoomの設定画面に戻り「レコードを追加する」をクリック。
データベースの連携に移ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に、先ほど用意したシートのスプレッドシートIDを候補から選択してください。
同様にスプレッドシートのタブ名も選択し、任意でテーブル範囲を選択して「次へ」をクリックします。
あとは先ほど用意したシートのヘッダーに対応する値を選択しましょう。
以下のようにループ変数・OCRから取得した値を指定すると、処理を繰り返すごとに各ファイルの値が反映されます。
全ての項目を埋めたらテストしてください。
成功したら保存しましょう。
Google Driveのファイル情報とそのOCR結果が、用意したシートに自動で追記されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、毎日、Google Driveの特定フォルダに格納されたファイルを一括でOCRし、結果をGoogle スプレッドシートに追加する方法でした！
OCRの技術を活用することで、名刺情報や請求書、各種書類のデータ化・登録業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
複数のファイルを一括でOCR処理する作業を自動化することで<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより担当者は単純な転記作業から解放され、データの分析や活用といった、より付加価値の高いコア業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：手書き文字や特殊な様式の書類も読み取れますか？
A：YoomのOCRはPDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
詳しくはこちらをご参照ください。
Q：特定項目だけをOCRする具体的な例は？
A：例えば名刺の場合「氏名,部署,会社名」のように項目名をカンマ区切りで入力すると、この3項目だけが抽出され住所や電話番号などは抽出されません。
必要な情報が予め決まっている場合は、このように具体的な項目を設定すると良いでしょう。
Q：Google Drive以外のストレージも使えますか？
A：可能です。例えばDropboxと連携したい場合、2つあるGoogle Driveのアクションを連携アカウントとアクションを選択する画面で以下のように変更してください。
ステップ4:「フォルダ内のファイル一覧を取得」に変更
ステップ6:「ファイルをダウンロード」に変更
.avif)
.avif){kind=small}
.avif)
.webp)
.webp)
