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「大量の請求書や領収書・アンケート用紙などを一枚ずつ確認しながら、手作業でデータ入力するのが大変…」
「目視での確認や手入力では、どうしてもミスが発生してしまう…」
このように、紙媒体や画像ファイルからの文字起こしとデータ入力作業に多くの時間と手間をかけていませんか？
もし指定したフォルダにある複数のファイルを一括でOCR処理し、抽出したテキスト情報をGoogle スプレッドシートに自動で記録できる仕組みがあればこれらの面倒な手作業から解放されますね。その結果、より生産性の高い業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
手間や時間もかからないので、このようなお悩みを抱えている方はぜひ導入して、作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはストレージサービス上のファイルを一括でOCR処理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 請求書や領収書などをスキャンしてGoogle Driveで管理しているものの、その後のデータ入力に手間がかかっていませんか？このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle Drive内のファイルを一括でOCR処理し、テキスト化されたデータをGoogle スプレッドシートへ自動で追加できます。手作業による転記作業から解放され、業務効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ファイルを一括でOCR処理する自動化の方法
ファイルを一括でOCR処理し、その結果を別のアプリに記録する自動化の方法を具体的なテンプレートで紹介します。
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
ストレージサービス上のファイルを一括でOCR処理し、記録する
Google Driveなどのストレージサービスに保存された複数のファイルを一括でOCR処理し、抽出したテキスト情報をGoogle スプレッドシートなどに自動で記録するフローです。これまで時間のかかっていたデータ入力作業を効率化し、入力ミスも防ぐことができます。
■概要 請求書や領収書などをスキャンしてGoogle Driveで管理しているものの、その後のデータ入力に手間がかかっていませんか？このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle Drive内のファイルを一括でOCR処理し、テキスト化されたデータをGoogle スプレッドシートへ自動で追加できます。手作業による転記作業から解放され、業務効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
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ファイルを一括OCRし活用するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、毎日、Google Driveの特定フォルダに格納されたファイルを一括でOCRし、結果をGoogle スプレッドシートに追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 請求書や領収書などをスキャンしてGoogle Driveで管理しているものの、その後のデータ入力に手間がかかっていませんか？このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle Drive内のファイルを一括でOCR処理し、テキスト化されたデータをGoogle スプレッドシートへ自動で追加できます。手作業による転記作業から解放され、業務効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
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ステップ1：Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
連携の手順は以下のナビをご参照ください。
こちらはGoogle スプレッドシートの例ですが、同様にGoogle Driveも検索を行いアイコンをクリックすることで同じ手順で連携できます。
ステップ2：テンプレートをコピー
まずはテンプレートをコピーしましょう。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフロー完成するため、初心者の方にもおすすめです！
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要 請求書や領収書などをスキャンしてGoogle Driveで管理しているものの、その後のデータ入力に手間がかかっていませんか？このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle Drive内のファイルを一括でOCR処理し、テキスト化されたデータをGoogle スプレッドシートへ自動で追加できます。手作業による転記作業から解放され、業務効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
「指定したスケジュールになったら」をクリック。
今回は指定の日時や曜日になった際に一括OCRを行うフローのため、まずはいつフローを起動させるのかスケジューリングを行います。
なお、スケジュール設定は日付指定・曜日指定・Cron設定の3種類あります。ご自身の業務に合わせていずれかで設定し保存しましょう。
下記を参考に設定してみてくださいね。
1) 日付指定の場合：フローボットを起動したい日付と時刻を入力
2) 曜日指定の場合：フローボットを起動したい曜日にチェックを入れ、時刻を入力
3) Cron設定の場合：毎時何分にフローボットを起動したいかを入力
※詳しくはこちらをご参照ください。
設定できたら最後に保存するをクリックしましょう、
ステップ4：Google Driveでファイル情報を取得する設定
Google Driveの特定フォルダ内から、ファイル情報の一覧を取得します。
はじめに、特定フォルダ内にテスト用のファイルを複数アップロードしておきましょう。
今回は例として名刺のサンプル画像を2枚格納しました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」のまま「次へ」をクリックします。
API接続設定という画面に移るので、先ほどファイルをアップロードしたフォルダIDを候補から選択してください。
このようなAPI接続設定をするとアプリ同士が自動で連携し、データのやり取りを行えるようになります。
設定ができたら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功するとテスト成功画面と取得した値が表示され、Google Driveのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！
取得した値について、詳しくは以下をご参照ください。なお、この取得した値をこの後の設定で活用していきます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ5：繰り返し設定
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひ試してみましょう！
※「同じ処理を繰り返す」の設定方法も併せてご参照ください。
複数のファイルを順番に処理するために、繰り返し設定を行います。
「同じ処理を繰り返す」をクリック。
オペレーション・取得した値ともに予め設定されているのでそのままで大丈夫です。
この設定により、複数あるファイルを一つ一つ読み取りながら処理を進められるようになります。
※繰り返し実行可能な回数は1000回が上限です。
取得した値が「ファイルIDの一覧」と「ファイル名の一覧」であることを確認して保存しましょう。
ステップ6：Google Driveでファイルをダウンロードする設定
ステップ4で取得したファイル情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
ステップ4と同様、アクションは「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリック。
ファイルIDの欄に、繰り返し設定をもとにした「ファイルIDの一覧のループ変数」の取得した値を設定してテストしましょう。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
※ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはこちらをご参照ください。
成功したら保存しましょう。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただしアプリの仕様によっては300MB未満になることがあるのでご注意ください。ファイルの容量制限について
ステップ7：OCR設定
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
先ほどダウンロードしたファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。
「OCRで文字を抽出」をクリック。
上記2記事も併せてご参照ください。
ステップ4・6と同様、アクションは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」のまま「次へ」をクリックします。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択しましょう。料金プランについて
詳細設定に入ります。「ファイルの添付方法」は予め設定されている通りでOKです。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
抽出したい項目は今回「全文」としていますが、一部だけ読み取りたい場合は必要事項をカンマ区切りで入力しましょう。
あとは任意で使用するAIと言語をそれぞれ選択してテストします。
成功したら保存してください。AIがファイルの内容をテキストとして抽出してくれました！
ステップ8：Google スプレッドシートのアクション設定
ファイル情報とそのOCR結果を、Google スプレッドシートに1つずつ追記する設定をします。
まず準備として、ファイル情報を追記するためのシートを用意しましょう。
上記2記事も併せてご参照ください。
用意したらYoomの設定画面に戻り「レコードを追加する」をクリック。
データベースの連携に移ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に、先ほど用意したシートのスプレッドシートIDを候補から選択してください。
同様にスプレッドシートのタブ名も選択し、任意でテーブル範囲を選択して「次へ」をクリックします。
あとは先ほど用意したシートのヘッダーに対応する値を選択しましょう。
以下のようにループ変数・OCRから取得した値を指定すると、処理を繰り返すごとに各ファイルの値が反映されます。
全ての項目を埋めたらテストしてください。
成功したら保存しましょう。
Google Driveのファイル情報とそのOCR結果が、用意したシートに自動で追記されました！
ステップ9：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、毎日、Google Driveの特定フォルダに格納されたファイルを一括でOCRし、結果をGoogle スプレッドシートに追加する方法でした！
OCRを活用したその他の自動化例
OCRの技術を活用することで、名刺情報や請求書、各種書類のデータ化・登録業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
■概要 名刺画像を入力フォームにアップロードすると、OCRで自動的に名刺から必要な情報を抽出し、Salesforceのリードオブジェクトに情報を格納します。 展示会やイベントで獲得した名刺データで集めた名刺情報をSalesforceに登録する際などにご活用いただけます。 名刺画像はスマホなどで撮影した画像でも問題なくご利用いただけます。 ■設定方法 1.名刺データを収集するためのフォームを設定します。「名刺データから文字を読み取る」アクションで抽出したい項目を設定してください。 2.「リード情報を追加する」アクションで読み取ったデータをSalesforceのリードオブジェクトに自動的に格納します。 ■注意事項 ・名刺データをご用意ください。 ・SalesforceとYoomの連携設定が必要です。 ・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ■概要 フォームに回答された従業員の情報と通帳画像の解析データをもとに、SmartHRへ新しく従業員情報を登録します。 途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。 ■作成方法 ①トリガーからフォームトリガーを選択します。 ②フォームの質問項目に通帳画像を添付するためのファイルタイプの質問と名前やアドレス等従業員登録に必要な各種質問を用意します。 ③次の画面で、サンプルとしてデモの通帳画像と各種質問を格納・入力して保存します。 ④トリガー下の＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。 ⑤アクションから画像・PDFから文字を読み取るを選択し、次に進みます。 ⑥ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補からフォームで設定した通帳の画像を設定します。 ⑦抽出したい項目を入力します。 ※例：名前カナ敬称略,口座番号,科目 etc ※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686 ⑧テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。 ⑨＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。 ⑩任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑧のテストで取得した値を「名前カナ：{{名前カナ敬称略}}」のように埋め込みます。このようにすることで、取得した値がそのまま担当者依頼で表示されます。 ※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528 ※担当者項目をメールアドレスで担当者を指定(外部ユーザーを指定可)にし、③のトリガーテストで取得したメールアドレスを動的に埋め込むことも可能で、このようにすることで、回答者自身に画像解析した通帳情報が正しいかどうかを確認してもらうことができます。 ⑪フォームを追加をクリックし、項目に⑧で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑧で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。 ※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877 ⑫＋マークを押し、アプリと連携するからSmartHRを選択後、従業員の登録v2アクションを選択します。 ⑬次のページに表示された必須項目およびフォームで取得した情報と通帳画像を解析した内容に対応する欄に、取得したデータをアウトプットとして入力し、設定完了です。 ※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ■概要 手書きの書類やメモをデータ化する際に、手入力の手間や転記ミスに課題を感じていませんか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■注意事項 ■概要 Google Driveにアップロードされたファイルの内容を確認し、手作業で文字起こしや要約を行い、さらにkintoneへ情報を入力する、といった一連の作業に手間を感じていませんか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Googleフォームで受け取った申込書や請求書などのPDFファイルから、情報を手作業でMicrosoft Excelに転記する業務は、件数が増えるにつれて大きな負担となり、入力ミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用することで、Googleフォームへのファイル提出をきっかけに、AI-OCRがPDFから自動で文字情報を読み取り、Microsoft Excelの指定したファイルにデータを追加するため、こうした定型業務を効率化し、手作業によるミスを減らします。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■概要 ・メールで受け取った適格請求書の画像解析を行い、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。 ・途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。 ■作成方法 ①トリガーからメールトリガーを選択します。 ②受信用のアドレスに任意のアドレスを入れ、トリガーの条件を設定します。 ③一度②のアドレスに対して、受領する請求書と同様の形式のファイルを添付し、かつトリガー条件を満たしたテストメールを送付します。 ④Yoomに戻り、メールのテストを実施しメールの受信を確認したら保存します。 ※テストが反映されるまで少し時間がかかります。 ※Gmailからの転送を行いたい場合は、こちらのヘルプページを参照くださいhttps://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653 ⑤トリガー下の＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。 ⑥アクションから適格請求書を読み取るを選択し、次に進みます。 ⑦ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から「添付ファイル1」を設定します。 ⑧追加で抽出したい項目では、以下をデフォルトで取得します。それ以外の値を追加したい場合は項目を追加入力してください。 ※「発行事業者の名称」「発行事業者の登録番号」「取引内容」「10%対象の金額」「10%対象の消費税」「8%対象の金額」「8%対象の消費税」「小計」「合計」 ※なお、請求書内に上記デフォルトの項目が含まれていない場合は取得自体されません。 ※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686 ⑨テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。 ⑩＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。 ⑪任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑨のテストで取得した値を{{発行事業者の名称}}のようにそのまま埋め込みます。 このようにすることで、取得した値がそのまま担当者依頼で表示されます。 ※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528 ⑫フォームを追加をクリックし、項目に⑨で取得した項目名をそのまま入力します。 このようにすることで、⑨で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。 ※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877 ⑬＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。 ⑭次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑫の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。 ※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528 ⑮＋マークを押し、アプリと連携するからSlackを選択してチャンネルにメッセージを送るアクションを選びます。 ⑯次のページで、指定のチャンネルIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。 ■注意事項 ・Yoomデータベースに追加したい請求書情報の列名を予め設定します。 ※列名とは、このような項目を指します。「発行事業者の名称」「発行事業者の登録番号」「10%対象の金額」「10%対象の消費税」 etc ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ■概要 メールで受け取った手書き書類の画像解析を行い、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。 途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。 ※手書きの書類は、字体によっては正確に読み取れない場合があります。 ■事前準備 Yoomデータベースに追加したい請求書情報の列名を予め設定します。 ※列名とは、このような項目を指します。「追加日」「読み取った内容」 etc ■作成方法 ①トリガーからメールトリガーを選択します。 ②受信用のアドレスに任意のアドレスを入れ、トリガーの条件を設定します。 ③一度②のアドレスに対して、受領する書類と同様の項目が含まれるファイルを添付し、かつトリガー条件を満たしたテストメールを送付します。 ④Yoomに戻り、メールのテストを実施しメールの受信を確認したら保存します。 ※テストが反映されるまで少し時間がかかります。 ※Gmailからの転送を行いたい場合は、こちらのヘルプページを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653 ⑤トリガー下の＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。 ⑥アクションからPDFや画像から文字情報を読み取るを選択し、次に進みます。 ⑦ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から「添付ファイル1」を設定します。 ⑧追加で抽出したい項目に、取得した項目名を入力してください。 ※例：氏名,会社名 etc ※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686 ⑨テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。 ⑩＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。 ⑪任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑨のテストで取得した値を{{会社名}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、取得した値がそのまま担当者依頼で表示されます。 ※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528 ⑫フォームを追加をクリックし、項目に⑨で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑨で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。 ※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877 ⑬＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。 ⑭次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑫の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。 ※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528 ⑮＋マークを押し、アプリと連携するからChatworkを選択してメッセージを送るアクションを選びます。 ⑯次のページで、指定のルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。 ※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ■概要 フォームで送られてくる申込書や請求書などのファイル管理に手間を感じていませんか。ファイルの内容を確認しながら手作業でAirtableに転記する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームにファイルが送信されるとOCR機能が自動で文字情報を読み取り、Airtableへレコードとして追加できるため、こうしたデータ入力業務を効率化し正確性の向上に貢献します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Googleフォームで受信した経費精算申請の内容を手作業で確認してNotionへ転記する作業は、時間がかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
紙媒体の情報を扱う業務では、どうしても非効率な作業が発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに手書きの画像ファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、指定のメールアドレスへ内容を通知するため、こうした手書き情報のデータ化に関する課題をスムーズに解消できます。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
また、これらの手作業による入力ミスや対応漏れは業務の大きな負担となり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、OCRによる文字抽出、AIによる内容要約、そしてkintoneへの自動登録までを一気通貫で自動化し、これらの課題解決に貢献します。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの申請後、OCRによるデータ抽出やAIによる内容チェック、そしてNotionへの自動追加までをシームレスに行えます。
手動作業を最小限にし、転記ミスなどの課題を解消に導けるため、日常業務の効率化が図れます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
まとめ
複数のファイルを一括でOCR処理する作業を自動化することでこれまで手作業で行っていたデータ入力の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより担当者は単純な転記作業から解放され、データの分析や活用といった、より付加価値の高いコア業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：手書き文字や特殊な様式の書類も読み取れますか？
A：YoomのOCRはPDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
詳しくはこちらをご参照ください。
Q：特定項目だけをOCRする具体的な例は？
A：例えば名刺の場合「氏名,部署,会社名」のように項目名をカンマ区切りで入力すると、この3項目だけが抽出され住所や電話番号などは抽出されません。
必要な情報が予め決まっている場合は、このように具体的な項目を設定すると良いでしょう。
Q：Google Drive以外のストレージも使えますか？
A：可能です。例えばDropboxと連携したい場合、2つあるGoogle Driveのアクションを連携アカウントとアクションを選択する画面で以下のように変更してください。
ステップ4:「フォルダ内のファイル一覧を取得」に変更
ステップ6:「ファイルをダウンロード」に変更
