HubSpotで取引が指定のステージに更新されたら、Google スプレッドシートの行を削除する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している取引のステージ更新に合わせて、Google スプレッドシートのリストも手作業で更新していませんか？
特に失注や完了した取引データをシートから削除する作業は、手間がかかる上に漏れやミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotのステージ更新をトリガーとして、Google スプレッドシートのAPIを利用して特定の行を自動で削除する処理が実現でき、データ管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとGoogle スプレッドシートを併用し、二重管理に手間を感じている営業担当者の方
- APIを利用してGoogle スプレッドシートの行を削除するなど、手作業のデータ更新を自動化したい方
- 営業パイプラインのデータを常に最新の状態に保ち、管理業務を効率化したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引ステージが更新されると、関連するGoogle スプレッドシートの行が自動で削除されるため、手作業でのデータ整理の時間を削減できます。
- 手作業によるデータの削除漏れや、誤った行を削除してしまうといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携する
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定する
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを削除する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに削除対象の行を指定する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、ワークフローの起動条件としたいパイプラインや取引ステージ（例：「失注」「契約完了」など）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、どのシートのどの行を削除するかの条件を任意でカスタマイズしてください。例えば、HubSpotの取引IDをキーにして削除対象の行を特定するなどの設定が可能です。
■注意事項
- HubSpotとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで管理しているリストから、不要になった行を一つひとつ手作業で削除していませんか？
「定期的にシートを整理する必要があるけれど、他の業務に追われて後回しになりがち…」
このように、手作業でのデータメンテナンスに手間やストレスを感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、CRMのステータスが更新されたタイミングで関連する行を自動で削除したり、特定の条件を満たした古いデータを定期的に一括でクリーンアップできる仕組みがあれば、こうした日々の面倒な作業から解放され、より重要な分析業務などに集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入してデータ管理業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートをAPI連携し、シートの行を自動で削除できるテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
HubSpotで取引が指定のステージに更新されたら、Google スプレッドシートの行を削除する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している取引のステージ更新に合わせて、Google スプレッドシートのリストも手作業で更新していませんか？
特に失注や完了した取引データをシートから削除する作業は、手間がかかる上に漏れやミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotのステージ更新をトリガーとして、Google スプレッドシートのAPIを利用して特定の行を自動で削除する処理が実現でき、データ管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとGoogle スプレッドシートを併用し、二重管理に手間を感じている営業担当者の方
- APIを利用してGoogle スプレッドシートの行を削除するなど、手作業のデータ更新を自動化したい方
- 営業パイプラインのデータを常に最新の状態に保ち、管理業務を効率化したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引ステージが更新されると、関連するGoogle スプレッドシートの行が自動で削除されるため、手作業でのデータ整理の時間を削減できます。
- 手作業によるデータの削除漏れや、誤った行を削除してしまうといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携する
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定する
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを削除する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに削除対象の行を指定する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、ワークフローの起動条件としたいパイプラインや取引ステージ（例：「失注」「契約完了」など）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、どのシートのどの行を削除するかの条件を任意でカスタマイズしてください。例えば、HubSpotの取引IDをキーにして削除対象の行を特定するなどの設定が可能です。
■注意事項
- HubSpotとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートをAPI連携してシートの行を自動で削除するフローを作ってみよう
それではここからGoogle スプレッドシートをAPI連携し、シートの行を自動で削除するフローを解説していきます！
今回はより具体的な業務例として、HubSpotで取引が指定のステージに更新されたら、Google スプレッドシートの行を削除する方法を紹介します。
Yoomを利用してノーコードで連携していくので、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／HubSpot
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- HubSpotとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- HubSpotのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
HubSpotで取引が指定のステージに更新されたら、Google スプレッドシートの行を削除する
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■概要
HubSpotで管理している取引のステージ更新に合わせて、Google スプレッドシートのリストも手作業で更新していませんか？
特に失注や完了した取引データをシートから削除する作業は、手間がかかる上に漏れやミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotのステージ更新をトリガーとして、Google スプレッドシートのAPIを利用して特定の行を自動で削除する処理が実現でき、データ管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとGoogle スプレッドシートを併用し、二重管理に手間を感じている営業担当者の方
- APIを利用してGoogle スプレッドシートの行を削除するなど、手作業のデータ更新を自動化したい方
- 営業パイプラインのデータを常に最新の状態に保ち、管理業務を効率化したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引ステージが更新されると、関連するGoogle スプレッドシートの行が自動で削除されるため、手作業でのデータ整理の時間を削減できます。
- 手作業によるデータの削除漏れや、誤った行を削除してしまうといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携する
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定する
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを削除する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに削除対象の行を指定する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、ワークフローの起動条件としたいパイプラインや取引ステージ（例：「失注」「契約完了」など）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、どのシートのどの行を削除するかの条件を任意でカスタマイズしてください。例えば、HubSpotの取引IDをキーにして削除対象の行を特定するなどの設定が可能です。
■注意事項
- HubSpotとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：HubSpotとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ナビを用意しているので、同じ手順で進めてみてくださいね。
1．HubSpotのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
2．Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
HubSpotで取引が指定のステージに更新されたら、Google スプレッドシートの行を削除する
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■概要
HubSpotで管理している取引のステージ更新に合わせて、Google スプレッドシートのリストも手作業で更新していませんか？
特に失注や完了した取引データをシートから削除する作業は、手間がかかる上に漏れやミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotのステージ更新をトリガーとして、Google スプレッドシートのAPIを利用して特定の行を自動で削除する処理が実現でき、データ管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとGoogle スプレッドシートを併用し、二重管理に手間を感じている営業担当者の方
- APIを利用してGoogle スプレッドシートの行を削除するなど、手作業のデータ更新を自動化したい方
- 営業パイプラインのデータを常に最新の状態に保ち、管理業務を効率化したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引ステージが更新されると、関連するGoogle スプレッドシートの行が自動で削除されるため、手作業でのデータ整理の時間を削減できます。
- 手作業によるデータの削除漏れや、誤った行を削除してしまうといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携する
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定する
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを削除する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに削除対象の行を指定する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、ワークフローの起動条件としたいパイプラインや取引ステージ（例：「失注」「契約完了」など）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、どのシートのどの行を削除するかの条件を任意でカスタマイズしてください。例えば、HubSpotの取引IDをキーにして削除対象の行を特定するなどの設定が可能です。
■注意事項
- HubSpotとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3： HubSpotのトリガー設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
「取引が指定のステージに更新されたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
HubSpotと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてHubSpotで取引を指定のステージに更新しておきましょう。
この取引のステージが更新されたことがトリガーイベントとなり、自動化の起点となります。
今回はテスト用に、以下のとおり「受注」から「成約」へ取引を更新しました。
【更新前ステージ：受注】
【更新後ステージ：成約】
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でHubSpotをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は取引が指定のステージに更新されたこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
パイプライン
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
取引ステージ
更新後の取引ステージを設定しましょう。ここで指定したステージになった場合のみフローが起動します。
こちらも入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択してください。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、HubSpotで特定ステージに更新された取引に関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値を利用して、Google スプレッドシートの該当レコードを削除できます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
ステップ4： Google スプレッドシートのアクション設定
いよいよ最後のステップです！
前のステップで取得したHubSpotの値を利用して、Google スプレッドシートのレコードを削除する設定を行いましょう。
「レコードを削除する」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に問題がないか確認しましょう。
事前準備としてHubSpotの内容と連動するGoogle スプレッドシートでレコードを用意しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
スプレッドシートID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
※先ほど事前準備で作成したGoogle スプレッドシートを設定してください。
設定方法については、以下のヘルプページをご確認ください。
シート名
こちらも入力欄をクリックすると連携が有効になっているGoogle スプレッドシートからシートの候補が表示されるので、対象の項目を選択してください。
範囲
削除対象とするセルの範囲を指定します。
Google スプレッドシートの範囲設定の定義については、こちらのヘルプページもご確認ください。
入力が完了したら「次へ」をクリックします。
削除したいレコードの条件
条件として「取引名」「等しい」がデフォルトで設定されています。この設定により、HubSpotから取得した取引名とGoogle スプレッドシート上の値が一致した場合、その行を自動で削除できます。
右の入力欄をクリックすると、前のステップでHubSpotから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でレコードが削除されるか確認しましょう。
テストに成功したらGoogle スプレッドシートの画面を開き、実際に該当レコードが削除されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり削除されていました！
Yoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
ステップ5： トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすると、HubSpotで取引のステータスが更新されたタイミングで、対応するGoogle スプレッドシートの行を自動で削除できるようになります。
実際にHubSpotで取引のステータスを変更し、Google スプレッドシート上の該当行が正しく削除されるかを確認してみましょう。
Google スプレッドシートを使った自動化例
Google スプレッドシートでの自動化を導入すると、行の追加や更新、データ取得、ファイル管理などの作業を効率化できます。
例えば、シートの行更新をトリガーに別ツールで処理を行うことで、手作業の負荷を軽減し、業務をスムーズに進められます。
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
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■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
- 手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
- BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
- 定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
Gmailで受け取ったCSVをGoogle スプレッドシートに自動変換する
試してみる
■概要
Gmailに添付されたCSVファイルを開き、その内容を都度Google スプレッドシートに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？
この作業は件数が増えるほど時間を要し、転記ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで添付されたCSVの内容をGoogle スプレッドシートへ自動で反映でき、データ入力に関する課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したCSV形式のレポートなどを手作業で集計している方
- 取引先から定期的に届く注文データをGoogle スプレッドシートで管理している方
- データ転記作業における入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailに届いたCSVの内容が自動でGoogle スプレッドシートに転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手を介さずにデータが処理されるので、コピー＆ペーストのミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、フローを起動するきっかけとなるメールを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文や添付されたCSVファイルから必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、AI機能で抽出したデータの内容に基づいて、後続の処理を条件分岐させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートのアクションを選択し、抽出したデータを指定のシートやセルに自動で書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与するラベルを任意のものにカスタマイズしてください。
- AI機能による特定の文字列以前を抽出では、抽出対象や特定の文字列を自由に設定できます。
- 分岐機能では、AI機能で抽出した情報を基に、後続のオペレーションを分岐させる条件を業務内容に合わせて設定できます。
■注意事項
- GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が更新されたらGoogle Apps Scriptを実行する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理しているデータを更新した後、都度手動でGoogle Apps Scriptを実行する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながらも、実行漏れや遅延が許されない重要な業務であることが少なくありません。このワークフローは、Google スプレッドシートの特定の行が更新された際に、指定のGoogle Apps Scriptを自動で実行し、手作業による実行の手間やミスをなくし、より迅速で正確な処理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートのデータ更新をトリガーに、特定の処理を自動化したいと考えている方
- Google Apps Scriptを手動で実行しており、実行漏れやタイムラグに課題を感じている方
- ノーコードでGoogle スプレッドシートとGoogle Apps Scriptを連携させたい業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行が更新されると自動でスクリプトが実行されるため、手動での確認や実行作業にかかる時間を短縮できます。
- 手動実行によるスクリプトの実行忘れや、対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle Apps ScriptをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptを選択し、「スクリプトを実行」というアクションを設定することで、スプレッドシートの更新をトリガーにスクリプトを自動実行できます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートやシート、更新を検知したい列などを任意で設定してください。
- Google Apps Scriptのオペレーション設定では、実行したいスクリプトを任意で指定し、トリガーで取得した情報をスクリプトのパラーメーターとして受け渡すことも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle Apps ScriptのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Apps Scriptを実行する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートにデータを追加した後、関連する処理のために手動でGoogle Apps Scriptを実行する作業は、手間がかかる上に実行忘れのリスクも伴います。特に、定期的に発生する業務の場合、その負担は決して小さくありません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されると、指定したGoogle Apps Scriptを自動で実行させることができ、手作業による手間やミスをなくし、業務の正確性向上と効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートへのデータ追加をトリガーに、定型的な処理を行っている方
- 手作業によるスクリプト実行に時間を要しており、業務を効率化したいと考えている方
- スクリプトの実行忘れやタイミングのズレによるヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートに行が追加されると自動でスクリプトが実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での操作が不要になることで、スクリプトの実行漏れやタイミングの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle Apps ScriptをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptを選択し、「スクリプトを実行」というアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、任意のスプレッドシート、シート、そしてデータが記載されているテーブルの範囲を設定してください。
- Google Apps Scriptのオペレーション設定では、実行したい任意のスクリプトを指定できます。また、前のステップで取得したスプレッドシートの情報を変数として設定することも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle Apps ScriptのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームの新規回答をGoogle スプレッドシートに自動追記する
試してみる
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、一件ずつ手作業でGoogle スプレッドシートにコピー＆ペーストしていませんか？こうした定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をトリガーに、指定したGoogle スプレッドシートへ自動でレコードを追加できるため、手作業による手間やミスをなくし、効率的なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた回答を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- フォームからの問い合わせや申し込み情報をリアルタイムでチームに共有、管理したい方
- データ入力のミスをなくし、より正確な情報管理の仕組みを構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答が送信されると自動でスプレッドシートに記録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます
- 手作業でのコピー＆ペーストが不要になることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、回答内容を追加したいスプレッドシートや特定のシート、書き込むテーブル範囲などを任意で設定できます
■注意事項
Slackでメッセージが投稿されたらGoogle スプレッドシートに追加し、特定語句が含まれる場合はメールで通知する
試してみる
■概要
Slackに投稿される重要な情報を確認し忘れたり、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する手間を感じていませんか。この手作業は、対応漏れや入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Slackへのメッセージ投稿をきっかけに、内容を自動でGoogle スプレッドシートに追加します。さらに特定語句を含む場合はメール通知も可能なため、情報蓄積の自動化と重要な連絡の見逃し防止を両立できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackに投稿される顧客からの問い合わせなどをGoogle スプレッドシートで管理している方
- 特定のSlackメッセージを手作業で転記しており、入力漏れや対応遅れに課題を感じている方
- Slackでの情報共有フローを効率化し、重要な通知を確実に関係者へ届けたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackのメッセージを自動でGoogle スプレッドシートに記録するため、手作業での転記にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による情報の転記漏れや、重要なメッセージの見逃しといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、SlackとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでSlackを選択し、「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 3.続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、投稿されたメッセージ内容をシートに記録します。
- 4.次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Slackのメッセージ本文に特定の語句が含まれる場合のみ、次の処理に進むよう条件を指定します。
- 5.最後に、オペレーションでYoomのメール機能を設定し、条件に合致した場合に指定の宛先へメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい特定のチャンネルや、メッセージに含まれるキーワードなどを任意で指定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、記録先となるスプレッドシートID、シートID、および追加するレコードの各列の値を任意で設定してください。
■注意事項
- Slack、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Acuity Schedulingで予定が登録されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加する
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■概要
Acuity Schedulingで受け付けた予約情報を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや情報共有の遅れといった課題につながることもあります。このワークフローを活用すれば、Acuity Schedulingに新しいアポイントが登録されるたびに、関連情報をGoogle スプレッドシートへ自動で追加し、予約管理業務の正確性と効率性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Acuity Schedulingで受け付けた予約情報の管理に手間を感じている方
- Google スプレッドシートへの手入力による転記ミスや漏れをなくしたい方
- 予約受付から顧客情報のリスト化までを一気通貫で自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Acuity Schedulingへの予約登録と同時に自動でレコードが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減します。
- 手作業で起こりがちな入力ミスや転記漏れを防ぎ、常に正確な予約情報をGoogle スプレッドシートで管理することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Acuity SchedulingとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでAcuity Schedulingを選択し、「Webhookを受信したら」を設定し、新規予約時にフローが起動するように定義します。
- 次に、オペレーションで再度Acuity Schedulingを選択し、「アポイント情報の取得」アクションで登録されたアポイントの詳細を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、情報を追加したいスプレッドシート及びシートを任意で指定してください。
- スプレッドシートの各列に、Acuity Schedulingから取得したどの情報（氏名、メールアドレス、予約日時など）を紐付けるかを任意で設定してください。
■注意事項
- Acuity Scheduling、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する
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■概要
DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignで帳票類の管理を行う方
・帳票作成に活用している方
・契約書に関連する一連の業務を担当している方
2.Google スプレッドシートでデータの管理を行う方
・テーマごとにシートを作成し情報の一元管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の一元管理を円滑に行うためのツールです。
同時にGoogle スプレッドシートに情報を蓄積していくことで、情報の一元管理もスムーズに行うことができます。
しかし、DocuSignで契約が完了するごとにGoogle スプレッドシートの情報も手作業で更新するのは、従業員の能力を最大限に活かすことを妨げることがあります。
チーム全体がコア業務に注力するために作業の手間を省きたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用するとDocuSignで契約が完了したら、自動でGoogle スプレッドシートの登録情報に送信日時を追加します。
自動化によって今まで入力にかかっていた時間を省き、チーム全体が重要な業務を行うことができます。
■注意事項
・DocuSign、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveのファイルを削除する
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■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストのステータス更新に合わせて、Google Drive上の不要なファイルを都度手動で削除する作業に、手間を感じていないでしょうか。この作業は、削除漏れや誤削除といったミスの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されたことをトリガーに、関連するGoogle Drive上のファイルを自動で削除し、ファイル管理における非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとGoogle Driveを用いてファイル管理を行っている方
- 手作業によるファイルの削除業務に手間を感じ、ミスをなくしたいと考えている方
- プロジェクトのステータス変更など、特定の情報更新に応じた整理を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの更新に連動してファイルが自動で削除されるため、これまで手作業に費やしていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 人の手による操作が介在しないため、ファイルの削除漏れや、誤ったファイルを削除してしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のスプレッドシートなどを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルを削除する」アクションを設定します。削除したいファイルは、トリガーで取得した行情報から動的に指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定で、フローボットを起動したいスプレッドシートと、その中の特定のシートを任意で設定してください。
- また、どの列が更新されたかを検知のきっかけとするか、特定の列（セル）を監視対象として指定することも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する
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■概要
定期的な報告業務において、Google スプレッドシートのデータを手作業で集計し、PDFに変換してメール送信する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローは、指定した日時にGoogle スプレッドシートのデータを自動で取得し、PDF化してGmailで送信する一連のプロセスを自動化することで、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートを用いた定期的なデータ集計や報告書作成を行っている方
- 手作業によるPDFへの変換やGmailでのファイル送信に非効率を感じている方
- 定型的な報告業務を自動化し、より重要なコア業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的に処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたデータ取得やPDF作成、メール送信にかかる時間を短縮できます。
- データ取得からメール送信までを自動化することで、手作業によるデータの転記ミスや添付ファイルの送り間違いといったヒューマンエラーのリスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、フローを実行したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、報告に必要なデータが記載されたシートや範囲を指定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータを差し込んでPDF形式の書類を生成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■注意事項
まとめ
HubSpotとGoogle スプレッドシートを連携し、行の削除を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータクレンジング作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぎながら、最新の情報をシート上で管理できます。
これにより、営業担当者やマーケティング担当者は古い情報に惑わされることなく、正確なデータに基づいた迅速なアクションを起こせるようになり、結果として顧客対応の質向上にも繋がるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：自動削除が失敗した場合、エラー通知は届きますか？
A：設定している場合、フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：複数の条件で削除する行を指定できますか？
A：はい、可能です。以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートの「レコードを削除する」アクションで、データベース操作の詳細設定を開き、「＋トリガー条件を追加」をクリックして削除条件を追加します。
たとえば、「取引名がABC株式会社」かつ「ステータスがclosedwon（成約）」のように複数の条件を組み合わせることで、特定の取引のみを正確に削除でき、実務に合わせた柔軟なデータ削除が可能になります。
Q：HubSpot以外のCRM（例：Salesforce）でも同じ自動化は可能ですか？
A：はい、HubSpot以外のCRMやSFAツールとも連携できます。
フローボットで設定しているHubSpotのトリガーアクションを削除し、代わりにSalesforceやkintoneなど目的のアプリを設定してください。
各アプリのアクション項目から適切なトリガーアクションを設定することで、普段利用しているCRMを連携させるフローを構築できます。
基本的なフローボットの作成方法はこちらもご確認ください。
また、各アプリの連携アクションは以下のページからご参照ください。
