.png)
・
Google スプレッドシートで管理しているリストから、不要になった行を一つひとつ手作業で削除していませんか？
「定期的にシートを整理する必要があるけれど、他の業務に追われて後回しになりがち…」
このように、手作業でのデータメンテナンスに手間やストレスを感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、<span class="mark-yellow">CRMのステータスが更新されたタイミングで関連する行を自動で削除したり、特定の条件を満たした古いデータを定期的に一括でクリーンアップできる仕組み</span>があれば、こうした日々の面倒な作業から解放され、より重要な分析業務などに集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入してデータ管理業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートをAPI連携し、シートの行を自動で削除できるテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここからGoogle スプレッドシートをAPI連携し、シートの行を自動で削除するフローを解説していきます！
今回はより具体的な業務例として、HubSpotで取引が指定のステージに更新されたら、Google スプレッドシートの行を削除する方法を紹介します。
Yoomを利用してノーコードで連携していくので、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／HubSpot
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ナビを用意しているので、同じ手順で進めてみてくださいね。
以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
「取引が指定のステージに更新されたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
HubSpotと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてHubSpotで取引を指定のステージに更新しておきましょう。
この取引のステージが更新されたことがトリガーイベントとなり、自動化の起点となります。
今回はテスト用に、以下のとおり「受注」から「成約」へ取引を更新しました。
【更新前ステージ：受注】
【更新後ステージ：成約】
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でHubSpotをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は取引が指定のステージに更新されたこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
パイプライン
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
取引ステージ
更新後の取引ステージを設定しましょう。ここで指定したステージになった場合のみフローが起動します。
こちらも入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択してください。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、HubSpotで特定ステージに更新された取引に関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値を利用して、Google スプレッドシートの該当レコードを削除できます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
いよいよ最後のステップです！
前のステップで取得したHubSpotの値を利用して、Google スプレッドシートのレコードを削除する設定を行いましょう。
「レコードを削除する」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に問題がないか確認しましょう。
事前準備としてHubSpotの内容と連動するGoogle スプレッドシートでレコードを用意しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
スプレッドシートID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
※先ほど事前準備で作成したGoogle スプレッドシートを設定してください。
設定方法については、以下のヘルプページをご確認ください。
シート名
こちらも入力欄をクリックすると連携が有効になっているGoogle スプレッドシートからシートの候補が表示されるので、対象の項目を選択してください。
範囲
削除対象とするセルの範囲を指定します。
Google スプレッドシートの範囲設定の定義については、こちらのヘルプページもご確認ください。
入力が完了したら「次へ」をクリックします。
削除したいレコードの条件
条件として「取引名」「等しい」がデフォルトで設定されています。この設定により、HubSpotから取得した取引名とGoogle スプレッドシート上の値が一致した場合、その行を自動で削除できます。
右の入力欄をクリックすると、前のステップでHubSpotから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でレコードが削除されるか確認しましょう。
テストに成功したらGoogle スプレッドシートの画面を開き、実際に該当レコードが削除されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり削除されていました！
Yoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすると、HubSpotで取引のステータスが更新されたタイミングで、対応するGoogle スプレッドシートの行を自動で削除できるようになります。
実際にHubSpotで取引のステータスを変更し、Google スプレッドシート上の該当行が正しく削除されるかを確認してみましょう。
Google スプレッドシートでの自動化を導入すると、行の追加や更新、データ取得、ファイル管理などの作業を効率化できます。
例えば、シートの行更新をトリガーに別ツールで処理を行うことで、手作業の負荷を軽減し、業務をスムーズに進められます。
HubSpotとGoogle スプレッドシートを連携し、行の削除を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータクレンジング作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぎながら、最新の情報をシート上で管理できます。</span>
これにより、営業担当者やマーケティング担当者は古い情報に惑わされることなく、正確なデータに基づいた迅速なアクションを起こせるようになり、結果として顧客対応の質向上にも繋がるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：自動削除が失敗した場合、エラー通知は届きますか？
A：設定している場合、フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：複数の条件で削除する行を指定できますか？
A：はい、可能です。以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートの「レコードを削除する」アクションで、データベース操作の詳細設定を開き、「＋トリガー条件を追加」をクリックして削除条件を追加します。
たとえば、「取引名がABC株式会社」かつ「ステータスがclosedwon（成約）」のように複数の条件を組み合わせることで、特定の取引のみを正確に削除でき、実務に合わせた柔軟なデータ削除が可能になります。
Q：HubSpot以外のCRM（例：Salesforce）でも同じ自動化は可能ですか？
A：はい、HubSpot以外のCRMやSFAツールとも連携できます。
フローボットで設定しているHubSpotのトリガーアクションを削除し、代わりにSalesforceやkintoneなど目的のアプリを設定してください。
各アプリのアクション項目から適切なトリガーアクションを設定することで、普段利用しているCRMを連携させるフローを構築できます。
基本的なフローボットの作成方法はこちらもご確認ください。
また、各アプリの連携アクションは以下のページからご参照ください。
.webp)
.webp)
