2024/07/05
アプリ同士の連携方法

NotionとGoogle Driveを連携したら、データ管理と情報共有の効率化がアップした!

r.suzuki

目次

ペーパーレス化が進み、NotionやGoogle Driveを使用して業務を行っている企業も多いのではないでしょうか?
でもこの2つのアプリ、連携するともっと効率化するって知っていますか?
今回はNotionとGoogle Driveに焦点を当てて、連携するメリットと連携の設定方法を順を追って紹介していきますね!!

NotionとGoogle Driveを連携するメリット

実際、NotionとGoogle Driveを連携するといいことってなんでしょうか?

1つ目はドキュメント管理の一元化です!

NotionとGoogle Driveと連携することで、ドキュメント管理を一元化できます。
さまざまなプロジェクトの資料やデータをまとめて管理できて、効率的に情報を取得できるようになります。
例えば、Notionのページから直接Google Driveのファイルにアクセスできるようになるので、必要な情報を瞬時に見つけることができます。

2つ目はリアルタイムでの共同作業の実現です。

NotionとGoogle Driveと連携することによって、Notionのレコードがリアルタイムで確認できるようになります。
だからチームメンバー全員がで同じドキュメントに同時にアクセスし、編集できるようになります。
例えば、Notionで議事録を作成しながら、Google Driveでスプレッドシートを参照できるので、リアルタイムで情報を共有しながらミーティングを行うことが可能になります。ミーティングしながら、その場で修正もできるので、情報が抜け落ちることも少なくてとても便利ですよね!

3つ目はバックアップデータの作成です。

NotionとGoogle Driveの連携により、データのバックアップをとっておくことができます。
例えば、Notionで作成したドキュメントがGoogle Driveにバックアップされるため、重要なデータの安全性を確保できます。
万が一、データを消してしまっても復元できます!

NotionとGoogle Driveを連携するとできる業務自動化例

さて、では具体的に自動化できる業務はどんな業務でしょうか?

まず、ファイルの自動同期です!

NotionとGoogle Driveのファイルの自動同期が可能です。
Notionのページに追加したファイルが自動的にGoogle Driveに保存されるので、どのデバイスからでも最新のファイルにアクセスできます。
例えば、出張先でどうしてもあのファイルを確認したい!というときにさっと最新のファイルを確認できます。

また、ドキュメントのバックアップも自動化されます。

Notionで作成したドキュメントが自動的にGoogle Driveにバックアップできます。
Notionの情報を修正しているときに間違えて消しちゃった!ということがあっても、Google Driveに残っているのは安心ですよね!
毎回手動でバックアップを取る必要もないですし、バックアップが少し前のデータだった!ということも防げます。

そしてリアルタイム通知の自動化です。

Google Driveに新しいファイルが追加された際に、Notionでリアルタイムに通知を受け取れます。
そのため、重要な更新情報を見逃すことなく常に把握することができます。
Notionのレコードに関連するスプレッドシートが更新されていることに気が付かず、古い情報で動いていた!なんてことが防げます。

NotionとGoogle Driveの連携フローの作り方

では実際に、NotionとGoogle Driveの連携設定を行っていきましょう!

今回はYoomを使って連携を行います。
Yoomは視覚的にもわかりやすいツールなので、専門的な知識がなくても、連携設定が行えますよ!

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを取得してくださいね。
とっても簡単に始められます!なお、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参考にしてください。

Yoomのアカウントにログインができたら、

1.「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。

2.登録したいアプリ(今回はNotionとGoogle Drive)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。
Notionの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、Google Driveの登録をするというような流れです。

3.登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
NotionとGoogle Driveのアイコンが登録されたか確認をしてください。

それではここから、2つのアプリの連携設定を行いましょう!

【Google Driveにファイルがアップロードされたら、DriveのURLをNotionのデータベースに追加する】というフローを作成していきます。

1.「マイプロジェクト」から「新規作成」をクリック、「はじめからの作成」を選択します。

2.表題はわかりやすくフローの内容を入力して、「特定のアプリイベントが発生したとき」を選択し、Google Driveを選択します。

3.トリガーアクションは「新しくファイルフォルダが作成されたら」を選択し、「次へ」をクリックします。

4.トリガーの起動間隔を選択して、「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」してください。

5.Google Driveの連携で保存したフローの「+」をクリックし、オペレーションタイプの選択から「データベースを操作する」を選択し、Notionをクリックします。

6.実行アクションは「レコードを追加する」を選択して、データベースIDを入力して「次へ」をクリックします。
データベースIDはNotionがマイアプリ登録されていれば、候補から選択することが可能です。

7.追加するレコードの値をを入力します。
先に連携した、Google Driveで取得したアウトプット情報を使用できるので、アウトプットから選択して入力します。
「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」します。

これで【Google Driveにファイルがアップロードされたら、DriveのURLをNotionのデータベースに追加する】というフローの完成です。

8.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

NotionとGoogle Driveの連携フロー応用編

今回連携に使用したYoomですが、実は連携アプリが130以上もあって、様々な業務を効率化することができるんです!

例えば、Google Driveでいうと、メールトリガーを使って【メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Driveに自動で格納する】なんていうフローも作れちゃいます。
メール添付したものがそのまま指定しておいたファイルに格納されるので、手動でのファイル保存作業がなくなります。
契約書をかわすことの多い部門では、今までよりも管理の負担が大幅に削減されますよね!

これ以外にもいろいろなアプリと連携しています。みなさんの業務に当てはまるフローがたくさん作成できます。
テンプレートも参考にして、ぜひ活用してみてください!!

まとめ

NotionとGoogle Driveの連携により、データ管理と情報共有が効率化されました!

ドキュメント管理の一元化やリアルタイムでの共同作業、データバックアップの自動化など、さまざまな業務を効率化できたので、業務全体の生産性が大きく向上しました!!Yoomを利用すれば、ノーコードで簡単に連携が可能です。
Yoomは初心者でもわかりやすいデザインなので、ぜひはじめてみてください!
よく発生するけど、意外と手間!という業務をみつけてどんどん効率化していっちゃいましょう!!

この記事を書いた人
r.suzuki
こうだったらいいなとなにげなく考えていたことがYoomを導入することで、こうも効率化されるのか!と日々感動中。 たくさんの方々とこの感動を共有できたらなと執筆しています。
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