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Boxを活用したファイル管理や情報共有の過程で、
「毎回同じフォルダを作成する」「ファイルがアップロードされたら関係者に通知する」
といった定型業務に時間を取られていませんか？
これらの業務を効率化するにはAPI連携が有効ですが、プログラミングの知識が必要になるため、エンジニアではない担当者にとってはハードルが高く感じられてしまうことも少なくありません。
特に、専門部署がない場合や開発リソースが限られている状況では、自動化の第一歩を踏み出せずに悩むこともあるでしょう。
この記事では、Box APIの基本的な知識から、<span class="mark-yellow">プログラミング不要でBoxと様々なSaaSを連携させる具体的な方法</span>までを、わかりやすく解説します。
ファイル管理、営業活動、プロジェクト管理など、多岐にわたる業務で応用できる自動化の事例を紹介しますので、手作業によるミスや非効率をなくし、より重要なコア業務に集中したいと考えている方は、ぜひ最後までご覧ください！
Yoomには<span class="mark-yellow">Box APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方はこちらから詳細をチェックしてみてください！
Box APIはBoxと外部アプリ（Google、Microsoft、Salesforce、Notionなど）を繋げてデータの受け渡しを行い、Boxを使った業務フローを自動化できるインターフェースです。
※APIはアプリケーション・プログラミング・インタフェース (Application Programming Interface）の略語です。
インターフェースとは簡単に言うと「何か」と「何か」を「繋ぐもの」で、Box APIの場合は「Box」と「外部のアプリ」を繋ぐインターフェースを指します。
また、APIでは大きく分けて以下のような指示を出すことができます。
Box APIでできることをいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにBox APIを使った自動化を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Box APIを活用すると、特定のフォルダへのファイルアップロードを起点として、後続の業務をすべて自動化できます。
以下のテンプレートはアップロードされた契約書をOCRで読み取り、その内容をCRMに自動で登録するといった一連の流れを自動化するため、データ入力の手間やミスを削減できます。
Box APIのフォルダ作成アクションをフローの中に組み込むことで、手動でのフォルダ作成業務をなくせます。
Googleカレンダーで新しいイベントが作成された際に、イベント名に対応したフォルダをBox内に自動で作成するといった連携が可能になり、プロジェクトや案件ごとの情報整理を効率化できるでしょう。
Box APIのフォルダ移動アクションを利用すれば、特定の条件に基づいてフォルダを自動で整理できます。
Asanaでタスクが完了したら、関連するBox内のプロジェクトフォルダを「完了済み」フォルダへ自動で移動させることで、常に整理された状態が保たれ、ファイルを探す手間が省けるでしょう。
Box APIは、無料の個人向けプランから有料の法人向けプランまで、すべてのプランで利用することが可能です。
そのため、まずは無料でAPI連携を試してみることもできます。
ただし、プランによってAPIの利用条件が異なるため、以下の点に注意が必要です。
※詳細はBoxのサービスサイトをご確認ください。
※2025年07月11日時点の情報です。
ここではノーコードツールYoomが用意するテンプレートで、実際の設定方法を用いてBox APIを使った具体的な連携方法を紹介していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
はじめにBox APIとYoomを連携する方法を紹介します。
この設定は初回のみ必要です。
今回は先程ご紹介した「BoxにファイルがアップロードされたらOCRし、 Zoho CRMに連絡先を作成する」というフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
テスト用に、アップロードするPDFファイルをご用意ください。
ここでは例として、下図の名刺PDFを使用します。
Boxと同様に、Zoho CRMのアカウントも連携させていきます。
Zoho CRMも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
OCRを行うにあたって、Boxにアップロードされたファイルをダウンロードします。
OCRを使って、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出しましょう。
※OCRや音声の文字起こしなどのAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまいます、ご注意ください。
チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は他のプランでは制限のあるアプリやAIオペレーションも全て使用できるため、気になる機能をぜひお試しください。
※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
※ OCRの詳しい設定方法は、こちらのヘルプページをご覧ください。
では、抽出したデータを用いてZoho CRMに連絡先を作成しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
指定したフォルダにPDFファイルをアップロードし、そのファイルから抽出されたデータをもとにZoho CRMで連絡先が追加されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
ぜひ、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回紹介した事例以外でも、Yoomではさまざまなサービスとの連携が可能で、それぞれに対応したテンプレートが用意されています。
普段使用しているサービスと連携できるテンプレートを活用して、Boxを使った業務フローを自動化しましょう！
Boxにファイルがアップロードされたら、Outlookでメールを送信する自動化テンプレートでは、ファイルがアップロードされると即座に関係者にメールが届く仕組みを提供します。
これにより、重要なファイルが共有された瞬間に通知が飛び、即時対応が可能になります。
手動でメールを送る手間を省き、迅速な情報共有が実現できるため、チームの協力体制が向上するはずです！
このカテゴリでは、Yoomやkintone、JUST.DB、Google Driveなど、他のアプリで発生したアクションをきっかけにBoxへ自動でフォルダを作成するテンプレートが揃っています。
例えば、Google DriveにPDFファイルが投稿された際に、Boxにも同じファイルを連携させ、Box内にフォルダを自動作成することが可能です。
普段からファイル管理を効率的に行っている業務には最適で、手動でのファイル整理作業を省略し、時間を節約できます！
Box API連携を行うことで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたBoxへのファイルアップロードやフォルダ整理、関係者への共有といった業務が自動化され、手間び削減やヒューマンエラーの防止に繋がります。</span>
担当者がこれらの定型業務から解放されることで、分析や企画といった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化はノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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