【Box API】各種アプリとの連携方法から活用事例まで徹底解説。

Box APIでできること

Box APIは、フォルダやファイル管理の手間を省きたい方におすすめです！
例えば、連携アプリのファイルをBoxに自動格納したり、指定した条件でBoxにフォルダを自動作成したり、Boxにファイルが保存されたことをチャットツールに自動通知したりできます。
しかも、Boxに保存されたファイルをメールに自動添付して送信することもできるんです！

ファイルやフォルダ関連の業務にうんざりしているなら、Box APIの利用は、あなたの救世主になるはずです。
正確で効率的な業務プロセスを実現したいときは、ぜひ導入してみてくださいね！

Box APIの利用をおすすめしたい方

データの変更や更新をすぐに把握したい方
フォルダの自動作成を試してみたい方
メールに添付されたファイルを自動保存したい方
ファイルやフォルダ管理にうんざりしている方

Box APIの利用方法

ここからは、Box APIを実際にどのように使っていくかを解説します。
ノーコードでアプリ連携ができるYoomというサービスを利用すると、簡単に設定できます！

[Yoomとは]

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてくださいね。すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。

BoxをYoomと接続する方法

マイアプリ連携の設定

連携するアプリをYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインいただき、マイアプリの項目から新規接続をクリックしましょう。

Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する「Box」を検索していきます。

検索窓に「Box」と入力して、Boxをクリックします。
そうすると入力画面が表示されるので、ログインをしてください。

Box上での操作については以下のヘルプ記事を参照してください。

＞ヘルプ記事：boxと連携して出来ること
＞ヘルプ記事：テストボタン押下時のエラーメッセージについて
＞ヘルプ記事：URLの記述方法

それぞれの項目の入力が完了したら、追加ボタンをクリックするとマイアプリ登録は完了です。
マイアプリに登録することで、Boxが用意しているあらゆるAPIをYoomから利用することが可能になりました！

Yoomのテンプレートを利用してBox APIをつかいこなそう！

Yoomにはたくさんの「フローボットテンプレート」が用意されており、クリックするだけで、たくさんのフローボットが利用できるようになります。フローボットについては以下の動画で詳しく紹介されています。

ここからは実際の利用シーンやおすすめの職種ごとに用意されているテンプレートを紹介していきます。

Boxを利用して実現できる自動化の例

連携アプリのファイルを自動格納

Boxにファイルを自動で保存したいときってありますよね。
Box APIを使ってさまざまなアプリと連携すると、ファイルを自動格納できるんです。
たとえば、Zoomのミーティング終了後に自動的にレコーディングデータをBoxに保存したり、メールの添付ファイルやチャットツールで共有されたデータをBoxに保存したりできます。
これにより、複数のツールにまたがるファイル管理の手間を大幅に削減できるのではないでしょうか。
また、この自動化は、ファイルの一元管理が実現し、データを探す手間を省きながらセキュリティの向上につながるというメリットもあります！

指定した条件をトリガーにフォルダを自動作成

Box上にフォルダを自動で作成できたら便利ですよね。
Box APIを活用すると、特定の条件をトリガーにしてフォルダを自動作成する仕組みを簡単に構築できます。
たとえば、新しい顧客がCRMに登録されたタイミングで、自動的にBox上に顧客ごとのフォルダを作成することができるんです。
さらに、契約書やレポートなどのサブフォルダも同時に生成すれば、業務開始時の準備にかかる時間を大幅に短縮できますよ。
この仕組みを導入すれば、フォルダの命名規則や階層構造を統一できるので、チーム全体で整理されたファイル管理が実現し、手作業によるミスや抜け漏れも防げます。
さらに、フォルダ作成をほかのシステムやプロセスと連携させれば、業務フローもスムーズに回せそうですね！

ファイルのアップロード時に自動通知

特定のフォルダにファイルがアップロードされたら、自動で通知が届くと便利ですよね。
Box APIを活用すれば、その仕組みを簡単に構築できます。
これにより、チームメンバーや関係者に新しいファイルの追加をスムーズに知らせることができれば、対応の遅れを防ぐこともできるんです。
たとえば、顧客が提出した書類がアップロードされたタイミングで担当者に通知を送れば、すぐに処理を開始できます。通知はメールやチャットツールに送ることができるので、業務に合った方法で情報を共有できますよ。
さらに、ファイルのアップロードをトリガーにして、承認フローや関連タスクを自動的にスタートさせるワークフローを作ることも可能です。この仕組みを導入すれば、業務全体の効率が上がるだけでなく、作業の抜け漏れを防ぎながら生産性の向上にもつながり、情報管理の透明性と効率性を高める方にとって心強い味方になりそうですね！

アップロードされたファイルをメールに添付

特定のフォルダにファイルがアップロードされたら、自動でメールに添付して送れたら便利ですよね。
Box APIを活用すれば、その仕組みを簡単に構築できます。
この機能があれば、クライアントやチームメンバーへの情報共有がスムーズになり、業務の進行もスピーディーになるはずです！
たとえば、顧客が資料を提出したら、担当者にメールで通知し、ファイルを添付して送ることができます。
これなら、ファイルを探してダウンロードし、手動でメールを作成する手間がなくなりますよね。
さらに、Box APIを使えば、メールの内容も柔軟にカスタマイズでき、アップロード者の情報やファイル名、日時などを本文に含めることも可能です。
もし複数のファイルがアップロードされても、自動でまとめて添付できるので、大量のデータを扱う場面でも手作業の負担を減らせます。
この自動化を導入すれば、フォルダを確認して手動でメールを送る手間が省けるので、作業の効率アップが期待できますね！

まとめ

この記事では、Box APIを利用したアプリ連携と実際の自動化例をご紹介しました。
Box APIを用いることで、ファイルの自動格納やファイルのアップロード時に自動通知することができます。
これにより、管理業務にかかる時間を大幅に削減できるので、業務効率を向上させることができるはずです！
記事内でご紹介したテンプレートで気になるものがあれば、簡単に設定できますよ。

Yoomを活用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に導入できるので、今すぐ自動化を体験してみてくださいね！