BoxとYoomの連携イメージ
自動化のアイデア

2025-07-11

【Box API】各種アプリとの連携方法から活用事例まで徹底解説。

k.tsukamoto

Boxを活用したファイル管理や情報共有の過程で、
「毎回同じフォルダを作成する」「ファイルがアップロードされたら関係者に通知する」
といった定型業務に時間を取られていませんか?

これらの業務を効率化するにはAPI連携が有効ですが、プログラミングの知識が必要になるため、エンジニアではない担当者にとってはハードルが高く感じられてしまうことも少なくありません。
特に、専門部署がない場合や開発リソースが限られている状況では、自動化の第一歩を踏み出せずに悩むこともあるでしょう。

この記事では、Box APIの基本的な知識から、<span class="mark-yellow">プログラミング不要でBoxと様々なSaaSを連携させる具体的な方法</span>までを、わかりやすく解説します。

ファイル管理、営業活動、プロジェクト管理など、多岐にわたる業務で応用できる自動化の事例を紹介しますので、手作業によるミスや非効率をなくし、より重要なコア業務に集中したいと考えている方は、ぜひ最後までご覧ください!

とにかく早くBoxのAPIを利用したい方へ

Yoomには<span class="mark-yellow">Box APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方はこちらから詳細をチェックしてみてください!

Box APIとは

Box APIはBoxと外部アプリ(Google、Microsoft、Salesforce、Notionなど)を繋げてデータの受け渡しを行い、Boxを使った業務フローを自動化できるインターフェースです。

※APIはアプリケーション・プログラミング・インタフェース (Application Programming Interface)の略語です。

インターフェースとは簡単に言うと「何か」と「何か」を「繋ぐもの」で、Box APIの場合は「Box」と「外部のアプリ」を繋ぐインターフェースを指します。
また、APIでは大きく分けて以下のような指示を出すことができます。

  • 取得:APIを経由して、データを取得することができます。
  • 追加:APIを経由して、データを追加することができます。
  • 更新:APIを経由して、データを更新することができます。
  • 削除:APIを経由して、データを削除することができます。

Box APIでできること

Box APIでできることをいくつかピックアップしたので、ご覧ください!

気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにBox APIを使った自動化を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください!

フォルダにファイルがアップロードされたら自動で起動する

Box APIを活用すると、特定のフォルダへのファイルアップロードを起点として、後続の業務をすべて自動化できます。
以下のテンプレートはアップロードされた契約書をOCRで読み取り、その内容をCRMに自動で登録するといった一連の流れを自動化するため、データ入力の手間やミスを削減できます。

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フォルダを自動で作成する

Box APIのフォルダ作成アクションをフローの中に組み込むことで、手動でのフォルダ作成業務をなくせます。
Googleカレンダーで新しいイベントが作成された際に、イベント名に対応したフォルダをBox内に自動で作成するといった連携が可能になり、プロジェクトや案件ごとの情報整理を効率化できるでしょう。

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フォルダを自動で移動する

Box APIのフォルダ移動アクションを利用すれば、特定の条件に基づいてフォルダを自動で整理できます。
Asanaでタスクが完了したら、関連するBox内のプロジェクトフォルダを「完了済み」フォルダへ自動で移動させることで、常に整理された状態が保たれ、ファイルを探す手間が省けるでしょう。

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Box APIの利用料金と注意点

Box APIは、無料の個人向けプランから有料の法人向けプランまで、すべてのプランで利用することが可能です。
そのため、まずは無料でAPI連携を試してみることもできます。

ただし、プランによってAPIの利用条件が異なるため、以下の点に注意が必要です。

  • APIのレート制限:Boxでは、サーバーへの負荷を分散させるために、APIリクエストの回数に上限(レート制限)を設けています。例えば、一般的なAPI呼び出しは1ユーザーあたり1分間に1,000回までといった制限があり、この上限は基本的にどのプランでも共通ですが、大量のリクエストを必要とする場合は注意が必要です。制限を超えると一時的にAPIが利用できなくなるため、大規模な連携を検討している場合は、Boxの仕様を事前に確認することをおすすめします。
  • 商用利用:無料プランでのAPI利用は可能ですが、商用目的での利用には制限があります。ビジネスで本格的に活用する場合は、Businessプラン以上の有料プランへのアップグレードが必要です。

※詳細はBoxのサービスサイトをご確認ください。
※2025年07月11日時点の情報です。

実際に連携してみた!

ここではノーコードツールYoomが用意するテンプレートで、実際の設定方法を用いてBox APIを使った具体的な連携方法を紹介していきます!
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

Box APIとの連携方法

はじめにBox APIとYoomを連携する方法を紹介します。
この設定は初回のみ必要です。

  1. Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
  2. マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
  1. アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名(ここではBox)を検索して選択。
  1. 連携させるアカウントでログイン。
  1. YoomからBoxへのアクセス権限を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリック。

  1. アカウント連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。Boxが追加されていれば、連携は完了です。

今回は先程ご紹介した「BoxにファイルがアップロードされたらOCRし、 Zoho CRMに連絡先を作成する」というフローボットを作成していきます!
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

  • Zoho CRMとYoomの連携
  • テンプレートのコピー
  • トリガーとなるフォルダと各アクション(ファイル取得・OCR・連絡先作成)の設定
  • フロー稼働の準備
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※ 事前準備

テスト用に、アップロードするPDFファイルをご用意ください。
ここでは例として、下図の名刺PDFを使用します。

ステップ1:Zoho CRMとYoomの連携

Boxと同様に、Zoho CRMのアカウントも連携させていきます。

  1. アプリ一覧画面でZoho CRMを検索して選択。
  1. 画面の案内に従って「ドメインURL」を設定します。
  2. 「追加」をクリック。
  1. Zohoのサインイン画面が表示されます。
    Zoho CRMを運用しているアカウントでログインしてください。
  1. YoomからZohoアカウントへのアクセス権限が表示されます。
    内容を確認し、「承認する」をクリック。
  1. マイアプリ画面に戻ります。

Zoho CRMも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。

ステップ2:テンプレートのコピー

Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

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そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面(フローボット)が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。

ステップ3:トリガーとなるフォルダの設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。

  1. Boxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリック。
  1. 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
    アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
  2. 連携アカウントとアクションを確認して、「次へ」をクリック。
  1. 先ずは対象フォルダにWebhookを作成します。
    「フォルダのコンテンツID」にトリガーとして設定したいフォルダのコンテンツIDを設定。
    コンテンツIDはBoxの対象フォルダURL(folder/{{ID部分}}/)で確認できます。
  2. 「テスト」をクリック。
  1. テストに成功すると、指定したフォルダにWebhookが作成されます。
    ※ 既にWebhookが作成されている場合はテストに失敗します。
  2. 「次へ」をクリック。
  1. Boxの指定したフォルダに、事前準備で用意したテスト用のファイルをアップロード。
  1. 「テスト」をクリック。
  1. テストに成功すると、「取得した値」にファイルの情報が追加されます。
    これらの値は、以降のアクションで変数(フローが稼働する度に変わる値)として使用できるようになります。
    詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
  1. 手順8でアップロードしたファイルが取得されていることを確認し、「保存する」をクリック。
    トリガーアクションの設定が完了し、フロー画面に戻ります。

ステップ4:ファイルのダウンロード

OCRを行うにあたって、Boxにアップロードされたファイルをダウンロードします。

  1. Boxの「ファイルをダウンロード」をクリック。
  1. 適宜「タイトル」を変更。
  2. 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
  1. 「コンテンツID」にはデフォルトで、ステップ3で取得したファイルのコンテンツIDが設定されています。
  1. 変更は行わず、「テスト」をクリック。
  2. テストに成功すると、対象のファイルがダウンロードされます。
    この時、ダウンロードされたファイルの名前は「Untitled」で固定されるため、正しいファイルであるかを確認する場合は「ダウンロード」をお試しください。
  1. 「保存する」をクリック。

ステップ5:フロー稼働の準備

OCRを使って、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出しましょう。

※OCRや音声の文字起こしなどのAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまいます、ご注意ください。
チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は他のプランでは制限のあるアプリやAIオペレーションも全て使用できるため、気になる機能をぜひお試しください。

  1. AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
  1. 適宜「タイトル」を変更。
  2. 目的に応じて「アクション」をプルダウンから選択。読み取る対象や文字数によって消費するタスク数が変わります。

※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

  1. 「次へ」をクリック。
  2. OCRの対象となるファイルを設定する「ファイルの添付方法」には、デフォルトで「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」が設定されています。
    これがステップ4で取得したファイルになりますので、変更は必要ありません。
  3. 「抽出したい項目」に、連絡先作成で使用する項目を設定。
    「姓,名,メールアドレス,電話番号,役職」などと設定することで、テキストを部分的に抽出することが可能です。
  4. 「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択。
    AIモデルの違いはこちらのヘルプページで説明されています。
  5. 読み取るファイルの「言語」を「日本語」「英語」から選択。
  6. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

※ OCRの詳しい設定方法は、こちらのヘルプページをご覧ください。

  1. テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目の値がファイルから抽出され、「取得した値」に追加されます。
    ※ 期待する値が抽出されていない場合には、「使用するAI」を変更して再度お試しください。
  1. 「保存する」をクリック。

ステップ6:連絡先の作成

では、抽出したデータを用いてZoho CRMに連絡先を作成しましょう。

  1. Zoho CRMの「連絡先を作成」をクリック。
  1. 適宜「タイトル」を変更。
  2. 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
  1. 「Zohoドメイン」はアカウント連携時に設定したものと同一のドメインにしてください。
  2. 各項目に名刺PDFから抽出したデータを設定していきましょう。
    入力欄クリック時に表示されるOCRアクションのメニューから、対応する項目を選択してください。
  1. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
  1. テストに成功すると、Zoho CRMに新しい連絡先が作成されます。
    ※ 作成される連絡先の例
  1. 期待通りの連絡先であることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ7:フロー稼働の準備

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました!」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
指定したフォルダにPDFファイルをアップロードし、そのファイルから抽出されたデータをもとにZoho CRMで連絡先が追加されていれば成功です。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます!
ぜひ、Yoomの便利な機能をお試しください。

Box APIを活用した自動化の例

今回紹介した事例以外でも、Yoomではさまざまなサービスとの連携が可能で、それぞれに対応したテンプレートが用意されています。
普段使用しているサービスと連携できるテンプレートを活用して、Boxを使った業務フローを自動化しましょう!

Boxをトリガーとして活用するテンプレート

Boxにファイルがアップロードされたら、Outlookでメールを送信する自動化テンプレートでは、ファイルがアップロードされると即座に関係者にメールが届く仕組みを提供します。
これにより、重要なファイルが共有された瞬間に通知が飛び、即時対応が可能になります。

手動でメールを送る手間を省き、迅速な情報共有が実現できるため、チームの協力体制が向上するはずです!

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Boxをフロー内のアクションとして使うテンプレート

このカテゴリでは、Yoomやkintone、JUST.DB、Google Driveなど、他のアプリで発生したアクションをきっかけにBoxへ自動でフォルダを作成するテンプレートが揃っています。
例えば、Google DriveにPDFファイルが投稿された際に、Boxにも同じファイルを連携させ、Box内にフォルダを自動作成することが可能です。

普段からファイル管理を効率的に行っている業務には最適で、手動でのファイル整理作業を省略し、時間を節約できます!

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まとめ

Box API連携を行うことで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたBoxへのファイルアップロードやフォルダ整理、関係者への共有といった業務が自動化され、手間び削減やヒューマンエラーの防止に繋がります。</span>

担当者がこれらの定型業務から解放されることで、分析や企画といった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。

今回ご紹介したような業務自動化はノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください!

この記事を書いた人
k.tsukamoto
システムエンジニアとして4年間勤務。当時は毎日Excelに手入力する勤怠管理や、領収書のデータ化作業に悩まされていたため、Yoomにもっと早く出会いたかったです。まだまだYoomは使い始めたばかりですが、皆様の「自動化できたらいいな」を叶えるための情報をお伝えしていきます!
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