【Box API】各種アプリとの連携方法から活用事例まで徹底解説。

BoxにファイルがアップロードされたらOCRし、 Zoho CRMに連絡先を作成する

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■概要
Boxに保存した名刺や顧客情報を、手作業でZoho CRMに転記する業務に手間を感じていませんか。この単純作業は時間を要するだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。
このワークフローは、BoxのAPIを活用した連携を通じて、指定したフォルダにファイルがアップロードされると、OCR機能が自動でテキストを抽出し、その情報を基にZoho CRMへ新しい連絡先を作成します。
この一連の流れを自動化し、顧客情報の管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとZoho CRMを併用し、名刺などの顧客情報を手動で入力している営業担当者の方
・Box apiの活用も視野に入れ、書類管理から顧客登録までを自動化したいと考えている方
・紙媒体で受け取った情報をデータ化し、CRMへの登録を効率化したいと考えているチームの方

■注意事項
・Box、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Boxを活用したファイル管理や情報共有の過程で、「毎回同じフォルダを作成する」「ファイルがアップロードされたら関係者に通知する」といった定型業務に時間を取られていませんか？これらの業務を効率化するにはAPI連携が有効ですが、プログラミングの知識が必要になるため、エンジニアではない担当者にとってはハードルが高く感じられてしまうことも少なくありません。特に、専門部署がない場合や開発リソースが限られている状況では、自動化の第一歩を踏み出せずに悩むこともあるでしょう。

この記事では、Box APIの基本的な知識から、プログラミング不要でBoxと様々なSaaSを連携させる具体的な方法までを、わかりやすく解説します。ファイル管理、営業活動、プロジェクト管理など、多岐にわたる業務で応用できる自動化の事例を紹介しますので、手作業によるミスや非効率をなくし、より重要なコア業務に集中したいと考えている方は、ぜひ最後までご覧ください！

BoxとZoho CRMを活用したすぐに試せる自動化テンプレート集はこちら

OCRを使った便利な自動化テンプレート

BoxにファイルがアップロードされたらOCRし、 Zoho CRMに連絡先を作成する

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■概要
Boxに保存した名刺や顧客情報を、手作業でZoho CRMに転記する業務に手間を感じていませんか。この単純作業は時間を要するだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。
このワークフローは、BoxのAPIを活用した連携を通じて、指定したフォルダにファイルがアップロードされると、OCR機能が自動でテキストを抽出し、その情報を基にZoho CRMへ新しい連絡先を作成します。
この一連の流れを自動化し、顧客情報の管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとZoho CRMを併用し、名刺などの顧客情報を手動で入力している営業担当者の方
・Box apiの活用も視野に入れ、書類管理から顧客登録までを自動化したいと考えている方
・紙媒体で受け取った情報をデータ化し、CRMへの登録を効率化したいと考えているチームの方

■注意事項
・Box、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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登録を自動化する便利なテンプレート

Zoho CRMで取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成する

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Zoho CRMで取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。

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とにかく早くBoxのAPIを利用したい方へ

YoomにはBox APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方はこちらから詳細をチェックしてみてください！

Box APIとは

Box APIはBoxと外部アプリ（Google、Microsoft、Salesforce、Notionなど）を繋げてデータの受け渡しを行い、Boxを使った業務フローを自動化できるインターフェースです。

※APIはアプリケーション・プログラミング・インタフェース (Application Programming Interface）の略語です。

インターフェースとは簡単に言うと「何か」と「何か」を「繋ぐもの」で、Box APIの場合は「Box」と「外部のアプリ」を繋ぐインターフェースを指します。
また、APIでは大きく分けて以下のような指示を出すことができます。

• 取得：APIを経由して、データを取得することができます。
• 追加：APIを経由して、データを追加することができます。
• 更新：APIを経由して、データを更新することができます。
• 削除：APIを経由して、データを削除することができます。

Box APIでできること

Box APIでできることをいくつかピックアップしたので、ご覧ください！

気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにBox APIを使った自動化を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！

フォルダにファイルがアップロードされたら自動で起動する

Box APIを活用すると、特定のフォルダへのファイルアップロードを起点として、後続の業務をすべて自動化できます。
以下のテンプレートはアップロードされた契約書をOCRで読み取り、その内容をCRMに自動で登録するといった一連の流れを自動化するため、データ入力の手間やミスを削減できます。

BoxにファイルがアップロードされたらOCRし、 Zoho CRMに連絡先を作成する

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■概要
Boxに保存した名刺や顧客情報を、手作業でZoho CRMに転記する業務に手間を感じていませんか。この単純作業は時間を要するだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。
このワークフローは、BoxのAPIを活用した連携を通じて、指定したフォルダにファイルがアップロードされると、OCR機能が自動でテキストを抽出し、その情報を基にZoho CRMへ新しい連絡先を作成します。
この一連の流れを自動化し、顧客情報の管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとZoho CRMを併用し、名刺などの顧客情報を手動で入力している営業担当者の方
・Box apiの活用も視野に入れ、書類管理から顧客登録までを自動化したいと考えている方
・紙媒体で受け取った情報をデータ化し、CRMへの登録を効率化したいと考えているチームの方

■注意事項
・Box、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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フォルダを自動で作成する

Box APIのフォルダ作成アクションをフローの中に組み込むことで、手動でのフォルダ作成業務をなくせるはずですはずです。
Googleカレンダーで新しいイベントが作成された際に、イベント名に対応したフォルダをBox内に自動で作成するといった連携が可能になり、プロジェクトや案件ごとの情報整理を効率化できるでしょう。

Googleカレンダーで予定が作成されたら、Boxにフォルダを作成する

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■概要
Googleカレンダーに新しい予定を追加するたびに、Boxに手動で関連フォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成忘れや命名ミスも起こりがちです。
このワークフローは、そうした課題を解決します。Googleカレンダーの予定作成をトリガーに、Boxへ自動でフォルダが作成されるため、手作業は不要になります。
BoxのAPIを利用した連携を、ノーコードで簡単に実現し、業務の正確性と効率を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとBoxを連携させ、予定とファイル管理を効率化したいと考えている方
・BoxのAPIを活用した業務自動化を、プログラミングの知識なしで実現したい担当者の方
・手作業によるフォルダ作成での作成漏れや、命名規則のミスを防止したい方

■注意事項
・Googleカレンダー、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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フォルダを自動で移動する

Box APIのフォルダ移動アクションを利用すれば、特定の条件に基づいてフォルダを自動で整理できます。
Asanaでタスクが完了したら、関連するBox内のプロジェクトフォルダを「完了済み」フォルダへ自動で移動させることで、常に整理された状態が保たれ、ファイルを探す手間が省けるでしょう。

Asanaのプロジェクトでタスクが完了したら、Boxのフォルダをアーカイブに移動する

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■概要
Asanaでのプロジェクト管理とBoxでのファイル管理を連携できず、プロジェクト完了後のファイル整理が手作業になっていませんか。
完了したプロジェクトのフォルダを手作業でアーカイブするのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなります。
このワークフローは、BoxのAPI連携などを意識することなく、Asanaのタスク完了をきっかけに、関連するBoxフォルダを自動でアーカイブします。
ファイル整理の手間を解消し、常に整理されたストレージ環境を維持します。

■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとBoxを併用し、プロジェクト完了後のファイル整理に手間を感じている方
・BoxのAPIを利用したフォルダ管理の自動化を、ノーコードで実現したいと考えている方
・プロジェクト管理とファイルストレージの連携を強化し、業務を効率化したい方

■注意事項
・Asana、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Box APIの利用料金と注意点

Box APIは、無料の個人向けプランから有料の法人向けプランまで、すべてのプランで利用することが可能です。
そのため、まずは無料でAPI連携を試してみることもできます。

ただし、プランによってAPIの利用条件が異なるため、以下の点に注意が必要です。

• APIのレート制限：Boxでは、サーバーへの負荷を分散させるために、APIリクエストの回数に上限（レート制限）を設けています。例えば、一般的なAPI呼び出しは1ユーザーあたり1分間に1,000回までといった制限があり、この上限は基本的にどのプランでも共通ですが、大量のリクエストを必要とする場合は注意が必要です。制限を超えると一時的にAPIが利用できなくなるため、大規模な連携を検討している場合は、Boxの仕様を事前に確認することをおすすめします。
• 商用利用：無料プランでのAPI利用は可能ですが、商用目的での利用には制限があります。ビジネスで本格的に活用する場合は、Businessプラン以上の有料プランへのアップグレードが必要です。

※詳細はBoxのサービスサイトをご確認ください。
※2025年07月11日時点の情報です。

実際に連携してみた！

ここではノーコードツールYoomが用意するテンプレートで、実際の設定方法を用いてBox APIを使った具体的な連携方法を紹介していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

Box APIとの連携方法

はじめにBox APIとYoomを連携する方法を紹介します。
この設定は初回のみ必要です。

1. Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
2. マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。

1. アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではBox）を検索して選択。

1. 連携させるアカウントでログイン。

1. YoomからBoxへのアクセス権限を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリック。

1. アカウント連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。Boxが追加されていれば、連携は完了です。

今回は先程ご紹介した「BoxにファイルがアップロードされたらOCRし、 Zoho CRMに連絡先を作成する」というフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• Zoho CRMとYoomの連携
• テンプレートのコピー
• トリガーとなるフォルダと各アクション（ファイル取得・OCR・連絡先作成）の設定
• フロー稼働の準備

BoxにファイルがアップロードされたらOCRし、 Zoho CRMに連絡先を作成する

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■概要
Boxに保存した名刺や顧客情報を、手作業でZoho CRMに転記する業務に手間を感じていませんか。この単純作業は時間を要するだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。
このワークフローは、BoxのAPIを活用した連携を通じて、指定したフォルダにファイルがアップロードされると、OCR機能が自動でテキストを抽出し、その情報を基にZoho CRMへ新しい連絡先を作成します。
この一連の流れを自動化し、顧客情報の管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとZoho CRMを併用し、名刺などの顧客情報を手動で入力している営業担当者の方
・Box apiの活用も視野に入れ、書類管理から顧客登録までを自動化したいと考えている方
・紙媒体で受け取った情報をデータ化し、CRMへの登録を効率化したいと考えているチームの方

■注意事項
・Box、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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※ 事前準備

テスト用に、アップロードするPDFファイルをご用意ください。
ここでは例として、下図の名刺PDFを使用します。

ステップ1：Zoho CRMとYoomの連携

Boxと同様に、Zoho CRMのアカウントも連携させていきます。

1. アプリ一覧画面でZoho CRMを検索して選択。

1. 画面の案内に従って「ドメインURL」を設定します。
2. 「追加」をクリック。

1. Zohoのサインイン画面が表示されます。
   Zoho CRMを運用しているアカウントでログインしてください。

1. YoomからZohoアカウントへのアクセス権限が表示されます。
   内容を確認し、「承認する」をクリック。

1. マイアプリ画面に戻ります。

Zoho CRMも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

BoxにファイルがアップロードされたらOCRし、 Zoho CRMに連絡先を作成する

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■概要
Boxに保存した名刺や顧客情報を、手作業でZoho CRMに転記する業務に手間を感じていませんか。この単純作業は時間を要するだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。
このワークフローは、BoxのAPIを活用した連携を通じて、指定したフォルダにファイルがアップロードされると、OCR機能が自動でテキストを抽出し、その情報を基にZoho CRMへ新しい連絡先を作成します。
この一連の流れを自動化し、顧客情報の管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとZoho CRMを併用し、名刺などの顧客情報を手動で入力している営業担当者の方
・Box apiの活用も視野に入れ、書類管理から顧客登録までを自動化したいと考えている方
・紙媒体で受け取った情報をデータ化し、CRMへの登録を効率化したいと考えているチームの方

■注意事項
・Box、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。

ステップ3：トリガーとなるフォルダの設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。

1. Boxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリック。

1. 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
   アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
2. 連携アカウントとアクションを確認して、「次へ」をクリック。

1. 先ずは対象フォルダにWebhookを作成します。
   「フォルダのコンテンツID」にトリガーとして設定したいフォルダのコンテンツIDを設定。
   コンテンツIDはBoxの対象フォルダURL（folder/{{ID部分}}/）で確認できます。
2. 「テスト」をクリック。

1. テストに成功すると、指定したフォルダにWebhookが作成されます。
   ※ 既にWebhookが作成されている場合はテストに失敗します。
2. 「次へ」をクリック。

1. Boxの指定したフォルダに、事前準備で用意したテスト用のファイルをアップロード。

1. 「テスト」をクリック。

1. テストに成功すると、「取得した値」にファイルの情報が追加されます。
   これらの値は、以降のアクションで変数（フローが稼働する度に変わる値）として使用できるようになります。
   詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

1. 手順8でアップロードしたファイルが取得されていることを確認し、「保存する」をクリック。
   トリガーアクションの設定が完了し、フロー画面に戻ります。

ステップ4：ファイルのダウンロード

OCRを行うにあたって、Boxにアップロードされたファイルをダウンロードします。

1. Boxの「ファイルをダウンロード」をクリック。

1. 適宜「タイトル」を変更。
2. 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。

1. 「コンテンツID」にはデフォルトで、ステップ3で取得したファイルのコンテンツIDが設定されています。

1. 変更は行わず、「テスト」をクリック。
2. テストに成功すると、対象のファイルがダウンロードされます。
   この時、ダウンロードされたファイルの名前は「Untitled」で固定されるため、正しいファイルであるかを確認する場合は「ダウンロード」をお試しください。

1. 「保存する」をクリック。

ステップ5：フロー稼働の準備

OCRを使って、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出しましょう。

※OCRや音声の文字起こしなどのAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまいます、ご注意ください。
チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は他のプランでは制限のあるアプリやAIオペレーションも全て使用できるため、気になる機能をぜひお試しください。

1. AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。

1. 適宜「タイトル」を変更。
2. 目的に応じて「アクション」をプルダウンから選択。読み取る対象や文字数によって消費するタスク数が変わります。

※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

1. 「次へ」をクリック。
2. OCRの対象となるファイルを設定する「ファイルの添付方法」には、デフォルトで「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」が設定されています。
   これがステップ4で取得したファイルになりますので、変更は必要ありません。
3. 「抽出したい項目」に、連絡先作成で使用する項目を設定。
   「姓,名,メールアドレス,電話番号,役職」などと設定することで、テキストを部分的に抽出することが可能です。
4. 「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択。
   AIモデルの違いはこちらのヘルプページで説明されています。
5. 読み取るファイルの「言語」を「日本語」「英語」から選択。
6. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

※ OCRの詳しい設定方法は、こちらのヘルプページをご覧ください。

1. テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目の値がファイルから抽出され、「取得した値」に追加されます。
   ※ 期待する値が抽出されていない場合には、「使用するAI」を変更して再度お試しください。

1. 「保存する」をクリック。

ステップ6：連絡先の作成

では、抽出したデータを用いてZoho CRMに連絡先を作成しましょう。

1. Zoho CRMの「連絡先を作成」をクリック。

1. 適宜「タイトル」を変更。
2. 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。

1. 「Zohoドメイン」はアカウント連携時に設定したものと同一のドメインにしてください。
2. 各項目に名刺PDFから抽出したデータを設定していきましょう。
   入力欄クリック時に表示されるOCRアクションのメニューから、対応する項目を選択してください。

1. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

1. テストに成功すると、Zoho CRMに新しい連絡先が作成されます。
   ※ 作成される連絡先の例

1. 期待通りの連絡先であることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ7：フロー稼働の準備

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
指定したフォルダにPDFファイルをアップロードし、そのファイルから抽出されたデータをもとにZoho CRMで連絡先が追加されていれば成功です。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
ぜひ、Yoomの便利な機能をお試しください。

BoxやZoho CRMを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもBoxやZoho CRMのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

Boxを活用した自動化例

画像や音声などのファイルがアップロードされたタイミングで、AIと連携し、読み取りなどが可能です。
また、SlackやGoogle スプレッドシートなど他ツールへの転送も可能で、保存・通知・整理を一元化できます。

Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する

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■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」ワークフローは、ファイル管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに新しくアップロードされたドキュメントを自動でOCR処理し、内容をNotionに転記することで、手作業の入力を減らし、情報の一元管理を実現します。
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■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用しており、ファイル管理に時間を取られている方
・Notionを活用して情報を整理・共有しているチームや個人
・OCRを活用して紙ベースの資料をデジタルデータ化したいと考えている方
・業務の自動化を進め、生産性向上を目指しているビジネスパーソン
・手動でのデータ入力に伴うミスを減らし、正確な情報管理を望む方

■注意事項
・Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する

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■概要
「Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する」ワークフローは、Boxへのファイル追加をトリガーに自動的にOutlookで通知メールを送信します。これにより、ファイル共有の際の手動メール送信を省き、迅速かつ確実な情報共有を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとOutlookを日常的に使用しており、ファイル共有時に自動通知を導入したい方
・プロジェクトチーム内でのファイル管理と情報共有を効率化したいリーダー
・手動でのメール送信作業を削減し、業務の自動化を図りたいビジネスパーソン
・情報共有のタイミングを逃さず、チーム全体の連携を強化したい方

■注意事項
・Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailでメールを送付する

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Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。

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Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する

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■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル内容を、目視で確認し転記する作業は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Boxにファイルが追加されると自動でOCRが文字情報を読み取り、指定のGoogle スプレッドシートにデータを追加できます。手作業による転記作業をなくし、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保存したファイルの内容をGoogle スプレッドシートへ手入力している方
・請求書などの帳票処理における、目視での確認や転記作業を効率化したい方
・OCRを活用したデータ入力の自動化によって、DX推進を検討している方

■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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指定日時にBoxのファイル情報を取得してSlackに通知する

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■概要
「指定日時にBoxのファイル情報を取得してSlackに通知する」ワークフローは、BoxとSlackの連携を活用して、特定フォルダ内のファイル情報を自動的にチームに共有する業務ワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用しており、ファイル管理を効率化したい方
・Slackでのチームコミュニケーションを活発に行っている方
・定期的なファイル情報の共有を自動化したいプロジェクトマネージャー
・業務の透明性を高め、情報共有の手間を減らしたい経営者

■注意事項
・Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。

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Zoho CRMを活用した自動化例

Zoho CRMの情報をAPI経由で取得し、他のSaaSへ連携することで、情報を自動登録したりすることができます。
また、Zoho CRMの取引先情報や商談情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。

Slackにファイルが投稿されたらAIで内容を読み取り、Zoho CRMに見込み客を登録後Slackに通知する

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Slackに名刺のファイルが投稿されたらAIで内容を読み取り、Zoho CRM（zoho_crm_oauth）に連携して見込み客を登録後Slackに通知するフローです。

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Zoho CRMに見込み客が登録されたら、Microsoft Teamsにメッセージを通知する

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Zoho CRMに新規見込み客が登録されたら、Microsoft Teamsに連携して指定のチャンネルにメッセージを通知するフローです。

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Outlookで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録する

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Outlookで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録するフローです。

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Zendeskでチケットが作成されたらZoho CRMに見込み客を登録する

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■概要
Zendeskでチケットが作成されたらZoho CRMに見込み客を登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・顧客対応をZendeskで行い、Zoho CRMで営業活動を管理している企業の方
・Zendeskの問い合わせデータを営業活動で使用したいと考えている方
・カスタマーサポートチームとセールスチームの情報共有の効率改善を目指している方
・リード情報の登録ミスや漏れの発生を抑え、営業機会の損失を防ぎたい営業マネージャー


■注意事項
・Zendesk、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
・「分岐する」オペレーションはミニプラン以上、Zendeskとの連携はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
　その他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
　無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zendeskから取得した名前データは、姓と名に分かれていないため、Zoho CRMの姓の欄に一括して反映する形になります。
　ただし、AIオペレーションの抽出機能を利用することで、名前を姓と名に分割できる場合があります。

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Zoho CRMでタスクが登録されたらGitHubに追加する

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Zoho CRMでタスクが登録されたらGitHubに追加するフローです。

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まとめ

Box API連携を行うことで、これまで手作業で行っていたBoxへのファイルアップロードやフォルダ整理、関係者への共有といった業務が自動化され、手間削減やヒューマンエラーの防止に繋がります。

担当者がこれらの定型業務から解放されることで、分析や企画といった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。

今回ご紹介したような業務自動化はノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！