ノーコードで手軽に始めるBoxのAPIを利用した業務自動化
クラウドストレージサービスは、オンライン上でファイルの保存と共有ができるサービスです。コロナ禍以降のリモートワークの浸透に後押しされ、クラウドストレージサービスの利用は増加傾向にあります。そんなクラウドストレージサービスの中でも、Boxは世界中で広く利用されています。Boxは一定以上のプランで保存容量が無制限となっており、上限を気にして保存先を分けたり保存ファイル数を調整したりする必要がありません。また、アクセス権限を7段階まで設定することができるため、閲覧者や編集者を限定し情報漏洩などのリスク低減につながります。
Boxと他アプリの連携するとより便利に活用することができます。指定した名称設定でのフォルダ作成やファイルのアップロードを自動化したり、ファイル保存時に自動で通知を送信したりすることができます。ノーコードツールを利用すれば、連携も自動化も専門知識なしで簡単に行うことが可能です。そこで今回はノーコードツール「Yoom」を使ったBoxと他アプリの連携による業務の自動化例をご紹介します！ぜひYoomに登録してファイル管理に関する業務フローを自動化してみてください。
Boxを活用したすぐに試せる自動化テンプレート集はこちら
2つのアプリを連携する便利な自動化テンプレート
Salesforceで新規に取引先が作成されたらBoxにフォルダを生成し、フォルダの情報をSalesforceに保存する
試してみる
■概要
Salesforceで新規に取引先が作成された際に、Boxに自動でフォルダを生成しそのフォルダの情報をSalesforceに保存するワークフローです。
これにより、取引先ごとの資料管理を効率化し業務の自動化を実現します。また、手作業によるフォルダ作成やデータ管理の負担を軽減し、正確で一元化された情報を維持することができます。
特に、営業チームや管理部門にとってドキュメントの共有や整理がシンプルになり業務全体の効率向上につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用して取引先管理を効率化したい営業担当者の方
・Boxでドキュメント管理を行っており、自動化を検討しているチームリーダーの方
・SalesforceとBoxの連携により業務ワークフローを自動化したいIT担当者の方
・業務の手動処理を減らし、効率を向上させたい経営者の方
・取引先ごとのフォルダ管理が煩雑になっており、整理を自動化したい方
■注意事項
・Salesforce、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Gmailで受信した添付ファイルをBoxに保存する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した添付ファイルをBoxに保存する」ワークフローは、Gmailで受信したメールの添付ファイルを自動的にBoxに保存し、ファイル管理の手間を削減する業務ワークフローです。
毎日大量のメールを受け取る中で、添付ファイルを一つずつ手動で保存するのは時間がかかります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルが自動的にBoxに保存され、効率的なファイル管理が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多くの添付ファイルを受信し、手動での管理に時間を取られている方
・Boxを利用してファイルを一元管理しているが、Gmailからのファイル保存を自動化したい方
・日常的に大量のメールと添付ファイルを扱うビジネスプロフェッショナルの方
・チーム内でのファイル共有をスムーズに行いたいプロジェクトマネージャーの方
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
転送を自動化する便利なテンプレート
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードするフローです。
指定したスケジュールになったら特定のWebサイトからCSVをダウンロードしBoxにアップロードする
試してみる
指定したスケジュールになったら特定のWebサイトからCSVをダウンロードしBoxにアップロードするフローです。
DropboxにアップロードされたファイルをBoxへ転送する
試してみる
■概要
DropboxとBoxの両方でファイルを管理する際、手作業での転送に手間を感じていませんか？特にチームでの共同作業ではファイルの置き忘れや転送ミスが業務の遅延に繋がることもあります。このワークフローは、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されると、自動的にBoxへ転送する処理を実現し手作業によるファイルの移動やコピーの手間を省き、ファイル管理の効率化をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとBoxを併用し、ファイルの手動転送に課題を感じている方
・複数ツール間でのファイル管理を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるファイルの転送漏れや、バージョンの不整合を防ぎたい方
■注意事項
・Dropbox、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
通知を自動化する便利なテンプレート
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知する
試してみる
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
登録を自動化する便利なテンプレート
■概要
毎月月初にBoxでフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Boxを業務で使用している方
・ファイルやフォルダの管理をBoxで行っている方
・共同作業でBoxを利用しているチーム
・フォルダの作成を自動化しフォルダ名称を統一して管理したい方
・毎月のフォルダ作成を手動で行っている方
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
更新を自動化する便利なテンプレート
Boxでファイルがアップロードされたらファイル名を変更する
試してみる
Boxでファイルがアップロードされたらファイル名を変更するフローです。
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
OCRを使った便利な自動化テンプレート
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Boxに自動保存する
試してみる
■概要
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Boxに自動保存するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailの添付ファイルをBoxで仕分けして管理している方
・添付ファイルの確認作業やBoxへのファイル保存を効率化したい方
・Boxへの添付ファイルの保存作業の漏れを防止したい方
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
音声文字起こしを使った便利な自動化テンプレート
Zoom会議が終了したら文字起こしと要約を行い、PDFを発行してBoxに保存する
試してみる
■概要
「Zoom会議が終了したら文字起こしと要約を行い、PDFを発行してBoxに保存する」ワークフローは、指定されたZoom会議終了後に録音内容を自動的に文字起こしし、その内容を要約してPDF形式にまとめ、Boxに保存する仕組みです。
会議終了後、会話内容を整理し、要点をまとめることで、会議の内容を素早く確認できるようになります。Boxに保存することで、チームメンバーとの共有も簡単になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoom会議の録音内容を効率的に要約・整理したい方
・会議後の議事録作成を自動化したいチームリーダー
・会議内容を素早く確認したいスタッフや参加者
・Boxを使ってチーム内で会議録を共有したい方
■注意事項
・ZoomとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。 ・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
とにかく早くBoxのAPIを利用したい方へ
YoomにはBox APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方はこちらから詳細をチェックしてみてください！
Box APIの利用方法
今回はYoomというサービスを利用してノーコードでBoxを利用していきます。
[Yoomとは]
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウントは、こちらの登録フォームから発行してください。
既にアカウント登録済みの方はログインしてください。
BoxをYoomと接続する方法
マイアプリ連携の設定
1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する「Box」を検索していきます。
3)以下の画面で、Boxのアカウントのアドレスとパスワードを入力してログインします。
これでBox APIをYoomから利用することが可能になりました！
Yoomのテンプレートを利用してBox APIをつかいこなそう！
Yoomには、多くのフローボットテンプレートが用意されており、クリックするだけで様々なフローボットを簡単に利用できるようになっています。
フローボットの詳細については、以下の動画で詳しく紹介されています。
ここからは実際の利用シーンやおすすめの職種ごとに実際に用意されているテンプレートを紹介していきます。
Boxを活用した自動化例
BoxのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
フォルダの自動作成
Yoomを使ってBoxと他のアプリと連携することで、他アプリの情報をもとにした名称でフォルダを自動作成することが可能です。
データベースや人事システム、CRMなどの他アプリに登録された従業員名、顧客名、案件名などの情報から、必要な情報を自由に選んでフォルダ名に設定することができます。
また、AIツールの利用により、メールなどで得た情報をもとにフォルダ名を決定し、フォルダ作成を行うことも可能です。
メールを受信したら特定の文章を取得し、Boxにフォルダを作成する
試してみる
メールを受信したら特定の文章を取得し、Boxにフォルダを作成する フローです。
freee人事労務に従業員が登録されたら、Boxに新規フォルダを作成する
試してみる
freee人事労務に従業員が新しく登録されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。
HubSpotに新しい会社が作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
HubSpotに新しい会社が作成されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。
ファイルの自動保存
メールやWebフォームから入手したファイルを自動でBox上にアップロードし保存することが可能です。
Web上やクラウド上からファイルを収集し、調査やバックアップなどの目的で保存する場合に役立ちます。
特定条件のメールに添付されたファイルをboxの指定のフォルダにアップロードします。
入力フォームに登録した請求書ファイルをboxに格納します。
クラウドBOTでボットの実行が完了したらファイルを取得し、Boxにアップロードする
試してみる
クラウドBOT（cloudbot）でボットの実行が完了したらファイルを取得し、Boxに連携して取得したファイルをアップロードするフローです。
ファイル保存時の自動通知
チャットツールやメールと連携すれば、Boxへファイルをアップロードする際に自動で通知を送ることができます。
また、AIツールを使えば、画像やPDFファイルに含まれる文面から要約や必要事項の抜粋を行い、その内容を通知することも可能です。
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
試してみる
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する
試してみる
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信するフローです。
電子契約サービスへの自動アップロード
電子契約サービス上に登録した契約書類に対して、Boxへ新たに保存されたファイルを添付資料として追加でアップロードすることができます。
契約締結に至るまでの会議の議事録、参考資料、補足資料、契約書類に関する注意書きなどの添付資料を保存する際に用いましょう。
Boxにファイルがアップロードされたら、クラウドサインの書類にファイルを添付する
試してみる
Boxに新規ファイルがアップロードされたら、クラウドサイン（Cloudsign）に連携してそのファイルを書類に添付するフローです。
他のクラウドストレージへの自動保存
Boxを他のクラウドストレージサービスを併用している場合、連携により、Boxへアップロードしたファイルを他のストレージにも保存することができます。
取引先との兼ね合いやバックアップなどの目的で、同じファイルを保存する必要がある場合はぜひ試してみてください。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
試してみる
Boxにアップロードされたファイルを、OneDriveに保存するフローボットです。boxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
まとめ
Boxを他のアプリと連携することで、フォルダ作成やファイルのアップロードの自動化、ファイル保存時の自動通知の送信、他のクラウドストレージへのファイルの自動アップロードなどが可能になります。
また、事例としてご紹介した以外にも、アップロードするファイルの自動作成や、アップロード後のファイル情報のデータベース自動追記など、Yoomで設定可能な自動化フローはまだまだたくさんあります！
Yoomを使って業務に使う他のアプリとも連携を行い、ファイル管理の関連業務の自動化を進めましょう。
定型業務を自動化すれば、他の重要な業務に集中できる体制が整うはずです。
ぜひ、Yoomを活用して日々の業務の効率化を目指してください。
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