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クラウドストレージサービスは、オンライン上でファイルの保存と共有ができるサービスです。コロナ禍以降のリモートワークの浸透に後押しされ、クラウドストレージサービスの利用は増加傾向にあります。そんなクラウドストレージサービスの中でも、Boxは世界中で広く利用されています。Boxは一定以上のプランで保存容量が無制限となっており、上限を気にして保存先を分けたり保存ファイル数を調整したりする必要がありません。また、アクセス権限を7段階まで設定することができるため、閲覧者や編集者を限定し情報漏洩などのリスク低減につながります。
Boxと他アプリの連携するとより便利に活用することができます。指定した名称設定でのフォルダ作成やファイルのアップロードを自動化したり、ファイル保存時に自動で通知を送信したりすることができます。ノーコードツールを利用すれば、連携も自動化も専門知識なしで簡単に行うことが可能です。そこで今回はノーコードツール「Yoom」を使ったBoxと他アプリの連携による業務の自動化例をご紹介します！ぜひYoomに登録してファイル管理に関する業務フローを自動化してみてください。
■概要
Salesforceで新規に取引先が作成された際に、Boxに自動でフォルダを生成しそのフォルダの情報をSalesforceに保存するワークフローです。
これにより、取引先ごとの資料管理を効率化し業務の自動化を実現します。また、手作業によるフォルダ作成やデータ管理の負担を軽減し、正確で一元化された情報を維持することができます。
特に、営業チームや管理部門にとってドキュメントの共有や整理がシンプルになり業務全体の効率向上につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
Gmailに届く請求書や各種資料の添付ファイルを、都度手作業でBoxに保存していませんか。この作業は時間がかかる上に、保存漏れや格納場所の間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でBoxの指定フォルダへ保存します。手作業による手間やミスをなくし、確実で効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
DropboxとBoxの両方でファイルを管理する際、手作業での転送に手間を感じていませんか？特にチームでの共同作業ではファイルの置き忘れや転送ミスが業務の遅延に繋がることもあります。このワークフローは、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されると、自動的にBoxへ転送する処理を実現し手作業によるファイルの移動やコピーの手間を省き、ファイル管理の効率化をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを利用することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、チームメンバーが即座に新しいファイルの存在を知ることができるため、情報の共有が円滑に行えます。
その結果、タイムリーな対応が可能となり、業務の進行速度が向上します。
また、Slack上で通知を受け取ることで、重要なファイルの見逃しが防止され、正確な業務遂行が期待できるでしょう。
ファイルに関することで確認したいことがある場合は、チャット上でそのままやり取りができるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Boxでファイルを管理する際、アップロードされたファイルの命名規則がバラバラで、後から手作業で修正するのは手間がかかるのではないでしょうか？
手作業での変更は、単純な作業でありながらも時間がかかり、ファイル検索の非効率化や管理上の混乱を招く原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると同時に、自動でファイル名を変更でき、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
取引先からGmailで届く請求書や発注書を手作業でダウンロードし、Boxに保存していませんか。この作業は時間がかかる上に、ファイルの保存漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailで受信した添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、内容に応じたファイル名でBoxへ保存するため、こうした定型業務を正確かつ効率的に自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Zoomでの会議後、録画データから文字起こしを行い、内容を要約して資料化し、さらにBoxへ保存する作業は、手間と時間がかかるのではないでしょうか？ 特に会議が多い日には、これらの後処理業務が大きな負担となり、本来の業務を圧迫することもあります。 このワークフローを活用すれば、Zoom会議の終了をトリガーとして、文字起こし、AIによる要約、PDF形式での書類発行、そしてBoxへの自動保存まで一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
YoomにはBox APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方はこちらから詳細をチェックしてみてください！
今回はYoomというサービスを利用してノーコードでBoxを利用していきます。
[Yoomとは]
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウントは、こちらの登録フォームから発行してください。
既にアカウント登録済みの方はログインしてください。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する「Box」を検索していきます。
3)以下の画面で、Boxのアカウントのアドレスとパスワードを入力してログインします。
これでBox APIをYoomから利用することが可能になりました！
Yoomには、多くのフローボットテンプレートが用意されており、クリックするだけで様々なフローボットを簡単に利用できるようになっています。
フローボットの詳細については、以下の動画で詳しく紹介されています。
ここからは実際の利用シーンやおすすめの職種ごとに実際に用意されているテンプレートを紹介していきます。
BoxのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Yoomを使ってBoxと他のアプリと連携することで、他アプリの情報をもとにした名称でフォルダを自動作成することが可能です。
データベースや人事システム、CRMなどの他アプリに登録された従業員名、顧客名、案件名などの情報から、必要な情報を自由に選んでフォルダ名に設定することができます。
また、AIツールの利用により、メールなどで得た情報をもとにフォルダ名を決定し、フォルダ作成を行うことも可能です。
■概要
メールを受信したら特定の文章を取得し、Boxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Boxでファイルやデータの格納を行う必要のある方
・テーマごとにファイルを保存している研究職の方
・対応企業ごとにフォルダ分けしている営業アシスタント
2. AI技術を活用して、手入力の作業を減らしたいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・ワークフローの自動化に関心がある事務職の統括責任者
■このテンプレートを使うメリット
Boxはオンライン上でフォルダやファイル管理ができるため、チーム内での共有や管理に適したツールです。
しかし、メールの内容を元に都度フォルダ作成を行い必要な資料やファイルを管理している場合、毎回の作業が手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、メールを受信したら特定の文章をBoxのフォルダ名として取得し、フォルダを作成することができます。
メール受信ごとに実施していた手動作業が不要となるため、作業の効率化を図ることができます。
フローをカスタマイズすることで、特定の件名のメールを受信した時や取得したい文章を指定してフォルダ名とすることが可能です。
■注意事項
・BoxとYoomを連携させてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
freee人事労務に従業員が新しく登録されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務で従業員の管理を行なっている方
・企業の総務ご担当
・企業から委託を受けている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.boxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・履歴書などの個人の帳票類を格納する必要のある人事ご担当者
・企業データごとにフォルダを作成している営業担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・従業員の登録をトリガーとし自動でその後の業務を行なってくれるため、業務漏れを防ぐことができます。
・フォルダを作成し、登録情報を基に名称をつけるので手作業による手間や、確認作業を省略することができ、業務効率化につながります。
■注意事項
・box、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
HubSpotに新しい会社が作成されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用して企業の管理を行なっている方
・見込み客も含めた管理を行う営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.boxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・企業の情報を会社ごとのフォルダで管理している営業アシスタント
・Webミーティングの資料の格納を行うカスタマーサービス担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotへの登録内容を基に自動で企業名のフォルダを作成するため、手作業による手間を省き業務効率を上げることができます。
・登録をトリガーに自動でフォルダ作成するため、その後に想定される業務をスムーズに開始することが可能になります。
・HubSpotの登録内を引用することで手作業による入力ミスを防ぎ、データの正確性を保つことができます。
・顧客情報と関連ファイルをBox上で一元管理できるため、情報を探す手間を省くことにより業務効率の向上に繋がります。
■注意事項
・Box、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
メールやWebフォームから入手したファイルを自動でBox上にアップロードし保存することが可能です。
Web上やクラウド上からファイルを収集し、調査やバックアップなどの目的で保存する場合に役立ちます。
◼️概要
メールに添付されたファイルをboxの指定のフォルダに自動的に格納します。
格納先のフォルダやファイル名は任意のフォルダやファイル名を指定することが可能です。
◼️設定方法
1.boxとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.メールトリガーで、任意のメールアドレスを作成してください。
3.承認オペレーションの「ファイルの内容を確認」で任意の承認者を設定してください。
4.boxの「ファイルを格納」オペレーションで、メールから取得した添付ファイルと、保存先の任意のフォルダを設定してください。
5.メールトリガーで設定したメールアドレス宛にメールが届くと、フローボットが起動し、添付ファイルがboxに格納されます。
◼️注意事項
・boxのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・boxのアクションで「ファイル名」「格納先フォルダのコンテンツID」を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
入力フォームに登録された請求書ファイルを自動的にboxに格納します。
ファイルの格納先やファイル名の設定は自由にカスタマイズ可能です。
■設定方法
boxとYoomを連携させてください。（マイアプリ連携）
以下の手順で設定を行ってください。
1. フォームトリガーの作成を選択し、入力フォームを作成してください。任意の項目と請求書ファイル添付項目を追加してください。
2. 担当者に送る承認依頼のメッセージを作成し、完了条件、差し戻し先のオペレーションを設定してください。
3. 入力フォームから取得したファイル情報をもとに、「ファイルをアップロード」オペレーションを設定してください。格納先としたいbox内フォルダのコンテンツIDを設定してください。
■注意事項
・boxアカウントとの連携設定が必要です。
・アップロード先のフォルダIDやファイル名の設定を適宜変更してご利用ください。
■概要
クラウドBOT（cloudbot）でボットの実行が完了したらファイルを取得し、Boxに連携して取得したファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.自動で画像の取得等を行いたい方
・企業の広告等を作成するコンテンツ作成担当者やマーケティング担当者
・画像を使用したプレゼン資料等を作成しているイベントプランナーやセミナー担当者
2.Boxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・担当企業ごとにファイル格納している営業アシスタントや経理担当
・帳票の種類ごとにまとめる必要のある事務職員やオフィスマネージャー
・テーマごとにファイルを分別している方
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・クラウドBOTでのボットの完了をトリガーに自動でファイルをダウンロードすることができるため、手作業による手間を省き、業務の効率化につながります。
・ファイルをBoxの指定の場所に格納することで、格納場所を間違えるなどのミスを防ぐことができます。
■注意事項
・Box、クラウドBOTのそれぞれとYoomを連携してください。
チャットツールやメールと連携すれば、Boxへファイルをアップロードする際に自動で通知を送ることができます。
また、AIツールを使えば、画像やPDFファイルに含まれる文面から要約や必要事項の抜粋を行い、その内容を通知することも可能です。
■概要
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ファイルの電子化作業をしている方
・ドキュメント管理担当者
・学術論文、研究資料などの紙媒体をデジタル化する必要のある研究者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・書類管理の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダに画像ファイルをアップロードすると、ChatGPTで要約した結果を自動的にメールで受け取ることができます。
・画像ファイルを手動で文字起こしする必要がなく、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・BoxとChatGPTを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとLINE WORKSのアプリを連携して効率化したい方
・Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSで通知したい方
・Boxを起点とした社内通知をすることが多い、ファイル管理者
2.社内通知を自動化したいと考えている方
・LINE WORKSでメッセージのやり取りをすることが多い方
・定型メッセージを効率的に送りたいファイル管理者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルがアップロードされたら、自動でLINE WORKSのトークルームにメッセージを送信できるため、手作業による作業を省くことができます。
・LINE WORKSのメッセージは任意のトークルームに送信することができるため、特定の部署・メンバーを設定することも可能です。
・任意のトークルームを設定できるため、宛先誤りによるヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・Box、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
電子契約サービス上に登録した契約書類に対して、Boxへ新たに保存されたファイルを添付資料として追加でアップロードすることができます。
契約締結に至るまでの会議の議事録、参考資料、補足資料、契約書類に関する注意書きなどの添付資料を保存する際に用いましょう。
■概要
Boxに新規ファイルがアップロードされたら、クラウドサイン（Cloudsign）に連携してそのファイルを書類に添付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2. Boxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・会議の議事録を毎回格納する必要のある会議書記の方
・プレゼンデータごとの質疑応答をまとめる書記業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者」
■このテンプレートを使うメリット
・Boxに新規アップロードされたファイルを自動で連携させることで、手作業による手間を省きます。
・データの連携を自動で行うことで、手作業によるミスや業務漏れを防ぎ、業務を効率化します。
■注意事項
・Box、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxを他のクラウドストレージサービスを併用している場合、連携により、Boxへアップロードしたファイルを他のストレージにも保存することができます。
取引先との兼ね合いやバックアップなどの目的で、同じファイルを保存する必要がある場合はぜひ試してみてください。
■概要
BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。
BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとOneDriveをそれぞれ利用されている方
2.BoxとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方
3.BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納する業務がある方
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルを入れば、自動でOneDriveにもファイルがアップロードできるので、どちらのツールにもファイルをアップする手間を削減できます。
・自動でファイルをアップロードするので、漏れやミスを削減できます。
■注意事項
・Box、OneDriveそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。
・BoxのフォルダIDやOneDriveの格納先のフォルダの設定は自由に変更してご利用ください。
Boxを他のアプリと連携することで、フォルダ作成やファイルのアップロードの自動化、ファイル保存時の自動通知の送信、他のクラウドストレージへのファイルの自動アップロードなどが可能になります。
また、事例としてご紹介した以外にも、アップロードするファイルの自動作成や、アップロード後のファイル情報のデータベース自動追記など、Yoomで設定可能な自動化フローはまだまだたくさんあります！
Yoomを使って業務に使う他のアプリとも連携を行い、ファイル管理の関連業務の自動化を進めましょう。
定型業務を自動化すれば、他の重要な業務に集中できる体制が整うはずです。
ぜひ、Yoomを活用して日々の業務の効率化を目指してください。
