ノーコードで手軽に始めるBoxのAPIを利用した業務自動化
クラウドストレージサービスは、オンライン上でファイルの保存と共有ができるサービスです。コロナ禍以降のリモートワークの浸透に後押しされ、クラウドストレージサービスの利用は増加傾向にあります。そんなクラウドストレージサービスの中でも、Boxは世界中で広く利用されています。Boxは一定以上のプランで保存容量が無制限となっており、上限を気にして保存先を分けたり保存ファイル数を調整したりする必要がありません。また、アクセス権限を7段階まで設定することができるため、閲覧者や編集者を限定し情報漏洩などのリスク低減につながります。
Boxと他アプリの連携するとより便利に活用することができます。指定した名称設定でのフォルダ作成やファイルのアップロードを自動化したり、ファイル保存時に自動で通知を送信したりすることができます。ノーコードツールを利用すれば、連携も自動化も専門知識なしで簡単に行うことが可能です。そこで今回はノーコードツール「Yoom」を使ったBoxと他アプリの連携による業務の自動化例をご紹介します！ぜひYoomに登録してファイル管理に関する業務フローを自動化してみてください。
Boxを活用したすぐに試せる自動化テンプレート集はこちら
2つのアプリを連携する便利な自動化テンプレート
Salesforceで新規に取引先が作成されたらBoxにフォルダを生成し、フォルダの情報をSalesforceに保存する
試してみる
■概要
Salesforceで新規に取引先が作成された際に、Boxに自動でフォルダを生成しそのフォルダの情報をSalesforceに保存するワークフローです。
これにより、取引先ごとの資料管理を効率化し業務の自動化を実現します。また、手作業によるフォルダ作成やデータ管理の負担を軽減し、正確で一元化された情報を維持することができます。
特に、営業チームや管理部門にとってドキュメントの共有や整理がシンプルになり業務全体の効率向上につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceを活用して取引先管理を効率化したい営業担当者の方
- Boxでドキュメント管理を行っており、自動化を検討しているチームリーダーの方
- SalesforceとBoxの連携により業務ワークフローを自動化したいIT担当者の方
- 業務の手動処理を減らし、効率を向上させたい経営者の方
- 取引先ごとのフォルダ管理が煩雑になっており、整理を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 業務効率の向上：取引先登録時にフォルダが自動で作成されるため、手作業の手間が削減されます。
- 情報の一元管理：SalesforceとBoxのデータが自動同期されることで、常に最新の情報を保持し、スムーズなアクセスが可能になります。
- エラー防止：自動化によりヒューマンエラーを減少させ、フォルダ作成の漏れや誤入力のリスクを回避できます。
- 作業時間の短縮：手動でのフォルダ作成や情報入力を減らし、営業活動や他の重要な業務に集中できるようになります。
- ドキュメント管理の最適化：取引先ごとにフォルダが自動作成・整理されるため、必要な資料がすぐに見つかり、業務のスピードが向上します。
Gmailで受信した添付ファイルをBoxに保存する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や各種資料の添付ファイルを、都度手作業でBoxに保存していませんか。この作業は時間がかかる上に、保存漏れや格納場所の間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でBoxの指定フォルダへ保存します。手作業による手間やミスをなくし、確実で効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルを、手作業でBoxにアップロードしている方
- チームで利用するBoxへのファイル格納漏れや、格納忘れを防止したい方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの添付ファイルをダウンロードしBoxへ格納する一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailの「アプリトリガー」を設定し、特定の条件を満たすメールを受信した際にフローが起動するようにします。
- オペレーションで分岐機能を設定し、受信メールに添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理が実行されるよう条件を定めます。
- 最後に、オペレーションでBoxのファイルアップロードのアクションを設定し、Gmailから取得した添付ファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを選択できます。
- Boxにファイルを格納するアクションでは、格納先となるフォルダのコンテンツIDを指定してください。
■注意事項
- Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
- フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
転送を自動化する便利なテンプレート
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を定期的に受け付けている業務担当者の方
- 収集したファイルをBoxで管理しており、手作業でのアップロードを自動化したい方
- ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
- 人の手による操作が介在しないため、ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームIDや、フローが起動する実行間隔を任意で設定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得した情報（アウトプット）からファイルIDを動的に指定します。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存するファイル名や格納先のフォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
DropboxにアップロードされたファイルをBoxへ転送する
試してみる
■概要
DropboxとBoxの両方でファイルを管理する際、手作業での転送に手間を感じていませんか？特にチームでの共同作業ではファイルの置き忘れや転送ミスが業務の遅延に繋がることもあります。このワークフローは、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されると、自動的にBoxへ転送する処理を実現し手作業によるファイルの移動やコピーの手間を省き、ファイル管理の効率化をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとBoxを併用し、ファイルの手動転送に課題を感じている方
- 複数ツール間でのファイル管理を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの転送漏れや、バージョンの不整合を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードをトリガーにBoxへ自動で転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのファイル転送による、ファイルの移動漏れや誤ったファイルのアップロードといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 続けて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするか、フォルダを任意で指定してください。
- Boxにファイルをアップロードする際、アップロード先のフォルダを任意で指定できます。
- また、Boxへアップロードするファイル名に、前段のトリガーで取得したファイル名や日付といった動的な情報を組み合わせて設定することも可能です。
■注意事項
- Dropbox、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
通知を自動化する便利なテンプレート
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知する
試してみる
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを利用することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、チームメンバーが即座に新しいファイルの存在を知ることができるため、情報の共有が円滑に行えます。
その結果、タイムリーな対応が可能となり、業務の進行速度が向上します。
また、Slack上で通知を受け取ることで、重要なファイルの見逃しが防止され、正確な業務遂行が期待できるでしょう。
ファイルに関することで確認したいことがある場合は、チャット上でそのままやり取りができるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
登録を自動化する便利なテンプレート
■概要
毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで定期的にフォルダを作成しており、手作業での対応に手間を感じている方
- 毎月の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名規則の間違いといったミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎月フォルダを作成したい日時を設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成したいフォルダ名や保存先のフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動させたい日時を任意で設定してください。例えば、「毎月1日の午前9時」や「毎週月曜日の午前8時」など、業務に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
更新を自動化する便利なテンプレート
Boxでファイルがアップロードされたらファイル名を変更する
試してみる
■概要
Boxでファイルを管理する際、アップロードされたファイルの命名規則がバラバラで、後から手作業で修正するのは手間がかかるのではないでしょうか？
手作業での変更は、単純な作業でありながらも時間がかかり、ファイル検索の非効率化や管理上の混乱を招く原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると同時に、自動でファイル名を変更でき、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで多数のファイルを管理しており、命名規則の統一に課題を感じている方
- アップロードされたファイルの名称を手作業で変更する手間を削減したいと考えている方
- ファイル管理を効率化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが追加されると自動で名称が変更されるため、手作業でのリネーム作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の付け間違いや変更漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイル名を変更する」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルに対して新しいファイル名を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイル名変更の自動化を適用したい監視対象のフォルダを、任意のコンテンツIDで指定してください。
- ファイル名を変更するオペレーションでは、対象となるファイルのコンテンツIDと、変更後のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
OCRを使った便利な自動化テンプレート
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Boxに自動保存する
試してみる
■概要
取引先からGmailで届く請求書や発注書を手作業でダウンロードし、Boxに保存していませんか。この作業は時間がかかる上に、ファイルの保存漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailで受信した添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、内容に応じたファイル名でBoxへ保存するため、こうした定型業務を正確かつ効率的に自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などを手作業でBoxに保存している経理・営業事務担当者の方
- 取引先からの添付ファイルをBoxで管理しており、一連の業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの添付ファイルダウンロードからBoxへのアップロードまでを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手による作業を介さないため、ファイルの保存漏れやファイル名の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGmailの添付ファイルをダウンロードするアクションを設定し、トリガーで受信したメールの添付ファイルを取得します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、抽出した情報（請求書番号や日付など）を元に任意のファイル名を生成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」を設定し、生成したファイル名で指定のフォルダにファイルを保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用するOCR機能（画像・PDFから文字を読み取る）は、チームプランまたはサクセスプランでご利用いただける機能です。フリープランやミニプランではエラーとなるためご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用できる機能は、2週間の無料トライアル期間中にお試しいただくことが可能です。
音声文字起こしを使った便利な自動化テンプレート
Zoom会議が終了したら文字起こしと要約を行い、PDFを発行してBoxに保存する
試してみる
■概要
Zoomでの会議後、録画データから文字起こしを行い、内容を要約して資料化し、さらにBoxへ保存する作業は、手間と時間がかかるのではないでしょうか？ 特に会議が多い日には、これらの後処理業務が大きな負担となり、本来の業務を圧迫することもあります。 このワークフローを活用すれば、Zoom会議の終了をトリガーとして、文字起こし、AIによる要約、PDF形式での書類発行、そしてBoxへの自動保存まで一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのオンライン会議が多く、議事録作成や情報共有に時間を要しているビジネスパーソンの方
- 会議の文字起こしや要約、資料化といった作業を手動で行っており、非効率を感じている担当者の方
- ZoomとBoxを日常的に利用しており、会議後の情報管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議終了後の文字起こし、AIによる要約、PDF発行、Boxへの保存といった一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による文字起こしの誤りや要約の抜け漏れ、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、終了したミーティングの録画情報を取得します。
- さらに、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定し、録画データをダウンロードします。
- 次に、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声データからテキストを抽出します。
- 続いて、AI機能の「要約する」アクションを設定し、文字起こしされたテキスト内容をもとに要約文を生成します。
- その後、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、文字起こしと要約内容を盛り込んだPDF書類を作成します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションでは、文字起こしの精度に関わる言語設定や、話者分離の有無などを任意で設定できます。
- AI機能の「要約する」アクションでは、生成する要約の文量や、含めるべきキーワード、除外するキーワードなどを指定して、より目的に沿った要約結果を得られるように調整できます。
- Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、保存先のフォルダIDを任意で設定し、適切な場所にファイルが格納されるようにしてください。
■注意事項
- ZoomとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン
- サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン
- ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
とにかく早くBoxのAPIを利用したい方へ
YoomにはBox APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方はこちらから詳細をチェックしてみてください！
Box APIの利用方法
今回はYoomというサービスを利用してノーコードでBoxを利用していきます。
[Yoomとは]
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウントは、こちらの登録フォームから発行してください。
既にアカウント登録済みの方はログインしてください。
BoxをYoomと接続する方法
マイアプリ連携の設定
1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する「Box」を検索していきます。
3)以下の画面で、Boxのアカウントのアドレスとパスワードを入力してログインします。
これでBox APIをYoomから利用することが可能になりました！
Yoomのテンプレートを利用してBox APIをつかいこなそう！
Yoomには、多くのフローボットテンプレートが用意されており、クリックするだけで様々なフローボットを簡単に利用できるようになっています。
フローボットの詳細については、以下の動画で詳しく紹介されています。
ここからは実際の利用シーンやおすすめの職種ごとに実際に用意されているテンプレートを紹介していきます。
Boxを活用した自動化例
BoxのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
フォルダの自動作成
Yoomを使ってBoxと他のアプリと連携することで、他アプリの情報をもとにした名称でフォルダを自動作成することが可能です。
データベースや人事システム、CRMなどの他アプリに登録された従業員名、顧客名、案件名などの情報から、必要な情報を自由に選んでフォルダ名に設定することができます。
また、AIツールの利用により、メールなどで得た情報をもとにフォルダ名を決定し、フォルダ作成を行うことも可能です。
freee人事労務に従業員が登録されたら、Boxに新規フォルダを作成する
試してみる
■概要
freee人事労務に従業員が新しく登録されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務で従業員の管理を行なっている方
・企業の総務ご担当
・企業から委託を受けている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.boxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・履歴書などの個人の帳票類を格納する必要のある人事ご担当者
・企業データごとにフォルダを作成している営業担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・従業員の登録をトリガーとし自動でその後の業務を行なってくれるため、業務漏れを防ぐことができます。
・フォルダを作成し、登録情報を基に名称をつけるので手作業による手間や、確認作業を省略することができ、業務効率化につながります。
■注意事項
・box、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
HubSpotに新しい会社が作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
HubSpotに新しい会社が作成されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用して企業の管理を行なっている方
・見込み客も含めた管理を行う営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.boxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・企業の情報を会社ごとのフォルダで管理している営業アシスタント
・Webミーティングの資料の格納を行うカスタマーサービス担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotへの登録内容を基に自動で企業名のフォルダを作成するため、手作業による手間を省き業務効率を上げることができます。
・登録をトリガーに自動でフォルダ作成するため、その後に想定される業務をスムーズに開始することが可能になります。
・HubSpotの登録内を引用することで手作業による入力ミスを防ぎ、データの正確性を保つことができます。
・顧客情報と関連ファイルをBox上で一元管理できるため、情報を探す手間を省くことにより業務効率の向上に繋がります。
■注意事項
・Box、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
メールを受信したら特定の文章を取得し、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
メールを受信したら特定の文章を取得し、Boxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Boxでファイルやデータの格納を行う必要のある方
・テーマごとにファイルを保存している研究職の方
・対応企業ごとにフォルダ分けしている営業アシスタント
2. AI技術を活用して、手入力の作業を減らしたいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・ワークフローの自動化に関心がある事務職の統括責任者
■このテンプレートを使うメリット
Boxはオンライン上でフォルダやファイル管理ができるため、チーム内での共有や管理に適したツールです。
しかし、メールの内容を元に都度フォルダ作成を行い必要な資料やファイルを管理している場合、毎回の作業が手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、メールを受信したら特定の文章をBoxのフォルダ名として取得し、フォルダを作成することができます。
メール受信ごとに実施していた手動作業が不要となるため、作業の効率化を図ることができます。
フローをカスタマイズすることで、特定の件名のメールを受信した時や取得したい文章を指定してフォルダ名とすることが可能です。
■注意事項
・BoxとYoomを連携させてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ファイルの自動保存
メールやWebフォームから入手したファイルを自動でBox上にアップロードし保存することが可能です。
Web上やクラウド上からファイルを収集し、調査やバックアップなどの目的で保存する場合に役立ちます。
■概要
特定のメールに添付されたファイルを都度ダウンロードし、Boxへ手動で格納する作業に手間を感じていませんか。また、対応漏れによって重要なファイルが埋もれてしまうといった課題もあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動で抽出し、Boxの指定フォルダへ格納できるため、こうした手作業や確認の手間を減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールに添付される請求書や契約書などをBoxで管理している経理・法務担当者の方
- 取引先から受け取る添付ファイルの格納作業に、時間や手間がかかっている方
- 手作業によるファイルの格納漏れや、格納先の指定ミスなどを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信をトリガーに添付ファイルの格納が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイルの格納忘れや格納先の指定間違いといった、手作業によるヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「特定の条件のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、担当者にファイル内容の確認を依頼します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「Boxにファイルを格納」アクションを設定し、承認された添付ファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、自動化の対象としたいメールの送信元アドレス、件名、本文に含まれるキーワードなどの条件を任意で設定してください。
- Boxにファイルをアップロードする際に、格納先のフォルダや、保存する際のファイル名を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
請求書の作成から承認、そしてBoxへの格納まで、一連のプロセスを手作業で行うことに手間を感じていませんか？特に、承認後のファイルを都度Boxの正しいフォルダに手動で格納するのは面倒であり、格納漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームへの入力から承認、そしてBoxへの自動格納までを一気通貫で自動化し、請求書管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 請求書の発行からBoxへの格納までを手作業で行い、非効率を感じている経理担当者の方
- 承認後の請求書ファイルの格納漏れや、管理の煩雑さにお悩みの営業担当者の方
- 請求書管理のプロセスを自動化し、業務の標準化を進めたいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム入力から承認、Boxへのファイル格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイルアップロードによる格納漏れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、請求書情報などを入力するためのフォームを設定します。
- 次に、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、フォームに入力された請求内容の確認フローを組み込みます。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、承認された請求書ファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、請求書の作成に必要な項目（宛名、金額、品目など）を自由にカスタマイズして設定できます。
- Boxにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダやファイル名を、取引先ごとや年月ごとなど、運用に合わせて任意で設定できます。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
クラウドBOTでボットの実行が完了したらファイルを取得し、Boxにアップロードする
試してみる
■概要
クラウドBOT（cloudbot）でボットの実行が完了したらファイルを取得し、Boxに連携して取得したファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.自動で画像の取得等を行いたい方
・企業の広告等を作成するコンテンツ作成担当者やマーケティング担当者
・画像を使用したプレゼン資料等を作成しているイベントプランナーやセミナー担当者
2.Boxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・担当企業ごとにファイル格納している営業アシスタントや経理担当
・帳票の種類ごとにまとめる必要のある事務職員やオフィスマネージャー
・テーマごとにファイルを分別している方
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・クラウドBOTでのボットの完了をトリガーに自動でファイルをダウンロードすることができるため、手作業による手間を省き、業務の効率化につながります。
・ファイルをBoxの指定の場所に格納することで、格納場所を間違えるなどのミスを防ぐことができます。
■注意事項
・Box、クラウドBOTのそれぞれとYoomを連携してください。
ファイル保存時の自動通知
チャットツールやメールと連携すれば、Boxへファイルをアップロードする際に自動で通知を送ることができます。
また、AIツールを使えば、画像やPDFファイルに含まれる文面から要約や必要事項の抜粋を行い、その内容を通知することも可能です。
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する
試してみる
■概要
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとLINE WORKSのアプリを連携して効率化したい方
・Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSで通知したい方
・Boxを起点とした社内通知をすることが多い、ファイル管理者
2.社内通知を自動化したいと考えている方
・LINE WORKSでメッセージのやり取りをすることが多い方
・定型メッセージを効率的に送りたいファイル管理者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルがアップロードされたら、自動でLINE WORKSのトークルームにメッセージを送信できるため、手作業による作業を省くことができます。
・LINE WORKSのメッセージは任意のトークルームに送信することができるため、特定の部署・メンバーを設定することも可能です。
・任意のトークルームを設定できるため、宛先誤りによるヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・Box、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
試してみる
■概要
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ファイルの電子化作業をしている方
・ドキュメント管理担当者
・学術論文、研究資料などの紙媒体をデジタル化する必要のある研究者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・書類管理の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダに画像ファイルをアップロードすると、ChatGPTで要約した結果を自動的にメールで受け取ることができます。
・画像ファイルを手動で文字起こしする必要がなく、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・BoxとChatGPTを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
電子契約サービスへの自動アップロード
電子契約サービス上に登録した契約書類に対して、Boxへ新たに保存されたファイルを添付資料として追加でアップロードすることができます。
契約締結に至るまでの会議の議事録、参考資料、補足資料、契約書類に関する注意書きなどの添付資料を保存する際に用いましょう。
Boxにファイルがアップロードされたら、クラウドサインの書類にファイルを添付する
試してみる
■概要
Boxに新規ファイルがアップロードされたら、クラウドサイン（Cloudsign）に連携してそのファイルを書類に添付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2. Boxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・会議の議事録を毎回格納する必要のある会議書記の方
・プレゼンデータごとの質疑応答をまとめる書記業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者」
■このテンプレートを使うメリット
・Boxに新規アップロードされたファイルを自動で連携させることで、手作業による手間を省きます。
・データの連携を自動で行うことで、手作業によるミスや業務漏れを防ぎ、業務を効率化します。
■注意事項
・Box、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
他のクラウドストレージへの自動保存
Boxを他のクラウドストレージサービスを併用している場合、連携により、Boxへアップロードしたファイルを他のストレージにも保存することができます。
取引先との兼ね合いやバックアップなどの目的で、同じファイルを保存する必要がある場合はぜひ試してみてください。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
試してみる
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイルの管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に「Box」と「OneDrive」を併用している場合、手作業でファイルを移動させたり、二重でアップロードしたりする手間が発生し、更新漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、BoxにファイルがアップロードされるだけでOneDriveへの保存が自動で完了するため、ファイル管理の手間を減らし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとOneDriveを併用しており、手作業でのファイル転送に手間を感じている方
- チーム内でBoxとOneDriveをまたいでファイル共有をしており、同期漏れを防ぎたい方
- Boxへのファイルアップロードを起点として、OneDriveでのバックアップを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでOneDriveにも自動で保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるファイルの移動忘れや、アップロードするファイルを間違えるといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、ファイルの保存先フォルダやファイル名などを任意に設定することが可能です。
- 保存先のフォルダ名やファイル名には、固定のテキストを入力するだけでなく、Boxのトリガーから取得したファイル名などの情報を変数として設定することもできます。
■注意事項
- Box、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
Boxを他のアプリと連携することで、フォルダ作成やファイルのアップロードの自動化、ファイル保存時の自動通知の送信、他のクラウドストレージへのファイルの自動アップロードなどが可能になります。
また、事例としてご紹介した以外にも、アップロードするファイルの自動作成や、アップロード後のファイル情報のデータベース自動追記など、Yoomで設定可能な自動化フローはまだまだたくさんあります！
Yoomを使って業務に使う他のアプリとも連携を行い、ファイル管理の関連業務の自動化を進めましょう。
定型業務を自動化すれば、他の重要な業務に集中できる体制が整うはずです。
ぜひ、Yoomを活用して日々の業務の効率化を目指してください。
