BoxのAPIを使い倒そう！BoxのAPIを使ったファイル管理の実践的な自動化事例の紹介

ノーコードで手軽に始めるBoxのAPIを利用した業務自動化

クラウドストレージサービスは、オンライン上でファイルの保存と共有ができるサービスです。
コロナ禍以降のリモートワークの浸透に後押しされ、クラウドストレージサービスの利用は増加傾向にあります。

そんなクラウドストレージサービスの中でも、Boxは世界中で広く利用されています。
Boxは一定以上のプランで保存容量が無制限となっており、上限を気にして保存先を分けたり保存ファイル数を調整したりする必要がありません。
また、アクセス権限を7段階まで設定することができるため、閲覧者や編集者を限定し情報漏洩などのリスク低減につながります。

招待機能や共有リンク機能により、社外の人ともファイルを共有することができるのもBoxのメリットの一つです。
ファイルやフォルダごとの権限設定やパスワード設定により、必要な相手と必要な情報のみ共有できます。
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Boxと他アプリの連携するとより便利に活用することができます。
指定した名称設定でのフォルダ作成やファイルのアップロードを自動化したり、ファイル保存時に自動で通知を送信したりすることができます。
ノーコードツールを利用すれば、連携も自動化も専門知識なしで簡単に行うことが可能です。

そこで今回はノーコードツール「Yoom」を使ったBoxと他アプリの連携による業務の自動化例をご紹介します！
ぜひYoomに登録してファイル管理に関する業務フローを自動化してみてください。

こんな方におすすめ

Boxを活用している方
Boxを活用して、業務効率化を考えている方
Boxを連携して、従来の主導作業に充てている時間を短縮したい方
Boxを連携して、作業負担の軽減を目指す方

Boxを活用した自動化例

BoxのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

フォルダの自動作成

Yoomを使ってBoxと他のアプリと連携することで、他アプリの情報をもとにした名称でフォルダを自動作成することが可能です。
データベースや人事システム、CRMなどの他アプリに登録された従業員名、顧客名、案件名などの情報から、必要な情報を自由に選んでフォルダ名に設定することができます。

また、AIツールの利用により、メールなどで得た情報をもとにフォルダ名を決定し、フォルダ作成を行うことも可能です。

ファイルの自動保存

メールやWebフォームから入手したファイルを自動でBox上にアップロードし保存することが可能です。
Web上やクラウド上からファイルを収集し、調査やバックアップなどの目的で保存する場合に役立ちます。

ファイル保存時の自動通知

チャットツールやメールと連携すれば、Boxへファイルをアップロードする際に自動で通知を送ることができます。
また、AIツールを使えば、画像やPDFファイルに含まれる文面から要約や必要事項の抜粋を行い、その内容を通知することも可能です。

電子契約サービスへの自動アップロード

電子契約サービス上に登録した契約書類に対して、Boxへ新たに保存されたファイルを添付資料として追加でアップロードすることができます。
契約締結に至るまでの会議の議事録、参考資料、補足資料、契約書類に関する注意書きなどの添付資料を保存する際に用いましょう。

他のクラウドストレージへの自動保存

Boxを他のクラウドストレージサービスを併用している場合、連携により、Boxへアップロードしたファイルを他のストレージにも保存することができます。
取引先との兼ね合いやバックアップなどの目的で、同じファイルを保存する必要がある場合はぜひ試してみてください。

Boxを連携するメリット

1.誤作成のリスクを減らせる

日常のファイル管理において、ファイルを保存するフォルダの名称は内容が分かる適切なものであることが望ましいですよね。
自動化フローにより、情報をそのまま反映するため、転記ミスや情報の漏れを最小限に抑えられる可能性があります。
フォルダ名が内容に沿っていることで、ファイルを探す時間や手間を減らせるかもしれません。

2.情報の整理や確認が行いやすくなる

もし、フォルダやファイルの名前が間違っている状態でデータを管理していれば、情報の抽出や分析の際に必要なデータを取得できない可能性があります。
Boxを連携すればデータを同期することもできるので、情報を整理しやすくなるはずです。
定期的に受け取る帳票や資料の保存をあらかじめ設定しておけば、メールの確認や保存作業の手間を省けるでしょう。

3.チーム連携の強化につながる

自動化フローのなかにチャットツールなどのコミュニケーションツールに自動通知するフローボットがあります。
自動通知フローを取り入れることで、通知を見て必要なファイルにすぐアクセスできるため、チームメンバーへ必要な情報を迅速に届けることもできるはずです。
そのため、取引先情報の周知や後続の営業活動・情報の分析がスムーズに行えることが予想されます。
ファイルアップロードに関連した業務の依頼や指示がある場合は、それに合わせて通知文を設定できるので、共有プロセスにおける時間短縮が期待できるでしょう。

まとめ

Boxを他のアプリと連携することで、フォルダ作成やファイルのアップロードの自動化、ファイル保存時の自動通知の送信、他のクラウドストレージへのファイルの自動アップロードなどが可能になります。

また、事例としてご紹介した以外にも、アップロードするファイルの自動作成や、アップロード後のファイル情報のデータベース自動追記など、Yoomで設定可能な自動化フローはまだまだたくさんあります！
Yoomを使って業務に使う他のアプリとも連携を行い、ファイル管理の関連業務の自動化を進めましょう。
定型業務を自動化すれば、他の重要な業務に集中できる体制が整うはずです。
ぜひ、Yoomを活用して日々の業務の効率化を目指してください。