BoxのAPIを使ったファイル管理の実践的な自動化事例の紹介

ノーコードで手軽に始めるBoxのAPIを利用した業務自動化

クラウドストレージサービスは、オンライン上でファイルの保存と共有ができるサービスです。
インターネットに接続できれば、どこからでもファイルをアップロードし、同じファイルにアクセスすることができます。そのため、外出先からアクセスしたい場合や、離れた場所にいる相手とファイルを共有したい場合、災害や機器破損によるデータを防ぐためのバックアップとして利用する場合などに役立ちます。
コロナ禍以降のリモートワークの浸透に後押しされ、クラウドストレージサービスの利用は増加傾向にあります。

そんなクラウドストレージサービスの中でも、Boxは世界中で広く利用されています。
Boxは一定以上のプランで保存容量が無制限となっており、上限を気にして保存先を分けたり保存ファイル数を調整したりする必要がありません。また、アクセス権限を7段階まで設定することができるため、閲覧者や編集者を限定し情報漏洩などのリスク低減につながります。

招待機能や共有リンク機能により、社外の人ともファイルを共有することができるのもBoxのメリットの一つです。ファイルやフォルダごとの権限設定やパスワード設定により、必要な相手と必要な情報のみ共有することが可能です。相手のBoxとの契約の有無は情報共有に影響しません。

Boxを使ったファイル管理をより便利に行うために、Yoomを使ったBoxと他のアプリの連携をおすすめします。
Boxと他アプリの連携により、指定した名称設定でのフォルダ作成やファイルのアップロードを自動化したり、ファイル保存時に自動で通知を送信したりすることができます。Yoomを利用すれば、連携も自動化も専門知識なしで簡単に行うことが可能です。

Yoomを使ったBoxと他アプリの連携による業務の自動化例をお伝えしますので、ぜひYoomに登録してファイル管理に関する業務フローを自動化してみてください。

フォルダの自動作成

ファイル管理において、ファイルを保存するフォルダの名称は内容が分かる適切なものであることが望ましいです。フォルダ名が内容に沿っていれば、ファイルを探す時間や手間を減らすことができます。

Yoomを使ってBoxと他のアプリと連携することで、他アプリの情報をもとにした名称でフォルダを自動作成することが可能です。データベースや人事システム、CRMなどの他アプリに登録された従業員名、顧客名、案件名などの情報から、必要な情報を自由に選んでフォルダ名に設定することができます。

また、AIツールの利用により、メールなどで得た情報をもとにフォルダ名を決定し、フォルダ作成を行うことも可能です。

ファイルの自動保存

メールやWebフォームから入手したファイルを自動でBox上にアップロードし保存することが可能です。取引先から定期的に受け取る帳票や資料の保存をあらかじめ設定しておくことが、メールの確認や保存作業の手間を省くことができます。
ファイル名はメールやフォームの情報をもとに設定できるため、管理しやすい名称にしておきましょう。

また、自動化ツールと連携すれば、ファイルの取得から保存までをまとめて自動化することも可能です。Web上やクラウド上からファイルを収集し、調査やバックアップなどの目的で保存する場合に役立ちます。

ファイル保存時の自動通知

チャットツールやメールと連携すれば、Boxへファイルをアップロードする際に自動で通知を送ることができます。

通知を見て必要なファイルにすぐアクセスできるため、後続処理がスムーズになります。ファイルアップロードに関連した業務の依頼や指示がある場合は、それに合わせて通知文を設定しましょう。

また、AIツールを使えば、画像やPDFファイルに含まれる文面から要約や必要事項の抜粋を行い、その内容を通知することも可能です。

電子契約サービスへの自動アップロード

電子契約サービス上に登録した契約書類に対して、Boxへ新たに保存されたファイルを添付資料として追加でアップロードすることができます。

契約書類の登録時点で資料を添付することが決まっている場合、あらかじめ自動アップロードの設定をしておくことで作業時間の短縮が可能です。契約締結に至るまでの会議の議事録、参考資料、補足資料、契約書類に関する注意書きなどの添付資料を保存する際に用いましょう。

他のクラウドストレージへの自動保存

Boxを他のクラウドストレージサービスを併用している場合、連携により、Boxへアップロードしたファイルを他のストレージにも保存することができます。取引先との兼ね合いやバックアップなどの目的で、同じファイルを保存する必要がある場合はぜひ試してみてください。
自動保存することにより、アップロード作業のもれや重複を防ぐことができます。

Boxを使った業務の自動化で、ファイル管理をさらにスムーズに

Boxを他のアプリと連携することで、フォルダ作成やファイルのアップロードの自動化、ファイル保存時の自動通知の送信、他のクラウドストレージへのファイルの自動アップロードなどが可能になります。

また、事例としてご紹介した以外にも、アップロードするファイルの自動作成や、アップロード後のファイル情報のデータベース自動追記など、Yoomで設定可能な自動化フローはまだまだたくさんあります。Yoomを使って業務に使う他のアプリとも連携を行い、ファイル管理の関連業務の自動化を進めましょう。定型業務を自動化すれば、他の重要な業務に集中できる体制が整います。