ノーコードで手軽に始めるBoxのAPIを利用した業務自動化

クラウドストレージサービスは、オンライン上でファイルの保存と共有ができるサービスです。コロナ禍以降のリモートワークの浸透に後押しされ、クラウドストレージサービスの利用は増加傾向にあります。そんなクラウドストレージサービスの中でも、Boxは世界中で広く利用されています。Boxは一定以上のプランで保存容量が無制限となっており、上限を気にして保存先を分けたり保存ファイル数を調整したりする必要がありません。また、アクセス権限を7段階まで設定することができるため、閲覧者や編集者を限定し情報漏洩などのリスク低減につながります。

Boxと他アプリの連携するとより便利に活用することができます。指定した名称設定でのフォルダ作成やファイルのアップロードを自動化したり、ファイル保存時に自動で通知を送信したりすることができます。ノーコードツールを利用すれば、連携も自動化も専門知識なしで簡単に行うことが可能です。そこで今回はノーコードツール「Yoom」を使ったBoxと他アプリの連携による業務の自動化例をご紹介します！ぜひYoomに登録してファイル管理に関する業務フローを自動化してみてください。

Boxを活用したすぐに試せる自動化テンプレート集はこちら

2つのアプリを連携する便利な自動化テンプレート

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転送を自動化する便利なテンプレート

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通知を自動化する便利なテンプレート

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登録を自動化する便利なテンプレート

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更新を自動化する便利なテンプレート

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OCRを使った便利な自動化テンプレート

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音声文字起こしを使った便利な自動化テンプレート

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とにかく早くBoxのAPIを利用したい方へ

Yoomには<span class="mark-yellow">Box APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方はこちらから詳細をチェックしてみてください！

Box APIの利用方法

今回はYoomというサービスを利用してノーコードでBoxを利用していきます。

[Yoomとは]

まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウントは、こちらの登録フォームから発行してください。
既にアカウント登録済みの方はログインしてください。

BoxをYoomと接続する方法

マイアプリ連携の設定

1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する「Box」を検索していきます。

3)以下の画面で、Boxのアカウントのアドレスとパスワードを入力してログインします。

これでBox APIをYoomから利用することが可能になりました！

Yoomのテンプレートを利用してBox APIをつかいこなそう！

Yoomには、多くのフローボットテンプレートが用意されており、クリックするだけで様々なフローボットを簡単に利用できるようになっています。

フローボットの詳細については、以下の動画で詳しく紹介されています。

ここからは実際の利用シーンやおすすめの職種ごとに実際に用意されているテンプレートを紹介していきます。

Boxを活用した自動化例

BoxのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

フォルダの自動作成

Yoomを使ってBoxと他のアプリと連携することで、他アプリの情報をもとにした名称でフォルダを自動作成することが可能です。
データベースや人事システム、CRMなどの他アプリに登録された従業員名、顧客名、案件名などの情報から、必要な情報を自由に選んでフォルダ名に設定することができます。

また、AIツールの利用により、メールなどで得た情報をもとにフォルダ名を決定し、フォルダ作成を行うことも可能です。

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ファイルの自動保存

メールやWebフォームから入手したファイルを自動でBox上にアップロードし保存することが可能です。
Web上やクラウド上からファイルを収集し、調査やバックアップなどの目的で保存する場合に役立ちます。

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ファイル保存時の自動通知

チャットツールやメールと連携すれば、Boxへファイルをアップロードする際に自動で通知を送ることができます。
また、AIツールを使えば、画像やPDFファイルに含まれる文面から要約や必要事項の抜粋を行い、その内容を通知することも可能です。

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電子契約サービスへの自動アップロード

電子契約サービス上に登録した契約書類に対して、Boxへ新たに保存されたファイルを添付資料として追加でアップロードすることができます。
契約締結に至るまでの会議の議事録、参考資料、補足資料、契約書類に関する注意書きなどの添付資料を保存する際に用いましょう。

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他のクラウドストレージへの自動保存

Boxを他のクラウドストレージサービスを併用している場合、連携により、Boxへアップロードしたファイルを他のストレージにも保存することができます。
取引先との兼ね合いやバックアップなどの目的で、同じファイルを保存する必要がある場合はぜひ試してみてください。

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まとめ

Boxを他のアプリと連携することで、フォルダ作成やファイルのアップロードの自動化、ファイル保存時の自動通知の送信、他のクラウドストレージへのファイルの自動アップロードなどが可能になります。

また、事例としてご紹介した以外にも、アップロードするファイルの自動作成や、アップロード後のファイル情報のデータベース自動追記など、Yoomで設定可能な自動化フローはまだまだたくさんあります！
Yoomを使って業務に使う他のアプリとも連携を行い、ファイル管理の関連業務の自動化を進めましょう。
定型業務を自動化すれば、他の重要な業務に集中できる体制が整うはずです。
ぜひ、Yoomを活用して日々の業務の効率化を目指してください。