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「HarvestとBoxを使ってプロジェクト管理をしているけど、プロジェクトが始まるたびにBoxに手動でフォルダを作成するのが面倒…」
「Harvestのプロジェクト名とBoxのフォルダ名を一致させるのに気を使うし、たまに間違えてしまう…」
このように、HarvestとBoxを併用する中での手作業によるデータ連携に、非効率さやヒューマンエラーのリスクを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Harvestで新しいプロジェクトが作成されたタイミングを検知して、自動でBoxに関連フォルダを作成する仕組み</span>があれば、こうした定型作業から解放されますよね！
さらに、入力ミスを心配する必要もなくなるため、より重要なコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現が可能です。
設定にかかる手間や時間もわずかなので、ぜひこの記事を参考に業務の自動化を導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">HarvestとBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
HarvestとBoxのAPIを連携させると、これまで手作業で行っていたアプリケーション間のデータ転記やフォルダ作成を自動化できます。
この連携により、面倒な繰り返し作業から解放されるだけでなく、ヒューマンエラーをなくし、業務の正確性とスピードを向上させることができるはずです。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Harvestで新しいプロジェクトが作成されるたびに、そのプロジェクト名でBox内に自動でフォルダを生成する連携です。
この自動化によって<span class="mark-yellow">手作業によるフォルダ作成の手間や、命名ミスによる管理の煩雑さを解消すること</span>ができます。
この連携は、HarvestのデータをもとにBoxへ直接連携するシンプルな構成のため、設定も簡単です。
Harvestで作成されたプロジェクトの中から、例えば「特定のクライアント」や「高予算」といった条件に一致する場合にのみBoxに自動でフォルダを作成する連携です。
この自動化によって<span class="mark-yellow">重要なプロジェクトを効率化に進めやすく</span>なるはずです。
この連携フローには、特定の条件で処理を分岐させる設定が含まれているため、業務フローにあわせて柔軟な設定ができます。
それでは、実際にHarvestとBoxを連携させる自動化フローを作成する手順を見ていきましょう。
これからご紹介する方法は、専門的な知識がなくても画面操作だけで設定が完了します。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「HarvestでProjectsが作成されたら、Boxにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Harvestの連携
右上の検索欄にHarvestと入力して、出てきたアイコンをクリックします。
以下のような画面が表示されたら、赤枠の「Authorize application」をクリック。
マイアプリの接続画面に戻ります。
ページ上部に「マイアプリを登録しました」という表示が出てきたら、接続は完了です！
Boxの連携
同様に新規接続から、検索欄でBoxと入力して表示されたBoxのアイコンをクリックします。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
同様の表示が出てきたら、Boxの接続は完了です！
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
トリガー設定を行っていきます。
最初の赤枠をクリックしてください。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
トリガーアクションは、「New Projects」のままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。
トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
※基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
プロジェクトが作成されるAccount IDを設定します。
Harvest上でテストのためのプロジェクトを作成します。
※今回は「Example Project」というプロジェクトをテストとして使用します！
Yoomの設定画面に戻りましょう！
プロジェクトの作成が終わったら、「テスト」ボタンをクリックします。
「テスト成功」と表示が出たら、アウトプット（取得した値）が取得されます。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
設定を保存しておきます。保存ボタンをクリックしましょう！
Harvestから取得した値を利用して、Boxにフォルダを作成する設定を行います。
2つ目の赤枠をクリックしてください。
連携するアカウント情報の確認をしましょう！
アクションは、テンプレートのままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。
フォルダ名を取得した値などを利用して設定してください。
以下のようにHarvestのアイコンから「Project Name」をクリックして任意の項目を設定することもできます！
※取得した値を利用することで、プロジェクトごとに変わる情報を変数としてBoxへ反映できます。
フォルダを作成したい親フォルダのコンテンツIDを手動で設定します。
Box上でURLを確認してください。
設定できたら、「テスト」ボタンを押してテストを実行しましょう！
テスト成功で、Boxにフォルダが作成されています！
Boxを確認してみましょう！
Harvestのプロジェクト名でBoxにフォルダが作成されています。
フォルダが確認できたら、Yoomの画面に戻り、最後に設定を保存しておきます。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回はHarvestからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxでのアクションをきっかけにHarvestのデータを操作したい場合もあるかと思います。
Yoomでは、そうした逆方向の連携も可能ですので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxの特定のフォルダに新しいファイルが格納されたことをトリガーとして、Harvestに自動でタスクを作成します。
これにより、<span class="mark-yellow">ファイル格納後のタスク作成漏れを防ぎ、関連業務へスムーズに着手</span>しやすくなります。
このフローは、Boxでのイベントを検知してHarvestに直接データを連携するシンプルな連携パターンのため設定も簡単です。
Boxに格納されたファイルの中から、ファイル名に「請求書」や「契約書」といった特定のキーワードが含まれるものだけを検知し、Harvestにタスクを作成します。
<span class="mark-yellow">重要なファイル種別のみタスクを自動で作成するため、対応の優先順位付けを効率化</span>したいときにおすすめです。
この自動化には、特定の条件で処理を分岐させる設定が含まれているため、業務フローにあわせた柔軟な設定が可能です。
HarvestやBoxのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
カレンダーアプリなどと連携することで、Harvestへのタスクやユーザーの追加を自動化できます。
手作業で登録する業務を削減できるため、プロジェクトや人員管理の業務効率化が課題のときは、以下のテンプレートを試してみてください！
フォームアプリと連携すれば、回答に添付されたファイルを指定のフォルダに自動保存できます。
手作業で保存する業務を削減できるため、ファイル管理での人為的ミスを削減したいときは、以下のテンプレートがおすすめです。
HarvestとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたプロジェクトフォルダの作成や管理といった定型業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、面倒な繰り返し作業から解放され、より正確にプロジェクト管理を進められるようになる業務環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もしHarvestとBoxの連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
Q：Box内の特定のフォルダ内にフォルダを作成できますか？
A：はい、できます。
BoxのAPI接続設定にて、親フォルダIDを設定する際に、希望の親フォルダのIDを設定してください。
IDの確認方法については、こちらのページの記述方法をご覧ください。
Q：自動連携が失敗した場合の通知や再実行は可能ですか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生箇所がすぐにわかります。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。
Slack・Chatworkへの通知設定はこちらよりご覧ください。
エラーの対応方法についてはこちらをご覧ください。
Q：プロジェクト以外の情報も連携できますか？
A：はい、プロジェクト以外にもBoxと連携できます。
Harvestのトリガーアクションにて、タスクの追加やクライアントの追加などもあります。
気になる方は、こちらからHarvestで利用できるアクションをご確認ください。
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