BoxとChatworkを連携して、Boxにファイルがアップロードされたら、Chatworkに通知する方法

企業間の取引において、帳票類の管理は非常に重要です。
特に、取引先からの新しい資料をタイムリーに確認し、関係部署に迅速に通知することは、業務効率を大幅に向上させます。
経理業務や取引先企業からの資料管理でお困りの皆さん、自動化してみませんか？
本記事では、BoxとChatworkをノーコードで連携し、Boxにファイルがアップロードされた際にChatworkに自動で通知する方法を紹介します。
この自動化により、重要な資料の確認漏れを防ぎ、経理チームや関係部署が迅速に対応できるようになりますよ！
具体的なメリットと自動化の実例をわかりやすく解説しますね。

BoxとChatworkの連携で得られるメリット

BoxとChatworkを連携することで得られるメリットについて詳しく見ていきましょう。
これを知れば、きっとあなたの仕事がどれだけ楽になるか実感できるはずです。

メリット1: 即時通知と確認の効率化

まず、即時通知と確認の効率化についてです。
Boxにファイルがアップロードされると、自動的にChatworkで経理チームや関係部署に通知が送信されるとどうでしょうか？
これにより、取引先企業からの重要な資料をタイムリーに確認でき、確認漏れの防止にも役立つでしょう。
特に、月次決算や契約書の処理など、時間が重要な業務において、迅速な対応が可能になります！
通知が即時に届くため、関係者全員が最新情報を把握し、業務のスピードと精度が向上しますよ。

メリット2: クライアントコミュニケーションの向上

次に、クライアントコミュニケーションの向上についてです。
Boxに新しいファイルがアップロードされた際に、Chatworkで自動的に通知が送信されることで、クライアントとのコミュニケーションがスムーズになりますよ。
例えば、取引先から新しい契約書や請求書がアップロードされた場合、担当者が即座に通知を受け取り、迅速に対応できるようになります。
これにより、クライアントからの問い合わせや確認依頼に対して即座に反応できるため、信頼関係の向上にもつながりますね！

メリット3: コンプライアンスと監査業務の効率化

最後に、コンプライアンスと監査業務の効率化についてです。
BoxとChatworkの連携により、重要な書類がアップロードされた際に自動で通知が送られるため、コンプライアンス関連のドキュメント管理が効率化されます。
例えば、監査に必要な書類がBoxにアップロードされた際に、経理チームやコンプライアンス担当者に即座に通知が届くことで、確認と承認がスムーズに行えそうですね！
これにより、コンプライアンス違反のリスクが低減され、効率的な監査対応も実現できますよ！

BoxとChatworkの連携フローの作り方

ここまでで、BoxとChatworkを連携することによるメリットをご理解いただけたと思います。
ここからは、「Boxにファイルがアップロードされたら、Chatworkに通知する」フローをご紹介します！

始める前に
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
Yoomを初めて利用される方は初めてのYoomをチェックしてみてください。

ステップ1: マイアプリ連携

お使いのBoxとChatworkをマイアプリ登録しましょう！
(1)連携方法はYoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリック
(2)画面右側に+新規接続ボタンが表示されるので、クリック

Boxのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からBoxを選択
(2)Boxへのアクセスを許可をクリックでマイアプリ登録が完了

Chatworkのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からChatworkを選択
(2)ログイン画面にメールアドレスを入力し、続けるをクリック
(3)パスワードを入力し、ログインをクリック
(4)リクエスト画面で許可をクリック

(5)マイアプリ登録が完了

‍Yoomへのマイアプリ登録完了後
(1)下のバナー先に飛び、「このテンプレートを試してみる」をクリック

(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
※コピーしたテンプレートは(2)で選択したプロジェクト内の「マイプロジェクト」に格納されます。
(3)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリック

ステップ2: トリガーを設定

(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリック

(2)アプリトリガーのタイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Boxと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)トリガーアクションは「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択

(5)次へをクリック

■アプリトリガーのAPI接続設定(1回目)
※以下の手順で実行して下さい

必要事項を入力してテストをクリックしてください。
テストに成功したら、次へをクリックしてください。
指定したフォルダ内（子フォルダ含む）に、ファイルがアップロードされたら起動します。

(6)フォルダのコンテンツIDを設定

➀Boxで、任意のフォルダにアクセスし、URLの末尾の数字をコピー
(URLがhttps://*.app.box.com/folder/123の場合、コンテンツIDは123です。)

➁Yoomの設定画面に戻り、フォルダのコンテンツIDに貼り付ける
(7)テストでエラーが出なければ、次へをクリック

■アプリトリガーのAPI接続設定(2回目)
※以下の手順で実行して下さい

Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、テストをクリックしてください。
テストに成功し、取得した値が正しければ、保存してください。
指定したフォルダ内（子フォルダ含む）に、ファイルがアップロードされたら起動します。

(8)テストでエラーが出なければ、保存をクリック

ステップ3: Chatworkと連携する

(1)「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Chatworkと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)アクションは「メッセージを送る」を選択

(5)次へをクリック

■API接続設定
(6)ルームIDは、候補から任意で選択
(7)メッセージ内容を設定

ポイントは、一つ前のオペレーションで設定したBoxの情報をアウトプットで利用できることです。
テキストとアウトプットをうまく組み合わせて構成しましょう！

(8)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック
これで、Chatworkの特定のルームに対してメッセージが送信されます！
(9)フローの一覧画面に戻り、アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です！

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今回紹介したフローボットのテンプレートは以下よりYoomに登録することで利用することが可能です！

【まとめ】BoxとChatworkの連携で業務効率を最大化しよう！

BoxとChatworkを連携することで、取引先からの帳票類をタイムリーに管理し、経理チームや関係部署に迅速に通知することが可能になります。
これにより、帳票類の管理や情報共有がスムーズになり、経理チーム全員が安心して作業できる環境が整いますね。
Yoomを使えば、簡単に自動化を始められるので、試してみる価値がありますよ！
BoxとChatworkの連携を取り入れることで、あなたの業務がどれだけ効率化されるか、ぜひ体験してみてください。
今なら2週間の無料トライアルを体験できますので、ぜひYoomに無料登録してアカウントを発行してみてくださいね！