Boxにファイルを保存するたびに、Chatworkに通知するのって手間ですよね。
また、ファイルが保存されたかどうかを、わざわざBoxを開いて確認するもの面倒ではないでしょうか。
そんなときは、BoxとChatworkを連携して、ファイルが保存されたら、自動で通知する仕組みを導入しましょう！
ここでは、ノーコードでBoxとChatworkを連携する方法を分かりやすく解説します。
自動化を導入して効率化を図れば、日々の業務に追われて時間が足りない…なんて状況も改善するのではないでしょうか。
誰でも簡単に設定できるので、ぜひ試してみてくださいね！
こんな方におすすめ
- BoxとChatworkでの業務効率化を考えている方。
- Boxにファイルを保存するたびにChatworkで情報を共有している方。
- BoxとChatworkを連携して、ファイル情報の共有漏れを防ぎたい方。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
Boxにファイルがアップロードされたら、Chatworkに通知する
試してみる
Boxの指定のフォルダにファイルがアップロードされたら、Chatworkでメッセージを送るフローです。
[Yoomとは]
BoxとChatworkの連携フローの作り方
ここから、「Boxにファイルがアップロードされたら、Chatworkに通知する」フローをご紹介します！
始める前に
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
Yoomを初めて利用される方は初めてのYoomをチェックしてみてください。
ステップ1: マイアプリ連携
お使いのBoxとChatworkをマイアプリ登録しましょう！
(1)連携方法はYoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリック
(2)画面右側に+新規接続ボタンが表示されるので、クリック
Boxのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からBoxを選択
(2)Boxへのアクセスを許可をクリックでマイアプリ登録が完了
Chatworkのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からChatworkを選択
(2)ログイン画面にメールアドレスを入力し、続けるをクリック
(3)パスワードを入力し、ログインをクリック
(4)リクエスト画面で許可をクリック
(5)マイアプリ登録が完了
Yoomへのマイアプリ登録完了後
(1)下のバナーの「試してみる」をクリック
Boxにファイルがアップロードされたら、Chatworkに通知する
試してみる
Boxの指定のフォルダにファイルがアップロードされたら、Chatworkでメッセージを送るフローです。
(2)コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に格納されます。
(3)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリック
ステップ2: トリガーを設定
(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリック
(2)アプリトリガーのタイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Boxと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)トリガーアクションは「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択
(5)次へをクリック
■アプリトリガーのAPI接続設定(1回目)
※以下の手順で実行して下さい
- 必要事項を入力してテストをクリックしてください。
- テストに成功したら、次へをクリックしてください。
指定したフォルダ内（子フォルダ含む）に、ファイルがアップロードされたら起動します。
(6)フォルダのコンテンツIDを設定
➀Boxで、任意のフォルダにアクセスし、URLの末尾の数字をコピー
(URLがhttps://*.app.box.com/folder/123の場合、コンテンツIDは123です。)
➁Yoomの設定画面に戻り、フォルダのコンテンツIDに貼り付ける
(7)テストでエラーが出なければ、次へをクリック
■アプリトリガーのAPI接続設定(2回目)
※以下の手順で実行して下さい
- Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、テストをクリックしてください。
- テストに成功し、取得した値が正しければ、保存してください。
指定したフォルダ内（子フォルダ含む）に、ファイルがアップロードされたら起動します。
(8)テストでエラーが出なければ、保存をクリック
ステップ3: Chatworkと連携する
(1)「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Chatworkと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)アクションは「メッセージを送る」を選択
(5)次へをクリック
■API接続設定
(6)ルームIDは、候補から任意で選択
(7)メッセージ内容を設定
- ポイントは、一つ前のオペレーションで設定したBoxの情報をアウトプットで利用できることです。
テキストとアウトプットをうまく組み合わせて構成しましょう！
(8)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック
これで、Chatworkの特定のルームに対してメッセージが送信されます！
(9)アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です！
今回紹介したフローボットのテンプレートは以下よりYoomに登録することで利用することが可能です！
Boxにファイルがアップロードされたら、Chatworkに通知する
試してみる
Boxの指定のフォルダにファイルがアップロードされたら、Chatworkでメッセージを送るフローです。
BoxやChatworkを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもBoxやChatworkのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
BoxとChatworkを連携した自動化例
Chatworkで投稿された内容をもとにBoxにフォルダを作成することもできます。
また、定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Chatworkに送信する連携も可能です。
Chatworkで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Chatworkで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する」業務ワークフローは、チャットで共有された情報を自動的に整理し、Boxにフォルダを作成することで、
ドキュメント管理を効率化します。これにより、手動でのフォルダ作成や情報整理の手間を省き、チームの生産性向上に繋げることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ChatworkとBoxを日常的に利用しているチームのリーダー
・チャット内容を基にしたドキュメント整理を自動化したい管理者
・業務効率化を図り、手作業のフォルダ作成を減らしたい企業のIT担当者
・チャットからの情報整理に時間を取られているプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Chatwork、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Chatworkに送信する
試してみる
■概要
「定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Chatworkに送信する」ワークフローは、Boxで管理しているファイルの最新状況をチームに自動で共有する業務ワークフローです。
毎日のファイル更新状況を手動で確認し、Chatworkに報告する手間を省き、情報共有をスムーズに行えます。これにより、効率的なコミュニケーションが実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxで定期的にファイルの更新状況をチームに共有したい業務担当者の方
・Chatworkを活用しているが、情報共有に時間を割きたくないチームリーダーの方
・ファイル管理とコミュニケーションを自動化し、効率化を図りたい企業の方
■注意事項
・Box、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Boxを活用した自動化例
データベースにレコードが追加されたらBoxにフォルダを作成する
Google スプレッドシートやNotionなどにレコードが追加されたら、Boxに専用フォルダを自動で作成します。
Airtableで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成する
試してみる
■概要
Airtableに新しい取引先を登録するたびに、Boxで手動でフォルダを作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いは、後の情報管理に影響を及ぼす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Airtableに取引先が登録されると、Boxに自動でフォルダが作成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AirtableとBoxを連携させ、取引先情報の管理を効率化したいと考えている方
・手作業でのフォルダ作成による、入力ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
・情報管理体制を標準化し、属人化を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■注意事項
・Airtable、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Airtableのレコード詳細を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。
Notionにページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
Notionにページが作成されたら、boxにフォルダを作成するフローです。
メールで受信した書類をBoxに保存する
GmailやOutlookなどで受信した書類をBoxに自動で保存します。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納するフローです。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納するフローです。
メールで受信したファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける
試してみる
■概要
「メールで受信したファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける」ワークフローは、受信メールの添付ファイルを自動的に処理し、効率的に管理するための業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・毎日大量のメールを受信し、その添付ファイルの整理に手間を感じているビジネスパーソンの方
・ファイルの内容に基づいて自動的に整理・分類したいと考えているIT担当者の方
・Boxを既に利用しており、ファイル管理をさらに効率化したいと考えているチームリーダーの方
・OCRやAI技術を活用して業務の自動化を進めたい経営者の方
・手作業でのファイル分類にミスが発生しやすく、正確な管理を目指している方
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
顧客管理ツールで取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成する
SalesforceやHubSpotなどに取引先が登録されたら、Boxに取引先ごとのフォルダを自動で作成します。
Salesforceで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成する
試してみる
Salesforceで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成するフローです。
Mailchimpで購読者が追加されたらBoxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Mailchimpで購読者が追加されたらBoxにフォルダを作成する」フローは、メールマーケティングとクラウドストレージの連携を自動化する業務ワークフローです。
新しい購読者がMailchimpに登録されるたびに、自動的にBox内に専用フォルダが作成され、関連情報の管理がスムーズになります。
これにより、手動でのフォルダ作成作業を省略し、業務効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Mailchimpを活用して定期的に購読者を増やしているマーケティング担当者の方
・Boxを利用して顧客情報やマーケティングデータを整理・管理しているチームの方
・手動でのフォルダ作成に時間を取られ、業務効率化を図りたいと考えているビジネスオーナーの方
・データ管理の一貫性を保ちつつ、エラーを減らしたいと考えているIT担当者の方
・MailchimpとBoxの連携を強化し、情報の一元管理を目指している企業の方
■注意事項
・MailchimpとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
HubSpotに新しい会社が作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
HubSpotに新しい会社が作成されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。
Chatworkを活用した自動化例
ワークフローで申請が承認されたらChatworkに通知する
Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたらChatworkに自動で通知します。
kickflowで申請が承認されたらChatworkに通知する
試してみる
kickflowで申請が承認されたらChatworkに通知するフローです。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらChatworkに通知
試してみる
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、Chatworkの指定のルームに通知します。
Garoonでワークフローが承認されたらChatworkに通知する
試してみる
Garoonでワークフローが承認されたらChatworkに通知するフローです。
Web会議が終了したら文字起こししてChatworkに通知する
Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、文字起こししてChatworkに自動で通知します。
Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Chatworkに通知する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をChatworkに通知するフローです。
Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてChatworkに自動通知する
試してみる
■概要
Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてChatworkに自動通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetを使用した定例会議や重要な商談を頻繁に行い、議事録の作成と共有に手間がかかっている営業担当者
・複数のプロジェクトを同時進行で管理しており、ミーティングの内容をチーム間で共有する必要があるプロジェクトの責任者
・会議に出席できなかったメンバーとChatworkで内容をスムーズに共有したい方
・リモートワークやフレックスタイム制を導入しており、効率的な非同期コミュニケーションを行いたい部署の責任者
■注意事項
・Google Meet、Google Drive、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・「待機する」オペレーションおよび音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
フォームが送信されたらChatworkに通知する
Googleフォームなどで回答が送信されたことをChatworkに自動で通知します。
Wixでフォームが送信されたらChatworkに通知する
試してみる
Wixでフォームが送信されたらChatworkに通知するフローです。
Googleフォームで回答が送信されたらChatworkに通知
試してみる
Googleフォームから回答が送信されたら、Chatworkの特定のルームに通知します。
Hubspotにフォームが送信されたら、Chatworkに通知する
試してみる
Hubspotにフォームが送信されたら、Chatworkに通知するフローです。
BoxとChatworkの連携で得られるメリット
次に、BoxとChatworkを連携することで得られるメリットについて詳しく見ていきましょう。
これを知れば、きっとあなたの仕事がどれだけ楽になるか実感できるはずです。
メリット1: 即時通知と確認の効率化
まず、即時通知と確認の効率化についてです。
Boxにファイルがアップロードされると、自動的にChatworkで通知が送信されたら、どうでしょうか？
これにより、取引先企業からの重要な資料をタイムリーに確認でき、確認漏れの防止にも役立つのではないでしょうか。
特に、経理部門などでは月次決算や契約書の処理など、時間が重要な業務において、迅速な対応が可能になりますよ！
ファイルの保存にあわせて通知が即時届くため、関係者全員が最新情報を把握し、業務のスピードが向上しそうですね。
メリット2: コミュニケーションの円滑化
次に、コミュニケーションの円滑化についてです。
Boxに新しいファイルがアップロードされた際に、Chatworkで自動的に通知が送信されることで、コミュニケーションがスムーズになりますよ。
例えば、取引先から新しい契約書や請求書がアップロードされた場合、担当者が即座に通知を受け取り、迅速に対応できるようになります。
これにより、クライアントからの問い合わせや確認依頼に対して即座に反応できるため、信頼関係の向上にもつながりますね！
メリット3: コンプライアンスと監査業務の効率化
最後に、コンプライアンスと監査業務の効率化についてです。
BoxとChatworkの連携により、重要な書類がアップロードされた際に自動で通知が送られるため、コンプライアンス関連のドキュメントの管理も効率化されるはずです。
例えば、監査に必要な書類がBoxにアップロードされた際に、経理チームやコンプライアンス担当者に即座に通知が届けば、確認と承認がスムーズに行えそうですね！
これにより、コンプライアンス違反のリスクが低減され、効率的な監査対応も実現するのではないでしょうか。
【まとめ】BoxとChatworkの連携で業務効率を最大化しよう！
BoxとChatworkを連携することで、Boxにファイルが保存されたことをタイムリーに関係者へ通知することが可能になります。
これにより、帳票類などの管理や情報共有がスムーズになり、チーム全員が安心して作業できる環境が整いますね。
Yoomを使えば、簡単に自動化を始められるので、試してみる価値がありますよ！
BoxとChatworkの連携を取り入れることで、あなたの業務がどれだけ効率化されるか、ぜひ体験してみてください。
今なら2週間の無料トライアルを体験できるので、ぜひYoomに無料登録してアカウントを発行してみてくださいね！
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