BoxにファイルがアップロードされたらChatworkに通知する方法

(2)コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に格納されます。
(3)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリック

ステップ2: トリガーを設定

(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリック

(2)アプリトリガーのタイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Boxと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)トリガーアクションは「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択

(5)次へをクリック

■アプリトリガーのAPI接続設定(1回目)
※以下の手順で実行して下さい

1. 必要事項を入力してテストをクリックしてください。
2. テストに成功したら、次へをクリックしてください。
   指定したフォルダ内（子フォルダ含む）に、ファイルがアップロードされたら起動します。

(6)フォルダのコンテンツIDを設定

➀Boxで、任意のフォルダにアクセスし、URLの末尾の数字をコピー
(URLがhttps://*.app.box.com/folder/123の場合、コンテンツIDは123です。)

➁Yoomの設定画面に戻り、フォルダのコンテンツIDに貼り付ける
(7)テストでエラーが出なければ、次へをクリック

■アプリトリガーのAPI接続設定(2回目)
※以下の手順で実行して下さい

1. Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、テストをクリックしてください。
2. テストに成功し、取得した値が正しければ、保存してください。
   指定したフォルダ内（子フォルダ含む）に、ファイルがアップロードされたら起動します。

(8)テストでエラーが出なければ、保存をクリック

ステップ3: Chatworkと連携する

(1)「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Chatworkと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)アクションは「メッセージを送る」を選択

(5)次へをクリック

■API接続設定
(6)ルームIDは、候補から任意で選択
(7)メッセージ内容を設定

• ポイントは、一つ前のオペレーションで設定したBoxの情報をアウトプットで利用できることです。
  テキストとアウトプットをうまく組み合わせて構成しましょう！

(8)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック
これで、Chatworkの特定のルームに対してメッセージが送信されます！
(9)アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です！

今回紹介したフローボットのテンプレートは以下よりYoomに登録することで利用することが可能です！

BoxやChatworkを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもBoxやChatworkのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍BoxとChatworkを連携した自動化例

Chatworkで投稿された内容をもとにBoxにフォルダを作成することもできます。
また、定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Chatworkに送信する連携も可能です。

Boxを活用した自動化例

データベースにレコードが追加されたらBoxにフォルダを作成する

Google スプレッドシートやNotionなどにレコードが追加されたら、Boxに専用フォルダを自動で作成します。

メールで受信した書類をBoxに保存する

GmailやOutlookなどで受信した書類をBoxに自動で保存します。

顧客管理ツールで取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成する

SalesforceやHubSpotなどに取引先が登録されたら、Boxに取引先ごとのフォルダを自動で作成します。

Chatworkを活用した自動化例

ワークフローで申請が承認されたらChatworkに通知する

Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたらChatworkに自動で通知します。

Web会議が終了したら文字起こししてChatworkに通知する

Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、文字起こししてChatworkに自動で通知します。

フォームが送信されたらChatworkに通知する

Googleフォームなどで回答が送信されたことをChatworkに自動で通知します。

BoxとChatworkの連携で得られるメリット

次に、BoxとChatworkを連携することで得られるメリットについて詳しく見ていきましょう。
これを知れば、きっとあなたの仕事がどれだけ楽になるか実感できるはずです。

メリット1: 即時通知と確認の効率化

まず、即時通知と確認の効率化についてです。
Boxにファイルがアップロードされると、自動的にChatworkで通知が送信されたら、どうでしょうか？
これにより、取引先企業からの重要な資料をタイムリーに確認でき、確認漏れの防止にも役立つのではないでしょうか。
特に、経理部門などでは月次決算や契約書の処理など、時間が重要な業務において、迅速な対応が可能になりますよ！
ファイルの保存にあわせて通知が即時届くため、関係者全員が最新情報を把握し、業務のスピードが向上しそうですね。

メリット2: コミュニケーションの円滑化

次に、コミュニケーションの円滑化についてです。
Boxに新しいファイルがアップロードされた際に、Chatworkで自動的に通知が送信されることで、コミュニケーションがスムーズになりますよ。
例えば、取引先から新しい契約書や請求書がアップロードされた場合、担当者が即座に通知を受け取り、迅速に対応できるようになります。
これにより、クライアントからの問い合わせや確認依頼に対して即座に反応できるため、信頼関係の向上にもつながりますね！

メリット3: コンプライアンスと監査業務の効率化

最後に、コンプライアンスと監査業務の効率化についてです。
BoxとChatworkの連携により、重要な書類がアップロードされた際に自動で通知が送られるため、コンプライアンス関連のドキュメントの管理も効率化されるはずです。
例えば、監査に必要な書類がBoxにアップロードされた際に、経理チームやコンプライアンス担当者に即座に通知が届けば、確認と承認がスムーズに行えそうですね！
これにより、コンプライアンス違反のリスクが低減され、効率的な監査対応も実現するのではないでしょうか。

【まとめ】BoxとChatworkの連携で業務効率を最大化しよう！

BoxとChatworkを連携することで、Boxにファイルが保存されたことをタイムリーに関係者へ通知することが可能になります。
これにより、帳票類などの管理や情報共有がスムーズになり、チーム全員が安心して作業できる環境が整いますね。

Yoomを使えば、簡単に自動化を始められるので、試してみる価値がありますよ！
BoxとChatworkの連携を取り入れることで、あなたの業務がどれだけ効率化されるか、ぜひ体験してみてください。
今なら2週間の無料トライアルを体験できるので、ぜひYoomに無料登録してアカウントを発行してみてくださいね！