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「あれ？Boxに新しい資料がアップロードされたの、全然気づかなかった…」
「チームメンバーへの共有が遅れてしまう…」
こんな経験ありませんか？大事な情報を見逃したり、最新資料の共有にタイムラグが生じて業務に支障が出るリスクも。
そこで便利なのが、BoxとChatworkの連携です！
連携すれば、BoxのデータをタイムリーにChatworkへ自動通知できるようになり、手動でのチーム共有やデータ確認の手間を削減できるでしょう。さまざまな業務プロセスを自動化し、情報共有をもっとスマートにしませんか？
本記事では、プログラミング不要で便利なアプリ連携を実現する方法や、業務自動化の活用例をご紹介。ぜひ最後までチェックしてアプリ連携を活用し、日々の業務効率アップを体感してみてください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にBoxとChatworkの連携が可能です。
YoomにはあらかじめBoxとChatworkを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識がなくても、登録するだけで簡単に連携できます。いますぐ試したい方は、以下の「試してみる」から早速スタートしましょう！
■概要
Boxの指定のフォルダにファイルがアップロードされたら、Chatworkでメッセージを送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・オフィスマネージャーや経理担当
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
2.Chatworkを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・外勤のフィールドセールス担当者
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxへのファイルアップロードを自動で知らせてくれるため、確実なファイル管理を行うことができ担当者間での情報共有がスムーズになります。
・一連の流れが自動で完結するため、業務の効率化につながります。
■注意事項
・Chatwork、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
BoxとChatworkのAPIを連携すれば、BoxのデータをChatworkに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になるテンプレートの「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにBoxとChatworkの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Boxへのファイルアップロードを自動で知らせてくれるため、効率的なファイル管理や円滑な情報共有をサポートします。
チーム間の情報共有をスムーズにしたいプロジェクトマネージャーなどにおすすめのフローです。
■概要
Boxの指定のフォルダにファイルがアップロードされたら、Chatworkでメッセージを送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・オフィスマネージャーや経理担当
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
2.Chatworkを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・外勤のフィールドセールス担当者
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxへのファイルアップロードを自動で知らせてくれるため、確実なファイル管理を行うことができ担当者間での情報共有がスムーズになります。
・一連の流れが自動で完結するため、業務の効率化につながります。
■注意事項
・Chatwork、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
このフローを活用することで、ファイルの更新状況を手動で確認し、Chatworkに報告する手間を削減できます。
最新の情報をスムーズに共有し、効率的なコミュニケーションを実現したい方などにおすすめのフローです！
■概要
定期的にBoxの特定フォルダ内にあるファイルリストを作成し、Chatworkで共有する作業に手間を感じていませんか。手作業では更新漏れや報告忘れといったミスが発生する可能性もあり、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にBoxフォルダ内のファイル一覧を自動で取得し、Chatworkへ通知できるため、こうした手作業から解放され、業務の正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、実際にBoxとChatworkを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとChatworkの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「Boxにファイルがアップロードされたら、Chatworkに通知する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Boxの指定のフォルダにファイルがアップロードされたら、Chatworkでメッセージを送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・オフィスマネージャーや経理担当
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
2.Chatworkを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・外勤のフィールドセールス担当者
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxへのファイルアップロードを自動で知らせてくれるため、確実なファイル管理を行うことができ担当者間での情報共有がスムーズになります。
・一連の流れが自動で完結するため、業務の効率化につながります。
■注意事項
・Chatwork、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
はじめに、今回使用するBoxとChatworkをYoomと連携するマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくことで、以降のフローの設定がスムーズになります。
1. Boxの登録方法
Yoomにログインし、画面左側にある「マイアプリ」をクリックします。右側に表示される「新規接続」をクリックしたら、検索窓でBoxと検索してください。
Yoomと連携するBoxのアカウントにログインします。ログイン情報を入力したら「承認」をクリックしましょう。
ログインできたら「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
これでBoxがマイアプリに登録されました！
2. Chatworkの登録方法
先ほど同様にマイアプリの「新規接続」ボタンをクリックし、検索窓でChatworkと検索します。
Yoomと連携するアカウントにログインし、アクセス許可画面で「許可」をクリックしましょう。
クリックすると連携が完了し、マイアプリ一覧画面に戻ります。これでChatworkがマイアプリに登録されました！
ここからは実際に、業務自動化のフローボットの設定を行っていきます！
簡単に設定できるようにテンプレートが用意されているので、活用しましょう。以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要
Boxの指定のフォルダにファイルがアップロードされたら、Chatworkでメッセージを送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・オフィスマネージャーや経理担当
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
2.Chatworkを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・外勤のフィールドセールス担当者
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxへのファイルアップロードを自動で知らせてくれるため、確実なファイル管理を行うことができ担当者間での情報共有がスムーズになります。
・一連の流れが自動で完結するため、業務の効率化につながります。
■注意事項
・Chatwork、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
クリックすると、テンプレートが自動的にお使いのYoom管理画面にコピーされ、以下の画面が表示されます。「OK」をクリックして設定を進めましょう！
まずは、Boxにファイルがアップロードされたら自動的にフローボットを起動するための、アプリトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの、Boxアイコンの「フォルダにファイルがアップロードされたら」という項目をクリックして設定しましょう。
以下の画面が表示されたら、今回使用するアカウント情報で誤りが無いかを確認し、次に進んで下さい。
「フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の注釈を参考に設定してください。
設定後、「テスト」ボタンをクリックし、テストが成功したら「次へ」をクリックします。
Boxの画面に移動し、テスト用のファイルを実際にアップロードしてください。
（テストのため、アップロードするファイルはなんでもOKです！）
アップロード後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほどBoxにアップロードしたファイルの情報がアウトプットとして取得されます。
正しくアウトプットが取得されたのを確認できたら、「保存する」ボタンを押しましょう。
※参照：アウトプットについては、こちらのヘルプページをご覧ください。
次に、Chatworkアイコンの「メッセージを送る」という項目をクリックして設定していきます。
以下の画面が表示されたら、今回使用するアカウント情報で誤りが無いかを確認し、次に進んで下さい。
「ルームID」欄をクリックすると、連携したアカウントから候補が表示されます。Boxにファイルがアップロードされたことを通知したいルームを、候補から選択しましょう。
メッセージの内容は、デフォルトで設定されていますが、任意で変更可能です。
「確認してください。」など、毎回同じテキストを使用する部分は定型文として固定値で入力し、「ファイル名」などBoxにアップロードされたファイルの情報を引用する部分はアウトプットを活用しましょう。
たとえば、下図のように設定すると、Boxにアップロードされたファイルの「ファイル名」を引用し、Chatworkに通知することができますよ！用途に合わせてメッセージの内容や引用するアウトプットを設定してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
Chatworkに正しくメッセージが届くことを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
全ての工程の設定が完了すると、下図の画面が表示されます。「トリガーをON」にしてフローボットを起動し、正常に動作することを確認しましょう。
これで「Boxにファイルがアップロードされたら、Chatworkに通知する」フローの完成です！
今回はBoxからChatworkへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にChatworkからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
このフローを活用すると、チャットに投稿された情報を自動的に整理し、Boxにフォルダを自動作成することができます。
ドキュメント管理を効率化し、チームの生産性向上に繋げたい方などにおすすめのフローです！
■概要
Chatworkで案件やプロジェクトに関する連絡を受けた後、都度Boxにフォルダを手作業で作成していませんか？この作業は数が増えると手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Chatworkへの投稿をトリガーにAIがメッセージ内容を解析し、Boxに自動でフォルダを作成します。定型的なファイル管理業務から解放されるため、よりスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Chatworkとの連携以外でも、BoxのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。もし気になるものがあれば、ぜひこちらもお試しください！
Boxへのアップロード操作を通知したり、OneDriveやGoogleスプレッドシートに同期することも可能です。
また、他のツールで取得した書類などを自動でBoxに格納することもできます！
■概要
Boxで管理しているファイルについて、関係者への共有はどのように行っていますか？手動での通知は手間がかかる上に、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信できます。これにより、重要な情報の共有を迅速かつ確実に行い、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。
BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとOneDriveをそれぞれ利用されている方
2.BoxとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方
3.BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納する業務がある方
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルを入れば、自動でOneDriveにもファイルがアップロードできるので、どちらのツールにもファイルをアップする手間を削減できます。
・自動でファイルをアップロードするので、漏れやミスを削減できます。
■注意事項
・Box、OneDriveそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。
・BoxのフォルダIDやOneDriveの格納先のフォルダの設定は自由に変更してご利用ください。
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。
◼️概要
SalesforceとBoxをAPIで連携し、Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載するフ
ローボットです。
フォルダ名は取引先名で作成されるため、わざわざフォルダを手動で作成する必要がありません。
Boxで新たにフォルダを作成する親フォルダのIDを変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Box、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
さまざまなアプリと連携し、メールの受信内容やフォームの回答などをChatworkに自動通知することも可能です。
また、議事録の文字起こしと要約を自動で行ってChatworkに通知したり、Chatworkの投稿をChatGPTで分析し、緊急度の高い場合は他のルームにも自動通知することもできます。
■概要
Chatworkで多くのやり取りが発生する中で、重要なメッセージや緊急の連絡が他の投稿に埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Chatworkに投稿されたメッセージをChatGPTが自動で分析し、緊急度が高いと判断されたものだけを特定のルームに通知できます。これにより、重要な情報の見逃しを防ぎ、迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Gmailで受信する重要なメールを見逃してしまい、対応が遅れてしまった経験はありませんか？
絶えず受信トレイを確認するのは手間がかかり、他の業務への集中を妨げる一因にもなります。
このワークフローは、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でChatworkへ通知を送信するため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な対応を可能にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoomでミーティングが終了したら自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomミーティングを頻繁に利用してChatworkで情報共有するチーム
・ミーティングの内容を文字起こしして記録に残したい方
・議事録作成の手間を省いて業務効率を向上させたい方
・会議の内容をChatworkでチームメンバーに共有したい方
2.会議の内容を分析・活用したい方
・文字起こしデータを分析して発言内容や議論の傾向を把握したい方
・自動要約機能で会議の要点を素早く把握して次のアクションに繋げたい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomはオンライン会議をスムーズに行うのに便利なツールですが議事録作成は担当者にとって大きな負担となることがあります。
このフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了後に内容を文字起こしと要約して議事録化したものをChatworkに通知します。
Chatworkに通知された議事録は会議参加者全員がすぐに確認できるため、情報共有の遅延を防いでチーム全体の足並みを揃えることができます。
■注意事項
・Zoom、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
件名が特定の条件にマッチしたOutlookのメール内容をChatworkに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
いかがでしたか？BoxとChatworkを連携すれば、ファイルの共有や更新通知など、さまざまな業務プロセスを自動化でき、業務全体の効率アップが期待できます。これまでBoxの更新を見逃してしまったり、最新ファイルを探すのに手間取っていた方も、アプリ連携を活用すれば、効率的に最新情報を把握できるようになるでしょう。共有漏れや最新データの確認にかかる手間といった、プチストレスから解放されませんか？
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、誰でも簡単に連携を実現できるのも魅力ですよね。
「本当にノーコードで設定できるの？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録はたったの30秒で完了。登録後はすぐにBoxとChatworkの連携を体験できるので、お気軽にお試しください！
フローは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に合った最適な連携フローを作成してみてくださいね。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に。ぜひ本記事を参考にアプリ連携を活用して手動作業を減らし、スマートな業務フローを実現してみてください！
