【プログラミング不要】BoxのデータをChatworkに自動的に連携する方法

2. 定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Chatworkに送信する

このフローを活用することで、ファイルの更新状況を手動で確認し、Chatworkに報告する手間を削減できます。
最新の情報をスムーズに共有し、効率的なコミュニケーションを実現したい方などにおすすめのフローです！

BoxとChatworkの連携フローを作ってみよう

それでは、実際にBoxとChatworkを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとChatworkの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は、「Boxにファイルがアップロードされたら、Chatworkに通知する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• BoxとChatworkをマイアプリ登録
• テンプレートをコピーする
• Boxのトリガー設定およびChatworkのアクション設定
• トリガーをONにして、フローボットの動作確認

ステップ1：BoxとChatworkのマイアプリ連携

はじめに、今回使用するBoxとChatworkをYoomと連携するマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくことで、以降のフローの設定がスムーズになります。

1. Boxの登録方法

Yoomにログインし、画面左側にある「マイアプリ」をクリックします。右側に表示される「新規接続」をクリックしたら、検索窓でBoxと検索してください。

Yoomと連携するBoxのアカウントにログインします。ログイン情報を入力したら「承認」をクリックしましょう。

ログインできたら「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。

これでBoxがマイアプリに登録されました！

2. Chatworkの登録方法
先ほど同様にマイアプリの「新規接続」ボタンをクリックし、検索窓でChatworkと検索します。
Yoomと連携するアカウントにログインし、アクセス許可画面で「許可」をクリックしましょう。

クリックすると連携が完了し、マイアプリ一覧画面に戻ります。これでChatworkがマイアプリに登録されました！

‍ステップ2：テンプレートをコピーする

ここからは実際に、業務自動化のフローボットの設定を行っていきます！
簡単に設定できるようにテンプレートが用意されているので、活用しましょう。以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると、テンプレートが自動的にお使いのYoom管理画面にコピーされ、以下の画面が表示されます。「OK」をクリックして設定を進めましょう！

ステップ3：Boxのトリガー設定

まずは、Boxにファイルがアップロードされたら自動的にフローボットを起動するための、アプリトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの、Boxアイコンの「フォルダにファイルがアップロードされたら」という項目をクリックして設定しましょう。

以下の画面が表示されたら、今回使用するアカウント情報で誤りが無いかを確認し、次に進んで下さい。

「フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の注釈を参考に設定してください。
設定後、「テスト」ボタンをクリックし、テストが成功したら「次へ」をクリックします。

Boxの画面に移動し、テスト用のファイルを実際にアップロードしてください。
（テストのため、アップロードするファイルはなんでもOKです！）

アップロード後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほどBoxにアップロードしたファイルの情報がアウトプットとして取得されます。
正しくアウトプットが取得されたのを確認できたら、「保存する」ボタンを押しましょう。
※参照：アウトプットについては、こちらのヘルプページをご覧ください。

ステップ4：Chatworkにメッセージを送る

次に、Chatworkアイコンの「メッセージを送る」という項目をクリックして設定していきます。

以下の画面が表示されたら、今回使用するアカウント情報で誤りが無いかを確認し、次に進んで下さい。

「ルームID」欄をクリックすると、連携したアカウントから候補が表示されます。Boxにファイルがアップロードされたことを通知したいルームを、候補から選択しましょう。

メッセージの内容は、デフォルトで設定されていますが、任意で変更可能です。

「確認してください。」など、毎回同じテキストを使用する部分は定型文として固定値で入力し、「ファイル名」などBoxにアップロードされたファイルの情報を引用する部分はアウトプットを活用しましょう。

たとえば、下図のように設定すると、Boxにアップロードされたファイルの「ファイル名」を引用し、Chatworkに通知することができますよ！用途に合わせてメッセージの内容や引用するアウトプットを設定してください。

設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
Chatworkに正しくメッセージが届くことを確認し、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5：トリガーをONにする

全ての工程の設定が完了すると、下図の画面が表示されます。「トリガーをON」にしてフローボットを起動し、正常に動作することを確認しましょう。

これで「Boxにファイルがアップロードされたら、Chatworkに通知する」フローの完成です！

ChatworkのデータをBoxに連携したい場合

今回はBoxからChatworkへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にChatworkからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Chatworkで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する

このフローを活用すると、チャットに投稿された情報を自動的に整理し、Boxにフォルダを自動作成することができます。
ドキュメント管理を効率化し、チームの生産性向上に繋げたい方などにおすすめのフローです！

BoxやChatworkのAPIを使ったその他の自動化例

Chatworkとの連携以外でも、BoxのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。もし気になるものがあれば、ぜひこちらもお試しください！

Boxを使った便利な自動化例

BoxにアップロードされたファイルをSlackに転送したり、OneDriveやGoogleスプレッドシートに同期することも可能です。
また、他のツールで取得した書類などを自動でBoxに格納することもできます！

Chatworkを使った便利な自動化例

さまざまなアプリと連携し、メールの受信内容やフォームの回答などをChatworkに自動通知することも可能です。
また、議事録の文字起こしと要約を自動で行ってChatworkに通知したり、Chatworkの投稿をChatGPTで分析し、緊急度の高い場合は他のルームにも自動通知することもできます。

終わりに

いかがでしたか？BoxとChatworkを連携すれば、ファイルの共有や更新通知など、さまざまな業務プロセスを自動化でき、業務全体の効率アップが期待できます。これまでBoxの更新を見逃してしまったり、最新ファイルを探すのに手間取っていた方も、アプリ連携を活用すれば、効率的に最新情報を把握できるようになるでしょう。共有漏れや最新データの確認にかかる手間といった、プチストレスから解放されませんか？
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、誰でも簡単に連携を実現できるのも魅力ですよね。

「本当にノーコードで設定できるの？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録はたったの30秒で完了。登録後はすぐにBoxとChatworkの連携を体験できるので、お気軽にお試しください！

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フローは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に合った最適な連携フローを作成してみてくださいね。

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