「あれ？Boxに新しい資料がアップロードされたの、全然気づかなかった…」
「チームメンバーへの共有が遅れてしまう…」
こんな経験ありませんか？大事な情報を見逃したり、最新資料の共有にタイムラグが生じて業務に支障が出るリスクも。
そこで便利なのが、BoxとChatworkの連携です！
連携すれば、BoxのデータをタイムリーにChatworkへ自動通知できるようになり、手動でのチーム共有やデータ確認の手間を削減できるでしょう。さまざまな業務プロセスを自動化し、情報共有をもっとスマートにしませんか？
本記事では、プログラミング不要で便利なアプリ連携を実現する方法や、業務自動化の活用例をご紹介。ぜひ最後までチェックしてアプリ連携を活用し、日々の業務効率アップを体感してみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にBoxとChatworkの連携が可能です。
YoomにはあらかじめBoxとChatworkを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識がなくても、登録するだけで簡単に連携できます。いますぐ試したい方は、以下の「試してみる」から早速スタートしましょう！
Boxにファイルがアップロードされたら、Chatworkに通知する
試してみる
Boxの指定のフォルダにファイルがアップロードされたら、Chatworkでメッセージを送るフローです。
BoxとChatworkを連携してできること
BoxとChatworkのAPIを連携すれば、BoxのデータをChatworkに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になるテンプレートの「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにBoxとChatworkの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
1. Boxにファイルがアップロードされたら、Chatworkに通知する
Boxへのファイルアップロードを自動で知らせてくれるため、効率的なファイル管理や円滑な情報共有をサポートします。
チーム間の情報共有をスムーズにしたいプロジェクトマネージャーなどにおすすめのフローです。
Boxにファイルがアップロードされたら、Chatworkに通知する
試してみる
Boxの指定のフォルダにファイルがアップロードされたら、Chatworkでメッセージを送るフローです。
2. 定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Chatworkに送信する
このフローを活用することで、ファイルの更新状況を手動で確認し、Chatworkに報告する手間を削減できます。
最新の情報をスムーズに共有し、効率的なコミュニケーションを実現したい方などにおすすめのフローです！
定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Chatworkに送信する
試してみる
■概要
「定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Chatworkに送信する」ワークフローは、Boxで管理しているファイルの最新状況をチームに自動で共有する業務ワークフローです。
毎日のファイル更新状況を手動で確認し、Chatworkに報告する手間を省き、情報共有をスムーズに行えます。これにより、効率的なコミュニケーションが実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxで定期的にファイルの更新状況をチームに共有したい業務担当者の方
・Chatworkを活用しているが、情報共有に時間を割きたくないチームリーダーの方
・ファイル管理とコミュニケーションを自動化し、効率化を図りたい企業の方
■注意事項
・Box、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
BoxとChatworkの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にBoxとChatworkを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとChatworkの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「Boxにファイルがアップロードされたら、Chatworkに通知する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- BoxとChatworkをマイアプリ登録
- テンプレートをコピーする
- Boxのトリガー設定およびChatworkのアクション設定
- トリガーをONにして、フローボットの動作確認
Boxにファイルがアップロードされたら、Chatworkに通知する
試してみる
Boxの指定のフォルダにファイルがアップロードされたら、Chatworkでメッセージを送るフローです。
ステップ1：BoxとChatworkのマイアプリ連携
はじめに、今回使用するBoxとChatworkをYoomと連携するマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくことで、以降のフローの設定がスムーズになります。
1. Boxの登録方法
Yoomにログインし、画面左側にある「マイアプリ」をクリックします。右側に表示される「新規接続」をクリックしたら、検索窓でBoxと検索してください。
Yoomと連携するBoxのアカウントにログインします。ログイン情報を入力したら「承認」をクリックしましょう。
ログインできたら「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
これでBoxがマイアプリに登録されました！
2. Chatworkの登録方法
先ほど同様にマイアプリの「新規接続」ボタンをクリックし、検索窓でChatworkと検索します。
Yoomと連携するアカウントにログインし、アクセス許可画面で「許可」をクリックしましょう。
クリックすると連携が完了し、マイアプリ一覧画面に戻ります。これでChatworkがマイアプリに登録されました！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここからは実際に、業務自動化のフローボットの設定を行っていきます！
簡単に設定できるようにテンプレートが用意されているので、活用しましょう。以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
Boxにファイルがアップロードされたら、Chatworkに通知する
試してみる
Boxの指定のフォルダにファイルがアップロードされたら、Chatworkでメッセージを送るフローです。
クリックすると、テンプレートが自動的にお使いのYoom管理画面にコピーされ、以下の画面が表示されます。「OK」をクリックして設定を進めましょう！
ステップ3：Boxのトリガー設定
まずは、Boxにファイルがアップロードされたら自動的にフローボットを起動するための、アプリトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの、Boxアイコンの「フォルダにファイルがアップロードされたら」という項目をクリックして設定しましょう。
以下の画面が表示されたら、今回使用するアカウント情報で誤りが無いかを確認し、次に進んで下さい。
「フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の注釈を参考に設定してください。
設定後、「テスト」ボタンをクリックし、テストが成功したら「次へ」をクリックします。
Boxの画面に移動し、テスト用のファイルを実際にアップロードしてください。
（テストのため、アップロードするファイルはなんでもOKです！）
アップロード後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほどBoxにアップロードしたファイルの情報がアウトプットとして取得されます。
正しくアウトプットが取得されたのを確認できたら、「保存する」ボタンを押しましょう。
※参照：アウトプットについては、こちらのヘルプページをご覧ください。
ステップ4：Chatworkにメッセージを送る
次に、Chatworkアイコンの「メッセージを送る」という項目をクリックして設定していきます。
以下の画面が表示されたら、今回使用するアカウント情報で誤りが無いかを確認し、次に進んで下さい。
「ルームID」欄をクリックすると、連携したアカウントから候補が表示されます。Boxにファイルがアップロードされたことを通知したいルームを、候補から選択しましょう。
メッセージの内容は、デフォルトで設定されていますが、任意で変更可能です。
「確認してください。」など、毎回同じテキストを使用する部分は定型文として固定値で入力し、「ファイル名」などBoxにアップロードされたファイルの情報を引用する部分はアウトプットを活用しましょう。
たとえば、下図のように設定すると、Boxにアップロードされたファイルの「ファイル名」を引用し、Chatworkに通知することができますよ！用途に合わせてメッセージの内容や引用するアウトプットを設定してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
Chatworkに正しくメッセージが届くことを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：トリガーをONにする
全ての工程の設定が完了すると、下図の画面が表示されます。「トリガーをON」にしてフローボットを起動し、正常に動作することを確認しましょう。
これで「Boxにファイルがアップロードされたら、Chatworkに通知する」フローの完成です！
ChatworkのデータをBoxに連携したい場合
今回はBoxからChatworkへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にChatworkからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Chatworkで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する
このフローを活用すると、チャットに投稿された情報を自動的に整理し、Boxにフォルダを自動作成することができます。
ドキュメント管理を効率化し、チームの生産性向上に繋げたい方などにおすすめのフローです！
Chatworkで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Chatworkで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する」業務ワークフローは、チャットで共有された情報を自動的に整理し、Boxにフォルダを作成することで、
ドキュメント管理を効率化します。これにより、手動でのフォルダ作成や情報整理の手間を省き、チームの生産性向上に繋げることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ChatworkとBoxを日常的に利用しているチームのリーダー
・チャット内容を基にしたドキュメント整理を自動化したい管理者
・業務効率化を図り、手作業のフォルダ作成を減らしたい企業のIT担当者
・チャットからの情報整理に時間を取られているプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Chatwork、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
BoxやChatworkのAPIを使ったその他の自動化例
Chatworkとの連携以外でも、BoxのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。もし気になるものがあれば、ぜひこちらもお試しください！
Boxを使った便利な自動化例
Boxへのアップロード操作を通知したり、OneDriveやGoogleスプレッドシートに同期することも可能です。
また、他のツールで取得した書類などを自動でBoxに格納することもできます！
BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
試してみる
Boxにアップロードされたファイルを、OneDriveに保存するフローボットです。boxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
・手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
・BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
・定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Docusignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、boxの特定のフォルダに格納します。
Salesforceに新規レコードが登録されたらBoxにフォルダを作成
試してみる
Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載します。
Chatworkを使った便利な自動化例
さまざまなアプリと連携し、メールの受信内容やフォームの回答などをChatworkに自動通知することも可能です。
また、議事録の文字起こしと要約を自動で行ってChatworkに通知したり、Chatworkの投稿をChatGPTで分析し、緊急度の高い場合は他のルームにも自動通知することもできます。
Chatworkの投稿をChatGPTで分析し、緊急度が高い場合のみ他のルームでも通知する
試してみる
■概要
「Chatworkの投稿をChatGPTで分析し、緊急度が高い場合のみ他のルームでも通知する」ワークフローは、日々の情報共有をよりスマートにする業務ワークフローです。
必要な情報を見逃すことなく、効率的な情報共有が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Chatworkで多くのメッセージを管理しており、重要な情報を見逃しがちなチームリーダーの方
・情報共有を効率化し、緊急対応を迅速に行いたい管理職の方
・ChatworkとChatGPTの連携を活用して業務プロセスを自動化したいIT担当者の方
・チャットの内容を自動分析し、適切な通知を行いたい現場のスタッフの方
■注意事項
・Chatwork、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで特定条件のメールを受信したら、Chatworkに通知する
試してみる
Gmailで特定条件のメールを受信したら、Chatworkに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたらChatworkに通知する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらChatworkに通知するフローです。
Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Chatworkに通知する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をChatworkに通知するフローです。
件名が特定の条件にマッチしたOutlookのメール内容をChatworkに通知する
試してみる
件名が特定の条件にマッチしたOutlookのメール内容をChatworkに通知するフローです。
■注意事項
・OutlookとChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
終わりに
いかがでしたか？BoxとChatworkを連携すれば、ファイルの共有や更新通知など、さまざまな業務プロセスを自動化でき、業務全体の効率アップが期待できます。これまでBoxの更新を見逃してしまったり、最新ファイルを探すのに手間取っていた方も、アプリ連携を活用すれば、効率的に最新情報を把握できるようになるでしょう。共有漏れや最新データの確認にかかる手間といった、プチストレスから解放されませんか？
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、誰でも簡単に連携を実現できるのも魅力ですよね。
「本当にノーコードで設定できるの？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録はたったの30秒で完了。登録後はすぐにBoxとChatworkの連携を体験できるので、お気軽にお試しください！
今すぐ無料でアカウントを発行する
フローは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に合った最適な連携フローを作成してみてくださいね。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に。ぜひ本記事を参考にアプリ連携を活用して手動作業を減らし、スマートな業務フローを実現してみてください！
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