Boxの特定フォルダに格納されているファイル一覧を定期的に取得し、Microsoft Excelに追加する
定期的にファイル情報を取得して、最新のデータ情報を更新します。
データ情報の更新を自動化したい方におすすめです。
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BoxとMicrosoft Excelを併用していると、BoxのフォルダやファイルのデータをMicrosoft Excelに追加してデータと紐づけたい時がありませんか？この場合、Boxのデータを確認しながら手作業で転記作業をすることとなるため、転記すべきデータが多い場合はそれなりに時間を費やしてしまいますよね…。
<span class="mark-yellow">このような場合のおすすめしたいのがBoxとMicrosoft Excelのデータ連携です！</span>連携をすることでBoxのデータが自動でMicrosoft Excelに転記可能となるため、効率的なデータ管理作業が行いやすくなるかもしれません。
そこでこの記事では、BoxとMicrosoft Excelを連携してできることや、具体的な連携フローの作成方法をわかりやすく解説します。
ぜひ、この記事を参考にして、BoxとMicrosoft Excelの連携を試してみてください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にBoxとMicrosoft Excelの連携が可能です。
YoomにはあらかじめBoxとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
BoxとMicrosoft ExcelのAPIを連携すれば、BoxのデータをMicrosoft Excelに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
データの転記に手間を感じている方、データ分析担当者におすすめです！
ファイルやデータをすぐにチームと共有することができるのも魅力です。
定期的にファイル情報を取得して、最新のデータ情報を更新します。
データ情報の更新を自動化したい方におすすめです。
それでは、さっそく実際にBoxとMicrosoft Excelを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとMicrosoft Excelの連携を進めていきます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はBoxにファイルがアップロードされたら、メタデータをMicrosoft Excelに追記するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずはじめに「Box」と「Microsoft Excel」のマイアプリ登録を行います。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
「新規接続」をクリック後、アプリ一覧から「Box」を検索してください。
以下の画面が出てきたら、アドレスとパスワードを入力後、「承認」をクリックしてください。
以下画面を確認後、「BOXへのアクセスを許可」をクリックしてください。
マイアプリに「Box」が出てきたら、登録完了です！
「新規接続」をクリック後、アプリ一覧から「Microsoft Excel」を検索してください。
次にMicrosoftアカウントにログインします。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
まずはアドレスを入力してください。
パスワードを入力します。
マイアプリに「Microsoft Excel」が出てきたら、登録完了です！
ここからは実際にフローボットを作成していきます！
まずは下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
まずは「フォルダにファイルがアップロードされ…」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。
API接続設定です。
フォルダのコンテンツIDは、BoxのフォルダのIDを入力してください。
BoxのフォルダのIDは以下の赤枠部分です。
BoxのフォルダのIDを入力したら、テストを行ってください。
テストする前にファイルをアップロードしておくのがポイントです！
以下画面が出てきたら、テストが成功です！
テストが成功したら、次に進みましょう。
次はアプリトリガーのAPI接続設定です。
テストを行いましょう。
テストが成功したら、以下の画面が出てきます。
以下のアウトプットをこの後の設定時に引用することで、BoxとMicrosoft Excelのデータ連携を実現していきます！
「保存する」をクリックしてください。
次に「ファイル情報の取得」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を次に進んで下さい。
続いてAPI接続設定です。
「コンテンツID」は候補から選択してください。
次はAPI接続設定です。
以下画面を確認したら、テストを行います。
テストが成功したら、以下画面が出てきます。
以下のアウトプットは引用可能です！
「保存する」をクリックしてください。
次に「レコード追加する」をクリックしてください。
データベースの連携を行います。
連携するアカウント情報と実行アクションが以下の画面のようになっているか確認してください。
確認後、下にスクロールしてください。
続いてデータベースの連携の欄です。
「ファイルの保存場所」は、OneDriveとSharePointから選べます。
普段業務で活用している方を選択してください。
今回はOneDriveを選択しました。
「ドライブID」は候補から選択しましょう。
OneDrive内のフォルダを指定してください。
「アイテムID」は候補から選択しましょう。
「シート名」は候補から指定したいシートを選択しましょう。
Microsoft Excelのタブのことです。
「テーブル範囲」は、Microsoft Excelのシート範囲を指定しましょう。
「次へ」をクリックして、進んで下さい。
続いて、データベース操作の詳細設定です。
「追加するレコード値」の名前、メールアドレス、問い合わせ内容を入力して、テストをしてみてください。
「テスト成功」の画面を確認したら、「保存する」をクリックして次に進みましょう。
テストした内容が、Microsoft Excelに更新されているか確認してみてください。
以下画面が出てきたら「トリガーをON」をクリックしてください。
全ての設定が完了です！
今回はBoxからMicrosoft Excelへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからMicrosoft Excelへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft ExcelとBoxのどちらも活用している方におすすめです。
Microsoft Excelのデータの情報とBoxのファイルをリアルタイムで連動することが可能です。
定期的にMicrosoft Excelのファイルのバックアップを取ることで、データが消えるリスクを軽減してくれます。また、最新のデータを確認できるのも魅力です。
BoxやMicrosoft ExcelのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
ファイルがアップロードされたことを通知する他、クラウドストレージ同士の同期も行えます！
データの自動転記が可能になるため、入力の手間を削減できるでしょう！
BoxとMicrosoft Excelのデータ連携方法をご紹介しました！フォルダやファイルのデータを手作業で転記する必要がなくなるため、入力ミスやデータの取り違えなどが防止しやすくなることがお分かりいただけたかと思います。
これにより手作業の手間も省けるため、今まで以上にその他の作業がスムーズになる可能性が高まるでしょう。業務負担の軽減も期待できそうですね！
なお、Yoomを活用した自動化は、今回紹介したように<span class="mark-yellow">プログラミング不要で誰でも簡単に設定できるというメリットがあります。</span>
「導入を検討したい！」「実際に操作してみたい！」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録できちゃいます！
日々の業務効率化のために、自社に合った業務フローを実現しましょう！
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