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Boxに重要なファイルを保存し、Wrikeでプロジェクトのタスク管理をしているものの、ファイル追加のたびに手動でWrikeにタスクを作成し、関連情報を転記する作業に手間を感じていませんか？
こうした単純作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスやタスク作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。
もし、<span class="mark-yellow">Boxに特定のファイルが格納されたことをきっかけに、自動でWrikeにタスクを作成し、関連ファイルのURLまで添付してくれる仕組み</span>があれば、これらの作業から解放され、より重要な業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に導入できます。ぜひこの記事を参考に、日々の業務を効率化し、作業負担を減らしましょう。
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとWrikeを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとWrikeのAPIを連携すれば、Boxのファイル情報をWrikeに自動で共有でき、タスク作成のプロセスを丸ごと自動化できます。これにより、手作業によるタイムラグや入力ミスを防ぎ、プロジェクト管理の精度とスピードを向上させることが可能です。
この記事では、複数の自動化例を紹介しますので、気になる内容があればぜひチェックしてください。
Boxに新しいファイルが追加された際、その情報をもとにWrikeでタスクを自動作成する連携です。従来の手動によるファイル確認やタスク起票が不要になり、<span class="mark-yellow">タスクの作成漏れや情報転記のミスを防ぎ</span>、担当者の負担を大幅に軽減できます。
この仕組みは、Boxのファイル情報をWrikeに送信するシンプルな構成で運用可能です。
Boxに保存されたファイルのうち、ファイル名や格納先フォルダなど、特定条件を満たすものだけを対象にWrikeでタスクを自動作成する連携です。
たとえば「請求書」というキーワードを含むファイルがアップロードされたら、経理担当者への確認タスクを自動で発行できます。これにより、<span class="mark-yellow">不要な通知やタスク作成を省き</span>、効率的でスマートな業務フローを構築できます。
それでは、さっそく実際にBoxとWrikeを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとWrikeの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Boxにファイルが格納されたら、Wrikeにタスクを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。まずは登録の流れを確認してみましょう。
表示された候補からBoxをクリックしましょう。
以下のようにログイン画面が表示されるので、今回使用するアカウントでログインを行います。
認証画面が表示されるので、画面下部の「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
マイアプリに戻り、Boxが表示されていればマイアプリ連携完了です。
検索窓にWrikeを入力し、表示された候補からクリックします。
Wrikeのログイン画面が表示されるので、Yoomと連携したいアカウントでログインしましょう。
マイアプリにWrikeが表示されていればマイアプリ連携は完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
フォルダにファイルがアップロードされたことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するBoxのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
続いてアプリトリガーのAPI接続設定の画面が表示されるので、BoxでフォルダのコンテンツIDを確認し入力しましょう。
設定ができたら「テスト」をクリックします。以下のようにテスト成功が確認できたら「次へ」をクリックしましょう。
該当のフォルダに実際にファイルをアップロードし、再度「テスト」をクリックします。
ファイルのアップロードが完了し、以下のようにファイル名などの取得した値が表示されていることを確認したら「保存する」をクリックしましょう。
※この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
最後にWrikeでタスクを作成するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するWrikeのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
タイトルを入力しましょう。
今回は以下のように【資料チェック】と「取得した値」からファイル名を設定しました。
フォルダーIDは以下のように表示される候補から選択しましょう。
その他の項目については必要に応じて入力します。
設定後「テスト」をクリックし、実際にタスクが作成できているか確認しましょう。
確認ができたらYoomに戻り「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回はBoxからWrikeへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にWrikeからBoxへのデータ連携も自動化できます。プロジェクト管理とファイル管理を双方向でスムーズに連携させたい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Wrikeで新しいタスクが作成されたタイミングで、そのタスク名に対応するフォルダをBoxに自動で作成する連携です。
プロジェクトやタスクごとに必要なファイルを格納する場所を手動で用意する手間が省けるため、<span class="mark-yellow">フォルダの作成忘れを防ぎ、ファイル管理体制をスムーズに統一</span>できます。
Wrikeで作成されたタスクのうち、特定のプロジェクトに属するものや、特定の担当者がアサインされたものなど、設定した条件に合致するタスクが作成された場合にのみ、Boxにフォルダを自動生成する連携です。これにより、<span class="mark-yellow">不要なフォルダが乱立するのを防ぎ、整理された分かりやすいファイル管理環境を維持</span>できます。
WrikeやBoxを組み合わせれば、日々の業務連絡やファイル整理の作業がぐっと楽になります。通知やデータ更新を自動化することで、作業漏れを防ぎながら効率的に情報を共有できます。
Wrikeはタスク管理だけでなく、他のツールと連携することで情報共有のスピードを高められます。
タスクが登録・作成されたタイミングで各種ツールへ自動通知すれば、すぐに関係者に状況を共有でき、作業の抜け漏れも防げます。また、他サービスからWrikeにタスクを追加すれば、複数ツール間の管理もスムーズになります。
Boxはファイルの保管・共有に優れていますが、他ツールと組み合わせればさらに活用の幅が広がります。ファイルアップロードをきっかけに通知を送ったり、内容を整理・変換して別のサービスに保存したりすることで、業務の効率化や情報整理が簡単に実現できます。
日々のファイル管理や共有作業を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を整えましょう。
BoxとWrikeの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル格納からタスク作成までの一連のフローを効率化し、ヒューマンエラーを根本から解消できます。</span>
これにより、タスクの作成漏れや情報伝達の遅延がなくなり、担当者は常に最新の正しい情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしBoxとWrikeの連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Box内の機密情報を連携させても安全ですか？
A：Yoomでは、ユーザーが安心してご利用いただけるよう複数のセキュリティ対策を実装しています。
連携先アプリから取得したデータは、Yoom上に保存・共有されることはありません。連携処理の中でのみ使用されるため、機密情報が意図せず残ることはありません。
詳しくはこちらをご確認ください。
2要素認証や、SAML認証（エンタープライズプランのみ）など、アクセス制御の仕組みも備えています。
詳しくはこちらをご確認ください。
Q：もっと複雑な条件でタスク作成を分岐できますか？
A：ミニプラン以上で利用できる分岐オペレーションを使うことで、複数の条件を組み合わせて振り分けることが可能になります。タグやステータス、優先度などが全て特定の条件に一致するチケットのみをタスクとして追加するような運用が期待できます。
Q：この連携はYoomの無料プランでどこまでできますか？
A：BoxとWrikeはフリープランで使用することが可能です。無料で利用できる「フリープラン」では毎月100件以内まで使用することができます。有料プランとの具体的な違いは使用できるアプリや使用できるタスク数など多岐にわたります。有料プランについて知りたい方はこちらをご覧ください。
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