Boxにファイルが格納されたら、Wrikeにタスクを作成する
試してみる
■概要
Boxに新しいファイルが追加されるたびに、内容を確認してWrikeで手動でタスクを作成する作業は、時間もかかり見落としのリスクも伴います。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されました。Boxへのファイル格納をトリガーに、Wrikeへ自動でタスクを作成することで、WrikeとBox間の連携をスムーズにし、手作業による手間やミスを削減します。これにより、重要なファイルの見落としを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとWrikeを活用し、ファイルに基づいたタスク管理を手作業で行っている方
- Boxへのファイル追加を迅速に検知し、Wrikeでのタスク作成を自動化したい方
- チーム内のファイル共有からタスク割り当てまでのプロセスを効率化したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にWrikeへタスクが自動作成されるため、手動での確認や入力作業にかかる時間を短縮できます
- 手作業によるタスクの作成漏れや、ファイルの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとWrikeをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視したいフォルダを指定します
- 最後に、オペレーションでWrikeを選択し、「タスクを作成」アクションを設定します。ここで、Boxから取得したファイル名などをタスクのタイトルや説明に含めるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Wrikeでタスクを作成する際、タスクのタイトルや説明文にBoxから取得したファイル名やアップロード日時などの情報を動的に設定できます
- 作成されるタスクの担当者や期限、格納先のフォルダやプロジェクトなどを、運用に合わせて任意で指定することが可能です
■注意事項
- BoxとWrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxに重要なファイルを保存し、Wrikeでプロジェクトのタスク管理をしているものの、ファイル追加のたびに手動でWrikeにタスクを作成し、関連情報を転記する作業に手間を感じていませんか？
こうした単純作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスやタスク作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。
もし、Boxに特定のファイルが格納されたことをきっかけに、自動でWrikeにタスクを作成し、関連ファイルのURLまで添付してくれる仕組みがあれば、これらの作業から解放され、より重要な業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に導入できます。ぜひこの記事を参考に、日々の業務を効率化し、作業負担を減らしましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとWrikeを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Boxにファイルが格納されたら、Wrikeにタスクを作成する
試してみる
■概要
Boxに新しいファイルが追加されるたびに、内容を確認してWrikeで手動でタスクを作成する作業は、時間もかかり見落としのリスクも伴います。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されました。Boxへのファイル格納をトリガーに、Wrikeへ自動でタスクを作成することで、WrikeとBox間の連携をスムーズにし、手作業による手間やミスを削減します。これにより、重要なファイルの見落としを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとWrikeを活用し、ファイルに基づいたタスク管理を手作業で行っている方
- Boxへのファイル追加を迅速に検知し、Wrikeでのタスク作成を自動化したい方
- チーム内のファイル共有からタスク割り当てまでのプロセスを効率化したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にWrikeへタスクが自動作成されるため、手動での確認や入力作業にかかる時間を短縮できます
- 手作業によるタスクの作成漏れや、ファイルの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとWrikeをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視したいフォルダを指定します
- 最後に、オペレーションでWrikeを選択し、「タスクを作成」アクションを設定します。ここで、Boxから取得したファイル名などをタスクのタイトルや説明に含めるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Wrikeでタスクを作成する際、タスクのタイトルや説明文にBoxから取得したファイル名やアップロード日時などの情報を動的に設定できます
- 作成されるタスクの担当者や期限、格納先のフォルダやプロジェクトなどを、運用に合わせて任意で指定することが可能です
■注意事項
- BoxとWrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxとWrikeを連携してできること
BoxとWrikeのAPIを連携すれば、Boxのファイル情報をWrikeに自動で共有でき、タスク作成のプロセスを丸ごと自動化できます。これにより、手作業によるタイムラグや入力ミスを防ぎ、プロジェクト管理の精度とスピードを向上させることが可能です。
この記事では、複数の自動化例を紹介しますので、気になる内容があればぜひチェックしてください。
Boxにファイルが格納されたら、Wrikeにタスクを作成する
Boxに新しいファイルが追加された際、その情報をもとにWrikeでタスクを自動作成する連携です。従来の手動によるファイル確認やタスク起票が不要になり、タスクの作成漏れや情報転記のミスを防ぎ、担当者の負担を大幅に軽減できます。
この仕組みは、Boxのファイル情報をWrikeに送信するシンプルな構成で運用可能です。
Boxにファイルが格納されたら、Wrikeにタスクを作成する
試してみる
■概要
Boxに新しいファイルが追加されるたびに、内容を確認してWrikeで手動でタスクを作成する作業は、時間もかかり見落としのリスクも伴います。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されました。Boxへのファイル格納をトリガーに、Wrikeへ自動でタスクを作成することで、WrikeとBox間の連携をスムーズにし、手作業による手間やミスを削減します。これにより、重要なファイルの見落としを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとWrikeを活用し、ファイルに基づいたタスク管理を手作業で行っている方
- Boxへのファイル追加を迅速に検知し、Wrikeでのタスク作成を自動化したい方
- チーム内のファイル共有からタスク割り当てまでのプロセスを効率化したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にWrikeへタスクが自動作成されるため、手動での確認や入力作業にかかる時間を短縮できます
- 手作業によるタスクの作成漏れや、ファイルの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとWrikeをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視したいフォルダを指定します
- 最後に、オペレーションでWrikeを選択し、「タスクを作成」アクションを設定します。ここで、Boxから取得したファイル名などをタスクのタイトルや説明に含めるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Wrikeでタスクを作成する際、タスクのタイトルや説明文にBoxから取得したファイル名やアップロード日時などの情報を動的に設定できます
- 作成されるタスクの担当者や期限、格納先のフォルダやプロジェクトなどを、運用に合わせて任意で指定することが可能です
■注意事項
- BoxとWrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxで特定条件に合うファイルが格納されたら、Wrikeにタスクを作成する
Boxに保存されたファイルのうち、ファイル名や格納先フォルダなど、特定条件を満たすものだけを対象にWrikeでタスクを自動作成する連携です。
たとえば「請求書」というキーワードを含むファイルがアップロードされたら、経理担当者への確認タスクを自動で発行できます。これにより、不要な通知やタスク作成を省き、効率的でスマートな業務フローを構築できます。
Boxで特定条件に合うファイルが格納されたら、Wrikeにタスクを作成する
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■概要
プロジェクト管理にWrike、ファイルストレージにBoxを活用しているものの、Boxへのファイルアップロード後に手動でWrikeのタスクを作成する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、漏れや遅延の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、WrikeとBoxの連携が自動化され、Boxに特定のファイルが格納されると自動でWrikeにタスクが作成されます。これにより、タスク起票の工数を削減し、重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- WrikeとBoxを併用しており、ファイルをもとにしたタスク作成を手作業で行っている方
- Wrikeでのタスク起票漏れを防ぎ、プロジェクト管理をより円滑にしたいと考えている方
- WrikeとBoxの連携自動化により、チームの定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル格納をトリガーにWrikeのタスクが自動作成されるため、これまで手作業で行っていたタスク起票の時間を削減できます
- 手動でのタスク作成時に発生しがちな起票漏れや内容の転記ミスを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとWrikeのアカウントをYoomに連携します
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定します。ここでタスク作成のきっかけとしたいBox上のフォルダを指定してください
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定します。ファイル名やファイル形式など、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定が可能です
- 最後に、オペレーションでWrikeを選択し、「タスクを作成」アクションを設定します。ここで作成するタスクのタイトルや担当者、期限などを指定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、「ファイル名に『請求書』が含まれていたら」といったように、後続のタスク作成処理を実行する条件を柔軟に設定できます
- Wrikeで作成するタスクの内容は、Boxから取得したファイル名などを活用して、タイトルや説明文を動的に生成することが可能です。また、担当者や期限なども任意で設定してください
■注意事項
- BoxとWrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
BoxとWrikeの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にBoxとWrikeを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとWrikeの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Boxにファイルが格納されたら、Wrikeにタスクを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- BoxとWrikeをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定およびWrikeのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Boxにファイルが格納されたら、Wrikeにタスクを作成する
試してみる
■概要
Boxに新しいファイルが追加されるたびに、内容を確認してWrikeで手動でタスクを作成する作業は、時間もかかり見落としのリスクも伴います。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されました。Boxへのファイル格納をトリガーに、Wrikeへ自動でタスクを作成することで、WrikeとBox間の連携をスムーズにし、手作業による手間やミスを削減します。これにより、重要なファイルの見落としを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとWrikeを活用し、ファイルに基づいたタスク管理を手作業で行っている方
- Boxへのファイル追加を迅速に検知し、Wrikeでのタスク作成を自動化したい方
- チーム内のファイル共有からタスク割り当てまでのプロセスを効率化したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にWrikeへタスクが自動作成されるため、手動での確認や入力作業にかかる時間を短縮できます
- 手作業によるタスクの作成漏れや、ファイルの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとWrikeをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視したいフォルダを指定します
- 最後に、オペレーションでWrikeを選択し、「タスクを作成」アクションを設定します。ここで、Boxから取得したファイル名などをタスクのタイトルや説明に含めるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Wrikeでタスクを作成する際、タスクのタイトルや説明文にBoxから取得したファイル名やアップロード日時などの情報を動的に設定できます
- 作成されるタスクの担当者や期限、格納先のフォルダやプロジェクトなどを、運用に合わせて任意で指定することが可能です
■注意事項
- BoxとWrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：BoxとWrikeをマイアプリ連携
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。まずは登録の流れを確認してみましょう。
1．Boxのマイアプリ連携
表示された候補からBoxをクリックしましょう。
以下のようにログイン画面が表示されるので、今回使用するアカウントでログインを行います。
認証画面が表示されるので、画面下部の「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
マイアプリに戻り、Boxが表示されていればマイアプリ連携完了です。
2．Wrikeのマイアプリ連携
検索窓にWrikeを入力し、表示された候補からクリックします。
Wrikeのログイン画面が表示されるので、Yoomと連携したいアカウントでログインしましょう。
マイアプリにWrikeが表示されていればマイアプリ連携は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
Boxにファイルが格納されたら、Wrikeにタスクを作成する
試してみる
■概要
Boxに新しいファイルが追加されるたびに、内容を確認してWrikeで手動でタスクを作成する作業は、時間もかかり見落としのリスクも伴います。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されました。Boxへのファイル格納をトリガーに、Wrikeへ自動でタスクを作成することで、WrikeとBox間の連携をスムーズにし、手作業による手間やミスを削減します。これにより、重要なファイルの見落としを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとWrikeを活用し、ファイルに基づいたタスク管理を手作業で行っている方
- Boxへのファイル追加を迅速に検知し、Wrikeでのタスク作成を自動化したい方
- チーム内のファイル共有からタスク割り当てまでのプロセスを効率化したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にWrikeへタスクが自動作成されるため、手動での確認や入力作業にかかる時間を短縮できます
- 手作業によるタスクの作成漏れや、ファイルの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとWrikeをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視したいフォルダを指定します
- 最後に、オペレーションでWrikeを選択し、「タスクを作成」アクションを設定します。ここで、Boxから取得したファイル名などをタスクのタイトルや説明に含めるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Wrikeでタスクを作成する際、タスクのタイトルや説明文にBoxから取得したファイル名やアップロード日時などの情報を動的に設定できます
- 作成されるタスクの担当者や期限、格納先のフォルダやプロジェクトなどを、運用に合わせて任意で指定することが可能です
■注意事項
- BoxとWrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるBoxの設定
フォルダにファイルがアップロードされたことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するBoxのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
続いてアプリトリガーのAPI接続設定の画面が表示されるので、BoxでフォルダのコンテンツIDを確認し入力しましょう。
設定ができたら「テスト」をクリックします。以下のようにテスト成功が確認できたら「次へ」をクリックしましょう。
該当のフォルダに実際にファイルをアップロードし、再度「テスト」をクリックします。
ファイルのアップロードが完了し、以下のようにファイル名などの取得した値が表示されていることを確認したら「保存する」をクリックしましょう。
※この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
ステップ4：Wrikeでタスクを作成する
最後にWrikeでタスクを作成するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するWrikeのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
タイトルを入力しましょう。
今回は以下のように【資料チェック】と「取得した値」からファイル名を設定しました。
フォルダーIDは以下のように表示される候補から選択しましょう。
その他の項目については必要に応じて入力します。
設定後「テスト」をクリックし、実際にタスクが作成できているか確認しましょう。
確認ができたらYoomに戻り「保存する」をクリックします。
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
WrikeのデータをBoxに連携したい場合
今回はBoxからWrikeへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にWrikeからBoxへのデータ連携も自動化できます。プロジェクト管理とファイル管理を双方向でスムーズに連携させたい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Wrikeでタスクが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
Wrikeで新しいタスクが作成されたタイミングで、そのタスク名に対応するフォルダをBoxに自動で作成する連携です。
プロジェクトやタスクごとに必要なファイルを格納する場所を手動で用意する手間が省けるため、フォルダの作成忘れを防ぎ、ファイル管理体制をスムーズに統一できます。
Wrikeでタスクが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Wrikeでプロジェクトのタスクを管理し、関連資料をBoxで保管する運用は便利ですが、タスクが発生するたびに手動でBoxにフォルダを作成するのは手間がかかり、作成漏れや命名ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローは、WrikeとBoxの連携を自動化するものです。Wrikeで新しいタスクが作成されると、その情報に基づいてBox内に自動でフォルダが生成されるため、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wrikeでのタスク管理とBoxでのファイル保管を行っており、両アプリ間の手作業に課題を感じている方
- WrikeとBoxを連携させ、タスクと資料の管理を一元化し、業務効率を向上させたいと考えている方
- プロジェクトごとのフォルダ作成ルールを自動化によって徹底し、管理の属人化を防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Wrikeでタスクを作成するだけでBoxにフォルダが自動生成されるため、これまでフォルダ作成に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのフォルダ作成時に起こりうる命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、WrikeとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Wrikeのタスク情報をもとにフォルダが作成されるようにします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するアクションを設定する際に、どのフォルダ配下に作成するか、作成先の親フォルダを任意で指定してください
- 作成するフォルダ名は、トリガーで取得したWrikeのタスクタイトルなどの動的な情報を用いて、任意の命名規則で設定することが可能です
■注意事項
- WrikeとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Wrikeで特定条件に合うタスクが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
Wrikeで作成されたタスクのうち、特定のプロジェクトに属するものや、特定の担当者がアサインされたものなど、設定した条件に合致するタスクが作成された場合にのみ、Boxにフォルダを自動生成する連携です。これにより、不要なフォルダが乱立するのを防ぎ、整理された分かりやすいファイル管理環境を維持できます。
Wrikeで特定条件に合うタスクが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Wrikeでタスクを管理し、関連資料をBoxで保管している場合、タスクごとにフォルダを手作業で作成するのは手間がかかるのではないでしょうか。この作業はタスクが増えるにつれて負担となり、フォルダの作成漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Wrikeで特定の条件を満たすタスクが作成されると、自動でBoxに指定のフォルダを作成するため、WrikeとBoxを連携させたファイル管理の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wrikeでのタスク作成後、Boxへのフォルダ作成を手作業で行っている方
- WrikeとBoxを連携させ、プロジェクトのファイル管理を効率化したいと考えている方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の不統一をなくしたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Wrikeでのタスク作成をトリガーにBoxへ自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、WrikeとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成」アクションで任意のフォルダを作成するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Wrikeで作成されたタスクのタイトルやステータスなど、特定の条件に合致した場合にのみフォルダが作成されるよう任意で設定してください。
- Boxでフォルダを作成するアクションでは、作成先の親フォルダや、作成するフォルダ名を任意で設定してください。タスク名などの動的な値も利用可能です。
■注意事項
- WrikeとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
WrikeやBoxを活用したその他の自動化テンプレート
WrikeやBoxを組み合わせれば、日々の業務連絡やファイル整理の作業がぐっと楽になります。通知やデータ更新を自動化することで、作業漏れを防ぎながら効率的に情報を共有できます。
Wrikeを使った便利な自動化例
Wrikeはタスク管理だけでなく、他のツールと連携することで情報共有のスピードを高められます。
タスクが登録・作成されたタイミングで各種ツールへ自動通知すれば、すぐに関係者に状況を共有でき、作業の抜け漏れも防げます。また、他サービスからWrikeにタスクを追加すれば、複数ツール間の管理もスムーズになります。
Wrikeでタスクが作成されたらOutlookに通知する
試してみる
■概要
Wrikeで新しいタスクを作成した際に、関係者への共有漏れや、都度メールを作成する手間に課題を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Wrikeでのタスク作成をきっかけに、Outlookから関係者へ自動で通知メールを送信できます。
これにより、タスクの共有漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wrikeでタスク管理を行い、関係者への共有をOutlookで行っている方
- タスク作成時の通知漏れを防ぎ、プロジェクトの進行をスムーズにしたい方
- 手作業による情報共有の手間をなくし、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Wrikeでタスクを作成するたびにOutlookで通知メールを作成・送信する手間が自動化され、作業時間を短縮できます。
- 手動での通知による宛先間違いや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、WrikeとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWrikeの「タスクが作成されたら」を設定します。
- 続いて、Wrikeの「タスク情報を取得する」アクションを設定し、作成されたタスクの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を含んだメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「メールを送る」では、前段のオペレーションで取得したタスク名などの情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Wrike、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Wrikeでタスクが作成されたらGmailで通知する
試してみる
■概要
Wrikeで新しいタスクを作成するたびに、関係者へ手動でメール通知を行う作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は、本来の業務を圧迫するだけでなく、通知の漏れや遅延といったミスを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Wrikeでタスクが作成されると、Gmailから関係者へ自動で通知メールが送信されるため、タスク共有の迅速化と効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- WrikeとGmailを使い、タスク作成時の通知業務を効率化したいと考えている方
- 手動でのメール連絡による通知漏れや遅延を防ぎ、確実な情報共有を行いたい方
- チーム内の情報伝達をスムーズにし、プロジェクト管理の質を高めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Wrikeでタスクが作成されると自動でGmailから通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、通知の送り忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、WrikeとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでWrikeの「タスク情報を取得」アクションを設定し、トリガーで検知したタスクの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を含んだメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知メールの宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容を自由に設定することが可能です。
- 件名や本文には、固定のテキストに加え、前段のオペレーションで取得したWrikeのタスク情報を変数として埋め込めるため、タスク内容に応じた具体的な通知を自動で作成できます。
■注意事項
- Wrike、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する
試してみる
■概要
Boxに重要なファイルを追加した際、関係者への共有連絡を手作業のメールで行っていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や連絡漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルが追加されたことをきっかけにOutlookからメールを自動で送信できます。これにより、迅速かつ正確な情報共有が実現し、業務の停滞を防げます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを利用したファイル共有で、関係者への手動通知に手間を感じている方
- Outlookでの定型的なメール連絡を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- ファイル共有後の連携をスムーズにし、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが追加されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮することができます。
- 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい内容を記載します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、メール送信のきっかけとしたいフォルダを任意で指定することが可能です。
- Outlookのメール送信設定では、送信先のアドレス（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、件名や本文には固定のテキストに加え、Boxのトリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google スプレッドシートで行が追加されたらWrikeにタスクを作成する
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■概要
Google スプレッドシートでタスクを管理しているものの、Wrikeへの転記作業に手間を感じていませんか。手作業でのタスク作成は、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、Wrikeにタスクを自動で作成できます。タスク管理における二度手間をなくし、よりスムーズなプロジェクト進行を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとWrikeを併用し、タスクの転記作業を効率化したい方
- 手作業によるタスク作成での入力ミスや、対応漏れなどの課題を解消したいチームリーダーの方
- ツール間の連携を自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えているプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートに行が追加されると自動でWrikeにタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、タスク管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとWrikeをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでWrikeを選択し、「タスクを作成」のアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携対象としたい任意のスプレッドシートIDやシート名などを設定してください。
- Wrikeでタスクを作成する際、Google スプレッドシートから取得した値を引用し、タスク名や担当者、期限などの各フィールドに自由に設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
Wrikeでタスクが作成されたら、Backlogにも課題を追加する
試してみる
■概要
プロジェクト管理にWrikeとBacklogを併用している場合、双方に同じ内容を手作業で入力する手間が発生しがちではないでしょうか。こうした二重入力は非効率なだけでなく、転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、WrikeとBacklogの連携をスムーズに実現します。Wrikeでタスクを作成するだけで、その内容が自動でBacklogに課題として追加されるため、手作業による入力の手間やミスをなくし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- WrikeとBacklogを併用しており、タスクや課題の二重入力に手間を感じている方
- WrikeとBacklog間の情報連携を手作業で行っており、入力ミスや漏れを防ぎたい方
- プロジェクト管理ツール間の連携を自動化し、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Wrikeでのタスク作成をトリガーにBacklogへ自動で課題が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報入力が不要になることで、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことにつながります
■フローボットの流れ
- はじめに、WrikeとBacklogをYoomと連携します
- 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでWrikeの「タスク情報を取得する」アクションを設定し、トリガーで取得したタスクのIDを指定します
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、前のステップで取得したWrikeのタスク情報を各項目に設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Wrikeの「タスク情報を取得する」オペレーションでは、トリガーで取得したタスクIDを指定することで、新しく作成されたタスクの情報を正確に取得します
- Backlogに課題を追加する際、件名や詳細などの各フィールドに、Wrikeから取得したタスク名や説明といった情報を自由に割り当てて設定することが可能です
■注意事項
- Wrike、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Boxを使った便利な自動化例
Boxはファイルの保管・共有に優れていますが、他ツールと組み合わせればさらに活用の幅が広がります。ファイルアップロードをきっかけに通知を送ったり、内容を整理・変換して別のサービスに保存したりすることで、業務の効率化や情報整理が簡単に実現できます。
日々のファイル管理や共有作業を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を整えましょう。
JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム
・データの整理とアクセスを効率化したい部門
2.プロジェクト管理チーム
・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム
4.カスタマーサポートチーム
・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム
5.マーケティング部門
・キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でBoxにフォルダを作成するため、迅速な対応が可能となります。
・フォルダの自動生成により、チーム全員が同じ構成で資料を管理できるため、ミスコミュニケーションが減少します。
■注意事項
・JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
試してみる
■概要
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ファイルの電子化作業をしている方
・ドキュメント管理担当者
・学術論文、研究資料などの紙媒体をデジタル化する必要のある研究者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・書類管理の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダに画像ファイルをアップロードすると、ChatGPTで要約した結果を自動的にメールで受け取ることができます。
・画像ファイルを手動で文字起こしする必要がなく、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・BoxとChatGPTを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知する
試してみる
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを利用することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、チームメンバーが即座に新しいファイルの存在を知ることができるため、情報の共有が円滑に行えます。
その結果、タイムリーな対応が可能となり、業務の進行速度が向上します。
また、Slack上で通知を受け取ることで、重要なファイルの見逃しが防止され、正確な業務遂行が期待できるでしょう。
ファイルに関することで確認したいことがある場合は、チャット上でそのままやり取りができるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxでファイルがアップロードされたら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされたファイルの情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードを検知して、指定したGoogle スプレッドシートの情報を自動で更新できるため、手作業による手間とミスを解消し、正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle スプレッドシートを用いたファイル管理を手作業で行っている方
- ファイルのアップロード履歴を、正確かつタイムリーに管理シートへ反映させたい方
- 単純な転記作業を自動化し、より付加価値の高いコア業務に時間を充てたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードをトリガーに自動でシートが更新されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することが可能です。
- 人の手を介さず自動で処理されることで、入力間違いや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxフォルダ内のファイルアップロードを検知するトリガーの起動間隔は、任意で設定することが可能です。業務の要件に合わせて更新頻度を調整してください。
■注意事項
- Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxにファイルがアップロードされたら、ファイル名をリネームしOneDriveに格納する
試してみる
■概要
BoxとOneDriveを併用していると、手作業でのファイル移動やコピーに手間がかかることはありませんか。
また、ファイル名が統一されず、後から目的のファイルを探すのに苦労するケースも少なくありません。このワークフローは、Boxにファイルがアップロードされると、AIが自動でファイル名を変更し、指定のOneDriveフォルダへ格納します。手作業による非効率なファイル管理を解消し、OneDriveとBox間でのスムーズなデータ連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとOneDriveを併用し、手作業でのファイル転送に手間を感じている方
- OneDriveやBoxに格納するファイルの命名規則を統一し、管理を効率化したい方
- 複数のクラウドストレージ間におけるバックアップや情報共有を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのアップロードを起点にOneDriveへの格納までが自動化されるため、手作業でのファイル移動やリネームにかかる時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイル名の変更ミスや、OneDriveへの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、新しいファイル名を生成するための指示（プロンプト）を入力します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルとAIが生成したファイル名を指定して格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で設定してください。
- AI機能では、プロンプトを自由にカスタマイズすることで、「【アップロード日】_元のファイル名」など、任意の命名規則でファイル名を自動生成できます。
- OneDriveへのアップロード設定では、格納先のフォルダを固定値で指定したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Box、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
まとめ
BoxとWrikeの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル格納からタスク作成までの一連のフローを効率化し、ヒューマンエラーを根本から解消できます。
これにより、タスクの作成漏れや情報伝達の遅延がなくなり、担当者は常に最新の正しい情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしBoxとWrikeの連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくある質問
Q：Box内の機密情報を連携させても安全ですか？
A：Yoomでは、ユーザーが安心してご利用いただけるよう複数のセキュリティ対策を実装しています。
連携先アプリから取得したデータは、Yoom上に保存・共有されることはありません。連携処理の中でのみ使用されるため、機密情報が意図せず残ることはありません。
詳しくはこちらをご確認ください。
2要素認証や、SAML認証（エンタープライズプランのみ）など、アクセス制御の仕組みも備えています。
詳しくはこちらをご確認ください。
Q：もっと複雑な条件でタスク作成を分岐できますか？
A：ミニプラン以上で利用できる分岐オペレーションを使うことで、複数の条件を組み合わせて振り分けることが可能になります。タグやステータス、優先度などが全て特定の条件に一致するチケットのみをタスクとして追加するような運用が期待できます。
Q：この連携はYoomの無料プランでどこまでできますか？
A：BoxとWrikeはフリープランで使用することが可能です。無料で利用できる「フリープラン」では毎月100件以内まで使用することができます。有料プランとの具体的な違いは使用できるアプリや使用できるタスク数など多岐にわたります。有料プランについて知りたい方はこちらをご覧ください。
