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■概要
Boxに新しいファイルが追加されるたびに、内容を確認してWrikeで手動でタスクを作成する作業は、時間もかかり見落としのリスクも伴います。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されました。Boxへのファイル格納をトリガーに、Wrikeへ自動でタスクを作成することで、WrikeとBox間の連携をスムーズにし、手作業による手間やミスを削減します。これにより、重要なファイルの見落としを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Boxに重要なファイルを保存し、Wrikeでプロジェクトのタスク管理をしているものの、ファイル追加のたびに手動でWrikeにタスクを作成し、関連情報を転記する作業に手間を感じていませんか？
こうした単純作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスやタスク作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。
もし、Boxに特定のファイルが格納されたことをきっかけに、自動でWrikeにタスクを作成し、関連ファイルのURLまで添付してくれる仕組みがあれば、これらの作業から解放され、より重要な業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に導入できます。ぜひこの記事を参考に、日々の業務を効率化し、作業負担を減らしましょう。
YoomにはBoxとWrikeを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Boxに新しいファイルが追加されるたびに、内容を確認してWrikeで手動でタスクを作成する作業は、時間もかかり見落としのリスクも伴います。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されました。Boxへのファイル格納をトリガーに、Wrikeへ自動でタスクを作成することで、WrikeとBox間の連携をスムーズにし、手作業による手間やミスを削減します。これにより、重要なファイルの見落としを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
BoxとWrikeのAPIを連携すれば、Boxのファイル情報をWrikeに自動で共有でき、タスク作成のプロセスを丸ごと自動化できます。これにより、手作業によるタイムラグや入力ミスを防ぎ、プロジェクト管理の精度とスピードを向上させることが可能です。
この記事では、複数の自動化例を紹介しますので、気になる内容があればぜひチェックしてください。
Boxに新しいファイルが追加された際、その情報をもとにWrikeでタスクを自動作成する連携です。従来の手動によるファイル確認やタスク起票が不要になり、タスクの作成漏れや情報転記のミスを防ぎ、担当者の負担を大幅に軽減できます。
この仕組みは、Boxのファイル情報をWrikeに送信するシンプルな構成で運用可能です。
■概要
Boxに新しいファイルが追加されるたびに、内容を確認してWrikeで手動でタスクを作成する作業は、時間もかかり見落としのリスクも伴います。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されました。Boxへのファイル格納をトリガーに、Wrikeへ自動でタスクを作成することで、WrikeとBox間の連携をスムーズにし、手作業による手間やミスを削減します。これにより、重要なファイルの見落としを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Boxに保存されたファイルのうち、ファイル名や格納先フォルダなど、特定条件を満たすものだけを対象にWrikeでタスクを自動作成する連携です。
たとえば「請求書」というキーワードを含むファイルがアップロードされたら、経理担当者への確認タスクを自動で発行できます。これにより、不要な通知やタスク作成を省き、効率的でスマートな業務フローを構築できます。
■概要
プロジェクト管理にWrike、ファイルストレージにBoxを活用しているものの、Boxへのファイルアップロード後に手動でWrikeのタスクを作成する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、漏れや遅延の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、WrikeとBoxの連携が自動化され、Boxに特定のファイルが格納されると自動でWrikeにタスクが作成されます。これにより、タスク起票の工数を削減し、重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそく実際にBoxとWrikeを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとWrikeの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Boxにファイルが格納されたら、Wrikeにタスクを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Boxに新しいファイルが追加されるたびに、内容を確認してWrikeで手動でタスクを作成する作業は、時間もかかり見落としのリスクも伴います。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されました。Boxへのファイル格納をトリガーに、Wrikeへ自動でタスクを作成することで、WrikeとBox間の連携をスムーズにし、手作業による手間やミスを削減します。これにより、重要なファイルの見落としを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。まずは登録の流れを確認してみましょう。
表示された候補からBoxをクリックしましょう。
以下のようにログイン画面が表示されるので、今回使用するアカウントでログインを行います。
認証画面が表示されるので、画面下部の「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
マイアプリに戻り、Boxが表示されていればマイアプリ連携完了です。
検索窓にWrikeを入力し、表示された候補からクリックします。
Wrikeのログイン画面が表示されるので、Yoomと連携したいアカウントでログインしましょう。
マイアプリにWrikeが表示されていればマイアプリ連携は完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
Boxに新しいファイルが追加されるたびに、内容を確認してWrikeで手動でタスクを作成する作業は、時間もかかり見落としのリスクも伴います。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されました。Boxへのファイル格納をトリガーに、Wrikeへ自動でタスクを作成することで、WrikeとBox間の連携をスムーズにし、手作業による手間やミスを削減します。これにより、重要なファイルの見落としを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
フォルダにファイルがアップロードされたことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するBoxのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
続いてアプリトリガーのAPI接続設定の画面が表示されるので、BoxでフォルダのコンテンツIDを確認し入力しましょう。
設定ができたら「テスト」をクリックします。以下のようにテスト成功が確認できたら「次へ」をクリックしましょう。
該当のフォルダに実際にファイルをアップロードし、再度「テスト」をクリックします。
ファイルのアップロードが完了し、以下のようにファイル名などの取得した値が表示されていることを確認したら「保存する」をクリックしましょう。
※この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
最後にWrikeでタスクを作成するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するWrikeのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
タイトルを入力しましょう。
今回は以下のように【資料チェック】と「取得した値」からファイル名を設定しました。
フォルダーIDは以下のように表示される候補から選択しましょう。
その他の項目については必要に応じて入力します。
設定後「テスト」をクリックし、実際にタスクが作成できているか確認しましょう。
確認ができたらYoomに戻り「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回はBoxからWrikeへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にWrikeからBoxへのデータ連携も自動化できます。プロジェクト管理とファイル管理を双方向でスムーズに連携させたい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Wrikeで新しいタスクが作成されたタイミングで、そのタスク名に対応するフォルダをBoxに自動で作成する連携です。
プロジェクトやタスクごとに必要なファイルを格納する場所を手動で用意する手間が省けるため、フォルダの作成忘れを防ぎ、ファイル管理体制をスムーズに統一できます。
■概要
Wrikeでプロジェクトのタスクを管理し、関連資料をBoxで保管する運用は便利ですが、タスクが発生するたびに手動でBoxにフォルダを作成するのは手間がかかり、作成漏れや命名ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローは、WrikeとBoxの連携を自動化するものです。Wrikeで新しいタスクが作成されると、その情報に基づいてBox内に自動でフォルダが生成されるため、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Wrikeで作成されたタスクのうち、特定のプロジェクトに属するものや、特定の担当者がアサインされたものなど、設定した条件に合致するタスクが作成された場合にのみ、Boxにフォルダを自動生成する連携です。これにより、不要なフォルダが乱立するのを防ぎ、整理された分かりやすいファイル管理環境を維持できます。
■概要
Wrikeでタスクを管理し、関連資料をBoxで保管している場合、タスクごとにフォルダを手作業で作成するのは手間がかかるのではないでしょうか。この作業はタスクが増えるにつれて負担となり、フォルダの作成漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Wrikeで特定の条件を満たすタスクが作成されると、自動でBoxに指定のフォルダを作成するため、WrikeとBoxを連携させたファイル管理の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
WrikeやBoxを組み合わせれば、日々の業務連絡やファイル整理の作業がぐっと楽になります。通知やデータ更新を自動化することで、作業漏れを防ぎながら効率的に情報を共有できます。
Wrikeはタスク管理だけでなく、他のツールと連携することで情報共有のスピードを高められます。
タスクが登録・作成されたタイミングで各種ツールへ自動通知すれば、すぐに関係者に状況を共有でき、作業の抜け漏れも防げます。また、他サービスからWrikeにタスクを追加すれば、複数ツール間の管理もスムーズになります。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらWrikeにタスクを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務に活用する方
・情報の一元管理として活用している方
・チーム内でシートを共有して情報伝達の効率化を図りたい方
2.Wrikeを活用してタスク管理をしている方
・プロジェクトの詳細タスクを管理して進捗の可視化を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Wrikeはプロジェクトに関連するタスクの管理に活用できるツールです。
しかしGoogle スプレッドシートでもタスクを管理している場合手動でWrikeにタスクを追加するのは、効率的とは言えません。
手入力による登録を省いて効率的な情報共有を行いたいと考える方にこのフローは有益です。
このフローを活用することで、Google スプレッドシートで登録された情報を感知して自動でタスクの登録を完了し、手作業による手間を省きます。
自動でタスクを作成することで、どちらのツールを確認しても最新の情報を効率的に得ることができ、業務進行を円滑化します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Boxに重要なファイルを追加した際、関係者への共有連絡を手作業のメールで行っていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や連絡漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルが追加されたことをきっかけにOutlookからメールを自動で送信できます。これにより、迅速かつ正確な情報共有が実現し、業務の停滞を防げます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Wrikeで新しいタスクを作成するたびに、関係者へ手動でメール通知を行う作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は、本来の業務を圧迫するだけでなく、通知の漏れや遅延といったミスを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Wrikeでタスクが作成されると、Gmailから関係者へ自動で通知メールが送信されるため、タスク共有の迅速化と効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Wrikeで新しいタスクを作成した際に、関係者への共有漏れや、都度メールを作成する手間に課題を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Wrikeでのタスク作成をきっかけに、Outlookから関係者へ自動で通知メールを送信できます。
これにより、タスクの共有漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
プロジェクト管理にWrikeとBacklogを併用している場合、双方に同じ内容を手作業で入力する手間が発生しがちではないでしょうか。こうした二重入力は非効率なだけでなく、転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、WrikeとBacklogの連携をスムーズに実現します。Wrikeでタスクを作成するだけで、その内容が自動でBacklogに課題として追加されるため、手作業による入力の手間やミスをなくし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Boxはファイルの保管・共有に優れていますが、他ツールと組み合わせればさらに活用の幅が広がります。ファイルアップロードをきっかけに通知を送ったり、内容を整理・変換して別のサービスに保存したりすることで、業務の効率化や情報整理が簡単に実現できます。
日々のファイル管理や共有作業を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を整えましょう。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム
・データの整理とアクセスを効率化したい部門
2.プロジェクト管理チーム
・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム
4.カスタマーサポートチーム
・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム
5.マーケティング部門
・キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でBoxにフォルダを作成するため、迅速な対応が可能となります。
・フォルダの自動生成により、チーム全員が同じ構成で資料を管理できるため、ミスコミュニケーションが減少します。
■注意事項
・JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを利用することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、チームメンバーが即座に新しいファイルの存在を知ることができるため、情報の共有が円滑に行えます。
その結果、タイムリーな対応が可能となり、業務の進行速度が向上します。
また、Slack上で通知を受け取ることで、重要なファイルの見逃しが防止され、正確な業務遂行が期待できるでしょう。
ファイルに関することで確認したいことがある場合は、チャット上でそのままやり取りができるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Boxにアップロードされたファイルの情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードを検知して、指定したGoogle スプレッドシートの情報を自動で更新できるため、手作業による手間とミスを解消し、正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ファイルの電子化作業をしている方
・ドキュメント管理担当者
・学術論文、研究資料などの紙媒体をデジタル化する必要のある研究者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・書類管理の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダに画像ファイルをアップロードすると、ChatGPTで要約した結果を自動的にメールで受け取ることができます。
・画像ファイルを手動で文字起こしする必要がなく、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・BoxとChatGPTを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
BoxとOneDriveを併用していると、手作業でのファイル移動やコピーに手間がかかることはありませんか。
また、ファイル名が統一されず、後から目的のファイルを探すのに苦労するケースも少なくありません。このワークフローは、Boxにファイルがアップロードされると、AIが自動でファイル名を変更し、指定のOneDriveフォルダへ格納します。手作業による非効率なファイル管理を解消し、OneDriveとBox間でのスムーズなデータ連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
BoxとWrikeの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル格納からタスク作成までの一連のフローを効率化し、ヒューマンエラーを根本から解消できます。
これにより、タスクの作成漏れや情報伝達の遅延がなくなり、担当者は常に最新の正しい情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしBoxとWrikeの連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Box内の機密情報を連携させても安全ですか？
A：Yoomでは、ユーザーが安心してご利用いただけるよう複数のセキュリティ対策を実装しています。
連携先アプリから取得したデータは、Yoom上に保存・共有されることはありません。連携処理の中でのみ使用されるため、機密情報が意図せず残ることはありません。
詳しくはこちらをご確認ください。
2要素認証や、SAML認証（エンタープライズプランのみ）など、アクセス制御の仕組みも備えています。
詳しくはこちらをご確認ください。
Q：もっと複雑な条件でタスク作成を分岐できますか？
A：ミニプラン以上で利用できる分岐オペレーションを使うことで、複数の条件を組み合わせて振り分けることが可能になります。タグやステータス、優先度などが全て特定の条件に一致するチケットのみをタスクとして追加するような運用が期待できます。
Q：この連携はYoomの無料プランでどこまでできますか？
A：BoxとWrikeはフリープランで使用することが可能です。無料で利用できる「フリープラン」では毎月100件以内まで使用することができます。有料プランとの具体的な違いは使用できるアプリや使用できるタスク数など多岐にわたります。有料プランについて知りたい方はこちらをご覧ください。
