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BoxにファイルがアップロードされたらSlackに自動通知する方法
Boxは、外出先やリモートワーク時であっても安全に利用できるクラウドストレージサービスです。
しかし、ファイルをアップロードするたびに通知を手動で送る作業が負担になっていると感じる方もいるかもしれません。
Yoomを活用して、今感じている課題を解消しませんか？
本記事では、BoxにファイルがアップロードされたときにSlackで自動通知を設定する手順と、具体的なメリットを解説します。
情報管理業務の効率化を目指す方はぜひ、最後までご覧ください！
Box for Slackとは
Box for Slackは、BoxとSlackを連携する公式機能です。Slack上でBoxのファイルを共有したり、ファイルのプレビューを確認したりできるため、アプリを切り替える手間を減らし、チーム内の情報共有を効率化したい人におすすめです。
Box for Slackの主な機能
Box for Slackの主な機能について簡単にご紹介します。
- ファイルの検索・共有：Slackの画面からBox内のファイルを検索・共有できます。
/box searchや/box recentsなどのスラッシュコマンドにも対応しています。 - 高解像度プレビュー：Slack上で共有されたBoxファイルのスクロール可能な高解像度プレビューを表示できます。
なお、対象ファイル形式やアクセス権限などの条件があります。 - アクセス権限の調整：共有ファイルにアクセスできないメンバーがいる場合、Slack上で共有リンクの設定を調整し、アクセス権限を付与できます。
ただし、適用できる設定には制限がありますのでご注意ください。 - Box通知の受信：ファイルやフォルダへの新規招待、ファイルやBox Noteのコメントでの@メンション、コメントの追加などをSlack上で通知として受け取れます。
BoxとSlackの連携ならYoomがおすすめ！
Yoomを利用すると、Boxを起点にファイルの取得や別のストレージアプリへの保存など、複数の業務を自動化できます。
BoxとSlackにOCRやAI、翻訳を組み合わせたテンプレート
さらに、YoomにはBoxとSlackだけではなく、OCR・AI・翻訳機能などを組み合わせたテンプレートもご用意しています。
基本メニューは日本語に対応しているため、いずれも簡単な設定で利用可能です。
■概要
取引先から受領した請求書などのPDFファイルを手作業で確認し、その内容を転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、BoxにPDFファイルが格納されると、自動でOCRが内容を読み取り、その結果をSlackへ通知します。PDFからOCRでテキスト情報を抽出する一連のプロセスを自動化することで、面倒な手作業から解放され、確認漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの防止にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxにアップロードされたPDFの内容確認や転記作業を手間に感じている方
- 手動でのPDFのOCR処理や、その後の情報共有を自動化したいと考えている方
- 請求書や契約書など、PDFファイルの確認からチームへの共有までの流れを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル格納を起点に、PDFのOCR処理からSlackへの通知までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ入力やコピー＆ペースト作業がなくなるので、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名に「.pdf」が含まれる場合に処理を実行するなど、後続のオペレーションに進むための条件を自由にカスタマイズできます。
- OCR機能では、請求金額や取引先名など、PDFファイルから抽出したい特定の項目を任意で設定することが可能です。
- Slackへの通知は、通知先のチャンネルやメンション先を任意で設定できるほか、本文にOCRで取得した情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Boxにアップロードされた請求書や契約書の内容を確認し、要約を作成して関係者に共有する作業は、手間がかかる定型業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされるだけで、OCRが内容を読み取り、ChatGPTが要約を作成、そしてSlackへ自動で通知します。
一連の作業を自動化し、手作業による業務負荷を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存される書類の内容確認や共有に、多くの時間を費やしている方
- 複数のSaaSを横断する手作業が多く、本来のコア業務に集中できていない方
- 書類の要約作成や情報共有プロセスを自動化し、チーム全体の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードからSlack通知までが自動処理されるため、情報共有にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや要約の抜け漏れ、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、ChatGPT、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- その後、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを要約します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成された要約を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- OCR機能のアクション設定では、文字数や抽出したい項目、使用するAIモデル、読み取る書類の言語などを任意で設定できます。
- ChatGPTのアクション設定では、要約の指示（メッセージ内容）やロール、temperature（生成されるテキストの多様性）などを任意で設定してください。
- Slackでメッセージを送信するアクション設定では、通知先のチャンネルIDやメッセージの本文を任意で設定できます。
■注意事項
- Box、ChatGPT、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
海外拠点や取引先からBoxに届く英文レポートの確認や翻訳、チームへの共有といった一連の作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、翻訳ミスや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、YoomのAI機能が自動でOCRと翻訳を行い、その内容をSlackへ通知するため、定型業務を効率化し円滑な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで海外からの英文レポートを管理し、翻訳や共有を手作業で行っている方
- BoxとSlackを活用しており、情報共有のスピードと正確性を向上させたい方
- OCRやAI翻訳を用いて、外国語ドキュメントの処理業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードから翻訳、Slackへの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 人の手による翻訳の抜け漏れや、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 次に、AI機能の「翻訳する」アクションを設定し、抽出したテキストを翻訳します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、翻訳結果を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取り対象の言語を指定するなど、条件を任意で設定することが可能です。
- AI機能の「翻訳する」では、翻訳元の言語や翻訳先の言語、翻訳の丁寧さといった条件を業務に合わせて指定できます。
- Slackへの通知は、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入れたり、翻訳結果などの変数を埋め込んだりといったカスタムが可能です。
■注意事項
- Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Amazonでの販売業務において、注文関連の書類をBoxで管理しているものの、その後の出荷指示や情報共有が手作業になっていませんか。このワークフローは、Boxへのファイル格納を起点として、注文情報の確認から関係者への通知までを自動化します。Amazonでの販売とBoxでのファイル管理を連携させることで、これまで手作業で行っていた一連の業務を効率化し、よりスムーズな出荷プロセスを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Amazon Seller CentralとBoxを活用し、ECの受注・出荷管理を行っている方
- 手作業での注文情報の確認と共有に手間を感じ、業務を自動化したいと考えている方
- 注文処理における確認漏れや共有ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが格納されると自動で注文情報を取得し通知が飛ぶため、手作業での確認や情報共有に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、注文番号の見間違いや伝達ミスといった手作業によるヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、Amazon Seller Central、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- オペレーションで、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- 続いて、AI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから注文番号などのテキスト情報を抽出します。
- 次に、Amazon Seller Centralの「注文の配送先住所を取得」アクションを設定し、OCRで抽出した注文番号を基に配送先情報を取得します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、取得した配送先情報などを関係者に自動で通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCRでは、読み取り対象のファイルに合わせて、注文番号や顧客名など、抽出したいテキスト項目を任意で設定することが可能です。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを自由に指定できます。また、メッセージ本文には、前段の処理で取得した注文情報や配送先住所といった動的な情報を変数として埋め込むことも可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Box、Amazon Seller Central、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
取引先から受領した請求書などのPDFファイルを手作業で確認し、その内容を転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、BoxにPDFファイルが格納されると、自動でOCRが内容を読み取り、その結果をSlackへ通知します。PDFからOCRでテキスト情報を抽出する一連のプロセスを自動化することで、面倒な手作業から解放され、確認漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの防止にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxにアップロードされたPDFの内容確認や転記作業を手間に感じている方
- 手動でのPDFのOCR処理や、その後の情報共有を自動化したいと考えている方
- 請求書や契約書など、PDFファイルの確認からチームへの共有までの流れを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル格納を起点に、PDFのOCR処理からSlackへの通知までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ入力やコピー＆ペースト作業がなくなるので、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名に「.pdf」が含まれる場合に処理を実行するなど、後続のオペレーションに進むための条件を自由にカスタマイズできます。
- OCR機能では、請求金額や取引先名など、PDFファイルから抽出したい特定の項目を任意で設定することが可能です。
- Slackへの通知は、通知先のチャンネルやメンション先を任意で設定できるほか、本文にOCRで取得した情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Boxにアップロードされた請求書や契約書の内容を確認し、要約を作成して関係者に共有する作業は、手間がかかる定型業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされるだけで、OCRが内容を読み取り、ChatGPTが要約を作成、そしてSlackへ自動で通知します。
一連の作業を自動化し、手作業による業務負荷を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存される書類の内容確認や共有に、多くの時間を費やしている方
- 複数のSaaSを横断する手作業が多く、本来のコア業務に集中できていない方
- 書類の要約作成や情報共有プロセスを自動化し、チーム全体の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードからSlack通知までが自動処理されるため、情報共有にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや要約の抜け漏れ、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、ChatGPT、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- その後、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを要約します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成された要約を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- OCR機能のアクション設定では、文字数や抽出したい項目、使用するAIモデル、読み取る書類の言語などを任意で設定できます。
- ChatGPTのアクション設定では、要約の指示（メッセージ内容）やロール、temperature（生成されるテキストの多様性）などを任意で設定してください。
- Slackでメッセージを送信するアクション設定では、通知先のチャンネルIDやメッセージの本文を任意で設定できます。
■注意事項
- Box、ChatGPT、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
海外拠点や取引先からBoxに届く英文レポートの確認や翻訳、チームへの共有といった一連の作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、翻訳ミスや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、YoomのAI機能が自動でOCRと翻訳を行い、その内容をSlackへ通知するため、定型業務を効率化し円滑な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで海外からの英文レポートを管理し、翻訳や共有を手作業で行っている方
- BoxとSlackを活用しており、情報共有のスピードと正確性を向上させたい方
- OCRやAI翻訳を用いて、外国語ドキュメントの処理業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードから翻訳、Slackへの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 人の手による翻訳の抜け漏れや、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 次に、AI機能の「翻訳する」アクションを設定し、抽出したテキストを翻訳します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、翻訳結果を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取り対象の言語を指定するなど、条件を任意で設定することが可能です。
- AI機能の「翻訳する」では、翻訳元の言語や翻訳先の言語、翻訳の丁寧さといった条件を業務に合わせて指定できます。
- Slackへの通知は、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入れたり、翻訳結果などの変数を埋め込んだりといったカスタムが可能です。
■注意事項
- Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Amazonでの販売業務において、注文関連の書類をBoxで管理しているものの、その後の出荷指示や情報共有が手作業になっていませんか。このワークフローは、Boxへのファイル格納を起点として、注文情報の確認から関係者への通知までを自動化します。Amazonでの販売とBoxでのファイル管理を連携させることで、これまで手作業で行っていた一連の業務を効率化し、よりスムーズな出荷プロセスを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Amazon Seller CentralとBoxを活用し、ECの受注・出荷管理を行っている方
- 手作業での注文情報の確認と共有に手間を感じ、業務を自動化したいと考えている方
- 注文処理における確認漏れや共有ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが格納されると自動で注文情報を取得し通知が飛ぶため、手作業での確認や情報共有に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、注文番号の見間違いや伝達ミスといった手作業によるヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、Amazon Seller Central、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- オペレーションで、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- 続いて、AI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから注文番号などのテキスト情報を抽出します。
- 次に、Amazon Seller Centralの「注文の配送先住所を取得」アクションを設定し、OCRで抽出した注文番号を基に配送先情報を取得します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、取得した配送先情報などを関係者に自動で通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCRでは、読み取り対象のファイルに合わせて、注文番号や顧客名など、抽出したいテキスト項目を任意で設定することが可能です。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを自由に指定できます。また、メッセージ本文には、前段の処理で取得した注文情報や配送先住所といった動的な情報を変数として埋め込むことも可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Box、Amazon Seller Central、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Yoomを活用した業務の自動化にご興味のある方は、お気軽にお問い合わせください。
こんな方におすすめ
- BoxとSlackを既に業務で活用しており、それぞれのツール間の手動連携に課題を感じている方
- ファイル管理やチーム内の情報共有を迅速かつ効率的に行いたいと考えている管理者
- チームでのファイルアップロードに伴う情報共有や進捗管理の改善を目指している方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを利用することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、チームメンバーが即座に新しいファイルの存在を知ることができるため、情報の共有が円滑に行えます。
その結果、タイムリーな対応が可能となり、業務の進行速度が向上します。
また、Slack上で通知を受け取ることで、重要なファイルの見逃しが防止され、正確な業務遂行が期待できるでしょう。
ファイルに関することで確認したいことがある場合は、チャット上でそのままやり取りができるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを利用することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、チームメンバーが即座に新しいファイルの存在を知ることができるため、情報の共有が円滑に行えます。
その結果、タイムリーな対応が可能となり、業務の進行速度が向上します。
また、Slack上で通知を受け取ることで、重要なファイルの見逃しが防止され、正確な業務遂行が期待できるでしょう。
ファイルに関することで確認したいことがある場合は、チャット上でそのままやり取りができるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
[Yoomとは]
BoxとSlackの連携フローの作り方
今回は、【BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知する】というフローを作成します。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- BoxとSlackをマイアプリ登録
- Boxでファイルがアップロードされたら起動するトリガーの設定
- Slackで通知する設定
- テストと確認
ステップ1:BoxとSlackとのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はBoxとSlackをそれぞれ検索して、登録していきます。
Boxのマイアプリ登録
Boxを検索して、アイコンをクリックします。
以下の手順をご参照ください。
※下記のナビはワークフローからマイアプリ連携を行う内容ですが、連携アカウントを追加をクリック後の手順は同じです。
ナビの内容に従って設定を進めてください。
これで、Boxのマイアプリ登録は完了です。
Slackのマイアプリ登録
Slackも同じように検索して、アイコンをクリックし、以下のナビに従って設定を進めてください。
なお、Slackの詳しいマイアプリ登録については、以下のリンク先を参照してください。
以上で、BoxとSlackのマイアプリ登録は終了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にBoxとSlackのアイコンが表示されているか確認してください。
その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。
ステップ2：テンプレートのコピー
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを利用することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、チームメンバーが即座に新しいファイルの存在を知ることができるため、情報の共有が円滑に行えます。
その結果、タイムリーな対応が可能となり、業務の進行速度が向上します。
また、Slack上で通知を受け取ることで、重要なファイルの見逃しが防止され、正確な業務遂行が期待できるでしょう。
ファイルに関することで確認したいことがある場合は、チャット上でそのままやり取りができるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを利用することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、チームメンバーが即座に新しいファイルの存在を知ることができるため、情報の共有が円滑に行えます。
その結果、タイムリーな対応が可能となり、業務の進行速度が向上します。
また、Slack上で通知を受け取ることで、重要なファイルの見逃しが防止され、正確な業務遂行が期待できるでしょう。
ファイルに関することで確認したいことがある場合は、チャット上でそのままやり取りができるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
ステップ3:Boxで申請が承認されたら起動するトリガーの設定
最初に、一番上の「フォルダにファイルがアップロードされたら」のアイコンをクリックします。
Boxと連携するアカウント情報を設定します。
トリガーは「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックしてください。
まずはBoxの画面に移動し、ファイルの保存を検知したいフォルダを用意します。
Yoomの画面に戻り、注釈を確認しながら、フォルダのコンテンツIDを入力しましょう。
入力が終わったら「WebhookURLを登録」をクリックします。
もしテストがうまくいかない場合は、以下のリンク先を参照してください。
Boxの指定のフォルダに、テスト用のファイルをアップロードしてから「テスト」をクリックしてください。
問題がなければ「完了」をクリックします。
ステップ4:Slackで通知する設定
最後に、「チャンネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックしてください。
Slackと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックしましょう。
投稿先のチャンネルIDの入力欄をクリックすると、候補が表示されるので、その中から選択してください。
メッセージの編集欄をクリックすると、アウトプットが表示されます。メッセージ作成の際に、適宜活用してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「完了」をクリックしてください。
なお、チャンネルIDの詳しい確認方法については、以下のリンク先を参照してください。
これで、【BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知する】というフローが完成しました。
ステップ5:テストと確認
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
Yoomなら、専門的なスキルがなくても設定が簡単。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを利用することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、チームメンバーが即座に新しいファイルの存在を知ることができるため、情報の共有が円滑に行えます。
その結果、タイムリーな対応が可能となり、業務の進行速度が向上します。
また、Slack上で通知を受け取ることで、重要なファイルの見逃しが防止され、正確な業務遂行が期待できるでしょう。
ファイルに関することで確認したいことがある場合は、チャット上でそのままやり取りができるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを利用することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、チームメンバーが即座に新しいファイルの存在を知ることができるため、情報の共有が円滑に行えます。
その結果、タイムリーな対応が可能となり、業務の進行速度が向上します。
また、Slack上で通知を受け取ることで、重要なファイルの見逃しが防止され、正確な業務遂行が期待できるでしょう。
ファイルに関することで確認したいことがある場合は、チャット上でそのままやり取りができるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxやSlackを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもBoxやSlackのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
BoxとSlackのその他の自動化例
Slackで特定の投稿が送信されたらBoxのフォルダ名を更新したり、特定の投稿をもとにBoxのファイルを移動することができます。
さらに、Yoomのスケジュールトリガーを活用して、指定日時にBoxのファイル情報を取得してSlackに通知することも可能です。
■概要
Slackで特定の連絡を受けた後、Boxのフォルダ名を手作業で一つひとつ変更していませんか？
こうした作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、変更ミスや対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへの投稿をきっかけに、Boxのフォルダ名を自動で更新する処理を自動化できます。
情報管理の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackでの報告を基に、Boxのフォルダ名を手作業で変更している方
- 手動でのフォルダ名変更による、入力ミスや対応漏れを防ぎたいと考えている方
- SlackとBoxを連携させ、情報管理の効率化を図りたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿後、自動でBoxのフォルダ名が更新されるため、同期に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、フォルダ名の入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します。
- 次にトリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 続いてオペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した投稿の場合のみ、以降の処理を実行するようにします。
- 同じくオペレーションでAI機能を設定し、Slackの投稿内容からフォルダ名の変更に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダ名を変更」アクションを設定し、AIで抽出した情報を用いてフォルダ名を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、監視対象としたいチャンネルを指定してください。
- 分岐機能では「Slackの投稿に特定のキーワードが含まれていた場合」など、以降の処理を実行する条件を自由に設定できます。
- AI機能では、Slackの投稿から抽出したい項目を設定してください。
抽出を指示するプロンプトも任意で設定可能です。 - Boxのフォルダ名変更アクションでは、AI機能で抽出した値などを組み合わせて、動的なフォルダ名を自由に設定できます。
■注意事項
- Slack、NotionとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやオペレーションを使用することができます。
■概要
Slackでファイル移動の依頼を受け、その都度Boxのフォルダを手作業で操作していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、依頼の見落としや移動先の間違いといったミスにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定の投稿をきっかけに、投稿内容をAIが解析しBox上のファイルを自動で移動させることが可能です。ファイル管理に関する手作業を自動化し、業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SlackとBoxを用いてファイル管理を行っており、手作業での移動に手間を感じている方
- Slackでの依頼に基づき、対応漏れやミスなくファイルを整理したいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿をきっかけに自動でBoxのファイルが移動されるため、手作業での対応時間を短縮することができます。
- 手動によるファイルの移動先間違いや、Slack上の依頼の見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」アクションを設定し、対象のチャンネルを指定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たす投稿の場合のみ、後続の処理が実行されるようにします。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、Slackの投稿内容から移動対象のファイル名や移動先フォルダなどの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルを移動」を設定し、AIで抽出した情報をもとにファイルを指定のフォルダへ移動させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ワークフローを起動する条件を任意で設定できます。例えば、「#移動依頼」といった特定のキーワードを含む投稿にのみ反応させることが可能です。
- AI機能によるデータ抽出では、Slackの投稿テキストからどの情報を抽出するかを自由に設定できます。「ファイル名」や「移動先フォルダ」など、実際の運用に合わせて項目を定義してください。
■注意事項
- Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Boxに保存されたファイルの状況確認や定期的な報告を手作業で行っていませんか。こうした定型業務は手間がかかるだけでなく、確認漏れや報告忘れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定した日時にBox内のファイル情報を自動で取得し、内容を要約した上でSlackへ通知できます。面倒な定期報告業務から解放され、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxでファイルを管理しており、定期的な状況報告に手間を感じている方
- Slackを主要なコミュニケーションツールとして利用し、情報共有を効率化したい方
- 定型的な報告業務を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で情報取得から通知までを行うため、これまで手作業での確認や報告作成に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理するので、手作業による確認漏れや報告内容の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定した日時になったら」フローを起動するよう設定します。
- オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを選択し、通知対象としたいフォルダ内のファイル情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を選択し、取得したファイル情報をもとにSlackへ通知するメッセージを作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成したメッセージを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動する日時（毎日、毎週特定曜日など）を自由に設定できます。
- AI機能で通知文を生成する際の指示（プロンプト）は自由に編集でき、定型文に加え、Boxから取得したファイル名などの情報を組み込んだ柔軟な文章作成が可能です。
- Slackへの通知先チャンネルは任意で選択できます。また、通知メッセージもAIの生成結果だけでなく、固定テキストや変数を埋め込んで自由に作成できます。
■注意事項
- Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Slackで特定の連絡を受けた後、Boxのフォルダ名を手作業で一つひとつ変更していませんか？
こうした作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、変更ミスや対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへの投稿をきっかけに、Boxのフォルダ名を自動で更新する処理を自動化できます。
情報管理の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackでの報告を基に、Boxのフォルダ名を手作業で変更している方
- 手動でのフォルダ名変更による、入力ミスや対応漏れを防ぎたいと考えている方
- SlackとBoxを連携させ、情報管理の効率化を図りたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿後、自動でBoxのフォルダ名が更新されるため、同期に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、フォルダ名の入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します。
- 次にトリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 続いてオペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した投稿の場合のみ、以降の処理を実行するようにします。
- 同じくオペレーションでAI機能を設定し、Slackの投稿内容からフォルダ名の変更に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダ名を変更」アクションを設定し、AIで抽出した情報を用いてフォルダ名を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、監視対象としたいチャンネルを指定してください。
- 分岐機能では「Slackの投稿に特定のキーワードが含まれていた場合」など、以降の処理を実行する条件を自由に設定できます。
- AI機能では、Slackの投稿から抽出したい項目を設定してください。
抽出を指示するプロンプトも任意で設定可能です。 - Boxのフォルダ名変更アクションでは、AI機能で抽出した値などを組み合わせて、動的なフォルダ名を自由に設定できます。
■注意事項
- Slack、NotionとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやオペレーションを使用することができます。
■概要
Slackでファイル移動の依頼を受け、その都度Boxのフォルダを手作業で操作していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、依頼の見落としや移動先の間違いといったミスにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定の投稿をきっかけに、投稿内容をAIが解析しBox上のファイルを自動で移動させることが可能です。ファイル管理に関する手作業を自動化し、業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SlackとBoxを用いてファイル管理を行っており、手作業での移動に手間を感じている方
- Slackでの依頼に基づき、対応漏れやミスなくファイルを整理したいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿をきっかけに自動でBoxのファイルが移動されるため、手作業での対応時間を短縮することができます。
- 手動によるファイルの移動先間違いや、Slack上の依頼の見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」アクションを設定し、対象のチャンネルを指定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たす投稿の場合のみ、後続の処理が実行されるようにします。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、Slackの投稿内容から移動対象のファイル名や移動先フォルダなどの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルを移動」を設定し、AIで抽出した情報をもとにファイルを指定のフォルダへ移動させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ワークフローを起動する条件を任意で設定できます。例えば、「#移動依頼」といった特定のキーワードを含む投稿にのみ反応させることが可能です。
- AI機能によるデータ抽出では、Slackの投稿テキストからどの情報を抽出するかを自由に設定できます。「ファイル名」や「移動先フォルダ」など、実際の運用に合わせて項目を定義してください。
■注意事項
- Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Boxに保存されたファイルの状況確認や定期的な報告を手作業で行っていませんか。こうした定型業務は手間がかかるだけでなく、確認漏れや報告忘れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定した日時にBox内のファイル情報を自動で取得し、内容を要約した上でSlackへ通知できます。面倒な定期報告業務から解放され、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxでファイルを管理しており、定期的な状況報告に手間を感じている方
- Slackを主要なコミュニケーションツールとして利用し、情報共有を効率化したい方
- 定型的な報告業務を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で情報取得から通知までを行うため、これまで手作業での確認や報告作成に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理するので、手作業による確認漏れや報告内容の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定した日時になったら」フローを起動するよう設定します。
- オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを選択し、通知対象としたいフォルダ内のファイル情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を選択し、取得したファイル情報をもとにSlackへ通知するメッセージを作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成したメッセージを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動する日時（毎日、毎週特定曜日など）を自由に設定できます。
- AI機能で通知文を生成する際の指示（プロンプト）は自由に編集でき、定型文に加え、Boxから取得したファイル名などの情報を組み込んだ柔軟な文章作成が可能です。
- Slackへの通知先チャンネルは任意で選択できます。また、通知メッセージもAIの生成結果だけでなく、固定テキストや変数を埋め込んで自由に作成できます。
■注意事項
- Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxを活用した自動化例
毎月月初にBoxでフォルダを作成・更新する
毎月の月初のタイミングでフローが起動するため、手動作業をなくせる可能性があります。
■概要
毎月月初に行う定例業務、例えばBox上の報告書テンプレートの複製やファイル名の更新作業に手間を感じていませんか。手作業による更新は、ファイル名の付け間違いや複製漏れといったミスが発生する可能性もあり、注意が必要です。このワークフローは、設定したスケジュールでBox上のファイルを自動で複製するため、こうした定型業務の負担を軽減し、作業の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで月次報告書などのファイルを管理し、毎月手作業で複製している方
- ファイル名の更新忘れや入力ミスを防ぎ、業務の正確性を向上させたい方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月決まった日時にBox上のファイルを自動で複製するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
- 手作業によるファイルの複製漏れや、ファイル名の命名規則の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎月月初など、実行したい日時を設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「ファイルをコピー」アクションを設定して、複製したいファイルや新しいファイル名、保存先フォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定で、このワークフローを実行する頻度（毎月、毎週など）や、具体的な日時を任意で設定してください。
- Boxの「ファイルをコピー」オペレーションで、コピー元のファイル、保存先のフォルダ、および複製後のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
■概要
毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで定期的にフォルダを作成しており、手作業での対応に手間を感じている方
- 毎月の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名規則の間違いといったミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎月フォルダを作成したい日時を設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成したいフォルダ名や保存先のフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動させたい日時を任意で設定してください。例えば、「毎月1日の午前9時」や「毎週月曜日の午前8時」など、業務に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
■概要
毎月月初に行う定例業務、例えばBox上の報告書テンプレートの複製やファイル名の更新作業に手間を感じていませんか。手作業による更新は、ファイル名の付け間違いや複製漏れといったミスが発生する可能性もあり、注意が必要です。このワークフローは、設定したスケジュールでBox上のファイルを自動で複製するため、こうした定型業務の負担を軽減し、作業の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで月次報告書などのファイルを管理し、毎月手作業で複製している方
- ファイル名の更新忘れや入力ミスを防ぎ、業務の正確性を向上させたい方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月決まった日時にBox上のファイルを自動で複製するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
- 手作業によるファイルの複製漏れや、ファイル名の命名規則の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎月月初など、実行したい日時を設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「ファイルをコピー」アクションを設定して、複製したいファイルや新しいファイル名、保存先フォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定で、このワークフローを実行する頻度（毎月、毎週など）や、具体的な日時を任意で設定してください。
- Boxの「ファイルをコピー」オペレーションで、コピー元のファイル、保存先のフォルダ、および複製後のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
■概要
毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで定期的にフォルダを作成しており、手作業での対応に手間を感じている方
- 毎月の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名規則の間違いといったミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎月フォルダを作成したい日時を設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成したいフォルダ名や保存先のフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動させたい日時を任意で設定してください。例えば、「毎月1日の午前9時」や「毎週月曜日の午前8時」など、業務に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動し通知する
手動作業におけるフォルダ整理の手間や情報共有を自動化することで、ファイル管理の業務を効率化できます。
■概要
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しSlackに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- プロジェクトやチームのファイルをBoxで管理している方
- Box内のファイルの検索性を向上させたい方
- 毎月の定型業務を自動化し業務の効率化を図りたい方
- 毎月の制作物やデータを月単位で管理しているクリエイティブチームの方
- フォルダのアーカイブ作業における保存先の誤りを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
ファイル管理でBoxを利用している場合、フォルダ整理の手間や整理後の情報共有が必要となり、手間だと感じているかもしれません。
このフローでは、月初になるとBoxの特定のフォルダを毎月アーカイブ用のフォルダに移動しSlackによる情報共有を効率化します。
手動作業におけるフォルダ整理の手間や情報共有を自動化することで、ファイル管理の業務を効率化することが可能です。
フォルダのアーカイブ作業も確実に行えるため、ファイルの検索性も向上します。
また、手動による定型業務の工数が削減することで、より重要な業務に集中できる環境を整えられます。
■概要
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 複数プロジェクトのフォルダをBoxで管理している方
- 毎月発生するフォルダのアーカイブ作業を効率化したい方
- アーカイブしたフォルダ情報を手動でチームメンバーに通知している方
■このテンプレートを使うメリット
Boxで複数プロジェクトのファイル管理を行っている場合、作業が完了したプロジェクトのファイルがあると、ファイル検索をした際に作業の混乱が発生する恐れがあります。
また、フォルダの件数が多いと、探したいファイルを見つけるのに時間がかかり、作業効率が低下が低下します。
このフローでは、Boxの特定のフォルダを毎月アーカイブ用のフォルダに移動し、移動したフォルダ情報をGmailで通知することができます。
Boxで指定するフォルダやアーカイブ先のフォルダはGoogle スプレッドシートにまとめることができるため、定型作業の正確性を向上させることが可能です。
フォルダのアーカイブ後はGmailに通知されるため、チームメンバーとの共有もシームレスに行えます。
■概要
定期的にBox内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動するのは、単純でありながら手間がかかる業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに基づいてBox内のフォルダ移動を自動で実行できるようになります。
手作業による整理の手間や移動漏れといった課題を解消し、効率的なファイル管理を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎月、Box内のフォルダを手作業で整理・アーカイブしており、手間を感じている方
- ファイル管理のルールを徹底し、形骸化や属人化を防ぎたい情報システム担当者の方
- 定期的なファイル整理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づきフォルダが自動でアーカイブされるため、毎月発生していた手作業の時間を短縮することができます。
- フォルダの移動漏れや誤操作といったヒューマンエラーを防ぐことで、ファイル管理業務の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、ワークフローを起動したい日時を指定します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、移動対象のフォルダ情報が記載されたシートからデータを取得します。
- 繰り返し処理を設定し、Google スプレッドシートから取得したフォルダ情報をもとに、後続の処理を一つずつ実行するようにします。
- オペレーションでBoxの「フォルダを移動」アクションを設定し、取得したフォルダを所定のアーカイブフォルダへ移動させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、毎月末や特定の曜日など、業務に合わせて実行する日時を自由に設定してください。
- Google スプレッドシートからレコードを取得する際には、対象のスプレッドシートやシート、取得したいレコードの条件などを指定してください。
- 繰り返し処理では、どのオペレーションで取得したどの値を対象に処理を繰り返すか（フォルダIDのリストなど）を設定できます。
- Boxのフォルダ移動アクションでは、繰り返し処理によって特定された移動元のフォルダと、アーカイブ先となるフォルダをそれぞれ設定してください。
■注意事項
- BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しSlackに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- プロジェクトやチームのファイルをBoxで管理している方
- Box内のファイルの検索性を向上させたい方
- 毎月の定型業務を自動化し業務の効率化を図りたい方
- 毎月の制作物やデータを月単位で管理しているクリエイティブチームの方
- フォルダのアーカイブ作業における保存先の誤りを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
ファイル管理でBoxを利用している場合、フォルダ整理の手間や整理後の情報共有が必要となり、手間だと感じているかもしれません。
このフローでは、月初になるとBoxの特定のフォルダを毎月アーカイブ用のフォルダに移動しSlackによる情報共有を効率化します。
手動作業におけるフォルダ整理の手間や情報共有を自動化することで、ファイル管理の業務を効率化することが可能です。
フォルダのアーカイブ作業も確実に行えるため、ファイルの検索性も向上します。
また、手動による定型業務の工数が削減することで、より重要な業務に集中できる環境を整えられます。
■概要
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 複数プロジェクトのフォルダをBoxで管理している方
- 毎月発生するフォルダのアーカイブ作業を効率化したい方
- アーカイブしたフォルダ情報を手動でチームメンバーに通知している方
■このテンプレートを使うメリット
Boxで複数プロジェクトのファイル管理を行っている場合、作業が完了したプロジェクトのファイルがあると、ファイル検索をした際に作業の混乱が発生する恐れがあります。
また、フォルダの件数が多いと、探したいファイルを見つけるのに時間がかかり、作業効率が低下が低下します。
このフローでは、Boxの特定のフォルダを毎月アーカイブ用のフォルダに移動し、移動したフォルダ情報をGmailで通知することができます。
Boxで指定するフォルダやアーカイブ先のフォルダはGoogle スプレッドシートにまとめることができるため、定型作業の正確性を向上させることが可能です。
フォルダのアーカイブ後はGmailに通知されるため、チームメンバーとの共有もシームレスに行えます。
■概要
定期的にBox内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動するのは、単純でありながら手間がかかる業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに基づいてBox内のフォルダ移動を自動で実行できるようになります。
手作業による整理の手間や移動漏れといった課題を解消し、効率的なファイル管理を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎月、Box内のフォルダを手作業で整理・アーカイブしており、手間を感じている方
- ファイル管理のルールを徹底し、形骸化や属人化を防ぎたい情報システム担当者の方
- 定期的なファイル整理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づきフォルダが自動でアーカイブされるため、毎月発生していた手作業の時間を短縮することができます。
- フォルダの移動漏れや誤操作といったヒューマンエラーを防ぐことで、ファイル管理業務の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、ワークフローを起動したい日時を指定します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、移動対象のフォルダ情報が記載されたシートからデータを取得します。
- 繰り返し処理を設定し、Google スプレッドシートから取得したフォルダ情報をもとに、後続の処理を一つずつ実行するようにします。
- オペレーションでBoxの「フォルダを移動」アクションを設定し、取得したフォルダを所定のアーカイブフォルダへ移動させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、毎月末や特定の曜日など、業務に合わせて実行する日時を自由に設定してください。
- Google スプレッドシートからレコードを取得する際には、対象のスプレッドシートやシート、取得したいレコードの条件などを指定してください。
- 繰り返し処理では、どのオペレーションで取得したどの値を対象に処理を繰り返すか（フォルダIDのリストなど）を設定できます。
- Boxのフォルダ移動アクションでは、繰り返し処理によって特定された移動元のフォルダと、アーカイブ先となるフォルダをそれぞれ設定してください。
■注意事項
- BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
情報が登録されたらBoxにフォルダを作成する
自動的にBoxに追加されるので、情報管理の抜け漏れやフォルダの作成忘れがなくなるかもしれません。
■概要Salesforceに新しい取引先が登録されるたびに、Boxで関連フォルダを手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのレコード登録をトリガーとして、Box上に自動でフォルダを作成し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Salesforceのレコード管理とBoxでのフォルダ作成を手作業で行っている営業担当者の方
- 顧客情報と関連ドキュメントの管理を一元化し、業務の効率化を目指すチームリーダーの方
- SalesforceとBox間の連携を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Salesforceにレコードが追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、手作業の時間を削減し、コア業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、SalesforceとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、作成したフォルダのURLなどを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Salesforceとの連携設定の際に、ご利用の環境に応じたマイドメインURLを設定してください。
- Boxのフォルダ作成アクションでは、フォルダの作成場所やフォルダ名を任意に設定できます。Salesforceの取引先名などを変数としてフォルダ名に含めることも可能です。
- Salesforceへのレコード追加アクションでは、追加対象のオブジェクトや項目を任意に選択し、固定値や前段の処理で取得した情報を変数として設定してください。
■注意事項- Salesforce、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要kintoneで顧客情報や案件情報を管理し、関連する資料をBoxで保管しているものの、それぞれの情報を手作業で紐づけているため、手間がかかると感じていませんか。特に、kintoneに新しい情報が登録されるたびに手動でBoxにフォルダを作成していると、作業の遅延や作成漏れといったミスが発生しやすくなります。このワークフローを活用することで、kintoneのレコード登録をトリガーにBoxへ自動でフォルダを作成するフローが構築でき、データとファイルの管理を効率化します。■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとBoxを併用し、案件や顧客ごとにファイルを管理している方
- 手作業によるフォルダ作成の手間や、命名規則の統一に課題を感じているチーム
- kintoneとBoxの連携を自動化し、ファイル管理体制を強化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneへのレコード登録のみでBoxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、作成漏れやレコード情報との相違といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「登録されたレコード情報を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、レコード登録を検知する対象のアプリ（データベース）を任意で設定してください。
- Boxでフォルダを作成する際、フォルダ名にkintoneから取得したレコード情報（会社名や案件名など）を任意で設定することが可能です。
■注意事項- kintone、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- kintone、Boxはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
■概要Notionでプロジェクト管理や情報集約を行っているものの、関連するファイルはBoxで管理しているため、手作業でフォルダを作成しているというケースは少なくありません。この手作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名規則のミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Notionに新しいページが作成されると、Boxに連携したフォルダが自動で作成されるため、こうしたファイル管理にまつわる課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- NotionとBoxを併用しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- Notionのページ名とBoxのフォルダ名を紐付けて、情報管理の効率化を図りたい方
- プロジェクトや案件ごとに発生する定型的なファイル管理業務を自動化したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- Notionにページが作成されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーとなったページの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Notionから取得したページタイトルなどの情報を基にフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、連携の対象としたいデータベースのIDを任意で設定してください。
- 特定の条件に応じて処理を分けたい場合は、分岐オペレーションを追加し、条件を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Boxでフォルダを作成するオペレーションでは、フォルダ名や保存先の親フォルダを、前段のNotionから取得した値を用いて自由に設定できます。
■注意事項- Notion、boxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceのレコード管理とBoxでのフォルダ作成を手作業で行っている営業担当者の方
- 顧客情報と関連ドキュメントの管理を一元化し、業務の効率化を目指すチームリーダーの方
- SalesforceとBox間の連携を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceにレコードが追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、手作業の時間を削減し、コア業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、作成したフォルダのURLなどを記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定の際に、ご利用の環境に応じたマイドメインURLを設定してください。
- Boxのフォルダ作成アクションでは、フォルダの作成場所やフォルダ名を任意に設定できます。Salesforceの取引先名などを変数としてフォルダ名に含めることも可能です。
- Salesforceへのレコード追加アクションでは、追加対象のオブジェクトや項目を任意に選択し、固定値や前段の処理で取得した情報を変数として設定してください。
■注意事項
- Salesforce、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- kintoneとBoxを併用し、案件や顧客ごとにファイルを管理している方
- 手作業によるフォルダ作成の手間や、命名規則の統一に課題を感じているチーム
- kintoneとBoxの連携を自動化し、ファイル管理体制を強化したいと考えている方
- kintoneへのレコード登録のみでBoxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、作成漏れやレコード情報との相違といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、kintoneとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「登録されたレコード情報を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にフォルダを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、レコード登録を検知する対象のアプリ（データベース）を任意で設定してください。
- Boxでフォルダを作成する際、フォルダ名にkintoneから取得したレコード情報（会社名や案件名など）を任意で設定することが可能です。
- kintone、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- kintone、Boxはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとBoxを併用しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- Notionのページ名とBoxのフォルダ名を紐付けて、情報管理の効率化を図りたい方
- プロジェクトや案件ごとに発生する定型的なファイル管理業務を自動化したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにページが作成されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーとなったページの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Notionから取得したページタイトルなどの情報を基にフォルダを作成します
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の対象としたいデータベースのIDを任意で設定してください。
- 特定の条件に応じて処理を分けたい場合は、分岐オペレーションを追加し、条件を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Boxでフォルダを作成するオペレーションでは、フォルダ名や保存先の親フォルダを、前段のNotionから取得した値を用いて自由に設定できます。
■注意事項
- Notion、boxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
Slackを活用した自動化例
受け取った特定の内容を通知する
特定のキーワードに基づいた自動通知により、手動での確認作業をなくせる可能性があります。
■概要Google ChatとSlackなど、複数のコミュニケーションツールを併用していると、重要な情報を見逃したり、ツールを横断した確認に手間がかかったりすることはありませんか。このワークフローを活用すれば、Google Chatで特定の条件を満たすメッセージが投稿された際に、Slackへ自動で通知できます。これにより、重要な情報の見逃しを防ぎ、確認の手間を省いて迅速なコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google ChatとSlackを併用しており、重要な情報の見逃しに課題を感じている方
- 特定のキーワードを含むメッセージを、即座に関係者へ共有したいチームリーダーの方
- 複数のコミュニケーションツール間の情報連携を自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット- Google Chatの投稿を常時監視する必要がなくなり、手動での転送や共有の手間を省くことで、確認作業にかかる時間を短縮できます。
- 自動で通知が実行されるため、重要なメッセージの見逃しや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google ChatとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「特定条件のメッセージが投稿されたら」アクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、投稿されたメッセージの内容など、取得した値に基づいて処理を分岐させます。
- 最後に、条件に合致した場合のオペレーションとしてSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャンネルに通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- 分岐機能の設定では、トリガーで取得したどの情報（メッセージ本文など）を条件にするかを選択し、分岐の条件（「特定のテキストを含む」など）を任意で設定してください。
- Slackにメッセージを送信するアクションでは、通知を送りたいチャンネルIDを指定します。また、Google Chatから取得した情報を組み込んで、通知メッセージの内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項- Google Chat、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信する重要なメールを、チームで利用しているSlackに共有したいと考えている方
- メールの手動確認による見落としや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
- メールチェックの時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 特定のキーワードを含むメールだけが自動でSlackに通知されるため、手動で確認する手間を省き、業務時間を短縮することができます。
- 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速な情報共有と対応を可能にします。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、通知の条件となるキーワードなどを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメール情報（件名、本文、送信者など）を任意のチャンネルに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、通知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由にカスタマイズしてください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージには、固定のテキストに加え、Gmailで受信したメールの件名や送信者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項- GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要日々大量に受信するメールの中から、特定の重要な連絡をタイムリーに確認し、担当者へ共有することに手間を感じていませんか。手作業での確認や転送では、どうしても見落としや対応遅れのリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動で内容を判別し、Slackの担当者へダイレクトメッセージで通知できます。これにより、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信する重要なメールの確認や共有に手間を感じている方
- Slackを活用して、チーム内の情報連携をより迅速かつ確実に行いたい方
- 手作業によるメールの確認や転送での連絡漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailで特定のメールを受信すると自動でSlackに通知が飛ぶため、手動での確認や共有作業にかけていた時間を短縮できます。
- システムが自動で通知するため、重要なメールの見落としや担当者への連絡漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールの件名や本文に特定のキーワードが含まれているかを判定します。
- 最後に、キーワードが含まれていた場合のアクションとしてSlackの「ダイレクトメッセージを送る」を設定し、担当者へ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Slackで通知するダイレクトメッセージの送信先は、任意のユーザーに設定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで受信したメールの件名や送信者などの情報を変数として埋め込めます。
■注意事項- Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google ChatとSlackを併用しており、重要な情報の見逃しに課題を感じている方
- 特定のキーワードを含むメッセージを、即座に関係者へ共有したいチームリーダーの方
- 複数のコミュニケーションツール間の情報連携を自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatの投稿を常時監視する必要がなくなり、手動での転送や共有の手間を省くことで、確認作業にかかる時間を短縮できます。
- 自動で通知が実行されるため、重要なメッセージの見逃しや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「特定条件のメッセージが投稿されたら」アクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、投稿されたメッセージの内容など、取得した値に基づいて処理を分岐させます。
- 最後に、条件に合致した場合のオペレーションとしてSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャンネルに通知を送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、トリガーで取得したどの情報（メッセージ本文など）を条件にするかを選択し、分岐の条件（「特定のテキストを含む」など）を任意で設定してください。
- Slackにメッセージを送信するアクションでは、通知を送りたいチャンネルIDを指定します。また、Google Chatから取得した情報を組み込んで、通知メッセージの内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Google Chat、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Gmailで受信する重要なメールを、チームで利用しているSlackに共有したいと考えている方
- メールの手動確認による見落としや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
- メールチェックの時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
- 特定のキーワードを含むメールだけが自動でSlackに通知されるため、手動で確認する手間を省き、業務時間を短縮することができます。
- 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速な情報共有と対応を可能にします。
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、通知の条件となるキーワードなどを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメール情報（件名、本文、送信者など）を任意のチャンネルに通知するよう設定します。
- Gmailのトリガー設定では、通知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由にカスタマイズしてください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージには、固定のテキストに加え、Gmailで受信したメールの件名や送信者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
- GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する重要なメールの確認や共有に手間を感じている方
- Slackを活用して、チーム内の情報連携をより迅速かつ確実に行いたい方
- 手作業によるメールの確認や転送での連絡漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信すると自動でSlackに通知が飛ぶため、手動での確認や共有作業にかけていた時間を短縮できます。
- システムが自動で通知するため、重要なメールの見落としや担当者への連絡漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールの件名や本文に特定のキーワードが含まれているかを判定します。
- 最後に、キーワードが含まれていた場合のアクションとしてSlackの「ダイレクトメッセージを送る」を設定し、担当者へ通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackで通知するダイレクトメッセージの送信先は、任意のユーザーに設定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで受信したメールの件名や送信者などの情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新し格納する
手動での書類整理やファイル名変更の手間が削減されるため、他の業務に集中する時間を増やせそうです。
BoxとSlackを連携するメリット
メリット1：急な対応がスムーズに
BoxにファイルがアップロードされるとSlackで自動で通知を受け取れるようになることで、急なクライアントの依頼や変更にも素早く対応しやすくなるはずです。
例えば、営業担当者がクライアントから緊急の仕様変更依頼を受けた際、技術部が関連ファイルをBoxにアップロードし、その情報がSlackで営業担当者に通知されます。
営業担当者はその通知を基に、クライアントへ進捗状況を報告したり、必要であれば技術部と細かい調整を行うといった対応が迅速に進められるようになるでしょう。
結果として、急ぎの対応が必要な場面でもスムーズに進行し、クライアントとの信頼関係を維持するのに役立ちそうです。
メリット2: 承認プロセスが効率化
企業での契約書やプレゼン資料の承認には時間がかかりますが、アプリの連携により関係者が迅速に内容を把握しやすくなり、プロセス全体が効率化される可能性があります。
例えば、法務部の担当者が新しい契約書の草案作成シーンでこの自動化フローを活用すれば、担当者は迅速に内容を確認できるようになります。
また、承認者は外出中であってもSlackを通じてBoxの資料にすぐアクセスできるようになるため、その場で契約書の内容を確認し、修正の指示を出すことも可能となるでしょう。
メリット3: チーム間の情報共有の円滑化
BoxとSlackを連携させることで、関係者全員が必要な情報をタイムリーに把握できるようになります。
例えば、マーケティングチームが新しいキャンペーン資料をBoxにアップロードすると、営業チームに自動でSlack通知が届きます。
これにより、営業チームは最新の資料をリアルタイムで確認でき、クライアントへの提案内容を迅速に調整する準備ができるようになるはずです。
結果として、各部門が一丸となって効率的に目標達成に向かうことができ、企業全体のパフォーマンス向上に寄与します。
まとめ
今回のフローボットを導入することで、BoxでファイルがアップロードされるとSlackに自動で通知されるようになります。
これにより、チームメンバーは新しいファイルが共有されたタイミングで認識しやすくなるはずです。
素早い通知によって、企業全体の業務のスピードアップが見込めるでしょう。
「技術的な知識がないと自動化は難しいのでは？」と感じる方でも、Yoomなら簡単に導入できます。
あらかじめ用意されたテンプレートを活用することで、毎日のルーティン作業を簡単に自動化できます。
Yoomを使用して、日々の業務をもっとスムーズに進めてみませんか。
よくあるご質問
Q：通知メッセージにファイルのリンクを含められる？
A：
はい、可能です。
ファイルのリンクは、ステップ3で取得した「コンテンツID」を利用することでメッセージ内に設定できます。
詳しい設定方法は以下のリンク先をご参照ください。
Q：アップロードされたファイルの拡張子や形式で絞り込める？
Q：通知失敗時のエラー検知や再実行の仕組みは？
A：
フローの途中でエラーが発生した場合は、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知メールには、エラーが起きている箇所や詳細のリンクが記載されておりますのでご確認ください。
SlackやChatworkに通知を送ることも可能です。
また、再実行は自動で行われません。エラー修正後に手動で再実行してください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
