BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知する
試してみる
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxは、外出先やリモートワーク時であっても安全に利用できるクラウドストレージサービスです。
しかし、ファイルをアップロードするたびに通知を手動で送る作業が負担になっていると感じる方もいるかもしれません。
Yoomを活用して、今感じている課題を解消しませんか？
本記事では、BoxにファイルがアップロードされたときにSlackで自動通知を設定する手順と、具体的なメリットを解説します。
情報管理業務の効率化を目指す方はぜひ、最後までご覧ください！
こんな方におすすめ
- BoxとSlackを既に業務で活用しており、それぞれのツール間の手動連携に課題を感じている方
- ファイル管理やチーム内の情報共有を迅速かつ効率的に行いたいと考えている管理者
- チームでのファイルアップロードに伴う情報共有や進捗管理の改善を目指している方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知する
試してみる
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
[Yoomとは]
BoxとSlackの連携フローの作り方
今回は、【BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知する】というフローを作成します。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- BoxとSlackをマイアプリ登録
- Boxでファイルがアップロードされたら起動するトリガーの設定
- Slackで通知する設定
- テストと確認
ステップ1:BoxとSlackとのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はBoxとSlackをそれぞれ検索して、登録していきます。
Boxのマイアプリ登録
まず、Boxから登録していきましょう。入力欄にBoxと入力するとBoxのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックしてください。
1.以下のログイン画面が出てきます。
連携したいアカウントにログインしてください。
2.以下の画面が出てきます。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
これで、Boxのマイアプリ登録は完了です。
Slackのマイアプリ登録
Slackも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
連携したいワークスペースのURLを入力してください。
2.以下の画面が出てきます。
プルダウンから投稿先チャンネルを選択できます。
チャンネルを選んだら、「許可する」をクリックしましょう。
なお、Slackの詳しいマイアプリ登録については、こちらを参照してください。
以上で、BoxとSlackのマイアプリ登録は終了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にBoxとSlackのアイコンが表示されているか確認してください。
その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。
テンプレートの選択と格納場所の準備
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知する
試してみる
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
ステップ2:Boxで申請が承認されたら起動するトリガーの設定
1.最初に、一番上の「フォルダにファイルがアップロードされたら」のアイコンをクリックします。
2.タイトルは自由に設定してください。
Boxと連携するアカウント情報を設定します。
トリガーは「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックしてください。
3.フォルダのコンテンツIDを入力しましょう。
入力が終わったら「テスト」をクリックし、エラーが出なければ「保存」をクリックしてください。
もしテストがうまくいかない場合は、以下のリンク先を参照してください。
テストボタン押下時のエラーメッセージについて
4.以下の画面が表示されます。
「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックします。
ステップ3:Slackで通知する設定
1.最後に、「チャンネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックしてください。
2.Slackと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックしましょう。
3.投稿先のチャンネルIDとメッセージを設定してください。
投稿先のチャンネルIDの入力欄をクリックすると、候補が表示されるので、その中から選択してください。
メッセージの編集欄をクリックすると、アウトプットが表示されます。メッセージ作成の際に、適宜活用してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
なお、チャンネルIDの詳しい確認方法については、以下のリンク先を参照してください。
SlackのチャンネルIDの確認方法
4.これで、【BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知する】というフローが完成しました。
ステップ4:テストと確認
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
Yoomなら、専門的なスキルがなくても設定が簡単。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知する
試してみる
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxやSlackを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもBoxやSlackのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
BoxとSlackのその他の自動化例
Slackで特定の投稿が送信されたらBoxのフォルダ名を更新したり、特定の投稿をもとにBoxのファイルを移動することができます。
さらに、Yoomのスケジュールトリガーを活用して、指定日時にBoxのファイル情報を取得してSlackに通知することも可能です。
指定日時にBoxのファイル情報を取得してSlackに通知する
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■概要
「指定日時にBoxのファイル情報を取得してSlackに通知する」ワークフローは、BoxとSlackの連携を活用して、特定フォルダ内のファイル情報を自動的にチームに共有する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用しており、ファイル管理を効率化したい方
・Slackでのチームコミュニケーションを活発に行っている方
・定期的なファイル情報の共有を自動化したいプロジェクトマネージャー
・業務の透明性を高め、情報共有の手間を減らしたい経営者
■注意事項
・Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Slackの特定の投稿をもとに、Boxのファイルを移動する
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■概要
「Slackの特定の投稿をもとに、Boxのファイルを移動する」フローは、チームコミュニケーションとファイル管理をスムーズに連携させる業務ワークフローです。
Slackで通知されたファイルを自動でBox内のファイルを指定フォルダへ移動することで、情報の整理整頓が簡単に行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SlackとBoxを日常的に利用しており、情報の整理に課題を感じているチームリーダーの方
・プロジェクトの関連ファイルを効率的に管理したいと考えている責任者の方
・手動でのファイル移動作業に時間を取られている業務担当者の方
・業務ワークフローの自動化を検討しているIT担当者の方
■注意事項
・Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Slackで特定の投稿が送信されたら、Boxのフォルダ名を更新する
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■概要
「Slackで特定の投稿が送信されたら、Boxのフォルダ名を更新する」フローは、コミュニケーションとファイル管理を連携させる業務ワークフローです。
日々のSlackでのやり取りの中で、特定のメッセージが投稿された際に自動的にBoxのフォルダ名を変更することで、プロジェクト管理やチームの整理整頓がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・SlackとBoxを日常的に利用しており、情報の整理に手間を感じているチームリーダーの方
・プロジェクト管理を効率化し、ファイル管理の自動化を図りたいIT担当者の方
・コミュニケーションの中で発生する頻繁なフォルダ更新作業を省力化したい業務担当者の方
・チーム全体のワークフローを改善し、生産性を向上させたい経営者の方
■注意事項
・Slack、NotionとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxを活用した自動化例
毎月月初にBoxでフォルダを作成・更新する
毎月の月初のタイミングでフローが起動するため、手動作業をなくせる可能性があります。
毎月月初にBoxでファイルを複製してファイル名を更新する
試してみる
■概要
毎月月初にBoxでファイルを複製してファイル名を更新するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを業務で利用している方
・業務ファイルの管理をBoxで行っている方
・毎月のルーティン作業でファイルの複製やファイル名の更新を手動で行っている方・ルーティン作業を効率化し生産性を高めたい方
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
■概要
毎月月初にBoxでフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Boxを業務で使用している方
・ファイルやフォルダの管理をBoxで行っている方
・共同作業でBoxを利用しているチーム
・フォルダの作成を自動化しフォルダ名称を統一して管理したい方
・毎月のフォルダ作成を手動で行っている方
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動し通知する
手動作業におけるフォルダ整理の手間や情報共有を自動化することで、ファイル管理の業務を効率化できます。
■概要
Box内のフォルダを毎月アーカイブするフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Box内のフォルダを定期的にアーカイブしている方
・ファイルやフォルダの検索性を向上させたい方
・Boxにおけるファイルの移動先誤りやフォルダの誤削除を防止したい方
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しSlackに通知する
試してみる
■概要
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しSlackに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・プロジェクトやチームのファイルをBoxで管理している方
・Box内のファイルの検索性を向上させたい方
・毎月の定型業務を自動化し業務の効率化を図りたい方
・毎月の制作物やデータを月単位で管理しているクリエイティブチームの方
・フォルダのアーカイブ作業における保存先の誤りを防止したい方
■注意事項
・Box、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailで通知する
試してみる
■概要
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・複数プロジェクトのフォルダをBoxで管理している方
・毎月発生するフォルダのアーカイブ作業を効率化したい方
・アーカイブしたフォルダ情報を手動でチームメンバーに通知している方
■注意事項
・Box、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
情報が登録されたらBoxにフォルダを作成する
自動的にBoxに追加されるので、情報管理の抜け漏れやフォルダの作成忘れがなくなるかもしれません。
kintoneにレコードが登録されたらboxにフォルダを作成
試してみる
kintoneにレコードが登録されたら、そのレコード情報でboxにフォルダを自動的に作成します。
Salesforceに新規レコードが登録されたらBoxにフォルダを作成
試してみる
Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載します。
Notionにページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
Notionにページが作成されたら、boxにフォルダを作成するフローです。
Slackを活用した自動化例
受け取った特定の内容を通知する
特定のキーワードに基づいた自動通知により、手動での確認作業をなくせる可能性があります。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
試してみる
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
特定のキーワードを含むメールを受信したらSlackの担当者にDM通知する
試してみる
■概要
「特定のキーワードを含むメールを受信したらSlackの担当者にDM通知する」フローは、重要なメールを見逃さず迅速に対応するための業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に使用しており、重要なメールの見逃しを防ぎたいビジネスパーソンの方
・Slackを活用してチーム内のコミュニケーションを円滑にしたいマネージャーの方
・特定のキーワードに基づいて業務を自動化し、効率化を図りたい業務担当者の方
・メールとチャットツールの連携を強化し、情報共有を迅速化したい企業の方
■注意事項
・Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Chatで特定条件のメッセージが投稿されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
「Google Chatで特定条件のメッセージが投稿されたらSlackに通知する」ワークフローは、異なるコミュニケーションツール間の情報連携をスムーズに実現します。
例えば、特定のキーワードを含むメッセージがGoogle Chatに投稿された際に、自動的にSlackへ通知が送られる仕組みです。
これにより、チーム全体の情報共有が効率化され、重要なメッセージを見逃すことなく対応できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google ChatとSlackを日常的に使用しているチームリーダーの方
・異なるチャットツール間での情報共有を自動化したいIT担当者の方
・特定の条件でのメッセージ通知を設定し、業務効率を向上させたい企業の管理者の方
■注意事項
・Google Chat、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新し格納する
手動での書類整理やファイル名変更の手間が削減されるため、他の業務に集中する時間を増やせそうです。
Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しGoogle Driveに格納する
試してみる
Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しGoogle Driveに格納するフローです。
Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納するフローです。
Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納するフローです。
BoxとSlackを連携するメリット
メリット1：急な対応がスムーズに
BoxにファイルがアップロードされるとSlackで自動で通知を受け取れるようになることで、急なクライアントの依頼や変更にも素早く対応しやすくなるはずです。
例えば、営業担当者がクライアントから緊急の仕様変更依頼を受けた際、技術部が関連ファイルをBoxにアップロードし、その情報がSlackで営業担当者に通知されます。
営業担当者はその通知を基に、クライアントへ進捗状況を報告したり、必要であれば技術部と細かい調整を行うといった対応が迅速に進められるようになるでしょう。
結果として、急ぎの対応が必要な場面でもスムーズに進行し、クライアントとの信頼関係を維持するのに役立ちそうです。
メリット2: 承認プロセスが効率化
企業での契約書やプレゼン資料の承認には時間がかかりますが、アプリの連携により関係者が迅速に内容を把握しやすくなり、プロセス全体が効率化される可能性があります。
例えば、法務部の担当者が新しい契約書の草案作成シーンでこの自動化フローを活用すれば、担当者は迅速に内容を確認できるようになります。
また、承認者は外出中であってもSlackを通じてBoxの資料にすぐアクセスできるようになるため、その場で契約書の内容を確認し、修正の指示を出すことも可能となるでしょう。
メリット3: チーム間の情報共有の円滑化
BoxとSlackを連携させることで、関係者全員が必要な情報をタイムリーに把握できるようになります。
例えば、マーケティングチームが新しいキャンペーン資料をBoxにアップロードすると、営業チームに自動でSlack通知が届きます。
これにより、営業チームは最新の資料をリアルタイムで確認でき、クライアントへの提案内容を迅速に調整する準備ができるようになるはずです。
結果として、各部門が一丸となって効率的に目標達成に向かうことができ、企業全体のパフォーマンス向上に寄与します。
まとめ
今回のフローボットを導入することで、BoxでファイルがアップロードされるとSlackに自動で通知されるようになります。
これにより、チームメンバーは新しいファイルが共有されたタイミングで認識しやすくなるはずです。
素早い通知によって、企業全体の業務のスピードアップが見込めるでしょう。
「技術的な知識がないと自動化は難しいのでは？」と感じる方でも、Yoomなら簡単に導入できます。
あらかじめ用意されたテンプレートを活用することで、毎日のルーティン作業を簡単に自動化できます。
Yoomを使用して、日々の業務をもっとスムーズに進めてみませんか。
