BoxにファイルがアップロードされたらSlackに自動通知する方法

[Yoomとは]

BoxとSlackの連携フローの作り方

今回は、【BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知する】というフローを作成します。

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• BoxとSlackをマイアプリ登録
• Boxでファイルがアップロードされたら起動するトリガーの設定
• Slackで通知する設定
• テストと確認

ステップ1:BoxとSlackとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はBoxとSlackをそれぞれ検索して、登録していきます。

Boxのマイアプリ登録

まず、Boxから登録していきましょう。入力欄にBoxと入力するとBoxのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックしてください。

1.以下のログイン画面が出てきます。
連携したいアカウントにログインしてください。

2.以下の画面が出てきます。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
これで、Boxのマイアプリ登録は完了です。

Slackのマイアプリ登録

Slackも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
連携したいワークスペースのURLを入力してください。

2.以下の画面が出てきます。
プルダウンから投稿先チャンネルを選択できます。
チャンネルを選んだら、「許可する」をクリックしましょう。
なお、Slackの詳しいマイアプリ登録については、こちらを参照してください。

以上で、BoxとSlackのマイアプリ登録は終了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にBoxとSlackのアイコンが表示されているか確認してください。

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その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2:Boxで申請が承認されたら起動するトリガーの設定

1.最初に、一番上の「フォルダにファイルがアップロードされたら」のアイコンをクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
Boxと連携するアカウント情報を設定します。
トリガーは「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックしてください。

3.フォルダのコンテンツIDを入力しましょう。
入力が終わったら「テスト」をクリックし、エラーが出なければ「保存」をクリックしてください。
もしテストがうまくいかない場合は、以下のリンク先を参照してください。
テストボタン押下時のエラーメッセージについて

4.以下の画面が表示されます。
「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックします。

ステップ3:Slackで通知する設定

1.最後に、「チャンネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックしてください。

2.Slackと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックしましょう。

3.投稿先のチャンネルIDとメッセージを設定してください。
投稿先のチャンネルIDの入力欄をクリックすると、候補が表示されるので、その中から選択してください。
メッセージの編集欄をクリックすると、アウトプットが表示されます。メッセージ作成の際に、適宜活用してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
なお、チャンネルIDの詳しい確認方法については、以下のリンク先を参照してください。
SlackのチャンネルIDの確認方法

4.これで、【BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomなら、専門的なスキルがなくても設定が簡単。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

BoxやSlackを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもBoxやSlackのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

BoxとSlackのその他の自動化例

Slackで特定の投稿が送信されたらBoxのフォルダ名を更新したり、特定の投稿をもとにBoxのファイルを移動することができます。
さらに、Yoomのスケジュールトリガーを活用して、指定日時にBoxのファイル情報を取得してSlackに通知することも可能です。

Boxを活用した自動化例

毎月月初にBoxでフォルダを作成・更新する

毎月の月初のタイミングでフローが起動するため、手動作業をなくせる可能性があります。

Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動し通知する

手動作業におけるフォルダ整理の手間や情報共有を自動化することで、ファイル管理の業務を効率化できます。

情報が登録されたらBoxにフォルダを作成する

自動的にBoxに追加されるので、情報管理の抜け漏れやフォルダの作成忘れがなくなるかもしれません。

Slackを活用した自動化例

受け取った特定の内容を通知する

特定のキーワードに基づいた自動通知により、手動での確認作業をなくせる可能性があります。

Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新し格納する

手動での書類整理やファイル名変更の手間が削減されるため、他の業務に集中する時間を増やせそうです。

BoxとSlackを連携するメリット

メリット1：急な対応がスムーズに

BoxにファイルがアップロードされるとSlackで自動で通知を受け取れるようになることで、急なクライアントの依頼や変更にも素早く対応しやすくなるはずです。
例えば、営業担当者がクライアントから緊急の仕様変更依頼を受けた際、技術部が関連ファイルをBoxにアップロードし、その情報がSlackで営業担当者に通知されます。
営業担当者はその通知を基に、クライアントへ進捗状況を報告したり、必要であれば技術部と細かい調整を行うといった対応が迅速に進められるようになるでしょう。
結果として、急ぎの対応が必要な場面でもスムーズに進行し、クライアントとの信頼関係を維持するのに役立ちそうです。

メリット2: 承認プロセスが効率化

企業での契約書やプレゼン資料の承認には時間がかかりますが、アプリの連携により関係者が迅速に内容を把握しやすくなり、プロセス全体が効率化される可能性があります。
例えば、法務部の担当者が新しい契約書の草案作成シーンでこの自動化フローを活用すれば、担当者は迅速に内容を確認できるようになります。
また、承認者は外出中であってもSlackを通じてBoxの資料にすぐアクセスできるようになるため、その場で契約書の内容を確認し、修正の指示を出すことも可能となるでしょう。

メリット3: チーム間の情報共有の円滑化

BoxとSlackを連携させることで、関係者全員が必要な情報をタイムリーに把握できるようになります。
例えば、マーケティングチームが新しいキャンペーン資料をBoxにアップロードすると、営業チームに自動でSlack通知が届きます。
これにより、営業チームは最新の資料をリアルタイムで確認でき、クライアントへの提案内容を迅速に調整する準備ができるようになるはずです。
結果として、各部門が一丸となって効率的に目標達成に向かうことができ、企業全体のパフォーマンス向上に寄与します。

まとめ

今回のフローボットを導入することで、BoxでファイルがアップロードされるとSlackに自動で通知されるようになります。
これにより、チームメンバーは新しいファイルが共有されたタイミングで認識しやすくなるはずです。
素早い通知によって、企業全体の業務のスピードアップが見込めるでしょう。

「技術的な知識がないと自動化は難しいのでは？」と感じる方でも、Yoomなら簡単に導入できます。
あらかじめ用意されたテンプレートを活用することで、毎日のルーティン作業を簡単に自動化できます。
Yoomを使用して、日々の業務をもっとスムーズに進めてみませんか。