BoxとSlackを連携してBoxにファイルがアップロードされたらSlackに自動通知する方法

Boxは、どこにいても簡単にアクセスできるクラウドストレージとして便利なツールです。外出先やリモートワーク時にも、必要なファイルを安全に利用できます。
しかし、ファイルをアップロードするたびに通知を手動で送る作業が負担になっていると感じる方もいらっしゃるかもしれません。
本記事では、BoxにファイルがアップロードされたときにSlackで自動通知を設定する手順と、具体的なメリットを解説します。

本記事はこんな方におすすめ

今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！

・BoxとSlackを既に業務で活用しており、それぞれのツール間の手動連携に課題を感じている方
・ファイル管理やチーム内の情報共有を迅速かつ効率的に行いたいと考えている管理者
・チームでのファイルアップロードに伴う情報共有や進捗管理の改善を目指している方

BoxとSlackの連携のメリットと具体例

メリット1：急な対応がスムーズに

BoxにファイルがアップロードされるとSlackで自動で通知を受け取れるようになることで、急なクライアントの依頼や変更にも素早く対応しやすくなります。
例えば、営業担当者がクライアントから緊急の仕様変更依頼を受けた際、技術部が関連ファイルをBoxにアップロードし、その情報がSlackで営業担当者に通知されます。
これにより、営業担当者はその通知を基に、クライアントへ進捗状況を報告したり、必要であれば技術部と細かい調整を行うといった対応が迅速に進められるようになるでしょう。
結果として、急ぎの対応が必要な場面でもスムーズに進行し、クライアントとの信頼関係を維持するのに役立つでしょう。

メリット2: 承認プロセスが効率化

企業での契約書やプレゼン資料の承認には、時間がかかる場合がよくあります。
自動通知により、関係者が迅速に内容を把握しやすくなり、プロセス全体が効率化される可能性があります。
例えば、法務部の担当者が新しい契約書の草案を作成し、Boxにアップロードした際、Slackで自動的に承認担当者に通知が送信されれば、担当者は迅速に内容を確認できるようになります。
また、承認者は外出中であってもSlackを通じて資料にすぐアクセスできるようになるため、その場で契約書の内容を確認し、修正の指示を出したり、承認を行ったりすることが可能になります。
結果として、承認フロー全体が効率化され、ビジネスの進行をスムーズにする可能性があります。

メリット3: チーム間の情報共有の円滑化

BoxとSlackを連携させることで、チーム間の情報共有がスムーズに行えるようになります。Slackに自動で通知が送信されるため、関係者全員が必要な情報をタイムリーに把握できるようになります。
例えば、マーケティングチームが新しいキャンペーン資料をBoxにアップロードすると、営業チームに自動でSlack通知が届きます。
これにより、営業チームは最新の資料をリアルタイムで確認でき、クライアントへの提案内容を迅速に調整する準備ができるようになります。
結果として、各部門が一丸となって効率的に目標達成に向かうことができ、企業全体のパフォーマンス向上に寄与します。

本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

[Yoomとは]

BoxとSlackの連携フローの作り方

今回は、【BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知する】というフローを作成します。

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

・BoxとSlackをマイアプリ登録
・Boxでファイルがアップロードされたら起動するトリガーの設定
・Slackで通知する設定
・テストと確認

ステップ1:BoxとSlackとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はBoxとSlackをそれぞれ検索して、登録していきます。

Boxのマイアプリ登録

まず、Boxから登録していきましょう。入力欄にBoxと入力するとBoxのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックしてください。

1.以下のログイン画面が出てきます。
連携したいアカウントにログインしてください。

2.以下の画面が出てきます。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
これで、Boxのマイアプリ登録は完了です。

Slackのマイアプリ登録

Slackも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
連携したいワークスペースのURLを入力してください。

2.以下の画面が出てきます。
プルダウンから投稿先チャンネルを選択できます。
チャンネルを選んだら、「許可する」をクリックしてください。
なお、Slackの詳しいマイアプリ登録については、こちらを参照してください。

以上で、BoxとSlackのマイアプリ登録は終了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にBoxとSlackのアイコンが表示されているか確認してください。

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その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2:Boxで申請が承認されたら起動するトリガーの設定

1.最初に、一番上の「フォルダにファイルがアップロードされたら」のアイコンをクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
Boxと連携するアカウント情報を設定します。
トリガーは「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.フォルダのコンテンツIDを入力してください。
入力が終わったら「テスト」をクリックし、エラーが出なければ「保存」をクリックしてください。
もしテストがうまくいかない場合は、以下のリンク先を参照してください。
テストボタン押下時のエラーメッセージについて

4.以下の画面が表示されます。
「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Slackで通知する設定

1.最後に、「チャンネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックしてください。

2.Slackと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.投稿先のチャンネルIDとメッセージを設定してください。
投稿先のチャンネルIDの入力欄をクリックすると、候補が表示されるので、その中から選択してください。
メッセージの編集欄をクリックすると、アウトプットが表示されます。メッセージ作成の際に、適宜活用してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
なお、チャンネルIDの詳しい確認方法については、以下のリンク先を参照してください。
SlackのチャンネルIDの確認方法

4.これで、【BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomなら、専門的なスキルがなくても設定が簡単。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

Box・Slackを使ったその他の自動化例

他にもBoxやSlackを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Slackにファイルが投稿されたら、Boxにアップロードするフローです。
このテンプレートを活用すると、Slackにファイルが投稿されると、Boxに自動的に追加されるようになります。
日々の情報共有プロセスを自動化することで、重要なデータが漏れるリスクを抑えられるようになるでしょう。

2.kintoneにレコードが追加されたら、Boxにファイルをアップロードするフローです。
‍このテンプレートを活用することで、kintoneにレコードが追加されると、Boxにファイルが自動でアップロードされるようになります。
これにより、手動作業を減らすことができ、ファイルの登録忘れやミスの防止が期待できます。

3.Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
‍今回紹介したフローではファイルがアップロードされたらSlackに通知しますが、このテンプレートを活用することでGmailへ自動でメールが送信されるようになります。
これにより、手動でのメール送信の手間を省け、よりスムーズな情報共有が可能になります。

まとめ

BoxとSlackを連携することで、Boxでファイルがアップロードされると、Slackに自動で通知されるようになりました。
これにより、チームメンバーは新しいファイルが共有されたタイミングで認識しやすくなり、迅速な対応が期待できます。
「技術的な知識がないと自動化は難しいのでは？」と感じる方でも、Yoomなら簡単に導入できます。
あらかじめ用意されたテンプレートを活用することで、毎日のルーティン作業を簡単に自動化できます。
Yoomを使用して、日々の業務をもっとスムーズに進めてみませんか。