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【ノーコードで実現】Boxのフォルダ作成を自動化する方法
Boxでのファイル管理、特に、フォルダ作成を手作業で行っていませんか？
例えば、新しい顧客との取引が始まった際に、関連資料を保管するためにBox内に顧客名のフォルダを作成したり、問い合わせフォームから連絡があった際に、その内容に応じたフォルダを手動で作ったり…
こうした作業は、日々の業務の中で意外と時間を取られがちですよね。
手作業ではフォルダ名の命名規則が統一されにくかったり、うっかり作成を忘れてしまったりするリスクもあります。
この記事では、そんなBoxのフォルダ作成に関する課題を解決する方法として、「フォルダ作成の自動化」について解説します！
フォームへの回答があった時、CRMに新しい顧客情報が登録された時など、様々なトリガーに応じて自動でBoxにフォルダが作成できちゃいます。
この自動化によって、面倒な手作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになるはずです！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、Boxのフォルダ作成を自動化するためのテンプレートが複数用意されています！
GoogleフォームやSalesforceなど、様々なアプリを起点にBoxへフォルダを自動作成することが可能です。
気になるテンプレートがあれば、以下のバナーからすぐに設定を試めしてみてください。
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込みやアンケートの回答をもとに、手作業でBoxにフォルダを作成し、管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Boxへ指定したフォルダが自動で作成されます。これにより、定型業務の効率化が進み、入力の手間や管理の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとBoxを連携させ、手作業によるフォルダ作成を自動化したい方
- セミナーやイベントの申込者情報を、申込者ごとにフォルダ分けして管理したい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則のミスなどをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信と同時にBoxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業で起こりうるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、起動のきっかけとしたいGoogleフォームを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。この際、Googleフォームの回答内容をフォルダ名に設定することが可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとして設定するGoogleフォームの質問項目は任意で設定できます。フォルダ名として使用したい情報（例：会社名や氏名など）を含めてフォームを作成してください。
- Boxのオペレーションでは、作成するフォルダの名称をGoogleフォームの回答内容と連携して動的に設定したり、どの親フォルダ配下に作成するかを指定したりすることが可能です。
■注意事項
- GoogleフォームとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込みやアンケートの回答をもとに、手作業でBoxにフォルダを作成し、管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Boxへ指定したフォルダが自動で作成されます。これにより、定型業務の効率化が進み、入力の手間や管理の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとBoxを連携させ、手作業によるフォルダ作成を自動化したい方
- セミナーやイベントの申込者情報を、申込者ごとにフォルダ分けして管理したい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則のミスなどをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信と同時にBoxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業で起こりうるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、起動のきっかけとしたいGoogleフォームを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。この際、Googleフォームの回答内容をフォルダ名に設定することが可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとして設定するGoogleフォームの質問項目は任意で設定できます。フォルダ名として使用したい情報（例：会社名や氏名など）を含めてフォームを作成してください。
- Boxのオペレーションでは、作成するフォルダの名称をGoogleフォームの回答内容と連携して動的に設定したり、どの親フォルダ配下に作成するかを指定したりすることが可能です。
■注意事項
- GoogleフォームとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Boxと各種ツールを連携したフォルダ自動作成の方法
Boxへのフォルダ作成、一つひとつ手作業で行うのは大変ですよね。
フォームの回答、CRMの顧客情報、チャットでの依頼など、様々な情報を元に自動でフォルダを作成できたら、とても便利だと思いませんか？
ここでは、実際の例をいくつか紹介していきます。
業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみましょう。
フォームの回答をもとにBoxにフォルダを自動作成する
GoogleフォームやJotformなど、各種フォームへの回答内容に基づいて、Boxに必要なフォルダを自動生成します。
問い合わせ管理や資料請求対応などで、顧客ごとや案件ごとにフォルダを整理する手間をなくし、対応漏れを防ぐのに役立ちます。
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込みやアンケートの回答をもとに、手作業でBoxにフォルダを作成し、管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Boxへ指定したフォルダが自動で作成されます。これにより、定型業務の効率化が進み、入力の手間や管理の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとBoxを連携させ、手作業によるフォルダ作成を自動化したい方
- セミナーやイベントの申込者情報を、申込者ごとにフォルダ分けして管理したい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則のミスなどをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信と同時にBoxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業で起こりうるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、起動のきっかけとしたいGoogleフォームを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。この際、Googleフォームの回答内容をフォルダ名に設定することが可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとして設定するGoogleフォームの質問項目は任意で設定できます。フォルダ名として使用したい情報（例：会社名や氏名など）を含めてフォームを作成してください。
- Boxのオペレーションでは、作成するフォルダの名称をGoogleフォームの回答内容と連携して動的に設定したり、どの親フォルダ配下に作成するかを指定したりすることが可能です。
■注意事項
- GoogleフォームとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Jotformで集めたアンケートや申込フォームの回答を、一件ずつ確認しながら手動でBoxにフォルダを作成していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、フォルダ名の付け間違いといったミスも発生しがちです。このワークフローを活用することで、Jotformに新しい回答が送信されると、その内容をもとにBoxへ自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで収集した回答をBoxで管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- フォームの回答内容に応じたフォルダを正確に作成し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- 顧客や案件ごとの情報管理を効率化し、本来の業務に集中したいと考えている営業・マーケティング担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformのフォーム送信をトリガーにフォルダが自動生成されるため、手作業でフォルダを作成する手間と時間を削減できます。
- 手動での転記や入力作業がなくなることで、フォルダ名の付け間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
- その後、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した回答内容をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するアクションでは、フォルダを格納する親フォルダを任意で指定することが可能です。
- 作成するフォルダの名称には、Jotformから取得した回答内容（氏名や会社名など）を変数として埋め込み、動的に設定できます。
■注意事項
- JotformとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込みやアンケートの回答をもとに、手作業でBoxにフォルダを作成し、管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Boxへ指定したフォルダが自動で作成されます。これにより、定型業務の効率化が進み、入力の手間や管理の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとBoxを連携させ、手作業によるフォルダ作成を自動化したい方
- セミナーやイベントの申込者情報を、申込者ごとにフォルダ分けして管理したい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則のミスなどをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信と同時にBoxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業で起こりうるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、起動のきっかけとしたいGoogleフォームを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。この際、Googleフォームの回答内容をフォルダ名に設定することが可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとして設定するGoogleフォームの質問項目は任意で設定できます。フォルダ名として使用したい情報（例：会社名や氏名など）を含めてフォームを作成してください。
- Boxのオペレーションでは、作成するフォルダの名称をGoogleフォームの回答内容と連携して動的に設定したり、どの親フォルダ配下に作成するかを指定したりすることが可能です。
■注意事項
- GoogleフォームとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Jotformで集めたアンケートや申込フォームの回答を、一件ずつ確認しながら手動でBoxにフォルダを作成していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、フォルダ名の付け間違いといったミスも発生しがちです。このワークフローを活用することで、Jotformに新しい回答が送信されると、その内容をもとにBoxへ自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで収集した回答をBoxで管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- フォームの回答内容に応じたフォルダを正確に作成し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- 顧客や案件ごとの情報管理を効率化し、本来の業務に集中したいと考えている営業・マーケティング担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformのフォーム送信をトリガーにフォルダが自動生成されるため、手作業でフォルダを作成する手間と時間を削減できます。
- 手動での転記や入力作業がなくなることで、フォルダ名の付け間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
- その後、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した回答内容をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するアクションでは、フォルダを格納する親フォルダを任意で指定することが可能です。
- 作成するフォルダの名称には、Jotformから取得した回答内容（氏名や会社名など）を変数として埋め込み、動的に設定できます。
■注意事項
- JotformとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
CRM/データベースの情報更新時にBoxにフォルダを自動作成する
SalesforceやHubSpotなどのCRM/データベースに新しい顧客や会社情報が登録・更新されたタイミングで、関連するフォルダをBoxに自動で作成します。
顧客管理や案件管理とファイル管理をスムーズに連携させることで、情報を整理して管理しやすくできます。
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、手作業でBoxに関連フォルダを作成していませんか。この定型業務は、件数が増えるほど担当者の負担となり、フォルダ名の命名規則が統一されない、作成漏れが発生するといった課題にも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をきっかけに、Boxへ自動でフォルダが作成されます。これにより手作業による手間やヒューマンエラーを解消し、効率的なリード管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとBoxを利用し、手作業でリード管理を行っている営業担当者の方
- リード情報の管理体制を標準化し、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
- 営業部門のノンコア業務を自動化し、より戦略的な活動に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceにリード情報が登録されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの不統一といったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の品質を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「新しいリードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。この際、Salesforceから取得したリード情報（会社名など）をフォルダ名として設定することで、一貫したルールでのフォルダ管理が可能になります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、特定の条件に合致したリードが登録された際にのみフローを起動するよう、細かくカスタマイズが可能です。
- Boxのフォルダ作成オペレーションでは、Salesforceから取得したリード情報をもとに、フォルダ名や作成先の親フォルダを任意で指定できます。
■注意事項
- SalesforceとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
HubSpotに新しい会社が作成されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用して企業の管理を行なっている方
・見込み客も含めた管理を行う営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.boxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・企業の情報を会社ごとのフォルダで管理している営業アシスタント
・Webミーティングの資料の格納を行うカスタマーサービス担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotへの登録内容を基に自動で企業名のフォルダを作成するため、手作業による手間を省き業務効率を上げることができます。
・登録をトリガーに自動でフォルダ作成するため、その後に想定される業務をスムーズに開始することが可能になります。
・HubSpotの登録内を引用することで手作業による入力ミスを防ぎ、データの正確性を保つことができます。
・顧客情報と関連ファイルをBox上で一元管理できるため、情報を探す手間を省くことにより業務効率の向上に繋がります。
■注意事項
・Box、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、手作業でBoxに関連フォルダを作成していませんか。この定型業務は、件数が増えるほど担当者の負担となり、フォルダ名の命名規則が統一されない、作成漏れが発生するといった課題にも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をきっかけに、Boxへ自動でフォルダが作成されます。これにより手作業による手間やヒューマンエラーを解消し、効率的なリード管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとBoxを利用し、手作業でリード管理を行っている営業担当者の方
- リード情報の管理体制を標準化し、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
- 営業部門のノンコア業務を自動化し、より戦略的な活動に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceにリード情報が登録されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの不統一といったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の品質を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「新しいリードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。この際、Salesforceから取得したリード情報（会社名など）をフォルダ名として設定することで、一貫したルールでのフォルダ管理が可能になります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、特定の条件に合致したリードが登録された際にのみフローを起動するよう、細かくカスタマイズが可能です。
- Boxのフォルダ作成オペレーションでは、Salesforceから取得したリード情報をもとに、フォルダ名や作成先の親フォルダを任意で指定できます。
■注意事項
- SalesforceとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
HubSpotに新しい会社が作成されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用して企業の管理を行なっている方
・見込み客も含めた管理を行う営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.boxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・企業の情報を会社ごとのフォルダで管理している営業アシスタント
・Webミーティングの資料の格納を行うカスタマーサービス担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotへの登録内容を基に自動で企業名のフォルダを作成するため、手作業による手間を省き業務効率を上げることができます。
・登録をトリガーに自動でフォルダ作成するため、その後に想定される業務をスムーズに開始することが可能になります。
・HubSpotの登録内を引用することで手作業による入力ミスを防ぎ、データの正確性を保つことができます。
・顧客情報と関連ファイルをBox上で一元管理できるため、情報を探す手間を省くことにより業務効率の向上に繋がります。
■注意事項
・Box、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
チャットツールの投稿からBoxにフォルダを自動作成する
SlackやMicrosoft Teamsでの特定の投稿をトリガーに、Boxに自動でフォルダを作成するフローです。
プロジェクト開始の合図やファイル共有依頼などをチャットで行っている場合に、関連フォルダをすぐに作成できるため、情報整理の手間を省くことができます。
■概要
Slackでのプロジェクト開始連絡やファイル共有依頼のたびに、手動でBoxにフォルダを作成する作業は、手間がかかる上に抜け漏れの原因にもなりがちです。また、都度命名規則を確認しながらの作業は、地味ながらも負担の大きい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Slackの特定の投稿をきっかけとしてBoxに自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務を効率化し、本来注力すべきコア業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SlackとBoxを日常的に利用し、情報連携に手間を感じている方
- プロジェクト管理などで、Slackの投稿内容に応じたフォルダ作成を定型的に行う方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎ、業務を標準化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿からBoxのフォルダ作成までが自動化されるため、手作業で行っていた一連の操作にかかる時間を短縮することが可能です。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、作成忘れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、フローを起動したいチャンネルを指定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれる投稿のみを処理するなど、実行条件を定めます。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Slackの投稿本文からフォルダ名に必要な情報（例：プロジェクト名など）を抽出します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定のキーワード（例：「#案件」「#フォルダ作成」など）や投稿者といった条件を任意で設定し、意図した投稿にのみ反応させることが可能です。
- AIによるデータ抽出では、Slackの投稿からフォルダ名にしたい部分（例：「プロジェクト名：〇〇」の「〇〇」部分など）を自由に指定して抽出できます。
■注意事項
- Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Microsoft Teamsでの連絡内容は多岐にわたるため、後から情報を探すのが大変だと感じていませんか。特に、新しい案件やプロジェクトに関する投稿のたびに手作業でBoxにフォルダを作成していると、手間がかかる上に作成漏れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルへの投稿をトリガーに、AIが内容を解析してBoxへ自動でフォルダを作成するため、こうした手作業やミスをなくし、情報管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとBoxを活用しており、手作業でのフォルダ作成に課題を感じている方
- プロジェクト開始時の定型業務を自動化し、業務の抜け漏れや遅延を防ぎたいマネージャーの方
- 情報管理のルールを統一し、チーム全体の生産性向上や業務の標準化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿だけでフォルダが自動で作成されるため、手作業でBoxを操作する手間や時間を削減できます。
- 手作業に起因するフォルダの作成忘れや命名規則の誤りを防ぎ、情報管理の品質を均一に保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、AIの「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、投稿されたメッセージからフォルダ名にしたい情報を抽出します。
- 最後に、Boxの「フォルダを作成」アクションを設定し、AIが抽出した情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIの「テキストからデータを抽出する」アクションで利用するプロンプトを編集し、Microsoft Teamsの投稿内容からフォルダ名として利用したい情報（例：案件名、クライアント名など）を任意に指定できます。
■注意事項
- Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Slackでのプロジェクト開始連絡やファイル共有依頼のたびに、手動でBoxにフォルダを作成する作業は、手間がかかる上に抜け漏れの原因にもなりがちです。また、都度命名規則を確認しながらの作業は、地味ながらも負担の大きい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Slackの特定の投稿をきっかけとしてBoxに自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務を効率化し、本来注力すべきコア業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SlackとBoxを日常的に利用し、情報連携に手間を感じている方
- プロジェクト管理などで、Slackの投稿内容に応じたフォルダ作成を定型的に行う方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎ、業務を標準化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿からBoxのフォルダ作成までが自動化されるため、手作業で行っていた一連の操作にかかる時間を短縮することが可能です。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、作成忘れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、フローを起動したいチャンネルを指定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれる投稿のみを処理するなど、実行条件を定めます。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Slackの投稿本文からフォルダ名に必要な情報（例：プロジェクト名など）を抽出します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定のキーワード（例：「#案件」「#フォルダ作成」など）や投稿者といった条件を任意で設定し、意図した投稿にのみ反応させることが可能です。
- AIによるデータ抽出では、Slackの投稿からフォルダ名にしたい部分（例：「プロジェクト名：〇〇」の「〇〇」部分など）を自由に指定して抽出できます。
■注意事項
- Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Microsoft Teamsでの連絡内容は多岐にわたるため、後から情報を探すのが大変だと感じていませんか。特に、新しい案件やプロジェクトに関する投稿のたびに手作業でBoxにフォルダを作成していると、手間がかかる上に作成漏れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルへの投稿をトリガーに、AIが内容を解析してBoxへ自動でフォルダを作成するため、こうした手作業やミスをなくし、情報管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとBoxを活用しており、手作業でのフォルダ作成に課題を感じている方
- プロジェクト開始時の定型業務を自動化し、業務の抜け漏れや遅延を防ぎたいマネージャーの方
- 情報管理のルールを統一し、チーム全体の生産性向上や業務の標準化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿だけでフォルダが自動で作成されるため、手作業でBoxを操作する手間や時間を削減できます。
- 手作業に起因するフォルダの作成忘れや命名規則の誤りを防ぎ、情報管理の品質を均一に保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、AIの「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、投稿されたメッセージからフォルダ名にしたい情報を抽出します。
- 最後に、Boxの「フォルダを作成」アクションを設定し、AIが抽出した情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIの「テキストからデータを抽出する」アクションで利用するプロンプトを編集し、Microsoft Teamsの投稿内容からフォルダ名として利用したい情報（例：案件名、クライアント名など）を任意に指定できます。
■注意事項
- Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームの回答内容をもとにBoxのフォルダを作成するフローを作ってみよう
ここでは代表的なユースケースの一つとして、Googleフォームに新しい回答が送信された際に、その回答内容を使ってBoxに自動でフォルダを作成するフローの作り方を解説します。
この自動化により、フォーム回答後の手作業によるフォルダ作成の手間がなくなり、情報の整理がより楽になります。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleフォームとBoxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定とBoxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込みやアンケートの回答をもとに、手作業でBoxにフォルダを作成し、管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Boxへ指定したフォルダが自動で作成されます。これにより、定型業務の効率化が進み、入力の手間や管理の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとBoxを連携させ、手作業によるフォルダ作成を自動化したい方
- セミナーやイベントの申込者情報を、申込者ごとにフォルダ分けして管理したい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則のミスなどをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信と同時にBoxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業で起こりうるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、起動のきっかけとしたいGoogleフォームを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。この際、Googleフォームの回答内容をフォルダ名に設定することが可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとして設定するGoogleフォームの質問項目は任意で設定できます。フォルダ名として使用したい情報（例：会社名や氏名など）を含めてフォームを作成してください。
- Boxのオペレーションでは、作成するフォルダの名称をGoogleフォームの回答内容と連携して動的に設定したり、どの親フォルダ配下に作成するかを指定したりすることが可能です。
■注意事項
- GoogleフォームとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込みやアンケートの回答をもとに、手作業でBoxにフォルダを作成し、管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Boxへ指定したフォルダが自動で作成されます。これにより、定型業務の効率化が進み、入力の手間や管理の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとBoxを連携させ、手作業によるフォルダ作成を自動化したい方
- セミナーやイベントの申込者情報を、申込者ごとにフォルダ分けして管理したい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則のミスなどをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信と同時にBoxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業で起こりうるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、起動のきっかけとしたいGoogleフォームを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。この際、Googleフォームの回答内容をフォルダ名に設定することが可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとして設定するGoogleフォームの質問項目は任意で設定できます。フォルダ名として使用したい情報（例：会社名や氏名など）を含めてフォームを作成してください。
- Boxのオペレーションでは、作成するフォルダの名称をGoogleフォームの回答内容と連携して動的に設定したり、どの親フォルダ配下に作成するかを指定したりすることが可能です。
■注意事項
- GoogleフォームとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogleフォームとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Googleフォームと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いてBoxと検索します。
下記の画面でログインしましょう。
GoogleフォームとBoxの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ステップ2:テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込みやアンケートの回答をもとに、手作業でBoxにフォルダを作成し、管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Boxへ指定したフォルダが自動で作成されます。これにより、定型業務の効率化が進み、入力の手間や管理の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとBoxを連携させ、手作業によるフォルダ作成を自動化したい方
- セミナーやイベントの申込者情報を、申込者ごとにフォルダ分けして管理したい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則のミスなどをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信と同時にBoxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業で起こりうるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、起動のきっかけとしたいGoogleフォームを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。この際、Googleフォームの回答内容をフォルダ名に設定することが可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとして設定するGoogleフォームの質問項目は任意で設定できます。フォルダ名として使用したい情報（例：会社名や氏名など）を含めてフォームを作成してください。
- Boxのオペレーションでは、作成するフォルダの名称をGoogleフォームの回答内容と連携して動的に設定したり、どの親フォルダ配下に作成するかを指定したりすることが可能です。
■注意事項
- GoogleフォームとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込みやアンケートの回答をもとに、手作業でBoxにフォルダを作成し、管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Boxへ指定したフォルダが自動で作成されます。これにより、定型業務の効率化が進み、入力の手間や管理の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとBoxを連携させ、手作業によるフォルダ作成を自動化したい方
- セミナーやイベントの申込者情報を、申込者ごとにフォルダ分けして管理したい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則のミスなどをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信と同時にBoxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業で起こりうるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、起動のきっかけとしたいGoogleフォームを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。この際、Googleフォームの回答内容をフォルダ名に設定することが可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとして設定するGoogleフォームの質問項目は任意で設定できます。フォルダ名として使用したい情報（例：会社名や氏名など）を含めてフォームを作成してください。
- Boxのオペレーションでは、作成するフォルダの名称をGoogleフォームの回答内容と連携して動的に設定したり、どの親フォルダ配下に作成するかを指定したりすることが可能です。
■注意事項
- GoogleフォームとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
クリックすると、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
用意するもの
- Google フォーム
このフローではGoogle フォームの回答内容からBoxにフォルダを作成するため、あらかじめフォームの作成が必要です。
※なお今回は以下のような顧客情報を入力するフォームを作成しました。
必要に応じて項目を設定してください。
ステップ3:Googleフォームのトリガー設定
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「フォームに回答が送信されたら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を入力してください。
-
トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※ご利用プランによって起動間隔の選択内容が変わります。プランの最短時間をおすすめします！
ここでGoogleフォームに、以下のようなテスト回答をします。
フローボットに戻り、テストします。
成功したら、「取得する値を追加」をクリックしましょう。
YoomのGoogleフォームでは、デフォルトで取得できる値が決まっています。
そのため、ユーザーの回答内容を取得するためには手動でアウトプットを追加する必要があります。
ヘルプを参考に、必要な回答内容を追加し、取得してください。
※ここでは「担当者」「契約プラン」などが該当します。
項目名を変更したら、保存をしてください。
これで、取得したい情報がアウトプットに追加されました。
ここで取得したアウトプットはBox作成時に利用します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ステップ4:フォルダを作成する設定
続いて「フォルダを作成」をクリックします。
こちらもタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を設定しましょう。
- フォルダ名:下記のようにアウトプットを利用します。
※アウトプットを利用することで、トリガーで取得した値を利用することができます。
顧客名を直接入力してしまうと、毎回その名前でフォルダ作成されてしまうので必ずアウトプットから選択してください。
設定が完了したらテストをクリックし、成功したら保存しましょう。
※テストすると実際にBoxにフォルダ作成されるので注意してください。
Boxを確認してみます。
無事に登録されましたね。
ステップ5:トリガーをONにして起動準備完了
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Googleフォームの回答内容をもとにBoxにフォルダが作成されるかを確認してみましょう。
以上が「Googleフォームの回答内容をもとにBoxにフォルダを作成する」方法でした。
Boxを使った便利な自動化例
Boxを使った業務効率化は、フォルダ作成だけではありません！
ファイルの自動作成・格納、ファイル内容の同期など、様々な操作を自動化できます。
ここではBox連携の他のテンプレート事例をいくつかご紹介します。
■概要
毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで定期的にフォルダを作成しており、手作業での対応に手間を感じている方
- 毎月の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名規則の間違いといったミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎月フォルダを作成したい日時を設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成したいフォルダ名や保存先のフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動させたい日時を任意で設定してください。例えば、「毎月1日の午前9時」や「毎週月曜日の午前8時」など、業務に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
■概要
Asanaで新しいタスクを作成するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手動で作成していませんか。
この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトにタスクが追加されたタイミングで、Boxに指定したフォルダが自動で作成されるため、正確性の高いデータ管理を実現できる可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとBoxを利用しており、手作業での情報連携に非効率を感じている方
- プロジェクト管理において、タスクと関連資料の紐付けを徹底したい方
- 手作業によるミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaへのタスク追加をトリガーにBoxのフォルダが自動生成されるため、これまでフォルダ作成に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスを防ぎ、タスクと資料の管理におけるヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaの「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、対象のプロジェクトを指定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、フォルダを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成する際、フォルダ名としてAsanaのトリガーで取得したタスク名やIDなどの情報を動的に設定することが可能です。
■注意事項
- Asana、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要複数のクラウドストレージを利用していると、ファイルの管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に「Box」と「OneDrive」を併用している場合、手作業でファイルを移動させたり、二重でアップロードしたりする手間が発生し、更新漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、BoxにファイルがアップロードされるだけでOneDriveへの保存が自動で完了するため、ファイル管理の手間を減らし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- BoxとOneDriveを併用しており、手作業でのファイル転送に手間を感じている方
- チーム内でBoxとOneDriveをまたいでファイル共有をしており、同期漏れを防ぎたい方
- Boxへのファイルアップロードを起点として、OneDriveでのバックアップを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット- BoxにファイルをアップロードするだけでOneDriveにも自動で保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるファイルの移動忘れや、アップロードするファイルを間違えるといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ- はじめに、BoxとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- OneDriveの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、ファイルの保存先フォルダやファイル名などを任意に設定することが可能です。
- 保存先のフォルダ名やファイル名には、固定のテキストを入力するだけでなく、Boxのトリガーから取得したファイル名などの情報を変数として設定することもできます。
■注意事項- Box、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要DocuSignで締結した契約書の完了証明書を、都度手作業でBoxに格納していませんか？この作業は定期的でありながら、件数が増えると手間がかかり、保存漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの署名完了後、自動で証明書をダウンロードしてBoxの指定フォルダに格納できるため、電子契約後の書類管理業務をスムーズに効率化することが可能です。■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignで締結した書類の証明書を、手作業でBoxに格納している法務や営業担当者の方
- 電子契約後の書類管理を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎたいと考えている方
- DocuSignとBoxを連携させ、契約書管理に関する一連の業務フローを改善したい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの署名完了をトリガーに、証明書のダウンロードからBoxへの格納までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動での保存作業が不要になるため、保存漏れや格納先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の確実性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした証明書を格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのトリガー設定では、対象とするアカウントIDや特定のエンベロープIDを任意で設定できます。
- boxへのファイルアップロード設定では、保存する際のファイル名や格納先としたいフォルダを任意のコンテンツIDで指定してください。
■注意事項- Docusign、boxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
- 手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
- BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
- 定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
■概要
毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで定期的にフォルダを作成しており、手作業での対応に手間を感じている方
- 毎月の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名規則の間違いといったミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎月フォルダを作成したい日時を設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成したいフォルダ名や保存先のフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動させたい日時を任意で設定してください。例えば、「毎月1日の午前9時」や「毎週月曜日の午前8時」など、業務に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
■概要
Asanaで新しいタスクを作成するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手動で作成していませんか。
この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトにタスクが追加されたタイミングで、Boxに指定したフォルダが自動で作成されるため、正確性の高いデータ管理を実現できる可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとBoxを利用しており、手作業での情報連携に非効率を感じている方
- プロジェクト管理において、タスクと関連資料の紐付けを徹底したい方
- 手作業によるミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaへのタスク追加をトリガーにBoxのフォルダが自動生成されるため、これまでフォルダ作成に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスを防ぎ、タスクと資料の管理におけるヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaの「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、対象のプロジェクトを指定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、フォルダを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成する際、フォルダ名としてAsanaのトリガーで取得したタスク名やIDなどの情報を動的に設定することが可能です。
■注意事項
- Asana、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとOneDriveを併用しており、手作業でのファイル転送に手間を感じている方
- チーム内でBoxとOneDriveをまたいでファイル共有をしており、同期漏れを防ぎたい方
- Boxへのファイルアップロードを起点として、OneDriveでのバックアップを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでOneDriveにも自動で保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるファイルの移動忘れや、アップロードするファイルを間違えるといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、ファイルの保存先フォルダやファイル名などを任意に設定することが可能です。
- 保存先のフォルダ名やファイル名には、固定のテキストを入力するだけでなく、Boxのトリガーから取得したファイル名などの情報を変数として設定することもできます。
■注意事項
- Box、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- DocuSignで締結した書類の証明書を、手作業でBoxに格納している法務や営業担当者の方
- 電子契約後の書類管理を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎたいと考えている方
- DocuSignとBoxを連携させ、契約書管理に関する一連の業務フローを改善したい方
- DocuSignでの署名完了をトリガーに、証明書のダウンロードからBoxへの格納までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動での保存作業が不要になるため、保存漏れや格納先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の確実性を高めます。
- はじめに、DocuSignとboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした証明書を格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、対象とするアカウントIDや特定のエンベロープIDを任意で設定できます。
- boxへのファイルアップロード設定では、保存する際のファイル名や格納先としたいフォルダを任意のコンテンツIDで指定してください。
- Docusign、boxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
- 手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
- BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
- 定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
まとめ
この記事では、「Googleフォームの回答内容をもとにBoxにフォルダを作成する」フローをテーマに、様々なアプリからの情報をもとにBoxにフォルダを自動で作成する方法について解説しました。
フォームの回答、CRMの更新情報、チャットでの依頼など、日常業務で発生する様々なイベントをきっかけに、面倒なフォルダ作成作業から解放されることをイメージいただけたでしょうか？
手作業でのフォルダ作成は、時間がかかるだけでなく、命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーも起こりがちです。
今回ご紹介したような自動化フローを活用すれば、これらの課題を解決し、より重要な業務に集中できるようになります。
Yoomには、今回取り上げた連携以外にも、Boxを活用した様々な業務自動化テンプレートが用意されています。
プログラミングの知識は不要で、直感的な操作で設定可能です。
ぜひ、これらのテンプレートを活用して、Box業務の効率化を始めてみてください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
