Boxでのファイル管理、特に、フォルダ作成を手作業で行っていませんか？
例えば、新しい顧客との取引が始まった際に、関連資料を保管するためにBox内に顧客名のフォルダを作成したり、問い合わせフォームから連絡があった際に、その内容に応じたフォルダを手動で作ったり…
こうした作業は、日々の業務の中で意外と時間を取られがちですよね。
手作業ではフォルダ名の命名規則が統一されにくかったり、うっかり作成を忘れてしまったりするリスクもあります。
この記事では、そんなBoxのフォルダ作成に関する課題を解決する方法として、「フォルダ作成の自動化」について解説します！
フォームへの回答があった時、CRMに新しい顧客情報が登録された時など、様々なトリガーに応じて自動でBoxにフォルダが作成できちゃいます。
この自動化によって、面倒な手作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになるはずです！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、Boxのフォルダ作成を自動化するためのテンプレートが複数用意されています！
GoogleフォームやSalesforceなど、様々なアプリを起点にBoxへフォルダを自動作成することが可能です。
気になるテンプレートがあれば、以下のバナーからすぐに設定を試めしてみてください。
Googleフォームの回答内容をもとにBoxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容をもとにBoxにフォルダを作成する」ワークフローを利用すると、Googleフォームの回答に基づいてBoxに自動でフォルダが作成されます。
これにより、手動でフォルダを作成する手間が省け、業務の効率化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して顧客やチームメンバーからのフィードバックや情報を収集している方
・Googleフォームの回答データを迅速に整理し、Boxに保存したいと考える方
・チームでBoxを利用してドキュメントやファイルを一元管理している方
・回答内容に応じたフォルダを自動で作成し、手動での時間と手間を削減したい方
・業務の効率化を図り、スピーディにデータの整理を行いたい方
・プロジェクト管理や情報共有を迅速に行いたい企業やチームリーダー
■注意事項
・GoogleフォームとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Boxと各種ツールを連携したフォルダ自動作成の方法
Boxへのフォルダ作成、一つひとつ手作業で行うのは大変ですよね。
フォームの回答、CRMの顧客情報、チャットでの依頼など、様々な情報を元に自動でフォルダを作成できたら、とても便利だと思いませんか？
ここでは、実際の例をいくつか紹介していきます。
業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみましょう。
フォームの回答をもとにBoxにフォルダを自動作成する
GoogleフォームやJotformなど、各種フォームへの回答内容に基づいて、Boxに必要なフォルダを自動生成します。
問い合わせ管理や資料請求対応などで、顧客ごとや案件ごとにフォルダを整理する手間をなくし、対応漏れを防ぐのに役立ちます。
Googleフォームの回答内容をもとにBoxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容をもとにBoxにフォルダを作成する」ワークフローを利用すると、Googleフォームの回答に基づいてBoxに自動でフォルダが作成されます。
これにより、手動でフォルダを作成する手間が省け、業務の効率化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して顧客やチームメンバーからのフィードバックや情報を収集している方
・Googleフォームの回答データを迅速に整理し、Boxに保存したいと考える方
・チームでBoxを利用してドキュメントやファイルを一元管理している方
・回答内容に応じたフォルダを自動で作成し、手動での時間と手間を削減したい方
・業務の効率化を図り、スピーディにデータの整理を行いたい方
・プロジェクト管理や情報共有を迅速に行いたい企業やチームリーダー
■注意事項
・GoogleフォームとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Jotformの回答内容をもとにBoxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Jotformの回答内容をもとにBoxにフォルダを作成する」ワークフローを利用すると、入力内容を素早く整理できます。
手作業でのデータ転送が不要となり、業務の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformを活用して顧客情報やアンケートの回答を収集している方
・収集した情報を基に、迅速にBox上でフォルダを作成したいと考える方
・手動でのフォルダ作成作業を削減し、効率的に業務を行いたい方
・情報共有やファイル管理のツールとしてBoxを利用している方
・Boxを日常的に利用しており、収集データを適切に整理・保管したい方
■注意事項
・JotformとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
CRM/データベースの情報更新時にBoxにフォルダを自動作成する
SalesforceやHubSpotなどのCRM/データベースに新しい顧客や会社情報が登録・更新されたタイミングで、関連するフォルダをBoxに自動で作成します。
顧客管理や案件管理とファイル管理をスムーズに連携させることで、情報を整理して管理しやすくできます。
Salesforceにリードが登録されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Salesforceにリードが登録されたら、Boxにフォルダを作成する」ワークフローは、新たなリードが追加された際にフォルダ作成を自動化します。
これにより、統一されたデータ管理が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを利用して営業活動を行っている方
・新規リードの情報をスピーディにチームで共有したいと考えている方
・リード情報を元に各プロジェクト用のフォルダを自動生成して管理したい方
・Boxを日常的に利用している企業やチーム
・Boxを用いてドキュメント管理を行っているが、手動でのフォルダ作成に手間を感じている方
・新規リード情報に基づいてフォルダを生成し、効率的に管理を行いたい方
■注意事項
・SalesforceとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
HubSpotに新しい会社が作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
HubSpotに新しい会社が作成されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。
チャットツールの投稿からBoxにフォルダを自動作成する
SlackやMicrosoft Teamsでの特定の投稿をトリガーに、Boxに自動でフォルダを作成するフローです。
プロジェクト開始の合図やファイル共有依頼などをチャットで行っている場合に、関連フォルダをすぐに作成できるため、情報整理の手間を省くことができます。
Slackの特定の投稿をもとに、Boxでフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Slackの特定の投稿をもとに、Boxでフォルダを作成する」フローは、SlackとBoxの連携を通じて、必要なフォルダ作成を自動化する業務ワークフローです。
このワークフローを活用すれば、Slackで特定キーワードを含むメッセージが投稿された際に自動でBoxにフォルダが作成され、効率的なファイル管理が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SlackとBoxを日常的に利用しており、情報整理に課題を感じているビジネスユーザーの方
・プロジェクト管理やチームコラボレーションでBoxを活用しつつ、Slackとの連携を強化したい管理者の方
・手動でフォルダを作成する手間を削減し、業務効率化を図りたい企業のIT担当者の方
・フォルダ作成を自動化し、ドキュメントの保存をスムーズに進めたい方
■注意事項
・Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する」フローは、チーム内の情報共有とファイル管理をスムーズに行える業務ワークフローです。Microsoft Teamsでの重要な投稿をトリガーとして、自動的にBoxにフォルダを生成し、関連ファイルの整理やアクセス管理を効率化します。これにより、情報の一元化と迅速なファイル共有が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとBoxを日常的に利用しており、情報管理を効率化したい方
・チーム内での情報共有やファイル整理に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
・業務ワークフローの自動化を通じて、業務効率を向上させたいIT担当者の方
■注意事項
・Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームの回答内容をもとにBoxのフォルダを作成するフローを作ってみよう
ここでは代表的なユースケースの一つとして、Googleフォームに新しい回答が送信された際に、その回答内容を使ってBoxに自動でフォルダを作成するフローの作り方を解説します。
この自動化により、フォーム回答後の手作業によるフォルダ作成の手間がなくなり、情報の整理がより楽になります。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleフォームとBoxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定とBoxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームの回答内容をもとにBoxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容をもとにBoxにフォルダを作成する」ワークフローを利用すると、Googleフォームの回答に基づいてBoxに自動でフォルダが作成されます。
これにより、手動でフォルダを作成する手間が省け、業務の効率化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して顧客やチームメンバーからのフィードバックや情報を収集している方
・Googleフォームの回答データを迅速に整理し、Boxに保存したいと考える方
・チームでBoxを利用してドキュメントやファイルを一元管理している方
・回答内容に応じたフォルダを自動で作成し、手動での時間と手間を削減したい方
・業務の効率化を図り、スピーディにデータの整理を行いたい方
・プロジェクト管理や情報共有を迅速に行いたい企業やチームリーダー
■注意事項
・GoogleフォームとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogleフォームとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Googleフォームと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いてBoxと検索します。
下記の画面でログインしましょう。
GoogleフォームとBoxの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ステップ2:テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Googleフォームの回答内容をもとにBoxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容をもとにBoxにフォルダを作成する」ワークフローを利用すると、Googleフォームの回答に基づいてBoxに自動でフォルダが作成されます。
これにより、手動でフォルダを作成する手間が省け、業務の効率化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して顧客やチームメンバーからのフィードバックや情報を収集している方
・Googleフォームの回答データを迅速に整理し、Boxに保存したいと考える方
・チームでBoxを利用してドキュメントやファイルを一元管理している方
・回答内容に応じたフォルダを自動で作成し、手動での時間と手間を削減したい方
・業務の効率化を図り、スピーディにデータの整理を行いたい方
・プロジェクト管理や情報共有を迅速に行いたい企業やチームリーダー
■注意事項
・GoogleフォームとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
クリックすると、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
用意するもの
- Google フォーム
このフローではGoogle フォームの回答内容からBoxにフォルダを作成するため、あらかじめフォームの作成が必要です。
※なお今回は以下のような顧客情報を入力するフォームを作成しました。
必要に応じて項目を設定してください。
ステップ3:Googleフォームのトリガー設定
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「フォームに回答が送信されたら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を入力してください。
-
トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※ご利用プランによって起動間隔の選択内容が変わります。プランの最短時間をおすすめします！
ここでGoogleフォームに、以下のようなテスト回答をします。
フローボットに戻り、テストします。
成功したら、「取得する値を追加」をクリックしましょう。
YoomのGoogleフォームでは、デフォルトで取得できる値が決まっています。
そのため、ユーザーの回答内容を取得するためには手動でアウトプットを追加する必要があります。
ヘルプを参考に、必要な回答内容を追加し、取得してください。
※ここでは「担当者」「契約プラン」などが該当します。
項目名を変更したら、保存をしてください。
これで、取得したい情報がアウトプットに追加されました。
ここで取得したアウトプットはBox作成時に利用します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ステップ4:フォルダを作成する設定
続いて「フォルダを作成」をクリックします。
こちらもタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を設定しましょう。
-
フォルダ名:下記のようにアウトプットを利用します。
※アウトプットを利用することで、トリガーで取得した値を利用することができます。
顧客名を直接入力してしまうと、毎回その名前でフォルダ作成されてしまうので必ずアウトプットから選択してください。
設定が完了したらテストをクリックし、成功したら保存しましょう。
※テストすると実際にBoxにフォルダ作成されるので注意してください。
Boxを確認してみます。
無事に登録されましたね。
ステップ5:トリガーをONにして起動準備完了
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Googleフォームの回答内容をもとにBoxにフォルダが作成されるかを確認してみましょう。
以上が「Googleフォームの回答内容をもとにBoxにフォルダを作成する」方法でした。
Boxを使った便利な自動化例
Boxを使った業務効率化は、フォルダ作成だけではありません！
ファイルの自動作成・格納、ファイル内容の同期など、様々な操作を自動化できます。
ここではBox連携の他のテンプレート事例をいくつかご紹介します。
[[140303,182925,71341,67745,157174,]]
まとめ
この記事では、「Googleフォームの回答内容をもとにBoxにフォルダを作成する」フローをテーマに、様々なアプリからの情報をもとにBoxにフォルダを自動で作成する方法について解説しました。
フォームの回答、CRMの更新情報、チャットでの依頼など、日常業務で発生する様々なイベントをきっかけに、面倒なフォルダ作成作業から解放されることをイメージいただけたでしょうか？
手作業でのフォルダ作成は、時間がかかるだけでなく、命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーも起こりがちです。
今回ご紹介したような自動化フローを活用すれば、これらの課題を解決し、より重要な業務に集中できるようになります。
Yoomには、今回取り上げた連携以外にも、Boxを活用した様々な業務自動化テンプレートが用意されています。
プログラミングの知識は不要で、直感的な操作で設定可能です。
ぜひ、これらのテンプレートを活用して、Box業務の効率化を始めてみてください！
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