CRM/データベースの情報更新時にBoxにフォルダを自動作成する
SalesforceやHubSpotなどのCRM/データベースに新しい顧客や会社情報が登録・更新されたタイミングで、関連するフォルダをBoxに自動で作成します。
顧客管理や案件管理とファイル管理をスムーズに連携させることで、情報を整理して管理しやすくできます。
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Boxでのファイル管理、特に、フォルダ作成を手作業で行っていませんか？
例えば、新しい顧客との取引が始まった際に、関連資料を保管するためにBox内に顧客名のフォルダを作成したり、問い合わせフォームから連絡があった際に、その内容に応じたフォルダを手動で作ったり…
こうした作業は、日々の業務の中で意外と時間を取られがちですよね。
手作業ではフォルダ名の命名規則が統一されにくかったり、うっかり作成を忘れてしまったりするリスクもあります。
この記事では、そんなBoxのフォルダ作成に関する課題を解決する方法として、「フォルダ作成の自動化」について解説します！
フォームへの回答があった時、CRMに新しい顧客情報が登録された時など、様々なトリガーに応じて自動でBoxにフォルダが作成できちゃいます。
この自動化によって、面倒な手作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになるはずです！
Yoomには、Boxのフォルダ作成を自動化するためのテンプレートが複数用意されています！
GoogleフォームやSalesforceなど、様々なアプリを起点にBoxへフォルダを自動作成することが可能です。
気になるテンプレートがあれば、以下のバナーからすぐに設定を試めしてみてください。
Boxへのフォルダ作成、一つひとつ手作業で行うのは大変ですよね。
フォームの回答、CRMの顧客情報、チャットでの依頼など、様々な情報を元に自動でフォルダを作成できたら、とても便利だと思いませんか？
ここでは、実際の例をいくつか紹介していきます。
業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみましょう。
GoogleフォームやJotformなど、各種フォームへの回答内容に基づいて、Boxに必要なフォルダを自動生成します。
問い合わせ管理や資料請求対応などで、顧客ごとや案件ごとにフォルダを整理する手間をなくし、対応漏れを防ぐのに役立ちます。
SalesforceやHubSpotなどのCRM/データベースに新しい顧客や会社情報が登録・更新されたタイミングで、関連するフォルダをBoxに自動で作成します。
顧客管理や案件管理とファイル管理をスムーズに連携させることで、情報を整理して管理しやすくできます。
SlackやMicrosoft Teamsでの特定の投稿をトリガーに、Boxに自動でフォルダを作成するフローです。
プロジェクト開始の合図やファイル共有依頼などをチャットで行っている場合に、関連フォルダをすぐに作成できるため、情報整理の手間を省くことができます。
ここでは代表的なユースケースの一つとして、Googleフォームに新しい回答が送信された際に、その回答内容を使ってBoxに自動でフォルダを作成するフローの作り方を解説します。
この自動化により、フォーム回答後の手作業によるフォルダ作成の手間がなくなり、情報の整理がより楽になります。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogleフォームとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Googleフォームと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いてBoxと検索します。
下記の画面でログインしましょう。
GoogleフォームとBoxの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
クリックすると、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
用意するもの
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「フォームに回答が送信されたら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を入力してください。
ここでGoogleフォームに、以下のようなテスト回答をします。
フローボットに戻り、テストします。
成功したら、「取得する値を追加」をクリックしましょう。
YoomのGoogleフォームでは、デフォルトで取得できる値が決まっています。
そのため、ユーザーの回答内容を取得するためには手動でアウトプットを追加する必要があります。
ヘルプを参考に、必要な回答内容を追加し、取得してください。
※ここでは「担当者」「契約プラン」などが該当します。
項目名を変更したら、保存をしてください。
これで、取得したい情報がアウトプットに追加されました。
ここで取得したアウトプットはBox作成時に利用します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
続いて「フォルダを作成」をクリックします。
こちらもタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を設定しましょう。
※アウトプットを利用することで、トリガーで取得した値を利用することができます。
顧客名を直接入力してしまうと、毎回その名前でフォルダ作成されてしまうので必ずアウトプットから選択してください。
設定が完了したらテストをクリックし、成功したら保存しましょう。
※テストすると実際にBoxにフォルダ作成されるので注意してください。
Boxを確認してみます。
無事に登録されましたね。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Googleフォームの回答内容をもとにBoxにフォルダが作成されるかを確認してみましょう。
以上が「Googleフォームの回答内容をもとにBoxにフォルダを作成する」方法でした。
Boxを使った業務効率化は、フォルダ作成だけではありません！
ファイルの自動作成・格納、ファイル内容の同期など、様々な操作を自動化できます。
ここではBox連携の他のテンプレート事例をいくつかご紹介します。
この記事では、「Googleフォームの回答内容をもとにBoxにフォルダを作成する」フローをテーマに、様々なアプリからの情報をもとにBoxにフォルダを自動で作成する方法について解説しました。
フォームの回答、CRMの更新情報、チャットでの依頼など、日常業務で発生する様々なイベントをきっかけに、面倒なフォルダ作成作業から解放されることをイメージいただけたでしょうか？
手作業でのフォルダ作成は、時間がかかるだけでなく、命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーも起こりがちです。
今回ご紹介したような自動化フローを活用すれば、これらの課題を解決し、より重要な業務に集中できるようになります。
Yoomには、今回取り上げた連携以外にも、Boxを活用した様々な業務自動化テンプレートが用意されています。
プログラミングの知識は不要で、直感的な操作で設定可能です。
ぜひ、これらのテンプレートを活用して、Box業務の効率化を始めてみてください！
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