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共通のクラウドストレージにファイルをアップロードすることで、メンバーとのデータ共有が容易になります。しかしここで問題なのが、新しいファイルがアップロードされたことに気が付きにくいという点ではないでしょうか。
そこで今回はBoxとGoogle Chatを連携し、特定のフォルダにファイルがアップロードされたことを素早く通知できる自動化を紹介します。
この自動化により、チーム内での情報共有がスムーズになり、業務効率が向上するかもしれません。自動化の導入を検討している方は、この機会にぜひご覧ください。
・Boxを活用してファイルを共有している企業
・メインコミュニケーションツールにGoogle Chatを活用している企業
・Boxにアップロードされたファイルを素早く確認したい方
・Boxにアップロードしたファイルの存在をすぐに知らせたい方
今回の連携により、Boxの特定のフォルダにファイルがアップロードされると、Google Chatにメッセージが送信されます。そのため、ファイルを素早く共有できる可能性が高まります。
例えば、複数あるフォルダの内のどれに新しいファイルがあるのか把握しにくかったり、新規ファイルに気が付けずスルーしてしまったことはありませんか？
BoxとGoogle Chatを連携すればファイルのアップロードが通知されるため、このような事態を回避しやすくなるかもしれません。
BoxにファイルをアップロードするとGoogle Chatに自動的にメッセージが送信されるため、手作業での通知作業が簡略化できます。
例えば、リーダーなどにファイルのチェックを依頼する際やメンバーと資料を共有する場合、Boxにアップロードしたことを手作業で通知していませんか？今回のアプリ連携を導入してメッセージの送信が自動化されれば、このような通知業務の手間が省けるでしょう。
加えて、メッセージの送信を忘れたことによりファイルの共有が遅れてしまうといったミスも防げる可能性があります。
今回の自動化によりファイルの共有が素早く行えるようになると、業務の効率が向上することが期待できます。
例えば、ファイルの存在に気が付けないと、ファイルを使用しなければならないタスクに取り掛かるまでの時間が増えてしまいます。このような空白の時間が生まれてしまうのは、あまり効率的ではありませんよね。
そこで今回の自動化を導入すれば、Boxにファイルがアップロードされるとリアルタイムで通知が届くようになるため、後続の作業を開始するまでの時間が短縮でき、効率が向上できる可能性があるでしょう。
では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
[Yoomとは]
今回は「BoxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知する」という自動化を、下記のテンプレートを用いて行います。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
・BoxとGoogle Chatをマイアプリ連携
・Boxを起動する設定
・Google Chatへメッセージを送信する設定
・トリガーボタンをONにして、BoxとGoogle Chatの連携動作を確認
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
検索ボックスにBoxと入力し、Boxのアイコンをクリックします。
2.ログインする
Boxにログインします。
内容を確認した後、「許可」をクリックしてください。
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
1.検索する
検索ボックスにGoogle Chatと入力し、Google Chat（OAuth）のアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.必須項目の設定
必須項目を入力します。詳細についてはこちらの記事をご確認ください。
4.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】BoxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Boxのアイコンの「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.フォルダのコンテンツIDの入力
赤枠のボックス下部の補足のとおりにBoxのフォルダにアクセスし、URLからコンテンツIDをペーストしましょう。
ここで指定したフォルダにファイルをアップロードすることでGoogle Chatにメッセージが送信されます。
5.テストの実行
フォルダのコンテンツIDを入力したら、そのフォルダにファイルをアップロードしてください。
その後赤枠のテストボタンを押し、テスト成功と表示が出たら「次へ」を押します。
6.Webhookイベント受信設定とテストの実行
再び上記画像のテストボタンをクリックします。
テスト成功と表示がされたら保存を押しましょう。この設定を終えることで、BoxにファイルがアップロードされるとBoxにメッセージがリアルタイムで送信されるようになります。
保存ボタンを押して次へ進みましょう。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
1.アプリと連携する
Google Chatのアイコンの「スペースにメッセージを送信」を選択してください。
次へを押します。
2.必須項目を設定する
赤枠の必須項目を設定しましょう。ボックス下部にある補足の通りに入力してください。
3.投稿メッセージを確認する
Google Chatに送信するメッセージの内容を設定します。
既に設定がされていますが、変更がある場合は修正も可能です。
4.テストの実行
メッセージの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
BoxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知する
Yoomには他にもBoxを使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。
1.Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する
Google Driveとの連携も可能です。チームごとに使い分けているクラウドストレージが異なる場合などに便利です。
2.メールに添付されたファイルをBoxに格納
メールに添付されているファイルをアップロードする自動化です。ダウンロードとアップロードの手間が省け、効率的なファイル管理が行いやすくなるでしょう。
3.Boxにファイルがアップロードされたら、クラウドサインの書類にファイルを添付する
Boxにアップロードしたファイルをクラウドサインの書類に添付するフローです。契約書類などの管理と添付が自動化され、事務作業の負担軽減が見込めます。
BoxとGoogle Chatを連携することで、ファイルの共有がスピーディーに行える可能性が高まります。これによりファイルを共有し合うメンバーやチーム間との連携が強化できるかもしれません。
また、ファイルをアップロードしたことを知らせるメッセージを手作業で行う必要もなくなり、通知業務を簡略化できます。業務フローが短くなることで業務負担が減ると同時に、効率の向上も期待できるでしょう。
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能です。気になるテンプレートがあったら、ぜひお試しください。
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