BoxとGoogle Chatを連携して、BoxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知する方法

BoxとGoogle Chatの連携フローの作り方

今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

・BoxとGoogle Chatをマイアプリ連携
・Boxを起動する設定
・Google Chatへメッセージを送信する設定
・トリガーボタンをONにして、BoxとGoogle Chatの連携動作を確認

ステップ1：BoxとGoogle Chatをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

BoxとYoomの連携

1.検索する

検索ボックスにBoxと入力し、Boxのアイコンをクリックします。

2.ログインする

Boxにログインします。

内容を確認した後、「許可」をクリックしてください。

Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。

Google ChatとYoomの連携

1.検索する

検索ボックスにGoogle Chatと入力し、Google Chat（OAuth）のアイコンをクリックします。

2.サインイン

赤枠をクリックしてください。

3.必須項目の設定

必須項目を入力します。詳細についてはこちらの記事をご確認ください。

4.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Boxの起動設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】BoxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知する」をクリックします。

3.アプリトリガーを選択

Boxのアイコンの「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

4.フォルダのコンテンツIDの入力

赤枠のボックス下部の補足のとおりにBoxのフォルダにアクセスし、URLからコンテンツIDをペーストしましょう。
ここで指定したフォルダにファイルをアップロードすることでGoogle Chatにメッセージが送信されます。

5.テストの実行

フォルダのコンテンツIDを入力したら、そのフォルダにファイルをアップロードしてください。
その後赤枠のテストボタンを押し、テスト成功と表示が出たら「次へ」を押します。

6.Webhookイベント受信設定とテストの実行

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再び上記画像のテストボタンをクリックします。
テスト成功と表示がされたら保存を押しましょう。この設定を終えることで、BoxにファイルがアップロードされるとBoxにメッセージがリアルタイムで送信されるようになります。

保存ボタンを押して次へ進みましょう。

ステップ4：Google Chatにメッセージを送信する設定

※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。

1.アプリと連携する

Google Chatのアイコンの「スペースにメッセージを送信」を選択してください。
次へを押します。‍

2.必須項目を設定する

赤枠の必須項目を設定しましょう。ボックス下部にある補足の通りに入力してください。

3.投稿メッセージを確認する

Google Chatに送信するメッセージの内容を設定します。
既に設定がされていますが、変更がある場合は修正も可能です。‍

4.テストの実行

メッセージの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

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今回使用したフローボットテンプレート
BoxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知する

Boxを使ったその他の自動化例

Yoomには他にもBoxを使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。

1.Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する

Google Driveとの連携も可能です。チームごとに使い分けているクラウドストレージが異なる場合などに便利です。

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2.メールに添付されたファイルをBoxに格納

メールに添付されているファイルをアップロードする自動化です。ダウンロードとアップロードの手間が省け、効率的なファイル管理が行いやすくなるでしょう。

3.Boxにファイルがアップロードされたら、クラウドサインの書類にファイルを添付する

Boxにアップロードしたファイルをクラウドサインの書類に添付するフローです。契約書類などの管理と添付が自動化され、事務作業の負担軽減が見込めます。

まとめ

BoxとGoogle Chatを連携することで、ファイルの共有がスピーディーに行える可能性が高まります。これによりファイルを共有し合うメンバーやチーム間との連携が強化できるかもしれません。
また、ファイルをアップロードしたことを知らせるメッセージを手作業で行う必要もなくなり、通知業務を簡略化できます。業務フローが短くなることで業務負担が減ると同時に、効率の向上も期待できるでしょう。
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能です。気になるテンプレートがあったら、ぜひお試しください。