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BoxのフォルダにファイルがアップロードされたらGmailでメールを自動送信する方法
従来の手作業でGmailにファイルを送信していると、送るファイルを間違えるといったミスが起こることも考えられます。
ミスが起こることを気にしていると、安心して業務を行うことも難しくなりますよね...
BoxのファイルデータをGmailに送信する作業が自動で行えるようになれば、日々の業務負担がどれほど軽減されるでしょうか。
ファイルの送付作業を自動化することで、効率的かつ正確に作業に取り組めるようになると思いませんか？
Yoomを導入することで、ファイルデータの送付作業の自動化が実現できます！
プログラミング知識も必要ないので、誰でも簡単に設定可能です。
本記事では「Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付する」というテンプレートをご紹介します。
こんな方におすすめ
- BoxとGmailを活用している方
- BoxとGmailを連携して、業務効率化を考えている方
- BoxとGmailを連携して、データ管理業務の煩雑なプロセスを無くしたいと考えている方
- BoxとGmailを連携して、手動作業を減らしたい方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルアップロードの通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルアップロードの通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
[Yoomとは]
BoxとGmailの連携フローの作り方
今回は「Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付する」以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
以下の2ステップで設定は完了です。
- フォルダにファイルがアップロードされたら
- メールを送る
BoxとGmailをYoomと接続する方法
YoomにBoxとGmailを連携するマイアプリ登録から行いましょう。
まずはBoxのマイアプリ登録から行います。
画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧よりBoxを探すか、「マイアプリ検索」で検索してください。
以下の画面に移行するので、「ログイン」→「Boxへのアクセスを許可」をクリックします。
続いてGmailのマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にGmailを選択しましょう。
以下の画面に移行するので、サインインします。
マイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄にBoxとGmailが表示されるので、表示されているか確認してくださいね！
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付する方法
自動化の設定を行うので、以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルアップロードの通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルアップロードの通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を変更したい場合は該当する欄から変更してください。
最初にBoxの設定から行うので、「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。
下記の設定を確認してください。
- 「アプリトリガーのタイトル」→お好みで変更可能
- 「Boxと連携するアカウント情報」→使用しているアカウントどうか確認
- 「トリガーアクション」→フォルダにファイルがアップロードされたら
以下の画面が表示されるので、「フォルダのコンテンツID」を入力しましょう。
※コンテンツIDを確認するには、ウェブアプリケーションでこのフォルダにアクセスして、URLからIDをコピーします。たとえば、URLがhttps://*.app.box.com/folder/123の場合、コンテンツIDは123です。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
こちらで、指定したフォルダ内(子フォルダ含む)に、ファイルがアップロードされたら起動する設定ができました。
次にGmailの設定を行うので、「メールを送る」をクリックします。
下記の設定を行いましょう。
- 「タイトル」→お好みで変更可能
- 「Gmailと連携するアカウント情報」→事前にYoomと連携しておいたGoogle アカウントを選択
「メール内容」→To、件名を入力
本文については、以下のようにBoxのアウトプットを必ず使用してください。
※{{ファイル名}}←こちらがアウトプットです。赤枠をクリックすると、選択可能です。
以下の画面が表示されるので、メールの内容が問題なければ、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。
アプリトリガーを最後に「ON」にしたら、自動化の設定は完了です。お疲れ様でした！
■概要
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルアップロードの通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルアップロードの通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxとGmailを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもBoxとGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
BoxとGmailのその他の自動化例
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知したり、添付ファイルをOCRで読み取って保存することができます。
また、受け取ったファイルをOCRで読み取ってからファイル名を更新し、Boxに格納することも可能です。
■概要
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 複数プロジェクトのフォルダをBoxで管理している方
- 毎月発生するフォルダのアーカイブ作業を効率化したい方
- アーカイブしたフォルダ情報を手動でチームメンバーに通知している方
■このテンプレートを使うメリット
Boxで複数プロジェクトのファイル管理を行っている場合、作業が完了したプロジェクトのファイルがあると、ファイル検索をした際に作業の混乱が発生する恐れがあります。
また、フォルダの件数が多いと、探したいファイルを見つけるのに時間がかかり、作業効率が低下が低下します。
このフローでは、Boxの特定のフォルダを毎月アーカイブ用のフォルダに移動し、移動したフォルダ情報をGmailで通知することができます。
Boxで指定するフォルダやアーカイブ先のフォルダはGoogle スプレッドシートにまとめることができるため、定型作業の正確性を向上させることが可能です。
フォルダのアーカイブ後はGmailに通知されるため、チームメンバーとの共有もシームレスに行えます。
■概要
取引先からGmailで届く請求書や発注書を手作業でダウンロードし、Boxに保存していませんか。この作業は時間がかかる上に、ファイルの保存漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailで受信した添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、内容に応じたファイル名でBoxへ保存するため、こうした定型業務を正確かつ効率的に自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などを手作業でBoxに保存している経理・営業事務担当者の方
- 取引先からの添付ファイルをBoxで管理しており、一連の業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの添付ファイルダウンロードからBoxへのアップロードまでを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手による作業を介さないため、ファイルの保存漏れやファイル名の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGmailの添付ファイルをダウンロードするアクションを設定し、トリガーで受信したメールの添付ファイルを取得します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、抽出した情報（請求書番号や日付など）を元に任意のファイル名を生成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」を設定し、生成したファイル名で指定のフォルダにファイルを保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用するOCR機能（画像・PDFから文字を読み取る）は、チームプランまたはサクセスプランでご利用いただける機能です。フリープランやミニプランではエラーとなるためご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用できる機能は、2週間の無料トライアル期間中にお試しいただくことが可能です。
■概要
Gmailに届く請求書や契約書といった書類の管理に、手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更してBoxに格納する一連の作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローは、メールで受け取った書類をOCRが自動で読み取り、その内容に基づいたファイル名でBoxに格納するため、こうした手作業による定型業務を効率化し、本来の業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る請求書や申込書などの管理に手間を感じている経理や営業事務の方
- 書類のファイル名を手作業で変更し、一つひとつBoxに格納している方
- 定期的に発生する書類管理業務の抜け漏れや、命名ミスを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailに書類が添付されたメールが届くと、内容の読み取りからBoxへの格納までが自動で実行されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の変更やフォルダへの移動がなくなることで、命名規則の間違いや保存場所のミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールを送る」アクションで生成されたアドレスにメールが送信されるとフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合にのみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
- 続けて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで添付されたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、OCRで取得した情報をもとにファイル名を生成して指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、後続の処理で利用するために、メールの件名や本文に特定のキーワードを含めるなど自由に設定が可能です。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式など、取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルや、請求書番号や会社名といった抽出したい項目、使用するAIモデルなどを自由に設定できます。
- Boxへのファイルアップロードでは、OCRで取得した情報などを組み合わせてファイル名を自動生成し、格納先のフォルダIDも任意で指定してください。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 複数プロジェクトのフォルダをBoxで管理している方
- 毎月発生するフォルダのアーカイブ作業を効率化したい方
- アーカイブしたフォルダ情報を手動でチームメンバーに通知している方
■このテンプレートを使うメリット
Boxで複数プロジェクトのファイル管理を行っている場合、作業が完了したプロジェクトのファイルがあると、ファイル検索をした際に作業の混乱が発生する恐れがあります。
また、フォルダの件数が多いと、探したいファイルを見つけるのに時間がかかり、作業効率が低下が低下します。
このフローでは、Boxの特定のフォルダを毎月アーカイブ用のフォルダに移動し、移動したフォルダ情報をGmailで通知することができます。
Boxで指定するフォルダやアーカイブ先のフォルダはGoogle スプレッドシートにまとめることができるため、定型作業の正確性を向上させることが可能です。
フォルダのアーカイブ後はGmailに通知されるため、チームメンバーとの共有もシームレスに行えます。
■概要
取引先からGmailで届く請求書や発注書を手作業でダウンロードし、Boxに保存していませんか。この作業は時間がかかる上に、ファイルの保存漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailで受信した添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、内容に応じたファイル名でBoxへ保存するため、こうした定型業務を正確かつ効率的に自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などを手作業でBoxに保存している経理・営業事務担当者の方
- 取引先からの添付ファイルをBoxで管理しており、一連の業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの添付ファイルダウンロードからBoxへのアップロードまでを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手による作業を介さないため、ファイルの保存漏れやファイル名の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGmailの添付ファイルをダウンロードするアクションを設定し、トリガーで受信したメールの添付ファイルを取得します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、抽出した情報（請求書番号や日付など）を元に任意のファイル名を生成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」を設定し、生成したファイル名で指定のフォルダにファイルを保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用するOCR機能（画像・PDFから文字を読み取る）は、チームプランまたはサクセスプランでご利用いただける機能です。フリープランやミニプランではエラーとなるためご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用できる機能は、2週間の無料トライアル期間中にお試しいただくことが可能です。
■概要
Gmailに届く請求書や契約書といった書類の管理に、手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更してBoxに格納する一連の作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローは、メールで受け取った書類をOCRが自動で読み取り、その内容に基づいたファイル名でBoxに格納するため、こうした手作業による定型業務を効率化し、本来の業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る請求書や申込書などの管理に手間を感じている経理や営業事務の方
- 書類のファイル名を手作業で変更し、一つひとつBoxに格納している方
- 定期的に発生する書類管理業務の抜け漏れや、命名ミスを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailに書類が添付されたメールが届くと、内容の読み取りからBoxへの格納までが自動で実行されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の変更やフォルダへの移動がなくなることで、命名規則の間違いや保存場所のミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールを送る」アクションで生成されたアドレスにメールが送信されるとフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合にのみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
- 続けて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで添付されたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、OCRで取得した情報をもとにファイル名を生成して指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、後続の処理で利用するために、メールの件名や本文に特定のキーワードを含めるなど自由に設定が可能です。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式など、取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルや、請求書番号や会社名といった抽出したい項目、使用するAIモデルなどを自由に設定できます。
- Boxへのファイルアップロードでは、OCRで取得した情報などを組み合わせてファイル名を自動生成し、格納先のフォルダIDも任意で指定してください。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailを活用した自動化例
Gmailでメールを受信したら通知する
Gmailでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約するため、情報把握の迅速化につながります。
■概要重要なメールの見落としや、チームへの共有漏れでお困りではないでしょうか。このワークフローは、Yoomのメール機能で特定メールを受信した際に、AIが自動で内容の抽出と要約を行い、Google Chatへ通知するものです。この連携を自動化することで、重要なメールをリアルタイムでチームに共有できるため、手動での転送作業や確認漏れといった課題を解消します。■このテンプレートをおすすめする方- 受信した問い合わせなどを管理しており、対応漏れを防ぎたいご担当者の方
- Google Chatでチームの情報共有を行っており、メールからの転記作業をなくしたい方
- AIによる要約機能を活用して、メールの内容を素早く把握し業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- メールをトリガーに、AIによる要約とGoogle Chatへの通知が自動で実行されるため、情報共有にかかる時間を短縮できます。
- システムが自動で検知し通知を行うことで、重要なメールの確認漏れや共有の遅れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、自動化の対象としたいメールをYoomのメール機能が発行するアドレスに自動転送するよう設定します。
- Yoomのトリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 続けて、オペレーションで要約機能の「要約する」を設定し、抽出したテキストを要約します。
- 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、要約した内容を指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メール機能のトリガーでは、特定の件名や送信元アドレスを含むメールのみを対象とするなど、起動条件を任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名、問い合わせ内容など）を任意で設定してください。
- 要約機能では、要約したいテキストの内容や、生成する要約の文字数を任意で指定してください。
- Google Chatへの通知では、メッセージを送信するスペースや、Slackで通知するメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項- Google ChatとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■概要Gmailに届く重要なメールの確認やチームへの共有を手作業で行っていませんか？大量のメールの中から必要な情報を探し出し、要点をまとめてLINE WORKSへ転記する作業は、時間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のGmailで受信した内容をAIが自動で要約し、LINE WORKSへ通知する一連の流れを自動化できるため、情報共有の迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信した問い合わせ内容を、LINE WORKSを使ってチームに共有している担当者の方
- 重要なメールの見落としを防ぎ、LINE WORKSで迅速に内容を把握したいと考えている方
- GmailとLINE WORKS間の情報連携に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailの受信から内容の要約、LINE WORKSへの通知までが自動化されるため、手作業での転記や共有にかかる時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや重要な情報の共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定のGmailの内容をYoomのメールアドレスに転送するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「データを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文などを指定します。
- さらに、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出した本文の要約を生成します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、要約した内容を指定のトークルームに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」オペレーションでは、通知を送信したい任意のトークルームIDを設定してください。
- 送信するメッセージの内容は、固定のテキストと、トリガーや前段のオペレーションで取得したメールの件名やAIによる要約結果などを変数として組み合わせ、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項・Gmail、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。・Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法は「Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法」を参照ください。
■概要日々の業務でGmailに届く大量のメール、特に長文の内容をすべて確認し、チームに共有することに手間を感じていませんか。重要な情報を見逃したり、共有が遅れたりすることもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールをAIが自動で要約し、その内容をDiscordへ即座に通知することが可能です。これにより、情報収集と共有のプロセスを効率化し、チーム全体のコミュニケーションを円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailに届く大量のメールから、重要な情報を効率的に収集したいと考えている方
- Discordを活用して、チームへの情報共有をより迅速かつ正確に行いたい方
- 手作業でのメール確認や転記作業に時間を取られ、業務効率に課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailで受信したメールをAIが自動で要約し通知するため、内容把握や情報共有にかかる時間を短縮できます。
- 手作業での情報共有時に発生しがちな転記ミスや、重要なメールの見逃しといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」を選択し、トリガーで取得したメール本文を要約するように設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」を設定し、要約したテキストを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。特定のキーワードを含むメールなどに自動でラベルが付くよう、Gmail側でフィルタ設定をしておくと便利です。
- Discordに送信するメッセージは、AIによる要約結果だけでなく、メールの件名や送信者情報などを組み合わせて、通知内容を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項- GmailとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 受信した問い合わせなどを管理しており、対応漏れを防ぎたいご担当者の方
- Google Chatでチームの情報共有を行っており、メールからの転記作業をなくしたい方
- AIによる要約機能を活用して、メールの内容を素早く把握し業務を効率化したい方
- メールをトリガーに、AIによる要約とGoogle Chatへの通知が自動で実行されるため、情報共有にかかる時間を短縮できます。
- システムが自動で検知し通知を行うことで、重要なメールの確認漏れや共有の遅れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、自動化の対象としたいメールをYoomのメール機能が発行するアドレスに自動転送するよう設定します。
- Yoomのトリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 続けて、オペレーションで要約機能の「要約する」を設定し、抽出したテキストを要約します。
- 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、要約した内容を指定のスペースに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガーでは、特定の件名や送信元アドレスを含むメールのみを対象とするなど、起動条件を任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名、問い合わせ内容など）を任意で設定してください。
- 要約機能では、要約したいテキストの内容や、生成する要約の文字数を任意で指定してください。
- Google Chatへの通知では、メッセージを送信するスペースや、Slackで通知するメッセージ内容を任意で設定してください。
- Google ChatとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した問い合わせ内容を、LINE WORKSを使ってチームに共有している担当者の方
- 重要なメールの見落としを防ぎ、LINE WORKSで迅速に内容を把握したいと考えている方
- GmailとLINE WORKS間の情報連携に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信から内容の要約、LINE WORKSへの通知までが自動化されるため、手作業での転記や共有にかかる時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや重要な情報の共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定のGmailの内容をYoomのメールアドレスに転送するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「データを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文などを指定します。
- さらに、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出した本文の要約を生成します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、要約した内容を指定のトークルームに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」オペレーションでは、通知を送信したい任意のトークルームIDを設定してください。
- 送信するメッセージの内容は、固定のテキストと、トリガーや前段のオペレーションで取得したメールの件名やAIによる要約結果などを変数として組み合わせ、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Gmailに届く大量のメールから、重要な情報を効率的に収集したいと考えている方
- Discordを活用して、チームへの情報共有をより迅速かつ正確に行いたい方
- 手作業でのメール確認や転記作業に時間を取られ、業務効率に課題を感じている方
- Gmailで受信したメールをAIが自動で要約し通知するため、内容把握や情報共有にかかる時間を短縮できます。
- 手作業での情報共有時に発生しがちな転記ミスや、重要なメールの見逃しといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、GmailとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」を選択し、トリガーで取得したメール本文を要約するように設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」を設定し、要約したテキストを指定のチャンネルに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。特定のキーワードを含むメールなどに自動でラベルが付くよう、Gmail側でフィルタ設定をしておくと便利です。
- Discordに送信するメッセージは、AIによる要約結果だけでなく、メールの件名や送信者情報などを組み合わせて、通知内容を自由にカスタマイズすることが可能です。
- GmailとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomデータベースと連携した自動化例
Yoomデータベースに新しいレコードが作成・更新されたとき、またはデータベース内の情報を用いてGmailでメールを自動送信します。
■概要Yoomデータベースに新しい顧客情報やタスクなどを追加するたびに、関係者へ手動でメールを送信していませんか？ この定型的な連絡作業は、時間を要するだけでなく、送信漏れや宛先間違いといったミスの原因にもなりがちです。 このワークフローを活用すれば、Yoomデータベースにレコードが作成されると同時に、設定した内容でGmailからメールを自動で送信できるため、こうした課題を削減し、連絡業務の効率化を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Yoomデータベースで顧客管理やタスク管理を行い、関係者への共有を手作業で行っている方
- データベースへの情報追加にあわせて、手動でメールを作成・送信することに手間を感じている方
- メールによる情報伝達のスピードと正確性を向上させたいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- Yoomデータベースにレコードが追加されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による宛先間違い、内容の記載漏れ、送信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達が可能になります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomデータベーストリガーを選択し、「レコードが新たに作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Yoomデータベースから取得した情報を引用して送信内容を構成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Yoomデータベーストリガーの設定では、どのデータベースのレコード作成を検知の対象とするか、任意で設定することが可能です。
- Gmailで送信するメールの宛先や件名、本文には、トリガーで取得したYoomデータベースのレコード情報を自由に引用して設定できます。
■注意事項- GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要Yoomデータベースで顧客情報や案件進捗などを管理しているものの、情報が更新されるたびに関係者へ手動でメール連絡をしていませんか？手作業での通知は、手間がかかるだけでなく、連絡漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Yoomデータベースのレコード更新をきっかけに、Gmailから指定の宛先へ自動でメールを送信することが可能になり、こうした課題を削減できます。■このテンプレートをおすすめする方- Yoomデータベースの更新情報を、関係者へ迅速に共有したいと考えている方
- Gmailを使った手動での通知作業に、手間や時間を取られていると感じている方
- 情報共有の漏れや遅延を防ぎ、チーム内の連携を円滑にしたい管理者の方
■このテンプレートを使うメリット- Yoomデータベースのレコードが更新されると、自動でメールが送信されるため、これまで手作業での通知に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による通知で起こりがちな、連絡漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報共有を実現します
■フローボットの流れ- はじめに、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでYoomデータベースを選択し、「レコードが更新されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Yoomデータベースの更新情報を本文に含めて送信するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガー設定で、更新を検知したいYoomデータベースを任意で指定してください
- Gmailで送信するメールの宛先、件名、本文に、Yoomデータベースのどの情報を連携させるか任意で設定が可能です
■注意事項- GmailのそれぞれとYoomを連携してください
■概要Yoomデータベースで顧客情報などを管理しているものの、そこからGmailを使って個別にメールを送る作業に手間を感じていませんか？手作業でのコピー＆ペーストは時間がかかるだけでなく、宛先間違いなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Yoomデータベースからレコードを選択するだけで、Gmailからのメール送信を自動化できます。定型的な連絡や案内などを効率化し、手作業による課題をスムーズに削減します。■このテンプレートをおすすめする方- Yoomデータベースで管理するリスト宛に、定期的にメールを送信している方
- 手作業でのメール送信における、宛先間違いや送信漏れなどのミスを防ぎたい方
- Gmailを活用した顧客アプローチなどの業務を、より効率的に進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Yoomデータベースの情報を基にGmailで自動でメール送信するため、手作業でのコピー＆ペーストの時間を削減できます。
- 手作業による宛先の設定ミスや、本文の記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なメール送信を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomデータベーストリガーを選択し、「レコードを選択したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Yoomデータベースから取得した情報を基に宛先や件名、本文などを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガー設定で、メール送信の対象となるレコードが含まれるYoomデータベースを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送るアクションで、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文に設定する内容は、Yoomデータベースの項目から任意で選択し、連携させてください。
■注意事項- GmailとYoomを連携してください。
- Yoomデータベースで顧客管理やタスク管理を行い、関係者への共有を手作業で行っている方
- データベースへの情報追加にあわせて、手動でメールを作成・送信することに手間を感じている方
- メールによる情報伝達のスピードと正確性を向上させたいと考えている業務担当者の方
- Yoomデータベースにレコードが追加されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による宛先間違い、内容の記載漏れ、送信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達が可能になります。
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomデータベーストリガーを選択し、「レコードが新たに作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Yoomデータベースから取得した情報を引用して送信内容を構成します。
- Yoomデータベーストリガーの設定では、どのデータベースのレコード作成を検知の対象とするか、任意で設定することが可能です。
- Gmailで送信するメールの宛先や件名、本文には、トリガーで取得したYoomデータベースのレコード情報を自由に引用して設定できます。
- GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Yoomデータベースの更新情報を、関係者へ迅速に共有したいと考えている方
- Gmailを使った手動での通知作業に、手間や時間を取られていると感じている方
- 情報共有の漏れや遅延を防ぎ、チーム内の連携を円滑にしたい管理者の方
- Yoomデータベースのレコードが更新されると、自動でメールが送信されるため、これまで手作業での通知に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による通知で起こりがちな、連絡漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報共有を実現します
- はじめに、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでYoomデータベースを選択し、「レコードが更新されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Yoomデータベースの更新情報を本文に含めて送信するように設定します
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガー設定で、更新を検知したいYoomデータベースを任意で指定してください
- Gmailで送信するメールの宛先、件名、本文に、Yoomデータベースのどの情報を連携させるか任意で設定が可能です
- GmailのそれぞれとYoomを連携してください
- Yoomデータベースで管理するリスト宛に、定期的にメールを送信している方
- 手作業でのメール送信における、宛先間違いや送信漏れなどのミスを防ぎたい方
- Gmailを活用した顧客アプローチなどの業務を、より効率的に進めたいと考えている方
- Yoomデータベースの情報を基にGmailで自動でメール送信するため、手作業でのコピー＆ペーストの時間を削減できます。
- 手作業による宛先の設定ミスや、本文の記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なメール送信を実現します。
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomデータベーストリガーを選択し、「レコードを選択したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Yoomデータベースから取得した情報を基に宛先や件名、本文などを設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガー設定で、メール送信の対象となるレコードが含まれるYoomデータベースを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送るアクションで、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文に設定する内容は、Yoomデータベースの項目から任意で選択し、連携させてください。
- GmailとYoomを連携してください。
登録された顧客宛にGmailで定型メールを送信する
登録された顧客に対してGmailで定型メールを送信することで、手作業でメールを送る手間が省け、業務の効率化が図れます。
◼️概要
SalesforceとGmailを連携し、YoomのChrome拡張機能を利用して、Salesforceのリード情報ページからYoomのフローボットを1Clickで起動し、Gmailで定型メールを自動的に送信します。
定型メールの内容を自由に変更してご利用ください。
サービス資料などの添付ファイルも併せて送付することが可能です。
◼️注意事項
・Gmail、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・YoomのChrome拡張機能をインストールしてご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
kintoneから1クリックで定型メールをGmailで送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで企業情報や案件の進捗状況を管理している企業
・取引先企業の情報を登録している営業アシスタント
・営業案件ごとに採番して情報管理を行う企業
2.Gmailを主な連絡手段として使用している方
・関連企業とのやりとりに使用している営業担当
・打ち合わせのお礼メールの送付に使用しているカスタマーサービス部門担当者
■このテンプレートを使うメリット
kintoneで情報を一元管理することでチーム全体へ共有ができ、プロジェクト進行をスムーズにすることができます。
しかし、kintoneに登録されている情報をお礼メールを送付するたびに手入力するのは手間がかかり、生産性を阻害する要因となります。
このフローを使用することで、打ち合わせのたびに手動でお礼メールを送る手間を省くことができます。
kintoneの詳細ページから1クリックでメールの送付を完了するため、定型業務を省きかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
■注意事項
- kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記を参照してください。
- https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
■概要HubSpotに新しいコンタクトを登録した後、手作業でGmailを開いて定型メールを送る作業に手間を感じていませんか。毎回同じ内容のメールを送る単純な作業でありながら、宛先や内容を間違えられないため、意外と神経を使う業務でもあります。このワークフローを活用すれば、HubSpotのコンタクト詳細ページからワンクリックでGmailの定型メールを自動送信できるため、こうした手作業による連絡を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotで管理するリードに対し、Gmailで個別にフォローメールを送っている営業担当者の方
- お問い合わせへの一次返信など、定型メールの送信業務を効率化したいカスタマーサポート担当者の方
- リードへのアプローチを迅速化し、人的ミスを減らしたいと考えているマーケティングチームの方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotの画面上で操作が完結するため、Gmailを開いて定型文をコピー＆ペーストするといった作業時間を短縮できます。
- 手作業によるメールの宛先間違いや、本文の記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、連絡の品質を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、Chrome拡張機能トリガーを選択し、「コンタクト詳細ページから起動」に設定します
- 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、送信したい定型メールの内容を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、送信するメールの宛先、件名、本文を任意の内容で設定してください。HubSpotから取得したコンタクト情報を活用することも可能です。
■注意事項- HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能によるトリガーを使えば、HubSpotの画面上からワンクリックでトリガーを起動できるようになります。アプリページに戻らなくても簡単に操作できるので、よりスムーズに業務を進めていただけます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
◼️概要
SalesforceとGmailを連携し、YoomのChrome拡張機能を利用して、Salesforceのリード情報ページからYoomのフローボットを1Clickで起動し、Gmailで定型メールを自動的に送信します。
定型メールの内容を自由に変更してご利用ください。
サービス資料などの添付ファイルも併せて送付することが可能です。
◼️注意事項
・Gmail、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・YoomのChrome拡張機能をインストールしてご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
kintoneから1クリックで定型メールをGmailで送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで企業情報や案件の進捗状況を管理している企業
・取引先企業の情報を登録している営業アシスタント
・営業案件ごとに採番して情報管理を行う企業
2.Gmailを主な連絡手段として使用している方
・関連企業とのやりとりに使用している営業担当
・打ち合わせのお礼メールの送付に使用しているカスタマーサービス部門担当者
■このテンプレートを使うメリット
kintoneで情報を一元管理することでチーム全体へ共有ができ、プロジェクト進行をスムーズにすることができます。
しかし、kintoneに登録されている情報をお礼メールを送付するたびに手入力するのは手間がかかり、生産性を阻害する要因となります。
このフローを使用することで、打ち合わせのたびに手動でお礼メールを送る手間を省くことができます。
kintoneの詳細ページから1クリックでメールの送付を完了するため、定型業務を省きかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
■注意事項
- kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記を参照してください。
- https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
- HubSpotで管理するリードに対し、Gmailで個別にフォローメールを送っている営業担当者の方
- お問い合わせへの一次返信など、定型メールの送信業務を効率化したいカスタマーサポート担当者の方
- リードへのアプローチを迅速化し、人的ミスを減らしたいと考えているマーケティングチームの方
- HubSpotの画面上で操作が完結するため、Gmailを開いて定型文をコピー＆ペーストするといった作業時間を短縮できます。
- 手作業によるメールの宛先間違いや、本文の記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、連絡の品質を保ちます。
- はじめに、HubSpotとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、Chrome拡張機能トリガーを選択し、「コンタクト詳細ページから起動」に設定します
- 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、送信したい定型メールの内容を登録します
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、送信するメールの宛先、件名、本文を任意の内容で設定してください。HubSpotから取得したコンタクト情報を活用することも可能です。
- HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能によるトリガーを使えば、HubSpotの画面上からワンクリックでトリガーを起動できるようになります。アプリページに戻らなくても簡単に操作できるので、よりスムーズに業務を進めていただけます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
Boxを活用した自動化例
アップロードされたファイルを保存する
アップロードしたファイルを同期できるので、手動作業の時間を節約できるかもしれません。
■概要
BoxとMicrosoft SharePointの両方でファイルを管理する際、手作業でのアップロードやコピーに手間を感じていませんか。
同じファイルを二重に管理する作業は、時間的な負担になるだけでなく、保存漏れなどのミスを引き起こす原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルをアップロードするだけで、指定したMicrosoft SharePointのフォルダへ自動で保存されます。
ファイル管理に関する手作業をなくし、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft SharePointを併用し、ファイル管理を行っている方
- 手作業でのファイル転記に時間がかかり、非効率を感じている担当者の方
- ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーをなくし、業務を標準化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのアップロードを起点にMicrosoft SharePointへの保存が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手による操作が介在しないことで、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所に保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、自動化の起点としたい監視対象のフォルダを指定してください。
- Microsoft SharePointのファイルアップロード設定では、保存先となるドライブやフォルダを指定してください。
ファイル名はBoxから取得した値を用いて動的に設定することも可能です。
■注意事項
- BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイル管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に、Boxに保存したファイルをGoogle Driveに手作業で転送するのは手間がかかり、共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに指定したGoogle Driveのフォルダへ自動でファイルを転送できるため、手作業によるファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Driveを併用しており、ファイル転送に手間を感じている方
- チームや部署間で異なるストレージを利用し、手動でのファイル共有に時間を要している方
- ファイルのバックアップや二重管理を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでGoogle Driveへ自動で転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの移動が不要になることで、転送忘れやファイルバージョンの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションで、格納先としたいフォルダIDを任意で設定してください。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストを入力したり、トリガーで取得した元のファイル名を変数として設定することも可能です。
■注意事項
- Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
DropboxとBoxの両方でファイルを管理する際、手作業での転送に手間を感じていませんか？特にチームでの共同作業ではファイルの置き忘れや転送ミスが業務の遅延に繋がることもあります。このワークフローは、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されると、自動的にBoxへ転送する処理を実現し手作業によるファイルの移動やコピーの手間を省き、ファイル管理の効率化をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとBoxを併用し、ファイルの手動転送に課題を感じている方
- 複数ツール間でのファイル管理を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの転送漏れや、バージョンの不整合を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードをトリガーにBoxへ自動で転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのファイル転送による、ファイルの移動漏れや誤ったファイルのアップロードといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 続けて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするか、フォルダを任意で指定してください。
- Boxにファイルをアップロードする際、アップロード先のフォルダを任意で指定できます。
- また、Boxへアップロードするファイル名に、前段のトリガーで取得したファイル名や日付といった動的な情報を組み合わせて設定することも可能です。
■注意事項
- Dropbox、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
BoxとMicrosoft SharePointの両方でファイルを管理する際、手作業でのアップロードやコピーに手間を感じていませんか。
同じファイルを二重に管理する作業は、時間的な負担になるだけでなく、保存漏れなどのミスを引き起こす原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルをアップロードするだけで、指定したMicrosoft SharePointのフォルダへ自動で保存されます。
ファイル管理に関する手作業をなくし、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft SharePointを併用し、ファイル管理を行っている方
- 手作業でのファイル転記に時間がかかり、非効率を感じている担当者の方
- ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーをなくし、業務を標準化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのアップロードを起点にMicrosoft SharePointへの保存が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手による操作が介在しないことで、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所に保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、自動化の起点としたい監視対象のフォルダを指定してください。
- Microsoft SharePointのファイルアップロード設定では、保存先となるドライブやフォルダを指定してください。
ファイル名はBoxから取得した値を用いて動的に設定することも可能です。
■注意事項
- BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイル管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に、Boxに保存したファイルをGoogle Driveに手作業で転送するのは手間がかかり、共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに指定したGoogle Driveのフォルダへ自動でファイルを転送できるため、手作業によるファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Driveを併用しており、ファイル転送に手間を感じている方
- チームや部署間で異なるストレージを利用し、手動でのファイル共有に時間を要している方
- ファイルのバックアップや二重管理を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでGoogle Driveへ自動で転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの移動が不要になることで、転送忘れやファイルバージョンの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションで、格納先としたいフォルダIDを任意で設定してください。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストを入力したり、トリガーで取得した元のファイル名を変数として設定することも可能です。
■注意事項
- Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
DropboxとBoxの両方でファイルを管理する際、手作業での転送に手間を感じていませんか？特にチームでの共同作業ではファイルの置き忘れや転送ミスが業務の遅延に繋がることもあります。このワークフローは、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されると、自動的にBoxへ転送する処理を実現し手作業によるファイルの移動やコピーの手間を省き、ファイル管理の効率化をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとBoxを併用し、ファイルの手動転送に課題を感じている方
- 複数ツール間でのファイル管理を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの転送漏れや、バージョンの不整合を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードをトリガーにBoxへ自動で転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのファイル転送による、ファイルの移動漏れや誤ったファイルのアップロードといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 続けて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするか、フォルダを任意で指定してください。
- Boxにファイルをアップロードする際、アップロード先のフォルダを任意で指定できます。
- また、Boxへアップロードするファイル名に、前段のトリガーで取得したファイル名や日付といった動的な情報を組み合わせて設定することも可能です。
■注意事項
- Dropbox、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける
手作業による分類ミスや保存漏れが減り、Boxでのファイル管理の正確性向上が実現します。
■概要
「メールで受信したファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける」ワークフローは、受信メールの添付ファイルを自動的に処理し、効率的に管理するための業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎日大量のメールを受信し、その添付ファイルの整理に手間を感じているビジネスパーソンの方
- ファイルの内容に基づいて自動的に整理・分類したいと考えているIT担当者の方
- Boxを既に利用しており、ファイル管理をさらに効率化したいと考えているチームリーダーの方
- OCRやAI技術を活用して業務の自動化を進めたい経営者の方
- 手作業でのファイル分類にミスが発生しやすく、正確な管理を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
添付ファイルの整理や内容確認の自動化により、時間と労力を節約できます。
また、手作業による分類ミスや保存漏れが減り、Boxでのファイル管理の正確性向上が実現します。
業務の効率化により、担当者は他の重要なタスクに集中できるようになります。
■概要
「フォームで送信されたファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける」ワークフローは、受け取ったファイルを自動で解析・分類し、Box内の適切なフォルダへスムーズに整理します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームから多量のファイルを受け取る担当者
- 手動でファイルを確認・整理するのに時間がかかっており、自動仕分けを導入したい方
- Boxを活用してファイル管理を行っているチーム
- Box内でのフォルダ整理が煩雑になっているチームのメンバー
- 業務の自動化を進めたいIT担当者
- Yoomを使って簡単に自動化のワークフローを構築したい方
- エラーを減らして正確なファイル管理を実現したい方
- AI判定による自動振り分けでヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性向上を目指したい方
■このテンプレートを使うメリット
手動で行っていたファイル整理を自動化することで、作業時間が短縮され、空いた時間を他の業務に充てられます。
また、AIとOCRの活用により、ヒューマンエラーが減少し、ファイル管理の正確性向上につながります。
Box内のフォルダが整理整頓され、必要なファイルをすぐに見つけられるようになります。
■概要
Boxにアップロードされる請求書や契約書などの書類管理において、目視での内容確認や手作業でのフォルダ振り分けに手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、時間的な負担だけでなくヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxにアップロードされたファイルをトリガーに、OCRとAIがファイル内容を自動で判定し、結果に応じて適切なフォルダへ自動で振り分けることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保管される大量の書類を手作業で確認・整理している管理部門の方
- OCRやAIを活用し、書類の内容に応じた振り分け作業を自動化したい方
- 書類管理のプロセスを標準化し、人的ミスを減らして業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードから内容の判定、指定フォルダへの移動までを自動化し、手作業によるファイル整理の時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うため、ファイルの見落としや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」を設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 進行先切り替え機能を設定し、OCRで読み取った内容に応じて後続の処理を分岐させます。
- 必要に応じて「承認を依頼する」アクションを設定し、担当者に内容の確認を依頼します。
- 最後に、Boxの「ファイルを移動」を設定し、判定結果に基づきファイルを適切なフォルダへ移動させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、処理の起点としたい監視対象のフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、ファイルから抽出したい項目や使用するAI、言語などを自由に設定できます。
- 進行先切り替え機能では、OCRで取得したテキスト情報をもとに「"請求書"という文字が含まれていたらAの処理へ」のように、後続の処理を分岐させる条件を任意で設定可能です。
- 承認を依頼するアクションでは、承認者や承認内容、承認完了後の処理などを実際の業務フローに合わせて柔軟に設定できます。
- Boxのファイルを移動するアクションでは、ファイルの移動先となるフォルダを条件分岐ごとにそれぞれ指定してください。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
「メールで受信したファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける」ワークフローは、受信メールの添付ファイルを自動的に処理し、効率的に管理するための業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎日大量のメールを受信し、その添付ファイルの整理に手間を感じているビジネスパーソンの方
- ファイルの内容に基づいて自動的に整理・分類したいと考えているIT担当者の方
- Boxを既に利用しており、ファイル管理をさらに効率化したいと考えているチームリーダーの方
- OCRやAI技術を活用して業務の自動化を進めたい経営者の方
- 手作業でのファイル分類にミスが発生しやすく、正確な管理を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
添付ファイルの整理や内容確認の自動化により、時間と労力を節約できます。
また、手作業による分類ミスや保存漏れが減り、Boxでのファイル管理の正確性向上が実現します。
業務の効率化により、担当者は他の重要なタスクに集中できるようになります。
■概要
「フォームで送信されたファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける」ワークフローは、受け取ったファイルを自動で解析・分類し、Box内の適切なフォルダへスムーズに整理します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームから多量のファイルを受け取る担当者
- 手動でファイルを確認・整理するのに時間がかかっており、自動仕分けを導入したい方
- Boxを活用してファイル管理を行っているチーム
- Box内でのフォルダ整理が煩雑になっているチームのメンバー
- 業務の自動化を進めたいIT担当者
- Yoomを使って簡単に自動化のワークフローを構築したい方
- エラーを減らして正確なファイル管理を実現したい方
- AI判定による自動振り分けでヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性向上を目指したい方
■このテンプレートを使うメリット
手動で行っていたファイル整理を自動化することで、作業時間が短縮され、空いた時間を他の業務に充てられます。
また、AIとOCRの活用により、ヒューマンエラーが減少し、ファイル管理の正確性向上につながります。
Box内のフォルダが整理整頓され、必要なファイルをすぐに見つけられるようになります。
■概要
Boxにアップロードされる請求書や契約書などの書類管理において、目視での内容確認や手作業でのフォルダ振り分けに手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、時間的な負担だけでなくヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxにアップロードされたファイルをトリガーに、OCRとAIがファイル内容を自動で判定し、結果に応じて適切なフォルダへ自動で振り分けることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保管される大量の書類を手作業で確認・整理している管理部門の方
- OCRやAIを活用し、書類の内容に応じた振り分け作業を自動化したい方
- 書類管理のプロセスを標準化し、人的ミスを減らして業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードから内容の判定、指定フォルダへの移動までを自動化し、手作業によるファイル整理の時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うため、ファイルの見落としや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」を設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 進行先切り替え機能を設定し、OCRで読み取った内容に応じて後続の処理を分岐させます。
- 必要に応じて「承認を依頼する」アクションを設定し、担当者に内容の確認を依頼します。
- 最後に、Boxの「ファイルを移動」を設定し、判定結果に基づきファイルを適切なフォルダへ移動させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、処理の起点としたい監視対象のフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、ファイルから抽出したい項目や使用するAI、言語などを自由に設定できます。
- 進行先切り替え機能では、OCRで取得したテキスト情報をもとに「"請求書"という文字が含まれていたらAの処理へ」のように、後続の処理を分岐させる条件を任意で設定可能です。
- 承認を依頼するアクションでは、承認者や承認内容、承認完了後の処理などを実際の業務フローに合わせて柔軟に設定できます。
- Boxのファイルを移動するアクションでは、ファイルの移動先となるフォルダを条件分岐ごとにそれぞれ指定してください。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
BoxとGmailを連携するメリットと自動化例
メリット1:ファイルの連携がしやすい
BoxとGmailを連携することで、ファイルの連携がしやすくなるかもしれません。
たとえば、Boxへファイルアップロード後にメールを送付するので、Boxにファイルがアップロードされたことを見逃すといったことが起こりにくいです。
メールで送付されることで、ファイルの管理がしやすくなるはずです。
メリット2:手動作業のミスを防ぐことができる
BoxとGmailを連携すると、入力ミスや誤転記、通知漏れを抑制できると予想されます。
たとえば、Boxにアップロード後にその旨を自動通知するため、通知時のファイル名の入力ミスがなくなるかもしれません。
また、アップロード操作と合わせて通知が行われるので、共有プロセスの手間を減らせる可能性があります。
メリット3:ツールの行き来を減らせる
BoxとGmailを連携することで、Boxの画像ファイルをメールで確認できるので、アクセス操作を減らせるはずです。
データがアップロードされたことをGmailの通知内容から把握できるので、わざわざBoxにアクセスして確認する手間を省ける可能性があります。
煩雑な作業が減ることで、その他の業務に集中しやすくなるでしょう。
まとめ
本記事では「Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付する」フローの解説を行いました。
BoxとGmailを連携することで、ファイルの連携がしやすいことや打ち込みミスを防ぐといったメリットがあります。
これにより、チームや取引先企業とスムーズにファイルの共有をすることが可能です。
Yoomではコードの入力は一切必要なく、自動化できるテンプレートをご用意しています。
BoxとGmail以外にも多数のアプリとの連携ができるので、そちらもぜひ、ご活用ください！
気になる方は無料プランをのお試しをして、業務の効率化を体験してみてくださいね。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
