BoxのファイルデータをGmailに送信する作業を自動化しませんか？
手入力でGmailにファイルを送信していると、送るファイルを間違えるといったミスが起こります。
この流れを自動化するだけで、担当者は効率的に作業に取り組むことができます。
Yoomを導入することで、こういった作業の自動化が可能です。
プログラミング知識も必要ないので、誰でも簡単に作業できます。
本記事では「Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付する」というテンプレートのご紹介をします。
BoxとGmailを連携することで、ファイルの連携がしやすいことや打ち込みミスを防ぐといったメリットがあります。
以下にGmailとBoxを連携するメリットと自動化例をまとめました。
メリット1:ファイルの連携がしやすい
BoxとGmailを連携するメリット1つ目は、ファイルの連携がしやすくなることです。
たとえば、Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付することができます。
これにより、Boxにファイルがアップロードされたことを見逃すといったことが起こりにくいです。
また、メールで送付されることで、ファイルの管理や連携がしやすくなります。
メリット2:打ち込みミスを防ぐことができる
BoxとGmailを連携するメリット2つ目は、打ち込みミスを防ぐことができることです。
たとえば、メールを受信したらChatGPTと会話して、Boxにフォルダを作成することができます。
一連の流れを自動化できるため、手入力のミスを防ぐことが可能です。
また、会話内容に基づいてフォルダ名を作成できるので、時間短縮にもつながります。
メリット3:Boxの画像ファイルをメールで確認できる
BoxとGmailを連携するメリット3つ目は、Boxの画像ファイルをメールで確認できることです。
たとえば、Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付することができます。
これにより、画像ファイルから手動で文字起こしする必要がなくなるので、時間短縮につながります。
この自動化はファイルをデジタル管理したい方にオススメです。
BoxとGmailを連携させることで、できる自動化はたくさんあります。
でも、アプリの連携にはプログラミングコードを入力するといったイメージがあって躊躇してしまうという方もいますよね。
Yoomではコードの入力は一切必要なく、自動化できるテンプレートをご用意しています。
慣れてくれば、自分で作成したフローボットで自動化を実現することだって可能です。
今回は、メリット1でご紹介した「Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付する」というテンプレートを利用します。
まだYoomを利用したことがないという方は、こちらから無料登録をしてみてください。
Yoomをすでにご利用の方は、ログインしましょう。
今回は「Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付する」以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
以下の2ステップで設定は完了です。
YoomにBoxとGmailを連携するマイアプリ登録から行いましょう。
まずはBoxのマイアプリ登録から行います。
画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧よりBoxを探すか、「マイアプリ検索」で検索してください。
以下の画面に移行するので、「ログイン」→「Boxへのアクセスを許可」をクリックします。
続いてGmailのマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にGmailを選択しましょう。
以下の画面に移行するので、サインインします。
マイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄にBoxとGmailが表示されるので、表示されているか確認してください。
自動化の設定を行うので、以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を変更したい場合は該当する欄から変更してください。
最初にBoxの設定から行うので、「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。
下記の設定を確認してください。
以下の画面が表示されるので、「フォルダのコンテンツID」を入力しましょう。
※コンテンツIDを確認するには、ウェブアプリケーションでこのフォルダにアクセスして、URLからIDをコピーします。たとえば、URLがhttps://*.app.box.com/folder/123の場合、コンテンツIDは123です。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
こちらで、指定したフォルダ内(子フォルダ含む)に、ファイルがアップロードされたら起動する設定ができました。
次にGmailの設定を行うので、「メールを送る」をクリックします。
下記の設定を行いましょう。
本文については、以下のようにBoxのアウトプットを必ず使用してください。
※{{ファイル名}}←こちらがアウトプットです。赤枠をクリックすると、選択可能です。
以下の画面が表示されるので、メールの内容が問題なければ、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。
アプリトリガーを最後に「ON」にしたら、自動化の設定は完了です。
今回は「Boxのフォルダにファイルをアップロード」→「Gmailにメールを送付」というフローの解説を行いました。
Yoomでは他にもBoxとGmailを用いたテンプレートがあるので、応用編としてご紹介します。
まずは「Boxにファイルがアップロードされたら、Chatworkに通知する」という以下のテンプレートです。
こちらは以下のような自動化になっています。
このテンプレートを利用することで、ファイルのアップロードを通知してくれるので、正しくファイルの管理ができます。
また、担当者同士の情報の共有もスムーズになるので、作業効率がアップします。
日頃からデジタルツールを利用して、データ管理をしている方にオススメです。
続いてご紹介するテンプレートは「Outlookにメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信する方法」です。
こちらは以下のような自動化になっています。
こちらのテンプレートは、異なるメールアプリを利用している方にオススメです。
受信したメールの内容を手入力でGmailに入力する手間を省けます。
メール内容を自動的に転記してくれるので、正しい情報を届けることが可能です。
本記事では「Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付する」フローの解説を行いました。
BoxとGmailを連携することで、ファイルの連携がしやすいことや打ち込みミスを防ぐといったメリットがあります。
これにより、チームや取引先企業とスムーズにファイルの共有をすることが可能です。
Yoomではコードの入力は一切必要なく、自動化できるテンプレートをご用意しています。
BoxとGmail以外にも多数のアプリとの連携ができるので、そちらもご活用ください。
気になる方は無料プランをのお試しをして、業務の効率化を体験してみてくださいね。
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