BoxのフォルダにファイルがアップロードされたらGmailでメールを自動送信する方法

[Yoomとは]

BoxとGmailの連携フローの作り方

今回は「Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付する」以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。

以下の2ステップで設定は完了です。

1. フォルダにファイルがアップロードされたら
2. メールを送る

BoxとGmailをYoomと接続する方法

YoomにBoxとGmailを連携するマイアプリ登録から行いましょう。

まずはBoxのマイアプリ登録から行います。
画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧よりBoxを探すか、「マイアプリ検索」で検索してください。

以下の画面に移行するので、「ログイン」→「Boxへのアクセスを許可」をクリックします。

続いてGmailのマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にGmailを選択しましょう。
以下の画面に移行するので、サインインします。

マイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄にBoxとGmailが表示されるので、表示されているか確認してくださいね！

Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付する方法

自動化の設定を行うので、以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を変更したい場合は該当する欄から変更してください。
最初にBoxの設定から行うので、「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。

下記の設定を確認してください。

• 「アプリトリガーのタイトル」→お好みで変更可能
• 「Boxと連携するアカウント情報」→使用しているアカウントどうか確認
• 「トリガーアクション」→フォルダにファイルがアップロードされたら
  

以下の画面が表示されるので、「フォルダのコンテンツID」を入力しましょう。
※コンテンツIDを確認するには、ウェブアプリケーションでこのフォルダにアクセスして、URLからIDをコピーします。たとえば、URLがhttps://*.app.box.com/folder/123の場合、コンテンツIDは123です。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

こちらで、指定したフォルダ内(子フォルダ含む)に、ファイルがアップロードされたら起動する設定ができました。

次にGmailの設定を行うので、「メールを送る」をクリックします。
下記の設定を行いましょう。

• 「タイトル」→お好みで変更可能
• 「Gmailと連携するアカウント情報」→事前にYoomと連携しておいたGoogle アカウントを選択
  「メール内容」→To、件名を入力

本文については、以下のようにBoxのアウトプットを必ず使用してください。
※{{ファイル名}}←こちらがアウトプットです。赤枠をクリックすると、選択可能です。

以下の画面が表示されるので、メールの内容が問題なければ、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。

アプリトリガーを最後に「ON」にしたら、自動化の設定は完了です。お疲れ様でした！

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BoxとGmailを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもBoxとGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

BoxとGmailのその他の自動化例

Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知したり、添付ファイルをOCRで読み取って保存することができます。
また、受け取ったファイルをOCRで読み取ってからファイル名を更新し、Boxに格納することも可能です。

Gmailを活用した自動化例

Gmailでメールを受信したら通知する

Gmailでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約するため、情報把握の迅速化につながります。

Yoomデータベースと連携した自動化例‍

Yoomデータベースに新しいレコードが作成・更新されたとき、またはデータベース内の情報を用いてGmailでメールを自動送信します。

登録された顧客宛にGmailで定型メールを送信する

登録された顧客に対してGmailで定型メールを送信することで、手作業でメールを送る手間が省け、業務の効率化が図れます。

Boxを活用した自動化例

アップロードされたファイルを保存する

アップロードしたファイルを同期できるので、手動作業の時間を節約できるかもしれません。

ファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける

手作業による分類ミスや保存漏れが減り、Boxでのファイル管理の正確性向上が実現します。

BoxとGmail‍を連携するメリットと自動化例

メリット1:ファイルの連携がしやすい

BoxとGmailを連携することで、ファイルの連携がしやすくなるかもしれません。
たとえば、Boxへファイルアップロード後にメールを送付するので、Boxにファイルがアップロードされたことを見逃すといったことが起こりにくいです。
メールで送付されることで、ファイルの管理がしやすくなるはずです。

メリット2:手動作業のミスを防ぐことができる‍

BoxとGmailを連携すると、入力ミスや誤転記、通知漏れを抑制できると予想されます。
たとえば、Boxにアップロード後にその旨を自動通知するため、通知時のファイル名の入力ミスがなくなるかもしれません。
また、アップロード操作と合わせて通知が行われるので、共有プロセスの手間を減らせる可能性があります。

メリット3:ツールの行き来を減らせる

BoxとGmailを連携することで、Boxの画像ファイルをメールで確認できるので、アクセス操作を減らせるはずです。
データがアップロードされたことをGmailの通知内容から把握できるので、わざわざBoxにアクセスして確認する手間を省ける可能性があります。
‍煩雑な作業が減ることで、その他の業務に集中しやすくなるでしょう。

まとめ

本記事では「Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付する」フローの解説を行いました。
BoxとGmailを連携することで、ファイルの連携がしやすいことや打ち込みミスを防ぐといったメリットがあります。
これにより、チームや取引先企業とスムーズにファイルの共有をすることが可能です。

Yoomではコードの入力は一切必要なく、自動化できるテンプレートをご用意しています。
BoxとGmail以外にも多数のアプリとの連携ができるので、そちらもぜひ、ご活用ください！

気になる方は無料プランをのお試しをして、業務の効率化を体験してみてくださいね。