従来の手作業でGmailにファイルを送信していると、送るファイルを間違えるといったミスが起こることも考えられます。
ミスが起こることを気にしていると、安心して業務を行うことも難しくなりますよね...
BoxのファイルデータをGmailに送信する作業が自動で行えるようになれば、日々の業務負担がどれほど軽減されるでしょうか。
ファイルの送付作業を自動化することで、効率的かつ正確に作業に取り組めるようになると思いませんか？
Yoomを導入することで、ファイルデータの送付作業の自動化が実現できます！
プログラミング知識も必要ないので、誰でも簡単に設定可能です。
本記事では「Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付する」というテンプレートをご紹介します。
こんな方におすすめ
- BoxとGmailを活用している方
- BoxとGmailを連携して、業務効率化を考えている方
- BoxとGmailを連携して、データ管理業務の煩雑なプロセスを無くしたいと考えている方
- BoxとGmailを連携して、手動作業を減らしたい方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailでメールを送付する
試してみる
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
[Yoomとは]
BoxとGmailの連携フローの作り方
今回は「Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付する」以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
以下の2ステップで設定は完了です。
- フォルダにファイルがアップロードされたら
- メールを送る
BoxとGmailをYoomと接続する方法
YoomにBoxとGmailを連携するマイアプリ登録から行いましょう。
まずはBoxのマイアプリ登録から行います。
画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧よりBoxを探すか、「マイアプリ検索」で検索してください。
以下の画面に移行するので、「ログイン」→「Boxへのアクセスを許可」をクリックします。
続いてGmailのマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にGmailを選択しましょう。
以下の画面に移行するので、サインインします。
マイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄にBoxとGmailが表示されるので、表示されているか確認してくださいね！
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付する方法
自動化の設定を行うので、以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailでメールを送付する
試してみる
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を変更したい場合は該当する欄から変更してください。
最初にBoxの設定から行うので、「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。
下記の設定を確認してください。
- 「アプリトリガーのタイトル」→お好みで変更可能
- 「Boxと連携するアカウント情報」→使用しているアカウントどうか確認
- 「トリガーアクション」→フォルダにファイルがアップロードされたら
以下の画面が表示されるので、「フォルダのコンテンツID」を入力しましょう。
※コンテンツIDを確認するには、ウェブアプリケーションでこのフォルダにアクセスして、URLからIDをコピーします。たとえば、URLがhttps://*.app.box.com/folder/123の場合、コンテンツIDは123です。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
こちらで、指定したフォルダ内(子フォルダ含む)に、ファイルがアップロードされたら起動する設定ができました。
次にGmailの設定を行うので、「メールを送る」をクリックします。
下記の設定を行いましょう。
- 「タイトル」→お好みで変更可能
- 「Gmailと連携するアカウント情報」→事前にYoomと連携しておいたGoogle アカウントを選択
「メール内容」→To、件名を入力
本文については、以下のようにBoxのアウトプットを必ず使用してください。
※{{ファイル名}}←こちらがアウトプットです。赤枠をクリックすると、選択可能です。
以下の画面が表示されるので、メールの内容が問題なければ、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。
アプリトリガーを最後に「ON」にしたら、自動化の設定は完了です。お疲れ様でした！
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailでメールを送付する
試してみる
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
BoxとGmailを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもBoxとGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
BoxとGmailのその他の自動化例
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知したり、添付ファイルをOCRで読み取って保存することができます。
また、受け取ったファイルをOCRで読み取ってからファイル名を更新し、Boxに格納することも可能です。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納するフローです。
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Boxに自動保存する
試してみる
■概要
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Boxに自動保存するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailの添付ファイルをBoxで仕分けして管理している方
・添付ファイルの確認作業やBoxへのファイル保存を効率化したい方
・Boxへの添付ファイルの保存作業の漏れを防止したい方
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailで通知する
試してみる
■概要
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・複数プロジェクトのフォルダをBoxで管理している方
・毎月発生するフォルダのアーカイブ作業を効率化したい方
・アーカイブしたフォルダ情報を手動でチームメンバーに通知している方
■注意事項
・Box、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailを活用した自動化例
Gmailでメールを受信したら通知する
Gmailでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約するため、情報把握の迅速化につながります。
Gmailのメール内容を要約してDiscordに通知する
試してみる
■概要
「Gmailのメール内容を要約してDiscordに通知する」ワークフローは情報共有の迅速化に寄与します。
メールの内容を要約した上で通知できるので、情報の可読性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを活用してビジネスコミュニケーションを行っている方
・重要なメールを見逃してしまうことがある方
・受信メールの内容を簡単に把握し、素早く対応したい方
・Discordをコミュニケーションツールとして利用している方
・日常的にDiscordを利用し、仕事やプロジェクトの進捗を共有している方
・メール確認の手間を省き、通知で重要な情報を迅速に把握したい方
■注意事項
・GmailとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの受信内容をYoomメールに転送し、要約した上でLINE WORKSに通知する
試してみる
Gmailの受信内容をYoomメールに転送し、要約した上でLINE WORKSに通知するフローです。
Gmailでメールを受信したらYoomメールに転送して、Google Chatに通知する
試してみる
Gmailでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約して、Google Chatに通知するフローです。
Yoomデータベースと連携した自動化例
Yoomデータベースに新しいレコードが作成・更新されたとき、またはデータベース内の情報を用いてGmailでメールを自動送信します。
特定のレコードの情報を用いて、Gmail経由でメールを送信します。
Yoomデータベースのレコードが新たに作成されたらGmailでメールを送る
試してみる
レコードが新たに作成されたら、そのレコード情報を用いてGmail経由でメールを送信します。
Yoomデータベースのレコードが更新されたらGmailでメールを送る
試してみる
レコードが更新されたら、そのレコード情報を用いてGmail経由でメールを送信します。
登録された顧客宛にGmailで定型メールを送信する
登録された顧客に対してGmailで定型メールを送信することで、手作業でメールを送る手間が省け、業務の効率化が図れます。
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信する
試してみる
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。
Salesforceのリード情報ページからGmailで定型メールを自動で送信
試してみる
Salesforceのリード情報ページからYoomのフローボットを起動し、Gmailで定型メールを自動的に送信します。
kintoneから1クリックで定型メールをGmailで送信する
試してみる
■概要
kintoneから1クリックで定型メールをGmailで送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneで企業情報や案件の進捗状況を管理している企業
・Gmailを主な連絡手段として使用している方
・打ち合わせのお礼メールの送付に使用しているカスタマーサービス部門担当者
■注意事項
・kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記を参照してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
Boxを活用した自動化例
アップロードされたファイルを保存する
アップロードしたファイルを同期できるので、手動作業の時間を節約できるかもしれません。
DropboxにアップロードされたファイルをBoxへ転送する
試してみる
■概要
DropboxとBoxの両方でファイルを管理する際、手作業での転送に手間を感じていませんか？特にチームでの共同作業ではファイルの置き忘れや転送ミスが業務の遅延に繋がることもあります。このワークフローは、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されると、自動的にBoxへ転送する処理を実現し手作業によるファイルの移動やコピーの手間を省き、ファイル管理の効率化をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとBoxを併用し、ファイルの手動転送に課題を感じている方
・複数ツール間でのファイル管理を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるファイルの転送漏れや、バージョンの不整合を防ぎたい方
■注意事項
・Dropbox、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに保存する
試してみる
■概要
「BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに保存する」ワークフローは、クラウドストレージ間のデータ移動を自動化する業務ワークフローです。
Yoomを活用して、Boxにアップロードされたファイルが自動的にSharePointに保存されるため、手動での転送作業やファイル管理の手間を大幅に削減できます。
これにより、チーム全体の作業効率が向上し、重要なファイルの管理がスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft SharePointを日常的に利用しているビジネスユーザーの方
・ファイルの手動転送に時間を取られているチームリーダーや管理者の方
・クラウドストレージ間の連携を効率化し、業務プロセスを自動化したいIT担当者の方
・ファイル管理のミスを減らし、セキュリティを強化したい企業の方
■注意事項
・BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
BoxにアップロードされたファイルをGoogle Driveに転送する
試してみる
■概要
「BoxにアップロードされたファイルをGoogle Driveに転送する」ワークフローは、Boxに格納されたファイルを自動的にGoogle Driveに転送するプロセスです。
ファイルがBoxにアップロードされると、指定されたGoogle Driveのフォルダに自動的に転送され、手動での転送作業を削減します。
これにより、ファイルの整理や管理を効率的に行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxをファイル管理ツールとして使用しており、Google Driveにもバックアップを取っている方
・BoxからGoogle Driveにファイルを定期的に転送したい業務担当者
・クラウドストレージ間でのファイル管理を自動化し、手動作業を削減したい方
・複数のプラットフォームを使用してファイルを整理したい方
■注意事項
・Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
ファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける
手作業による分類ミスや保存漏れが減り、Boxでのファイル管理の正確性向上が実現します。
メールで受信したファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける
試してみる
■概要
「メールで受信したファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける」ワークフローは、受信メールの添付ファイルを自動的に処理し、効率的に管理するための業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・毎日大量のメールを受信し、その添付ファイルの整理に手間を感じているビジネスパーソンの方
・ファイルの内容に基づいて自動的に整理・分類したいと考えているIT担当者の方
・Boxを既に利用しており、ファイル管理をさらに効率化したいと考えているチームリーダーの方
・OCRやAI技術を活用して業務の自動化を進めたい経営者の方
・手作業でのファイル分類にミスが発生しやすく、正確な管理を目指している方
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
フォームで送信されたファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける
試してみる
■概要
「フォームで送信されたファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける」ワークフローは、受け取ったファイルを自動で解析・分類し、Box内の適切なフォルダへスムーズに整理します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームから多量のファイルを受け取る担当者
・手動でファイルを確認・整理するのに時間がかかっており、自動仕分けを導入したい方
・Boxを活用してファイル管理を行っているチーム
・Box内でのフォルダ整理が煩雑になっているチームのメンバー
・業務の自動化を進めたいIT担当者
・Yoomを使って簡単に自動化のワークフローを構築したい方
・エラーを減らして正確なファイル管理を実現したい方
・AI判定による自動振り分けでヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性向上を目指したい方
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
BoxにアップロードされたファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける
試してみる
■概要
BoxにアップロードされたファイルのOCR処理とAIの判定に応じて、適切なBoxフォルダへ自動振り分けする業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを活用して大量のファイルを管理している方
・手動でのファイル整理に時間がかかり、効率的な管理方法を探している方
・OCRやAIを使ってファイル内容を自動でチェックしたい方
・ファイルの内容を自動的に解析し、適切に分類・整理したい業務担当者
・業務ワークフローの自動化を検討している企業のIT担当者
・日常業務の中で繰り返し発生するファイル整理作業を自動化し、業務効率を向上させたい方
・ヒューマンエラーを減らし、正確なファイル管理を実現したい方
・自動化により、誤分類やミスを防ぎたい方
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
BoxとGmailを連携するメリットと自動化例
メリット1:ファイルの連携がしやすい
BoxとGmailを連携することで、ファイルの連携がしやすくなるかもしれません。
たとえば、Boxへファイルアップロード後にメールを送付するので、Boxにファイルがアップロードされたことを見逃すといったことが起こりにくいです。
メールで送付されることで、ファイルの管理がしやすくなるはずです。
メリット2:手動作業のミスを防ぐことができる
BoxとGmailを連携すると、入力ミスや誤転記、通知漏れを抑制できると予想されます。
たとえば、Boxにアップロード後にその旨を自動通知するため、通知時のファイル名の入力ミスがなくなるかもしれません。
また、アップロード操作と合わせて通知が行われるので、共有プロセスの手間を減らせる可能性があります。
メリット3:ツールの行き来を減らせる
BoxとGmailを連携することで、Boxの画像ファイルをメールで確認できるので、アクセス操作を減らせるはずです。
データがアップロードされたことをGmailの通知内容から把握できるので、わざわざBoxにアクセスして確認する手間を省ける可能性があります。
煩雑な作業が減ることで、その他の業務に集中しやすくなるでしょう。
まとめ
本記事では「Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付する」フローの解説を行いました。
BoxとGmailを連携することで、ファイルの連携がしやすいことや打ち込みミスを防ぐといったメリットがあります。
これにより、チームや取引先企業とスムーズにファイルの共有をすることが可能です。
Yoomではコードの入力は一切必要なく、自動化できるテンプレートをご用意しています。
BoxとGmail以外にも多数のアプリとの連携ができるので、そちらもぜひ、ご活用ください！
気になる方は無料プランをのお試しをして、業務の効率化を体験してみてくださいね。
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