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従来の手作業でGmailにファイルを送信していると、送るファイルを間違えるといったミスが起こることも考えられます。
ミスが起こることを気にしていると、安心して業務を行うことも難しくなりますよね...
BoxのファイルデータをGmailに送信する作業が自動で行えるようになれば、日々の業務負担がどれほど軽減されるでしょうか。
ファイルの送付作業を自動化することで、効率的かつ正確に作業に取り組めるようになると思いませんか？
Yoomを導入することで、ファイルデータの送付作業の自動化が実現できます！
プログラミング知識も必要ないので、誰でも簡単に設定可能です。
本記事では「Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付する」というテンプレートをご紹介します。
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルアップロードの通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
[Yoomとは]
今回は「Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付する」以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
以下の2ステップで設定は完了です。
YoomにBoxとGmailを連携するマイアプリ登録から行いましょう。
まずはBoxのマイアプリ登録から行います。
画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧よりBoxを探すか、「マイアプリ検索」で検索してください。
以下の画面に移行するので、「ログイン」→「Boxへのアクセスを許可」をクリックします。
続いてGmailのマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にGmailを選択しましょう。
以下の画面に移行するので、サインインします。
マイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄にBoxとGmailが表示されるので、表示されているか確認してくださいね！
自動化の設定を行うので、以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルアップロードの通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を変更したい場合は該当する欄から変更してください。
最初にBoxの設定から行うので、「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。
下記の設定を確認してください。
以下の画面が表示されるので、「フォルダのコンテンツID」を入力しましょう。
※コンテンツIDを確認するには、ウェブアプリケーションでこのフォルダにアクセスして、URLからIDをコピーします。たとえば、URLがhttps://*.app.box.com/folder/123の場合、コンテンツIDは123です。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
こちらで、指定したフォルダ内(子フォルダ含む)に、ファイルがアップロードされたら起動する設定ができました。
次にGmailの設定を行うので、「メールを送る」をクリックします。
下記の設定を行いましょう。
本文については、以下のようにBoxのアウトプットを必ず使用してください。
※{{ファイル名}}←こちらがアウトプットです。赤枠をクリックすると、選択可能です。
以下の画面が表示されるので、メールの内容が問題なければ、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。
アプリトリガーを最後に「ON」にしたら、自動化の設定は完了です。お疲れ様でした！
■概要
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルアップロードの通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
今回ご紹介したフロー以外にもBoxとGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知したり、添付ファイルをOCRで読み取って保存することができます。
また、受け取ったファイルをOCRで読み取ってからファイル名を更新し、Boxに格納することも可能です。
■概要
Gmailに届く請求書や契約書といった書類の管理に、手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更してBoxに格納する一連の作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローは、メールで受け取った書類をOCRが自動で読み取り、その内容に基づいたファイル名でBoxに格納するため、こうした手作業による定型業務を効率化し、本来の業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
取引先からGmailで届く請求書や発注書を手作業でダウンロードし、Boxに保存していませんか。この作業は時間がかかる上に、ファイルの保存漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailで受信した添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、内容に応じたファイル名でBoxへ保存するため、こうした定型業務を正確かつ効率的に自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Boxで複数プロジェクトのファイル管理を行っている場合、作業が完了したプロジェクトのファイルがあると、ファイル検索をした際に作業の混乱が発生する恐れがあります。
また、フォルダの件数が多いと、探したいファイルを見つけるのに時間がかかり、作業効率が低下が低下します。
このフローでは、Boxの特定のフォルダを毎月アーカイブ用のフォルダに移動し、移動したフォルダ情報をGmailで通知することができます。
Boxで指定するフォルダやアーカイブ先のフォルダはGoogle スプレッドシートにまとめることができるため、定型作業の正確性を向上させることが可能です。
フォルダのアーカイブ後はGmailに通知されるため、チームメンバーとの共有もシームレスに行えます。
Gmailでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約するため、情報把握の迅速化につながります。
■概要
「Gmailのメール内容を要約してDiscordに通知する」ワークフローは情報共有の迅速化に寄与します。
メールの内容を要約した上で通知できるので、情報の可読性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
GmailとDiscordを連携させることで、メールの内容を素早く要約して通知することができます。
これにより、重要なメールを見逃すことなく、スピーディに対応することが可能になります。
メールの要約を元に迅速なアクションを取ることで、ビジネスチャンスを逃さず、業務効率が向上します。
また、メンバー間の情報共有が円滑になり、チームの連携が強化されます。
さらに、通知設定をカスタマイズすることで、個々のニーズに合ったフローを簡単に構築でき、業務効率化に寄与します。
■概要
Gmailでメールを受信したらYoomメールに転送し、メール文からAIで内容を取得・要約して、LINE WORKSに通知するフローです。
AIによるデータ抽出を活用することで、複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。
■注意事項
・Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法は下記を参照ください。
■概要
Gmailでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約して、Google Chatに通知するフローです。
AIによるデータ抽出を活用することで、複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。
■注意事項
・Google ChatとYoomを連携してください。
・Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
Yoomデータベースに新しいレコードが作成・更新されたとき、またはデータベース内の情報を用いてGmailでメールを自動送信します。
◼️概要
Yoomデータベースからデータベース内の情報を用いてGmailでメールを自動送信します。
送信先のアドレスや送信者名、本文や件名も自由にカスタマイズ可能です。
◼️設定方法
1.GmailとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.「データベースから対象のレコードを選択する」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
3.Gmailの「メールを送る」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、送信先、件名、メール本文などのメール情報を設定してください。
4.該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定して、フローボットを起動してください。
5.指定された情報をもとにGmailでメールが送信されます。
◼️注意事項
・Gmailアカウントとの連携設定が必要です。
・メール内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Yoomデータベースに新しいレコードが作成されたときに、Gmailを利用して自動的にメールを送信します。
送信先のアドレスや送信者名、件名や本文も自由にカスタマイズ可能です。
■設定方法
・Yoomデータベース、GmailそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・「レコードが新たに作成されたら」というトリガーで、対象のYoomデータベースを設定してください。
・Gmailの「メールを送る」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、送信先のメールアドレス、メールの件名、本文などを設定してください。
・Yoomデータベースで新しいレコードが作成されるとフローボットが起動し、指定したメールアドレス宛にメールが送信されます。
■注意事項
・Gmailアカウントとの連携設定が必要です。
・メール内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
・レコードの作成が検知されると自動的にメールが送信されます。
■概要
Yoomデータベースのレコードが更新された場合に、Gmailを利用して自動的にメールを送信します。
送信先のアドレスや送信者名、件名や本文も自由にカスタマイズ可能です。
■設定方法
1.YoomデータベースとGmailそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.「レコードが更新されたら」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
3.Gmailの「メールを送る」というオペレーション内で、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、送信先メールアドレス、件名、本文などの設定を行ってください。
4.該当のデータベースでレコードが更新されると、フローボットが起動し、指定されたメールアドレスにメールが送信されます。
■注意事項
・Gmailアカウントとの連携設定が必要です。
・メール内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
・レコードの更新が検知されると自動的にメールを送信します。
登録された顧客に対してGmailで定型メールを送信することで、手作業でメールを送る手間が省け、業務の効率化が図れます。
■概要
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotでリード管理を行っている方
・HubSpotを利用して新規リードを管理しているが、追跡やフォローアップの手間を感じている方
・リードに対して迅速に定型メールを送信し、スムーズなコミュニケーションを図りたい方
2.Gmailを日常的に利用している方
・定型メールの自動送信により、業務効率を向上させたいと考える方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotのコンタクトに登録されたリードに対してGmailで定型メールを送信することで、リードへのタイムリーなフォローが可能になります。
このフローを活用することで、手作業でメールを送る手間が省け、業務の効率化が図れます。
また、定型メールを使うことで、メールの内容が統一され、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
これにより、リードナーチャリングが効果的に行われ、最終的には売上の向上につながるでしょう。
■注意事項
・HubSpotとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
◼️概要
SalesforceとGmailを連携し、YoomのChrome拡張機能を利用して、Salesforceのリード情報ページからYoomのフローボットを1Clickで起動し、Gmailで定型メールを自動的に送信します。
定型メールの内容を自由に変更してご利用ください。
サービス資料などの添付ファイルも併せて送付することが可能です。
◼️注意事項
・Gmail、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・YoomのChrome拡張機能をインストールしてご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
kintoneから1クリックで定型メールをGmailで送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで企業情報や案件の進捗状況を管理している企業
・取引先企業の情報を登録している営業アシスタント
・営業案件ごとに採番して情報管理を行う企業
2.Gmailを主な連絡手段として使用している方
・関連企業とのやりとりに使用している営業担当
・打ち合わせのお礼メールの送付に使用しているカスタマーサービス部門担当者
■このテンプレートを使うメリット
kintoneで情報を一元管理することでチーム全体へ共有ができ、プロジェクト進行をスムーズにすることができます。
しかし、kintoneに登録されている情報をお礼メールを送付するたびに手入力するのは手間がかかり、生産性を阻害する要因となります。
このフローを使用することで、打ち合わせのたびに手動でお礼メールを送る手間を省くことができます。
kintoneの詳細ページから1クリックでメールの送付を完了するため、定型業務を省きかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
■注意事項
アップロードしたファイルを同期できるので、手動作業の時間を節約できるかもしれません。
■概要
DropboxとBoxの両方でファイルを管理する際、手作業での転送に手間を感じていませんか？特にチームでの共同作業ではファイルの置き忘れや転送ミスが業務の遅延に繋がることもあります。このワークフローは、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されると、自動的にBoxへ転送する処理を実現し手作業によるファイルの移動やコピーの手間を省き、ファイル管理の効率化をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
BoxとMicrosoft SharePointの両方でファイルを管理する際、手作業でのアップロードやコピーに手間を感じていませんか。
同じファイルを二重に管理する作業は、時間的な負担になるだけでなく、保存漏れなどのミスを引き起こす原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルをアップロードするだけで、指定したMicrosoft SharePointのフォルダへ自動で保存されます。
ファイル管理に関する手作業をなくし、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイル管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に、Boxに保存したファイルをGoogle Driveに手作業で転送するのは手間がかかり、共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに指定したGoogle Driveのフォルダへ自動でファイルを転送できるため、手作業によるファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
手作業による分類ミスや保存漏れが減り、Boxでのファイル管理の正確性向上が実現します。
■概要
「メールで受信したファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける」ワークフローは、受信メールの添付ファイルを自動的に処理し、効率的に管理するための業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
添付ファイルの整理や内容確認の自動化により、時間と労力を節約できます。
また、手作業による分類ミスや保存漏れが減り、Boxでのファイル管理の正確性向上が実現します。
業務の効率化により、担当者は他の重要なタスクに集中できるようになります。
■概要
「フォームで送信されたファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける」ワークフローは、受け取ったファイルを自動で解析・分類し、Box内の適切なフォルダへスムーズに整理します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
手動で行っていたファイル整理を自動化することで、作業時間が短縮され、空いた時間を他の業務に充てられます。
また、AIとOCRの活用により、ヒューマンエラーが減少し、ファイル管理の正確性向上につながります。
Box内のフォルダが整理整頓され、必要なファイルをすぐに見つけられるようになります。
■概要
Boxにアップロードされる請求書や契約書などの書類管理において、目視での内容確認や手作業でのフォルダ振り分けに手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、時間的な負担だけでなくヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxにアップロードされたファイルをトリガーに、OCRとAIがファイル内容を自動で判定し、結果に応じて適切なフォルダへ自動で振り分けることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
BoxとGmailを連携することで、ファイルの連携がしやすくなるかもしれません。
たとえば、Boxへファイルアップロード後にメールを送付するので、Boxにファイルがアップロードされたことを見逃すといったことが起こりにくいです。
メールで送付されることで、ファイルの管理がしやすくなるはずです。
BoxとGmailを連携すると、入力ミスや誤転記、通知漏れを抑制できると予想されます。
たとえば、Boxにアップロード後にその旨を自動通知するため、通知時のファイル名の入力ミスがなくなるかもしれません。
また、アップロード操作と合わせて通知が行われるので、共有プロセスの手間を減らせる可能性があります。
BoxとGmailを連携することで、Boxの画像ファイルをメールで確認できるので、アクセス操作を減らせるはずです。
データがアップロードされたことをGmailの通知内容から把握できるので、わざわざBoxにアクセスして確認する手間を省ける可能性があります。
煩雑な作業が減ることで、その他の業務に集中しやすくなるでしょう。
本記事では「Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付する」フローの解説を行いました。
BoxとGmailを連携することで、ファイルの連携がしやすいことや打ち込みミスを防ぐといったメリットがあります。
これにより、チームや取引先企業とスムーズにファイルの共有をすることが可能です。
Yoomではコードの入力は一切必要なく、自動化できるテンプレートをご用意しています。
BoxとGmail以外にも多数のアプリとの連携ができるので、そちらもぜひ、ご活用ください！
気になる方は無料プランをのお試しをして、業務の効率化を体験してみてくださいね。
