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「Wrikeで新しいタスクが作成されたら、関連資料を保管するためにBoxにもフォルダを作りたい」
「プロジェクトごとにWrikeとBoxで情報が分散していて、手動での紐付けや転記作業に時間がかかっている…」
WrikeとBoxを併用する中で、2つのツール間の情報連携に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Wrikeでタスクが作成されたタイミングで、自動的にBoxに関連フォルダを生成する仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放されるのではないでしょうか。
他にも、自動化することで入力ミスやフォルダの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より生産性の高いコア業務に集中できる時間を創出できるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。日々の業務を効率化したい方はぜひこの記事を参考にして、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">WrikeとBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
WrikeとBoxのAPIを連携させると、これまで手作業で行っていた二つのアプリケーション間の情報共有やデータ転記を自動化できます。
例えば、Wrikeでタスクが作成された際に、そのタスク名でBoxに自動でフォルダを作成する、といった連携が可能です。
これにより、手作業による時間的コストやヒューマンエラーを大幅に削減できます。
ここでは具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Wrikeで新しいタスクが作成されるたびに、そのタスク情報をもとにしてBox内に対応するフォルダを自動で作成します。
<span class="mark-yellow">プロジェクト開始時のフォルダ作成の手間を減らし、関連資料を迅速かつ正確に整理・保管できる体制を整える</span>ことが可能です。
手作業によるフォルダ名の不統一や作成漏れを防ぎつつ、管理効率向上が期待できますね！
Wrikeで作成されたタスクの中から、「特定のプロジェクト」や「特定の担当者」が割り当てられたタスクなど、あらかじめ設定した条件に合致するものだけを対象に、Boxへフォルダを自動作成します。
特定の条件で処理を分岐させる設定を含んでいるため、<span class="mark-yellow">本当に必要な情報に関するフォルダのみを生成することで、Box内が不要なフォルダで煩雑になるのを防ぎ、よりクリーンで管理しやすいストレージ環境を維持</span>できます。
それでは、さっそく実際にWrikeとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでWrikeとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Wrikeでタスクが作成されたら、Boxにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
Wrikeのアプリを検索するとログインページが表示されるので「メールアドレス」か「会社ID」を入力します。
「パスワード」を入力したら「ログイン」ボタンを押しましょう！
これでWrikeの連携が完了です！
Boxのアプリを検索するとログイン画面が表示されるので「メールアドレス」と「パスワード」を入力します。
ログインするとアクセス許可の画面が表示されます。
内容を確認して「Boxへのアクセスを許可する」を押すと、連携完了です！
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合のみ「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開してください！）
「タスクが作成されたら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能です。わかりやすい名前に修正してもOKです。
「Wrikeと連携するアカウント情報」：ステップ1で連携したアカウントが表示されています。
「トリガーアクション」：デフォルトで「タスクが作成されたら」が選択されているので、変更せずにそのままにしましょう。
「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
Wrikeにタスクが登録されたら早めにトリガーを起動したい場合は、一番短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
選択が完了したら、テスト用にWrikeへタスクを作成します。
下記赤枠が今回テスト用に作ったタスクです！
ここで作成するタスクはテスト用なので、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです。
テスト用のタスク作成が完了したら、Yoom画面に戻り「テスト」ボタンを押してください。
テストに成功し、「取得した値」として下記のようにWrikeで作成したタスクの情報が反映していればOKです。
ここで取得したアウトプットは、次のステップでBoxのフォルダを作成する際に活用されます！
※アウトプットについての詳しい説明はこちらをご確認ください。
確認できたら「保存する」をクリックしましょう！
「フォルダを作成する」をクリックします。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
作成するフォルダの名前を決めていきます。
「フォルダ名」はステップ3で取得した値を活用することで、他のフォルダ名と重複することを避けることができます！
なお、アウトプットを活用せず手入力すると毎回同じフォルダが作成されてしまうため注意が必要です。
【取得した値の活用方法】
次に、「親フォルダのコンテンツID」を入力します。
コンテンツIDの確認方法は下記の通りです。
まずは、Boxにログインし新しいフォルダを作成したい親フォルダを作成します。
今回は下記のような「テスト」という親フォルダを作成しました！
親フォルダをタップすると、そのページのURLがブラウザの上部に表示されます。
下記赤線で記した部分がコンテンツIDなのでこちらをコピーしましょう。
Yoom画面に戻り、親フォルダのコンテンツID欄に先ほどコピーしたものを貼り付けてください。
入力が完了したら、「テスト」を押しましょう。
テストに成功すると、Box内に先ほど設定したフォルダ名で新しいフォルダが作成されているはずなので確認しましょう。
下記赤枠のようにフォルダが作成されていればOKです！
確認できたら、Yoom画面に戻り「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか動作確認をしましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Weikeにタスクが作成されたら、Boxにフォルダを作成する連携手順になります。
今回はWrikeからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからWrikeへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより双方向の業務自動化を実現でき、さらなる効率化を図ることが可能です！
この連携は、Boxの情報を直接Wrikeに連携するシンプルな構成で、<span class="mark-yellow">ファイルのアップロードからタスクの起票までをシームレスに繋げることができます。</span>
対応漏れや確認の遅延を防ぎ、チーム内の情報共有を円滑になるはずです！
Boxに格納されたファイルの中から、ファイル名に「契約書」や「請求書」といった特定のキーワードが含まれるものや、特定のフォルダにアップロードされたものだけを抽出し、Wrikeにタスクを自動作成します。
特定の条件で処理を分岐させる設定を含むため、<span class="mark-yellow">重要度の高いファイルに関するタスクのみを自動で起票し、不要な通知を削減できます。</span>
注力すべき業務に集中できる環境が整うことが期待できますね！
今回ご紹介した連携以外でも、WrikeやBoxのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
タスクの登録や完了をトリガーに、ビジネスチャットツールへの通知、カレンダーへの予定登録、顧客対応ツールのステータス更新などを自動で行います。
また、別の開発ツールや表計算ソフトからの情報を、タスクとして自動登録することで、複数のツール間での情報連携をスムーズにし、プロジェクト管理を効率化できそうです。
ファイルがアップロードされたり、特定のタイミングをトリガーに、他のオンラインストレージへのファイル連携や、フォルダの自動作成を行います。
また、顧客管理ツールや電子署名サービスなど、外部のビジネスツールからの情報をもとに、オンラインストレージに自動でフォルダを作成したり、ファイルを格納したりすることで、情報共有とファイル管理の効率を向上させられそうです。
WrikeとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたWrikeのタスク作成に伴うBoxのフォルダ作成といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。</span>
これにより、プロジェクト開始時の煩雑な準備作業から解放されることで、より迅速に本質的な業務に着手できる環境が整うはずです。
また、プロジェクト全体の進行スピードと正確性も向上するでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務効率化を体験してみてください！
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