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WrikeとBoxの連携イメージ
【簡単設定】WrikeのデータをBoxに自動的に連携する方法
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WrikeとBoxの連携イメージ
フローボット活用術

2025-10-23

【簡単設定】WrikeのデータをBoxに自動的に連携する方法

Megu Chisaka
Megu Chisaka

■概要

Wrikeでプロジェクトのタスクを管理し、関連資料をBoxで保管する運用は便利ですが、タスクが発生するたびに手動でBoxにフォルダを作成するのは手間がかかり、作成漏れや命名ミスの原因にもなりかねません。

このワークフローは、WrikeとBoxの連携を自動化するものです。Wrikeで新しいタスクが作成されると、その情報に基づいてBox内に自動でフォルダが生成されるため、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Wrikeでのタスク管理とBoxでのファイル保管を行っており、両アプリ間の手作業に課題を感じている方
  • WrikeとBoxを連携させ、タスクと資料の管理を一元化し、業務効率を向上させたいと考えている方
  • プロジェクトごとのフォルダ作成ルールを自動化によって徹底し、管理の属人化を防ぎたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • Wrikeでタスクを作成するだけでBoxにフォルダが自動生成されるため、これまでフォルダ作成に費やしていた時間を短縮できます
  • 手動でのフォルダ作成時に起こりうる命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます

■フローボットの流れ

  1. はじめに、WrikeとBoxをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
  3. 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Wrikeのタスク情報をもとにフォルダが作成されるようにします

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Boxでフォルダを作成するアクションを設定する際に、どのフォルダ配下に作成するか、作成先の親フォルダを任意で指定してください
  • 作成するフォルダ名は、トリガーで取得したWrikeのタスクタイトルなどの動的な情報を用いて、任意の命名規則で設定することが可能です

■注意事項

  • WrikeとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「Wrikeで新しいタスクが作成されたら、関連資料を保管するためにBoxにもフォルダを作りたい」
「プロジェクトごとにWrikeとBoxで情報が分散していて、手動での紐付けや転記作業に時間がかかっている…」
WrikeとBoxを併用する中で、2つのツール間の情報連携に課題を感じていませんか?

もし、Wrikeでタスクが作成されたタイミングで、自動的にBoxに関連フォルダを生成する仕組みがあれば、こうした定型業務から解放されるのではないでしょうか。

他にも、自動化することで入力ミスやフォルダの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より生産性の高いコア業務に集中できる時間を創出できるはずです!

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。日々の業務を効率化したい方はぜひこの記事を参考にして、作業をもっと楽にしましょう!

とにかく早く試したい方へ

YoomにはWrikeとBoxを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!


■概要

Wrikeでプロジェクトのタスクを管理し、関連資料をBoxで保管する運用は便利ですが、タスクが発生するたびに手動でBoxにフォルダを作成するのは手間がかかり、作成漏れや命名ミスの原因にもなりかねません。

このワークフローは、WrikeとBoxの連携を自動化するものです。Wrikeで新しいタスクが作成されると、その情報に基づいてBox内に自動でフォルダが生成されるため、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Wrikeでのタスク管理とBoxでのファイル保管を行っており、両アプリ間の手作業に課題を感じている方
  • WrikeとBoxを連携させ、タスクと資料の管理を一元化し、業務効率を向上させたいと考えている方
  • プロジェクトごとのフォルダ作成ルールを自動化によって徹底し、管理の属人化を防ぎたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • Wrikeでタスクを作成するだけでBoxにフォルダが自動生成されるため、これまでフォルダ作成に費やしていた時間を短縮できます
  • 手動でのフォルダ作成時に起こりうる命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます

■フローボットの流れ

  1. はじめに、WrikeとBoxをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
  3. 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Wrikeのタスク情報をもとにフォルダが作成されるようにします

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Boxでフォルダを作成するアクションを設定する際に、どのフォルダ配下に作成するか、作成先の親フォルダを任意で指定してください
  • 作成するフォルダ名は、トリガーで取得したWrikeのタスクタイトルなどの動的な情報を用いて、任意の命名規則で設定することが可能です

■注意事項

  • WrikeとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

WrikeとBoxを連携してできること

WrikeとBoxのAPIを連携させると、これまで手作業で行っていた二つのアプリケーション間の情報共有やデータ転記を自動化できます。
例えば、Wrikeでタスクが作成された際に、そのタスク名でBoxに自動でフォルダを作成する、といった連携が可能です。
これにより、手作業による時間的コストやヒューマンエラーを削減できます。

ここでは具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!

Wrikeでタスクが作成されたら、Boxにフォルダを作成する

Wrikeで新しいタスクが作成されるたびに、そのタスク情報をもとにしてBox内に対応するフォルダを自動で作成します。

プロジェクト開始時のフォルダ作成の手間を減らし、関連資料を迅速かつ正確に整理・保管できる体制を整えることが可能です。

手作業によるフォルダ名の不統一や作成漏れを防ぎつつ、管理効率向上が期待できますね!


■概要

Wrikeでプロジェクトのタスクを管理し、関連資料をBoxで保管する運用は便利ですが、タスクが発生するたびに手動でBoxにフォルダを作成するのは手間がかかり、作成漏れや命名ミスの原因にもなりかねません。

このワークフローは、WrikeとBoxの連携を自動化するものです。Wrikeで新しいタスクが作成されると、その情報に基づいてBox内に自動でフォルダが生成されるため、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Wrikeでのタスク管理とBoxでのファイル保管を行っており、両アプリ間の手作業に課題を感じている方
  • WrikeとBoxを連携させ、タスクと資料の管理を一元化し、業務効率を向上させたいと考えている方
  • プロジェクトごとのフォルダ作成ルールを自動化によって徹底し、管理の属人化を防ぎたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • Wrikeでタスクを作成するだけでBoxにフォルダが自動生成されるため、これまでフォルダ作成に費やしていた時間を短縮できます
  • 手動でのフォルダ作成時に起こりうる命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます

■フローボットの流れ

  1. はじめに、WrikeとBoxをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
  3. 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Wrikeのタスク情報をもとにフォルダが作成されるようにします

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Boxでフォルダを作成するアクションを設定する際に、どのフォルダ配下に作成するか、作成先の親フォルダを任意で指定してください
  • 作成するフォルダ名は、トリガーで取得したWrikeのタスクタイトルなどの動的な情報を用いて、任意の命名規則で設定することが可能です

■注意事項

  • WrikeとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

Wrikeで特定条件に合うタスクが作成されたら、Boxにフォルダを作成する

Wrikeで作成されたタスクの中から、「特定のプロジェクト」や「特定の担当者」が割り当てられたタスクなど、あらかじめ設定した条件に合致するものだけを対象に、Boxへフォルダを自動作成します。

特定の条件で処理を分岐させる設定を含んでいるため、本当に必要な情報に関するフォルダのみを生成することで、Box内が不要なフォルダで煩雑になるのを防ぎ、よりクリーンで管理しやすいストレージ環境を維持できます。


■概要

Wrikeでタスクを管理し、関連資料をBoxで保管している場合、タスクごとにフォルダを手作業で作成するのは手間がかかるのではないでしょうか。この作業はタスクが増えるにつれて負担となり、フォルダの作成漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Wrikeで特定の条件を満たすタスクが作成されると、自動でBoxに指定のフォルダを作成するため、WrikeとBoxを連携させたファイル管理の課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Wrikeでのタスク作成後、Boxへのフォルダ作成を手作業で行っている方
  • WrikeとBoxを連携させ、プロジェクトのファイル管理を効率化したいと考えている方
  • 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の不統一をなくしたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • Wrikeでのタスク作成をトリガーにBoxへ自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の精度を高めます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、WrikeとBoxをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
  4. 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成」アクションで任意のフォルダを作成するよう設定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 分岐機能では、Wrikeで作成されたタスクのタイトルやステータスなど、特定の条件に合致した場合にのみフォルダが作成されるよう任意で設定してください。
  • Boxでフォルダを作成するアクションでは、作成先の親フォルダや、作成するフォルダ名を任意で設定してください。タスク名などの動的な値も利用可能です。

■注意事項

  • WrikeとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

WrikeとBoxの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にWrikeとBoxを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでWrikeとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「Wrikeでタスクが作成されたら、Boxにフォルダを作成する」フローを作成していきます!
作成の流れは大きく分けて以下です。

  • WrikeとBoxをマイアプリ連携
  • 該当のテンプレートをコピー
  • Wrikeのトリガー設定およびBoxのアクション設定
  • トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

■概要

Wrikeでプロジェクトのタスクを管理し、関連資料をBoxで保管する運用は便利ですが、タスクが発生するたびに手動でBoxにフォルダを作成するのは手間がかかり、作成漏れや命名ミスの原因にもなりかねません。

このワークフローは、WrikeとBoxの連携を自動化するものです。Wrikeで新しいタスクが作成されると、その情報に基づいてBox内に自動でフォルダが生成されるため、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Wrikeでのタスク管理とBoxでのファイル保管を行っており、両アプリ間の手作業に課題を感じている方
  • WrikeとBoxを連携させ、タスクと資料の管理を一元化し、業務効率を向上させたいと考えている方
  • プロジェクトごとのフォルダ作成ルールを自動化によって徹底し、管理の属人化を防ぎたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • Wrikeでタスクを作成するだけでBoxにフォルダが自動生成されるため、これまでフォルダ作成に費やしていた時間を短縮できます
  • 手動でのフォルダ作成時に起こりうる命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます

■フローボットの流れ

  1. はじめに、WrikeとBoxをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
  3. 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Wrikeのタスク情報をもとにフォルダが作成されるようにします

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Boxでフォルダを作成するアクションを設定する際に、どのフォルダ配下に作成するか、作成先の親フォルダを任意で指定してください
  • 作成するフォルダ名は、トリガーで取得したWrikeのタスクタイトルなどの動的な情報を用いて、任意の命名規則で設定することが可能です

■注意事項

  • WrikeとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

ステップ1:WrikeとBoxのマイアプリ連携

Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。

検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。

Wrike

Wrikeのアプリを検索するとログインページが表示されるので「メールアドレス」か「会社ID」を入力します。

「パスワード」を入力したら「ログイン」ボタンを押しましょう!
これでWrikeの連携が完了です!

__wf_reserved_inherit

Box

Boxのアプリを検索するとログイン画面が表示されるので「メールアドレス」と「パスワード」を入力します。

ログインするとアクセス許可の画面が表示されます。
内容を確認して「Boxへのアクセスを許可する」を押すと、連携完了です!

ステップ2:テンプレートをコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーします。

  1. 下のバナーの「試してみる」を押す。
  2. 移行したページの「このテンプレートを試す」を押す。
  3. Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。
    ※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。

■概要

Wrikeでプロジェクトのタスクを管理し、関連資料をBoxで保管する運用は便利ですが、タスクが発生するたびに手動でBoxにフォルダを作成するのは手間がかかり、作成漏れや命名ミスの原因にもなりかねません。

このワークフローは、WrikeとBoxの連携を自動化するものです。Wrikeで新しいタスクが作成されると、その情報に基づいてBox内に自動でフォルダが生成されるため、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Wrikeでのタスク管理とBoxでのファイル保管を行っており、両アプリ間の手作業に課題を感じている方
  • WrikeとBoxを連携させ、タスクと資料の管理を一元化し、業務効率を向上させたいと考えている方
  • プロジェクトごとのフォルダ作成ルールを自動化によって徹底し、管理の属人化を防ぎたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • Wrikeでタスクを作成するだけでBoxにフォルダが自動生成されるため、これまでフォルダ作成に費やしていた時間を短縮できます
  • 手動でのフォルダ作成時に起こりうる命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます

■フローボットの流れ

  1. はじめに、WrikeとBoxをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
  3. 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Wrikeのタスク情報をもとにフォルダが作成されるようにします

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Boxでフォルダを作成するアクションを設定する際に、どのフォルダ配下に作成するか、作成先の親フォルダを任意で指定してください
  • 作成するフォルダ名は、トリガーで取得したWrikeのタスクタイトルなどの動的な情報を用いて、任意の命名規則で設定することが可能です

■注意事項

  • WrikeとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。

ステップ3:Wrikeのトリガー設定

  1. コピーしたテンプレートを開く

左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
(※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合のみ「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開してください!)

  1. アプリトリガー(Wrike)を開く

「タスクが作成されたら」をクリックします。

  1. 連携アカウントとアクションを選択する

必要箇所を入力していきます。
「タイトル」:必要に応じて変更可能です。わかりやすい名前に修正してもOKです。
「Wrikeと連携するアカウント情報」:ステップ1で連携したアカウントが表示されています。
「トリガーアクション」:デフォルトで「タスクが作成されたら」が選択されているので、変更せずにそのままにしましょう。

  1. アプリトリガーのAPI接続設定をする

「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
Wrikeにタスクが登録されたら早めにトリガーを起動したい場合は、一番短い間隔で設定しましょう!
プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。

選択が完了したら、テスト用にWrikeへタスクを作成します。
下記赤枠が今回テスト用に作ったタスクです!
ここで作成するタスクはテスト用なので、架空の情報(「テスト株式会社」や「テスト太郎」など)でOKです。

テスト用のタスク作成が完了したら、Yoom画面に戻り「テスト」ボタンを押してください。
テストに成功し、「取得した値」として下記のようにWrikeで作成したタスクの情報が反映していればOKです。
ここで取得したアウトプットは、次のステップでBoxのフォルダを作成する際に活用されます!
※アウトプットについての詳しい説明はこちらをご確認ください。

確認できたら「保存する」をクリックしましょう!

ステップ4:Boxにフォルダ作成する設定

  1. Boxアプリを開く

「フォルダを作成する」をクリックします。

  1. 連携アカウントとアクションを選択する

タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。

  1. APIの接続設定をする

作成するフォルダの名前を決めていきます。
「フォルダ名」はステップ3で取得した値を活用することで、他のフォルダ名と重複することを避けることができます!
なお、アウトプットを活用せず手入力すると毎回同じフォルダが作成されてしまうため注意が必要です。

【取得した値の活用方法】

  • 入力欄をクリックして「取得した値」を表示
  • 「タスクが作成されたら」をクリック
  • 「タイトル」を選択
    ※今回はタイトルをフォルダ名と設定しましたが、運用する状況に合わせてカスタマイズしてください。

次に、「親フォルダのコンテンツID」を入力します。
コンテンツIDの確認方法は下記の通りです。

まずは、Boxにログインし新しいフォルダを作成したい親フォルダを作成します。
今回は下記のような「テスト」という親フォルダを作成しました!

親フォルダをタップすると、そのページのURLがブラウザの上部に表示されます。
下記赤線で記した部分がコンテンツIDなのでこちらをコピーしましょう。

Yoom画面に戻り、親フォルダのコンテンツID欄に先ほどコピーしたものを貼り付けてください。

入力が完了したら、「テスト」を押しましょう。

テストに成功すると、Box内に先ほど設定したフォルダ名で新しいフォルダが作成されているはずなので確認しましょう。
下記赤枠のようにフォルダが作成されていればOKです!
確認できたら、Yoom画面に戻り「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:トリガーをONにして動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか動作確認をしましょう。
設定、お疲れ様でした!

以上が、Weikeにタスクが作成されたら、Boxにフォルダを作成する連携手順になります。

BoxのデータをWrikeに連携したい場合

今回はWrikeからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからWrikeへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより双方向の業務自動化を実現でき、さらなる効率化を図ることが可能です!

Boxにファイルが格納されたら、Wrikeにタスクを作成する

この連携は、Boxの情報を直接Wrikeに連携するシンプルな構成で、ファイルのアップロードからタスクの起票までをシームレスに繋げることができます。

対応漏れや確認の遅延を防ぎ、チーム内の情報共有を円滑になるはずです!


■概要

Boxに新しいファイルが追加されるたびに、内容を確認してWrikeで手動でタスクを作成する作業は、時間もかかり見落としのリスクも伴います。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されました。Boxへのファイル格納をトリガーに、Wrikeへ自動でタスクを作成することで、WrikeとBox間の連携をスムーズにし、手作業による手間やミスを削減します。これにより、重要なファイルの見落としを防ぎ、迅速な対応が可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

  • BoxとWrikeを活用し、ファイルに基づいたタスク管理を手作業で行っている方
  • Boxへのファイル追加を迅速に検知し、Wrikeでのタスク作成を自動化したい方
  • チーム内のファイル共有からタスク割り当てまでのプロセスを効率化したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • Boxへのファイルアップロードを起点にWrikeへタスクが自動作成されるため、手動での確認や入力作業にかかる時間を短縮できます
  • 手作業によるタスクの作成漏れや、ファイルの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます

■フローボットの流れ

  1. はじめに、BoxとWrikeをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視したいフォルダを指定します
  3. 最後に、オペレーションでWrikeを選択し、「タスクを作成」アクションを設定します。ここで、Boxから取得したファイル名などをタスクのタイトルや説明に含めるように設定します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Wrikeでタスクを作成する際、タスクのタイトルや説明文にBoxから取得したファイル名やアップロード日時などの情報を動的に設定できます
  • 作成されるタスクの担当者や期限、格納先のフォルダやプロジェクトなどを、運用に合わせて任意で指定することが可能です

■注意事項

  • BoxとWrikeのそれぞれとYoomを連携してください。

Boxで特定条件に合うファイルが格納されたら、Wrikeにタスクを作成する

Boxに格納されたファイルの中から、ファイル名に「契約書」や「請求書」といった特定のキーワードが含まれるものや、特定のフォルダにアップロードされたものだけを抽出し、Wrikeにタスクを自動作成します。

特定の条件で処理を分岐させる設定を含むため、重要度の高いファイルに関するタスクのみを自動で起票し、不要な通知を削減できます。

注力すべき業務に集中できる環境が整うことが期待できますね!


■概要

プロジェクト管理にWrike、ファイルストレージにBoxを活用しているものの、Boxへのファイルアップロード後に手動でWrikeのタスクを作成する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、漏れや遅延の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、WrikeとBoxの連携が自動化され、Boxに特定のファイルが格納されると自動でWrikeにタスクが作成されます。これにより、タスク起票の工数を削減し、重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • WrikeとBoxを併用しており、ファイルをもとにしたタスク作成を手作業で行っている方
  • Wrikeでのタスク起票漏れを防ぎ、プロジェクト管理をより円滑にしたいと考えている方
  • WrikeとBoxの連携自動化により、チームの定型業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Boxへのファイル格納をトリガーにWrikeのタスクが自動作成されるため、これまで手作業で行っていたタスク起票の時間を削減できます
  • 手動でのタスク作成時に発生しがちな起票漏れや内容の転記ミスを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

  1. はじめに、BoxとWrikeのアカウントをYoomに連携します
  2. トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定します。ここでタスク作成のきっかけとしたいBox上のフォルダを指定してください
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定します。ファイル名やファイル形式など、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定が可能です
  4. 最後に、オペレーションでWrikeを選択し、「タスクを作成」アクションを設定します。ここで作成するタスクのタイトルや担当者、期限などを指定します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 分岐機能の設定では、「ファイル名に『請求書』が含まれていたら」といったように、後続のタスク作成処理を実行する条件を柔軟に設定できます
  • Wrikeで作成するタスクの内容は、Boxから取得したファイル名などを活用して、タイトルや説明文を動的に生成することが可能です。また、担当者や期限なども任意で設定してください

■注意事項

  • BoxとWrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

WrikeやBoxを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、WrikeやBoxのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください!

Wrikeを使った便利な自動化例

タスクの登録や完了をトリガーに、ビジネスチャットツールへの通知、カレンダーへの予定登録、顧客対応ツールのステータス更新などを自動で行います。
また、別の開発ツールや表計算ソフトからの情報を、タスクとして自動登録することで、複数のツール間での情報連携をスムーズにし、プロジェクト管理を効率化できそうです。


■概要

Googleスプレッドシートで行が追加されたらWrikeにタスクを作成するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Google スプレッドシートを業務に活用する方

・情報の一元管理として活用している方

・チーム内でシートを共有して情報伝達の効率化を図りたい方

2.Wrikeを活用してタスク管理をしている方

・プロジェクトの詳細タスクを管理して進捗の可視化を行う方

■このテンプレートを使うメリット

Wrikeはプロジェクトに関連するタスクの管理に活用できるツールです。
しかしGoogle スプレッドシートでもタスクを管理している場合手動でWrikeにタスクを追加するのは、効率的とは言えません。

手入力による登録を省いて効率的な情報共有を行いたいと考える方にこのフローは有益です。
このフローを活用することで、Google スプレッドシートで登録された情報を感知して自動でタスクの登録を完了し、手作業による手間を省きます。
自動でタスクを作成することで、どちらのツールを確認しても最新の情報を効率的に得ることができ、業務進行を円滑化します。

■注意事項

・Google スプレッドシート、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。


■概要

GitHubで新しいIssueが作成されるたびに、Wrikeへ手動でタスクを登録する作業に時間を取られていませんか。こうした手作業は、対応漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、GitHubでのIssue作成をトリガーとして、Wrikeへ自動でタスクを作成できるため、開発チームとプロジェクト管理の連携をスムーズにし、重要なタスクの見落としを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • GitHubのIssue管理とWrikeのタスク管理を手作業で連携させている開発担当者の方
  • 開発チームのタスク進捗をWrikeで一元管理したいプロジェクトマネージャーの方
  • GitHubとWrike間の情報連携を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • GitHubでのIssue作成時にWrikeへ自動でタスクが登録されるため、手作業での情報入力に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業による情報の転記が不要になることで、タスクの登録漏れや内容の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GitHubとWrikeをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGitHubを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでWrikeの「タスクを作成」アクションを設定し、GitHubから取得したIssueの情報を紐付けます。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Wrikeでタスクを作成するオペレーションにて、タスクを登録するフォルダやスペースを任意で設定してください。
  • タスクのタイトルや説明文には、トリガーのGitHubから取得したIssueの件名や本文などの情報を、変数として埋め込む設定が可能です。

■注意事項

  • GitHub、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Wrikeでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Zendeskを活用して顧客サポートを行う企業

・チケットでタスク管理し進捗状況の管理を行う方

・顧客情報の一元管理を行う方

2.Wrikeを活用してプロジェクト管理を行う方

・プロジェクトの一連の流れを可視化し、チームの連携を強化している方

・階層構造でのタスク管理を行う方

■このテンプレートを使うメリット

Zendeskは顧客サポートに関する情報を一元管理することで、業務の効率化を図ることのできるツールです。
Wrikeで管理するタスクと情報を関連づけることで、より顧客対応の速度を加速させることができます。
しかし、Wrikeで完了したタスクをZendeskに毎回手動で反映させるのは手間がかかり、貴重な時間を浪費することになります。

このフローを使用することでWrikeでのタスク完了を自動でZendeskに反映し、手作業の手間を省き作業にかかる時間を短縮します。
タスク完了が即座にZendeskに反映されることでチームへの情報共有も素早くでき、業務の効率化につながります。

■注意事項

・ Zendesk、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。

・ Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。


■概要

Wrikeで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Wrikeを利用して業務を進めている方

・タスク管理をWrikeで行っている方

・Wrikeでプロジェクト管理を行うマネージャー層の方


2. スケジュールの共有でGoogleカレンダーを利用している方

・タスクの期日の共有をGoogleカレンダーで行っているチーム

・メンバーのスケジュールをGoogleカレンダーで管理している方


■このテンプレートを使うメリット

Googleカレンダーはリモートワークのメンバーとも手軽にスケジュールの共有ができるのがメリットです。
しかし、Googleカレンダーへの登録漏れがあるとメンバー間の認識に齟齬が発生する場合もあり、タスク見落としのリスクがあります。

このフローでは、Wrikeで登録されたタスクの期日を自動でGoogleカレンダーに登録するため、Googleカレンダーへの登録漏れを防止することができます。
Googleカレンダーへの手動作業におけるヒューマンエラーを防止することで、スケジュールの信頼性が向上し、プロジェクト管理の正確性を高めることが可能です。

また、タスクの対応漏れの心配も無くなるため、業務を効率的に進めることができます。

■注意事項

・Wrike、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。


■概要

Wrikeにタスクが登録されたらSlackに通知するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Wrikeでタスク管理しSlackでコミュニケーションを行っている部署

・タスクの発生をSlack上でスピーディーに共有して迅速な対応を促したい方

・WrikeとSlackの情報連携を強化してプロジェクト管理におけるコミュニケーションを円滑化したい方

2.Wrikeを主に利用するプロジェクトマネージャー

・Slackの気軽にコミュニケーションできる環境を通してタスクに関する情報共有をスムーズに行いたい方

・チームメンバー全員がタスクの進捗状況を把握できるようにしたい方

3.Slackを主に利用するチームメンバー

・Wrikeで登録されたタスクをSlack上で確認したい方

・WrikeとSlackを連携することで情報共有の効率化を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

Wrikeはプロジェクト管理に役立つツールです。
しかしながら、Slackと併用する場合においてタスク登録のたびに情報を手動でSlack通知するのはミスも起こりやすいです。

このフローを使用することで、Wrikeでタスクが登録されると自動的にSlackへタスク内容を通知します。
これにより、プロジェクトメンバーはWrikeとSlackの両方を見る必要がなくなり常に最新の情報に把握することができます。
また、手動転記の手間と人的なミスを軽減することで業務効率の向上を図ることができます。

■注意事項

・Wrike、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

Boxを使った便利な自動化例

ファイルがアップロードされたり、特定のタイミングをトリガーに、他のオンラインストレージへのファイル連携や、フォルダの自動作成を行います。
また、顧客管理ツールや電子署名サービスなど、外部のビジネスツールからの情報をもとに、オンラインストレージに自動でフォルダを作成したり、ファイルを格納したりすることで、情報共有とファイル管理の効率を向上させられそうです。


■概要

Apolloで新規コンタクトを登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手作業で作成していませんか?この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、作成漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Apolloへのコンタクト登録をトリガーに、Boxへ自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務から解放され、より重要なタスクに集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • ApolloとBoxを連携して顧客管理を行っており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
  • 営業活動におけるリードやコンタクト情報の管理を効率化したいと考えているチームリーダーの方
  • 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の不統一といったミスを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Apolloにコンタクトが追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
  • 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、ApolloとBoxをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでApolloを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、Boxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したコンタクト情報を基にフォルダが作成されるようにします。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Boxでフォルダを作成する際に、どの親フォルダ配下に作成するかを任意に設定してください。例えば、「顧客管理フォルダ」など、特定の場所に集約できます。
  • 作成されるフォルダの名称は、Apolloから取得した「会社名」や「コンタクト名」などを組み合わせて自由に設定することが可能です。

■注意事項

  • Apollo、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。

BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。

■このテンプレートをおすすめする方

1.BoxとOneDriveをそれぞれ利用されている方
2.BoxとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方
3.BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納する業務がある方

■このテンプレートを使うメリット

・Boxにファイルを入れば、自動でOneDriveにもファイルがアップロードできるので、どちらのツールにもファイルをアップする手間を削減できます。
・自動でファイルをアップロードするので、漏れやミスを削減できます。

■注意事項

・Box、OneDriveそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。

・BoxのフォルダIDやOneDriveの格納先のフォルダの設定は自由に変更してご利用ください。


■概要

DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。


◼️概要

SalesforceとBoxをAPIで連携し、Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載するフ

ローボットです。

フォルダ名は取引先名で作成されるため、わざわざフォルダを手動で作成する必要がありません。

Boxで新たにフォルダを作成する親フォルダのIDを変更してご利用ください。

◼️注意事項

・Box、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。


■概要

毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Boxで定期的にフォルダを作成しており、手作業での対応に手間を感じている方
  • 毎月の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
  • 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名規則の間違いといったミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • 指定した日時に自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務に充てることができます。
  • 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、BoxをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎月フォルダを作成したい日時を設定します。
  3. 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成したいフォルダ名や保存先のフォルダを指定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動させたい日時を任意で設定してください。例えば、「毎月1日の午前9時」や「毎週月曜日の午前8時」など、業務に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。

注意事項

  • BoxとYoomを連携してください。

まとめ

WrikeとBoxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたWrikeのタスク作成に伴うBoxのフォルダ作成といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、プロジェクト開始時の煩雑な準備作業から解放されることで、より迅速に本質的な業務に着手できる環境が整うはずです。
また、プロジェクト全体の進行スピードと正確性も向上するでしょう。

今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
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この記事を書いた人
Megu Chisaka
Megu Chisaka
メガバンクや市役所など、10年間事務職として勤務してきました。経費事務や日程調整など、日々の「ちょっとした手間」に直面した経験から、Yoomを活用した事務作業を少しでも楽にするアイデアや具体的な活用法を発信しています。
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