BoxにアップロードされたファイルがOneDriveに自動で反映されることで、複数プラットフォームでのファイル共有がスムーズに行えます。特に、社内での利用がBox、社外との連携がOneDriveといったケースで有効です。
こうした連携により、手動によるファイル移動の手間が大幅に省かれ、どちらのプラットフォームでも最新の情報を保てるようになるでしょう。営業担当者がBoxへ営業資料をアップロードすれば、OneDriveを利用する取引先もすぐに確認できるため、商談の進行が迅速化し、信頼関係の構築がより円滑に行えることが期待できます。さらに、重複作業を削減し、全体的な業務効率が向上も期待できます。
BoxとOneDriveが連携することで、異なるプラットフォームを使うチーム間のファイル共有が容易になります。例えば、社内ではBoxでプロジェクト管理を行い、取引先やフリーランスのパートナーとはOneDriveで情報共有を進めたい場合、Boxで更新したファイルが即座にOneDriveに反映されるため、個別対応が不要になるでしょう。
会議や共同作業の際に複数のメンバーが同じ資料を閲覧でき、リアルタイムのコミュニケーションの促進が期待できます。こうして、全メンバーが常に最新の情報にアクセスできるため、タスクの進行もスムーズに進み、チーム全体の生産性が向上につながります。
Boxで保存された重要なファイルをOneDriveにも自動的にバックアップすることで、災害や障害時におけるリスク管理が強化されます。例えば、契約書や財務資料がBoxで管理されている場合、OneDriveに二重でバックアップを取ることで、どちらかのシステムがダウンしても重要なデータが失われる心配がありません。
さらに、重要な資料に変更が加えられた場合にも、両プラットフォームで情報が整合されているため、常に最新のデータが管理されます。これにより、業務継続性が高まり、企業全体のデータセキュリティが向上が期待できます。
次に、BoxとOneDriveを連携すると自動化できる業務の例について見ていきましょう。
Boxに保存されたファイルを、自動的にOneDriveに同期するよう設定できます。
これにより、それぞれのツールでアップロードやダウンロードをする手間が省けるとともに、最新のファイルを常にアクセス可能な状態に保てます。
例えば、契約書がBoxにアップロードされると、すぐにOneDriveへ反映されるような設定が可能です。
重要なファイルに対しては、Boxのファイルを定期的にOneDriveへバックアップする自動バックアップ機能の設定によりデータの喪失を防ぐことが可能です。
例えば、Boxで管理している毎日の業務報告書を、OneDriveに自動的にバックアップすることで、安全性を確保することができます。
ファイルの変更や更新の際に通知を自動で送るよう設定をすることで、情報把握をリアルタイムに行うことができます。
例えば、プロジェクトの進捗状況をスムーズに共有するために、Boxで更新されたファイルがOneDriveに同期されるとチームメンバーに通知が届くように設定することなどが可能です。
それでは、実際に、BoxとOneDriveの連携によって自動化できる業務フローの作り方について詳しくお伝えします。
ノーコードツール「Yoom」を利用することで、プログラミングの専門知識などがなくても、業務フローを簡単に自動化できます。
今回は、例として、「Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードする」業務フローの作り方をご紹介します。
バックアップを残しておきたい場合や、BoxとOneDriveのどちらか片方しか利用できない関係者がいる場合など、BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納するためにご利用いただけます。
以下にテンプレートもありますので、必要に応じて参考にしてみてください。
Yoomアカウントをお持ちでない場合、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
※Yoomの基本的な操作については、初めてのYoomをご参照ください。
1.まず、Yoomにログインして左メニューにある「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧より、「Box」と「OneDrive」をそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※「Box」の連携において、下図の注意が表示されます。「Boxのアクセスを許可」を選んでください。
3.プロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。
4.「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。
5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。
6.アプリ一覧から「Box」を選択します。
7.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・アプリトリガーのタイトル：任意で設定してください。（例：「フォルダにファイルがアップロードされたら」）
・boxと連携するアカウント情報：任意のアカウントを設定してください。
・トリガーアクション：「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択してください。
8.「次へ」をクリックします。
9.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
コンテンツID：Boxで該当のフォルダを開き、URLの最後の数字列を参照してください。
10.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
11.「アプリトリガーのAPI接続設定」の続きです。
テスト用のファイルを実際にBoxへアップロードしてから「テスト」をクリックしてください。
12.テストが成功したら「保存する」をクリックしてください。
13.ステップ2で作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。
14.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。
15.アプリ一覧から「Box」を選択します。
16.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定してください。（例：「ファイルをダウンロードする」）
・Boxと連携するアカウント情報：任意で選択してください。
・アクション：「ファイルをダウンロード」を選択してください。
17.「次へ」をクリックします。
18.API接続設定をします。
・コンテンツID：Boxで該当のフォルダを開き、URLの最後の数字列を参照してください。
※ステップ2-手順11のテストにおけるアウトプットより「コンテンツID」を参照可能です。
19.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
20.ステップ3で作成したオペレーションの下にある「+」ボタンをクリックします。
21.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。
22.アプリ一覧から「OneDrive」を選択します。
23.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定してください。（例：「ファイルをアップロードする」）
・OneDriveと連携するアカウント情報：任意で選択してください。
・アクション：「ファイルをアップロード」を選択してください。
24.「次へ」をクリックします。
25.API接続設定をします。
・ドライブID：候補から選択してください。（OneDrive上では取得できない識別子です。）
・格納先フォルダ名：候補から選択してください。
※候補に該当のフォルダ名が無い場合、直接入力してください。
・格納先フォルダのアイテムID：候補から選択してください。
※上記の「格納先フォルダ名」を入力すれば候補が変更されます。
・ファイル名：任意で設定してください。
※ステップ2-手順11のテストにおけるアウトプットより「ファイル名」を参照可能です。
・ファイルの添付方法：「アウトプットを使用する」、「ダウンロードしたファイル」を選んでください。
※ステップ3-手順19のテストにおけるアウトプットが参照されます。
26.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、「BoxにアップロードされたファイルをOneDriveにも連携する」フローの完成となります。
Yoomを活用することで、BoxとOneDriveの間でファイルのアップロードやダウンロードを行う以外にも、他のツールから得たファイルをBoxやOneDriveに保存したり、データを元にファイルを作成してBoxやOneDriveに保存することも可能です。
ここではいくつか、BoxやOneDriveを使用した自動化の例を紹介します。
添付ファイルを自動で Boxに格納します。間に指定した人への確認のアクションがあるので、必要なファイルを選別して格納可能です。
ファイルのアップロードを自動で通知します。担当者間での情報共有をスムーズにできそうです。
ミーティング終了後にBoxにフォルダを作成しダウンロードファイルを自動で格納します。会議終了後の資料を確実に格納できます。
こちらのフローでは自動でファイルの格納をすることで、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
手作業によるダウンロード・アップロードを省くことで、業務効率化が期待できそうです。
BoxとOneDriveはそれぞれが便利なクラウドストレージサービスですが、連携することでファイル管理の効率化やコラボレーション強化につながり、業務全体の能率向上が期待できます。Yoomをうまく活用して、業務フローの連携と自動化を行い、より効率的なファイル管理システムを構築していきましょう。
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