2024/07/05
アプリ同士の連携方法

【複雑なコード不要!】BoxとOneDriveを連携してファイル管理を効率化!

e.koyama

目次

BoxとOneDriveを連携するメリット

BoxとOneDriveの2つは、どちらもデータ保存を行うことができるクラウドストレージサービスであり、世界中で広く利用されています。
取引先との兼ね合いなどの理由によって、2つのツールを併用している場合もあるかと思いますが、これらを利用する際、ファイルの管理を個別に手作業で行っていませんか?
2つのツールを連携することができれば、以下のメリットがあります。

メリット1:ファイル管理が効率的に行える

BoxとOneDriveを連携することで、2つのプラットフォーム間におけるファイルの移動や共有をスムーズに行えます。
例えば、社内での情報共有はBoxで行っていて、取引先への資料提示はOneDriveが必要という場合でも、あらかじめ2つのツールを連携してファイルやフォルダの管理設定をしておけば、簡単に取引先に資料を共有することが可能です。

メリット2:コラボレーションが強化される

BoxとOneDriveを連携し併用することは、チーム内で共同作業を効率化することにもつながります。
例えば、Boxで保管し共有しているファイルを、OneDriveにもアップロードしたうえでミーティングの場でリアルタイムに編集を行うことなどが可能であり、これによりプロジェクトチーム全体の作業効率の向上が期待できます。

BoxとOneDriveを連携するとできる業務自動化例

次に、BoxとOneDriveを連携すると自動化できる業務の例について見ていきましょう。

例1:ファイルの自動同期

Boxに保存されたファイルを、自動的にOneDriveに同期するよう設定できます。
これにより、それぞれのツールでアップロードやダウンロードをする手間が省けるとともに、最新のファイルを常にアクセス可能な状態に保てます。
例えば、契約書がBoxにアップロードされると、すぐにOneDriveへ反映されるような設定が可能です。

例2:自動バックアップ

重要なファイルに対しては、Boxのファイルを定期的にOneDriveへバックアップする自動バックアップ機能の設定によりデータの喪失を防ぐことが可能です。
例えば、Boxで管理している毎日の業務報告書を、OneDriveに自動的にバックアップすることで、安全性を確保することができます。

例3:通知システムの構築

ファイルの変更や更新の際に通知を自動で送るよう設定をすることで、情報把握をリアルタイムに行うことができます。
例えば、プロジェクトの進捗状況をスムーズに共有するために、Boxで更新されたファイルがOneDriveに同期されるとチームメンバーに通知が届くように設定することなどが可能です。

BoxとOneDriveの連携フローの作り方

それでは、実際に、BoxとOneDriveの連携によって自動化できる業務フローの作り方について詳しくお伝えします。
ノーコードツール「Yoom」を利用することで、プログラミングの専門知識などがなくても、業務フローを簡単に自動化できます。
今回は、例として、「Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードする」業務フローの作り方をご紹介します。
バックアップを残しておきたい場合や、BoxとOneDriveのどちらか片方しか利用できない関係者がいる場合など、BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納するためにご利用いただけます。

以下にテンプレートもありますので、必要に応じて参考にしてみてください。

BoxにアップロードされたファイルをOneDriveにも連携する方法

はじめる前に

Yoomアカウントをお持ちでない場合、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
※Yoomの基本的な操作については、初めてのYoomをご参照ください。

ステップ1:BoxとOneDriveをマイアプリ連携

1.まず、Yoomにログインして左メニューにある「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧より、「Box」と「OneDrive」をそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
 ※「Box」の連携において、下図の注意が表示されます。「Boxのアクセスを許可」を選んでください。

ステップ2:Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら起動するトリガーを設定

3.プロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。

4.「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。

5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。

6.アプリ一覧から「Box」を選択します。

7.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。

 ・アプリトリガーのタイトル:任意で設定してください。(例:「フォルダにファイルがアップロードされたら」)

 ・boxと連携するアカウント情報:任意のアカウントを設定してください。

 ・トリガーアクション:「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択してください。

8.「次へ」をクリックします。

9.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
 コンテンツID:Boxで該当のフォルダを開き、URLの最後の数字列を参照してください。

10.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。

11.「アプリトリガーのAPI接続設定」の続きです。
 テスト用のファイルを実際にBoxへアップロードしてから「テスト」をクリックしてください。

12.テストが成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Boxからファイルをダウンロードするアクションを設定

13.ステップ2で作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。

14.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。

15.アプリ一覧から「Box」を選択します。

16.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。

 ・タイトル:任意で設定してください。(例:「ファイルをダウンロードする」)

 ・Boxと連携するアカウント情報:任意で選択してください。

 ・アクション:「ファイルをダウンロード」を選択してください。

17.「次へ」をクリックします。

18.API接続設定をします。

 ・コンテンツID:Boxで該当のフォルダを開き、URLの最後の数字列を参照してください。

 ※ステップ2-手順11のテストにおけるアウトプットより「コンテンツID」を参照可能です。

‍19.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:OneDriveへファイルをアップロードするアクションを設定

20.ステップ3で作成したオペレーションの下にある「+」ボタンをクリックします。

21.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。

22.アプリ一覧から「OneDrive」を選択します。

23.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。

 ・タイトル:任意で設定してください。(例:「ファイルをアップロードする」)

 ・OneDriveと連携するアカウント情報:任意で選択してください。

 ・アクション:「ファイルをアップロード」を選択してください。

24.「次へ」をクリックします。

25.API接続設定をします。

 ・ドライブID:候補から選択してください。(OneDrive上では取得できない識別子です。)

 ・格納先フォルダ名:候補から選択してください。

  ※候補に該当のフォルダ名が無い場合、直接入力してください。

 ・格納先フォルダのアイテムID:候補から選択してください。

  ※上記の「格納先フォルダ名」を入力すれば候補が変更されます。

 ・ファイル名:任意で設定してください。

  ※ステップ2-手順11のテストにおけるアウトプットより「ファイル名」を参照可能です。

 ・ファイルの添付方法:「アウトプットを使用する」、「ダウンロードしたファイル」を選んでください。

  ※ステップ3-手順19のテストにおけるアウトプットが参照されます。

26.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、「BoxにアップロードされたファイルをOneDriveにも連携する」フローの完成となります。

BoxとOneDriveの連携フロー応用編

Yoomを活用することで、BoxとOneDriveの間でファイルのアップロードやダウンロードを行う以外にも、他のツールから得たファイルをBoxやOneDriveに保存したり、データを元にファイルを作成してBoxやOneDriveに保存することも可能です。
例として、以下の通り、「メールに添付されたファイルをboxに格納」するテンプレートや、「請求書ファイルが承認されたら、OneDriveに格納する」テンプレートなどがあります。自動化したい業務フローに合わせて、ぜひ参考にしてみてください。また、これら以外にも、フォルダの作成やフォルダ内の情報の取得など、BoxとOneDriveに関する多くの業務フローを自動化することができます。

まとめ

BoxとOneDriveはそれぞれが便利なクラウドストレージサービスですが、連携することでファイル管理の効率化やコラボレーション強化につながり、業務全体の能率向上が期待できます。Yoomをうまく活用して、業務フローの連携と自動化を行い、より効率的なファイル管理システムを構築していきましょう。

この記事を書いた人
e.koyama
これまで経験した事務作業もYoomがあればもっと簡単だったのでは、と思いながらブログ記事を書いています。 ご紹介することで皆さんの業務効率化にお役立ちできれば幸いです。
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