BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
試してみる
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイルの管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に「Box」と「OneDrive」を併用している場合、手作業でファイルを移動させたり、二重でアップロードしたりする手間が発生し、更新漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、BoxにファイルがアップロードされるだけでOneDriveへの保存が自動で完了するため、ファイル管理の手間を減らし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとOneDriveを併用しており、手作業でのファイル転送に手間を感じている方
- チーム内でBoxとOneDriveをまたいでファイル共有をしており、同期漏れを防ぎたい方
- Boxへのファイルアップロードを起点として、OneDriveでのバックアップを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでOneDriveにも自動で保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるファイルの移動忘れや、アップロードするファイルを間違えるといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、ファイルの保存先フォルダやファイル名などを任意に設定することが可能です。
- 保存先のフォルダ名やファイル名には、固定のテキストを入力するだけでなく、Boxのトリガーから取得したファイル名などの情報を変数として設定することもできます。
■注意事項
- Box、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「ファイル管理、もっと効率よくできたらいいのに」と感じたことはありませんか？例えば、Boxにアップロードしたファイルを手動でOneDriveにも同期するのは、時間がかかり手間に感じることもありますよね。
でも、もしその作業を自動化できたら毎日の業務がもっとスムーズになるかもしれません。この記事では、BoxにアップロードされたファイルをOneDriveにも連携する方法を紹介します。ファイル管理を自動化して、業務効率をアップさせましょう！
このブログをおすすめする方
- BoxとOneDriveを併用し、効率的なファイル管理を目指したい企業
- チームや取引先とのファイル共有を円滑に進めたい方
- データの保護と安全性に配慮しバックアップを強化したい企業
- 煩雑なファイル管理から解放されたいバックオフィス担当者
- ノーコードで自動化フローを構築したい初心者ユーザー
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
試してみる
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイルの管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に「Box」と「OneDrive」を併用している場合、手作業でファイルを移動させたり、二重でアップロードしたりする手間が発生し、更新漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、BoxにファイルがアップロードされるだけでOneDriveへの保存が自動で完了するため、ファイル管理の手間を減らし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとOneDriveを併用しており、手作業でのファイル転送に手間を感じている方
- チーム内でBoxとOneDriveをまたいでファイル共有をしており、同期漏れを防ぎたい方
- Boxへのファイルアップロードを起点として、OneDriveでのバックアップを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでOneDriveにも自動で保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるファイルの移動忘れや、アップロードするファイルを間違えるといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、ファイルの保存先フォルダやファイル名などを任意に設定することが可能です。
- 保存先のフォルダ名やファイル名には、固定のテキストを入力するだけでなく、Boxのトリガーから取得したファイル名などの情報を変数として設定することもできます。
■注意事項
- Box、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
[Yoomとは]
BoxとOneDriveの連携フローの作り方
それでは、実際に、BoxとOneDriveの連携によって自動化できる業務フローの作り方について詳しくお伝えします。
ノーコードツール「Yoom」を利用することで、プログラミングの専門知識などがなくても、業務フローを簡単に自動化できます。
今回は、例として、「Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードする」業務フローの作り方をご紹介します。
バックアップを残しておきたい場合や、BoxとOneDriveのどちらか片方しか利用できない関係者がいる場合など、BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納するためにご利用いただけます。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveにも連携する方法
はじめる前に
Yoomアカウントをお持ちでない場合、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
※Yoomの基本的な操作については、初めてのYoomをご参照ください。
ステップ1：BoxとOneDriveをマイアプリ連携
1.まず、Yoomにログインして左メニューにある「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧より、「Box」と「OneDrive」をそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※「Box」の連携において、下図の注意が表示されます。「Boxのアクセスを許可」を選んでください。
3.マイアプリ連携が完了したら、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
試してみる
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイルの管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に「Box」と「OneDrive」を併用している場合、手作業でファイルを移動させたり、二重でアップロードしたりする手間が発生し、更新漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、BoxにファイルがアップロードされるだけでOneDriveへの保存が自動で完了するため、ファイル管理の手間を減らし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとOneDriveを併用しており、手作業でのファイル転送に手間を感じている方
- チーム内でBoxとOneDriveをまたいでファイル共有をしており、同期漏れを防ぎたい方
- Boxへのファイルアップロードを起点として、OneDriveでのバックアップを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでOneDriveにも自動で保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるファイルの移動忘れや、アップロードするファイルを間違えるといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、ファイルの保存先フォルダやファイル名などを任意に設定することが可能です。
- 保存先のフォルダ名やファイル名には、固定のテキストを入力するだけでなく、Boxのトリガーから取得したファイル名などの情報を変数として設定することもできます。
■注意事項
- Box、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ2：Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら起動するトリガーを設定
.プロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。
.「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。
.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。
4.アプリ一覧から「Box」を選択します。
.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・アプリトリガーのタイトル：任意で設定してください。（例：「フォルダにファイルがアップロードされたら」）
・boxと連携するアカウント情報：任意のアカウントを設定してください。
・トリガーアクション：「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択してください。
.「次へ」をクリックします。
.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
コンテンツID：Boxで該当のフォルダを開き、URLの最後の数字列を参照してください。
.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
.「アプリトリガーのAPI接続設定」の続きです。
テスト用のファイルを実際にBoxへアップロードしてから「テスト」をクリックしてください。
.テストが成功したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ3：Boxからファイルをダウンロードするアクションを設定
1.ステップ2で作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。
.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。
.アプリ一覧から「Box」を選択します。
.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定してください。（例：「ファイルをダウンロードする」）
・Boxと連携するアカウント情報：任意で選択してください。
・アクション：「ファイルをダウンロード」を選択してください。
.「次へ」をクリックします。
.API接続設定をします。
・コンテンツID：Boxで該当のフォルダを開き、URLの最後の数字列を参照してください。
※ステップ2-手順11のテストにおけるアウトプットより「コンテンツID」を参照可能です。
7.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ4：OneDriveへファイルをアップロードするアクションを設定
.ステップ3で作成したオペレーションの下にある「+」ボタンをクリックします。
2.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。
3.アプリ一覧から「OneDrive」を選択します。
.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定してください。（例：「ファイルをアップロードする」）
・OneDriveと連携するアカウント情報：任意で選択してください。
・アクション：「ファイルをアップロード」を選択してください。
.「次へ」をクリックします。
.API接続設定をします。
・ドライブID：候補から選択してください。（OneDrive上では取得できない識別子です。）
・格納先フォルダ名：候補から選択してください。
※候補に該当のフォルダ名が無い場合、直接入力してください。
・格納先フォルダのアイテムID：候補から選択してください。
※上記の「格納先フォルダ名」を入力すれば候補が変更されます。
・ファイル名：任意で設定してください。
※ステップ2-手順11のテストにおけるアウトプットより「ファイル名」を参照可能です。
・ファイルの添付方法：「アウトプットを使用する」、「ダウンロードしたファイル」を選んでください。
※ステップ3-手順19のテストにおけるアウトプットが参照されます。
.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、「BoxにアップロードされたファイルをOneDriveにも連携する」フローの完成となります。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
試してみる
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイルの管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に「Box」と「OneDrive」を併用している場合、手作業でファイルを移動させたり、二重でアップロードしたりする手間が発生し、更新漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、BoxにファイルがアップロードされるだけでOneDriveへの保存が自動で完了するため、ファイル管理の手間を減らし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとOneDriveを併用しており、手作業でのファイル転送に手間を感じている方
- チーム内でBoxとOneDriveをまたいでファイル共有をしており、同期漏れを防ぎたい方
- Boxへのファイルアップロードを起点として、OneDriveでのバックアップを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでOneDriveにも自動で保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるファイルの移動忘れや、アップロードするファイルを間違えるといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、ファイルの保存先フォルダやファイル名などを任意に設定することが可能です。
- 保存先のフォルダ名やファイル名には、固定のテキストを入力するだけでなく、Boxのトリガーから取得したファイル名などの情報を変数として設定することもできます。
■注意事項
- Box、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
BoxやOneDriveを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもやのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
BoxとOneDriveを連携した自動化例
BoxとOneDrive間のファイルの移動だけでなく、一方にアップロードされたアップロードされたファイルを元に別のファイルを生成して保存したり、OCRを組み合わせてフォルダ名やファイル名を書き換えたりすることも可能です。
OneDriveで作成されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
■概要
OneDriveで管理しているファイルを、セキュリティや共有のルールに応じてBoxにも手動でアップロードしていませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、アップロード漏れや更新版の反映忘れといったミスを引き起こす原因にもなります。このワークフローは、OneDriveの特定フォルダへのファイル作成を検知し、自動でBoxにアップロードするものです。手作業によるファイル管理の非効率を解消し、確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとBoxを併用し、手作業でのファイル移動に手間を感じている方
- 部署間や取引先とのファイル共有で、複数のクラウドストレージを利用している方
- ファイルのバックアップや二重管理を自動化し、作業の抜け漏れをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにファイルが追加・更新されると自動でBoxへアップロードされるため、これまで手作業に費やしていたファイル移動の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルのアップロード漏れや、古いバージョンをアップロードしてしまうなどのヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定して、監視したいフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を選択し、OneDriveにアップロードされたファイルの作成日時と更新日時が一致する場合に処理が分かれるよう条件を設定します。
- 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、OneDriveから取得した情報（例：作成日時、更新日時など）を元に、任意の条件を設定して処理を分岐させることが可能です。
- Boxにファイルをアップロードする際に、ファイル名を任意の値にカスタマイズできます。
- 例えば、ファイル名の先頭に「【共有用】」といった固定のテキストを追加したり、OneDriveから取得したファイル作成日をファイル名に含めたりする設定が可能です。
■注意事項
- OneDrive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
定期的に特定のOneDriveフォルダのファイルをBoxにバックアップする
試してみる
■概要
OneDriveに保存された重要なファイルを、定期的にBoxへバックアップする作業は、セキュリティ上重要である一方、手作業では手間がかかり、忘れてしまうリスクもあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでOneDriveの特定のフォルダにあるファイルを自動でBoxにバックアップできるため、手作業による負担やバックアップ漏れといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとBoxを併用し、定期的なファイルバックアップを手作業で行っている方
- 重要なファイルのバックアップ作業を自動化し、人的ミスを防ぎたい情報システム担当者の方
- ファイル管理の定型業務を効率化して、他のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定したスケジュールで自動的に処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたバックアップ作業の時間を短縮できます。
- 手動でのファイル移動時に起こりがちな、ファイルの選択ミスや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで定期実行する日時を設定します。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションを設定し、バックアップ対象のファイルを指定します。
- 次に、取得したファイル一覧を繰り返し処理するため、「繰り返し処理する」アクションを設定します。
- 繰り返し処理の中で、まずOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能で、バックアップを実行したい日時（毎日、毎週、毎月など）を自由に設定してください。
- OneDriveでファイル一覧を取得する際に、バックアップ対象としたいフォルダを設定できます。
- 繰り返し処理では、前段のOneDriveで取得したファイル一覧のデータをもとに、繰り返し処理の条件をカスタマイズできます。
- Boxへのアップロード時に、保存先のフォルダやファイル名をカスタマイズでき、ファイル名には取得日などの情報を変数として含めることも可能です。
■注意事項
- OneDrive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら
OneDriveにアップロードされた画像ファイルをOCRし、Boxに保存する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードした請求書や領収書などの画像ファイルの内容を確認し、手作業で文字起こししてBoxに保存する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、OneDriveに特定の画像ファイルがアップロードされると、自動でOCR処理を行い、抽出したテキスト情報をBoxに保存できます。画像の内容確認からテキスト化、保存までの一連の流れを自動化し、手作業による負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDrive上の画像ファイルの内容を手作業で確認・転記している方
- 請求書や申込書などの画像をOCR処理し、Boxで管理している方
- 紙媒体で受け取った書類のデータ化と管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのアップロードを起点にOCRとBoxへの保存が自動実行され、これまで手作業で行っていたファイル確認や転記の時間を短縮できます。
- 手動での文字起こしやファイル保存に伴う、転記ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとGoogleドキュメント、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基に任意のテキストを作成します。
- 次に、オペレーションで書類を発行機能を選択し、「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションで、生成したテキストを含む書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成した書類ファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象とするフォルダを指定してください。
- OCR機能では、画像ファイルから抽出したいテキストの項目を自由にカスタマイズすることが可能です。
- AI機能によるテキスト生成では、プロンプトを自由にカスタムでき、定型文や前のステップで取得した情報を変数として組み込むこともできます。
- 書類を発行機能では、任意のGoogleドキュメントを雛形として設定でき、固定値や前のステップで取得した情報を変数として埋め込めます。
- Boxへのファイルアップロードでは、保存先のフォルダやファイル名を自由に設定でき、ファイル名には固定値や前のステップで取得した情報を変数として活用できます。
■注意事項
- OneDrive、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Boxを活用した自動化例
メールで受信した書類をBoxに保存する
メールで受信した添付ファイルをBoxに自動で保存します。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や契約書といった書類の管理に、手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更してBoxに格納する一連の作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローは、メールで受け取った書類をOCRが自動で読み取り、その内容に基づいたファイル名でBoxに格納するため、こうした手作業による定型業務を効率化し、本来の業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る請求書や申込書などの管理に手間を感じている経理や営業事務の方
- 書類のファイル名を手作業で変更し、一つひとつBoxに格納している方
- 定期的に発生する書類管理業務の抜け漏れや、命名ミスを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailに書類が添付されたメールが届くと、内容の読み取りからBoxへの格納までが自動で実行されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の変更やフォルダへの移動がなくなることで、命名規則の間違いや保存場所のミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールを送る」アクションで生成されたアドレスにメールが送信されるとフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合にのみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
- 続けて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで添付されたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、OCRで取得した情報をもとにファイル名を生成して指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、後続の処理で利用するために、メールの件名や本文に特定のキーワードを含めるなど自由に設定が可能です。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式など、取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルや、請求書番号や会社名といった抽出したい項目、使用するAIモデルなどを自由に設定できます。
- Boxへのファイルアップロードでは、OCRで取得した情報などを組み合わせてファイル名を自動生成し、格納先のフォルダIDも任意で指定してください。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書や発注書。都度内容を確認して手動でダウンロードし、ファイル名を変更してBoxに格納する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付された書類を自動でOCR処理し、読み取った情報を基にファイル名を変更してBoxに格納します。定型的な書類管理業務を自動化し、業務効率の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの書類管理に手間を感じている経理や営業事務の方
- Boxでのファイル命名規則の徹底や、手動での格納作業に課題を感じている方
- 書類の受付から保管までの一連のプロセスを自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでの書類受信からBoxへの格納までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル名変更やフォルダ格納の際に起こりがちな、入力間違いや格納先ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、OCRで読み取った情報を基にファイル名を変更し、指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールのキーワードや監視対象のフォルダを指定できます。
- 分岐機能では、メールの件名や添付ファイルの有無など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定可能です。
- OCR機能では、抽出したい項目（例：取引先名、日付、金額など）や、使用するAI、言語を任意で設定できます。
- Boxへのファイルアップロード時には、OCRで取得した情報を組み合わせてファイル名を動的に生成したり、格納先のフォルダを指定したりすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールで受信したファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける
試してみる
■概要
「メールで受信したファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける」ワークフローは、受信メールの添付ファイルを自動的に処理し、効率的に管理するための業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎日大量のメールを受信し、その添付ファイルの整理に手間を感じているビジネスパーソンの方
- ファイルの内容に基づいて自動的に整理・分類したいと考えているIT担当者の方
- Boxを既に利用しており、ファイル管理をさらに効率化したいと考えているチームリーダーの方
- OCRやAI技術を活用して業務の自動化を進めたい経営者の方
- 手作業でのファイル分類にミスが発生しやすく、正確な管理を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
添付ファイルの整理や内容確認の自動化により、時間と労力を節約できます。
また、手作業による分類ミスや保存漏れが減り、Boxでのファイル管理の正確性向上が実現します。
業務の効率化により、担当者は他の重要なタスクに集中できるようになります。
顧客管理ツールで取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成する
SFA/CRMツールに取引先が登録されたら、Boxに取引先ごとのフォルダを自動で作成します。
Salesforceで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成する
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■概要
Salesforceで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Salesforceを活用して取引先の管理を行っている企業
・取引先の情報を効率的に管理したいと考えている方
2. Boxを利用してファイル管理を行っている企業
・SalesforceとBoxの連携を強化し、業務効率を向上させたいと考える方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceで取引先が登録された際に、Boxに自動で取引先毎のフォルダが作成されることで、ドキュメント管理の手間を大幅に削減できるというメリットがあります。
このフローを導入することにより、営業担当者は取引先ごとにフォルダを手動で作成する手間を省け、より効率的に業務を行うことが可能になります。
また、取引先情報が一元管理されるため、必要な資料を迅速に確認・共有でき、チーム全体の生産性向上にも寄与します。
さらに、フォルダ作成に伴うヒューマンエラーがなくなることで、ドキュメント管理の信頼性が向上し、業務の正確性が保証されます。
■注意事項
・SalesforceとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zoho CRMで取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成する
試してみる
■概要
Zoho CRMに新しい取引先情報を登録した後、関連書類を保管するためにBoxでフォルダを手動作成していませんか？
この作業は単純であるものの、件数が増えると大きな手間となり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Zoho CRMへの取引先登録をきっかけに、Boxへ取引先ごとのフォルダが自動で作成されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMでの取引先登録後、Boxでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則のミスなどを防ぎたいと考えている方
- SaaS間の連携を自動化し、営業チームの業務効率化を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMへの取引先登録と同時にBoxのフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「取引先が作成されたら（Webhook）」を設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho CRMの「取引先情報を取得」アクションを設定し、トリガーで反応した取引先の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した取引先情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMのトリガー設定では、お使いのZohoドメインや通知を受け取るためのチャネルIDなどを任意で設定してください。
- Zoho CRMで取引先情報を取得するアクションでは、どの取引先の情報を取得するかを特定するために取引先IDなどを設定します。
- Boxでフォルダを作成するアクションでは、作成するフォルダの名称（例：取引先名）や、どのフォルダ内に作成するかを指定する親フォルダのIDなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Zoho CRM、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
Airtableで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成する
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■概要
Airtableに新しい取引先を登録するたびに、Boxで手動でフォルダを作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いは、後の情報管理に影響を及ぼす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Airtableに取引先が登録されると、Boxに自動でフォルダが作成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとBoxを連携させ、取引先情報の管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのフォルダ作成による、入力ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
- 情報管理体制を標準化し、属人化を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録を起点にフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- フォルダの作成忘れや取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理体制の精度向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Airtableで取得した情報を基にフォルダを作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、フローを起動させる対象として任意のテーブルを指定することが可能です。
- Boxのフォルダ作成アクションでは、作成先の親フォルダを任意で指定できるほか、フォルダ名を固定値にしたり、Airtableから取得した取引先名などの動的な値を設定したりできます。
■注意事項
- Airtable、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
OneDriveを活用した自動化例
ワークフローで申請が承認された書類をOneDriveに保存する
ワークフローシステムで申請が承認されたら、承認された書類をOneDriveに自動で保存します。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOneDriveに申請書類のPDFをアップロードする
試してみる
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された後、申請書類のPDFを一件ずつダウンロードし、手作業でOneDriveにアップロードするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローは、ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請承認をトリガーに、該当の申請書類PDFを自動でOneDriveにアップロードするため、面倒な手作業から解放され、書類の保管漏れといったミスも防ぐことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ジョブカンとOneDrive間の手作業に手間を感じている経理・総務担当者の方
- 申請書類の管理を効率化し、ペーパーレス化を推進したいと考えている方
- 経費精算に関連する一連の業務フローを自動化したいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 承認後のPDFダウンロードとアップロード作業が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることが可能になります。
- 手作業によるファイルのアップロード漏れやファイル名の付け間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な書類保管を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「特定のフォームIDの申請が承認されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」アクションを設定します。
- 次に、同じくジョブカン経費精算・ワークフローの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、申請書類を取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定のフォームIDは任意で設定してください。
- ファイルの保存先は、OneDriveだけでなく、Google DriveやBox、Dropboxなど、Yoomが連携する他のクラウドストレージサービスに変更することも可能です。
■注意事項
- ジョブカン経費精算・ワークフローとOneDriveをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kickflowで申請が承認されたらOneDriveに申請書類のPDFをアップロードする
試してみる
■概要
kickflowで承認された申請書を、その都度手動でOneDriveにアップロードする作業に手間を感じていないでしょうか。
この一連の作業は、他の業務を中断させるだけでなく、保存先の間違いやアップロード漏れといったミスの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、kickflowでの申請承認をきっかけに、関連する書類が自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業によるファイル管理の課題を解消し、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kickflowとOneDriveを利用しており、手作業でのファイル管理に非効率を感じている方
- 申請・承認フローにおける書類の保存漏れやミスをなくしたいと考えている管理部門の方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kickflowで申請が承認されると自動でファイルが保存されるため、これまで手作業でのアップロードに費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル操作が不要になることで、アップロード漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の信頼性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kickflowとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkickflowを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定して、kickflow側で申請が承認された際の通知を受け取れるようにします。
- 続けて、オペレーションで「分岐機能」を設定し、承認完了のステータスを受け取った場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 次に、オペレーションでkickflowの「添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーの情報から該当の申請書類を取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kickflowの「添付ファイルをダウンロード」アクションでは、トリガーで取得したWebhookの情報に含まれるファイルIDを指定して、対象のファイルを動的に取得してください。
- 分岐機能では、トリガーで受け取った申請ステータスなどの情報をもとに、「最終承認された場合のみ」といった具体的な条件を自由にカスタマイズすることが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先となるドライブIDを任意で設定してください。
■注意事項
- kickflow、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをOneDriveにアップロードする
試してみる
■概要
コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをOneDriveにアップロードするフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. コラボフローを利用して申請管理を行っている方
・コラボフローを使って申請管理をしているが、承認後の手動作業に手間を感じる方
2. ドキュメント管理ツールとしてOneDriveを利用している方
・承認後の申請書類を自動でOneDriveにアップロードし、チーム全体での情報共有を容易にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをOneDriveにアップロードするというフローを導入することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、承認された申請書類が自動的にOneDriveにアップロードされるため、手動でファイルをアップロードする手間が省けます。
これにより、業務効率が向上し、担当者の負担が軽減されます。
また、OneDrive上でファイルが一元管理されるため、必要な書類をすぐに検索・閲覧できるようになります。
ファイルの管理が簡単になり、業務のスピードアップと正確性の向上が期待できます。
さらに、自動化によりヒューマンエラーのリスクが減るため、重要な書類の管理がより安全に行われます。
このフローを活用することで、効率的でミスのない書類管理が実現し、業務全体の質が向上するでしょう。
■注意事項
・コラボフローとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
書類の締結が完了したらファイルをOneDriveにアップロードする
電子契約サービスで締結が完了したら、締結済みの書類をOneDriveに自動でアップロードします。
クラウドサインで締結した書類をOneDriveに格納する
試してみる
■概要
クラウドサインで締結が完了した書類をOneDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを利用している企業やチーム
- クラウドサインを導入して契約書の電子署名を行っている担当者
- 契約書の締結プロセスをデジタル化している法務担当者や管理者
2.OneDriveを利用している企業やチーム
- OneDriveを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 契約書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.契約プロセスの自動化を推進している方
- 契約書の締結後に書類を手動でダウンロードして保存する手間を省きたい法務担当者
- システム連携を通じて業務プロセスの効率化を図りたいIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での書類ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。
・書類が安全にOneDriveに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ法務文書の管理がシンプルにより、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・クラウドサイン、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
Docusignで書類が締結したら、書類をOneDriveに格納する
試してみる
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしOneDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書の管理や保存を頻繁に行う必要がある方
- 法務担当者や契約管理担当者
- 営業担当者や営業マネージャー
- ビジネスオーナーや事業開発担当者
2.手動での証明書ダウンロードやファイル格納作業を減らし、自動化したいと考えている方
- 業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
- 契約書の整理・保管を効率的に行いたい担当者
3.DocuSignとOneDriveを日常的に活用している方
- DocuSignを利用して契約書の締結を行っている法務チーム
- OneDriveを活用してデータの保存や共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書の管理やダウンロード作業が不要になり証明書が自動的にOneDriveに保存されるため、管理が容易になります。
・OneDriveを使用することで、メンバーはいつでもどこからでも証明書にアクセスできるようになります。
■注意事項
・DocuSign、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
freeeサインで締結した契約書をOneDriveにアップロードする
試してみる
■概要
freeeサインで締結した契約書をOneDriveにアップロードするフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインを利用して契約書の管理を行っている方
・契約書を自動的にクラウドストレージにアップロードし、管理の手間を省きたい方
2. OneDriveを日常的に利用している方
・契約書をOneDriveに自動アップロードし、重要な文書へのアクセスを簡単にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインとOneDriveを連携させることで、契約書の管理が一元化できるというメリットがあります。
これにより、契約書の検索やアクセスが容易になり、効率的な業務運営が可能になります。
また、手動でのファイル移動が不要となり、時間と労力の削減が期待されます。
これまで手作業でファイルをアップロードしていた方は、その作業が不要になるため、他の業務に集中できるようになり、生産性向上に寄与します。
■注意事項
・freeeサインとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
BoxとOneDriveを連携するメリット
複数プラットフォームでのファイル管理効率向上
BoxにアップロードされたファイルがOneDriveに自動で反映されることで、複数プラットフォームでのファイル共有がよりスムーズになるでしょう。特に、社内での利用がBox、社外との連携がOneDriveといったケースで活躍します。
こうした連携により、手動でのファイル移動の手間を大幅に省くことができ、どちらのプラットフォームでも最新の情報を把握しやすくなります。営業担当者がBoxへ営業資料をアップロードすれば、OneDriveを利用する取引先もスピーディに確認できるため、商談をより迅速に進めることが期待できます。さらに、重複作業を削減し、全体的な業務効率アップも見込めます。
チーム内外での円滑なコラボレーション
BoxとOneDriveが連携することで、異なるプラットフォームを使うチーム間のファイル共有が容易になります。例えば、社内ではBoxでプロジェクト管理を行い、取引先やフリーランスのパートナーとはOneDriveで情報共有を進めたい場合、Boxで更新したファイルがスピーディーにOneDriveに反映されるため、個別対応が不要になるというメリットがあります。
会議や共同作業の際に複数のメンバーが同じ資料を閲覧できることで、リアルタイムのコミュニケーション促進につながります。こうして、全メンバーが常に最新の情報にアクセスできるため、タスクの進行もスムーズに進み、チーム全体の生産性が大幅に向上するかもしれません。
データの保護と一貫性の確保
Boxで保存された重要なファイルをOneDriveにも自動的にバックアップすることで、災害や障害時におけるリスク管理が強化されます。例えば、契約書や財務資料がBoxで管理されている場合、OneDriveに二重でバックアップを取ることで、どちらかのシステムがダウンしても重要なデータが失われる心配がありません。
さらに、重要な資料に変更が加えられた場合にも、両プラットフォームで情報が整合されているため、常に最新のデータを提供できます。これにより、企業全体のデータセキュリティが向上が期待できます。
まとめ
BoxとOneDriveはそれぞれが便利なクラウドストレージサービスですが、連携することでファイル管理の効率化やコラボレーション強化につながり、業務全体の効率アップが期待できます。Yoomをうまく活用して、業務フローの連携と自動化を行い、より効率的なファイル管理システムを構築していきましょう。
