BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
試してみる
Boxにアップロードされたファイルを、OneDriveに保存するフローボットです。boxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
「ファイル管理、もっと効率よくできたらいいのに」と感じたことはありませんか？例えば、Boxにアップロードしたファイルを手動でOneDriveにも同期するのは、時間がかかり手間に感じることもありますよね。
でも、もしその作業を自動化できたら毎日の業務がもっとスムーズになるかもしれません。この記事では、BoxにアップロードされたファイルをOneDriveにも連携する方法を紹介します。ファイル管理を自動化して、業務効率をアップさせましょう！
このブログをおすすめする方
- BoxとOneDriveを併用し、効率的なファイル管理を目指したい企業
- チームや取引先とのファイル共有を円滑に進めたい方
- データの保護と安全性に配慮しバックアップを強化したい企業
- 煩雑なファイル管理から解放されたいバックオフィス担当者
- ノーコードで自動化フローを構築したい初心者ユーザー
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
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Boxにアップロードされたファイルを、OneDriveに保存するフローボットです。boxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
[Yoomとは]
BoxとOneDriveの連携フローの作り方
それでは、実際に、BoxとOneDriveの連携によって自動化できる業務フローの作り方について詳しくお伝えします。
ノーコードツール「Yoom」を利用することで、プログラミングの専門知識などがなくても、業務フローを簡単に自動化できます。
今回は、例として、「Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードする」業務フローの作り方をご紹介します。
バックアップを残しておきたい場合や、BoxとOneDriveのどちらか片方しか利用できない関係者がいる場合など、BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納するためにご利用いただけます。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveにも連携する方法
はじめる前に
Yoomアカウントをお持ちでない場合、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
※Yoomの基本的な操作については、初めてのYoomをご参照ください。
ステップ1：BoxとOneDriveをマイアプリ連携
1.まず、Yoomにログインして左メニューにある「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧より、「Box」と「OneDrive」をそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※「Box」の連携において、下図の注意が表示されます。「Boxのアクセスを許可」を選んでください。
3.マイアプリ連携が完了したら、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
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Boxにアップロードされたファイルを、OneDriveに保存するフローボットです。boxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ2：Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら起動するトリガーを設定
.プロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。
.「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。
.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。
4.アプリ一覧から「Box」を選択します。
.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・アプリトリガーのタイトル：任意で設定してください。（例：「フォルダにファイルがアップロードされたら」）
・boxと連携するアカウント情報：任意のアカウントを設定してください。
・トリガーアクション：「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択してください。
.「次へ」をクリックします。
.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
コンテンツID：Boxで該当のフォルダを開き、URLの最後の数字列を参照してください。
.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
.「アプリトリガーのAPI接続設定」の続きです。
テスト用のファイルを実際にBoxへアップロードしてから「テスト」をクリックしてください。
.テストが成功したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ3：Boxからファイルをダウンロードするアクションを設定
1.ステップ2で作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。
.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。
.アプリ一覧から「Box」を選択します。
.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定してください。（例：「ファイルをダウンロードする」）
・Boxと連携するアカウント情報：任意で選択してください。
・アクション：「ファイルをダウンロード」を選択してください。
.「次へ」をクリックします。
.API接続設定をします。
・コンテンツID：Boxで該当のフォルダを開き、URLの最後の数字列を参照してください。
※ステップ2-手順11のテストにおけるアウトプットより「コンテンツID」を参照可能です。
7.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ4：OneDriveへファイルをアップロードするアクションを設定
.ステップ3で作成したオペレーションの下にある「+」ボタンをクリックします。
2.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。
3.アプリ一覧から「OneDrive」を選択します。
.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定してください。（例：「ファイルをアップロードする」）
・OneDriveと連携するアカウント情報：任意で選択してください。
・アクション：「ファイルをアップロード」を選択してください。
.「次へ」をクリックします。
.API接続設定をします。
・ドライブID：候補から選択してください。（OneDrive上では取得できない識別子です。）
・格納先フォルダ名：候補から選択してください。
※候補に該当のフォルダ名が無い場合、直接入力してください。
・格納先フォルダのアイテムID：候補から選択してください。
※上記の「格納先フォルダ名」を入力すれば候補が変更されます。
・ファイル名：任意で設定してください。
※ステップ2-手順11のテストにおけるアウトプットより「ファイル名」を参照可能です。
・ファイルの添付方法：「アウトプットを使用する」、「ダウンロードしたファイル」を選んでください。
※ステップ3-手順19のテストにおけるアウトプットが参照されます。
.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、「BoxにアップロードされたファイルをOneDriveにも連携する」フローの完成となります。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
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Boxにアップロードされたファイルを、OneDriveに保存するフローボットです。boxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
BoxやOneDriveを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもやのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
BoxとOneDriveを連携した自動化例
BoxとOneDrive間のファイルの移動だけでなく、一方にアップロードされたアップロードされたファイルを元に別のファイルを生成して保存したり、OCRを組み合わせてフォルダ名やファイル名を書き換えたりすることも可能です。
OneDriveで作成されたファイルをBoxにアップロードする
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■概要
「OneDriveで作成されたファイルをBoxにアップロードする」フローは、クラウド間のファイル管理をスムーズにする業務ワークフローです。
OneDriveで新しく作成されたファイルが自動的にBoxにアップロードされるため、手動での移動作業が不要になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveとBoxを併用しており、ファイルの移動に時間がかかっている方
・クラウドストレージ間のデータ管理を自動化したいIT担当者の方
・チームでのファイル共有をスムーズに行いたいプロジェクトリーダーの方
・手動でのファイル移動によるミスを減らしたい企業の管理者の方
■注意事項
・OneDrive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
定期的に特定のOneDriveフォルダのファイルをBoxにバックアップする
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■概要
「定期的に特定のOneDriveフォルダのファイルをBoxにバックアップする」フローは、大切なデータを自動的に安全に保管する業務ワークフローです。
これにより、手動でのバックアップ作業が不要となり、データの二重管理や紛失リスクを低減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveとBoxを併用しており、データのバックアップ方法に悩んでいるIT担当者の方
・定期的なファイルバックアップ作業を自動化したいと考えているビジネスユーザー
・データの安全性を高めたい中小企業の経営者や管理者
・BoxとOneDriveの連携を活用して業務効率化を図りたい方
・手動でのバックアップ作業に時間を取られているチームリーダー
■注意事項
・OneDrive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveにアップロードされた画像ファイルをOCRし、Boxに保存する
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■概要
「OneDriveにアップロードされた画像ファイルをOCRし、Boxに保存する」ワークフローは、画像からテキストを抽出し、効率的にBoxへ保管する業務ワークフローです。
日常業務で発生する画像データの管理や検索をスムーズに行いたい方に最適な連携ソリューションです。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveに多くの画像ファイルを保存しており、内容の検索や管理に課題を感じている方
・Boxを主要なファイル管理ツールとして活用しており、データの整理を効率化したい方
・OCR機能を用いて画像からテキストを自動抽出し、業務効率を向上させたい事務担当者
・複数のSaaSアプリ間の連携を活用し、手作業を減らしたいIT管理者
■注意事項
・OneDrive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxを活用した自動化例
メールで受信した書類をBoxに保存する
メールで受信した添付ファイルをBoxに自動で保存します。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納する
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Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納するフローです。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納する
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Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納するフローです。
メールで受信したファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける
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■概要
「メールで受信したファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける」ワークフローは、受信メールの添付ファイルを自動的に処理し、効率的に管理するための業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・毎日大量のメールを受信し、その添付ファイルの整理に手間を感じているビジネスパーソンの方
・ファイルの内容に基づいて自動的に整理・分類したいと考えているIT担当者の方
・Boxを既に利用しており、ファイル管理をさらに効率化したいと考えているチームリーダーの方
・OCRやAI技術を活用して業務の自動化を進めたい経営者の方
・手作業でのファイル分類にミスが発生しやすく、正確な管理を目指している方
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
顧客管理ツールで取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成する
SFA/CRMツールに取引先が登録されたら、Boxに取引先ごとのフォルダを自動で作成します。
Airtableで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成する
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■概要
Airtableに新しい取引先を登録するたびに、Boxで手動でフォルダを作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いは、後の情報管理に影響を及ぼす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Airtableに取引先が登録されると、Boxに自動でフォルダが作成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AirtableとBoxを連携させ、取引先情報の管理を効率化したいと考えている方
・手作業でのフォルダ作成による、入力ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
・情報管理体制を標準化し、属人化を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■注意事項
・Airtable、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Airtableのレコード詳細を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
Salesforceで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成する
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Salesforceで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成するフローです。
Zoho CRMで取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成する
試してみる
Zoho CRMで取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。
OneDriveを活用した自動化例
ワークフローで申請が承認された書類をOneDriveに保存する
ワークフローシステムで申請が承認されたら、承認された書類をOneDriveに自動で保存します。
コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをOneDriveにアップロードする
試してみる
コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをOneDriveにアップロードするフローです。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOneDriveに申請書類のPDFをアップロードする
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ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOneDriveに申請書類のPDFをアップロードするフローです。
kickflowで申請が承認されたらOneDriveに申請書類のPDFをアップロードする
試してみる
■概要
kickflowで申請が承認されたらOneDriveに申請書類のPDFをアップロードするフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内の申請でkickflowを利用している方
・経費精算や出張申請をkickflowで行っている方
・各種申請の手続きの効率化でkickflowを導入している企業
2.OneDriveを利用している方
・ファイル管理をOneDriveで行っている方
・kickflowの申請書類を手動でOneDriveにアップロードしている方
■注意事項
・kickflow、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
書類の締結が完了したらファイルをOneDriveにアップロードする
電子契約サービスで締結が完了したら、締結済みの書類をOneDriveに自動でアップロードします。
freeeサインで締結した契約書をOneDriveにアップロードする
試してみる
freeeサインで締結した契約書をOneDriveにアップロードするフローです。
クラウドサインで締結した書類をOneDriveに格納する
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クラウドサインで締結が完了した書類をOneDriveに格納するフローです。
Docusignで書類が締結したら、書類をOneDriveに格納する
試してみる
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしOneDriveに格納するフローです。
BoxとOneDriveを連携するメリット
複数プラットフォームでのファイル管理効率向上
BoxにアップロードされたファイルがOneDriveに自動で反映されることで、複数プラットフォームでのファイル共有がよりスムーズになるでしょう。特に、社内での利用がBox、社外との連携がOneDriveといったケースで活躍します。
こうした連携により、手動でのファイル移動の手間を大幅に省くことができ、どちらのプラットフォームでも最新の情報を把握しやすくなります。営業担当者がBoxへ営業資料をアップロードすれば、OneDriveを利用する取引先もスピーディに確認できるため、商談をより迅速に進めることが期待できます。さらに、重複作業を削減し、全体的な業務効率アップも見込めます。
チーム内外での円滑なコラボレーション
BoxとOneDriveが連携することで、異なるプラットフォームを使うチーム間のファイル共有が容易になります。例えば、社内ではBoxでプロジェクト管理を行い、取引先やフリーランスのパートナーとはOneDriveで情報共有を進めたい場合、Boxで更新したファイルがスピーディーにOneDriveに反映されるため、個別対応が不要になるというメリットがあります。
会議や共同作業の際に複数のメンバーが同じ資料を閲覧できることで、リアルタイムのコミュニケーション促進につながります。こうして、全メンバーが常に最新の情報にアクセスできるため、タスクの進行もスムーズに進み、チーム全体の生産性が大幅に向上するかもしれません。
データの保護と一貫性の確保
Boxで保存された重要なファイルをOneDriveにも自動的にバックアップすることで、災害や障害時におけるリスク管理が強化されます。例えば、契約書や財務資料がBoxで管理されている場合、OneDriveに二重でバックアップを取ることで、どちらかのシステムがダウンしても重要なデータが失われる心配がありません。
さらに、重要な資料に変更が加えられた場合にも、両プラットフォームで情報が整合されているため、常に最新のデータを提供できます。これにより、企業全体のデータセキュリティが向上が期待できます。
まとめ
BoxとOneDriveはそれぞれが便利なクラウドストレージサービスですが、連携することでファイル管理の効率化やコラボレーション強化につながり、業務全体の効率アップが期待できます。Yoomをうまく活用して、業務フローの連携と自動化を行い、より効率的なファイル管理システムを構築していきましょう。
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