【複雑なコード不要！】BoxとOneDriveを連携してファイル管理を効率化！

[Yoomとは]

BoxとOneDriveの連携フローの作り方

それでは、実際に、BoxとOneDriveの連携によって自動化できる業務フローの作り方について詳しくお伝えします。
ノーコードツール「Yoom」を利用することで、プログラミングの専門知識などがなくても、業務フローを簡単に自動化できます。
今回は、例として、「Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードする」業務フローの作り方をご紹介します。
バックアップを残しておきたい場合や、BoxとOneDriveのどちらか片方しか利用できない関係者がいる場合など、BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納するためにご利用いただけます。

BoxにアップロードされたファイルをOneDriveにも連携する方法

はじめる前に

Yoomアカウントをお持ちでない場合、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
※Yoomの基本的な操作については、初めてのYoomをご参照ください。

ステップ1：BoxとOneDriveをマイアプリ連携

1.まず、Yoomにログインして左メニューにある「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧より、「Box」と「OneDrive」をそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
　※「Box」の連携において、下図の注意が表示されます。「Boxのアクセスを許可」を選んでください。

3.マイアプリ連携が完了したら、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ2：Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら起動するトリガーを設定

.プロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。

.「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。

.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。

4.アプリ一覧から「Box」を選択します。

.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。

　・アプリトリガーのタイトル：任意で設定してください。（例：「フォルダにファイルがアップロードされたら」）
　・boxと連携するアカウント情報：任意のアカウントを設定してください。
　・トリガーアクション：「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択してください。

.「次へ」をクリックします。

.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
　コンテンツID：Boxで該当のフォルダを開き、URLの最後の数字列を参照してください。

.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。

.「アプリトリガーのAPI接続設定」の続きです。
　テスト用のファイルを実際にBoxへアップロードしてから「テスト」をクリックしてください。

.テストが成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：Boxからファイルをダウンロードするアクションを設定

1.ステップ2で作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。

.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。

.アプリ一覧から「Box」を選択します。

.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。

　・タイトル：任意で設定してください。（例：「ファイルをダウンロードする」）
　・Boxと連携するアカウント情報：任意で選択してください。
　・アクション：「ファイルをダウンロード」を選択してください。

.「次へ」をクリックします。

.API接続設定をします。

　・コンテンツID：Boxで該当のフォルダを開き、URLの最後の数字列を参照してください。
　※ステップ2-手順11のテストにおけるアウトプットより「コンテンツID」を参照可能です。

7.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：OneDriveへファイルをアップロードするアクションを設定

.ステップ3で作成したオペレーションの下にある「+」ボタンをクリックします。

2.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。

3.アプリ一覧から「OneDrive」を選択します。

.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。

　・タイトル：任意で設定してください。（例：「ファイルをアップロードする」）
　・OneDriveと連携するアカウント情報：任意で選択してください。
　・アクション：「ファイルをアップロード」を選択してください。

.「次へ」をクリックします。

.API接続設定をします。

　・ドライブID：候補から選択してください。（OneDrive上では取得できない識別子です。）

　・格納先フォルダ名：候補から選択してください。
　　※候補に該当のフォルダ名が無い場合、直接入力してください。

　・格納先フォルダのアイテムID：候補から選択してください。
　　※上記の「格納先フォルダ名」を入力すれば候補が変更されます。

　・ファイル名：任意で設定してください。
　　※ステップ2-手順11のテストにおけるアウトプットより「ファイル名」を参照可能です。

　・ファイルの添付方法：「アウトプットを使用する」、「ダウンロードしたファイル」を選んでください。
　　※ステップ3-手順19のテストにおけるアウトプットが参照されます。

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.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、「BoxにアップロードされたファイルをOneDriveにも連携する」フローの完成となります。

BoxやOneDriveを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもやのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

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BoxをOneDriveを連携した自動化例

BoxとOneDrive間のファイルの移動だけでなく、一方にアップロードされたアップロードされたファイルを元に別のファイルを生成して保存したり、OCRを組み合わせてフォルダ名やファイル名を書き換えたりすることも可能です。

Boxを活用した自動化例

メールで受信した書類をBoxに保存する

メールで受信した添付ファイルをBoxに自動で保存します。

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顧客管理ツールで取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成する

SFA/CRMツールに取引先が登録されたら、Boxに取引先ごとのフォルダを自動で作成します。

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OneDriveを活用した自動化例

ワークフローで申請が承認された書類をOneDriveに保存する

ワークフローシステムで申請が承認されたら、承認された書類をOneDriveに自動で保存します。

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書類の締結が完了したらファイルをOneDriveにアップロードする

電子契約サービスで締結が完了したら、締結済みの書類をOneDriveに自動でアップロードします。

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BoxとOneDriveを連携するメリット

複数プラットフォームでのファイル管理効率向上‍

BoxにアップロードされたファイルがOneDriveに自動で反映されることで、複数プラットフォームでのファイル共有がよりスムーズになるでしょう。特に、社内での利用がBox、社外との連携がOneDriveといったケースで活躍します。

こうした連携により、手動でのファイル移動の手間を大幅に省くことができ、どちらのプラットフォームでも最新の情報を把握しやすくなります。営業担当者がBoxへ営業資料をアップロードすれば、OneDriveを利用する取引先もスピーディに確認できるため、商談をより迅速に進めることが期待できます。さらに、重複作業を削減し、全体的な業務効率アップも見込めます。

チーム内外での円滑なコラボレーション‍

BoxとOneDriveが連携することで、異なるプラットフォームを使うチーム間のファイル共有が容易になります。例えば、社内ではBoxでプロジェクト管理を行い、取引先やフリーランスのパートナーとはOneDriveで情報共有を進めたい場合、Boxで更新したファイルがスピーディーにOneDriveに反映されるため、個別対応が不要になるというメリットがあります。

会議や共同作業の際に複数のメンバーが同じ資料を閲覧できることで、リアルタイムのコミュニケーション促進につながります。こうして、全メンバーが常に最新の情報にアクセスできるため、タスクの進行もスムーズに進み、チーム全体の生産性が大幅に向上するかもしれません。

データの保護と一貫性の確保‍

Boxで保存された重要なファイルをOneDriveにも自動的にバックアップすることで、災害や障害時におけるリスク管理が強化されます。例えば、契約書や財務資料がBoxで管理されている場合、OneDriveに二重でバックアップを取ることで、どちらかのシステムがダウンしても重要なデータが失われる心配がありません。

さらに、重要な資料に変更が加えられた場合にも、両プラットフォームで情報が整合されているため、常に最新のデータを提供できます。これにより、企業全体のデータセキュリティが向上が期待できます。

まとめ

BoxとOneDriveはそれぞれが便利なクラウドストレージサービスですが、連携することでファイル管理の効率化やコラボレーション強化につながり、業務全体の効率アップが期待できます。Yoomをうまく活用して、業務フローの連携と自動化を行い、より効率的なファイル管理システムを構築していきましょう。

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