Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する
試してみる
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」ワークフローは、ファイル管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに新しくアップロードされたドキュメントを自動でOCR処理し、内容をNotionに転記することで、手作業の入力を減らし、情報の一元管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用しており、ファイル管理に時間を取られている方
・Notionを活用して情報を整理・共有しているチームや個人
・OCRを活用して紙ベースの資料をデジタルデータ化したいと考えている方
・業務の自動化を進め、生産性向上を目指しているビジネスパーソン
・手動でのデータ入力に伴うミスを減らし、正確な情報管理を望む方
■注意事項
・Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
「紙の書類をデジタル化して管理したいけれど、手作業で転記するのは手間がかかるし、効率が悪い…。」そんな悩みを抱えていませんか？
特に、Boxに保存したファイルの情報を読み取り、自動でNotionに記録できたら業務の流れがぐっとスムーズになりますよね。
実は、Yoomを使うことでそのような作業をまるごと自動化することができます。
しかも、プログラミングの知識は不要です！
本記事では、BoxとNotionを連携し、OCRを活用して業務の効率化を実現する方法をご紹介します。
BoxとNotionを活用したすぐに試せる自動化テンプレート集はこちら
転記を自動化する便利なテンプレート
Boxに格納されたファイルをCloudConvertで変換し、OCRしてNotionに追加する
試してみる
■概要
Boxに保存されたファイルをCloudConvertで変換し、OCR機能を用いてテキスト化、その後Notionに自動的に追加するワークフローです。
ファイル管理から情報整理までのプロセスがスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxで多数のファイルを管理しており、効率的に内容を活用したい方
・CloudConvertを利用してファイル形式の変換を自動化したい方
・OCRを活用して紙文書や画像からテキストデータを抽出したい方
・Notionで情報を一元管理し、チーム内で共有したい方
・業務プロセスの自動化を通じて作業時間を削減したい企業の担当者
■注意事項
・Box、CloudConvert、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してNotionに追加する
試してみる
■概要
「Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してNotionに追加する」ワークフローは、ドキュメント管理と情報整理の手間を軽減する業務ワークフローです。
OCR技術を使ってファイル内容を自動で読み取り、ChatGPTで要約し、Notionに整理整頓するこのワークフローを活用すれば、情報管理がスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに多くのファイルを保管しており、その内容を効率的に整理したいビジネスユーザーの方
・手作業でファイルの内容を要約し、Notionなどのツールに転記する作業が煩雑に感じている方
・ChatGPTやOCR技術を活用して業務の自動化を図りたいと考えているIT担当者の方
・情報管理の効率化を通じて、チーム全体の生産性向上を目指している経営者の方
■注意事項
・Box、ChatGPT、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
BoxにアップロードされたPDFからテキストを抽出・翻訳し、Notionに追加する
試してみる
■概要
「BoxにアップロードされたPDFからテキストを抽出・翻訳し、Notionに自動で追加する」ワークフローは、PDF翻訳方法を効率化し、情報管理をスムーズに行うための業務ワークフローです。
手動での翻訳やデータ転送の手間を省き、作業時間の短縮と正確性の向上を実現します。
このフローを活用すれば、PDF文書を多言語対応で管理し、重要な情報を迅速にチームに共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保存されたPDFの内容を定期的に翻訳・管理したい方
・PDF翻訳方法を自動化して業務効率を向上させたいビジネスユーザー
・Notionでの情報共有を円滑に行いたいチームリーダー
・翻訳作業の手間を減らし、他の業務に集中したいプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Notion、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxに格納されたファイル情報をNotionに追加する
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■概要
「Boxに格納されたファイル情報をNotionに追加する」ワークフローは、データ管理を効率化します。
格納されたファイルの情報が自動で追加されるため、業務効率化に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを利用してファイル管理を行っている方
・チームでBoxを使ってファイル管理をしているが、連携の手間を感じている方
・ファイル情報を迅速に共有し、効率的に業務を進めたいと考える方
・Notionを日常的に使っていて、ファイル情報を一元管理したい方
・プロジェクトマネージャーとしてチームメンバーがどのファイルを扱っているかをスピーディに把握したい方
・手動でのファイル情報追加によるミスを減らし、自動化で作業効率を向上させたい方
■注意事項
・BoxとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する
試してみる
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」ワークフローは、ファイル管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに新しくアップロードされたドキュメントを自動でOCR処理し、内容をNotionに転記することで、手作業の入力を減らし、情報の一元管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用しており、ファイル管理に時間を取られている方
・Notionを活用して情報を整理・共有しているチームや個人
・OCRを活用して紙ベースの資料をデジタルデータ化したいと考えている方
・業務の自動化を進め、生産性向上を目指しているビジネスパーソン
・手動でのデータ入力に伴うミスを減らし、正確な情報管理を望む方
■注意事項
・Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
書類作成を自動化する便利なテンプレート
Notionでページが作成されたら、PDFを発行してBoxに格納する
試してみる
■概要
「Notionでページが作成されたら、PDFを発行してBoxに格納する」ワークフローを利用すると、Notionでのページ作成が簡単になります。
PDF化してBoxに自動で格納するため、手間を省けます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを使ってアイデアやプロジェクトを管理している方
・Notionで作成したページをPDF形式で保存したいと考えている方
・ページを迅速にPDF形式に変換し、すぐに共有したい方
・クラウドストレージサービスとしてBoxを利用している企業
・Boxを使ってデータを一元管理し、手動でのアップロード作業を省きたい方
・データのバックアップを自動的に行うことで、効率的な業務フローを実現したい方
■注意事項
・Notion、Box、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
書き込みを自動化する便利なテンプレート
Notionにページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
Notionにページが作成されたら、boxにフォルダを作成するフローです。
音声文字起こしを使った便利な自動化テンプレート
Boxにウェビナー動画がアップロードされたら、文字起こし・翻訳してNotionに追加する
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■概要
Boxにウェビナー動画がアップロードされたら、文字起こし・翻訳してNotionに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ウェビナー動画の翻訳結果をNotionのデータベースに蓄積してナレッジとして共有したい方
・海外のウェビナー動画を元に業界のトレンドや動向を把握している方
・文字起こしされた内容を元に資料やレポートの作成を効率化したい方
■注意事項
・Box、DeepL、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxに音声ファイルが追加されたら、文字起こししPerplexityで要約してNotionに追加する
試してみる
■概要
「Boxに音声ファイルが追加されたら、文字起こししPerplexityで要約してNotionに追加する」フローは、音声データの管理と情報整理を自動化する業務ワークフローです。会議やインタビューの音声ファイルをBoxに保存するだけで、Yoomが自動的に文字起こしを行い、Perplexity連携により要約を作成します。その後、要約された内容がNotionに整理・追加されるため、情報の共有や活用がスムーズに行えます。このワークフローを活用すれば、手動での文字起こしや要約作業の手間を大幅に削減し、業務の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを利用して音声ファイルの保存や管理を行っている方
・会議やインタビューの内容を文字起こしし、要約する作業に時間を費やしている方
・Notionを使って情報を整理・共有しているチームやプロジェクトリーダー
・Perplexityの連携機能を活用し、情報の要約を自動化したい方
・業務フローの効率化を図り、作業の自動化を進めたいIT担当者
■注意事項
・Notion、Perplexity、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・[文字起こし]オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxに動画ファイルがアップロードされたら、音声を抽出し文字起こししてNotionに追加する
試してみる
■概要
「Boxに動画ファイルがアップロードされたら、音声を抽出し文字起こししてNotionに追加する」フローは、動画管理と情報共有をシームレスに行う業務ワークフローです。
Boxに動画がアップロードされると、自動的に音声が抽出され、文字起こしされた内容がNotionに追加されます。
これにより、動画の内容をテキストで簡単に確認・共有でき、チーム内のコミュニケーションが円滑になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxで多数の動画ファイルを管理しており、効率的に情報を共有したい方
・動画の音声を文字起こしして、テキストデータとして活用したいクリエイティブ担当者
・Notionを使用してプロジェクト管理を行っており、動画コンテンツの自動連携を希望するチーム
・メディア制作会社やマーケティングチームで、動画内容の迅速な共有・レビューが必要な方
・動画の内容を文書化し、後から参照しやすくしたい教育担当者や研修担当者
■注意事項
・Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する方法
それでは、「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加」する方法を解説します。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する
試してみる
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」ワークフローは、ファイル管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに新しくアップロードされたドキュメントを自動でOCR処理し、内容をNotionに転記することで、手作業の入力を減らし、情報の一元管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用しており、ファイル管理に時間を取られている方
・Notionを活用して情報を整理・共有しているチームや個人
・OCRを活用して紙ベースの資料をデジタルデータ化したいと考えている方
・業務の自動化を進め、生産性向上を目指しているビジネスパーソン
・手動でのデータ入力に伴うミスを減らし、正確な情報管理を望む方
■注意事項
・Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
BoxのAPIを利用してアップロードされたファイル情報を受け取り、
それをYoomのOCRで読み取り、Notionに読み取り結果を転記することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
- Box・Notionをマイアプリ連携する。
- テンプレートをコピーする。
- フロー起点のBoxのトリガー設定と、その後のNotionのオペレーション設定を行う。
- トリガーボタンをONにして、Box・Notionの連携フローの動作確認をする。
Yoomを利用していない方は、こちらから会員登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
[Yoomとは]
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のBoxとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Boxと検索し、ログインしましょう。
続いてNotionと連携しましょう。
連携する前に、以下のようなデータベースを作成してください。(ヘッダーなどの細かい設定は後ほど行いましょう。)
ログインが完了したら、アクセスしたいページのチェックをお願いします。
Box・Notionがマイアプリに連携されたらOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する
試してみる
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」ワークフローは、ファイル管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに新しくアップロードされたドキュメントを自動でOCR処理し、内容をNotionに転記することで、手作業の入力を減らし、情報の一元管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用しており、ファイル管理に時間を取られている方
・Notionを活用して情報を整理・共有しているチームや個人
・OCRを活用して紙ベースの資料をデジタルデータ化したいと考えている方
・業務の自動化を進め、生産性向上を目指しているビジネスパーソン
・手動でのデータ入力に伴うミスを減らし、正確な情報管理を望む方
■注意事項
・Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ2:トリガーやアクションを設定
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更可能です。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
-
フォルダのコンテンツID:ファイルをアップロードするフォルダのURLから入力してください。
ここでBoxに移動し、ファイルをアップロードします。
例として以下の画像をアップロードしました。
テストし、次に進みましょう。
こちらもテストし、アウトプット（取得した値）に項目が反映したら保存します。
続いて「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
先ほどの様に、連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
こちらは変更せずテストします。
アウトプットが取得できたら保存します。
続いて「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
()内のタスクを消費するのでご注意ください。
カウント方法についてはこちら。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションは一部有料プランでのみご利用いただける機能となっております。
その他プランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご了承ください。
・有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
必須項目は変更せずにそのまま利用します。
こちらもテストし、生成結果が反映したら保存しましょう。
続いて「レコードを追加する」をクリックしましょう。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
下にスクロール、データベースの連携を行います。
次に進み、画像のように追加するレコードの値を選択しましょう。
※アウトプットから選択した項目は{{〇〇}}のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
ここに固定のテキストを入れてしまうと、毎回それが転記されてしまうため、アウトプットから必ず選択してください。
テストし、成功したら保存します。
Notionを確認してみましょう。
無事に結果が反映されましたね。
さらに自動化するには
Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。
フローボットの完了をChatworkに通知する
このプロセスを追加することで、フローボットの完了をChatworkに通知することができます。
通知本文に生成結果を組み込むことができるので、出先でNotionが確認できなくてもChatworkで確認できますね。
アプリトリガーを起点にして、その他のツールに通知や転記することができます。
これらの例を紹介するので、Notion以外をご利用の方はぜひ参考にしてみてください。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する方法
続いて、NotionをSlackに変更した場合の設定方法を説明します。先ほどと同様、テンプレートをコピーしてください。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する
試してみる
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する」フローは、BoxとOCRを活用した業務ワークフローです。
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、OCR機能で内容を自動的に読み取り、必要な情報をSlackに通知します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用しており、ファイル内容の迅速な共有が必要なチームの方
・手動でファイルの内容確認や情報共有に時間を取られているビジネスパーソン
・Slackを活用してリアルタイムに情報通知を行いたい企業の方
・OCRを用いて紙ベースの情報をデジタル化し、自動で管理したい事務担当者の方
■注意事項
・Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
こちらも「画像・PDFから文字を読み取る」までは先ほどのフローと同様に設定します。
設定が終わったら赤枠の「チャンネルにメッセージを送る」を選択しましょう。
連携したアカウント情報を確認し、次に進みます。
-
投稿先のチャンネルID:表示された候補から選択してください。
-
メッセージ:アウトプットを利用して設定しましょう。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する方法
続いて、NotionをGoogle スプレッドシートに変更した場合の設定方法を説明します。先ほどと同様、テンプレートをコピーしてください。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル内容を、目視で確認し転記する作業は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Boxにファイルが追加されると自動でOCRが文字情報を読み取り、指定のGoogle スプレッドシートにデータを追加できます。手作業による転記作業をなくし、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保存したファイルの内容をGoogle スプレッドシートへ手入力している方
・請求書などの帳票処理における、目視での確認や転記作業を効率化したい方
・OCRを活用したデータ入力の自動化によって、DX推進を検討している方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
こちらも「画像・PDFから文字を読み取る」までは先ほどのフローと同様に設定します。
設定が終わったら赤枠の「レコードを追加する」を選択しましょう。
今回は以下のようなGoogle スプレッドシートを作成しました。
フローボットに戻り、データベースの連携をしましょう。
追加するレコードの値をアウトプットから設定します。
BoxやNotionを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもBoxやNotionのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Boxを活用した自動化例
Boxにファイルがアップロードされたら通知を受け取ったり、情報をGoogle スプレッドー使途に自動記載することができます。
また、会議の録画データも自動格納されるので、戦略を練る際にも過去の情報を探しやすくなりますね。
BoxにアップロードされたファイルをGoogle Driveに転送する
試してみる
■概要
「BoxにアップロードされたファイルをGoogle Driveに転送する」ワークフローは、Boxに格納されたファイルを自動的にGoogle Driveに転送するプロセスです。
ファイルがBoxにアップロードされると、指定されたGoogle Driveのフォルダに自動的に転送され、手動での転送作業を削減します。
これにより、ファイルの整理や管理を効率的に行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxをファイル管理ツールとして使用しており、Google Driveにもバックアップを取っている方
・BoxからGoogle Driveにファイルを定期的に転送したい業務担当者
・クラウドストレージ間でのファイル管理を自動化し、手動作業を削減したい方
・複数のプラットフォームを使用してファイルを整理したい方
■注意事項
・Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに保存する
試してみる
■概要
「BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに保存する」ワークフローは、クラウドストレージ間のデータ移動を自動化する業務ワークフローです。
Yoomを活用して、Boxにアップロードされたファイルが自動的にSharePointに保存されるため、手動での転送作業やファイル管理の手間を大幅に削減できます。
これにより、チーム全体の作業効率が向上し、重要なファイルの管理がスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft SharePointを日常的に利用しているビジネスユーザーの方
・ファイルの手動転送に時間を取られているチームリーダーや管理者の方
・クラウドストレージ間の連携を効率化し、業務プロセスを自動化したいIT担当者の方
・ファイル管理のミスを減らし、セキュリティを強化したい企業の方
■注意事項
・BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailでメールを送付する
試してみる
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
Boxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録する
試してみる
■概要
「Boxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録する」ワークフローは、ファイル管理とデータ整理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Boxに新しいファイルをアップロードすると、その情報が自動的にGoogle スプレッドシートに記録されます。
これにより、ファイルの管理状況やメタデータを一元的に把握でき、手作業によるデータ入力の手間やミスを大幅に削減します。
特に複数のプロジェクトでBoxを活用しているチームにとって、効率的な情報管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxを日常的に利用しており、ファイル管理を効率化したいビジネスユーザーの方
Google スプレッドシートでのデータ管理を自動化したいチームリーダーの方
手作業でのデータ入力に時間を取られている管理担当者の方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Meetで会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動格納する
試してみる
■概要
Google Meetで会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動格納するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetで多くのオンライン会議を日々主催しており、録画ファイルの管理を負担に感じている方
・複数のプロジェクトやチームのミーティング録画を一元管理する必要がある部門マネージャーや管理職の方
・会議録画の保存先を統一し、手作業による保存ミスを防ぎたい方
・クライアントとの商談やヒアリングの記録を確実に保管し、チーム内で共有する必要がある営業担当者
・社内研修の録画データを受講者へスムーズに共有したい人事や教育の担当者
■注意事項
・Google Meet、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・「待機する」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Notionを活用した自動化例
データの追加をチャットツールに通知したり、CRMツールとの同期、SNSや動画投稿ツールとの連携も実現できます！
Notion内のコンテンツステータスが変更されたら、その内容をX（Twitter）に投稿する
試してみる
■概要
「Notionで特定のデータベースのページが作成されたら、自動でTwitterに投稿する」フローは、コンテンツの発信作業を効率化する業務ワークフローです。
情報発信の頻度を維持しつつ、手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを活用してコンテンツ管理を行い、Twitterでの情報発信も行いたい方
・手動でのTwitter投稿に時間を取られている個人事業主やフリーランスの方
・チームでNotionを利用しており、効率的な情報共有を目指している企業の方
・定期的な更新を自動化して、SNS運用をスムーズにしたいマーケティング担当者の方
■注意事項
・Notion、X（Twitter）のそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionでページが作成または更新されたらSlackに通知
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Notionでページが作成または更新されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。
Notionに作成した日報をMicrosoft Excelにも格納する
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Notionに作成した日報をMicrosoft Excelにも格納するフローです。
■注意事項
・NotionとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
Salesforceに登録されたリード情報をNotionに追加する
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■概要
「Salesforceに登録されたリード情報をNotionに追加する」ワークフローは、情報転記作業を自動化できます。
手作業で行う業務が自動化されるため、人的エラーの回避につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを利用して営業活動を行っている方
・Salesforceに登録されたリード情報を迅速にNotionに反映させたいと考えている方
・リードの情報を手動で入力する手間を省き、スピーディに管理したいと考える方
・Notionを普段から利用しており、一元管理を進めたい方
・リード情報をスピーディにチームメンバーと共有する必要がある方
・情報の抜け漏れを防ぎ、効率的に営業活動を行いたいと考える方
■注意事項
・SalesforceとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
前日のYouTubeのチャンネルレポートをNotionに追加する
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■概要
前日のYouTubeのチャンネルレポートをNotionのデータベースにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouTuberや動画コンテンツ制作者
・YouTubeチャンネルの分析データをNotionで一元管理したい方
・毎日の動画パフォーマンスをNotionで記録し、分析・改善に役立てたい方
・手作業でのデータ転記の手間を省きたい方
2.マーケティング担当者
・YouTubeチャンネルの分析データをNotionで共有し、チームで連携して改善策を検討したい方
・Notionのデータベース機能を活用して、動画パフォーマンスの傾向を分析したい方
■このテンプレートを使うメリット
・YouTubeチャンネルレポートを手動でNotionに転記する手間が省け、大幅な時間短縮につながります。
・毎日自動でレポートが記録されるため、長期的なトレンド分析に役立ちます。
■注意事項
・YouTube Analytics API、NotionのそれぞれとYoomを連携させてください。
まとめ
今回は「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」フローボットを紹介しました。
Boxに追加されたファイルの内容をOCRで解析し、Notionに自動で転記するプロセスを自動化することで、手作業での入力作業をなくし、業務効率を大幅に向上させることが期待できます。
さらに、ChatworkやSlackと組み合わせれば、通知機能を追加して、最新情報を把握することも可能です。
このフローを活用して日々の業務の負担を減らし、より重要なタスクに集中できる環境を整えましょう！
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