Box活用術！OCRでファイルを読み取り、Notionへ自動転記する方法とは？

BoxのAPIを利用してアップロードされたファイル情報を受け取り、
それをYoomのOCRで読み取り、Notionに読み取り結果を転記することで実現が可能です。

一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!

• Box・Notionをマイアプリ連携する。
• テンプレートをコピーする。
• フロー起点のBoxのトリガー設定と、その後のNotionのオペレーション設定を行う。
• トリガーボタンをONにして、Box・Notionの連携フローの動作確認をする。

Yoomを利用していない方は、こちらから会員登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

[Yoomとは]

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のBoxとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

Boxと検索し、ログインしましょう。

続いてNotionと連携しましょう。
連携する前に、以下のようなデータベースを作成してください。(ヘッダーなどの細かい設定は後ほど行いましょう。)

ログインが完了したら、アクセスしたいページのチェックをお願いします。

Box・Notionがマイアプリに連携されたらOKです。

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更可能です。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。

• フォルダのコンテンツID:ファイルをアップロードするフォルダのURLから入力してください。

ここでBoxに移動し、ファイルをアップロードします。

例として以下の画像をアップロードしました。

テストし、次に進みましょう。

こちらもテストし、アウトプットに項目が反映したら保存します。

続いて「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
こちらは変更せずテストします。

アウトプットが取得できたら保存します。

続いて「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
()内のタスクを消費するのでご注意ください。
カウント方法についてはこちら。

※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションは一部有料プランでのみご利用いただける機能となっております。
その他プランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご了承ください。

・有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

必須項目は変更せずにそのまま利用します。

• 使用するAI:選択肢から選んでください。

こちらもテストし、生成結果が反映したら保存しましょう。

続いて「レコードを追加する」をクリックしましょう。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
データベースの連携を行います。

次に進み、画像のように追加するレコードの値を選択しましょう。

※アウトプットから選択した項目は{{〇〇}}のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
ここに固定のテキストを入れてしまうと、毎回それが転記されてしまうため、アウトプットから必ず選択してください。

テストし、成功したら保存します。

Notionを確認してみましょう。

無事に結果が反映されましたね。

さらに自動化するには

Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。

フローボットの完了をChatworkに通知する

このプロセスを追加することで、フローボットの完了をChatworkに通知することができます。
通知本文に生成結果を組み込むことができるので、出先でNotionが確認できなくてもChatworkで確認できますね。

アプリトリガーを起点にして、その他のツールに通知や転記することができます。
これらの例を紹介するので、Notion以外をご利用の方はぜひ参考にしてみてください。

Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する方法

続いて、NotionをSlackに変更した場合の設定方法を説明します。先ほどと同様、テンプレートをコピーしてください。

こちらも「画像・PDFから文字を読み取る」までは先ほどのフローと同様に設定します。
設定が終わったら赤枠の「チャンネルにメッセージを送る」を選択しましょう。

連携したアカウント情報を確認し、次に進みます。

• 投稿先のチャンネルID:表示された候補から選択してください。
• メッセージ:アウトプットを利用して設定しましょう。

Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する方法

続いて、NotionをGoogle スプレッドシートに変更した場合の設定方法を説明します。先ほどと同様、テンプレートをコピーしてください。

こちらも「画像・PDFから文字を読み取る」までは先ほどのフローと同様に設定します。
設定が終わったら赤枠の「レコードを追加する」を選択しましょう。

今回は以下のようなGoogle スプレッドシートを作成しました。

フローボットに戻り、データベースの連携をしましょう。

追加するレコードの値をアウトプットから設定します。

Boxを使ったその他の自動化例

その他にも、YoomにはBoxを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!

1.Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しSlackに通知するフローです。

プロジェクトのファイルをBoxで管理している場合、いつの間にかフォルダが増えて探しづらくなることがありますよね。
このフローであれば特定フォルダを毎月アーカイブ移動し、Slackに通知されるので便利です。

2.Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードするフローです。

ファイルの管理にBoxを利用している場合、こちらが便利です。
自動でGoogle Driveからダウンロードし、アップロードしてくれるので作業漏れを防げます。

3.BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。

ファイルがアップロードされるたびに手動で通知するのは、通知漏れなどのミスが発生するリスクがあります。
このフローであれば自動通知してくれるので、手間を省きながらミスも減らせます。

まとめ

今回は「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」フローボットを紹介しました。
Boxに追加されたファイルの内容をOCRで解析し、Notionに自動で転記するプロセスを自動化することで、手作業での入力作業をなくし、業務効率を大幅に向上させることが期待できます。
さらに、ChatworkやSlackと組み合わせれば、通知機能を追加して、最新情報を把握することも可能です。

このフローを活用して日々の業務の負担を減らし、より重要なタスクに集中できる環境を整えましょう！