Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する
試してみる
■概要
Boxを日常的に利用しており、ファイル管理に時間を取られている方 Notionを活用して情報を整理・共有しているチームや個人 OCRを活用して紙ベースの資料をデジタルデータ化したいと考えている方 業務の自動化を進め、生産性向上を目指しているビジネスパーソン 手動でのデータ入力に伴うミスを減らし、正確な情報管理を望む方 ■このテンプレートを使うメリット
「紙の書類をデジタル化して管理したいけれど、手作業で転記するのは手間がかかるし、効率が悪い…。」そんな悩みを抱えていませんか？
BoxとNotionを活用したすぐに試せる自動化テンプレート集はこちら 転記を自動化する便利なテンプレート
Boxに格納されたファイルをCloudConvertで変換し、OCRしてNotionに追加する
試してみる
■概要
Boxに保存されたファイルをCloudConvertで変換し、OCR機能を用いてテキスト化、その後Notionに自動的に追加するワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxで多数のファイルを管理しており、効率的に内容を活用したい方 CloudConvertを利用してファイル形式の変換を自動化したい方 OCRを活用して紙文書や画像からテキストデータを抽出したい方 Notionで情報を一元管理し、チーム内で共有したい方 業務プロセスの自動化を通じて作業時間を削減したい企業の担当者
■このテンプレートを使うメリット
ファイル変換からテキスト化、情報整理までの一連の流れをすべて自動化できます。 手作業による変換作業やデータ入力の手間とエラーを削減します。 Notionへの自動追加で情報共有がスムーズになります。 業務フローの効率化で生産性向上をサポートします。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してNotionに追加する
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■概要
Boxに保管された膨大な契約書や議事録、一つひとつ目を通して内容を把握し、Notionにまとめる作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルが格納されるだけで、OCRが自動で文字を読み取り、ChatGPTが要約、そしてNotionのデータベースに自動で情報が追加される一連の流れを構築できます。面倒な手作業による情報集約から解放され、より効率的なナレッジ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに保管した契約書や議事録などの書類管理を効率化したいと考えている方 ChatGPTやOCRを活用し、手作業で行っている情報収集や要約を自動化したい方 Notionを情報集約のハブとしており、手入力の手間を削減したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxへのファイルアップロードからNotionへの情報集約までが自動化され、書類の確認・要約・転記といった作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による文字の読み取りミスや、Notionへの転記漏れ・入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Box、ChatGPT、NotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、特定のフォルダにファイルが追加されたらフローが起動するように設定します。 オペレーションでBoxのアクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、取得したファイルからテキストデータを抽出します。 ChatGPTのアクションで、抽出したテキストを指定のプロンプト（指示文）で要約させます。 最後に、Notionの「データベースを操作する」アクションで、生成された要約を指定のデータベースページに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、対象としたいフォルダをコンテンツIDで任意に設定してください。 Boxからファイルを取得するアクションでは、対象となるファイルのコンテンツIDを指定する必要があります。 OCR機能では、読み取ったテキスト全体だけでなく、特定のキーワードに基づいて必要な部分だけを抽出するよう設定も可能です。 ChatGPTに要約を依頼する際、「箇条書きで要約して」など、プロンプト（指示文）を任意の内容に設定できます。 Notionへ情報を追加する際に、どのデータベースに情報を格納するかをIDで任意に設定してください。 ■注意事項
Box、ChatGPT、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。 https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
BoxにアップロードされたPDFからテキストを抽出・翻訳し、Notionに追加する
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■概要
海外拠点とのやり取りで、外国語のPDF書類を受け取る機会は多いものの、その都度内容を確認し、翻訳して転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
海外との取引が多く、外国語で記載されたPDF書類の対応に手間を感じている方 BoxとNotionを情報管理に活用しており、手作業でのデータ連携を効率化したい方 定型的な翻訳や転記作業から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点に、テキストの抽出から翻訳、Notionへの登録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるコピー＆ペーストのミスや、翻訳漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFからテキスト情報を抽出します。 さらに、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、抽出したテキストを指定の言語に翻訳します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、翻訳されたテキストをデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクションでは、PDFファイルのどの項目から文字を読み取るかを任意で設定できます。 AI機能による翻訳のアクションでは、翻訳したい内容や翻訳先の言語を任意で設定してください。 Notionにレコードを追加するアクションでは、追加先のデータベースIDを任意で設定でき、各プロパティに格納する情報を自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。こちら
Boxに格納されたファイル情報をNotionに追加する
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■概要
Boxにファイルをアップロードした後、そのファイル名やURLといった情報を手作業でNotionのデータベースに転記していませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとNotionを利用し、ファイル情報を手動で転記している方 ファイル管理の抜け漏れや入力ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたい方 定型的な転記作業を自動化し、その他の業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxにファイルが追加されると自動でNotionに情報が連携されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による情報の転記がなくなることで、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルの情報を取得します。 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したファイル情報をNotionの指定データベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「レコードを追加する」では、前段のオペレーションでBoxから取得した情報を引用・設定することが可能です。 ■注意事項
BoxとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する
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■概要
Boxを日常的に利用しており、ファイル管理に時間を取られている方 Notionを活用して情報を整理・共有しているチームや個人 OCRを活用して紙ベースの資料をデジタルデータ化したいと考えている方 業務の自動化を進め、生産性向上を目指しているビジネスパーソン 手動でのデータ入力に伴うミスを減らし、正確な情報管理を望む方 ■このテンプレートを使うメリット
書類作成を自動化する便利なテンプレート
Notionでページが作成されたら、PDFを発行してBoxに格納する
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■概要 ■このテンプレートをおすすめする方
Notionで作成したドキュメントを、定期的にPDF形式でバックアップ・保管する必要がある方 NotionページをPDF化し、社内のファイル共有システムであるBoxに手間なく格納したい方 手動でのPDFエクスポートとアップロード作業の時間を削減し、業務効率を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionでのページ作成をトリガーに、PDF化からBoxへの格納までが自動で完結するため、手作業にかかる時間を大幅に削減できます。 ファイル形式の変換や格納忘れといった、手動作業によるヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメント管理の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Notion、Box、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションの分岐機能を使い、レコードが新規作成された場合と更新された場合などで処理を分岐させます。 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで取得したIDを基にページの詳細情報を取得します。 続いて、オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」を設定し、前段で取得した値を引用してPDFファイルを発行します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、PDFファイルをBoxの指定されたフォルダーに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で設定することで、特定のデータベースやワークスペース内でのページ作成のみを対象にできます。 分岐機能は、前段で取得した情報をもとに条件を自由にカスタマイズできます。 Boxのファイルアップロードアクションでは、格納先のフォルダーIDやアップロードするファイル名を、Notionのページ名などの前段のオペレーションで取得した情報を変数として利用して、動的に設定できます。 ■注意事項
Notion、Box、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
書き込みを自動化する便利なテンプレート
Notionにページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Notionに新しくページが作成または更新されたら、boxにフォルダを作成するフローです。
フォルダ名は任意の値に置き換えることができます。
Notionとboxを連携することで、新しく作成・更新されたページを自動的にboxに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Notion、boxそれぞれとYoomを連携してください。
・フォルダの作成先やフォルダ名などを任意の値に変更することが可能です。
音声文字起こしを使った便利な自動化テンプレート
Boxにウェビナー動画がアップロードされたら、文字起こし・翻訳してNotionに追加する
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■概要
Boxにウェビナー動画がアップロードされたら、文字起こし・翻訳してNotionに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
ウェビナー動画の翻訳結果をNotionのデータベースに蓄積してナレッジとして共有したい方 海外のウェビナー動画を元に業界のトレンドや動向を把握している方 文字起こしされた内容を元に資料やレポートの作成を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
ウェビナー動画の文字起こしや翻訳結果をNotionのデータベースで管理することで、情報の一元管理やナレッジの共有に役立ちます。
Notionでウェビナー動画の情報が一元管理されることで、チーム内のナレッジ共有が強化されると共に、検索性も向上させることが可能です。
手動による翻訳作業やNotionにおける情報管理が効率化されるため、チーム内の共有が円滑になります。
Boxに音声ファイルが追加されたら、文字起こししPerplexityで要約してNotionに追加する
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■概要
会議の議事録作成やインタビューの記録など、音声ファイルの扱いは手間がかかる業務の一つではないでしょうか。ファイルを手動で文字起こしツールにかけ、さらに要約を作成してNotionにまとめる作業は、時間も集中力も必要とします。このワークフローを活用すれば、Boxに音声ファイルがアップロードされるだけで、文字起こしからPerplexityによる要約、そしてNotionへの記録までが自動で完結するため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに保存した会議録音から、手作業で議事録を作成しているマーケターや営業担当者の方 インタビュー音声の文字起こしと要約、Notionへの情報集約を効率化したいメディア担当者の方 Perplexityを活用して、音声コンテンツの要約作成プロセスを自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイル追加を起点に、文字起こしから要約、Notionへの追加までが自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮することができます。 手動でのコピー＆ペースト作業が不要になるため、転記ミスや要約の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Box、Perplexity、NotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。 次に、オペレーションでYoomの「音声データを文字起こしする」機能を選択し、ダウンロードした音声ファイルをテキスト化します。 その後、オペレーションでPerplexityの「テキストを生成」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを要約します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成された要約などを指定のデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、音声ファイルをアップロードする特定のフォルダを任意で指定してください。 Perplexityでの要約生成では、プロンプトを自由にカスタマイズできるため、「以下のテキストを箇条書きで要約してください」のように、出力形式の指定も可能です。 Notionへの追加アクションでは、どのデータベースに追加するかを選択し、タイトルや本文などの各プロパティに、Perplexityで生成した要約などを割り当てることができます。 ■注意事項
Notion、Perplexity、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 文字起こしオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxに動画ファイルがアップロードされたら、音声を抽出し文字起こししてNotionに追加する
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■概要
Boxに保存した会議やセミナーの動画、その内容をどのように記録していますか？一つひとつ再生しながら手動で文字起こしをする作業は時間がかかり、他の重要な業務を圧迫する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxに動画ファイルをアップロードするだけで、AIが自動で音声データを抽出し文字起こしを行い、その結果をNotionに保存するため、こうした面倒な作業から解放され、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに保存した動画の議事録作成や文字起こしを手作業で行っている方 会議やインタビューの記録をNotionで管理しており、入力作業を効率化したい方 動画コンテンツの共有からテキスト化までの一連のフローを自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへの動画アップロードを起点に、文字起こしからNotionへの保存までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手動での聞き取りやタイピングによる入力ミス、転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、文字起こしデータの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 次に、オペレーションでYoomのAI機能である「音声データを文字起こしする」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを生成します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたテキストデータを指定のデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、どのフォルダにアップロードされたファイルを対象とするかを任意で指定してください。 AIによる文字起こし機能では、話者分離の有無など、音声データから抽出する項目を任意でカスタムできます。 Notionにレコードを追加する際、追加先のデータベースやページを任意で設定でき、前段で取得したファイル名や文字起こしテキストといった値を変数として埋め込むことが可能です。 ■注意事項
Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する方法
それでは、「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加」する方法を解説します。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する
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■概要
Boxを日常的に利用しており、ファイル管理に時間を取られている方 Notionを活用して情報を整理・共有しているチームや個人 OCRを活用して紙ベースの資料をデジタルデータ化したいと考えている方 業務の自動化を進め、生産性向上を目指しているビジネスパーソン 手動でのデータ入力に伴うミスを減らし、正確な情報管理を望む方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxのAPIを利用してアップロードされたファイル情報を受け取り、
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
Box・Notionをマイアプリ連携する。
テンプレートをコピーする。
フロー起点のBoxのトリガー設定と、その後のNotionのオペレーション設定を行う。
トリガーボタンをONにして、Box・Notionの連携フローの動作確認をする。
Yoomを利用していない方は、こちらから会員登録 をしてください。
[Yoomとは]
ステップ1:マイアプリ連携 マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。Box とYoomを連携していきます。
Box と検索し、ログインしましょう。
続いてNotion と連携しましょう。
ログインが完了したら、アクセスしたいページのチェックをお願いします。
Box・Notionがマイアプリに連携されたらOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する
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■概要
Boxを日常的に利用しており、ファイル管理に時間を取られている方 Notionを活用して情報を整理・共有しているチームや個人 OCRを活用して紙ベースの資料をデジタルデータ化したいと考えている方 業務の自動化を進め、生産性向上を目指しているビジネスパーソン 手動でのデータ入力に伴うミスを減らし、正確な情報管理を望む方 ■このテンプレートを使うメリット
ステップ2:トリガーやアクションを設定
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。フォルダにファイルがアップロードされたら 」を選択しましょう。
フォルダのコンテンツID :ファイルをアップロードするフォルダのURLから入力してください。
ここでBoxに移動し、ファイルをアップロードします。
例として以下の画像をアップロードしました。
テストし、次に進みましょう。
こちらもテストし、アウトプット（取得した値） に項目が反映したら保存します。
ファイルをダウンロード 」をクリックしましょう。
先ほどの様に、連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
こちらは変更せずテストします。
アウトプットが取得できたら保存します。
続いて「画像・PDFから文字を読み取る 」をクリック。
こちら 。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションは一部有料プランでのみご利用いただける機能となっております。
・有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能 です。
必須項目は変更せずにそのまま利用します。
こちらもテストし、生成結果が反映したら保存しましょう。
続いて「レコードを追加する 」をクリックしましょう。
次に進み、画像のように追加するレコードの値を選択しましょう。
※アウトプットから選択した項目は{{〇〇}}のように表示されます。
テストし、成功したら保存します。
Notionを確認してみましょう。
無事に結果が反映されましたね。
さらに自動化するには
Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。
フローボットの完了をChatworkに通知する
このプロセスを追加することで、フローボットの完了をChatworkに通知することができます。
アプリトリガーを起点にして、その他のツールに通知や転記することができます。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する方法
続いて、NotionをSlackに変更した場合の設定方法を説明します。先ほどと同様、テンプレートをコピーしてください。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する
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■概要
Boxを日常的に利用しており、ファイル内容の迅速な共有が必要なチームの方 手動でファイルの内容確認や情報共有に時間を取られているビジネスパーソン Slackを活用してリアルタイムに情報通知を行いたい企業の方 OCRを用いて紙ベースの情報をデジタル化し、自動で管理したい事務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
情報共有のスピード向上：Boxへのファイル追加と同時ファイルのOCRとOCRで読み取った内容がSlackに通知されるため、チーム全体の情報共有が迅速になります。 手作業の削減：OCR機能で内容を自動読み取りし、通知することで、手動でのデータ入力や確認作業が不要になります。 エラーの防止：自動化されたプロセスにより、ヒューマンエラーのリスクを低減し、正確な情報共有が可能になります。
こちらも「画像・PDFから文字を読み取る 」までは先ほどのフローと同様に設定します。チャンネルにメッセージを送る 」を選択しましょう。
連携したアカウント情報を確認し、次に進みます。
投稿先のチャンネルID :表示された候補から選択してください。
メッセージ :アウトプットを利用して設定しましょう。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する方法
続いて、NotionをGoogle スプレッドシートに変更した場合の設定方法を説明します。先ほどと同様、テンプレートをコピーしてください。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する
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■概要
Boxを使用して大量のドキュメントを管理しているビジネスユーザーの方 手動でのデータ入力に時間を取られている事務担当者の方 OCRを活用して紙書類や画像データの情報をデジタル化したい方 Google スプレッドシートを用いたデータ集計や分析を効率化したいチームの方 業務プロセスの自動化を検討している経営者やマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
作業時間の削減：手動で行っていたデータ入力作業を自動化することで、時間を有効に活用できます。 ヒューマンエラーの防止：自動処理により、入力ミスやデータの抜け漏れを防ぎ、正確なデータ管理が実現します。 業務フローの一元化：BoxとGoogle スプレッドシート間のデータ連携がスムーズになり、業務全体の効率が向上します。
こちらも「画像・PDFから文字を読み取る 」までは先ほどのフローと同様に設定します。レコードを追加する 」を選択しましょう。
今回は以下のようなGoogle スプレッドシートを作成しました。
フローボットに戻り、データベースの連携をしましょう。
追加するレコードの値をアウトプットから設定します。
BoxやNotionを使ったその他の自動化例 本日ご紹介した連携以外にもBoxやNotionのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
Boxを活用した自動化例 Boxにファイルがアップロードされたら通知を受け取ったり、情報をGoogle スプレッドー使途に自動記載することができます。
BoxにアップロードされたファイルをGoogle Driveに転送する
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■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイル管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に、Boxに保存したファイルをGoogle Driveに手作業で転送するのは手間がかかり、共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに指定したGoogle Driveのフォルダへ自動でファイルを転送できるため、手作業によるファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとGoogle Driveを併用しており、ファイル転送に手間を感じている方 チームや部署間で異なるストレージを利用し、手動でのファイル共有に時間を要している方 ファイルのバックアップや二重管理を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxにファイルをアップロードするだけでGoogle Driveへ自動で転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルの移動が不要になることで、転送忘れやファイルバージョンの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveにファイルをアップロードするアクションで、格納先としたいフォルダIDを任意で設定してください。 アップロードする際のファイル名は、固定のテキストを入力したり、トリガーで取得した元のファイル名を変数として設定することも可能です。 ■注意事項
Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに保存する
試してみる
■概要
BoxとMicrosoft SharePointの両方でファイルを管理する際、手作業でのアップロードやコピーに手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft SharePointを併用し、ファイル管理を行っている方 手作業でのファイル転記に時間がかかり、非効率を感じている担当者の方 ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーをなくし、業務を標準化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのアップロードを起点にMicrosoft SharePointへの保存が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 人の手による操作が介在しないことで、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所に保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、自動化の起点としたい監視対象のフォルダを指定してください。 Microsoft SharePointのファイルアップロード設定では、保存先となるドライブやフォルダを指定してください。 ■注意事項
BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailでメールを送付する
試してみる
■概要
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルアップロードの通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録する
試してみる
■概要
「Boxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録する」ワークフローは、ファイル管理とデータ整理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxを日常的に利用しており、ファイル管理を効率化したいビジネスユーザーの方 Google スプレッドシートでのデータ管理を自動化したいチームリーダーの方 手作業でのデータ入力に時間を取られている管理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxの新規ファイルアップロード時に自動的にGoogle スプレッドシートに登録されるため、手動で転記する手間を省けます。
Google Meetで会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動格納する
試してみる
■概要
Google Meetでの会議後、録画データを手動でダウンロードしてBoxへ格納する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。重要な会議の記録を確実に保管したいものの、こうした単純作業は負担になりがちであり、格納漏れなどのミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、録画データを自動でBoxに格納できるため、こうした課題を解消し、確実な情報共有と管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Meetでの会議が多く、録画データをBoxで管理している方 会議後の録画データのダウンロードやアップロード作業を効率化したい方 手作業によるファイルの格納漏れを防ぎ、情報共有を徹底したいチームのリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
会議終了後に自動で録画データがBoxへ格納されるため、これまで手作業に費やしていたダウンロードやアップロードの時間を削減できます。 手動での作業で起こりがちなファイルの保存忘れや格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報資産の管理に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Meet、Google Drive、BoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Meetのアプリトリガーを設定し、会議の終了をフローボット起動のきっかけとします。 オペレーションで待機機能を設定し、録画データがGoogle Driveに保存されるまで一定時間待機させます。 次に、オペレーションでGoogle Meetのアクションを設定し、終了した会議の情報を取得します。 続けて、オペレーションでGoogle Driveのアクションを設定し、会議情報に紐づく録画ファイルをダウンロードします。 最後に、オペレーションでBoxのアクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダへ格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Meetのトリガー設定では、会議終了を検知するポーリング（確認）間隔などを任意で設定してください。 Google Meetのオペレーション設定では、どの会議の録画データを対象とするか、会議IDを指定する必要があります。 Google Driveのオペレーション設定では、ダウンロードしたい録画データのファイルIDを正しく指定してください。 Boxにファイルを格納するオペレーションでは、保存する際のファイル名や格納先となるフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。 ■注意事項
Google Meet、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 「待機する」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Notionを活用した自動化例 データの追加をチャットツールに通知したり、CRMツールとの同期、SNSや動画投稿ツールとの連携も実現できます！
Notionでページが作成または更新されたらSlackに通知
試してみる
■概要
Notionでページが作成または更新されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。
通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
■設定方法
・ NotionとSlackをYoomと連携してください。（マイアプリ連携）
・Notionの「ページが作成または更新されたら」というトリガーでNotionの該当のデータベースなどを設定してください。
・Slackの「Slackに通知」というオペレーションで、Notionから取得したページ情報をもとに、送信先のチャンネル、メッセージ内容を設定してください。
・設定が完了したら、Notionでページが作成または更新されると、フローボットが起動し、対応するSlackチャンネルに通知が送られます。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
Notionに作成した日報をMicrosoft Excelにも格納する
試してみる
■概要
Notionで日報を作成した後、チームでの共有やデータ分析のためにMicrosoft Excelへ転記する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業でのコピー＆ペーストは時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Notionの日報ページからワンクリックでMicrosoft Excelの指定したファイルにデータを格納でき、日々の報告業務を円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとMicrosoft Excelを併用し、日報の転記作業に手間を感じている方 チームメンバーの日報を一元管理し、集計や分析の効率化を図りたいマネージャーの方 日々の定型業務を自動化することで、より創造的なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionのページから直接Microsoft Excelへデータが格納されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。 システムが自動でデータを連携するので、手作業によるコピー＆ペーストで発生しがちな入力間違いや転記漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 トリガーでChrome拡張トリガーを選択し、「特定のページから起動」を設定することで、任意のNotionページ上でフローを起動できるようにします。 オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、日報の具体的な内容を取得します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelのアクションを設定し、前のステップで取得した日報データを指定のファイルに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Excelのアクションでは、日報データを格納したいファイルやシートを任意で指定してください。 Notionから取得した日報の各データ（日付、氏名、業務内容など）を、Microsoft Excelのどの列に割り当てるか、自由にマッピング設定が可能です。 ■注意事項
NotionとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
Salesforceに登録されたリード情報をNotionに追加する
試してみる
■概要
Salesforceで管理しているリード情報を、情報共有やタスク管理のためにNotionへ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新しいリードが登録された際に、その情報を自動でNotionのデータベースへ追加できるため、手作業による手間をなくし、正確な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
SalesforceとNotionを併用し、リード情報の手動転記に手間を感じている営業担当者の方 獲得したリード情報をNotionにも連携し、チーム内での情報共有を円滑にしたいと考えている方 SalesforceとNotionのデータ連携を自動化し、業務の属人化を防ぎたい業務改善担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Salesforceにリードが登録されると同時にNotionへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、SalesforceとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」フローが起動するよう設定します。 最後に、オペレーションでNotionを選択して「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したSalesforceのリード情報をNotionのデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Salesforceのトリガー設定では、Notionに連携したいリード情報の項目などを、運用に合わせて任意で設定することが可能です。 Notionのオペレーション設定では、レコードを追加する対象のデータベースや、各プロパティに割り当てる情報を任意で設定してください。 ■注意事項
SalesforceとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Notion内のコンテンツステータスが変更されたら、その内容をX（Twitter）に投稿する
試してみる
■概要
Notionで管理しているコンテンツのステータスが更新された際、X（Twitter）へ手動で投稿していませんか。この一連の作業は、投稿漏れや内容の転記ミスを招きやすく、またタイムリーな情報発信の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースでページのステータスが変更されると、その内容を自動でX（Twitter）に投稿し、迅速かつ正確な情報発信を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionでコンテンツ管理を行い、X（Twitter）での情報発信を効率化したいマーケティング担当者の方 手作業によるSNS投稿でのミスや遅延を防ぎ、情報発信の質を高めたいコンテンツ運用チームの方 複数のツールを跨ぐ定型業務を自動化して、本来のコア業務に集中できる環境を整えたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionのステータス更新を起点にX（Twitter）への投稿が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。 手動での確認やコピー＆ペースト作業が不要となり、投稿内容の間違いや公開漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとX（Twitter）をYoomと連携します。 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定して、監視対象のデータベースを指定します。 オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで反応したページの最新情報を取得します。 続いて、オペレーションの分岐機能を設定し、取得したページのステータスが「公開」など特定の値になった場合のみ、後続のアクションが実行されるよう条件を設定します。 最後に、オペレーションでX（Twitter）の「ポストを投稿」アクションを設定し、Notionから取得したページのタイトルなどを含めた内容を投稿します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、Notionから取得したステータス情報などを用いて、投稿を実行する条件を「公開済み」や「プレスリリース」といった任意の値にカスタマイズすることが可能です。 X（Twitter）への投稿内容は、固定のテキストだけでなく、Notionから取得したページのタイトルやプロパティ情報などを変数として埋め込み、動的に作成することが可能です。 ■注意事項
・Notion、X（Twitter）のそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
前日のYouTubeのチャンネルレポートをNotionに追加する
試してみる
■概要
前日のYouTubeのチャンネルレポートをNotionのデータベースにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouTuberや動画コンテンツ制作者
・YouTubeチャンネルの分析データをNotionで一元管理したい方
・毎日の動画パフォーマンスをNotionで記録し、分析・改善に役立てたい方
・手作業でのデータ転記の手間を省きたい方
2.マーケティング担当者
・YouTubeチャンネルの分析データをNotionで共有し、チームで連携して改善策を検討したい方
・Notionのデータベース機能を活用して、動画パフォーマンスの傾向を分析したい方
■このテンプレートを使うメリット
・YouTubeチャンネルレポートを手動でNotionに転記する手間が省け、大幅な時間短縮につながります。
・毎日自動でレポートが記録されるため、長期的なトレンド分析に役立ちます。
■注意事項
・YouTube、NotionのそれぞれとYoomを連携させてください。
まとめ
今回は「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する 」フローボットを紹介しました。
このフローを活用して日々の業務の負担を減らし、より重要なタスクに集中できる環境を整えましょう！
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