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「Smartsheetで管理しているプロジェクトやタスクが増えるたびに、関連ファイルを格納するためのBoxフォルダを手作業で作成している…」
「案件ごとにSmartsheetに行を追加し、後からBoxにフォルダを作る運用をしているが、作成漏れやミスが起きてしまう…」
このように、SmartsheetとBoxを併用する中で、手作業でのデータ連携に非効率さや限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Smartsheetに行が追加されたタイミングで、関連するBoxフォルダが自動的に作成される仕組み</span>があれば、これらの煩わしい定型業務から解放され、ヒューマンエラーの心配なく、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現でき、日々の業務を大きく効率化できるので、ぜひこの記事を参考に作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartsheetとBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartsheetとBoxのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた両ツール間の情報登録や更新作業を自動化することが可能になります。
これにより、入力の手間やミスを削減し、業務の正確性とスピードを向上させることができます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Smartsheetに新しい行（例えば、新規プロジェクトやタスク）が追加されたことをトリガーに、指定した名称でBoxに新しいフォルダを自動で作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">プロジェクト開始時のフォルダ作成作業が不要になり、手作業による作成漏れや命名規則のミスを防ぐ</span>ことで、関連ドキュメントを一貫性を持って管理できます。
Smartsheetに追加された行の中から、特定の条件（例えば「ステータスが“新規”」や「優先度が“高”」など）に一致するものだけを対象に、Boxにフォルダを自動作成する連携です。
この分岐処理を含む自動化によって、<span class="mark-yellow">対応が必要な案件やタスクのみフォルダが自動生成されるため、手動での判断や振り分けの手間を削減</span>し、重要な項目への対応を迅速化できます。
それでは、さっそく実際にSmartsheetとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSmartsheetとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Smartsheetで行が追加されたら、Boxにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Smartsheetの連携
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Boxの連携
検索ボックスにBoxと入力し、対象のアイコンをクリックします。
連携させるアカウントでログインしてください。
マイアプリへ連携するためYoomに権限を付与する必要があるので、「Boxへのアクセスを許可」を選択してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
こちらの設定の前に、トリガーとなるSmartsheetの準備をしましょう。なお、この後のテスト操作ために、カラムに日付を作成し、テスト用に行を1つ追加してください。(内容はテスト株式会社などの架空の情報でOKです)
今回は、下記のようなシートを準備しました。
Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみてください。テストが成功すると、以下のような結果が表示されます。Smartsheetのシート情報が正しくアウトプットとして反映されていれば問題ありません！
最後に、「保存」をクリックして、次のステップに進みましょう。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
続いて、Smartsheetから取得したデータを用いて、Boxにフォルダを作成する設定をしましょう。下記赤枠をクリックしてください。
下記の画面になるので、タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
API接続設定画面になったら、フォルダ名と作成場所を設定しましょう。
フォルダ名の入力欄をクリックすると、下記のようにアウトプットが表示されます。このアウトプットを活用してファイル名を設定することも出来るので、運用内容に合わせてカスタマイズしてください。
親フォルダのコンテンツIDには、入力欄下の注釈を参考にBoxの親フォルダを確認して入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、指定したBoxのフォルダに新しいフォルダが作成されているはずです。下記のように設定したフォルダ名で作成されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はSmartsheetからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからSmartsheetへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxの指定フォルダに新しいファイルがアップロードされたことをトリガーに、Smartsheetの指定シートに新しい行を自動で追加する連携です。
これにより、<span class="mark-yellow">受領した請求書や契約書などのファイル情報を手動でSmartsheetに転記する手間がなくなり</span>、タイムリーな情報共有と管理を実現します。
Boxに格納されたファイルの中から、ファイル名や種類など特定の条件に合うものだけを抽出し、Smartsheetに行として追加する連携です。
例えば、「“請求書”という文字を含むPDFファイル」が格納された場合のみSmartsheetに記録するといった分岐処理が可能で、<span class="mark-yellow">対応が必要なファイルだけを自動でリストアップし、確認漏れを防ぎます。</span>
SmartsheetやBoxのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google スプレッドシートに行が追加されたらSmartsheetにフォルダを作成したり、Googleフォームの回答内容をSmartsheetに登録したりできます。また、Google Workspaceでユーザーが登録されたらSmartsheetにも追加したり、Smartsheetで行が追加されたらSlackやMicrosoft Excelに通知するといった自動化も可能です。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存したり、DocuSignの証明書をBoxに格納したりできます。また、Salesforceに新規レコードが登録されたらBoxにフォルダを作成したり、毎月月初にBoxでフォルダを作成したりすることも可能です。さらに、Apolloでコンタクトが登録されたらBoxにフォルダを作成するといった自動化も行えます。
SmartsheetとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたSmartsheetの情報に基づくBoxでのフォルダ作成といった反復作業の手間をまるごと削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はファイル管理や情報共有の正確性を担保しながら、本来注力すべきプロジェクトの計画や実行といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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