Boxにファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
Boxにファイルをアップロードするたびに、Smartsheetの管理シートなどを手動で更新していませんか？このような手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、BoxとSmartsheetの連携を自動化でき、ファイルが格納された際に自動で行を追加することが可能です。これにより、手作業による更新漏れや入力ミスを防ぎ、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxでのファイル管理とSmartsheetでのタスク管理を手作業で連携させている方 SmartsheetとBox間でのデータ転記作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方 ファイル格納を起点とした一連の業務フローを自動化し、チームの生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxにファイルがアップロードされると、Smartsheetに自動で行が追加され、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます 手作業での情報転記が不要になるため、ファイル名や関連情報の入力間違い、更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとSmartsheetをYoomと連携します 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定して、アップロードされたファイルの情報を指定のシートに追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするかを任意で設定してください Smartsheetに行を追加する際、Boxから取得したファイル名やファイルへのリンク、アップロード日時など、どの情報をどの列に追加するかを任意で設定してください ■注意事項
SmartsheetとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Boxに新しいファイルをアップロードするたびに、そのファイル名やURLをSmartsheetの管理シートに手動でコピー＆ペーストしている…」手作業によるデータ連携に非効率さやストレスを感じていませんか？
もし、Boxにファイルが格納された瞬間に、ファイル名や共有リンクといった必要な情報がSmartsheetの特定のシートに自動で追加される仕組み
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、ぜひこの記事を参考にして、日々の業務をもっと楽にしていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとSmartsheetを連携するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Boxにファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
Boxにファイルをアップロードするたびに、Smartsheetの管理シートなどを手動で更新していませんか？このような手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、BoxとSmartsheetの連携を自動化でき、ファイルが格納された際に自動で行を追加することが可能です。これにより、手作業による更新漏れや入力ミスを防ぎ、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxでのファイル管理とSmartsheetでのタスク管理を手作業で連携させている方 SmartsheetとBox間でのデータ転記作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方 ファイル格納を起点とした一連の業務フローを自動化し、チームの生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxにファイルがアップロードされると、Smartsheetに自動で行が追加され、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます 手作業での情報転記が不要になるため、ファイル名や関連情報の入力間違い、更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとSmartsheetをYoomと連携します 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定して、アップロードされたファイルの情報を指定のシートに追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするかを任意で設定してください Smartsheetに行を追加する際、Boxから取得したファイル名やファイルへのリンク、アップロード日時など、どの情報をどの列に追加するかを任意で設定してください ■注意事項
SmartsheetとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
BoxとSmartsheetを連携してできること
BoxとSmartsheetのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル管理とプロジェクト管理の同期を自動化できます。
これにより、情報の入力漏れやタイムラグを防ぎ、常に最新の状態でプロジェクトを管理できます。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxにファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する
Boxの特定のフォルダに新しいファイルが格納されるたびに、そのファイル名や共有リンクを手動でSmartsheetに転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。
この連携を使えば、ファイルが格納されたことをトリガーとして、ファイル情報がSmartsheetへ自動で追加 されるため、面倒な手作業をなくし、情報の正確性を向上できるかもしれません。
Boxにファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
Boxにファイルをアップロードするたびに、Smartsheetの管理シートなどを手動で更新していませんか？このような手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、BoxとSmartsheetの連携を自動化でき、ファイルが格納された際に自動で行を追加することが可能です。これにより、手作業による更新漏れや入力ミスを防ぎ、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxでのファイル管理とSmartsheetでのタスク管理を手作業で連携させている方 SmartsheetとBox間でのデータ転記作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方 ファイル格納を起点とした一連の業務フローを自動化し、チームの生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxにファイルがアップロードされると、Smartsheetに自動で行が追加され、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます 手作業での情報転記が不要になるため、ファイル名や関連情報の入力間違い、更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとSmartsheetをYoomと連携します 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定して、アップロードされたファイルの情報を指定のシートに追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするかを任意で設定してください Smartsheetに行を追加する際、Boxから取得したファイル名やファイルへのリンク、アップロード日時など、どの情報をどの列に追加するかを任意で設定してください ■注意事項
SmartsheetとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Boxで特定条件に合うファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する
すべてのファイルではなく、「請求書」という文字が含まれるファイルや、特定のプロジェクトフォルダに格納されたファイルのみをSmartsheetに連携したい場合もあるかと思います。
このテンプレートでは、ファイル名や格納先のフォルダといった条件を事前に設定し、その条件に合致したものだけをSmartsheetの行として追加 することが可能です。
これにより、より業務に即した柔軟な自動化を実現し、不要な情報の通知を防ぎます。
Boxで特定条件に合うファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
Boxに保管された契約書や報告書といった各種ファイルを、手作業でSmartsheetの一覧に転記する作業は手間がかかり、更新漏れのリスクも伴います。特に、特定のファイルのみを管理対象としたい場合、その確認作業は煩雑になりがちです。このワークフローは、BoxとSmartsheetを連携させ、指定したフォルダに特定の条件を満たすファイルが格納された際に、Smartsheetへ自動で行を追加します。これにより、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに格納したファイルをSmartsheetで管理しており、手入力の作業をなくしたい方 SmartsheetとBoxを活用したファイル管理で、人的なミスを減らし業務を標準化したいチーム 定型的なファイル管理業務を自動化することで、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxにファイルが格納されると、自動でSmartsheetへ情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます 手作業による情報転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとSmartsheetをYoomと連携します 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名など特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むように設定します 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、対象のシートにファイル名などの情報を追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、ファイル名に特定の文字列が含まれる場合や、特定のファイル形式である場合など、業務要件に応じた条件を自由に設定してください Smartsheetに行を追加する際に、Boxから取得したファイル名、ファイルURL、作成日時といった情報を任意に選択し、シートの各列に追加する情報を設定できます ■注意事項
SmartsheetとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
BoxとSmartsheetの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にBoxとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう！こちら
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Boxにファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する 」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
BoxとSmartsheetをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Boxのトリガー設定およびSmartsheetのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Boxにファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
Boxにファイルをアップロードするたびに、Smartsheetの管理シートなどを手動で更新していませんか？このような手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、BoxとSmartsheetの連携を自動化でき、ファイルが格納された際に自動で行を追加することが可能です。これにより、手作業による更新漏れや入力ミスを防ぎ、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxでのファイル管理とSmartsheetでのタスク管理を手作業で連携させている方 SmartsheetとBox間でのデータ転記作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方 ファイル格納を起点とした一連の業務フローを自動化し、チームの生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxにファイルがアップロードされると、Smartsheetに自動で行が追加され、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます 手作業での情報転記が不要になるため、ファイル名や関連情報の入力間違い、更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとSmartsheetをYoomと連携します 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定して、アップロードされたファイルの情報を指定のシートに追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするかを任意で設定してください Smartsheetに行を追加する際、Boxから取得したファイル名やファイルへのリンク、アップロード日時など、どの情報をどの列に追加するかを任意で設定してください ■注意事項
SmartsheetとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Boxの連携 検索ボックスにBoxと入力し、対象のアイコンをクリックします。
連携させるアカウントでログインしてください。
マイアプリへ連携するためYoomに権限を付与する必要があるので、「Boxへのアクセスを許可」を選択してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Smartsheetの連携
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Boxにファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
Boxにファイルをアップロードするたびに、Smartsheetの管理シートなどを手動で更新していませんか？このような手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、BoxとSmartsheetの連携を自動化でき、ファイルが格納された際に自動で行を追加することが可能です。これにより、手作業による更新漏れや入力ミスを防ぎ、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxでのファイル管理とSmartsheetでのタスク管理を手作業で連携させている方 SmartsheetとBox間でのデータ転記作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方 ファイル格納を起点とした一連の業務フローを自動化し、チームの生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxにファイルがアップロードされると、Smartsheetに自動で行が追加され、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます 手作業での情報転記が不要になるため、ファイル名や関連情報の入力間違い、更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとSmartsheetをYoomと連携します 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定して、アップロードされたファイルの情報を指定のシートに追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするかを任意で設定してください Smartsheetに行を追加する際、Boxから取得したファイル名やファイルへのリンク、アップロード日時など、どの情報をどの列に追加するかを任意で設定してください ■注意事項
SmartsheetとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
ステップ3：Boxのトリガー設定
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
画面が遷移するので、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
ここでは、トリガーとなるBoxのフォルダを設定します。
Boxの準備が整ったら、Yoom画面に戻って「フォルダのコンテンツID」を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功し、下記のような画面になればOKです!こちら
「アプリトリガーのAPI接続設定」の画面になるので、指定したBoxフォルダに接続できるか確認してみましょう。
成功すると、Boxに保存したファイル情報がアウトプットされていればOKです。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。こちら
最後に、「保存する」を選択して次のステップへ進みましょう。
ステップ4：Smartsheetのアクション設定
先ほど抽出したデータをSmartsheetに追加する設定をしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面になるので、タイトルはステップ3と同様に修正・確認をし、「次へ」を押して進みましょう。
API接続設定の画面になったら、Smartsheetに追加したい行を具体的に設定していきます。
Smartsheetの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
シートID：入力欄をクリックし、候補から選択しましょう。
カラムID：こちらも入力欄をクリックし、候補からデータを反映させたいカラムを選びましょう。
値：入力欄を選択し、前のステップで取得したアウトプットを選びましょう。
セルに反映させたい情報の数だけ、カムラIDと値を入力してください。(ページ最下部の「セル情報を追加」を押せば、入力欄を増やすことが出来ます)
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
SmartsheetのデータをBoxに連携したい場合
今回はBoxからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetでのアクションをきっかけにBoxを操作する自動化も可能です。
Smartsheetで行が追加されたら、Boxにフォルダを作成する
Smartsheetで新しいプロジェクトやタスクの行を追加した際に、関連資料を保管するためのBoxフォルダを手作業で作成していませんか。
この連携を利用すれば、Smartsheetに新しい行が追加されると、そのプロジェクト名やタスク名に基づいたフォルダがBoxに自動で作成 されるため、フォルダ作成の手間や命名ミスをなくし、スムーズに業務を開始できます。
Smartsheetで行が追加されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理し、関連ファイルをBoxで保管しているものの、手作業でのフォルダ作成に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartsheetとBoxを併用し、手作業でのファイル管理を効率化したいと考えている方 プロジェクト管理ツールとストレージサービス間の連携を自動化し、生産性を高めたいチームリーダーの方 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えているDX推進担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行が追加されると、自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則のミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の品質を保つことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとBoxをYoomと連携します 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、Smartsheetで作成された行の情報をもとに任意のフォルダが作成されるようにします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetのトリガー設定では、フローボットを起動する対象のシートを任意で指定してください。また、Boxで作成するフォルダ名に利用したい列の情報を取得するよう設定します Boxのオペレーション設定では、フォルダを作成する親フォルダの場所や、Smartsheetから取得した情報を利用したフォルダの命名規則などを任意で設定してください ■注意事項
SmartsheetとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、Boxにフォルダを作成する
すべての行ではなく、例えば「ステータス」が「新規」になった行や、特定の担当者が割り当てられた行のみを対象にBoxフォルダを作成したい場合に、このテンプレートは非常に有効です。
行のデータ内容に基づいて「この条件に合致した場合にのみフォルダ作成を実行する」といったルールを設定 できるため、不要なフォルダが乱立するのを防ぎ、より管理しやすいファイル環境を維持できます。
Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Smartsheetでプロジェクトを管理し、関連ファイルをBoxで保管している場合、新しいタスクや項目を追加するたびに手動でBoxにフォルダを作成する作業は、手間がかかり抜け漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで特定の条件に合う行が追加されたことをきっかけに、Boxへのフォルダ作成を自動化することが可能です。SmartsheetとBox間の手作業による連携をなくし、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartsheetとBoxを併用しており、手作業でのフォルダ作成に課題を感じている方 SmartsheetとBoxの連携を自動化し、プロジェクト管理の効率を高めたいマネージャーの方 定型的なファイル管理業務をなくし、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetで条件に合う行が追加されるとBoxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Smartsheetの行が特定の条件に合致する場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定して、任意の場所にフォルダが作成されるようにします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、Smartsheetから取得した特定の列の値などをもとに、ワークフローを実行する条件を自由に設定してください。例えば、特定のステータスの行が追加された時のみフォルダを作成する、といった設定が可能です。 Boxでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの作成先となる親フォルダや、Smartsheetの行情報から取得した値を活用したフォルダ名を任意で設定してください。 ■注意事項
SmartsheetとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
BoxとSmartsheetのAPIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外にも、BoxやSmartsheetを活用することで、ファイル共有や情報管理の自動化が可能です。
Boxを使った便利な自動化例
他クラウドとのファイル同期や、CRM・電子契約ツールとの連携で、ドキュメント管理を効率化できます。
Apolloでコンタクトが登録されたらBoxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Apolloで新規コンタクトを登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、作成漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Apolloへのコンタクト登録をトリガーに、Boxへ自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務から解放され、より重要なタスクに集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
ApolloとBoxを連携して顧客管理を行っており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方 営業活動におけるリードやコンタクト情報の管理を効率化したいと考えているチームリーダーの方 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の不統一といったミスを防ぎたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Apolloにコンタクトが追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、ApolloとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでApolloを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、Boxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したコンタクト情報を基にフォルダが作成されるようにします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxでフォルダを作成する際に、どの親フォルダ配下に作成するかを任意に設定してください。例えば、「顧客管理フォルダ」など、特定の場所に集約できます。 作成されるフォルダの名称は、Apolloから取得した「会社名」や「コンタクト名」などを組み合わせて自由に設定することが可能です。 ■注意事項
Apollo、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
試してみる
■概要
BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。
BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとOneDriveをそれぞれ利用されている方
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルを入れば、自動でOneDriveにもファイルがアップロードできるので、どちらのツールにもファイルをアップする手間を削減できます。
■注意事項
・Box、OneDriveそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。
・BoxのフォルダIDやOneDriveの格納先のフォルダの設定は自由に変更してご利用ください。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。
Salesforceに新規レコードが登録されたらBoxにフォルダを作成
試してみる
◼️概要
SalesforceとBoxをAPIで連携し、Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載するフ
ローボットです。
フォルダ名は取引先名で作成されるため、わざわざフォルダを手動で作成する必要がありません。
Boxで新たにフォルダを作成する親フォルダのIDを変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Box、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxで定期的にフォルダを作成しており、手作業での対応に手間を感じている方 毎月の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名規則の間違いといったミスを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
指定した日時に自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務に充てることができます。 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxをYoomと連携します。 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎月フォルダを作成したい日時を設定します。 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成したいフォルダ名や保存先のフォルダを指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動させたい日時を任意で設定してください。例えば、「毎月1日の午前9時」や「毎週月曜日の午前8時」など、業務に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Smartsheetを使った便利な自動化例
Google スプレッドシートやフォーム、広告管理ツールとの連携で、進捗管理や情報整理を効率化できるはずです。
Google Workspaceでユーザーが登録されたらSmartsheetにも追加する
試してみる
■概要
Google Workspaceに新しいユーザーを登録する際、Smartsheetにも同じ情報を手作業で入力するのは手間がかかる作業です。また、手作業による二重入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、Smartsheetへも自動でユーザー情報が追加されるため、こうした情報管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkspaceとSmartsheetでユーザー情報を個別に管理している方 手作業によるアカウント情報の登録作業で、入力ミスや対応漏れを防ぎたい方 新メンバーのオンボーディングプロセスを効率化したいと考えている管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録だけでSmartsheetへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた登録業務の時間を短縮することができます。 手作業によるデータ転記が不要になることで、担当者による入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定して、フローが起動するきっかけを作ります。 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した情報の中からSmartsheetの項目に必要なデータを整形します。 最後に、オSmartsheetの「ユーザーを追加」アクションを設定し、整形したデータを基にユーザーを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、Smartsheetに追加したい情報に合わせて、抽出する条件や項目を自由に設定することが可能です。 例えば、Google Workspaceのユーザー情報に含まれる氏名から「姓」と「名」を分割して抽出したり、メールアドレスからドメイン部分を除外したりといったカスタマイズ可能です。 ■注意事項
Google Workspace、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Smartsheetにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートに新しいプロジェクトや顧客情報を追加するたびに、Smartsheetで関連フォルダを手動で作成していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでSmartsheetにフォルダが自動で作成されるため、こうした定型業務を効率化し、業務の正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとSmartsheetを併用し、プロジェクト管理を行っている方 手作業によるフォルダ作成に時間を取られ、本来の業務に集中できていないと感じる方 単純作業におけるヒューマンエラーをなくし、業務プロセスの標準化を目指している方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにフォルダ作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることが可能になります。 手動での繰り返し作業がなくなることで、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視対象のシートを指定します。 続いて、オペレーションでSmartsheetを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。この際、スプレッドシートの情報を元にフォルダ名などを動的に設定することが可能です。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローボットを起動させたいスプレッドシートのIDおよびシートIDを任意のものに設定してください。 Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、どの行を更新するかの条件や、セルに書き込む値を任意で設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、SmartsheeとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームの回答内容をSmartsheetに登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や問い合わせ情報を、Smartsheetに一件ずつ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、その内容を自動的にSmartsheetへ登録し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで集めた回答をSmartsheetに手作業で入力している担当者の方 フォーム回答の転記作業に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方 手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、データ管理の精度を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答送信をトリガーに、自動でSmartsheetに行が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。 システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、自動化の起点となるフォームを指定します。 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を指定のシートに追加するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。 Smartsheetに行を追加する設定では、登録先のシートはもちろん、どの列にGoogleフォームのどの回答内容を反映させるかを自由に設定できます。また、特定のテキストを固定値として入力することも可能です。 ■注意事項
Meta広告（Facebook）でリードが登録されたらSmartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
Meta広告で獲得したリード情報を、一件ずつSmartsheetに手作業で入力するのは時間がかかり、対応の遅れや入力ミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Meta広告（Facebook）で新しいリードが登録されると、自動でSmartsheetの指定したシートに行が追加されます。手作業によるデータ転記の手間を省き、迅速かつ正確なリード管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Meta広告（Facebook）で獲得したリード情報を手作業で管理しているマーケティング担当者の方 Smartsheetを顧客管理やタスク管理に利用しており、入力作業を自動化したいと考えている方 リード獲得から次のアクションまでの時間を短縮し、営業機会の損失を防ぎたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Meta広告（Facebook）でのリード獲得からSmartsheetへの情報反映が自動化されるため、これまでデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことにつながります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Meta広告（Facebook）とSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでMeta広告（Facebook）を選択し、「リード情報が作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、トリガーで取得したリード情報を任意のシートに追加するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetの「行を追加」アクションを設定する際、どのシートにリード情報を追加するかを指定するために、対象となるシートのIDを任意で設定してください。 ■注意事項
・Meta広告（Facebook）、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Smartsheetで行が追加されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Smartsheetでプロジェクトの進捗やタスクを管理しているものの、更新があるたびに手動でSlackに通知するのは手間ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できます。これにより、確認漏れを防ぎ、チーム全体の情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
Smartsheetでの更新内容の共有に、手間や時間をかけているプロジェクト管理者の方 Smartsheetの重要な更新をリアルタイムで把握し、迅速な対応をしたいと考えている方 チーム内の情報共有を自動化し、コミュニケーションの漏れをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行が追加されると自動で通知が飛ぶため、手動での共有作業や確認の手間を省き、本来の業務に集中できます。 システムが自動で通知を行うことで、重要な更新の共有漏れや確認忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「新しい行が追加されたら」というアクションで、通知のきっかけとなるシートを設定します。 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを投稿する」アクションを設定して、通知内容を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetのトリガー設定では、行が追加されたことを検知するシートを任意で指定できます。 Slackへの通知は、送信先のチャンネルやメッセージ本文を自由にカスタマイズ可能です。Smartsheetで追加された行のデータを含めて通知することもできます。 ■注意事項
Smartsheet、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
BoxとSmartsheetの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル情報とプロジェクト情報の転記作業から解放され、ヒューマンエラーを根本からなくすことができます。
これにより、担当者は情報の入力や確認といった単純作業に時間を費やすことなく、常に正確なデータに基づいて迅速に業務を進められるようになり、本来注力すべきプロジェクトの計画や実行といったコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」 を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。こちら
