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「Boxに新しいファイルをアップロードするたびに、そのファイル名やURLをSmartsheetの管理シートに手動でコピー＆ペーストしている…」
「ファイル情報の転記は単純作業だけど、リンクの貼り間違いや入力漏れが起きがちで、後からの確認や修正に手間がかかる…」
このように、クラウドストレージのBoxとプロジェクト管理ツールのSmartsheetを併用する中で、手作業によるデータ連携に非効率さやストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Boxにファイルが格納された瞬間に、ファイル名や共有リンクといった必要な情報がSmartsheetの特定のシートに自動で追加される仕組み</span>があれば、こうした日々の面倒な繰り返し作業から解放され、入力ミスを心配することなく、より重要なタスクに集中できる時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、ぜひこの記事を参考にして、日々の業務をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとSmartsheetを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとSmartsheetのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル管理とプロジェクト管理の同期を自動化できます。
例えば、Boxに新しい契約書やデザインデータが追加された際に、その情報をSmartsheetのタスクリストや進捗管理シートに自動で反映させることが可能です。
これにより、情報の入力漏れやタイムラグを防ぎ、常に最新の状態でプロジェクトを管理できます。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxの特定のフォルダに新しいファイルが格納されるたびに、そのファイル名や共有リンクを手動でSmartsheetに転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。
この連携を使えば、<span class="mark-yellow">ファイルが格納されたことをトリガーとして、ファイル情報がSmartsheetへ自動で追加</span>されるため、面倒な手作業をなくし、情報の正確性を向上できるかもしれません。
すべてのファイルではなく、「請求書」という文字が含まれるファイルや、特定のプロジェクトフォルダに格納されたファイルのみをSmartsheetに連携したい場合もあるかと思います。
このテンプレートでは、<span class="mark-yellow">ファイル名や格納先のフォルダといった条件を事前に設定し、その条件に合致したものだけをSmartsheetの行として追加</span>することが可能です。
これにより、より業務に即した柔軟な自動化を実現し、不要な情報の通知を防ぎます。
それでは、さっそく実際にBoxとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとSmartsheetの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Boxにファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押してください。
検索ボックスにBoxと入力し、対象のアイコンをクリックします。
連携させるアカウントでログインしてください。
マイアプリへ連携するためYoomに権限を付与する必要があるので、「Boxへのアクセスを許可」を選択してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
画面が遷移するので、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「フォルダにファイルがアップロードされたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
ここでは、トリガーとなるBoxのフォルダを設定します。
今回は、下記の赤枠のようなフォルダを作成しましたが、まだフォルダの準備をしていない場合はこのタイミングで作成してください。
また、この後のテスト操作でファイルがアップロードされている必要があるため、何かテスト用のファイルをアップロードしてください。
テスト用のファイルは架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです。
Boxの準備が整ったら、Yoom画面に戻って「フォルダのコンテンツID」を入力しましょう。
入力欄下の注釈を参考に、作成したBoxのコンテンツIDを入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功し、下記のような画面になればOKです!
無事に成功したら、「次へ」を押して進みましょう。
※エラーが発生する場合は、こちらのページを参考に登録済みのWebhookIDを削除してください。
「アプリトリガーのAPI接続設定」の画面になるので、指定したBoxフォルダに接続できるか確認してみましょう。
すでに、トリガーとなるファイルがアップロードされているはずなので、ここでも「テスト」を実行してください。
成功すると、Boxに保存したファイル情報がアウトプットされていればOKです。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくはこちらをご覧ください。
最後に、「保存する」を選択して次のステップへ進みましょう。
先ほど抽出したデータをSmartsheetに追加する設定をしましょう。
下記の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面になるので、タイトルはステップ3と同様に修正・確認をし、「次へ」を押して進みましょう。
API接続設定の画面になったら、Smartsheetに追加したい行を具体的に設定していきます。
まだ、追加したいSmartsheetのシート準備ができていない場合はこのタイミングで作成しましょう。
今回は、下記のようなシートを作成しましたので、こちらにデータを反映させていきたいと思います!
Smartsheetの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
セルに反映させたい情報の数だけ、カムラIDと値を入力してください。(ページ最下部の「セル情報を追加」を押せば、入力欄を増やすことが出来ます)
今回は、下記のように反映したい情報を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、Smartsheetにデータが反映しているはずなので確認してみましょう。
下記のようにデータが反映していればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はBoxからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetでのアクションをきっかけにBoxを操作する自動化も可能です。
例えば、Smartsheetに新しいプロジェクト行が追加された際に、関連ファイルを保管するためのBoxフォルダを自動で作成するといった連携が考えられます。
以下に具体的なテンプレートをご紹介します。
Smartsheetで新しいプロジェクトやタスクの行を追加した際に、関連資料を保管するためのBoxフォルダを手作業で作成していませんか。
この連携を利用すれば、<span class="mark-yellow">Smartsheetに新しい行が追加されると、そのプロジェクト名やタスク名に基づいたフォルダがBoxに自動で作成</span>されるため、フォルダ作成の手間や命名ミスをなくし、スムーズに業務を開始できます。
すべての行ではなく、例えば「ステータス」が「新規」になった行や、特定の担当者が割り当てられた行のみを対象にBoxフォルダを作成したい場合に、このテンプレートは非常に有効です。
行のデータ内容に基づいて<span class="mark-yellow">「この条件に合致した場合にのみフォルダ作成を実行する」といったルールを設定</span>できるため、不要なフォルダが乱立するのを防ぎ、より管理しやすいファイル環境を維持できます。
今回ご紹介した連携以外にも、BoxやSmartsheetを活用することで、ファイル共有や情報管理の自動化が可能です。
データの一元管理やクラウド間連携を効率化する場面で、これらのテンプレートが役立ちますよ！
他クラウドとのファイル同期や、CRM・電子契約ツールとの連携で、ドキュメント管理を効率化できます。
特定のアクションをきっかけにBox内で自動的にフォルダを作成・格納することで、チーム内の作業がスムーズになりますよ！
Google スプレッドシートやフォーム、広告管理ツールとの連携で、進捗管理や情報整理を効率化できるはずです。
スピーディーなデータ反映や他ツールへの通知連携により、作業の見える化に貢献します
BoxとSmartsheetの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル情報とプロジェクト情報の転記作業から解放され、ヒューマンエラーを根本からなくすことができます。</span>
これにより、担当者は情報の入力や確認といった単純作業に時間を費やすことなく、常に正確なデータに基づいて迅速に業務を進められるようになり、本来注力すべきプロジェクトの計画や実行といったコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
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