Gmailでメールを受信したら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Gmailで特定のお客様からメールを受信した際、関連資料を保管するために手動でBoxにフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが手間がかかる上、対応漏れやフォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Gmailでのメール受信をきっかけにBoxへフォルダを自動で作成し、こうした課題を解決します。手作業による非効率を解消し、重要な情報の整理を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したメール内容に基づき、Boxで手動でフォルダを作成している方
- GmailとBoxを利用した情報管理をより効率化し、対応漏れを防ぎたいチームの方
- 定型的なフォルダ作成業務から解放され、本来注力すべきコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点にBoxのフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減し、迅速な情報整理が実現します。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防止し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、フローを起動させたいメールの条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成するフォルダ名や格納先の親フォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するオペレーションでは、フォルダ名を任意の固定値に設定したり、トリガーで受信したGmailの件名や本文の内容などを動的に設定したりすることが可能です。
- フォルダの作成場所は、任意の親フォルダのコンテンツIDを指定して設定してください。
■注意事項
- Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Gmailに届いた添付ファイルを、いちいちBoxに保存する作業は時間がかかる…」
「案件ごとにBoxでフォルダを作って、関連メールを探して整理するのが面倒…」
このように、日常的に利用するGmailとBoxの間で発生する手作業でのデータ連携に、手間や煩わしさを感じていませんか？
こうした単純作業は時間を奪うだけでなく、ファイルの保存忘れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
もし、Gmailで受信したメールの添付ファイルを自動でBoxの指定フォルダに保存したり、特定のメールをもとにBoxにフォルダを自動作成する仕組みがあれば、こうした日々の面倒な作業から解放されるでしょう。
そして、より生産性の高いコア業務に集中できる貴重な時間を確保できるはずです。
今回ご紹介する自動化は、専門的なプログラミング知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して日々の業務をさらに効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailでメールを受信したら、Boxにフォルダを作成するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Gmailでメールを受信したら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Gmailで特定のお客様からメールを受信した際、関連資料を保管するために手動でBoxにフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが手間がかかる上、対応漏れやフォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Gmailでのメール受信をきっかけにBoxへフォルダを自動で作成し、こうした課題を解決します。手作業による非効率を解消し、重要な情報の整理を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したメール内容に基づき、Boxで手動でフォルダを作成している方
- GmailとBoxを利用した情報管理をより効率化し、対応漏れを防ぎたいチームの方
- 定型的なフォルダ作成業務から解放され、本来注力すべきコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点にBoxのフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減し、迅速な情報整理が実現します。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防止し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、フローを起動させたいメールの条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成するフォルダ名や格納先の親フォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するオペレーションでは、フォルダ名を任意の固定値に設定したり、トリガーで受信したGmailの件名や本文の内容などを動的に設定したりすることが可能です。
- フォルダの作成場所は、任意の親フォルダのコンテンツIDを指定して設定してください。
■注意事項
- Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとBoxを連携してできること
GmailとBoxのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報移動を自動化できます。
メールで受け取った重要なファイルをBox上で整理したり、特定のメール内容に基づいてBox内に新しいフォルダを作成したりすることが可能になり、業務の正確性とスピードを向上させることができるはずです！
ここでは具体的な自動化例をご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailでメールを受信したら、Boxにフォルダを作成する
特定のキーワードを含むメールをGmailで受信した際に、その情報をもとにBox内に自動でフォルダを作成するフローです。
案件ごとの情報整理が格段にスムーズになり、手作業によるフォルダ作成の手間や作成漏れを防止できるでしょう。
この連携は、受信したメールが特定の条件に合致した場合のみ処理を実行する分岐処理を含むため、柔軟な自動化が可能です！
Gmailでメールを受信したら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Gmailで特定のお客様からメールを受信した際、関連資料を保管するために手動でBoxにフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが手間がかかる上、対応漏れやフォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Gmailでのメール受信をきっかけにBoxへフォルダを自動で作成し、こうした課題を解決します。手作業による非効率を解消し、重要な情報の整理を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したメール内容に基づき、Boxで手動でフォルダを作成している方
- GmailとBoxを利用した情報管理をより効率化し、対応漏れを防ぎたいチームの方
- 定型的なフォルダ作成業務から解放され、本来注力すべきコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点にBoxのフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減し、迅速な情報整理が実現します。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防止し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、フローを起動させたいメールの条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成するフォルダ名や格納先の親フォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するオペレーションでは、フォルダ名を任意の固定値に設定したり、トリガーで受信したGmailの件名や本文の内容などを動的に設定したりすることが可能です。
- フォルダの作成場所は、任意の親フォルダのコンテンツIDを指定して設定してください。
■注意事項
- Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで添付ファイルを受信したら、リネームしてBoxに格納する
Gmailで受信したメールに添付ファイルがある場合、ファイル名を「取引先名_日付」などのルールに沿ってリネームし、Boxの指定フォルダに格納します。
請求書や契約書といった重要ファイルの管理を効率化し、手作業による保存ミスやファイルを探す手間をなくせるでしょう。
この自動化も、特定の条件を満たす添付ファイルのみを対象とする設定が可能です！
Gmailで添付ファイルを受信したら、リネームしてBoxに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書などの添付ファイルを、都度手動でダウンロードしてBoxに格納する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、ファイル名が統一されていないと、後から必要な情報を探す際に時間がかかってしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、特定のGmailのメール受信をきっかけに、添付ファイルを自動でリネームしてBoxの指定フォルダへ格納する一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとBoxを連携させ、添付ファイルの管理業務を自動化したいと考えている方
- メールで受け取る重要書類をBoxに手作業で保存しており、手間を感じている担当者の方
- ファイル名の付け間違いや保存漏れといったヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からBoxへの格納までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることが可能になります。
- 手動でのファイルリネームやアップロードが不要になることで、命名規則の不統一や格納漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を使い、メールの件名や本文からファイル名として使用したい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、抽出した情報を用いてリネームしたファイルを指定のフォルダへ格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や差出人などのキーワードを任意で設定してください。
- テキスト抽出のオペレーションでは、メール本文のどの部分をファイル名にするか、自由にルールを設定することが可能です。
- Boxへファイルをアップロードするアクションでは、ファイルを格納したい任意のフォルダIDを設定してください。
■注意事項
- Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
GmailとBoxの連携フローを作ってみよう
それでは実際に、GmailとBoxを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
この記事では、先程ご紹介した「Gmailでメールを受信したら、Boxにフォルダを作成する」テンプレートを使用します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- GmailとBoxのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- GmailのトリガーとBoxに作成するフォルダの設定
- フロー稼働の準備
Gmailでメールを受信したら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Gmailで特定のお客様からメールを受信した際、関連資料を保管するために手動でBoxにフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが手間がかかる上、対応漏れやフォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Gmailでのメール受信をきっかけにBoxへフォルダを自動で作成し、こうした課題を解決します。手作業による非効率を解消し、重要な情報の整理を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したメール内容に基づき、Boxで手動でフォルダを作成している方
- GmailとBoxを利用した情報管理をより効率化し、対応漏れを防ぎたいチームの方
- 定型的なフォルダ作成業務から解放され、本来注力すべきコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点にBoxのフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減し、迅速な情報整理が実現します。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防止し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、フローを起動させたいメールの条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成するフォルダ名や格納先の親フォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するオペレーションでは、フォルダ名を任意の固定値に設定したり、トリガーで受信したGmailの件名や本文の内容などを動的に設定したりすることが可能です。
- フォルダの作成場所は、任意の親フォルダのコンテンツIDを指定して設定してください。
■注意事項
- Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとBoxのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1.アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではGmail）を検索して選択します。
2.「Sign in with Google」をクリック。
3.Googleのログイン画面に移ります。
連携させるアカウントを選択してください。
4.内容を確認し、「次へ」をクリック。
5.YoomからGoogleへのアクセス権限の内容を確認し、「続行」をクリック。
「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。
6.マイアプリ画面に戻ります。
Gmailが追加されていることを確認してください。
続けて、Boxも連携していきましょう。
- アプリ一覧画面でBoxを検索して選択。
- 連携させるアカウントでログイン。
- YoomからBoxへのアクセス権限を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリック。
- アカウント連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
Boxも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
Gmailでメールを受信したら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Gmailで特定のお客様からメールを受信した際、関連資料を保管するために手動でBoxにフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが手間がかかる上、対応漏れやフォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Gmailでのメール受信をきっかけにBoxへフォルダを自動で作成し、こうした課題を解決します。手作業による非効率を解消し、重要な情報の整理を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したメール内容に基づき、Boxで手動でフォルダを作成している方
- GmailとBoxを利用した情報管理をより効率化し、対応漏れを防ぎたいチームの方
- 定型的なフォルダ作成業務から解放され、本来注力すべきコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点にBoxのフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減し、迅速な情報整理が実現します。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防止し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、フローを起動させたいメールの条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成するフォルダ名や格納先の親フォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するオペレーションでは、フォルダ名を任意の固定値に設定したり、トリガーで受信したGmailの件名や本文の内容などを動的に設定したりすることが可能です。
- フォルダの作成場所は、任意の親フォルダのコンテンツIDを指定して設定してください。
■注意事項
- Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：トリガーとなるメールの設定（キーワード）
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メール受信）を設定していきます。
- Gmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
- 「タイトル」は任意の名称に変更可能です。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
- 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
- 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、メール受信時により早くBoxでのフォルダ作成が行えるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- 「キーワード」に任意のキーワードを設定。
ここで指定したキーワードを含むメールを受信した際にフローが起動します。
- テスト用に、指定したキーワードを含むメールを、連携しているGmailアカウントに送信します。
※ テスト用メールの例
- Yoomに戻り、「テスト」をクリック。
※ 直近1時間以内に指定したキーワードを含むメールを受信していない場合はテストに失敗します。
- テストが成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。
これらの値は、以降のアクションで変数（フローが稼働する度に更新される値）として使用できるようになります。
詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- テスト用に送信したメールが取得できていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。
トリガーとなるメールの設定が完了し、フロー画面に戻ります。
ステップ4：作成するフォルダの設定
それでは、取得したメールの情報を用いてBoxにフォルダを作成しましょう。
- Boxの「フォルダを作成」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「フォルダ名」に任意のフォルダ名を設定。
入力欄クリック時に表示されるトリガーアクションメニューから、ステップ3で取得したメールの各情報を選択できます。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
これらの値を用いて、重複しないフォルダ名を設定しましょう。
- 「親フォルダのコンテンツID」にはフォルダの作成先を設定。
コンテンツIDはBoxのフォルダURL（folder/コンテンツID）から取得できます。
- 「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、Boxの指定した親フォルダに新しいフォルダが作成されます。
※作成されたフォルダ
- 期待通りのフォルダが作成されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
指定したキーワードを含むメールをGmailに送信し、そのメールの情報を含むフォルダがBoxに作成されていれば成功です。
受信したメールからプロジェクト名や取引先などを抽出してファイル名に用いる場合には、以下の手順でデータ抽出アクションを追加してください。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
BoxのデータをGmailに連携したい場合
今回はGmailからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより双方向の自動化が実現し、さらに幅広い業務を効率化できます。
Boxにファイルがアップロードされたら、Gmailに通知する
Boxの特定フォルダに新しいファイルがアップロードされたことをトリガーとして、関係者へGmailで自動的に通知を送信。チーム内での迅速な情報共有を促進し、重要なファイルの確認漏れを防ぐことができます。
この連携は、Boxでのアクションを起点にGmailへ通知するシンプルな構成です！
Boxにファイルがアップロードされたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Boxに重要なファイルを保存した際、関係者への共有をその都度Gmailで個別に行っていませんか？この手作業は、通知のタイムラグや共有漏れを引き起こす原因となり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、設定した宛先へ自動でGmail通知が送信されます。BoxとGmailを連携させることで、こうした手作業をなくし、迅速で確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGmailを日常的に利用し、ファイル共有に関する通知を手作業で行っている方
- チームで利用するBoxへのファイルアップロードを、関係者に迅速かつ漏れなく周知したい方
- Gmailを使った定型的な通知業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードをトリガーに自動でGmail通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することができます
- 手動での通知による宛先間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現するため、業務の信頼性向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい宛先や件名、本文などを指定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、通知の対象としたい特定のフォルダを指定してください
- Gmailでメールを送るアクションでは、通知を送りたい宛先（To, Cc, Bcc）を任意で設定できます個人アドレスだけでなく、チームのメーリングリストなどを設定することも可能です
■注意事項
- Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームの受信内容からBoxに新規ユーザーを作成して、Gmailに通知する
Yoomのフォーム機能で受け付けた情報をもとに、Boxに新しいユーザーを作成し、その旨をGmailで本人と管理者に通知。これにより、外部パートナーや新規メンバーへのアクセス権付与といった一連のオンボーディングプロセスを効率化できます。
このフローは、Yoomのフォーム機能が起点となる連携パターンです！
フォームの受信内容からBoxに新規ユーザーを作成して、Gmailで通知する
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■概要
新しいユーザーや協力会社のメンバーが増えるたびに、手作業で利用申請フォームの内容を確認し、Boxアカウントを発行して、関係者にGmailで通知するといった対応に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでBoxへの新規ユーザー作成と関係者へのGmail通知が自動で完了します。定型的なアカウント発行業務から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームを利用したBoxのユーザーアカウント発行業務を効率化したい情報システム担当者の方
- Boxへのユーザー追加と関係者へのGmailでの連絡を手作業で行っているチームリーダーの方
- ユーザー管理に関連する一連の事務処理を自動化し、対応漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると、Boxのユーザー作成が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるアカウント情報の入力ミスや、関係者へのGmailでの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBoxを選択し、「新規ユーザーを作成」アクションを設定し、フォームの回答内容をマッピングします
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、関係者へユーザー作成が完了した旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定する質問項目は、Boxのユーザー作成に必要な情報（氏名、メールアドレスなど）に合わせて任意で設定・変更が可能です。
- Gmailで通知を送るアクションでは、通知先（To, Cc, Bcc）を任意のメールアドレスに設定してください。
■注意事項
- Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
GmailやBoxのAPIを使ったその他の自動化例
GmailやBoxのAPIを活用することで、情報収集・管理やドキュメント業務の自動化がスムーズに行えます。
Yoomではこうした業務効率化に役立つテンプレートが多数公開されており、日々の作業負担を軽減できます。
Gmailを使った自動化例
Gmailを起点とした自動化により、問い合わせ対応や情報共有を効率化できます。
たとえば、Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに自動登録したり、特定の条件に合致したメールからZoho CRMに連絡先を作成することが可能です。
また、メール内に含まれるURLを自動でBitlyにより短縮しGoogle Chatに通知したり、受信メールの内容をGoogle検索してSlackに共有するなど、情報の収集と通知を組み合わせた自動化も行えます。
さらに、メール本文をDeepLで翻訳しTrelloにカードとして追加することで、多言語対応の業務もスムーズになります！
Gmailで受信したお問い合わせ内容を要約しAirtableに登録する
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■概要
Gmailで受信するお問い合わせの情報を、手作業でAirtableに転記する業務は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を要約し、Airtableへレコードとして登録します。AirtableとGmailを連携させることで、こうした定型業務を自動化し、正確かつスムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したお問い合わせを、Airtableへ手動で入力しているカスタマーサポート担当者の方
- AirtableとGmailを活用した顧客情報の一元管理を、より効率的に行いたいと考えている方
- 手作業による転記ミスをなくし、お問い合わせ対応の品質向上を目指すチームの責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点に、Airtableへのデータ登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業が不要になるため、情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、指定したラベルのメールが届いた際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から「会社名」や「氏名」などの必要な情報を抽出します。
- 続けて、AI機能の「要約する」を設定し、メール本文のお問い合わせ内容を簡潔にまとめます。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」を設定し、前段のステップで抽出・要約したデータをAirtableの任意のテーブルに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、受信したメール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名、電話番号など）を自由にカスタマイズできます。
- AI機能の要約では、メール本文を要約する際の文字数や形式（例：箇条書きで要約）などの条件を任意で設定することが可能です。
- Airtableにレコードを作成する際、どのフィールドに、前段のステップで取得したどの情報を登録するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Gmail、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信したメール内のURLをBitlyで短縮し、Google Chatに通知する
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■概要
「Gmailで受信したメール内のURLをBitlyで短縮し、Google Chatに通知する」フローは、Gmail Bitly 連携を活用し、受信メール内の長いURLを自動で短縮し、チームのGoogle Chatに通知する業務ワークフローです。日々のメール管理において、URLの整理や共有に手間を感じている方に最適です。このワークフローを導入することで、URLの短縮作業が自動化され、効率的な情報共有が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailを頻繁に利用し、多数のURLを扱うビジネスパーソン
- URLの短縮作業を手動で行っており、作業効率を向上させたい方
- チーム内での情報共有をスムーズに行いたい管理者
- Bitlyを活用してリンクの管理を簡便化したい方
- Google Chatを利用しているチームで、迅速な通知を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の短縮：URLの短縮と通知が自動化され、手動作業が不要になります。
- 情報共有の効率化：短縮されたURLが即座にGoogle Chatに通知され、チーム全体で迅速に情報を共有できます。
- URL管理の簡便化：Bitly連携により、リンクの整理が容易になり、視認性も向上します。
Gmailで受信した内容をもとに、Zoho CRMに連絡先を作成する
試してみる
■概要
Gmailに届くお問い合わせや資料請求のメールを、都度Zoho CRMへ手入力していませんか。この定型的な作業は時間を要するだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、Zoho CRMへ連絡先情報を自動で作成できます。手作業によるデータ登録の手間を省き、顧客管理の初動を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとZoho CRMを併用し、手作業での顧客情報登録に手間を感じている営業担当者の方
- Zoho CRMへのデータ入力の正確性を高め、リード管理の質を向上させたいチームリーダーの方
- 日々の定型業務を自動化し、より重要な戦略的業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信するだけでZoho CRMへ自動で連絡先が作成されるため、これまでデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記作業がなくなることで、情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を使い、受信したメール本文から氏名やメールアドレスといった連絡先情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「連絡先を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新しい連絡先を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワード（例：「お問い合わせ」）を任意で設定してください。
- テキスト抽出機能では、メール本文のどの部分から情報を抽出するかを正規表現などを用いて設定し、ご自身のメールフォーマットに合わせてください。
- Zoho CRMをYoomへ連携する際は、ご利用の環境に合わせてZohoドメイン（.jp、.com、.euなど）を正しく設定してください。
■注意事項
- Gmail、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
Gmailで問い合わせを受信したら、DeepLで自動翻訳しTrelloにカードを追加する
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■概要
海外からの問い合わせメールがGmailに届くたび、手作業で翻訳し、タスク管理ツールに入力していませんか。
この一連の作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけでDeepLでの自動翻訳、Trelloへのカード追加までを自動化できます。
迅速かつ正確な多言語対応によって、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する海外からの問い合わせ対応に、時間や手間を感じている方
- DeepLでの翻訳結果をTrelloに手作業で転記し、タスク管理を行っている方
- 多言語での顧客対応を効率化し、チームでの情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信から翻訳、Trelloへのカード作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのコピー＆ペーストや情報転記が不要になるため、翻訳ミスや入力漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- Gmail、DeepL、TrelloをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDeepLを選択し、「テキストを翻訳」のアクションを設定して、受信したメール本文などを翻訳します。
- オペレーションでTrelloを選択し、「新しいカードを作成」のアクションを設定し、翻訳したテキスト情報をもとにカードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでのトリガー設定では、フローボットを起動するトリガーとなるメールのラベルを設定してください。
- DeepLのテキスト翻訳では、翻訳元・翻訳先の言語をそれぞれ設定することが可能です。
- Trelloでのカード作成では、カードを作成するリストを指定してください。
また、カードのタイトルや期日、説明などには、GmailやDeepLで取得した値を埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Gmail、DeepL、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで問い合わせメールを受信したら、関連情報をGoogle 検索して担当者に通知する
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■概要
Gmailで受信する問い合わせ対応時、関連情報を都度Google 検索で調べて対応していませんか。こうした手作業での情報収集は時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、メール内容から自動でGoogle 検索を実行して担当者に通知するため、情報収集の手間を省き、迅速な一次対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの問い合わせ対応で、都度Google 検索を使って情報収集している方
- Gmailの情報をGoogle 検索に連携し、手作業による情報収集の自動化を検討している方
- 問い合わせへの一次対応を効率化し、対応速度を向上させたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信後、手動で行っていたGoogle 検索での情報収集と通知作業が自動化され、対応にかかる時間を短縮できます
- 担当者による情報収集のばらつきが解消され、常に一定の品質で迅速な一次対応が可能になるため、業務の標準化に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle 検索をYoomと連携します
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、受信したメール本文からGoogle 検索で検索するためのキーワードを生成します
- 続いて、オペレーションでGoogle 検索の「検索結果を取得」を設定し、前のステップで生成したキーワードで検索を実行します
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」を設定し、取得した検索結果のテキストを要約します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、要約した内容を担当者宛にメールで通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールに付与するラベルを任意で設定できます
- AIテキスト生成では、受信メールからGoogle 検索のクエリを生成するための指示（プロンプト）を自由にカスタマイズ可能です。※プロンプトの文字数によって消費タスクが変動します
- Google 検索のアクションでは、使用する検索エンジンIDや検索クエリを任意で設定できます
- AI要約では、検索結果を要約する際の文字数や含めてほしい要素などの条件を任意で指定することが可能です
- 担当者へ通知するGmailのアクションでは、送信先を任意に設定でき、件名や本文に前段で取得した検索結果などの変数を埋め込めます
■注意事項
- Gmail、Google 検索のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 検索の際は複数のキーワードを組み合わせることで、比較的正確な情報を取得することが可能です。
Boxを使った自動化例
Boxを活用すれば、ファイル管理や文書処理の効率が向上します！
たとえば、Boxにファイルがアップロードされた際に、Googleスプレッドシートへファイル情報を自動登録したり、OCRを用いて内容を読み取りSlackに通知することが可能です。
Googleフォームから送信されたファイルをRPAでPDFに変換し、自動でBoxに格納するフローも構築できます。
また、アップロードされた書類をOCR処理してGoogleスプレッドシートへレコード追加することで、書類のデジタル管理が効率化され、手動入力の手間を省けます！
BoxにアップロードされたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書などのPDFファイル。その内容を確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなり得ます。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がPDFの文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ転記する一連のタスクを自動化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxにアップロードしたPDFの内容を手作業で転記している方
- 請求書や申込書などの書類処理にかかる時間を削減したいと考えている方
- OCRを活用して、紙媒体やPDFのデータ化を効率的に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにPDFファイルが追加されると、自動で内容が転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションで、監視対象のフォルダを設定します。
- オペレーションで、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内にダウンロードします。
- 続いて、オペレーションのOCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルから必要な文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、読み取りたいPDFのフォーマットに合わせて、抽出する項目を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションでは、データを記録したいシートや列の範囲を任意で指定することが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートにレコード追加する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた請求書などの書類、その内容を目で確認してGoogle スプレッドシートに手入力していませんか？
この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも起こりがちです。
このワークフローは、Boxにファイルが追加されると自動でOCRが内容を読み取り、Google スプレッドシートへ転記するため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで受け取った請求書や申込書などの内容を手作業で転記している方
- 書類のデータ化と管理をGoogle スプレッドシートで行っている方
- 定型的な転記作業の時間を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にデータ転記までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手動でのデータ転記作業がなくなることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定して、監視対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- その後、オペレーションでYoomのOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定しているBoxは、Google DriveやDropboxなど、Yoomが連携している他のクラウドストレージアプリに変更することも可能です。
- OCR機能で読み取る項目は、請求書番号や金額、日付など、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて任意で設定できます。
- Google スプレッドシートへのデータ追加時には、スプレッドシートIDやシート名を任意で設定してください。
■注意事項
- Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
- フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。・
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する
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■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する」フローは、BoxとOCRを活用した業務ワークフローです。
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、OCR機能で内容を自動的に読み取り、必要な情報をSlackに通知します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを日常的に利用しており、ファイル内容の迅速な共有が必要なチームの方
- 手動でファイルの内容確認や情報共有に時間を取られているビジネスパーソン
- Slackを活用してリアルタイムに情報通知を行いたい企業の方
- OCRを用いて紙ベースの情報をデジタル化し、自動で管理したい事務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 情報共有のスピード向上：Boxへのファイル追加と同時ファイルのOCRとOCRで読み取った内容がSlackに通知されるため、チーム全体の情報共有が迅速になります。
- 手作業の削減：OCR機能で内容を自動読み取りし、通知することで、手動でのデータ入力や確認作業が不要になります。
- エラーの防止：自動化されたプロセスにより、ヒューマンエラーのリスクを低減し、正確な情報共有が可能になります。
Boxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録する
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■概要
「Boxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録する」ワークフローは、ファイル管理とデータ整理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Boxに新しいファイルをアップロードすると、その情報が自動的にGoogle スプレッドシートに記録されます。
これにより、ファイルの管理状況やメタデータを一元的に把握でき、手作業によるデータ入力の手間やミスを大幅に削減します。
特に複数のプロジェクトでBoxを活用しているチームにとって、効率的な情報管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを日常的に利用しており、ファイル管理を効率化したいビジネスユーザーの方
- Google スプレッドシートでのデータ管理を自動化したいチームリーダーの方
- 手作業でのデータ入力に時間を取られている管理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxの新規ファイルアップロード時に自動的にGoogle スプレッドシートに登録されるため、手動で転記する手間を省けます。
また、複数のファイル情報をGoogle スプレッドシートで一元管理できるため、情報の見える化が容易になります。
自動連携によって、手動入力によるヒューマンエラーを防止でき、正確なデータ管理が実現できます。
Googleフォームからファイルが送信されたら、RPAでWebPに変換しBoxに格納する
試してみる
■概要
Webサイト運営などで発生する画像ファイルの形式変換、特にWebPへのconvert作業に手間を感じていませんか。手作業での変換や、変換後のファイルをストレージサービスに格納する業務は、時間がかかるだけでなくミスの原因にもなります。
このワークフローは、Googleフォームで受信したファイルをRPAで自動的にWebPへ変換し、Boxに格納する一連のプロセスを自動化します。面倒なファイル変換と管理業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的に画像のWebP形式への変換作業を手作業で行っているWeb担当者の方
- Googleフォームで受け取ったファイルをBoxへ手動で整理・格納しているチームの方
- ファイル形式の変換やSaaS間のデータ移行におけるヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルのWebPへの変換からBoxへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
- 手作業によるファイル変換ミスや、Boxへのアップロード先やファイル名の指定間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、回答内容に含まれるファイル情報を取得します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を元にファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、オンラインのファイル変換サービスなどで、ダウンロードしたファイルをWebP形式に変換するブラウザ操作を行います
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、必要に応じてファイル名などを抽出します
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたWebPファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください
- Google Driveでファイルをダウンロードする際、対象のファイルIDは、前段のトリガーで取得した情報を変数として設定します
- RPA機能では、WebPへの変換に利用するWebページのURLや、操作対象、入力する値などを環境に合わせて自由にカスタマイズしてください
- AI機能によるテキスト抽出では、抽出対象に前段で取得した情報を変数として利用でき、抽出したい項目をカスタマイズできます
- Boxにファイルをアップロードする際、アップロード先のフォルダIDやファイル名は、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定可能です
■注意事項
まとめ
GmailとBoxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメールからのファイル保存やフォルダ作成といった定型業務をなくし、関連情報の整理にかかる時間を削減できます。
ファイルの保存忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者は常に整理された情報に素早くアクセスできるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
関連記事：BoxのフォルダにファイルがアップロードされたらGmailでメールを自動送信する方法
よくあるご質問
Q：フォルダ名に日付を自動で入れることはできますか？
A：はい、可能です。
フォルダ名を設定する際には取得した値だけではなく、自動で変動する日付や時間などを組み合わせて設定できます。
「日付＋プロジェクト名」のように自由に組み合わせることができますので、ぜひ活用してみてください。
Q：作成したBoxフォルダの共有設定も自動化できる？
A：Boxフォルダの共有設定に関しては、親フォルダの共有権限と同じになります。
任意の共有権限を設定してください。
Q：連携が失敗した場合の通知や確認方法はどうなりますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
