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「Gmailに届いた添付ファイルを、いちいちBoxに保存する作業は時間がかかる…」
「案件ごとにBoxでフォルダを作って、関連メールを探して整理するのが面倒…」
このように、日常的に利用するGmailとBoxの間で発生する手作業でのデータ連携に、手間や煩わしさを感じていませんか？
こうした単純作業は時間を奪うだけでなく、ファイルの保存忘れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで受信したメールの添付ファイルを自動でBoxの指定フォルダに保存したり、特定のメールをもとにBoxにフォルダを自動作成する仕組み</span>があれば、こうした日々の面倒な作業から解放されるでしょう。
そして、より生産性の高いコア業務に集中できる貴重な時間を確保できるはずです。
今回ご紹介する自動化は、専門的なプログラミング知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して日々の業務をさらに効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとBoxのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報移動を自動化できます。
メールで受け取った重要なファイルをBox上で整理したり、特定のメール内容に基づいてBox内に新しいフォルダを作成したりすることが可能になり、業務の正確性とスピードを向上させることができるはずです！
ここでは具体的な自動化例をご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
特定のキーワードを含むメールをGmailで受信した際に、その情報をもとにBox内に自動でフォルダを作成するフローです。
<span class="mark-yellow">案件ごとの情報整理が格段にスムーズになり、手作業によるフォルダ作成の手間や作成漏れを防止</span>できるでしょう。
この連携は、受信したメールが特定の条件に合致した場合のみ処理を実行する分岐処理を含むため、柔軟な自動化が可能です！
Gmailで受信したメールに添付ファイルがある場合、ファイル名を「取引先名_日付」などのルールに沿ってリネームし、Boxの指定フォルダに格納します。
<span class="mark-yellow">請求書や契約書といった重要ファイルの管理を効率化し、手作業による保存ミスやファイルを探す手間をなくせる</span>でしょう。
この自動化も、特定の条件を満たす添付ファイルのみを対象とする設定が可能です！
それでは実際に、GmailとBoxを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Gmailでメールを受信したら、Boxにフォルダを作成する」テンプレートを使用します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
先ずは、Yoomと連携させたいGmailアカウントとBoxアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
続けて、Boxも連携していきましょう。
Boxも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メール受信）を設定していきます。
それでは、取得したメールの情報を用いてBoxにフォルダを作成しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
指定したキーワードを含むメールをGmailに送信し、そのメールの情報を含むフォルダがBoxに作成されていれば成功です。
受信したメールからプロジェクト名や取引先などを抽出してファイル名に用いる場合には、以下の手順でデータ抽出アクションを追加してください。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回はGmailからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより双方向の自動化が実現し、さらに幅広い業務を効率化できます。
Boxの特定フォルダに新しいファイルがアップロードされたことをトリガーとして、関係者へGmailで自動的に通知を送信。<span class="mark-yellow">チーム内での迅速な情報共有を促進し、重要なファイルの確認漏れを防ぐ</span>ことができます。
この連携は、Boxでのアクションを起点にGmailへ通知するシンプルな構成です！
Yoomのフォーム機能で受け付けた情報をもとに、Boxに新しいユーザーを作成し、その旨をGmailで本人と管理者に通知。<span class="mark-yellow">これにより、外部パートナーや新規メンバーへのアクセス権付与といった一連のオンボーディングプロセスを効率化</span>できます。
このフローは、Yoomのフォーム機能が起点となる連携パターンです！
GmailやBoxのAPIを活用することで、情報収集・管理やドキュメント業務の自動化がスムーズに行えます。
Yoomではこうした業務効率化に役立つテンプレートが多数公開されており、日々の作業負担を軽減できます。
Gmailを起点とした自動化により、問い合わせ対応や情報共有を効率化できます。
たとえば、Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに自動登録したり、特定の条件に合致したメールからZoho CRMに連絡先を作成することが可能です。
また、メール内に含まれるURLを自動でBitlyにより短縮しGoogle Chatに通知したり、受信メールの内容をGoogle検索してSlackに共有するなど、情報の収集と通知を組み合わせた自動化も行えます。
さらに、メール本文をDeepLで翻訳しTrelloにカードとして追加することで、多言語対応の業務もスムーズになります！
Boxを活用すれば、ファイル管理や文書処理の効率が向上します！
たとえば、Boxにファイルがアップロードされた際に、Googleスプレッドシートへファイル情報を自動登録したり、OCRを用いて内容を読み取りSlackに通知することが可能です。
Googleフォームから送信されたファイルをRPAでPDFに変換し、自動でBoxに格納するフローも構築できます。
また、アップロードされた書類をOCR処理してGoogleスプレッドシートへレコード追加することで、書類のデジタル管理が効率化され、手動入力の手間を省けます！
GmailとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメールからのファイル保存やフォルダ作成といった定型業務をなくし、関連情報の整理にかかる時間を削減</span>できます。
ファイルの保存忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者は常に整理された情報に素早くアクセスできるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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