ファイルをBoxにアップロードしたことを共有したいけど、毎回メールを送るのは手間…
そんな悩みを抱えていませんか？手動でメールを送るのは時間もかかり、大変ですよね。
そこでもし、メールの送信作業を自動化できたらどうでしょう？
ファイル管理の手間を減らし、効率よく情報を共有できそうですよね！
この記事では、Boxにファイルがアップロードされたら、Outlookでメールを自動送信する方法を詳しく解説していきます。
BoxとOutlookを活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら
データ格納を自動化する便利な自動化テンプレート
Outlookでファイル付きメールを受信したらBoxにアップロードする
試してみる
■概要
「Outlookでファイル付きメールを受信したらBoxにアップロードする」フローは、メール管理の手間を大幅に軽減する業務ワークフローです。
毎日大量のメールを受信し、その中から必要な添付ファイルを手動で保存するのは時間と労力がかかります。
特に、複数のプラットフォームを利用している場合、ファイルの整理が煩雑になることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Outlookで設定した条件に合致するメールの添付ファイルが自動的にBoxに保存され、ファイル管理がスムーズに行えるようになります。
これにより、重要なデータの見落としや整理ミスを防ぎ、業務効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に使用しており、メールの添付ファイル管理に時間を取られている方
・Boxを活用してファイルを一元管理したいが、手動でのアップロードが煩雑だと感じている方
・業務の自動化を進めたいと考えているIT担当者やチームリーダーの方
・メールで受け取る重要な資料を確実に保存し、チーム内で共有したいビジネスプロフェッショナルの方
・繁忙期などでメールの処理が増加し、効率化が求められている企業の経営者や管理職の方
■注意事項
・Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信したメールにファイルが添付されていたら、Boxにアップロードする
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■概要
Outlookで受信する請求書や報告書などのメール、その添付ファイルを手動でBoxに保存していませんか？
この作業は単純ですが、件数が重なると手間がかかるうえ、保存漏れのリスクも伴います。
このワークフローは、Outlookでの特定のメール受信をトリガーに添付ファイルを自動でBoxへアップロードするもので、BoxとOutlook間のファイル管理を効率化し、手作業による負担やミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・日常的にOutlookとBoxを利用し、ファイル管理の連携を効率化したい方
・メールの添付ファイルを都度手動で保存しており、手間や保存漏れに課題を感じている方
・BoxとOutlook間の定型的なファイル保存作業を自動化し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
送信を自動化する便利なテンプレート
Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する
試してみる
■概要
「Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する」ワークフローは、Boxへのファイル追加をトリガーに自動的にOutlookで通知メールを送信します。これにより、ファイル共有の際の手動メール送信を省き、迅速かつ確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとOutlookを日常的に使用しており、ファイル共有時に自動通知を導入したい方
・プロジェクトチーム内でのファイル管理と情報共有を効率化したいリーダー
・手動でのメール送信作業を削減し、業務の自動化を図りたいビジネスパーソン
・情報共有のタイミングを逃さず、チーム全体の連携を強化したい方
■注意事項
・Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Boxに特定のファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する
試してみる
■概要
Boxに保存したファイルを関係者に共有する際、都度Outlookを立ち上げてメールを作成・送信する作業は手間がかかるだけでなく、連絡漏れといったミスの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルが追加されたことをトリガーに、Outlookから自動でメールを送信する処理を可能にするもので、こうした手作業による手間やリスクを解消し、BoxとOutlookを用いたファイル共有業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとOutlookを併用しており、ファイル共有の連絡を手作業で行っている方
・重要なファイルの共有漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
・ファイルが追加されるたびに行う定型的なメール連絡業務を自動化したい方
■注意事項
・Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
boxにファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信する
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boxに新しいファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信するフローです。
OCRを使った便利な自動化テンプレート
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納する
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Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納するフローです。
Boxにファイルが格納されたらOCRで読み取り、Outlookに通知する
試してみる
■概要
「Boxにファイルが格納されたらOCRで読み取り、Outlookに通知する」ワークフローは、ファイル管理と情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
Boxに新しいファイルがアップロードされると、自動的にOCR機能で内容を解析して重要な情報を抽出し、Outlookに通知を送信します。
これにより、ファイル内容の迅速な確認や共有が可能になり、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に使用し、ファイル管理を効率化したいビジネスユーザーの方
・Outlookを活用してチーム内で迅速な情報共有を図りたい担当者の方
・OCR技術を活用して文書のデジタル化を推進したい事務職の方
・業務プロセスの自動化を検討しており、Yoomを導入したい企業の担当者の方
■注意事項
・Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
更新を自動化する便利なテンプレート
Outlookの受信メールを分類・整理し、Boxに格納する
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■概要
このワークフローでは、Outlookの受信メールを分類・整理し、Boxに格納することが可能です。このワークフローを活用することで、メール管理の負担を軽減し、業務の生産性向上に貢献します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に使用しており、受信メールの整理に時間を取られているビジネスパーソン
・メールを効率的に管理し、重要な情報を見逃さないようにしたい方
・Boxを活用してファイルを一元管理しているが、手動での保存作業に手間を感じている方
・チーム内でメール管理の標準化を図りたいリーダーやマネージャー
・業務のデジタル化を推進し、効率的なワークフローを構築したい企業のIT担当者
■注意事項
・Outlook、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleドキュメントで書類を発行すると、自動でGoogle Driveにも格納されます。
通知を自動化する便利なテンプレート
毎週決まった曜日にBoxフォルダ内のファイル一覧を取得し、Outlookで共有
試してみる
■概要
「毎週決まった曜日にBoxフォルダ内のファイル一覧を取得し、Outlookで共有」フローは、定期的なファイル管理と共有を自動化する業務ワークフローです。
毎週特定の曜日にBoxの指定フォルダから最新のファイル一覧を取得し、それをOutlookで関係者に自動的にメール送信します。
これにより、手動での確認や共有作業の手間を省き、情報の鮮度を保ちながら効率的なコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にBoxフォルダの内容をチームに共有している担当者の方
・手動でファイル一覧を取得・メール送信する作業に時間を取られている方
・BoxとOutlookを活用しているが、連携を自動化したいと考えているビジネスユーザーの方
・情報共有のタイミングを一定に保ちたいプロジェクトマネージャーの方
■注意事項
・Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Outlookに通知する
試してみる
■概要
「定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Outlookに通知する」ワークフローは、Box内のファイル管理を効率化し、最新情報をチームに共有する業務ワークフローです。
定期的にBoxのフォルダからファイル一覧を自動取得し、その内容をOutlookに通知することで、ファイルの更新状況を見逃さずにチェックできます。
これにより、チーム全体の情報共有がスムーズになり、業務の透明性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に活用しており、フォルダ内のファイル状況を定期的に把握したい方
・Outlookを主な連絡手段としており、ファイル更新の通知を自動化したいビジネスパーソン
・チーム内での情報共有を円滑に進め、業務効率を向上させたいプロジェクトリーダー
・手動でのファイルチェックに時間を取られている管理者の方
・BoxとOutlookを連携させて業務フローを最適化したいIT担当者
■注意事項
・Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
boxにファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信する
試してみる
boxに新しいファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信するフローです。
BoxとOutlookを連携してできること
BoxとOutlookのAPIを連携すれば、BoxのデータをOutlookに自動的に連携することが可能です！例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する
ファイルが追加される度に確認の必要のある、チームリーダーやプロジェクト責任者におすすめのフローです。
Outlookに通知もしてくれるので、リマインド効果もありますよ。
Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する
試してみる
■概要
「Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する」ワークフローは、Boxへのファイル追加をトリガーに自動的にOutlookで通知メールを送信します。これにより、ファイル共有の際の手動メール送信を省き、迅速かつ確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとOutlookを日常的に使用しており、ファイル共有時に自動通知を導入したい方
・プロジェクトチーム内でのファイル管理と情報共有を効率化したいリーダー
・手動でのメール送信作業を削減し、業務の自動化を図りたいビジネスパーソン
・情報共有のタイミングを逃さず、チーム全体の連携を強化したい方
■注意事項
・Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎週決まった曜日にBoxフォルダ内のファイル一覧を取得し、Outlookで共有する
チームの定例前などに、資料をまとめて確認してもらうことが可能です。チームでのファイル共有をスムーズに行いたい方におすすめです。
毎週決まった曜日にBoxフォルダ内のファイル一覧を取得し、Outlookで共有
試してみる
■概要
「毎週決まった曜日にBoxフォルダ内のファイル一覧を取得し、Outlookで共有」フローは、定期的なファイル管理と共有を自動化する業務ワークフローです。
毎週特定の曜日にBoxの指定フォルダから最新のファイル一覧を取得し、それをOutlookで関係者に自動的にメール送信します。
これにより、手動での確認や共有作業の手間を省き、情報の鮮度を保ちながら効率的なコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にBoxフォルダの内容をチームに共有している担当者の方
・手動でファイル一覧を取得・メール送信する作業に時間を取られている方
・BoxとOutlookを活用しているが、連携を自動化したいと考えているビジネスユーザーの方
・情報共有のタイミングを一定に保ちたいプロジェクトマネージャーの方
■注意事項
・Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Boxの新規ファイルが追加されたらOutlookにタスクとして登録する
Boxでファイル管理している方、Outlookでタスク管理している方におすすめのフローです。ファイルが追加されたら、自動的にタスクが登録されるのも便利です！
Boxの新規ファイルが追加されたらOutlookにタスクとして登録する
試してみる
■概要
「Boxの新規ファイルが追加されたらOutlookにタスクとして登録する」フローは、BoxとOutlookの連携を活用してファイル管理とタスク管理を自動化する業務ワークフローです。
新しいファイルがBoxに追加された際に、自動的にOutlookにタスクが作成されるため、手動での入力作業を省略し効率的な業務運営を実現します。
これにより、重要なファイル管理とタスク管理が一元化され、業務のスムーズな進行が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとOutlookを日常的に利用しており、連携による業務効率化を図りたい方
・新しいファイルの管理と同時に関連タスクを自動で設定したいビジネスパーソン
・手動でのタスク登録に時間を取られているチームリーダーやプロジェクトマネージャー
・業務ワークフローの自動化を検討しており、具体的な連携例を探している方
■注意事項
・Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
BoxとOutlookの連携フローを作ってみよう
今回は「Boxにファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信する」フローを作成していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Box／Outlook
[Yoomとは]
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下です。
- BoxとOutlookのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定およびOutlookのアクション設定
- トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認
boxにファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信する
試してみる
boxに新しいファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信するフローです。
今回ご紹介するテンプレート以外にも、Outlookがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Outlookを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
ステップ1：BoxとOutlookのマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作を行えるようにしていきます。
【Boxのマイアプリ登録】
以下の手順をご覧ください。
【Outlookのマイアプリ登録】
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
登録方法は以下の手順をご覧ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
boxにファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信する
試してみる
boxに新しいファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信するフローです。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
OKをクリックすると、マイプロジェクトの欄にテンプレートが追加されます。
ステップ3：Boxのトリガー設定
まず、フローボットを作成している段階でテスト送信が必要になります。
そのため、あらかじめBoxに何かしらのフォルダと、その中にPDFや画像ファイルを少しアップロードしておきましょう。
※注意事項※
- ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
- その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらファイルの容量制限についてをチェックしてみてください。
準備できたら、テンプレートの「ファイルがアップロードされたら」を押しましょう。
連携するアカウント情報を選択します。そのまま1番下の「トリガーアクション」を任意のものに変更しましょう！
今回はタイトルと同じく「ファイルがアップロードされたら」にしました。選択後に次に進みましょう。
続いて、フォルダIDを入力しましょう。フォルダIDは画像赤枠内です。
入力し終えたらすぐ下のテストをクリック！青く「テスト成功」と表示されればOKです。
次へを押すともう一度テストのボタンが出てくるので押しましょう。
テストが成功した場合は、取得した値が取得できます。
※「取得した値」とは
こちらの値は後のフロー設定時に活用するので、取得された内容を確認しましょう。
ステップ4：Boxからのファイルダウンロード
次はBoxのロゴの「ファイルをダウンロードする」の設定にいきます！
連携するアカウント情報を選択します。そのまま1番下の「トリガーアクション」を任意のものに変更しましょう！
こちらもタイトルと同じく「ファイルをダウンロードする」にしました。
タイトルとアクションは揃えるのがわかりやすいので、揃えるのがおすすめです！
次へを押したら先ほどと全く同じ感じの画面になるので、コンテンツIDを入力してテストを押します。
ここで注意点が1つあります！画面は先ほどと似ていますが、今回入力するのは「ファイルID」です！
ファイルIDもフォルダIDと同じ部分に表示されているので、任意のファイルを開いてコピペしましょう。
入力できたらテストを押して、保存します！
ステップ5：Outlookのアクション設定
Outlookのロゴの「メールを送る」を押しましょう。
以下の画面で、連携するアカウントを確認し下にスクロールしましょう。
そうすると、メールの内容を決める画面に移行するので、設定していきます。
デフォルトは上記のような状態です。
これを任意の内容に変えていきましょう！内容を変えたいボックス内にカーソルを持っていきクリックすると…
こんな感じの画面になります。
件名に表示させる内容をチョイスしている段階なので、試しに作者名を入れてみましょう。
作者名をクリックすると…
↓
作者名が件名に入るようになります！ファイル名との間に「＿」を入れて区切り、わかりやすくしました。
この状態だと独特の表記になっているので不安があるかもしれませんが、大丈夫です！後ほどテスト送信した際に完成をお見せしますね！
このままメールの本文も変えていきましょう！同じようにボックス内をクリックで色々と内容をプラスしていけるのでアレンジしていきます。
こんな感じにしてみました。これならメールを送信した際にどういった画像なのか、いつ頃のものなのかがハッキリわかるはずです。
赤枠の部分が上記の画像の内容と同じようになっていれば、自動でダウンロードしたファイルが送信されるので、必ずチェックしてくださいね！
↓
次の画面へ行くとこのようにサンプル画面が表示されます。
確認してOKならテストを押して送信してみましょう！
今回は宛先をGmailにしてみました！連携したOutlookからメールが送信されていますね。
ステップ6：トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
これにて設定は終了です。お疲れ様でした！
まとめ
Boxはファイル共有に欠かせない存在で、日々たくさん利用するかと思います。
そのため、ファイル管理の手間が省ければ大幅な時間の節約になりますよね。
このように使用頻度が高いアプリこそYoomで連携し、業務の自動化を実現してみましょう！
Yoomではノーコードで作成可能なフローボットのテンプレートがたくさん用意されています。「これが自動化できたらいいのにな…」と思うタスクがあれば、探してみてくださいね！
よくあるご質問
Q：複数のフォルダを一度に監視できますか？
A：
1つのフローボットに対して連携できるフォルダは1つのみです。
複数のフォルダを監視したい場合はその分だけテンプレートをコピーし、同じように設定してお使いください。
Q：ファイルアップロード以外のきっかけで自動化できますか？
A：
可能です。Boxの設定時に、以下の通り「変更」をクリックしてトリガーアクションを変更できます。
Q：もし連携が失敗したらどうなりますか？
A：
処理が失敗してフローボットがエラーになった場合、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。
通知メールにはエラーの詳細が記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご利用いただけます。
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