BoxとOutlookの連携イメージ
アプリ同士の連携方法

2025/03/28

【ノーコードで実現】BoxのデータをOutlookに自動的に連携する方法

y.katagiri

「またファイルの共有を忘れてた…」

「毎週の資料送付、正直面倒だな…」

そんな小さな業務の積み重ねが、気づけば大きなストレスになっていませんか? Boxで資料を管理して、Outlookで連絡やタスク管理を行っている方にとって、手動での確認や共有作業は避けられないものですよね。でも、実はこの作業すべて自動化できるとしたらどうでしょうか?

たとえば、Boxにファイルが追加されたタイミングで自動的にOutlookからメールを送信したり、週に一度Box内のファイル一覧を取得してチームに共有したりといったことが可能です。

この記事では、BoxとOutlookを連携してできることや、具体的な設定方法について詳しくご紹介します。資料管理や情報共有に課題を感じている方は必見です!

とにかく早く試したい方へ

Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にBoxとOutlookの連携が可能です。
YoomにはあらかじめBoxとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。

BoxとOutlookを連携してできること

BoxとOutlookのAPIを連携すれば、BoxのデータをOutlookに自動的に連携することが可能です!
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。

Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する

ファイルが追加される度に確認の必要のある、チームリーダーやプロジェクト責任者におすすめのフローです。
Outlookに通知もしてくれるので、リマインド効果もありますよ。

毎週決まった曜日にBoxフォルダ内のファイル一覧を取得し、Outlookで共有する

チームの定例前などに、資料をまとめて確認してもらうことが可能です。
チームでのファイル共有をスムーズに行いたい方におすすめです。

Boxの新規ファイルが追加されたらOutlookにタスクとして登録する

Boxでファイル管理している方、Outlookでタスク管理している方におすすめのフローです。
ファイルが追加されたら、自動的にタスクが登録されるのも便利です!

BoxとOutlookの連携フローを作ってみよう !

それでは、さっそく実際にBoxとOutlookを連携したフローを作成してみましょう!

今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとOutlookの連携を進めていきます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は「Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する」フローボットを作成していきます!
作成の流れは大きく分けて以下です。

  • BoxとOutlookをマイアプリ連携
  • テンプレートをコピーする
  • トリガー設定およびアクション設定
  • トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1:マイアプリ登録

まずはじめに「Box」と「Outlook」のマイアプリ登録を行います。

左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。

Boxのマイアプリ登録

「新規接続」をクリック後、アプリ一覧から「Box」を検索してください。

以下の画面が出てきたら、アドレスとパスワードを入力後、「承認」をクリックしてください。

以下画面を確認後、「BOXへのアクセスを許可」をクリックしてください。

マイアプリに「Box」が出てきたら、登録完了です!

Outlookのマイアプリ登録

「新規接続」をクリック後、アプリ一覧から「Outlook」を検索してください。

以下画面が出てきたら、アドレスを入力して次に進みましょう。

※「Microsoft 365(旧Office 365)」には個人向けと法人向けプラン(Microsoft 365 Business)があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

次にパスワードを入力します。

以下画面が出てきたら「はい」をクリックしてください。

マイアプリに「Outlook」が出てきたら、登録完了です!

ステップ2:テンプレートコピーの話

ここからフローボットを作成していきます!

下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。

テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。

「OK」をクリックして、次に進んで下さい。

ステップ3:アプリトリガーの設定

まずはフローボットを起動させるための、アプリトリガーの設定です!

「フォルダにファイルがアップロードされ…」をクリックしてください。

以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認後、次に進んで下さい。

続いて、API接続設定です。

「フォルダのコンテンツID」は以下です。

「フォルダのコンテンツID」は、BOXから取得してください。

「テスト」ボタンをクリック後、テストしてください。

テストが成功したら、以下のような画面が出現します。

テストが終わり次第、次に進みましょう。

BOXにファイルをアップロード後、「テスト」をクリックしてください。

以下の画面が出てきたら、テスト成功です!

以下のアウトプットをこの後の設定時に引用することで、BoxとOutlookのデータ連携を実現していきます!

ステップ4:メールを送る設定

次にOutlookに「メールを送る」設定を行います。

続いて、メールの設定です。

アカウント情報を確認して、下にスクロールします。

メール内容の設定は以下です。

「To」には、通知したいOutlookのメールアドレスに入力しましょう。
指定したOutlookのメールアドレスに通知メールが送信されます。

「件名」は、以下設定例を参考に入力してください。
「ファイルが追加されました」「Boxにファイルが追加されました」などがおすすめです。

「ファイル名」を件名に入力したい場合は、以下画像のようにアウトプットから入力してください。

「本文」は、設定例を参考に入力してください。

検索しやすいように「ファイル名」を入力しておくのがおすすめです。
アウトプットから「ファイル名」を選択しておきましょう。

次に進んでください。
以下の画面が出てきます。

Outlookへの通知用のメールです。
設定したメール内容を確認したら、テストを行いましょう。

以下画面が出てきたら、テストは成功です。

メールが正しく受信できているか、Outlookを確認しましょう。

一番下の「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。

ステップ5:フローボットの自動化確認

以下の画面が出てきたら、「トリガーON」をクリックしてください。

全ての設定が完了です!

OutlookのデータをBoxに連携したい場合

今回はBoxからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Outlookでファイル付きメールを受信したらBoxにアップロードする

添付ファイルのメールを受信したら、自動でファイルを整理してくれます。
メールを受信後の添付ファイルのアップロードやファイルの整理は手間を省けますよ!

BoxやOutlookのAPIを使ったその他の自動化例

BoxやOutlookのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Boxを使った自動化例

BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに連携することや、DocuSignのエンベロープが完了したら証明書をboxに自動格納することができます!

Outlookの自動化例

メールが届いたら、Excelにレコード追加することやOutlookで受信した添付ファイルをDropboxに自動アップロードすることができます。

終わりに

いかがでしたか?BoxとOutlookを連携すれば、「ファイル追加の通知を自動で送りたい」「定期的な共有作業を効率化したい」「タスクの抜け漏れを防ぎたい」といった課題を解消できるはずです。手動のやり取りをしなくて済むように、ファイル管理や情報共有を自動化することで、チーム全体の業務効率がぐっと向上します。

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BoxとOutlookの連携フローを取り入れて、業務の「うっかり」や「手間」をなくしませんか?

この記事を書いた人
y.katagiri
ライター歴8年です。書くことが好きです。Yoomの魅力をたくさんの人に届けられるように頑張ります!
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