毎週決まった曜日にBoxフォルダ内のファイル一覧を取得し、Outlookで共有する
チームの定例前などに、資料をまとめて確認してもらうことが可能です。
チームでのファイル共有をスムーズに行いたい方におすすめです。
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「またファイルの共有を忘れてた…」
「毎週の資料送付、正直面倒だな…」
そんな小さな業務の積み重ねが、気づけば大きなストレスになっていませんか？ Boxで資料を管理して、Outlookで連絡やタスク管理を行っている方にとって、手動での確認や共有作業は避けられないものですよね。でも、実はこの作業すべて自動化できるとしたらどうでしょうか？
たとえば、Boxにファイルが追加されたタイミングで自動的にOutlookからメールを送信したり、週に一度Box内のファイル一覧を取得してチームに共有したりといったことが可能です。
この記事では、BoxとOutlookを連携してできることや、具体的な設定方法について詳しくご紹介します。資料管理や情報共有に課題を感じている方は必見です！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にBoxとOutlookの連携が可能です。
YoomにはあらかじめBoxとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
BoxとOutlookのAPIを連携すれば、BoxのデータをOutlookに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
ファイルが追加される度に確認の必要のある、チームリーダーやプロジェクト責任者におすすめのフローです。
Outlookに通知もしてくれるので、リマインド効果もありますよ。
チームの定例前などに、資料をまとめて確認してもらうことが可能です。
チームでのファイル共有をスムーズに行いたい方におすすめです。
Boxでファイル管理している方、Outlookでタスク管理している方におすすめのフローです。
ファイルが追加されたら、自動的にタスクが登録されるのも便利です！
それでは、さっそく実際にBoxとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとOutlookの連携を進めていきます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずはじめに「Box」と「Outlook」のマイアプリ登録を行います。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
「新規接続」をクリック後、アプリ一覧から「Box」を検索してください。
以下の画面が出てきたら、アドレスとパスワードを入力後、「承認」をクリックしてください。
以下画面を確認後、「BOXへのアクセスを許可」をクリックしてください。
マイアプリに「Box」が出てきたら、登録完了です！
「新規接続」をクリック後、アプリ一覧から「Outlook」を検索してください。
以下画面が出てきたら、アドレスを入力して次に進みましょう。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
次にパスワードを入力します。
以下画面が出てきたら「はい」をクリックしてください。
マイアプリに「Outlook」が出てきたら、登録完了です！
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
まずはフローボットを起動させるための、アプリトリガーの設定です！
「フォルダにファイルがアップロードされ…」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認後、次に進んで下さい。
続いて、API接続設定です。
「フォルダのコンテンツID」は以下です。
「フォルダのコンテンツID」は、BOXから取得してください。
「テスト」ボタンをクリック後、テストしてください。
テストが成功したら、以下のような画面が出現します。
テストが終わり次第、次に進みましょう。
BOXにファイルをアップロード後、「テスト」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、テスト成功です！
以下のアウトプットをこの後の設定時に引用することで、BoxとOutlookのデータ連携を実現していきます！
次にOutlookに「メールを送る」設定を行います。
続いて、メールの設定です。
アカウント情報を確認して、下にスクロールします。
メール内容の設定は以下です。
「To」には、通知したいOutlookのメールアドレスに入力しましょう。
指定したOutlookのメールアドレスに通知メールが送信されます。
「件名」は、以下設定例を参考に入力してください。
「ファイルが追加されました」「Boxにファイルが追加されました」などがおすすめです。
「ファイル名」を件名に入力したい場合は、以下画像のようにアウトプットから入力してください。
「本文」は、設定例を参考に入力してください。
検索しやすいように「ファイル名」を入力しておくのがおすすめです。
アウトプットから「ファイル名」を選択しておきましょう。
次に進んでください。
以下の画面が出てきます。
Outlookへの通知用のメールです。
設定したメール内容を確認したら、テストを行いましょう。
以下画面が出てきたら、テストは成功です。
メールが正しく受信できているか、Outlookを確認しましょう。
一番下の「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
以下の画面が出てきたら、「トリガーON」をクリックしてください。
全ての設定が完了です！
今回はBoxからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
添付ファイルのメールを受信したら、自動でファイルを整理してくれます。
メールを受信後の添付ファイルのアップロードやファイルの整理は手間を省けますよ！
BoxやOutlookのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに連携することや、DocuSignのエンベロープが完了したら証明書をboxに自動格納することができます！
メールが届いたら、Excelにレコード追加することやOutlookで受信した添付ファイルをDropboxに自動アップロードすることができます。
いかがでしたか？BoxとOutlookを連携すれば、「ファイル追加の通知を自動で送りたい」「定期的な共有作業を効率化したい」「タスクの抜け漏れを防ぎたい」といった課題を解消できるはずです。手動のやり取りをしなくて済むように、ファイル管理や情報共有を自動化することで、チーム全体の業務効率がぐっと向上します。
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BoxとOutlookの連携フローを取り入れて、業務の「うっかり」や「手間」をなくしませんか？
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