2024/07/08
アプリ同士の連携方法

BoxとSlackを連携してフォルダを自動共有できるようにしてみた!

y.matsumoto

目次

ファイル共有アプリのBoxとメッセージングアプリのSlack、この2つのアプリを連携することで様々な利点があり、業務効率を格段にUPすることができることをご存じでしょうか?
今回はこの2つのアプリを繋ぐと、どのようなことができるのか説明し、実際にYoomを使ってアプリを繋ぐ方法を詳しくご紹介します!
チームでの情報共有がスムーズにいかず悩んでいる方や、セキュリティを高めたい方必見です!

BoxとSlackを連携するメリット

まずは、BoxとSlackを連携することで、どのようなメリットがあるのか解説します!

ファイルの即時共有が可能!

Boxでファイルを保存すると、自動的にSlackで即座に共有されるため、チームの情報共有がスムーズになります。
例えば...チームメンバーに確認してもらいたいプロジェクト資料をBoxにアップロードすると、指定したチャンネルに自動で通知されるので、全員がすぐにリアルタイムで確認することができます。

●セキュリティがUP!

Boxには高度なセキュリティ機能があります。そのため、BoxとSlackを連携することで、安全に情報のやり取りをすることができます。
例えば…資料や書類をBoxで安全に保管し、そのリンクを特定のメンバーだけがアクセスできるように設定することでセキュリティを格段に向上させることができます。

BoxとSlackを連携するとできる業務自動化例

では、次に2つのアプリを連携することで実際にどのような業務を自動化することができるのか見ていきましょう!

●プロジェクト管理

プロジェクトごとにBoxフォルダを作成し、Slackのチャンネルと連携することができます。
例えば…アプリを連携することで、ファイルのアップロードや更新があった際に、自動的にSlackに通知を送ることができます。

●タスクの進捗管理

Slackでのメッセージ内容をもとに、Boxに関連ファイルを自動保存することができるため、タスクの進捗を一元管理することができます。
例えば…Slack上での議論をトリガーとして、テキスト内の必要な情報を抽出し、抽出情報を使ってフォルダ名を自動設定することができるので、関連資料を集約することができます。

●チームコラボレーションの強化

Box上に作成されたファイルに対するコメントやフィードバックの内容をSlackに通知することができます。
例えば、Boxのプレゼン資料にコメントが追加された際に、自動的にSlackに通知が送信されるため、チーム全員が即時に確認することができます。

ノーコードツールYoomで簡単にBoxとSlackを連携

BoxとSlackを連携すると、業務上さまざまな場面で役立てることが出来そうですね!
さて、この便利な2つのアプリの連携ですが、ノーコードツールYoomを使用すれば簡単にできますよ。
ここからは、Yoomを使用することで、特別な知識やスキルが無くても誰でも簡単にBoxとSlackを連携する方法をご紹介していきます!

Slackにファイルが投稿されたら、Boxにアップロードする方法

それでは実際に、YoomでBoxとSlackを連携するフローを分かりやすく紹介していきます!

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます!

また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。

ステップ1:マイアプリ連携

Yoomログイン後、「マイアプリ」を選択して「+新規接続」を選択してください。
まずは、マイアプリの中からBoxを接続します。

任意のメールアドレスとパスワードを入力し、承認をクリックします。

「Boxへのアクセスを許可」をクリックします。
これでYoomとBoxの連携が完了しました!

再度「マイアプリ」を選択して「+新規接続」を選択してください。
次は、マイアプリの中からSlackを接続します。

「チャンネルを検索」の中から、使用したいチャンネルを選択し、「許可する」をクリックします。
これでYoomとSlackの連携も完了です!

ステップ2:トリガーを設定


左欄のプロジェクト一覧から今回作成したいプロジェクトを選択し、「+新規作成」をクリックします。
「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。 アプリは、Slackを選択します。
連携アカウントとアクションは下記画像のように設定してください。
※注意)タイトル、アカウント情報は任意で問題ありませんが、トリガーアクションは必ず「ファイルがチャンネルに投稿されたら」を選択してください。

「次へ」をクリックし、アプリトリガーのAPI接続設定をします。
トリガーの起動間隔とチャンネルIDは、プルダウンより任意で設定してください。
テストを行い、成功したら保存してください。

ステップ3:アクションを設定

次に、アクションを設定していきます。
先ほど作成したアプリトリガーの下にある+ボタンをクリックし、オペレーションタイプの選択をします。

オペレーションタイプは、「アプリと連携する」を選択します。
アプリは「Slack」を選択してください。
連携アカウントとアクションは下記画像のように設定してください。
※注意)タイトル、アカウント情報は任意で問題ありませんが、アクションは必ず「投稿されたファイルをダウンロード」を選択してください。

次に、API接続設定をします。
ファイルのダウンロードリンクは、アウトプットの中にある「ファイルが追加されたら」をクリックし、「ダウンロードリンク」を選択します。
※解説)上記のように設定することで、自動的にSlackチャンネルに投稿されたファイルをダウンロードできます。

テストを行い、成功したら保存してください。

ステップ4:アクションを設定

先ほど作成したアプリトリガーの下にある+ボタンをクリックし、オペレーションタイプの選択をします。
オペレーションタイプは、「アプリと連携する」を選択します。
アプリは「Slack」を選択してください。
連携アカウントとアクションは下記画像のように設定してください。
※注意)タイトル、アカウント情報は任意で問題ありませんが、アクションは必ず「ファイルがチャンネルに投稿されたら」を選択してください。

次に、API接続設定をします。
ファイル名:任意で設定してください。
格納先フォルダのコンテンツID:アウトプットの中にある「ファイルをダウンロードする」をクリックし、「取得したファイル」を選択します。
※解説)上記のように設定することで、Slackに追加されたファイルを自動的に引用することができます。

ファイルの添付方法:下記画像のように、「アウトプットを使用する」「取得したファイル」をプルダウンより選択します。

テストをし、成功したら保存してください。

お疲れ様です!これで「Slackにファイルが投稿されたら、boxにアップロードする」フローの完成です!

BoxとSlackの連携フロー応用編

BoxとSlackの連携フローの作成方法はご理解いただけましたか?
Yoomでは、様々なアプリと連携してフローボットを作成することができるので、今回紹介した連携方法以外にも業務に合わせて簡単に変更&アレンジできますよ!  

例えば…こんな便利なフローもできます!  

ぜひ、業務にあわせた自分だけ、自社だけのフローを作ってみてください!

まとめ

今回は、BoxとSlackを連携するメリットとYoomを使った連携方法を紹介しました!
2つのアプリを連携することで、ファイルの即時共有が可能になったり、セキュリティがUPすることが分かりました。
また、今回ご紹介したフローでは、フォルダの自動作成・共有を自動化することができるので、チームでの情報共有がスムーズにいかず悩んでいる方は、ぜひフローを実際に試してみてくださいね。

この記事を書いた人
y.matsumoto
座右の銘は「一期一会」 このブログを読んでいただいたのも、一期一会の巡り合いだと思います。 出会えてよかったと思える、皆様にお役立ちできるブログを提供していきます!
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