BoxとSlackを連携してフォルダを自動共有できるようにしてみた！

ステップ2:トリガーを設定

左欄のプロジェクト一覧から今回作成したいプロジェクトを選択し、「+新規作成」をクリックします。
「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。 アプリは、Slackを選択します。

※注意）トリガーアクションは「ファイルがチャンネルに投稿されたら」を選択してください。
「次へ」をクリックし、アプリトリガーのAPI接続設定をします。

トリガーの起動間隔とチャンネルIDは、プルダウンより任意で設定してください。
テストを行い、成功したら保存してください。
※注意）トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。‍

ステップ3:アクションを設定

次に、アクションを設定していきます。
先ほど作成したアプリトリガーの下にある+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」を選択します。
アプリは「Slack」を選択してください。
下記画像のように設定していきます。アクションは必ず「投稿されたファイルをダウンロード」を選択してください。

ファイルのダウンロードリンクは、アウトプットの中にある「ファイルが追加されたら」をクリックし、「ダウンロードリンク」を選択します。
※解説）上記のように設定することで、自動的にSlackチャンネルに投稿されたファイルをダウンロードできます。

テストを行い、成功したら保存してください。

ステップ4:アクションを設定

先ほど作成したアプリトリガーの下にある+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」を選択します。
アプリは「Slack」を選択してください。

※注意）アクションは必ず「ファイルがチャンネルに投稿されたら」を選択してください。

ファイル名：任意で設定してください。
格納先フォルダのコンテンツID：アウトプットの中にある「ファイルをダウンロードする」をクリックし、「取得したファイル」を選択します。
※解説）上記のように設定することで、Slackに追加されたファイルを自動的に引用することができます。

ファイルの添付方法：下記画像のように、「アウトプットを使用する」「取得したファイル」をプルダウンより選択します。

お疲れ様です！これで「Slackにファイルが投稿されたら、boxにアップロードする」フローの完成です！

BoxやSlackを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもBoxやSlackのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

BoxやSlackを連携した自動化例

BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知したり、Boxに追加されたファイルをOCRで読み取りSlackに通知したりする連携も可能です。
また、Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しSlackに通知することもできます。

Boxを活用した自動化例

メールで受信した書類をBoxに保存する

GmailやOutlookなどで受信した書類をBoxに自動で保存します。

顧客管理ツールで取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成する

SalesforceやZoho CRMなどに取引先が登録されたら、Boxに取引先ごとのフォルダを自動で作成します。

ワークフローで承認された書類をBoxへ保存する

ジョブカン経費精算・ワークフローなどで承認された書類をBoxに自動で保存します。

Slackを活用した自動化例

データベースに情報が登録されたらSlackに通知する

Google スプレッドシートやSalesforceなどに情報が追加されたらSlackに自動で通知します。

今日の予定や今日が期日のタスクをSlackに通知する

Googleカレンダーの今日の予定やNotionで期日が今日のタスクなどをSlackに自動で通知します。

お問い合わせ内容をSlackへ通知する

GoogleフォームやGmailで送信されたお問い合わせ内容をSlackへ自動通知します。

BoxとSlackを連携するメリット

まずは、BoxとSlackを連携することで、どのようなメリットがあるのか解説します！

●ファイルの即時保存が可能！‍

Slackにファイルが投稿されると、Boxに自動で保存されるため、ファイルの保存漏れを防止できます。
例えば...担当者に確認してもらいたいプロジェクト資料をSlackに投稿すると、Boxに自動で保存されるので、担当者がファイルを保存する手間を省けます。

●セキュリティがUP！

Boxには高度なセキュリティ機能があります。そのため、BoxとSlackを連携することで、安全に情報のやり取りをすることができます。
例えば…資料や書類をBoxで安全に保管し、そのリンクを特定のメンバーだけがアクセスできるように設定することでセキュリティを格段に向上させることができます。

BoxとSlackの連携でできること

次に2つのアプリを連携することで実際にどのような業務を自動化することができるのか見ていきましょう！

●プロジェクト管理

プロジェクトごとにBoxフォルダを作成し、Slackのチャンネルと連携することができます。
例えば…アプリを連携することで、ファイルのアップロードや更新があった際に、自動的にSlackに通知を送ることができます。

●タスクの進捗管理

Slackでのメッセージ内容をもとに、Boxに関連ファイルを自動保存することができるため、タスクの進捗を一元管理することができます。
例えば…Slack上での議論をトリガーとして、テキスト内の必要な情報を抽出し、抽出情報を使ってフォルダ名を自動設定することができるので、関連資料を集約することができます。

●チームコラボレーションの強化

Box上に作成されたファイルに対するコメントやフィードバックの内容をSlackに通知することができます。
例えば、Boxのプレゼン資料にコメントが追加された際に、自動的にSlackに通知が送信されるため、チーム全員が即時に確認することができます。

まとめ

今回は、BoxとSlackを連携することで、ファイルの円滑な保存が可能になったり、セキュリティがUPする事例をご紹介してきました。
手間のかかっていたプロジェクト管理やタスクの進捗管理だけでなく、チームコラボレーションの強化など、さまざまな業務がスムーズに行えるようになるのでとても便利ですよね！
さらに、手動作業の手間やミスを省きくことで、重要な業務に集中できる時間を作ることができます。
今回ご紹介したBoxとSlackの連携を活用して、業務効率を向上させてみませんか？まずは、Yoomではアカウント登録して試してみてくださいね！