BoxとSlackを連携してフォルダを自動共有できるようにしてみた！

BoxとSlackを業務で使っている企業は多いのではないでしょうか。この2つのアプリは大変便利ですが、アプリ同士を行ったり来たりするのは手間がかかり面倒ですよね。
本記事では、BoxとSlackを連携するメリットを踏まえて、実際のフローについてもご紹介していきます！誰でも簡単にフローを作成できるので、ぜひ試してみてくださいね。
チームでの情報共有がスムーズにいかず悩んでいる方や、セキュリティを高めたい方必見です！

BoxとSlackを連携するメリット

まずは、BoxとSlackを連携することで、どのようなメリットがあるのか解説します！

●ファイルの即時共有が可能！‍

Boxでファイルを保存すると、自動的にSlackで即座に共有されるため、チームの情報共有がスムーズになります。
例えば...チームメンバーに確認してもらいたいプロジェクト資料をBoxにアップロードすると、指定したチャンネルに自動で通知されるので、全員がすぐにリアルタイムで確認することができます。

●セキュリティがUP！

Boxには高度なセキュリティ機能があります。そのため、BoxとSlackを連携することで、安全に情報のやり取りをすることができます。
例えば…資料や書類をBoxで安全に保管し、そのリンクを特定のメンバーだけがアクセスできるように設定することでセキュリティを格段に向上させることができます。

BoxとSlackを連携するとできる業務自動化例

では、次に2つのアプリを連携することで実際にどのような業務を自動化することができるのか見ていきましょう！

●プロジェクト管理

プロジェクトごとにBoxフォルダを作成し、Slackのチャンネルと連携することができます。
例えば…アプリを連携することで、ファイルのアップロードや更新があった際に、自動的にSlackに通知を送ることができます。

●タスクの進捗管理

Slackでのメッセージ内容をもとに、Boxに関連ファイルを自動保存することができるため、タスクの進捗を一元管理することができます。
例えば…Slack上での議論をトリガーとして、テキスト内の必要な情報を抽出し、抽出情報を使ってフォルダ名を自動設定することができるので、関連資料を集約することができます。

●チームコラボレーションの強化

Box上に作成されたファイルに対するコメントやフィードバックの内容をSlackに通知することができます。
例えば、Boxのプレゼン資料にコメントが追加された際に、自動的にSlackに通知が送信されるため、チーム全員が即時に確認することができます。

Yoomを使って自動化！BoxとSlackを連携してみよう

Yoomを用いてBoxとSlackを連携させてみましょう。Yoomのアプリ連携は、ノーコードで知識が無い方でも簡単にできるのでとても簡単です！
Yoomのアカウントを発行されている方は、Yoomへログインしてください。
アカウントをお持ちでない方はこちらから新規に発行します。

「Slackにファイルが投稿されたら、Boxにアップロードする」方法

今回ご紹介するフローは以下のような「Slackにファイルが投稿されたら、Boxにアップロードする方法」です。
下記をご参考に作成していただければ、誰でも簡単に作成できますよ！
慣れれば10-20分程度で完成します。

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。

ステップ1:マイアプリ連携

Yoomログイン後、「マイアプリ」を選択して「+新規接続」を選択してください。
まずは、マイアプリの中からBoxを接続します。

任意のメールアドレスとパスワードを入力し、承認をクリックします。

「Boxへのアクセスを許可」をクリックします。
これでYoomとBoxの連携が完了しました！

再度「マイアプリ」を選択して「+新規接続」を選択してください。
次は、マイアプリの中からSlackを接続します。

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「チャンネルを検索」の中から、使用したいチャンネルを選択し、「許可する」をクリックします。
これでYoomとSlackの連携も完了です！

ステップ2:トリガーを設定

左欄のプロジェクト一覧から今回作成したいプロジェクトを選択し、「+新規作成」をクリックします。
「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。アプリは、Slackを選択します。

※注意）トリガーアクションは「ファイルがチャンネルに投稿されたら」を選択してください。
「次へ」をクリックし、アプリトリガーのAPI接続設定をします。
トリガーの起動間隔とチャンネルIDは、プルダウンより任意で設定してください。
テストを行い、成功したら保存してください。‍

ステップ3:アクションを設定

次に、アクションを設定していきます。
先ほど作成したアプリトリガーの下にある+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」を選択します。
アプリは「Slack」を選択してください。
下記画像のように設定していきます。アクションは必ず「投稿されたファイルをダウンロード」を選択してください。

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ファイルのダウンロードリンクは、アウトプットの中にある「ファイルが追加されたら」をクリックし、「ダウンロードリンク」を選択します。
※解説）上記のように設定することで、自動的にSlackチャンネルに投稿されたファイルをダウンロードできます。

テストを行い、成功したら保存してください。

ステップ4:アクションを設定

先ほど作成したアプリトリガーの下にある+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」を選択します。
アプリは「Slack」を選択してください。

※注意）アクションは必ず「ファイルがチャンネルに投稿されたら」を選択してください。

ファイル名：任意で設定してください。
格納先フォルダのコンテンツID：アウトプットの中にある「ファイルをダウンロードする」をクリックし、「取得したファイル」を選択します。
※解説）上記のように設定することで、Slackに追加されたファイルを自動的に引用することができます。

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ファイルの添付方法：下記画像のように、「アウトプットを使用する」「取得したファイル」をプルダウンより選択します。

お疲れ様です！これで「Slackにファイルが投稿されたら、boxにアップロードする」フローの完成です！

BoxとSlackの連携フロー応用編

「Slackにファイルが投稿されたら、boxにアップロードする」フローをご紹介してきました。
他にもBoxとSlackを使ったテンプレートをご用意しています。
今回は、応用編として、BoxもしくはSlackを使用したフローを2つご紹介いたします。
どちら便利なフローなので、ぜひこちらもお試しください！

Slackに問い合わせが来たら、Googleスプレッドシートに問い合わせ内容を登録することができるフローです。
SlackとGoogleスプレッドシートを連携することで、個々のアプリを行ったり来たりすることなくデータを入力することができるため、業務をスムーズに進めることができます。
自動的にGoogleスプレッドシートにレコードを追加することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができますよ！

Zoomミーティング終了後レコーディング情報を取得して、boxにデータを格納することができるフローです。
レコーディング情報が即座に整理されるため、業務の効率を大幅に向上させることができます。
ミーティング終了後に自動ディングがBoxに保存されるので、手動でのファイル管理の時間が節約されますよ！

まとめ

今回は、BoxとSlackを連携することで、ファイルの即時共有が可能になったり、セキュリティがUPする事例をご紹介してきました。
手間のかかっていたプロジェクト管理やタスクの進捗管理だけでなく、チームコラボレーションの強化など、さまざまな業務がスムーズに行えるようになるのでとても便利ですよね！
さらに、手動入力の手間やミスを省きくことで、重要な業務に集中できる時間を作ることができます。
今回ご紹介したBoxとSlackの連携を活用して、業務効率を向上させてみませんか？まずは、Yoomではアカウント登録して試してみてくださいね！