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■概要
オンラインストレージのBoxにファイルをアップロードした後、その情報を管理するためにAirtableへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや記録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、BoxとAirtableを連携させることで、ファイルアップロードをトリガーにAirtableへレコードを自動で作成し、ファイル管理とデータベースの情報追加のプロセスを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Box、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
「Boxに新しいファイルをアップロードするたびに、その情報をAirtableに手作業で登録している…」
「ファイル名や共有リンクをコピー＆ペーストする作業は単純だけど、件数が増えると時間がかかるし、入力ミスも起こりがち…」
このように、クラウドストレージとデータベース間の手作業によるデータ連携に、非効率さや限界を感じていませんか？
もし、Boxにファイルがアップロードされたタイミングで、そのファイル情報が自動的にAirtableのレコードとして追加される仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスといったヒューマンエラーもなくなるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能なので、ぜひこの機会に導入して、面倒な手作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはBoxとAirtableを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
オンラインストレージのBoxにファイルをアップロードした後、その情報を管理するためにAirtableへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや記録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、BoxとAirtableを連携させることで、ファイルアップロードをトリガーにAirtableへレコードを自動で作成し、ファイル管理とデータベースの情報追加のプロセスを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Box、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxとAirtableのAPIを連携させれば、Box上でのファイル操作をトリガーとして、Airtableのデータベースに情報を自動で記録・更新することが可能になります。
これにより、手作業によるデータ入力の手間を省き、情報の即時性と正確性を高めることができます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxの指定フォルダにファイルがアップロードされると、そのファイル名や共有リンク、アップロード日時などの情報が自動でAirtableにレコードとして作成される連携です。
この仕組みにより、これまで手作業で行っていたファイル情報の転記作業の手間が省け、ヒューマンエラーを防ぎながら素早い情報共有を実現します。
この連携は、Boxのファイル情報を直接Airtableに連携するシンプルな構成です。
■概要
オンラインストレージのBoxにファイルをアップロードした後、その情報を管理するためにAirtableへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや記録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、BoxとAirtableを連携させることで、ファイルアップロードをトリガーにAirtableへレコードを自動で作成し、ファイル管理とデータベースの情報追加のプロセスを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Box、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxに請求書や契約書などの画像ファイルがアップロードされた際に、OCR機能がファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、その内容をAirtableの各フィールドに登録する連携です。
この連携を活用することで、書類内容のデータ化にかかる時間を短縮し、手入力によるミスをなくすことができます。この連携ではOCRによるテキスト抽出処理が含まれており、画像データから必要な情報を自動でテキスト化してAirtableに登録します。
■概要
請求書や申込書などの書類をBoxで管理し、その内容をAirtableへ手作業で転記する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が書類の文字情報を自動で読み取り、Airtableにレコードとして追加します。
定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそく実際にBoxとAirtableを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとAirtableの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Boxにファイルがアップロードされたら、Airtableでレコードを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
事前準備
Yoomの設定テスト用にAirtableのテーブルを準備します。
BoxにファイルがアップロードされたらこのAirtableにレコードが追加される流れです。
はじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
マイアプリから「新規接続」を押した後、Boxを検索し、クリックしてください。
以下の画面から、「Boxへのアクセスを許可」をクリックします。
これでBoxのアプリ連携は完了です！
同様にマイアプリから「新規接続」を押した後、Airtableを検索し、クリックしてください。
「すべてのリソースを追加する」をクリックします。
「アクセスを許可する」をクリックします。
これでAirtableのアプリ連携は完了です！
ここからフローを作成していきます！
あらかじめ用意されているフロー「テンプレート」を使えば、簡単に設定が可能です。まずはテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、下のバナーから「試してみる」をクリックしてください。
■概要
オンラインストレージのBoxにファイルをアップロードした後、その情報を管理するためにAirtableへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや記録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、BoxとAirtableを連携させることで、ファイルアップロードをトリガーにAirtableへレコードを自動で作成し、ファイル管理とデータベースの情報追加のプロセスを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Box、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここではBoxにファイルがアップロードされたらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
フォルダのコンテンツIDを注釈に従って入力してください。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功したら、「次へ」をクリックします。
この画面で、Webhookイベント(Boxにファイルをアップロード)を実行します。
今回はテスト用に以下のPDFをアップロードしました。
Yoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。次の設定で活用することで、Airtableにこれらのデータを自動連携可能となります
取得した値について詳しくはこちらの記事も参考にしてください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、Airtableにレコードを作成する設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
ベースIDとテーブルIDを注釈に従って入力します。
次に、フィールド情報の各項目を入力していきます。
アップロード日の項目では、値は「日付」のタブから「今日」を選択しましょう。
全て入力したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、Airtable側ではレコードが追加されています。
確認し、「保存する」をクリックします。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Boxにファイルがアップロードされたら、Airtableでレコードを作成する方法は以上です。
今回はBoxからAirtableへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAirtableからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。Airtable上のデータ変更をトリガーにBoxのファイルやフォルダを操作することで、より幅広い業務の自動化が可能になります。
Airtableに新しい取引先のレコードが追加されたタイミングで、Box内にその取引先名のフォルダを自動で作成する連携です。
この自動化により、新規取引先の登録と同時にBoxに専用フォルダが自動生成され、契約書や請求書などの関連書類を整理・管理する手間を省き、フォルダ作成の抜け漏れを防ぎます。
■概要
Airtableに新しい取引先を登録するたびに、Boxで手動でフォルダを作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いは、後の情報管理に影響を及ぼす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Airtableに取引先が登録されると、Boxに自動でフォルダが作成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Airtableのレコードにファイルが添付された際に、そのファイルを自動でBoxの指定フォルダに転送・保存する連携です。
この仕組みを導入することで、Airtableに添付されたファイルを一元的にBoxで管理・バックアップする運用を自動化でき、手動でのファイル移動の手間をなくし、重要なファイルの散在を防ぎます。
■概要
Airtableにアップロードした重要なファイルを、後から手作業でBoxに転送・バックアップしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、転送漏れなどの人為的なミスが発生するリスクも伴います。このワークフローは、AirtableとBoxの連携を自動化するもので、Airtableのレコードにファイルが追加されると、自動でBoxの指定フォルダにファイルが転送されます。ファイル管理の二重入力から解放され、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
BoxやAirtableのAPIを活用することで、ファイル管理やデータベース運用の効率が向上します。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが揃っているため、日常業務をスムーズに進めることが可能です。
Boxでの自動化を導入することで、ファイルの共有・管理フローを効率化できます。
例えば、社内でアップロードされたファイルを即座に通知したり、他サービスからの書類を自動的に格納することで、確認漏れや属人化を防止できます！特に、経理担当者やバックオフィス業務を担う方に有効です。
■概要
Boxで管理しているファイルについて、関係者への共有はどのように行っていますか？手動での通知は手間がかかる上に、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信できます。これにより、重要な情報の共有を迅速かつ確実に行い、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
■概要
複数のプロジェクトや部署でGoogle DriveとBoxを併用していると、手動でのファイル移動やコピーに手間がかかり、管理が煩雑になりがちではないでしょうか。
このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動でBoxにも格納する処理を実現します。Google DriveとBox間のファイル連携を自動化することで、二重管理の手間や更新漏れといった課題を解消し、よりスムーズなファイル管理体制を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるたびに、手作業で申請書類をダウンロードしてBoxへアップロードしていませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、アップロード漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認をきっかけに、関連する申請書類が自動でBoxに保存されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「フォームで送信されたファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける」ワークフローは、受け取ったファイルを自動で解析・分類し、Box内の適切なフォルダへスムーズに整理します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
手動で行っていたファイル整理を自動化することで、作業時間が短縮され、空いた時間を他の業務に充てられます。
また、AIとOCRの活用により、ヒューマンエラーが減少し、ファイル管理の正確性向上につながります。
Box内のフォルダが整理整頓され、必要なファイルをすぐに見つけられるようになります。
Airtableによる自動化は、データベース管理や業務連携をスムーズに行えます。
例えば、レコードの更新をきっかけに請求書作成やSNS投稿を自動化したり、フォームの入力をスムーズに反映させることで、データ集約や外部連携が容易になります。
営業担当者やマーケティング部門の業務効率化に特に役立つはずです！
■概要
Airtableでステータスが更新されたらマネーフォワード クラウド請求書で請求書を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableで請求情報を管理している方
・請求情報を都度Airtableに追加している方
2.業務でマネーフォワード クラウド請求書を利用している方
・Airtableで管理しているステータスの状況に応じて請求書の発行を行う営業部門の方
■このテンプレートを使うメリット
マネーフォワード クラウド請求書は、請求書や見積書などの作成や管理をオンライン上で行えるのがメリットです。
しかし、マネーフォワード クラウド請求書からの請求書の作成において都度Airtableで管理している情報を元に業務を進めている場合、時間がかかり非効率的だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableでステータスのレコードが更新されるとマネーフォワード クラウド請求書からの請求書の作成を自動化することができます。
Airtableの情報から手動で請求書の作成をする必要が無くなり、業務を効率化することができます。
■注意事項
・Airtable、マネーフォワード クラウド請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを業務に使用している方
・取引先企業とのミーティングに使用している方
・離れた場所でも対面でコミュニケーションを取ることを大切にしている方
2.Airtableのデータベースを活用している方
・リード情報の登録に使用している方
・ミーティングを設定するための情報登録を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomは場所や時間の制限を減らし、対面で相手と会話できるツールです。
リードとして登録された企業とのミーティングを設定するために活用することができます。
しかしAirtableに登録されたリード情報を使用して手作業でZoomでミーティングを作成し連絡をしなければいけないのは、非常に手間も時間もかかります。
このフローはリードとして登録された企業とのミーティングを作成し、発行されたリンクを自動で先方へ送付することができます。
自動化によって手作業にかかる手間を大幅に省くだけでなく、ヒューマンエラーの回避を行うことで正確な情報でのミーティング作成を行うことができます。
またこれまで一連の業務にかかっていた時間をミーティングの準備に充てることで、会議内容を充実させることにつながります。
■注意事項
・Airtable、Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Airtableで管理している情報をX（Twitter）で発信したいものの、手動でのコピー＆ペーストや投稿作業は手間がかかる上に、投稿漏れや誤った情報を発信してしまうリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Airtableでレコードが更新されると、その内容が自動でX（Twitter）に投稿されるため、情報発信の効率化と正確性の向上を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、手作業でAirtableに転記する作業は手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されるたびに、その内容をAirtableのテーブルへ自動で登録できます。手作業によるデータ入力の負担をなくし、迅速な情報共有やデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
指定のスケジュールになったらAirtableで指定の内容のレコードを検索し、Gmailに連携して検索した内容についてメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableで顧客ごとのタスク管理を行なっている方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・プロジェクトマネージャーや部門長などの責任者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
2.Gmailを業務で使用している方
・他のGoogleのツールと合わせて使用している企業の方
・他者とのやり取りをする事務職担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・一定の期間ごとにタスク管理を自動で行えるため、タスクの漏れを防ぎ、業務効率化することができます。
■注意事項
・Gmail、AirtableのそれぞれとYoomを連携させてください。
BoxとAirtableの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル情報の転記作業や、書類内容のデータ入力といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーの心配もなくなります。
これにより、本来注力すべき企画立案や顧客対応といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Boxのサブフォルダにアップロードされたファイルも自動連携の対象にできますか？
A：はい可能です。同様にフォルダのコンテンツIDなどを設定し連携してください。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく仕組みや再実行する機能はありますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
詳しくは、こちらのヘルプページをご参照ください。
Q：ファイル名以外に、どのようなファイル情報をAirtableに連携できますか？
A：こちらの連携では、Boxのファイルの「ファイル名」「コンテンツID」「作成者」「タイプ」を取得した値として連携できます。
