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「Boxにアップロードした名刺の画像を、テキストデータとして管理しないといけない！」
「Apolloへのデータ移行は時間がかかるし、文字起こしで入力ミスも発生しがち…」
BoxとApollo間での手作業によるデータ連携に、このような非効率さや限界を感じていませんか？
この単純ながらも時間のかかる作業は、営業活動のスピードを鈍化させるだけでなく、重要な顧客情報を誤入力するリスクもはらんでいます。
こんな時、<span class="mark-yellow">Boxに名刺などのファイルをアップロードするだけで、その内容を読み取ってApolloのコンタクト情報として自動登録してくれる仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしさから解放され、より価値の高い営業活動に専念できるようになるはずです！
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとApolloを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックすることで早速スタートできますよ！
BoxとApolloのAPIを連携すれば、Boxにアップロードされたファイル情報などをApolloに自動的に反映することが可能になります！
手作業によるデータ入力の手間を削減し、入力ミスを防ぎながら、営業活動の効率を向上させましょう。
以下に具体的な自動化のユースケースをご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxにアップロードされた名刺の画像やPDFから、<span class="mark-yellow">OCR機能でテキスト情報を抽出し、その内容を基にしたコンタクトをApolloに自動登録する</span>ため、手入力にかかっていた手間や時間を排除し、データの正確性を高めます。
「重要顧客」フォルダなど、Boxの特定フォルダにアップロードされたファイルのみを対象としてコンタクトを自動登録することも可能です。<span class="mark-yellow">必要な情報だけを効率的にデータ化し、より戦略的な顧客管理を実現</span>しましょう。
ここからは、BoxとApolloを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「BoxでフォルダにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Apolloにコンタクトを作成する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するBoxとApolloのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Boxのマイアプリ登録
以下のナビに従って登録してください。
マイアプリ画面にBoxが追加されたら、次のアプリの登録に進みましょう。
② Apolloのマイアプリ登録
Apolloも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です！
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイプロジェクトにコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
OCRを行うにあたって、Boxにアップロードされたファイルをダウンロードします。
OCRを使って、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出しましょう。
参考：「OCRで文字を抽出」の設定方法
OCRや音声の文字起こしなどのAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまいます、ご注意ください。
チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は他のプランでは制限のあるアプリやAIオペレーションも全て使用できるため、気になる機能をぜひお試しください！
抽出したデータを用いて、Apolloのコンタクトを作成しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
指定したフォルダに画像やPDFをアップロードし、そのファイルから抽出されたテキストデータでApolloにコンタクトが自動作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回はBoxからApolloへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にApolloからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Apolloに新しいコンタクトが登録されたら、<span class="mark-yellow">その氏名や会社名でBox内に専用のフォルダを自動作成</span>します。関連資料の保管場所を都度用意する手間が省け、情報の整理をスムーズにできるでしょう。
「決裁者」であるなどの特定条件に合致するコンタクトが作成された場合にのみ、Boxにフォルダを作成。コンタクトの種類に合わせたフォルダを作ることで、<span class="mark-yellow">重要なコンタクトに対するフォローアップを効率化し、営業活動の精度を高められます。</span>
BoxやApolloのAPIを活用することで、ファイル管理や顧客情報管理の業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Boxを利用した自動化を導入することで、ファイル共有やストレージ運用を効率化できます。
例えば、アップロードされたファイルをメール送信や他ツールと連携することで、情報共有がスムーズになります。プロジェクト管理やチーム間の連携を行う企業に特に有効です！
Apolloによる自動化は、コンタクト情報の登録やCRMとの連携を効率化します。
例えば、取得した顧客データをSalesforceやスプレッドシートへ自動追加することで、営業活動の正確性が向上します。営業チームやマーケティング部門にとって大きな業務効率化につながります！
BoxとApolloの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">名刺情報の転記や、顧客ごとのフォルダ作成といった煩雑な作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクを削減できます。</span>
営業担当者はデータ入力作業に時間を費やすことなく、顧客との関係構築や提案活動といった本来注力すべきコア業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：名刺1枚あたりのOCRアクション（タスク消費量）は？
A：一般的な名刺のテキストは2,000文字以内に収まるため、OCRアクションの「名刺を読み取る（4タスク）」や「任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」で足りるでしょう。
Q：既に登録済みの連絡先を重複して作成しませんか？
A：必須項目が一致するコンタクトが既に存在していても、Apolloのコンタクト作成は実行されます。二重登録を避けたい場合には、ミニプラン以上で利用可能な分岐オペレーションをご活用ください。
参考：「分岐」の設定方法
Q：読み取り失敗や連携エラーが起きたらどうなりますか？
A：作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
また、フローの修正を行う際にはYoomのヘルプセンターでエラー内容の検索をかけてみることをおすすめします。
参考：エラー時の対応方法について
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