Boxに保存したファイルをBoxの公開フォルダに自動でアップロードする方法

ファイルの管理と共有は、データを扱う者にとっては日常的な業務の一部です。近年では作成や受け取りを行ったファイルの管理に、共有に便利なクラウドストレージサービスを導入している場合も多いでしょう。このクラウドストレージを利用する際、ファイルの保存やコピーを手間だと感じたことはないでしょうか。

同一ファイルを複数のクラウドストレージのフォルダに保存するには、ファイルを別々にアップロードするか、一方のフォルダに保存したファイルをコピーして他方にも保存する必要があります。社内の保存用と顧客向けの公開用など、アクセス者や目的によって複数の保存先があるファイルのアップロードを、新たなデータを共有するたびに手作業で行うには、時間と労力がかかります。

本記事では、自動化ツールYoomを用いて、Box内の社内用フォルダにアップロードしたファイルを顧客向けの公開フォルダにも自動でアップロードする方法を紹介します。商品購入者やサービス利用者全体向けのマニュアルやキャンペーン案内、特定顧客向けの提案書や価格表など、さまざまな情報の共有に活用できます。この自動化により顧客への情報提供がスムーズになるため、ぜひお試しください。

YoomとBoxを連携するメリット

メリット1: ファイル管理の効率化

個人用や担当業務用のフォルダにアップロードされたファイルが、自動的に顧客向け公開フォルダにもアップロードされることで、手動でのファイルのコピーが不要になります。これにより、ファイル管理にかかる作業時間が短縮され、空いた時間をデータ分析や資料作成など他の業務に活用できます。さらに、ファイルを間違えて公開フォルダにコピーしたり、コピーし忘れて予定日に顧客への情報提供ができなかったりするリスクを抑えられます。頻繁に新たな情報を顧客へ共有する必要がある場合、この自動化は特に有用といえるでしょう。

メリット2: スムーズな情報共有

公開フォルダへの自動アップロードにより、顧客への情報共有を迅速化できます。例えば、社内で作成し保存した最新のプロジェクト提案書が特定の顧客用の公開フォルダに自動アップロードされれば、顧客は速やかに最新情報を把握できます。これにより、誤解や情報の伝達遅れを防ぐことで質問や確認の手間は減り、コミュニケーションは円滑になるでしょう。フィードバックを素早く反映できるため、サービス改善や長期的な関係構築、顧客満足度の向上につながるかもしれません。

[Yoomとは]

Boxの自動化フローの作り方

それでは、YoomにBoxを連携して業務フローの自動化設定を行ってみましょう。

テンプレートを使って、「自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードする」業務フローの作成手順を紹介します。

はじめる前に

1. Yoomにログインしてください。

2. 以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。

ステップ1: Boxのマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。

1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。

2. マイアプリの新規接続一覧から、Boxを選択し、アプリを連携してください。

‍‍‍‍‍‍ステップ2: Boxの自分用フォルダにファイルがアップロードされた際に起動するトリガーの設定

1. コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。

2. フローボットの「アプリトリガー：フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。

3. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
　自分用のフォルダのコンテンツIDを入力してください。

5. テストが成功したら、「次へ」をクリックします。

6. テスト用ファイルをBoxの自分用のフォルダにアップロードします。

7. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3: Boxの自分用フォルダからファイルをダウンロードするアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：ファイルをダウンロード」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　コンテンツIDには、ステップ2で取得したアウトプット情報を参照してください。

　※下図はアウトプットの参照例です。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4: Boxの共有フォルダにファイルをアップロードするアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：ファイルをアップロード」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　・ファイル名：ステップ3で取得したアウトプット情報を参照してください。
　・格納先フォルダのコンテンツID：共有フォルダのIDを入力してください。
　・ファイルの貼付方法：「アウトプットを使用する」、「ダウンロードしたファイル」を選択してください。

　※下図はファイル名のアウトプットの参照例です。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。

以上で、「自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードする」フローの完成です。

Boxを使ったその他の自動化例

他にもBoxを使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。

1. Boxにファイルがアップロードされた際に、Chatworkに通知するフローです。チャットツールとの連携により、アップロードしたファイルの名称やコンテンツIDを共有できるため、対象ファイルへのアクセスが容易になります。アップロード情報の把握漏れを防ぐのに役立ちます。

2. Boxにファイルがアップロードされた際に、OneDriveにも同一ファイルをアップロードするフローです。Boxに保存したファイルを他の保存先にも自動でアップロードすることは、Box内だけでなく他のクラウドストレージに対しても可能です。OneDrive上でデータ加工をする場合や、別のクラウドにもファイルを保存しておきたい場合に使えます。

3. Salesforceに新しい取引先が登録された際に、Boxにフォルダを作成するフローです。SFAやCRMとの連携によって、リードや顧客の登録に合わせて自動でフォルダを作成できます。フォルダ名にリードや顧客の名称を入れて作成すれば、個別資料の管理をスムーズに行えます。

まとめ

YoomとBoxを連携して、Box内の社内用フォルダにアップロードしたファイルを顧客向けの公開フォルダにも自動でアップロードする方法を紹介しました。この自動化によって、ファイルをコピーする手間やエラーリスクを削減し、ファイル管理の効率化や情報共有の迅速化が期待できます。スムーズな情報共有を通して顧客とのコミュニケーションを円滑にしましょう。Yoomを使えば、簡単に連携と自動化の設定ができるため、この機会にぜひお試しください。