ファイルの管理と共有は、データを扱う者にとっては日常的な業務の一部ですよね。でも、ファイルの保存やコピーを手間だと感じたことはないでしょうか。
同一ファイルをBoxの複数のフォルダに保存するには、ファイルを別々にアップロードするか、一方のフォルダに保存したファイルをコピーして他方にも保存する必要があります。
社内の保存用と顧客向けの公開用など、複数の保存先へファイルをアップロードする際は、手作業で行うと時間と労力がもったいないですよね。
そこで本記事では、自動化ツールを用いて、1つのフォルダにアップロードしたファイルを他のフォルダに自動でアップロードする方法をご紹介します。
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひ試してみてくださいね！

Boxを活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら

Boxを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！

登録を自動化する便利なテンプレート

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通知を自動化する便利なテンプレート

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AIと連携した便利な自動化テンプレート

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OCR（データ読み取り機能）と連携した便利な自動化テンプレート

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今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！

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[Yoomとは]

フローの作成方法

今回はBoxの自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードするフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• Boxをマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピー
• Boxのトリガー設定とファイルのダウンロード、続く共有先フォルダへのファイルアップロードの各アクションの設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1: Boxのマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。

1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。

2. マイアプリの新規接続一覧から、Boxを選択してください。
表示されたページで、メールアドレスとパスワードを入力して「承認」をクリックします。

「Grant access to Box」をクリックするとマイアプリ登録が完了です。

ステップ2:テンプレートのコピー

アプリの登録完了後、下記のバナーの「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしましょう。

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テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。

コピしたテンプレートは、Yoomアカウントの「マイプロジェクト」に格納されますので、確認してくださいね。

ステップ3: Boxの自分用フォルダにファイルがアップロードされた際に起動するトリガーの設定

‍それでは早速、テンプレートの作成を進めていきましょう。

1. コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。

2. フローボットの「アプリトリガー：フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。

3. 連携するアカウントが入力されていることを確認してください。必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

4. 次の画面で、アプリトリガーのAPI接続設定を行います。自分用のフォルダのコンテンツIDを入力してください。入力後、「テスト」をクリックしましょう。

5. テストが成功したら以下のように表示されるので、内容を確認し「次へ」をクリックします。

6. 次に、注釈に沿ってトリガーとなるアクション（今回は自分用フォルダへの新規ファイルのアップロード）を行います。操作を行った後、「テスト」を行いましょう。

7. 以下の画像のようにテストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報はこの後のステップで活用できます。
そのため、共有用フォルダへファイルをアップロードするアクションを設定する際、ここで取得した値をそのまま変数として引用できるようになります。

ステップ4: Boxの自分用フォルダからファイルをダウンロードするアクションの設定

1. 次に、フローボットの「アプリと連携する：ファイルをダウンロード」をクリックします。

2. 連携するアカウントが入力されていることを確認します。必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックしましょう。

3. 移行後の画面で、API接続設定を行います。
コンテンツIDには、トリガーアクションで取得したアウトプット情報を参照してください。※下図はアウトプットの参照例です。

設定後、「テスト」をクリックします。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
なお、取得したファイル名は「Untitled.pdf」に固定されていますが、【ダウンロード】を行うことで、中身を確認することができます。

※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。

ステップ5: Boxの共有フォルダにファイルをアップロードするアクションの設定

1. 最後に、フローボットの「アプリと連携する：ファイルをアップロード」をクリックします。

2. 連携するアカウントの入力を確認しましょう。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. 移行後の画面で、API接続設定を行います。

• ファイル名：取得したアウトプット情報を参照してください。

• 格納先フォルダのコンテンツID：共有フォルダのIDを入力してください。
• ファイルの貼付方法：「アウトプットを使用する」、「ダウンロードしたファイル」を選択してください。

4.設定後「テスト」を押します。テストが成功すると、以下のように表示されて実際に共有用のフォルダにファイルがアップロードされます。

5.反映結果に問題がなければ、「保存する」をクリックしてください。

ステップ6:トリガーをONにして起動準備完了

以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
以上で、「自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードする」フローの完成です。

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Boxを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもBoxのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

例えば、ファイルが追加されたことを指定したメールアドレスまで通知したり、RPA機能を活用してデータファイルを自動変換できます。
情報管理業務の効率化が期待できそうです！

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まとめ

YoomとBoxを連携して、Box内の1つのフォルダにアップロードしたファイルを別のフォルダにも自動でアップロードする方法を紹介しました。
この自動化によって、ファイルをコピーする手間やエラーのリスクを削減し、ファイル管理の効率化や情報共有の迅速化が期待できます。
スムーズな情報共有を通して顧客とのコミュニケーションを円滑にしましょう。
Yoomを使えば、簡単に連携と自動化の設定ができるので、この機会にぜひ試してみてくださいね！