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Boxの自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードする方法
ファイルの管理と共有は、データを扱う者にとっては日常的な業務の一部ですよね。でも、ファイルの保存やコピーを手間だと感じたことはないでしょうか。
同一ファイルをBoxの複数のフォルダに保存するには、ファイルを別々にアップロードするか、一方のフォルダに保存したファイルをコピーして他方にも保存する必要があります。
社内の保存用と顧客向けの公開用など、複数の保存先へファイルをアップロードする際は、手作業で行うと時間と労力がもったいないですよね。
そこで本記事では、自動化ツールを用いて、1つのフォルダにアップロードしたファイルを他のフォルダに自動でアップロードする方法をご紹介します。
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひ試してみてくださいね！
Boxを活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら
Boxを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
登録を自動化する便利なテンプレート
■概要GMOサインで電子契約が完了した後、締結済みの書類をダウンロードし、手作業でBoxへ格納する作業に手間を感じていませんか。 この一連の作業は、対応漏れや格納ミスといったリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、GMOサインでの書類締結をトリガーに、自動でBoxの指定フォルダへファイルが格納されるため、こうした課題を解消できます。契約書管理の自動化を実現し、より安全で効率的な業務フローを構築しましょう。■このテンプレートをおすすめする方- GMOサインとBoxを併用し、契約書の締結から保管までを行っている方
- 手作業でのファイルダウンロードやアップロードに手間や時間を要している方
- 契約書の格納漏れや管理の属人化といった課題を解消したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- GMOサインでの締結完了後、自動でBoxにファイルが格納されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの格納忘れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約書の管理精度を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、GMOサインとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「文書の取得」「文書をダウンロード」を順に設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを格納するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- GMOサインとの連携設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを設定してください。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先のフォルダを指定するコンテンツIDや、任意のファイル名を設定できます。
■注意事項- GMOサイン、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Sansanで名刺画像が登録されたらBoxにアップするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.名刺情報のデジタル化を行う方
・名刺情報をSansanで管理している方
2.業務でファイルストレージを活用している方
・Boxでファイル管理を担当している方
■このテンプレートを使うメリット
Sansanは名刺情報をデジタル化できるため、名刺管理の効率化に寄与します。
しかし、名刺情報の共有でファイルストレージを活用している場合、毎回のアップロード作業は手間です。
このテンプレートは、Sansanに名刺画像がアップロードされると自動でBoxにアップロードすることができます。
Boxへのアップロード作業がシームレスに行われるため、情報共有を効率的に行うことが可能です。
また、チャットツールと連携することでBoxへのファイルアップロードを他部門のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・Sansan、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
- 手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
- BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
- 定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
■概要
オンラインフォームのTallyで集めた申込情報やアンケート結果を、手作業で書類にまとめていませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Tallyのフォームが送信されたタイミングで、その内容を元にしたPDFを自動で作成しBoxに保存するため、一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Tallyで収集した情報を元に、手作業で申込書や報告書を作成している方
- 書類作成からBoxでのファイル管理までを効率化したいバックオフィス担当者の方
- 手作業によるデータの転記ミスや、ファイルの保存漏れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Tallyへのフォーム送信をきっかけに、書類作成からBoxへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのデータ転記やファイルアップロード作業が不要になるため、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TallyとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ作成したテンプレートにTallyのフォーム情報を反映させ、PDFとして出力します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのファイルアップロードのアクションにて、保存先となるフォルダを任意で指定してください。案件別や月別など、管理方法に合わせたフォルダに自動で格納することが可能です。
■注意事項
- BoxとTallyのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインとBoxを併用し、契約書の締結から保管までを行っている方
- 手作業でのファイルダウンロードやアップロードに手間や時間を要している方
- 契約書の格納漏れや管理の属人化といった課題を解消したいと考えている方
- GMOサインでの締結完了後、自動でBoxにファイルが格納されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの格納忘れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約書の管理精度を高めます。
- はじめに、GMOサインとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「文書の取得」「文書をダウンロード」を順に設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを格納するように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを設定してください。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先のフォルダを指定するコンテンツIDや、任意のファイル名を設定できます。
- GMOサイン、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Sansanで名刺画像が登録されたらBoxにアップするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.名刺情報のデジタル化を行う方
・名刺情報をSansanで管理している方
2.業務でファイルストレージを活用している方
・Boxでファイル管理を担当している方
■このテンプレートを使うメリット
Sansanは名刺情報をデジタル化できるため、名刺管理の効率化に寄与します。
しかし、名刺情報の共有でファイルストレージを活用している場合、毎回のアップロード作業は手間です。
このテンプレートは、Sansanに名刺画像がアップロードされると自動でBoxにアップロードすることができます。
Boxへのアップロード作業がシームレスに行われるため、情報共有を効率的に行うことが可能です。
また、チャットツールと連携することでBoxへのファイルアップロードを他部門のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・Sansan、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
- 手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
- BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
- 定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
■概要
オンラインフォームのTallyで集めた申込情報やアンケート結果を、手作業で書類にまとめていませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Tallyのフォームが送信されたタイミングで、その内容を元にしたPDFを自動で作成しBoxに保存するため、一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Tallyで収集した情報を元に、手作業で申込書や報告書を作成している方
- 書類作成からBoxでのファイル管理までを効率化したいバックオフィス担当者の方
- 手作業によるデータの転記ミスや、ファイルの保存漏れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Tallyへのフォーム送信をきっかけに、書類作成からBoxへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのデータ転記やファイルアップロード作業が不要になるため、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TallyとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ作成したテンプレートにTallyのフォーム情報を反映させ、PDFとして出力します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのファイルアップロードのアクションにて、保存先となるフォルダを任意で指定してください。案件別や月別など、管理方法に合わせたフォルダに自動で格納することが可能です。
■注意事項
- BoxとTallyのそれぞれとYoomを連携してください。
通知を自動化する便利なテンプレート
■概要
Boxで管理しているファイルについて、関係者への共有はどのように行っていますか？手動での通知は手間がかかる上に、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信できます。これにより、重要な情報の共有を迅速かつ確実に行い、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
- Boxへのファイルアップロードを手動で通知しており、手間や連絡漏れに課題を感じている方
- チーム内での迅速かつ確実な情報伝達体制を構築し、業務の円滑化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされると自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 通知作業が自動化されることで、連絡漏れや共有先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知内容を定義します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダへのアップロードを監視するか、対象のフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsのオペレーション設定では、通知を送りたいチームIDとチャネルIDを任意で指定し、送信するメッセージ内容も自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- BoxとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 複数プロジェクトのフォルダをBoxで管理している方
- 毎月発生するフォルダのアーカイブ作業を効率化したい方
- アーカイブしたフォルダ情報を手動でチームメンバーに通知している方
■このテンプレートを使うメリット
Boxで複数プロジェクトのファイル管理を行っている場合、作業が完了したプロジェクトのファイルがあると、ファイル検索をした際に作業の混乱が発生する恐れがあります。
また、フォルダの件数が多いと、探したいファイルを見つけるのに時間がかかり、作業効率が低下が低下します。
このフローでは、Boxの特定のフォルダを毎月アーカイブ用のフォルダに移動し、移動したフォルダ情報をGmailで通知することができます。
Boxで指定するフォルダやアーカイブ先のフォルダはGoogle スプレッドシートにまとめることができるため、定型作業の正確性を向上させることが可能です。
フォルダのアーカイブ後はGmailに通知されるため、チームメンバーとの共有もシームレスに行えます。
■概要
Boxで管理しているファイルについて、関係者への共有はどのように行っていますか？手動での通知は手間がかかる上に、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信できます。これにより、重要な情報の共有を迅速かつ確実に行い、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
- Boxへのファイルアップロードを手動で通知しており、手間や連絡漏れに課題を感じている方
- チーム内での迅速かつ確実な情報伝達体制を構築し、業務の円滑化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされると自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 通知作業が自動化されることで、連絡漏れや共有先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知内容を定義します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダへのアップロードを監視するか、対象のフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsのオペレーション設定では、通知を送りたいチームIDとチャネルIDを任意で指定し、送信するメッセージ内容も自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- BoxとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 複数プロジェクトのフォルダをBoxで管理している方
- 毎月発生するフォルダのアーカイブ作業を効率化したい方
- アーカイブしたフォルダ情報を手動でチームメンバーに通知している方
■このテンプレートを使うメリット
Boxで複数プロジェクトのファイル管理を行っている場合、作業が完了したプロジェクトのファイルがあると、ファイル検索をした際に作業の混乱が発生する恐れがあります。
また、フォルダの件数が多いと、探したいファイルを見つけるのに時間がかかり、作業効率が低下が低下します。
このフローでは、Boxの特定のフォルダを毎月アーカイブ用のフォルダに移動し、移動したフォルダ情報をGmailで通知することができます。
Boxで指定するフォルダやアーカイブ先のフォルダはGoogle スプレッドシートにまとめることができるため、定型作業の正確性を向上させることが可能です。
フォルダのアーカイブ後はGmailに通知されるため、チームメンバーとの共有もシームレスに行えます。
AIと連携した便利な自動化テンプレート
■概要
Zoom会議後の録画データの文字起こしやPDF化、そしてBoxへの保存といった一連の作業は、手間と時間がかかることが多いのではないでしょうか。また、これらの手作業による処理では、情報の整理や共有に遅れが生じたり、ヒューマンエラーが発生したりする可能性も否めません。このワークフローを活用すれば、特定のZoom会議が終了したタイミングで、音声の文字起こし、PDF形式での書類発行、そしてBoxへの自動保存までを一気通貫で実行でき、これらの課題を効率的に解決することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、議事録作成や内容の共有に多くの時間を費やしている方
- 会議後の定型的な事務作業を自動化し、より重要なコア業務に集中したいマネージャーの方
- Zoom、Googleドキュメント、Boxを日常的に利用し、データ連携の効率化を模索している方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議終了後の録画ファイルの取得から文字起こし、PDF化、Boxへの保存までの一連のプロセスを自動化することで、手作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業による文字起こしの転記ミスや、ファイルの保存場所の間違い、共有漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleドキュメント、およびBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定することで、会議終了を自動化の起点とします。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、必要に応じて特定の条件に合致した場合のみ後続処理を実行するようにします。
- さらに、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、会議の録画情報を特定します。
- 次に、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定し、録画音声ファイルを取得します。
- 取得した音声データは、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを利用してテキストデータへ変換します。
- その後、書類を発行する機能でGoogleドキュメントを選択し、文字起こしされたテキストデータを用いて指定のフォーマットで書類を作成します（この機能でPDFとしての発行も想定）。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダへ自動的に保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Zoomミーティングのレコーディング情報など、前段階で取得した情報（例えば会議名やIDなど）を基に、任意の条件を指定して後続のオペレーションを特定の会議のみに実行させるといった制御が可能です。
- 書類を発行する機能（Googleドキュメント利用時）では、あらかじめ用意した任意の雛形（テンプレートファイル）を指定でき、文字起こししたテキストデータや会議情報といった前段階で取得した各種情報を、雛形内の任意の箇所に変数として設定し、動的に挿入することが可能です。
- Boxへのファイルアップロードのオペレーションでは、作成された議事録PDFなどのファイルを保存するBox内のフォルダを任意で設定できますので、プロジェクトごとや日付ごとなど、任意のルールで整理・格納することが可能です。
■注意事項
- ZoomとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。 ・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプラン、ミニプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google スプレッドシートに日々追加される情報を手作業で確認し、内容を要約してPDF化し、Boxに保存する作業に手間を感じていませんか？手作業では時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、AIによる内容の要約からBoxへのPDF格納までの一連の流れが自動化され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの情報を手作業で報告書などにまとめ、Boxで管理している方
- 定期的な報告業務における要約作成やファイル管理の工数を削減したいと考えている方
- 複数ツール間のデータ転記作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの情報追加をきっかけに要約、PDF化、Boxへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での転記や要約作業がなくなるため、内容の間違いやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを選択し、追加された行の情報を要約します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、要約内容を反映したPDFを発行します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「行が追加されたら」トリガーでは、起動のきっかけとしたいスプレッドシートIDやシートID、監視するテーブルの範囲などを任意に設定してください。
- AI機能の「要約する」アクションでは、要約対象のテキスト、出力する文字数、要約の条件や言語を業務内容に合わせて設定できます。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、PDFの元となる雛形のスプレッドシートIDや出力ファイル名、雛形の置換条件などを指定できます。
- Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、アップロードするファイル名や格納先のフォルダを表すコンテンツIDを任意に設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートで書類発行したファイルは任意のGoogle Driveに保存されます。
■概要
Zoom会議後の録画データの文字起こしやPDF化、そしてBoxへの保存といった一連の作業は、手間と時間がかかることが多いのではないでしょうか。また、これらの手作業による処理では、情報の整理や共有に遅れが生じたり、ヒューマンエラーが発生したりする可能性も否めません。このワークフローを活用すれば、特定のZoom会議が終了したタイミングで、音声の文字起こし、PDF形式での書類発行、そしてBoxへの自動保存までを一気通貫で実行でき、これらの課題を効率的に解決することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、議事録作成や内容の共有に多くの時間を費やしている方
- 会議後の定型的な事務作業を自動化し、より重要なコア業務に集中したいマネージャーの方
- Zoom、Googleドキュメント、Boxを日常的に利用し、データ連携の効率化を模索している方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議終了後の録画ファイルの取得から文字起こし、PDF化、Boxへの保存までの一連のプロセスを自動化することで、手作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業による文字起こしの転記ミスや、ファイルの保存場所の間違い、共有漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleドキュメント、およびBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定することで、会議終了を自動化の起点とします。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、必要に応じて特定の条件に合致した場合のみ後続処理を実行するようにします。
- さらに、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、会議の録画情報を特定します。
- 次に、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定し、録画音声ファイルを取得します。
- 取得した音声データは、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを利用してテキストデータへ変換します。
- その後、書類を発行する機能でGoogleドキュメントを選択し、文字起こしされたテキストデータを用いて指定のフォーマットで書類を作成します（この機能でPDFとしての発行も想定）。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダへ自動的に保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Zoomミーティングのレコーディング情報など、前段階で取得した情報（例えば会議名やIDなど）を基に、任意の条件を指定して後続のオペレーションを特定の会議のみに実行させるといった制御が可能です。
- 書類を発行する機能（Googleドキュメント利用時）では、あらかじめ用意した任意の雛形（テンプレートファイル）を指定でき、文字起こししたテキストデータや会議情報といった前段階で取得した各種情報を、雛形内の任意の箇所に変数として設定し、動的に挿入することが可能です。
- Boxへのファイルアップロードのオペレーションでは、作成された議事録PDFなどのファイルを保存するBox内のフォルダを任意で設定できますので、プロジェクトごとや日付ごとなど、任意のルールで整理・格納することが可能です。
■注意事項
- ZoomとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。 ・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプラン、ミニプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google スプレッドシートに日々追加される情報を手作業で確認し、内容を要約してPDF化し、Boxに保存する作業に手間を感じていませんか？手作業では時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、AIによる内容の要約からBoxへのPDF格納までの一連の流れが自動化され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの情報を手作業で報告書などにまとめ、Boxで管理している方
- 定期的な報告業務における要約作成やファイル管理の工数を削減したいと考えている方
- 複数ツール間のデータ転記作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの情報追加をきっかけに要約、PDF化、Boxへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での転記や要約作業がなくなるため、内容の間違いやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを選択し、追加された行の情報を要約します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、要約内容を反映したPDFを発行します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「行が追加されたら」トリガーでは、起動のきっかけとしたいスプレッドシートIDやシートID、監視するテーブルの範囲などを任意に設定してください。
- AI機能の「要約する」アクションでは、要約対象のテキスト、出力する文字数、要約の条件や言語を業務内容に合わせて設定できます。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、PDFの元となる雛形のスプレッドシートIDや出力ファイル名、雛形の置換条件などを指定できます。
- Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、アップロードするファイル名や格納先のフォルダを表すコンテンツIDを任意に設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートで書類発行したファイルは任意のGoogle Driveに保存されます。
OCR（データ読み取り機能）と連携した便利な自動化テンプレート
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」ワークフローは、ファイル管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに新しくアップロードされたドキュメントを自動でOCR処理し、内容をNotionに転記することで、手作業の入力を減らし、情報の一元管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを日常的に利用しており、ファイル管理に時間を取られている方
- Notionを活用して情報を整理・共有しているチームや個人
- OCRを活用して紙ベースの資料をデジタルデータ化したいと考えている方
- 業務の自動化を進め、生産性向上を目指しているビジネスパーソン
- 手動でのデータ入力に伴うミスを減らし、正確な情報管理を望む方
■このテンプレートを使うメリット
ファイル追加から情報転記までのプロセスを自動化し、手動作業による手間を削減することができます。
OCR機能により、画像やPDFからテキストデータを正確に抽出し、Notionに追加することで情報が一元管理され検索や共有が容易になります。
また、データ入力のミスを防止できるため、正確な情報管理を実現できます。
■概要
Boxにアップロードされた書類から、従業員情報を手作業でfreee人事労務に入力するのは手間ではありませんか？
特に書類の内容を目で確認し、転記する作業は時間がかかり、入力ミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRで書類内容を読み取り、freee人事労務へ自動で従業員情報が追加され、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxとfreee人事労務間で、手作業での従業員情報登録に手間を感じている人事担当者の方
- 紙やPDFの書類からfreee人事労務へのデータ入力業務を効率化したいと考えている方
- 従業員情報の登録における入力ミスや漏れを防止し、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへの書類アップロード後、OCRでの読み取りとfreee人事労務への従業員情報登録が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 書類内容の確認や転記作業が不要になるため、入力ミスや情報の漏れといったヒューマンエラーの発生を抑えることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Boxとfreee人事労務をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。これにより、指定したフォルダに新しいファイルがアップロードされるとフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから従業員情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでfreee人事労務の「従業員の作成」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を元に従業員データを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイルアップロードを監視する対象のフォルダを指定するため、フォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- OCR機能では、従業員情報として追加で抽出したい項目や、使用するAI、読み取る書類の言語などを任意で設定できます。
- freee人事労務に従業員を作成するアクションでは、登録先の事業所IDをはじめ、氏名、生年月日、入社日など、OCRで読み取った情報をどの項目に紐付けるかを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」ワークフローは、ファイル管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに新しくアップロードされたドキュメントを自動でOCR処理し、内容をNotionに転記することで、手作業の入力を減らし、情報の一元管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを日常的に利用しており、ファイル管理に時間を取られている方
- Notionを活用して情報を整理・共有しているチームや個人
- OCRを活用して紙ベースの資料をデジタルデータ化したいと考えている方
- 業務の自動化を進め、生産性向上を目指しているビジネスパーソン
- 手動でのデータ入力に伴うミスを減らし、正確な情報管理を望む方
■このテンプレートを使うメリット
ファイル追加から情報転記までのプロセスを自動化し、手動作業による手間を削減することができます。
OCR機能により、画像やPDFからテキストデータを正確に抽出し、Notionに追加することで情報が一元管理され検索や共有が容易になります。
また、データ入力のミスを防止できるため、正確な情報管理を実現できます。
■概要
Boxにアップロードされた書類から、従業員情報を手作業でfreee人事労務に入力するのは手間ではありませんか？
特に書類の内容を目で確認し、転記する作業は時間がかかり、入力ミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRで書類内容を読み取り、freee人事労務へ自動で従業員情報が追加され、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxとfreee人事労務間で、手作業での従業員情報登録に手間を感じている人事担当者の方
- 紙やPDFの書類からfreee人事労務へのデータ入力業務を効率化したいと考えている方
- 従業員情報の登録における入力ミスや漏れを防止し、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへの書類アップロード後、OCRでの読み取りとfreee人事労務への従業員情報登録が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 書類内容の確認や転記作業が不要になるため、入力ミスや情報の漏れといったヒューマンエラーの発生を抑えることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Boxとfreee人事労務をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。これにより、指定したフォルダに新しいファイルがアップロードされるとフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから従業員情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでfreee人事労務の「従業員の作成」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を元に従業員データを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイルアップロードを監視する対象のフォルダを指定するため、フォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- OCR機能では、従業員情報として追加で抽出したい項目や、使用するAI、読み取る書類の言語などを任意で設定できます。
- freee人事労務に従業員を作成するアクションでは、登録先の事業所IDをはじめ、氏名、生年月日、入社日など、OCRで読み取った情報をどの項目に紐付けるかを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要
自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内共有フォルダと顧客公開フォルダの両方を利用する部署
・社内共有フォルダにアップロードされたファイルを顧客公開フォルダにも自動で反映させたい方
・ファイルの二重アップロードを避けて作業効率を向上させたい方
・社内共有フォルダと顧客公開フォルダのファイル同期を自動化したい方
2.社内共有フォルダを主に利用する担当者
・顧客に共有するファイルを手動で顧客公開フォルダにアップロードする手間を省きたい方
・ファイル共有のミスを減らして情報共有の正確性を高めたい方
3.顧客公開フォルダを主に利用する担当者
・社内共有フォルダにアップロードされたファイルを自動的に顧客公開フォルダで確認できるようにしたい方
・最新のファイルが顧客公開フォルダに自動で反映されるようにしたい方
■このテンプレートを使うメリット
社内での情報共有と顧客への情報公開はどちらも重要ですが、ファイルを毎回手動でコピーするのは手間がかかり、ミスや情報公開の遅れに繋がります。
このフローを活用することにより、自分用フォルダにファイルがアップロードされると、共有用フォルダにも自動的にコピーされるため、担当者はファイルのコピー作業を行う必要がなくなり業務効率を大幅に改善することができます。また人的なミスのリスクも軽減されて、より迅速かつ正確な情報公開が可能となります。
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
■概要
自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内共有フォルダと顧客公開フォルダの両方を利用する部署
・社内共有フォルダにアップロードされたファイルを顧客公開フォルダにも自動で反映させたい方
・ファイルの二重アップロードを避けて作業効率を向上させたい方
・社内共有フォルダと顧客公開フォルダのファイル同期を自動化したい方
2.社内共有フォルダを主に利用する担当者
・顧客に共有するファイルを手動で顧客公開フォルダにアップロードする手間を省きたい方
・ファイル共有のミスを減らして情報共有の正確性を高めたい方
3.顧客公開フォルダを主に利用する担当者
・社内共有フォルダにアップロードされたファイルを自動的に顧客公開フォルダで確認できるようにしたい方
・最新のファイルが顧客公開フォルダに自動で反映されるようにしたい方
■このテンプレートを使うメリット
社内での情報共有と顧客への情報公開はどちらも重要ですが、ファイルを毎回手動でコピーするのは手間がかかり、ミスや情報公開の遅れに繋がります。
このフローを活用することにより、自分用フォルダにファイルがアップロードされると、共有用フォルダにも自動的にコピーされるため、担当者はファイルのコピー作業を行う必要がなくなり業務効率を大幅に改善することができます。また人的なミスのリスクも軽減されて、より迅速かつ正確な情報公開が可能となります。
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はBoxの自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードするフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Boxをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定とファイルのダウンロード、続く共有先フォルダへのファイルアップロードの各アクションの設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1: Boxのマイアプリ連携
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧から、Boxを選択してください。
表示されたページで、メールアドレスとパスワードを入力して「承認」をクリックします。
「Grant access to Box」をクリックするとマイアプリ登録が完了です。
ステップ2:テンプレートのコピー
アプリの登録完了後、下記のバナーの「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしましょう。
■概要
自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内共有フォルダと顧客公開フォルダの両方を利用する部署
・社内共有フォルダにアップロードされたファイルを顧客公開フォルダにも自動で反映させたい方
・ファイルの二重アップロードを避けて作業効率を向上させたい方
・社内共有フォルダと顧客公開フォルダのファイル同期を自動化したい方
2.社内共有フォルダを主に利用する担当者
・顧客に共有するファイルを手動で顧客公開フォルダにアップロードする手間を省きたい方
・ファイル共有のミスを減らして情報共有の正確性を高めたい方
3.顧客公開フォルダを主に利用する担当者
・社内共有フォルダにアップロードされたファイルを自動的に顧客公開フォルダで確認できるようにしたい方
・最新のファイルが顧客公開フォルダに自動で反映されるようにしたい方
■このテンプレートを使うメリット
社内での情報共有と顧客への情報公開はどちらも重要ですが、ファイルを毎回手動でコピーするのは手間がかかり、ミスや情報公開の遅れに繋がります。
このフローを活用することにより、自分用フォルダにファイルがアップロードされると、共有用フォルダにも自動的にコピーされるため、担当者はファイルのコピー作業を行う必要がなくなり業務効率を大幅に改善することができます。また人的なミスのリスクも軽減されて、より迅速かつ正確な情報公開が可能となります。
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
■概要
自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内共有フォルダと顧客公開フォルダの両方を利用する部署
・社内共有フォルダにアップロードされたファイルを顧客公開フォルダにも自動で反映させたい方
・ファイルの二重アップロードを避けて作業効率を向上させたい方
・社内共有フォルダと顧客公開フォルダのファイル同期を自動化したい方
2.社内共有フォルダを主に利用する担当者
・顧客に共有するファイルを手動で顧客公開フォルダにアップロードする手間を省きたい方
・ファイル共有のミスを減らして情報共有の正確性を高めたい方
3.顧客公開フォルダを主に利用する担当者
・社内共有フォルダにアップロードされたファイルを自動的に顧客公開フォルダで確認できるようにしたい方
・最新のファイルが顧客公開フォルダに自動で反映されるようにしたい方
■このテンプレートを使うメリット
社内での情報共有と顧客への情報公開はどちらも重要ですが、ファイルを毎回手動でコピーするのは手間がかかり、ミスや情報公開の遅れに繋がります。
このフローを活用することにより、自分用フォルダにファイルがアップロードされると、共有用フォルダにも自動的にコピーされるため、担当者はファイルのコピー作業を行う必要がなくなり業務効率を大幅に改善することができます。また人的なミスのリスクも軽減されて、より迅速かつ正確な情報公開が可能となります。
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
コピしたテンプレートは、Yoomアカウントの「マイプロジェクト」に格納されますので、確認してくださいね。
ステップ3: Boxの自分用フォルダにファイルがアップロードされた際に起動するトリガーの設定
それでは早速、テンプレートの作成を進めていきましょう。
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー：フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。
3. 連携するアカウントが入力されていることを確認してください。必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
4. 次の画面で、アプリトリガーのAPI接続設定を行います。自分用のフォルダのコンテンツIDを入力してください。入力後、「テスト」をクリックしましょう。
5. テストが成功したら以下のように表示されるので、内容を確認し「次へ」をクリックします。
6. 次に、注釈に沿ってトリガーとなるアクション（今回は自分用フォルダへの新規ファイルのアップロード）を行います。操作を行った後、「テスト」を行いましょう。
7. 以下の画像のようにテストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報はこの後のステップで活用できます。
そのため、共有用フォルダへファイルをアップロードするアクションを設定する際、ここで取得した値をそのまま変数として引用できるようになります。
ステップ4: Boxの自分用フォルダからファイルをダウンロードするアクションの設定
1. 次に、フローボットの「アプリと連携する：ファイルをダウンロード」をクリックします。
2. 連携するアカウントが入力されていることを確認します。必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックしましょう。
3. 移行後の画面で、API接続設定を行います。
コンテンツIDには、トリガーアクションで取得したアウトプット情報を参照してください。※下図はアウトプットの参照例です。
設定後、「テスト」をクリックします。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
なお、取得したファイル名は「Untitled.pdf」に固定されていますが、【ダウンロード】を行うことで、中身を確認することができます。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。
ステップ5: Boxの共有フォルダにファイルをアップロードするアクションの設定
1. 最後に、フローボットの「アプリと連携する：ファイルをアップロード」をクリックします。
2. 連携するアカウントの入力を確認しましょう。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. 移行後の画面で、API接続設定を行います。
- ファイル名：取得したアウトプット情報を参照してください。
- 格納先フォルダのコンテンツID：共有フォルダのIDを入力してください。
- ファイルの貼付方法：「アウトプットを使用する」、「ダウンロードしたファイル」を選択してください。
4.設定後「テスト」を押します。テストが成功すると、以下のように表示されて実際に共有用のフォルダにファイルがアップロードされます。
5.反映結果に問題がなければ、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6:トリガーをONにして起動準備完了
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
以上で、「自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードする」フローの完成です。
■概要
自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内共有フォルダと顧客公開フォルダの両方を利用する部署
・社内共有フォルダにアップロードされたファイルを顧客公開フォルダにも自動で反映させたい方
・ファイルの二重アップロードを避けて作業効率を向上させたい方
・社内共有フォルダと顧客公開フォルダのファイル同期を自動化したい方
2.社内共有フォルダを主に利用する担当者
・顧客に共有するファイルを手動で顧客公開フォルダにアップロードする手間を省きたい方
・ファイル共有のミスを減らして情報共有の正確性を高めたい方
3.顧客公開フォルダを主に利用する担当者
・社内共有フォルダにアップロードされたファイルを自動的に顧客公開フォルダで確認できるようにしたい方
・最新のファイルが顧客公開フォルダに自動で反映されるようにしたい方
■このテンプレートを使うメリット
社内での情報共有と顧客への情報公開はどちらも重要ですが、ファイルを毎回手動でコピーするのは手間がかかり、ミスや情報公開の遅れに繋がります。
このフローを活用することにより、自分用フォルダにファイルがアップロードされると、共有用フォルダにも自動的にコピーされるため、担当者はファイルのコピー作業を行う必要がなくなり業務効率を大幅に改善することができます。また人的なミスのリスクも軽減されて、より迅速かつ正確な情報公開が可能となります。
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
■概要
自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内共有フォルダと顧客公開フォルダの両方を利用する部署
・社内共有フォルダにアップロードされたファイルを顧客公開フォルダにも自動で反映させたい方
・ファイルの二重アップロードを避けて作業効率を向上させたい方
・社内共有フォルダと顧客公開フォルダのファイル同期を自動化したい方
2.社内共有フォルダを主に利用する担当者
・顧客に共有するファイルを手動で顧客公開フォルダにアップロードする手間を省きたい方
・ファイル共有のミスを減らして情報共有の正確性を高めたい方
3.顧客公開フォルダを主に利用する担当者
・社内共有フォルダにアップロードされたファイルを自動的に顧客公開フォルダで確認できるようにしたい方
・最新のファイルが顧客公開フォルダに自動で反映されるようにしたい方
■このテンプレートを使うメリット
社内での情報共有と顧客への情報公開はどちらも重要ですが、ファイルを毎回手動でコピーするのは手間がかかり、ミスや情報公開の遅れに繋がります。
このフローを活用することにより、自分用フォルダにファイルがアップロードされると、共有用フォルダにも自動的にコピーされるため、担当者はファイルのコピー作業を行う必要がなくなり業務効率を大幅に改善することができます。また人的なミスのリスクも軽減されて、より迅速かつ正確な情報公開が可能となります。
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
Boxを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもBoxのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
例えば、ファイルが追加されたことを指定したメールアドレスまで通知したり、RPA機能を活用してデータファイルを自動変換できます。
情報管理業務の効率化が期待できそうです！
■概要
HubSpotに新しい会社が作成されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用して企業の管理を行なっている方
・見込み客も含めた管理を行う営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.boxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・企業の情報を会社ごとのフォルダで管理している営業アシスタント
・Webミーティングの資料の格納を行うカスタマーサービス担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotへの登録内容を基に自動で企業名のフォルダを作成するため、手作業による手間を省き業務効率を上げることができます。
・登録をトリガーに自動でフォルダ作成するため、その後に想定される業務をスムーズに開始することが可能になります。
・HubSpotの登録内を引用することで手作業による入力ミスを防ぎ、データの正確性を保つことができます。
・顧客情報と関連ファイルをBox上で一元管理できるため、情報を探す手間を省くことにより業務効率の向上に繋がります。
■注意事項
・Box、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
プロジェクト管理などでGoogle スプレッドシートに新しい情報を追加するたび、関連書類を保管するためにBoxに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでBoxに自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務を効率化し、ミスなく管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとBoxを連携させる手作業に手間を感じている方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いなどを防ぎたい方
- 繰り返し発生する定型業務から解放され、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加をきっかけにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、スプレッドシートの情報をもとにフォルダを作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、作成したフォルダの情報などを元のシートに書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定（行が追加されたら）では、監視対象としたいスプレッドシートIDやシートIDを任意のものに設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定する際に、更新対象のレコードを特定するための条件や、更新後に反映させたい値を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、BoxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Boxに重要なファイルを追加した際、関係者への共有連絡を手作業のメールで行っていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や連絡漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルが追加されたことをきっかけにOutlookからメールを自動で送信できます。これにより、迅速かつ正確な情報共有が実現し、業務の停滞を防げます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを利用したファイル共有で、関係者への手動通知に手間を感じている方
- Outlookでの定型的なメール連絡を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- ファイル共有後の連携をスムーズにし、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが追加されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮することができます。
- 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい内容を記載します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、メール送信のきっかけとしたいフォルダを任意で指定することが可能です。
- Outlookのメール送信設定では、送信先のアドレス（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、件名や本文には固定のテキストに加え、Boxのトリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Boxにアップロードされる請求書や申込書の内容確認と、関係者への共有を手作業で行っていませんか。この定型業務は時間がかかるだけでなく、確認漏れや共有ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルが追加されるだけで、OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をDiscordへ通知するため、手作業によるファイル確認や情報共有の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存した請求書や申込書などの内容確認と共有を手作業で行っている方
- OCR機能を活用して、紙媒体やPDFの文字情報をデータ化したいと考えている方
- 書類の確認漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル追加をトリガーに、内容の読み取りからDiscordへの通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- OCR機能が自動でテキストを抽出するため、目視での確認や手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから読み取りたい項目を設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを通知」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するBoxは、Google DriveやDropboxなどの他のストレージアプリに変更しても同様のワークフローが作成可能です。
- OCR機能で読み取る項目は、書類のフォーマットに応じて日付や会社名、金額など任意で設定することができます。
- Discordへメッセージを通知するアクションでは、通知先となるチャンネルIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
PDFで受け取った書類を編集するために、毎回手作業でWordファイルへ変換していませんか。こうしたルーティン作業は、手間がかかるだけでなく他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローは、特定のBoxフォルダにPDFファイルがアップロードされると、RPAが自動でWord形式に変換し、指定のフォルダへ保存します。PDFからWordへの変換に伴う一連の作業を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxでPDFファイルを管理しており、手作業でのファイル変換に手間を感じている方
- 日常的に発生するPDFからWordへの変換作業を自動化したいと考えている方
- RPAを活用してファイル形式の変換といった定型業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにPDFファイルをアップロードするだけで自動で処理が進むため、ファイル変換にかかる作業時間を短縮できます
- 手作業による変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定します
- オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します
- 次に、Boxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、対象のPDFファイルをダウンロードします
- 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインのファイル変換サービスなどを操作し、PDFをWordに変換します
- 次に、データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」で、変換処理後のファイル名などを取得します
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロードする」アクションで、変換済みのWordファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象にするかを任意のフォルダIDで設定してください
- 分岐機能では、ファイル名に「.pdf」が含まれる場合など、後続のオペレーションを実行する条件を自由にカスタマイズできます
- RPA機能では、操作対象のWebページ（ファイル変換サイトなど）や操作内容を任意に設定でき、前段階で取得した情報を変数として利用することも可能です
- データ抽出機能では、抽出したい文字列のパターンを正規表現で自由に設定できます
- Boxへのファイルアップロード時には、保存先のフォルダIDやファイル名を固定値や変数を用いて任意に設定できます
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
■概要
HubSpotに新しい会社が作成されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用して企業の管理を行なっている方
・見込み客も含めた管理を行う営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.boxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・企業の情報を会社ごとのフォルダで管理している営業アシスタント
・Webミーティングの資料の格納を行うカスタマーサービス担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotへの登録内容を基に自動で企業名のフォルダを作成するため、手作業による手間を省き業務効率を上げることができます。
・登録をトリガーに自動でフォルダ作成するため、その後に想定される業務をスムーズに開始することが可能になります。
・HubSpotの登録内を引用することで手作業による入力ミスを防ぎ、データの正確性を保つことができます。
・顧客情報と関連ファイルをBox上で一元管理できるため、情報を探す手間を省くことにより業務効率の向上に繋がります。
■注意事項
・Box、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
プロジェクト管理などでGoogle スプレッドシートに新しい情報を追加するたび、関連書類を保管するためにBoxに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでBoxに自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務を効率化し、ミスなく管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとBoxを連携させる手作業に手間を感じている方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いなどを防ぎたい方
- 繰り返し発生する定型業務から解放され、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加をきっかけにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、スプレッドシートの情報をもとにフォルダを作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、作成したフォルダの情報などを元のシートに書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定（行が追加されたら）では、監視対象としたいスプレッドシートIDやシートIDを任意のものに設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定する際に、更新対象のレコードを特定するための条件や、更新後に反映させたい値を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、BoxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Boxに重要なファイルを追加した際、関係者への共有連絡を手作業のメールで行っていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や連絡漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルが追加されたことをきっかけにOutlookからメールを自動で送信できます。これにより、迅速かつ正確な情報共有が実現し、業務の停滞を防げます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを利用したファイル共有で、関係者への手動通知に手間を感じている方
- Outlookでの定型的なメール連絡を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- ファイル共有後の連携をスムーズにし、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが追加されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮することができます。
- 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい内容を記載します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、メール送信のきっかけとしたいフォルダを任意で指定することが可能です。
- Outlookのメール送信設定では、送信先のアドレス（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、件名や本文には固定のテキストに加え、Boxのトリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Boxにアップロードされる請求書や申込書の内容確認と、関係者への共有を手作業で行っていませんか。この定型業務は時間がかかるだけでなく、確認漏れや共有ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルが追加されるだけで、OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をDiscordへ通知するため、手作業によるファイル確認や情報共有の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存した請求書や申込書などの内容確認と共有を手作業で行っている方
- OCR機能を活用して、紙媒体やPDFの文字情報をデータ化したいと考えている方
- 書類の確認漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル追加をトリガーに、内容の読み取りからDiscordへの通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- OCR機能が自動でテキストを抽出するため、目視での確認や手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから読み取りたい項目を設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを通知」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するBoxは、Google DriveやDropboxなどの他のストレージアプリに変更しても同様のワークフローが作成可能です。
- OCR機能で読み取る項目は、書類のフォーマットに応じて日付や会社名、金額など任意で設定することができます。
- Discordへメッセージを通知するアクションでは、通知先となるチャンネルIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
PDFで受け取った書類を編集するために、毎回手作業でWordファイルへ変換していませんか。こうしたルーティン作業は、手間がかかるだけでなく他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローは、特定のBoxフォルダにPDFファイルがアップロードされると、RPAが自動でWord形式に変換し、指定のフォルダへ保存します。PDFからWordへの変換に伴う一連の作業を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxでPDFファイルを管理しており、手作業でのファイル変換に手間を感じている方
- 日常的に発生するPDFからWordへの変換作業を自動化したいと考えている方
- RPAを活用してファイル形式の変換といった定型業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにPDFファイルをアップロードするだけで自動で処理が進むため、ファイル変換にかかる作業時間を短縮できます
- 手作業による変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定します
- オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します
- 次に、Boxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、対象のPDFファイルをダウンロードします
- 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインのファイル変換サービスなどを操作し、PDFをWordに変換します
- 次に、データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」で、変換処理後のファイル名などを取得します
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロードする」アクションで、変換済みのWordファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象にするかを任意のフォルダIDで設定してください
- 分岐機能では、ファイル名に「.pdf」が含まれる場合など、後続のオペレーションを実行する条件を自由にカスタマイズできます
- RPA機能では、操作対象のWebページ（ファイル変換サイトなど）や操作内容を任意に設定でき、前段階で取得した情報を変数として利用することも可能です
- データ抽出機能では、抽出したい文字列のパターンを正規表現で自由に設定できます
- Boxへのファイルアップロード時には、保存先のフォルダIDやファイル名を固定値や変数を用いて任意に設定できます
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
まとめ
YoomとBoxを連携して、Box内の1つのフォルダにアップロードしたファイルを別のフォルダにも自動でアップロードする方法を紹介しました。
この自動化によって、ファイルをコピーする手間やエラーのリスクを削減し、ファイル管理の効率化や情報共有の迅速化が期待できます。
スムーズな情報共有を通して顧客とのコミュニケーションを円滑にしましょう。
Yoomを使えば、簡単に連携と自動化の設定ができるので、この機会にぜひ試してみてくださいね！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
