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ファイルの管理と共有は、データを扱う者にとっては日常的な業務の一部ですよね。でも、ファイルの保存やコピーを手間だと感じたことはないでしょうか。
同一ファイルをBoxの複数のフォルダに保存するには、ファイルを別々にアップロードするか、一方のフォルダに保存したファイルをコピーして他方にも保存する必要があります。
社内の保存用と顧客向けの公開用など、複数の保存先へファイルをアップロードする際は、手作業で行うと時間と労力がもったいないですよね。
そこで本記事では、自動化ツールを用いて、1つのフォルダにアップロードしたファイルを他のフォルダに自動でアップロードする方法をご紹介します。
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひ試してみてくださいね！
Boxを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをBoxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・GMOサインを使用して契約業務を担当している方
2.Boxでファイル管理を担当している方
・GMOサインで作成されたファイルをBoxに都度蓄積している方
・Boxに格納されたファイルを共有し、業務を進めている方
3.手動によるBoxへのファイル格納を自動化したいと考えている方
・日常的にBoxへのファイル格納を担当している方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・GMOサインとBoxを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインで締結業務を行うと締結された書類が生成されますが、書類の保存先がクラウドストレージの場合、格納先の誤りや格納漏れによる無駄な作業が発生します。
特に締結業務の作業が多い時期だと、このリスクに対して煩わしさを感じてしまうかもしれません。
このテンプレートを使うことで、GMOサインで書類の締結が完了したら自動的に締結書類をBoxに格納することができます。
格納先の誤りや格納漏れを未然に防ぐことができるため、書類管理が格段に楽になります。
また、テンプレートをカスタマイズすることで、Boxへの格納先を任意で設定できるため、特定の書類に合わせて使い分けることも可能です。
■注意事項
・GMOサインとBoxを連携させてください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
■概要
Sansanで名刺画像が登録されたらBoxにアップするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.名刺情報のデジタル化を行う方
・名刺情報をSansanで管理している方
2.業務でファイルストレージを活用している方
・Boxでファイル管理を担当している方
■このテンプレートを使うメリット
Sansanは名刺情報をデジタル化できるため、名刺管理の効率化に寄与します。
しかし、名刺情報の共有でファイルストレージを活用している場合、毎回のアップロード作業は手間です。
このテンプレートは、Sansanに名刺画像がアップロードされると自動でBoxにアップロードすることができます。
Boxへのアップロード作業がシームレスに行われるため、情報共有を効率的に行うことが可能です。
また、チャットツールと連携することでBoxへのファイルアップロードを他部門のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・Sansan、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
オンラインフォームのTallyで集めた申込情報やアンケート結果を、手作業で書類にまとめていませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Tallyのフォームが送信されたタイミングで、その内容を元にしたPDFを自動で作成しBoxに保存するため、一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Boxで管理しているファイルについて、関係者への共有はどのように行っていますか？手動での通知は手間がかかる上に、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信できます。これにより、重要な情報の共有を迅速かつ確実に行い、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Boxで複数プロジェクトのファイル管理を行っている場合、作業が完了したプロジェクトのファイルがあると、ファイル検索をした際に作業の混乱が発生する恐れがあります。
また、フォルダの件数が多いと、探したいファイルを見つけるのに時間がかかり、作業効率が低下が低下します。
このフローでは、Boxの特定のフォルダを毎月アーカイブ用のフォルダに移動し、移動したフォルダ情報をGmailで通知することができます。
Boxで指定するフォルダやアーカイブ先のフォルダはGoogle スプレッドシートにまとめることができるため、定型作業の正確性を向上させることが可能です。
フォルダのアーカイブ後はGmailに通知されるため、チームメンバーとの共有もシームレスに行えます。
■概要
Google スプレッドシートに日々追加される情報を手作業で確認し、内容を要約してPDF化し、Boxに保存する作業に手間を感じていませんか？手作業では時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、AIによる内容の要約からBoxへのPDF格納までの一連の流れが自動化され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoom会議後の録画データの文字起こしやPDF化、そしてBoxへの保存といった一連の作業は、手間と時間がかかることが多いのではないでしょうか。また、これらの手作業による処理では、情報の整理や共有に遅れが生じたり、ヒューマンエラーが発生したりする可能性も否めません。このワークフローを活用すれば、特定のZoom会議が終了したタイミングで、音声の文字起こし、PDF形式での書類発行、そしてBoxへの自動保存までを一気通貫で実行でき、これらの課題を効率的に解決することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」ワークフローは、ファイル管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに新しくアップロードされたドキュメントを自動でOCR処理し、内容をNotionに転記することで、手作業の入力を減らし、情報の一元管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
ファイル追加から情報転記までのプロセスを自動化し、手動作業による手間を削減することができます。
OCR機能により、画像やPDFからテキストデータを正確に抽出し、Notionに追加することで情報が一元管理され検索や共有が容易になります。
また、データ入力のミスを防止できるため、正確な情報管理を実現できます。
■概要
Boxにアップロードされた書類から、従業員情報を手作業でfreee人事労務に入力するのは手間ではありませんか？
特に書類の内容を目で確認し、転記する作業は時間がかかり、入力ミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRで書類内容を読み取り、freee人事労務へ自動で従業員情報が追加され、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要
自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内共有フォルダと顧客公開フォルダの両方を利用する部署
・社内共有フォルダにアップロードされたファイルを顧客公開フォルダにも自動で反映させたい方
・ファイルの二重アップロードを避けて作業効率を向上させたい方
・社内共有フォルダと顧客公開フォルダのファイル同期を自動化したい方
2.社内共有フォルダを主に利用する担当者
・顧客に共有するファイルを手動で顧客公開フォルダにアップロードする手間を省きたい方
・ファイル共有のミスを減らして情報共有の正確性を高めたい方
3.顧客公開フォルダを主に利用する担当者
・社内共有フォルダにアップロードされたファイルを自動的に顧客公開フォルダで確認できるようにしたい方
・最新のファイルが顧客公開フォルダに自動で反映されるようにしたい方
■このテンプレートを使うメリット
社内での情報共有と顧客への情報公開はどちらも重要ですが、ファイルを毎回手動でコピーするのは手間がかかり、ミスや情報公開の遅れに繋がります。
このフローを活用することにより、自分用フォルダにファイルがアップロードされると、共有用フォルダにも自動的にコピーされるため、担当者はファイルのコピー作業を行う必要がなくなり業務効率を大幅に改善することができます。また人的なミスのリスクも軽減されて、より迅速かつ正確な情報公開が可能となります。
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
[Yoomとは]
今回はBoxの自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードするフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧から、Boxを選択してください。
表示されたページで、メールアドレスとパスワードを入力して「承認」をクリックします。
「Grant access to Box」をクリックするとマイアプリ登録が完了です。
アプリの登録完了後、下記のバナーの「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしましょう。
■概要
自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内共有フォルダと顧客公開フォルダの両方を利用する部署
・社内共有フォルダにアップロードされたファイルを顧客公開フォルダにも自動で反映させたい方
・ファイルの二重アップロードを避けて作業効率を向上させたい方
・社内共有フォルダと顧客公開フォルダのファイル同期を自動化したい方
2.社内共有フォルダを主に利用する担当者
・顧客に共有するファイルを手動で顧客公開フォルダにアップロードする手間を省きたい方
・ファイル共有のミスを減らして情報共有の正確性を高めたい方
3.顧客公開フォルダを主に利用する担当者
・社内共有フォルダにアップロードされたファイルを自動的に顧客公開フォルダで確認できるようにしたい方
・最新のファイルが顧客公開フォルダに自動で反映されるようにしたい方
■このテンプレートを使うメリット
社内での情報共有と顧客への情報公開はどちらも重要ですが、ファイルを毎回手動でコピーするのは手間がかかり、ミスや情報公開の遅れに繋がります。
このフローを活用することにより、自分用フォルダにファイルがアップロードされると、共有用フォルダにも自動的にコピーされるため、担当者はファイルのコピー作業を行う必要がなくなり業務効率を大幅に改善することができます。また人的なミスのリスクも軽減されて、より迅速かつ正確な情報公開が可能となります。
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
コピしたテンプレートは、Yoomアカウントの「マイプロジェクト」に格納されますので、確認してくださいね。
それでは早速、テンプレートの作成を進めていきましょう。
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー：フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。
3. 連携するアカウントが入力されていることを確認してください。必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
4. 次の画面で、アプリトリガーのAPI接続設定を行います。自分用のフォルダのコンテンツIDを入力してください。入力後、「テスト」をクリックしましょう。
5. テストが成功したら以下のように表示されるので、内容を確認し「次へ」をクリックします。
6. 次に、注釈に沿ってトリガーとなるアクション（今回は自分用フォルダへの新規ファイルのアップロード）を行います。操作を行った後、「テスト」を行いましょう。
7. 以下の画像のようにテストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報はこの後のステップで活用できます。
そのため、共有用フォルダへファイルをアップロードするアクションを設定する際、ここで取得した値をそのまま変数として引用できるようになります。
1. 次に、フローボットの「アプリと連携する：ファイルをダウンロード」をクリックします。
2. 連携するアカウントが入力されていることを確認します。必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックしましょう。
3. 移行後の画面で、API接続設定を行います。
コンテンツIDには、トリガーアクションで取得したアウトプット情報を参照してください。※下図はアウトプットの参照例です。
設定後、「テスト」をクリックします。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
なお、取得したファイル名は「Untitled.pdf」に固定されていますが、【ダウンロード】を行うことで、中身を確認することができます。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。
1. 最後に、フローボットの「アプリと連携する：ファイルをアップロード」をクリックします。
2. 連携するアカウントの入力を確認しましょう。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. 移行後の画面で、API接続設定を行います。
4.設定後「テスト」を押します。テストが成功すると、以下のように表示されて実際に共有用のフォルダにファイルがアップロードされます。
5.反映結果に問題がなければ、「保存する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
以上で、「自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードする」フローの完成です。
■概要
自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内共有フォルダと顧客公開フォルダの両方を利用する部署
・社内共有フォルダにアップロードされたファイルを顧客公開フォルダにも自動で反映させたい方
・ファイルの二重アップロードを避けて作業効率を向上させたい方
・社内共有フォルダと顧客公開フォルダのファイル同期を自動化したい方
2.社内共有フォルダを主に利用する担当者
・顧客に共有するファイルを手動で顧客公開フォルダにアップロードする手間を省きたい方
・ファイル共有のミスを減らして情報共有の正確性を高めたい方
3.顧客公開フォルダを主に利用する担当者
・社内共有フォルダにアップロードされたファイルを自動的に顧客公開フォルダで確認できるようにしたい方
・最新のファイルが顧客公開フォルダに自動で反映されるようにしたい方
■このテンプレートを使うメリット
社内での情報共有と顧客への情報公開はどちらも重要ですが、ファイルを毎回手動でコピーするのは手間がかかり、ミスや情報公開の遅れに繋がります。
このフローを活用することにより、自分用フォルダにファイルがアップロードされると、共有用フォルダにも自動的にコピーされるため、担当者はファイルのコピー作業を行う必要がなくなり業務効率を大幅に改善することができます。また人的なミスのリスクも軽減されて、より迅速かつ正確な情報公開が可能となります。
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
本日ご紹介した連携以外にもBoxのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
例えば、ファイルが追加されたことを指定したメールアドレスまで通知したり、RPA機能を活用してデータファイルを自動変換できます。
情報管理業務の効率化が期待できそうです！
■概要
PDFで受け取った書類を編集するために、毎回手作業でWordファイルへ変換していませんか。こうしたルーティン作業は、手間がかかるだけでなく他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローは、特定のBoxフォルダにPDFファイルがアップロードされると、RPAが自動でWord形式に変換し、指定のフォルダへ保存します。PDFからWordへの変換に伴う一連の作業を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Boxにアップロードされる請求書や申込書の内容確認と、関係者への共有を手作業で行っていませんか。この定型業務は時間がかかるだけでなく、確認漏れや共有ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルが追加されるだけで、OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をDiscordへ通知するため、手作業によるファイル確認や情報共有の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Boxに重要なファイルを追加した際、関係者への共有連絡を手作業のメールで行っていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や連絡漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルが追加されたことをきっかけにOutlookからメールを自動で送信できます。これにより、迅速かつ正確な情報共有が実現し、業務の停滞を防げます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
プロジェクト管理などでGoogle スプレッドシートに新しい情報を追加するたび、関連書類を保管するためにBoxに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでBoxに自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務を効率化し、ミスなく管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotに新しい会社が作成されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用して企業の管理を行なっている方
・見込み客も含めた管理を行う営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.boxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・企業の情報を会社ごとのフォルダで管理している営業アシスタント
・Webミーティングの資料の格納を行うカスタマーサービス担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotへの登録内容を基に自動で企業名のフォルダを作成するため、手作業による手間を省き業務効率を上げることができます。
・登録をトリガーに自動でフォルダ作成するため、その後に想定される業務をスムーズに開始することが可能になります。
・HubSpotの登録内を引用することで手作業による入力ミスを防ぎ、データの正確性を保つことができます。
・顧客情報と関連ファイルをBox上で一元管理できるため、情報を探す手間を省くことにより業務効率の向上に繋がります。
■注意事項
・Box、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
YoomとBoxを連携して、Box内の1つのフォルダにアップロードしたファイルを別のフォルダにも自動でアップロードする方法を紹介しました。
この自動化によって、ファイルをコピーする手間やエラーのリスクを削減し、ファイル管理の効率化や情報共有の迅速化が期待できます。
スムーズな情報共有を通して顧客とのコミュニケーションを円滑にしましょう。
Yoomを使えば、簡単に連携と自動化の設定ができるので、この機会にぜひ試してみてくださいね！
