ファイルの管理と共有は、データを扱う者にとっては日常的な業務の一部ですよね。でも、ファイルの保存やコピーを手間だと感じたことはないでしょうか。
同一ファイルをBoxの複数のフォルダに保存するには、ファイルを別々にアップロードするか、一方のフォルダに保存したファイルをコピーして他方にも保存する必要があります。
社内の保存用と顧客向けの公開用など、複数の保存先へファイルをアップロードする際は、手作業で行うと時間と労力がもったいないですよね。
そこで本記事では、自動化ツールを用いて、1つのフォルダにアップロードしたファイルを他のフォルダに自動でアップロードする方法をご紹介します。
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひ試してみてくださいね！
Boxを活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら
Boxを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
登録を自動化する便利なテンプレート
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
・手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
・BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
・定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをBoxに格納する
試してみる
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをBoxに格納するフローです。
Sansanで名刺画像が登録されたらBoxにアップする
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Sansanで名刺画像が登録されたらBoxにアップするフローです。
Tallyで送信された内容をもとにPDFを作成してBoxに保存する
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■概要
「フォームで送信された内容をもとにPDFを作成してBoxに保存する」ワークフローは、フォームからのデータを自動的にPDF化し、クラウドストレージサービスBoxに保存する業務ワークフローです。
このワークフローを利用することでフォーム送信後すぐに自動でPDFが作成されBoxに保存されるため、業務の効率化とデータ管理の品質向上が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを頻繁に利用している企業担当者
・データの管理・保存にBoxを活用している方
・手動作業の自動化を検討しているIT担当者
・データの正確性とセキュリティを重視する管理者
■注意事項
・BoxとTallyのそれぞれとYoomを連携してください。
通知を自動化する便利なテンプレート
BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailで通知する
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■概要
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・複数プロジェクトのフォルダをBoxで管理している方
・毎月発生するフォルダのアーカイブ作業を効率化したい方
・アーカイブしたフォルダ情報を手動でチームメンバーに通知している方
■注意事項
・Box、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
AIと連携した便利な自動化テンプレート
Google スプレッドシートに行が追加されたら、要約を行いBoxにPDFを格納する
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■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたら、要約を行いBoxにPDFを格納する」フローは、Google スプレッドシートへのデータ追加をトリガーにAI要約機能を活用し、内容を自動で要約し、その要約結果をPDF形式でBoxに保存する業務ワークフローです。
これにより、データ管理と情報共有が効率的に行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを日常的に使用しており、データ管理を自動化したい方
・AIによる要約機能を活用して、情報の整理・共有を効率化したいチームリーダー
・Boxを主要なクラウドストレージとして利用しており、ドキュメントの管理を簡素化したい方
・業務フローの自動化に興味があり、RPAやAIツールを導入検討中の企業担当者
■注意事項
・Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google スプレッドシートで書類発行したファイルは任意のGoogle Driveに保存されます。
特定のZoom会議が終了したら文字起こししてPDFを発行し、Boxに保存する
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■概要
「特定のZoom会議が終了したら文字起こししてPDFを発行し、Boxに保存する」ワークフローは、指定されたZoom会議終了後に録音内容を自動的に文字起こしし、その内容をPDF形式にまとめてBoxに保存する仕組みです。
会議終了後、参加者が発言した内容を正確に文字に起こし、その後PDFにまとめることで、後から振り返る際の利便性が向上します。Boxへの保存により、チームメンバーと会議内容を効率的に共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・特定のZoom会議内容を後から確認・共有したい方
・会議の議事録作成を自動化したいチームリーダー
・Zoom会議の音声を文字起こしし、整理して保存したい方
・Boxを使ってチーム内で情報共有を効率化したい方
■注意事項
・ZoomとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。 ・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプラン、ミニプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCR（データ読み取り機能）と連携した便利な自動化テンプレート
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する
試してみる
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」ワークフローは、ファイル管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに新しくアップロードされたドキュメントを自動でOCR処理し、内容をNotionに転記することで、手作業の入力を減らし、情報の一元管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用しており、ファイル管理に時間を取られている方
・Notionを活用して情報を整理・共有しているチームや個人
・OCRを活用して紙ベースの資料をデジタルデータ化したいと考えている方
・業務の自動化を進め、生産性向上を目指しているビジネスパーソン
・手動でのデータ入力に伴うミスを減らし、正確な情報管理を望む方
■注意事項
・Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
BoxにファイルがアップロードされたらOCRで内容を読み取り、freee人事労務に従業員を追加する
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■概要
Boxにファイルがアップロードされると、OCRで社員情報を読み取り、freee人事労務に自動で従業員を追加する業務ワークフローです。
freee boxに保管した入社書類をもとに、手入力の手間やミスを減らし、スムーズな人員管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに人事関連の書類をアップロードしているが、毎回手作業でfreee人事労務へ登録している方
・freee人事労務とfreee boxを併用しつつ、OCRで書類から情報を抽出したい総務・人事担当者の方
・書類のアップロードから従業員登録までをワンストップで自動化し、業務負荷を下げたいチームリーダーの方
■注意事項
・Box、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードする
試してみる
自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードするフローです。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はBoxの自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードするフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Boxをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定とファイルのダウンロード、続く共有先フォルダへのファイルアップロードの各アクションの設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1: Boxのマイアプリ連携
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧から、Boxを選択してください。
表示されたページで、メールアドレスとパスワードを入力して「承認」をクリックします。
「Grant access to Box」をクリックするとマイアプリ登録が完了です。
ステップ2:テンプレートのコピー
アプリの登録完了後、下記のバナーの「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしましょう。
自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードする
試してみる
自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードするフローです。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
コピしたテンプレートは、Yoomアカウントの「マイプロジェクト」に格納されますので、確認してくださいね。
ステップ3: Boxの自分用フォルダにファイルがアップロードされた際に起動するトリガーの設定
それでは早速、テンプレートの作成を進めていきましょう。
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー：フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。
3. 連携するアカウントが入力されていることを確認してください。必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
4. 次の画面で、アプリトリガーのAPI接続設定を行います。自分用のフォルダのコンテンツIDを入力してください。入力後、「テスト」をクリックしましょう。
5. テストが成功したら以下のように表示されるので、内容を確認し「次へ」をクリックします。
6. 次に、注釈に沿ってトリガーとなるアクション（今回は自分用フォルダへの新規ファイルのアップロード）を行います。操作を行った後、「テスト」を行いましょう。
7. 以下の画像のようにテストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報はこの後のステップで活用できます。
そのため、共有用フォルダへファイルをアップロードするアクションを設定する際、ここで取得した値をそのまま変数として引用できるようになります。
ステップ4: Boxの自分用フォルダからファイルをダウンロードするアクションの設定
1. 次に、フローボットの「アプリと連携する：ファイルをダウンロード」をクリックします。
2. 連携するアカウントが入力されていることを確認します。必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックしましょう。
3. 移行後の画面で、API接続設定を行います。
コンテンツIDには、トリガーアクションで取得したアウトプット情報を参照してください。※下図はアウトプットの参照例です。
設定後、「テスト」をクリックします。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
なお、取得したファイル名は「Untitled.pdf」に固定されていますが、【ダウンロード】を行うことで、中身を確認することができます。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。
ステップ5: Boxの共有フォルダにファイルをアップロードするアクションの設定
1. 最後に、フローボットの「アプリと連携する：ファイルをアップロード」をクリックします。
2. 連携するアカウントの入力を確認しましょう。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. 移行後の画面で、API接続設定を行います。
- ファイル名：取得したアウトプット情報を参照してください。
- 格納先フォルダのコンテンツID：共有フォルダのIDを入力してください。
- ファイルの貼付方法：「アウトプットを使用する」、「ダウンロードしたファイル」を選択してください。
4.設定後「テスト」を押します。テストが成功すると、以下のように表示されて実際に共有用のフォルダにファイルがアップロードされます。
5.反映結果に問題がなければ、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6:トリガーをONにして起動準備完了
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
以上で、「自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードする」フローの完成です。
自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードする
試してみる
自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードするフローです。
Boxを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもBoxのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
例えば、ファイルが追加されたことを指定したメールアドレスまで通知したり、RPA機能を活用してデータファイルを自動変換できます。
情報管理業務の効率化が期待できそうです！
BoxにPDFが格納されたら、RPAでWordに変換し保存する
試してみる
■概要
PDFで受け取った書類を編集するために、毎回手作業でWordファイルへ変換していませんか。
こうしたルーティン作業は、手間がかかるだけでなく他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローは、特定のBoxフォルダにPDFファイルがアップロードされると、RPAが自動でWord形式に変換し、指定のフォルダへ保存します。
PDFからWordへの変換に伴う一連の作業を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxでPDFファイルを管理しており、手作業でのファイル変換に手間を感じている方
・日常的に発生するPDFからWordへの変換作業を自動化したいと考えている方
・RPAを活用してファイル形式の変換といった定型業務を効率化したい方
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Discordに通知することが可能です。これにより、手動でのデータ確認や通知作業が不要となり、業務の効率化と円滑な意思決定をサポートします。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用しており、ファイル管理を効率化したいビジネスユーザー
・Discordをコミュニケーションツールとして活用しているチームリーダーや管理者
・OCR技術を活用して、紙ベースや画像ファイルからのデータ抽出を自動化したい方
・手動でのファイル確認や通知作業に時間を取られている事務担当者
・リアルタイムでの情報共有を重視し、チームの連携を強化したい企業
・デジタルトランスフォーメーションを推進し、業務プロセスの自動化を目指している経営者
■注意事項
・Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する
試してみる
■概要
「Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する」ワークフローは、Boxへのファイル追加をトリガーに自動的にOutlookで通知メールを送信します。これにより、ファイル共有の際の手動メール送信を省き、迅速かつ確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとOutlookを日常的に使用しており、ファイル共有時に自動通知を導入したい方
・プロジェクトチーム内でのファイル管理と情報共有を効率化したいリーダー
・手動でのメール送信作業を削減し、業務の自動化を図りたいビジネスパーソン
・情報共有のタイミングを逃さず、チーム全体の連携を強化したい方
■注意事項
・Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。
HubSpotに新しい会社が作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
HubSpotに新しい会社が作成されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。
まとめ
YoomとBoxを連携して、Box内の1つのフォルダにアップロードしたファイルを別のフォルダにも自動でアップロードする方法を紹介しました。
この自動化によって、ファイルをコピーする手間やエラーのリスクを削減し、ファイル管理の効率化や情報共有の迅速化が期待できます。
スムーズな情報共有を通して顧客とのコミュニケーションを円滑にしましょう。
Yoomを使えば、簡単に連携と自動化の設定ができるので、この機会にぜひ試してみてくださいね！
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