Boxに保存したファイルをBoxの公開フォルダに自動でアップロードする方法

1.バナーをクリックして「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

ステップ2: Boxの自分用フォルダにファイルがアップロードされた際に起動するトリガーの設定

1. コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。

2. フローボットの「アプリトリガー：フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。

3. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
　自分用のフォルダのコンテンツIDを入力してください。

5. テストが成功したら、「次へ」をクリックします。

6. テスト用ファイルをBoxの自分用のフォルダにアップロードします。

7. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3: Boxの自分用フォルダからファイルをダウンロードするアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：ファイルをダウンロード」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　コンテンツIDには、ステップ2で取得したアウトプット情報を参照してください。

　※下図はアウトプットの参照例です。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4: Boxの共有フォルダにファイルをアップロードするアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：ファイルをアップロード」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　・ファイル名：ステップ3で取得したアウトプット情報を参照してください。
　・格納先フォルダのコンテンツID：共有フォルダのIDを入力してください。
　・ファイルの貼付方法：「アウトプットを使用する」、「ダウンロードしたファイル」を選択してください。

　※下図はファイル名のアウトプットの参照例です。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。

以上で、「自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードする」フローの完成です。

Boxを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもBoxのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

Boxを活用した自動化例

データベースにレコードが追加されたらBoxにフォルダを作成する

Google スプレッドシートやNotionなどにレコードが追加されたら、Boxに専用フォルダを自動で作成します。

メールで受信した書類をBoxに保存する

GmailやOutlookなどで受信した書類をBoxに自動で保存します。

顧客管理ツールで取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成する

SalesforceやHubSpotなどに取引先が登録されたら、Boxに取引先ごとのフォルダを自動で作成します。

Web会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ保存する

Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動で保存します。

フォームで送信されたファイルをBoxに保存する

Googleフォームなどで送信されたファイルをBoxに自動で保存します。

Boxでファイルがアップロードされたらチャットツールに通知する

BoxでファイルがアップロードされたらSlackやDiscordなどに自動で通知します。

YoomとBoxを連携するメリット

メリット1: ファイル管理の効率化

個人用や担当業務用のフォルダにアップロードされたファイルが、自動的に顧客向け公開フォルダにもアップロードされることで、手動でファイルをコピーする作業が不要になります。これにより、ファイル管理にかかる作業時間が短縮され、空いた時間をデータ分析や資料作成などの業務に活用できるはずです。さらに、ファイルを間違えて公開フォルダにコピーしたり、コピーし忘れて予定日に顧客への情報提供ができなかったりするリスクを抑えられます。頻繁に新たな情報を顧客へ共有する必要がある場合、この自動化は特に有用といえるのではないでしょうか。

メリット2: スムーズな情報共有

公開フォルダへの自動アップロードにより、顧客への情報共有を迅速化できます。例えば、社内で作成して保存した最新のプロジェクト提案書が特定の顧客用の公開フォルダに自動アップロードされれば、顧客は速やかに最新情報を把握できますよね。これにより、情報の伝達が遅れることを防ぐことで質問や確認の手間が減るはずです。また、コミュニケーションの円滑化につながるので、フィードバックへの対応も迅速化し、サービス改善や長期的な関係構築、顧客満足度の向上も期待できるのではないでしょうか。

まとめ

YoomとBoxを連携して、Box内の1つのフォルダにアップロードしたファイルを別のフォルダにも自動でアップロードする方法を紹介しました。この自動化によって、ファイルをコピーする手間やエラーのリスクを削減し、ファイル管理の効率化や情報共有の迅速化が期待できます。スムーズな情報共有を通して顧客とのコミュニケーションを円滑にしましょう。Yoomを使えば、簡単に連携と自動化の設定ができるので、この機会にぜひ試してみてくださいね！