BubbleとBoxを連携して、BubbleでThingが作成されたらBoxにフォルダを自動作成する方法

セキュリティの向上や正確なデータ管理は、現代のビジネスにおいて重要と言えるでしょう。
本記事では、BubbleとBoxを連携し、Bubbleに新規データが登録されると、Boxにフォルダを作成する自動化をご紹介します。
これにより、プロジェクト開始時の準備作業が容易になり、管理者はプロジェクト管理に専念できるでしょう。
また、Boxのセキュリティ機能を活用することで、顧客情報を安全に管理できるでしょう。

こんな方におすすめ

Boxを活用して社内のファイルやデータを共有している方
顧客データを安全に管理したい方
新規プロジェクトの立ち上げ作業を効率化したい方

BubbleとBoxの連携メリットと具体例

メリット1:データ管理が容易になる

BubbleでThingが作成されると、自動的にBoxにフォルダを作成することで、データ管理が簡単に行えるでしょう。
たとえば、顧客ごとの関連ファイルや契約情報がBoxのフォルダに格納されるので、手動でフォルダを作成する必要がなくなります。
また、社内全員が同じフォルダ構造で顧客情報を管理できるため、ファイルの保存先が明確になります。
特に複数の部門が関係するプロジェクトでは、フォルダの確認がしやすくなるでしょう。

メリット2:新規プロジェクトの立ち上げ作業が容易になる

プロジェクトが開始されたタイミングで自動的にフォルダが作成されることで、プロジェクトの立ち上げ作業が容易になるでしょう。
たとえば、Bubbleでソフトウェア開発のデータを記録した際に、自動的にBoxにフォルダが作成されるため、新規プロジェクト立ち上げがスムーズになるでしょう。
これにより、Bubbleにデータを記録するだけで、Boxにフォルダが自動作成されるため、新規プロジェクトを立ち上げるたびにフォルダを作成する手間が省けます。
また、プロジェクトマネージャーはデータ管理作業から解放され、プロジェクトの計画や進捗管理に専念できるでしょう。

メリット3:顧客情報のセキュリティを強化できる

BubbleとBoxを連携することで、顧客情報のセキュリティ強化が期待できます。
たとえば、顧客のデータがBubbleに登録された際に、Boxに顧客ごとのフォルダを自動作成できます。
これにより、顧客の個人情報がBoxに格納されるため、データの紛失や流出を未然に防ぎます。
また、顧客データが他の顧客のフォルダに格納されることもなくなり、間違って他の顧客のデータを使用してしまうミスの防止も見込めます。
さらに、Boxのフォルダにユーザー権限を設定することで、特定の従業員だけが閲覧できます。

BubbleとBoxを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。

[Yoomとは]

BubbleとBoxの連携フローの作り方

今回は「BubbleでThingが作成されたらBoxにフォルダを作成する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

BubbleとBoxをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるBubbleのトリガー設定とその後に続くBoxのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、BubbleとBoxの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:BubbleとBoxをマイアプリ登録

BubbleとBoxをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録をしておくと、自動化設定が簡単に行えます。

Bubbleのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧が表示されるので、Bubbleを探すか、「アプリ名で検索」で検索してください。

以下の画面が表示されるので、説明を読んで「アカウント名」、「アクセストークン」、「サブドメイン」を設定します。
詳しいマイアプリ登録の設定方法はこちらを確認しましょう。

次に、Boxのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同様にBoxを一覧から探すか、検索してください。
以下の画面が表示されたら、Boxにログインしましょう。

以下の画面が表示されるので、「Boxへのアクセスを許可」をクリックします。

BubbleとBoxがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更したい場合は、該当箇所をクリックして変更します。
Bubbleの設定を行うので、「Thingが作成されたら」をクリックしてください。

ステップ3:フローの起点となるBubbleのトリガー設定とその後に続くBoxのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→お好みで変更可
「Bubbleと連携するアカウント情報」→アカウントに間違いがないか確認
「トリガーアクション」→Thingが作成されたら

以下の画面が表示されるので、設定してください。

「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※プランによって、トリガーの起動間隔は異なるので注意しましょう。
「データタイプ名」→任意で設定

設定できたら、「テスト」をクリックし、テストが成功すると「テスト成功」と表示されます。
その下にBubbleで登録したデータがレスポンス結果として表示されるので、確認しましょう。
Bubbleのデータをアウトプットとして、Boxのフォルダ名作成に活用するので、こちらのヘルプページを確認して設定してください。
設定が完了したら、「保存」をクリックしましょう。

次に、Boxの設定を行うので、「フォルダを作成」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→お好みで変更可
「Boxと連携するアカウント情報」→アカウントに間違いがないか確認
「アクション」→フォルダを作成

以下の画面が表示されるので、「フォルダ名」を設定してください。
先ほどBubbleで設定したアウトプットは以下の赤枠内に表示されるので、アウトプットを活用してフォルダを作成します。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると、表示されます。
例として以下にはThingIDを活用したフォルダ名を設定していますが、顧客名などを活用し、任意で設定してください。

スクロールして、説明を確認し、「親フォルダのコンテンツID」を設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、BubbleとBoxの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか、確認してください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

Bubbleを使ったその他の自動化例

1.BubbleでThingが作成されたら、自動的にMicrosoft Teamsに通知するフローです。
‍Bubbleに登録されたデータの確認をスピーディーに行えます。
手作業での通知作業やデータ共有が不要になり、担当者の負担を軽減できます。

2.kintoneで登録された情報をBubbleに自動追加するフローです。
kintone上に記録したデータをBubbleに手作業で転記する手間が省けます。
Bubbleでデータを一元管理している方におすすめの自動化です。

3.BubbleでThingが登録されたら、自動的にMicrosoft Excelに追加するフローです。
‍Bubbleに記録したデータをMicrosoft Excelに自動追加できます。
Bubbleでの記録が膨大にあっても、容易にMicrosoft Excelに転記できます。

まとめ

BubbleとBoxを連携した自動化を活用することで、データ管理を簡単に行えるでしょう。
顧客ごとのフォルダ作成が自動的に行われ、手作業での管理から解放されます。
また、フォルダ名が統一されることで、どの従業員でも簡単にデータを確認できるというメリットもあります。
さらに、データの誤分類や重複を防ぎ、作業時間を削減できるでしょう。

Yoomの自動化を活用して、プロジェクトの進行やデータ管理をもっとスムーズに行いましょう。