CalendlyとDiscordを連携して予定管理を自動化する方法

[Yoomとは]

Calendlyで予定が登録されたらDiscordに通知する方法

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。

・CalendlyとDiscordをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・トリガー、アクションの設定
・トリガー起動と確認

事前設定

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
Yoomのアカウント発行ページ
2)Discordのアプリ登録には、アクセストークンが必要です。
事前にDiscord Developer Portalにログインし、Botトークンを取得してください。
手順は以下を参考にしてください。
Discord Botのマイアプリ連携方法 | Yoomヘルプセンター
CalendlyとDiscordの連携フローの作り方

ステップ1：CalendlyとDiscordをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「Calendly」と「Discord」を１つずつ検索します。

Calendlyを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。

Discordはアカウント名と事前準備で取得したアクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されたか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

こちらのバナーをクリックします。

1)「このテンプレートを試す」のアイコンをクリックします。

2) 以下のような表示が出てくるので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されればコピーができています。

タイトルや詳細は、クリックで編集可能ですので、適宜変更してください。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定をします。
なお、テンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
そのため、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトからも開くことが可能です。

ステップ3：トリガーを設定

‍「アプリトリガー　予定が登録されたら」をクリックします。

ステップ4：Calendlyのアクションを設定

1) アクションは「予定が登録されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) 組織uriを入力します。
アプリが連携出来ていると候補から選択できます。

入力が完了したら「テスト」をクリックし、テストが成功したら「次へ」をクリックします。

3) Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、テストをクリックします。
テストに成功し、取得した値が正しければ、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：アクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　メッセージを送信」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「メッセージを送信」を選択して、「次へ」をクリックします。

3) 必須項目を入力します。

アプリが連携出来ているとCalendlyのアウトプット情報を活用して入力できます。
メッセージ内容など必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

これで【Calendlyで予定が登録されたらDiscordに通知する】というフローが完成しました。

ステップ6: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

これで全て完了です。お疲れ様でした！

CalendlyとDiscordのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもCalendlyやDiscordのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Calendlyを活用した自動化例

1.Calendlyで予定が登録されたらGoogle Chatに通知する
Calendlyで予定が登録されたらGoogle Chatに通知することができるため、スケジュール管理の効率化が期待できます。
また、リマインダー機能を使うことで会議や打ち合わせの漏れを防ぎ、情報共有がよりスピーディーになるでしょう。

2. Calendlyで予定が登録されたらkintoneにレコードを登録する
Calendlyで予定が登録されたらkintoneに自動でレコードを作成できるので、手作業でのデータ入力が不要になり、記入ミスの防止や進捗状況の一元管理に役立ちそうです。
これにより、スケジュール共有が容易になり、迅速かつ正確な対応が見込めます。

3. Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して資料を送付する
Calendlyに予定が登録されるとGmailと連携して自動で資料を送付できるため、手動でのメール対応が不要になり迅速な対応につながります。
参加者へのフォローアップ体制を整えて顧客満足度を高めたい方におすすめです。

Discordを活用した自動化例

1.Discordに投稿された内容を、Microsoft Excelに転記する

Discord上で行われる会話や情報共有を自動的にExcelに反映させるフローです。
この自動化によって手動でのデータ整理の手間を省き、効率的な業務運営をサポートします。

2.Discordでメッセージを受信したらGoogleカレンダーで予定を更新する

Discordで重要なメッセージが届いた際に自動的にGoogleカレンダーに予定が追加されるため、効率的なスケジュールを管理に役立つでしょう。
日々のコミュニケーションとスケジュール管理をシームレスに繋げる業務ワークフローです。

3.OneDriveでファイルが更新されたらDiscordに通知する

OneDrive上でファイルが変更されるたびに、Discordに自動で最新情報が通知されるため、メンバーは常に最新の更新状況を把握しやすくなります。
チームのファイル管理とコミュニケーションをスムーズにする自動化ツールです。

CalendlyとDiscordの連携メリットと具体例

メリット1: スケジュール管理が効率化できる

CalendlyとDiscordを連携させることで、スケジュール管理の効率化が期待できます。Calendlyで予約が確定すると、自動的にDiscordの指定チャンネルに通知が送られるため、予定を確認する手間が省けますね。
さらに、リマインダー機能により、ミーティングやイベントの開始時間を忘れるリスクも軽減できます。
例えば、チームメンバーが参加する会議の予定をCalendlyで共有すると、Discordで全員に通知され、スムーズな準備の進行が見込めます。また、複数のクライアントとの打ち合わせ調整も自動化され、通知で素早く確認が可能です。
こうした仕組みで、煩雑なスケジュール調整や情報共有にかかる時間を削減でき、より重要なタスクに集中できる環境が整うでしょう。

メリット2: 正確な情報を共有できる

CalendlyとDiscordを連携することで、正確な情報を迅速に共有できるというメリットがあります。Calendlyで設定された予定が自動的にDiscordの指定チャンネルに通知されるため、参加者全員が同じ最新情報の素早く把握するのに役立ちそうですね。
例えば、ミーティングの詳細や日程変更があった場合でも、Discordでリアルタイムに共有されるため、参加者間の認識のズレを防げます。
また、個別通知を活用することで、特定の担当者にのみ必要な情報を効率的に伝えることも可能です。
この仕組みにより、手動で情報を転記する際に発生しやすいミスを回避し、タスクやプロジェクトのスムーズな進行が期待できます。

メリット3: 情報を一元管理できる

CalendlyとDiscordを連携することで、情報を一元管理できるという大きなメリットがあります。
スケジュール情報がCalendlyからDiscordに自動で通知され、すべての予定や更新が一箇所に集約されるため、情報の分散や見落としの防止が見込めます。
例えば、プロジェクトチームが複数のミーティングを並行して進める場合、各予定がDiscordの専用チャンネルに記録されることで、全員が必要な情報を容易に確認できます。
これにより、メンバーは複数のツールやメールを行き来する手間が省け、業務効率の向上も期待できます。
また、Discord上で予定に関するディスカッションを行うことで、関連情報も同じ場所に保存でき、後から確認する際にも便利です。
このような仕組みによって、チーム内でのスケジュールと情報管理がよりシンプルになります。

まとめ

CalendlyとDiscordの連携によってスケジュール管理が大幅に効率化し、チーム全体の生産性も上がりそうですよね。
リアルタイムでの通知や情報共有の効率化により業務の透明性が高まり、顧客対応の質の向上も見込めます。
また、情報が一元管理されることでスケジュールやタスクの見落としを防ぎ、プロジェクト進行もスムーズになるでしょう。
プログラミングの知識が不要なノーコードツール「Yoom」を使うことで、簡単に連携フローを設定できます。
ぜひこの機会に、CalendlyとDiscordの連携を試してみてください。