CalendlyとDiscordを連携して予定管理を自動化する方法

[Yoomとは]

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。

・CalendlyとDiscordをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・トリガー、アクションの設定
・最後にトリガーが起動と確認

事前設定

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
Yoomのアカウント発行ページ
2)Discordのアプリ登録には、アクセストークンが必要です。
事前にDiscord Developer Portalにログインし、Botトークンを取得してください。
手順は以下を参考にしてください。
Discord Botのマイアプリ連携方法 | Yoomヘルプセンター
CalendlyとDiscordの連携フローの作り方

ステップ1：CalendlyとDiscordをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「Calendly」と「Discord」を１つずつ検索します。

Calendlyを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。

Discordはアカウント名と事前準備で取得したアクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されたか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

こちらのバナーをクリックします。

1)「このテンプレートを試す」のアイコンをクリックします。

2) 以下のような表示が出てくるので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されればコピーができています。

タイトルや詳細は、クリックで編集可能ですので、適宜変更してください。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定をします。
なお、テンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
そのため、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトからも開くことが可能です。

ステップ3：トリガーを設定

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「アプリトリガー　予定が登録されたら」をクリックします。

ステップ4：Calendlyのアクションを設定

1) アクションは「予定が登録されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) 組織uriを入力します。
アプリが連携出来ていると候補から選択できます。

入力が完了したら「テスト」をクリックし、テストが成功したら「次へ」をクリックします。

3) Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、テストをクリックします。
テストに成功し、取得した値が正しければ、「保存する」をクリックしてください。

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ステップ5：アクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　メッセージを送信」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「メッセージを送信」を選択して、「次へ」をクリックします。

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3) 必須項目を入力します。

アプリが連携出来ているとCalendlyのアウトプット情報を活用して入力できます。
メッセージ内容など必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

これで【Calendlyで予定が登録されたらDiscordに通知する】というフローが完成しました。

ステップ6: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちら　

Calendlyを使ったその他の自動化例

他にも、YoomにはCalendlyを使った自動化のテンプレートがあるのでご紹介します。
自動化を試みたい業務内容や現在利用しているアプリとの組み合わせに応じて、テンプレートを活用してください。

1.Calendlyで予定が登録されたらGoogle Chatに通知する
このテンプレートは、Calendlyで予定が登録されたらGoogle Chatに通知することができ、スケジュール管理の効率化が期待できます。
例えば、営業部がCalendlyで顧客との商談予約を受け付けると、その情報が自動的にGoogle Chatに通知されます。
担当者全員が素早く予定を把握することで、準備がスムーズな進行が見込めます。
また、リマインダー機能を使うことで、会議や打ち合わせの漏れを防ぎ、情報共有のスピードアップと業務効率化が期待できます。

2. Calendlyで予定が登録されたらkintoneにレコードを登録する
このテンプレートは、Calendlyで予定が登録されたら、kintoneに自動でレコードを作成できるので、手作業でのデータ入力が不要になり、記入ミスの防止や進捗状況の一元管理が期待できます。
例えば、人事部がCalendlyで採用面接のスケジュールを登録すると、面接日時や候補者情報がkintoneに自動登録されます。
これにより、スケジュール共有が容易になり、迅速かつ正確な対応が見込めます。

3. Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して資料を送付する
このテンプレートは、Calendlyに予定が登録されると、Gmailと連携して自動で資料を送付できるため、手動でのメール対応が不要になり、送付ミスを防ぎながら迅速な対応が期待できます。
例えば、マーケティング部がCalendlyでウェビナー参加者を募集し、予約が確定した後に、Gmailを通じて自動的に参加URLや資料を送付できます。
これにより、参加者へのフォローアップが簡単になり、顧客満足度の向上も見込めます。

まとめ

CalendlyとDiscordの連携はスケジュール管理を大幅に効率化し、チーム全体の生産性の向上が期待できます。
リアルタイムでの通知や情報共有の効率化により業務の透明性が高まり、顧客対応の質の向上も見込めます。
また、情報が一元管理されることでスケジュールやタスクの見落としを防ぎ、スムーズなプロジェクト進行が期待できます。
さらに、プログラミングの知識が不要なノーコードツール「Yoom」を使うことで、簡単に連携フローを設定できます。
ぜひこの機会に、CalendlyとDiscordの連携を試してみてください。